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Secretaría de Gestión Pública

Abril de 2013

Metodología de Simplificación Administrativa

D.S. N° 007-2011-PCM

Modernizando la gestión del Estado

¿Qué es la Metodología de Simplificación Administrativa?

La Metodología de Simplificación Administrativa es un proceso a través del cual se busca eliminar exigencias y formalidades que se consideran innecesarias en los procedimientos que realiza la ciudadanía.

Este proceso brinda pautas a las entidades públicas para la eliminación o simplificación de dichos procedimientos, utilizando un modelo estandarizado.

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El problema de los procedimientos burocratizados

El personal ( no sólo el usuario) tiene procesos complejos y engorrosos

Municipalidad de Miraflores - Proyecto de mejora del Trámite de Licencia de Funcionamiento – Febrero 2010 Diagrama de Flujo – Procedimiento propuesto :Licencia de Funcionamiento para aquellos negocios que requieren inspección Ex Ante

Subgerencia de Comercialización

Área técnica de la Subgerencia de Comercialización

Back office de Mesa de PartesAsesor de ServiciosSala de esperaCajaInformes para empresas

Escucha al Empresario

Empresario se traslada a Plataforma

de Asesores de Servicios

Coloca file rojo con expediente en la

bandeja

Inicio

Empresario espera

Verifica requisitos de expediente

Entrega ticket al empresario

Evalúa requisitos

¿Dudas?

Registra datos en el SGU

Llama según sistema ordenador de colas

Guarda documentos del expedientes en

file rojo

Saca file rojo

Pega sticker en el file rojo

Recoge expedientes de bandejas

Imprime Stickers

Verifica sistemas PACO, SGU,AS

400,GISCAT

Consulta al supervisor

Si

Recibe respuesta a su consulta

No

¿ Es conforme ?

Si

Fin

No

Explica al empresario porque no es procedente

Empresario espera

Realiza el pago de Licencia de

Funcionamiento

Empresario espera

Traslada expedientes al área técnica de la

Subgerencia de Comercialización

Conserje traslada expedientes a la subgerencia de

Comercialización

Imprime resolución (4 copias)

Abogado prepara Resolución

Imprime licencia (2 ejemplares)

Registra expediente en el PACO

determinando el giro

Subgerente firma resoluciones

Conserje traslada resoluciones y Licencias de

Funcionamiento a Mesa de Partes

Subgerente firma Licencia de

Funcionamiento

Entrega Resolución y Licencia de

Funcionamiento y Certificado de Defensa Civil o resolución de denegación a

empresario

Traslada cargos al área técnica de la Subgerencia de Comercialización

Abogado adjunta cargo de Resolucion y

Licencia de Funcionamiento a

expediente

Cierra expediente con el SGU para derivarlo

a Catastro

Pega sticker en cargo del empresario

Fin

Indica al empresario que pague en Caja

Realiza el pago de Defensa Civil

¿Sólo desea informes previos?

Recibe informaciónNo

Envía mensaje sobre pago recibido

Programa fecha de inspección en Defensa Civil

Procedimiento de Inspección en Defensa Civil

Si

Si

¿Es procedente ?

Si

Indica al empresario porqué no es procedente

No

¿Procedió el Certificado de Defensa Civil?

Prepara entrega de documentos

No

Subgerente firma Licencia de

Funcionamiento

Subgerente revisa expedientes

individualmente

¿Aprueba?

SiSubgerente prepara

resolución de denegación

No

Ejemplos por tipos de procedimiento

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Tipo de procedimiento Ejemplos de Procedimientos

Procedimientos administrativos

Licencia de funcionamiento para empresas. Licencia de construcción. Permiso de uso de vía pública para colocar desmonte. Licencia para realizar fiestas patronales (espectáculos

públicos, no deportivos).

Servicios prestados en exclusividad

Servicio de recojo de residuos sólidos. Servicio de construcción de veredas.

Tipos de Procedimiento

La “simplificación administrativa”, no se limita a los procedimientos que figuran en el TUPA, sino a todos los que desarrolla la entidad: por ejemplo el traslado de informes entre áreas, el pago a proveedores, la compra de insumos, etc.

Principios de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General

• Legalidad• Debido procedimiento• Impulso de oficio• Razonabilidad• Imparcialidad• Informalismo• Presunción de

veracidad• Conducta

procedimental

• Celeridad• Eficacia• Verdad material• Participación• Simplicidad• Uniformidad• Predictibilidad• Privilegio de controles

posteriores

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Etapas de la Simplificación Administrativa

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Etapa Objetivo

Etapa Preparatoria o Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance.

Etapa de Diagnóstico o Contar con una visión integral de la problemática del procedimiento y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque sistémico.

Etapa de Rediseño o Simplificar el procedimiento lo más posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario, de tal manera que cumpla con los objetivos para el que fue creado.

Etapa de Implementación o Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa previa.

Etapas de la Simplificación Administrativa

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Preparatoria

RediseñoDiagnóstico

Implementación

Mejora continua

Monitoreo

Evaluación

Sostenimiento

Etapa preparatoria

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Identificar de procedimientos a eliminar

• Aquellos que no generen valor para el interés público y la sociedad así como para la ciudadanía.

• Aquellos que no estén alineados con los procesos operativos o de realización de la entidad.

• Aquellos que no cuenten con un marco jurídico.• Aquellos que no hayan sido utilizados en un

período igual o mayor a un año

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Entre los procedimientos que no han sido eliminados, se procede a priorizar aquellos con los

que se iniciará la simplificación administrativa. ¿Qué procedimientos priorizar?

– Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en comparación con los demás procedimientos de la entidad.

– Aquellos solicitados por población considerada de alta prioridad para el Estado en razón a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en razón a su misión.

– Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias áreas de actividad económica.

– Aquellos que sean más costosos para los ciudadanos, derivados del pago de derechos, de los documentos que se tengan que presentar y de otros costos asociados a su gestión.

– Aquellos con respecto a los cuales la ciudadanía presenta el mayor número de quejas.

– Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la simplificación de éste puede implicar el inicio más o menos favorable de un proyecto de reforma y modernización más ambicioso y los primeros pasos influenciarán positiva o negativamente en los siguientes

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Etapa de diagnóstico

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Recopile los documentos que participan, registre lo que sucede en cada área, y tome tiempo

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Paso Actividad Área Tiempo

Caracterización del Procedimiento y Herramientas a utilizar

Recorrido físico de inicio a fin del procedimiento. Entreviste a los funcionarios. Revise el TUPA y el MAPRO.

Construcción de la Tabla ASME-VM, que permite listar y caracterizar detalladamente, cada una de las actividades que conforman un procedimiento.

Elaboración del Diagrama de Bloques, que ilustra gráficamente el procedimiento mostrando en flujo las actividades que éste comprende.

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Haga un recorrido físico al procedimiento

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Haga un recorrido físico al procedimientoCaso Licencia de funcionamiento - Actual

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Tabla ASME-VM

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Diagrama de Bloques

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Etapa de Rediseño

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Caso Licencia de funcionamiento - simplificado

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Etapa de Rediseño

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Fases Resultados

Análisis del Procedimiento Se ha analizado el procedimiento y detectado qué actividades son innecesarias.

Rediseño Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento.

Modificación o Elaboración del Marco Normativo que regule el Procedimiento Rediseñado

Se cuenta con una norma legal que documente el procedimiento rediseñado.

Propuesta de Acondicionamiento de la Infraestructura y el Equipamiento

Se cuenta con una propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y del equipamiento que ayude a la simplificación del procedimiento.

Propuesta de Rediseño de Costos Se cuenta con el costeo del nuevo procedimiento.

Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades

Se cuenta con un plan de capacitación para que los administradores del proceso adquieran mayores y/o nuevos conocimientos y habilidades necesarios para operar el nuevo procedimiento.

Presentación al Comité de Dirección del Proyecto de Simplificación

Se cuenta con la aprobación y retroalimentación del Comité Directivo de la propuesta de simplificación.

Elaboración de la Propuesta Final Se cuenta con la nueva propuesta elaborada

Es importante exponer las propuestas

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Monitoreo

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¿Cuál es el objetivo de este proceso?

¿Qué tareas hay que llevar a cabo?

Verificar la eficiencia y la eficacia del proceso de simplificación y llevar a cabo medidas correctivas que permitan optimizar los resultados esperados del mismo.

Diseño y ejecución del Plan de Monitoreo.Diseño de Herramientas e Indicadores para recopilar la información sobre el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas (por ejemplo, sobre el cumplimiento del cronograma del plan de simplificación administrativa).

Difusión de la información.

Evaluación

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¿Cuál es el objetivo de este proceso?

¿Qué tareas hay que llevar a cabo?

Saber si el proyecto de simplificación administrativa ha generado los impactos deseados.Por ejemplo:

- Si ha mejorado la satisfacción de la ciudadanía, si los tiempos realmente han disminuido.

- En evaluaciones más complejas se puede medir: si ha habido una mejora en el Desarrollo Económico en la jurisdicción, si las habilidades de los funcionarios mejoraron y promovieron iniciativas o similares.

Diseño y ejecución del Plan de Evaluación.Análisis de los impactos y resultados obtenidos en el desarrollo del proceso de simplificación administrativa.Difusión de los resultados de la evaluación.

Mejora continua

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¿Cuál es el objetivo de este proceso?

¿Qué tareas hay que llevar a cabo?

Alcanzar niveles más altos de eficiencia y eficacia con el fin de promover la competitividad y/o bienestar de la ciudadanía.

Planear

Hacer

Verificar

Actuar

Sostenimiento

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¿Cuál es el objetivo de este proceso?

¿Qué tareas hay que llevar a cabo?

Dar continuidad al proceso de simplificación para su consolidación y fortalecimiento.

Documentar el proceso de Simplificación

Difundir el proceso de Simplificación

Reglamentar el procedimiento

Acceder a certificaciones

Redactar cartas de compromiso