Manual Simplificacion Herramientas SIGC

7/30/2019 Manual Simplificacion Herramientas SIGC

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Manual de Procedimientos

Herramientas para la

Certificacin Mltipleen Grupos de Productores

Cafetaleros

Febrero del 2011

Elaboracin: Frank Schreiber, Carlo Costilla Mora


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El presente documento fue elaborado en el marco del proyecto Simplificacin de los Sistemas Internos deGestin para la Certificacin Mltiple y Elaboracin de una Gua para la Rehabilitacin de Cafetales, confinanciamiento del Departamento Federal para Asuntos Econmicos - Secretariado de Estado para la Economade la Confederacin Suiza, y del proyecto Desarrollo, validacin y comprobacin de herramientas de gestinsimplificadas, con financiamiento del Instituto Humanista para la Cooperacin con los Pases en Desarrollo -

HIVOS. Ambos proyectos fueron ejecutados por la JNC.

Ambos proyectos fueron gestionados por el Instituto Internacional de Desarrollo Sostenible (IISD) para apoyar larealizacin de actividades de la plataforma peruana de la Red de Asistencia para Productos Primarios Sostenibles(SCAN Per).


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NDICE

Presentacin

Captulo I: Introduccin

1. La certificacin mltiple2. Introduccin3. Presentacin del trabajo4. Objetivo del Manual5. Alcance del Manual

Captulo II: Estructura1. Responsable del SIG2. Inspector Interno3. Comit de aprobacin

4. rea de asistencia tcnica

Captulo III: Procedimientos de actuacin1. Procedimiento de estructura y control de documentos2. Procedimiento de aprobacin3. Procedimiento de inspeccin interna4. Procedimiento para apelaciones

ANEXOSAnexo 1: Abreviaturas y glosarioAnexo 2: Reglamento Interno para la certificacin grupal sostenibleAnexo 3: Norma Interna de Produccin Sostenible


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PRESENTACION

En Per existen 160 mil familias que se dedican a cultivar caf en una superficie de 380 milhectreas. En el 2010 se exportaron 4987.130 qq de caf verde, con un valor FOB de US $886.575.683 millones. El 94% del caf producido se destina a la exportacin.

Desde que en el ao 1989 se export el primer contenedor con certificacin orgnica dePer, las ventas de caf con algn tipo de certificacin se han incrementado ao tras ao.Hoy, el 35% del rea cultivada de caf (135.000 has) cuenta con al menos una certificacin(1 milln 250 mil quintales).

La mayora de las empresas y organizaciones cafetaleras en Per comercializan cafs condos, tres o ms certificaciones, de manera que la produccin en campo, el beneficio,procesamiento y comercializacin deben cumplir con diferentes estndares y normas, cuyaconformidad es inspeccionada por agencias distintas, cada una con sus propios formatos ycriterios de interpretacin de los estndares.

La certificacin mltiple requiere de un gran esfuerzo por parte de las organizaciones. Eneste sentido uno de los desafos de la plataforma nacional de SCAN en Per es laelaboracin de herramientas para facilitar el acceso y el manejo de una certificacin mltiple.

Las organizaciones cafetaleras, a lo largo de las ltimas dos dcadas, han empleado,elaborado y mejorado varias herramientas para la certificacin mltiple. La plataformanacional de SCAN Per consider conveniente trabajar sobre la base de estas experienciasy avances. Se decidi trabajar con empresas y organizaciones que contaban conexperiencia con certificacin mltiple, distribuidas por las principales regiones cafetaleras.Las organizaciones y empresas colaboradoras en este proceso fueron la Central Fronterizadel Norte de Cafetaleros CENFROCAFE y Comercio & Cia. en la zona norte, laCooperativa Agraria Cafetalera Sostenible Valle Ubiriki y la Corporacin Caf Per SAC enla zona central, la Central de Cooperativas Agrarias Cafetaleras de La Convencin y Lares COCLA Ltda. y Bioazul del Grupo ECOM en la zona sur.

Con los responsables de los Sistemas de Control, o Sistemas Internos de Gestin de lasorganizaciones y empresas mencionadas se realizaron una serie de reuniones de trabajo enel transcurso del ao 2010 y en febrero del 2011, para revisar y simplificar los siguientesinstrumentos: un modelo de norma interna, de reglamento interno, de ficha de inspeccininterna y de contrato de compromiso entre organizacin y productor. Sobre la base de losdocumentos trabajados y revisados con las organizaciones colaboradoras, se trabaj elpresente manual de procedimientos.

Los miembros de la plataforma SCAN expresan su agradecimiento a todos losrepresentantes de las organizaciones y empresas que colaboraron en la elaboracin delpresente manual.

Al Departamento Federal para Asuntos Econmicos - Secretariado de Estado para laEconoma de la Confederacin Suiza, y al Instituto Humanista para la Cooperacin con losPases en Desarrollo HIVOS, nuestro agradecimiento por el apoyo financiero, sin el cualeste trabajo no hubiera sido posible.

Los miembros de la Plataforma Peruana de laRed de Asistencia para Productos Primarios Sostenibles


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Captulo I: Introduccin

1. La certificacin mltipleEl acceso a una certificacin y el uso de sellos de garanta son importantes para acceder amercados que valoran prcticas de produccin sostenibles. Lamentablemente, los diferentesestndares requieren diferentes instrumentos para demostrar la conformidad con susrespectivos requisitos. En algunos casos, una organizacin debe implementar una serie deinstrumentos, muchos de ellos en forma paralela, para demostrar cumplimiento con elmismo principios (ambiental o social) de diferentes estndares. Adems, en algunos casos,los organismos de certificacin requieren de la implementacin de diferentes instrumentospara el mismo estndar. Todo aquello dificulta el trabajo de organizaciones de pequeosproductores para acceder a certificaciones que permitan acceder a mercados exigentes.

La Red para Productos Primarios Sostenibles (SCAN por sus siglas en ingls) es unainiciativa internacional para la formacin de capacidades con la finalidad de proveerservicios de asistencia tcnica para productores que implementan prcticas sostenibles ydesean acceder al mercado.

El trabajo de la plataforma en el Per tiene como objetivo la simplificacin de lasherramientas para la certificacin mltiple de organizaciones de (pequeos) productores ygarantizar el acceso a los principales sellos del cultivo de caf. Producto de ello es elpresente manual.

2. IntroduccinLa certificacin colectiva evolucion como respuesta a las limitaciones de los pequeosproductores para acceder a la certificacin en forma individual. La certificacin de los gruposconsiste en una inspeccin y habilitacin de productores por su misma organizacin bajosupervisin y responsabilidad de un organismo de certificacin.

En los requisitos generales para los organismos de certificacin de productos,internacionalmente reconocidos que se resumen en la Gua Peruana GP-ISO/IEC 65, espermitida la subcontratacin de organismos externos para realizar trabajos relacionadoscon la certificacin (como por ejemplo la inspeccin) mientras el organismo de certificacin

1. asuma la responsabilidad total del trabajo subcontratado y mantenga suresponsabilidad de otorgar, mantener, ampliar, suspender o retirar la certificacin

2. asegure que el organismo externo sea competente y cumpla con los requisitosaplicables de la gua y otras normas y no est involucrado directamente con laproduccin del producto, de tal manera que pueda verse comprometida laimparcialidad. (Art. 4.4)

Para que el organismo de certificacin pueda basar su certificacin en un trabajo de la

misma organizacin a certificarse, sta debe infundir confianza. Su trabajo debe ser eficaz,continuado y transparente, y demostrar en qu medida los integrantes del Programa deProduccin Sostenible cumplen con los requisitos de la Norma Interna de ProduccinSostenible1.Para lograr un trabajo confiable, la organizacin debe contar con un sistema interno degestin (SIGC) que consiste en una estructura mnima y procedimientos de habilitacin,inspeccin y apelacin. Adems debe garantizar la rastreabilidad del producto, capacitar alos productores en la correcta implementacin de la norma interna de produccin sostenible,evitar los conflictos de inters, y garantizar la confidencialidad de la data obtenida.

Este manual fue elaborado en conformidad con los siguientes estndares internacionales:

1 Esta norma resume los requisitos o criterios mnimos de los estndares de las organizaciones integrantes de laPlataforma SCAN y los Lineamientos Generales de Evaluacin de C.A.F.E. Practices y los requisitos o criteriosque son comunes en ms de un estndar.


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Requisitos Comunes para la Certificacin de Grupos de productores (ISEAL ALLIANCE

PO35, 2008), Manual Gua para Certificacin de Grupos de pequeos Productores (IFOAM, 2004), Generalidades de los Sistemas Internos de Control (UTZ certified, 2008), Norma para Certificacin de Grupos Rainforest Alliance (Red de Agricultura Sostenible,

2011),

Adems, considera las siguientes guas: Documento Gua para la evaluacin de la equivalencia de esquemas de certificacin de

grupos de productores aplicados en pases en desarrollo (Comisin Europea deAgricultura, 2003), l

Recomendaciones de la Junta Nacional EEUU de Estndares Orgnicos (NOSB, 2002), Documento explicativo respecto al Estndar Genrico Fairtrade para Organizaciones de

Pequeos Agricultores (FLO, 2006), Suplemento para los pequeos productores de C.A.F.E. Practices (Starbucks, 2005).

3. Presentacin del trabajoLos documentos controlados se presentan como hojas sueltas para facilitar su reemplazocuando se elabore, revise y apruebe una nueva versin.

4. Objetivo del ManualEl objetivo general es definir los procedimientos para cumplir con los requisitos para lacertificacin de grupos, de manera que sean puestos en prctica por los grupos depequeos productores y aceptados por los organismos de certificacin.

5. Alcance del ManualLa implementacin de la estructura y la aplicacin de los procedimientos deben efectuarse

en todas las organizaciones de productores de agricultura familiar de caf, que esperanpoder utilizar uno o varios sellos sostenibles en la comercializacin conjunta de susproductos.


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Captulo II: Estructura

La estructura mnima para un Sistema Interno de Gestin de la Calidad (SIGC) consiste enun responsable del SIGC, inspectores internos, un comit de aprobacin y un rea deasistencia tcnica.

1. Responsable del SIGCFunciones: Gestin del SIGC, sobre todo:

o Planificar, organizar y coordinar el funcionamiento del SIGC.o Supervisar la correcta ejecucin de los procedimientos del SIGC.o Elaborar el plan operativo del SIGC (incluye programar las inspecciones

internas y llevar el control de dicha programacin).o Apoyar al comit de aprobacin en su tarea.o Entrenamiento y acompaamiento de inspectores internos.o Elaboracin de lista de productores aprobados y sancionados.o Manejar la documentacin completa del SIGC

Comunicacin con organismo de certificacin. Elaborar el plan de levantamiento de no conformidades y observaciones. Comunicacin con productores del Programa de Produccin Sostenible (decisiones

del comit de aprobacin, recepcin de apelaciones). Orientar el trabajo del rea de asistencia tcnica del Programa de Produccin

Sostenible. Capacitacin, entrenamiento y seguimiento a los inspectores internos

Responsabilidades: Garantizar la eficacia del SIGC

Requisitos: Egresado de universidad o instituto de carrera afn Conocimiento de las normas sostenibles relevantes y de la Norma Interna de

Produccin Sostenible. Conocimiento del Reglamento Interno Conocimiento de los procedimientos del SIGC Conocimiento agronmico del cultivo y de los posibles riesgos en produccin y

gestin. Experiencia mnima de 3 aos en un programa SIGC Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local Preferentemente experiencia laboral en organismo de certificacin o como inspector/

auditor

2. Inspector internoFunciones:

Realizar la inspeccin interna anual a todas las unidades productivas asignadas.

Responsabilidades: Suscribir el formato Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters, antes

de realizar una visita de inspeccin. Realizar las inspecciones internas en conformidad con el procedimiento PRO-02.

Requisitos: Conocimiento de la Norma Interna de Produccin Sostenible y su implementacin. Conocimiento del procedimiento PRO-02 Conocimiento profundo de la Ficha de Inspeccin Interna (REG-04)


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Conocimiento agronmico del cultivo y de los posibles riesgos en produccin y

gestin. Facilidad de resumen y redaccin. Saber leer y escribir Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local

3. Comit de aprobacinFunciones:

Tomar la decisin sobre la aprobacin o desaprobacin de productores en base a lasFichas de Inspeccin Internas.

Tomar una decisin sobre la aplicacin de sanciones en caso de infractores. Tomar parte en el Comit de Apelacin

Responsabilidades: Decisin sobre habilitacin y sancin de productores del Programa de Produccin

Sostenible.

Requisitos: Conocimiento de la Norma Interna de Produccin Sostenible. Conocimiento del procedimiento PRO-01 Conocimiento del Reglamento Interno Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local Gozar del respeto de los productores

4. rea de asistencia tcnicaFunciones:

Capacitar a pequeos productores, integrantes del programa de produccinsostenible.

Responsabilidades: Garantizar el conocimiento de la Norma Interna de Produccin Sostenible por parte

de los productores. Garantizar la comprensin de los registros para la inspeccin interna. Dar asistencia tcnica para mejorar la gestin de las unidades productivas. Elaborar, conjuntamente con los productores, el Plan de Manejo.

Requisitos: Conocimiento de la Norma Interna de Produccin Sostenible Conocimiento del Reglamento Interno Conocimiento de los procedimientos del SIGC Conocimiento agronmico del cultivo y de los posibles riesgos en produccin y

gestin Habilidades para dar capacitacin a pequeos productores.


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Captulo III: Procedimientos de actuacin

Para que los procedimientos que posibilitan la certificacin mltiple puedan ser reconocidospor los diferentes propietarios de sellos sostenibles, es recomendable realizar lasmodificaciones de los mismos solamente en el seno de la iniciativa SCAN, por lo que elprocedimiento para la elaboracin y control de documentos (PRO-00) no debera serdistribuido a las organizaciones de productores.

Los siguientes procedimientos deben garantizar un trabajo eficaz de las organizaciones deproductores y sus Programas de Produccin Sostenible.


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SCAN - Per

PRO - 00

Procedimiento: Estructura y control dedocumentos

Revisin: 0 Pgina 1 de 10

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

TABLA DE CONTENIDO:1. OBJETIVO.2. ALCANCE.3. REFERENCIAS.4. DEFINICIONES.5. RESPONSABILIDADES.6. DESCRIPCIN7. REGISTROS8. ANEXOS9. CONTROL DE CAMBIOS.


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SCAN - Per

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1. OBJETIVOFacilitar la confeccin de documentos de la Plataforma SCAN estableciendo elprocedimiento para la elaboracin, revisin, aprobacin, modificacin, distribucin ycontrol de la vigencia de los mismos.

2. ALCANCEAplicable a todos los documentos internos de la Plataforma SCAN. Todos losprocedimientos, registros y instructivos aprobados en el marco de la plataforma SCANdeben adecuarse al presente procedimiento.

3. REFERENCIAS.

3.1 ISO 9000:2007 Sistema de Gestin de la calidad. Fundamentos y Vocabulario3.2 ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la calidad Requisitos

4. DEFINICIONES4.1 Sistema de Gestin de la Calidad:Sistema de Gestin para dirigir y controlar unaorganizacin con respecto a la calidad.4.2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o unproceso. Establece qu, dnde, cundo, cmo y por quin.4.3 Instructivo de Trabajo: Describe en forma puntualizada las actividadescolaterales que surgen de la ejecucin de procedimientos y que por su grado decomplejidad requieren aclararse. Ejemplo: Guas o directivas.

4.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidenciade actividades desempeadas.Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y paraproporcionar evidencia de inspecciones, acciones preventivas y acciones correctivas.4.5 Manual de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de laCalidad de una organizacin.4.6 Documentos de Referencia: Son todos aquellos documentos relacionados con elprocedimiento (leyes, manuales, procedimientos, entre otros), en formato impreso oelectrnico, que sirven como referencia de consulta para la correcta interpretacin,aplicacin o modificacin del documento al cual hace referencia el presenteprocedimiento.

5. RESPONSABILIDADES.5.1 Todos los representantes de las organizaciones integrantes de la PlataformaSCAN en su conjunto son los responsables de la aprobacin del presenteprocedimiento.5.2 La coordinacin de la Plataforma SCAN es responsable de supervisar laelaboracin o modificacin del presente procedimiento, presentarlo a los responsablesde aprobacin, de supervisar la correcta aplicacin y de la distribucin a todas laspartes involucradas.5.3 La modificacin del presente procedimiento puede ser encargada a una personanatural o jurdica por la coordinacin de la Plataforma SCAN.5.4 La persona natural o jurdica que elabora y/o modifica el presente procedimiento,es responsables de que sea emitido de acuerdo a lo establecido en el presenteprocedimiento.


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6. DESCRIPCIN6.1. Elaboracin de Documentos.6.1.1. Criterios.a. Los documentos de la Plataforma SCAN se elaboran utilizando el procesador detexto de Microsoft Word.b. Todos los textos se desarrollan en fuente Arial 11, a excepcin de las tablas ygrficos utilizados los cuales se elaboran acorde con las necesidades del usuario.c. Los textos son justificados.d. El contenido de los documentos debe ser simple, claro y objetivo, tomando encuenta que son utilizados para su ejecucin por usuarios, integrantes deorganizaciones que aplican a estndares sostenibles.e. Los documentos despus de elaborados deben verificarse en su aplicacin, de tal

manera que: El proceso pueda ejecutarse segn lo planificado y es responsabilidad de losrepresentantes de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN,hacer la verificacin respectiva.

Los usuarios tengan la capacidad para seguir las instrucciones indicadas en eldocumento.

6.1.2 RedaccinEl contenido de los documentos se redacta en espaol con los verbos conjugados enpresente, en lo posible se recomienda no usar los verbos en infinitivo.Todos aquellos trminos o siglas cuya aclaracin se considere necesaria para unamejor comprensin del procedimiento, se listan y definen en orden alfabtico en un

glosario de trminos en anexo.

6.1.3 Estructura de Documentos Grficos.Los documentos pueden o no incluir diagramas de flujo, en el caso de incluirlos utilicelos smbolos indicados en el ejemplo:

Simbologa usada para diagramas de flujo

Inicio:

Proceso/actividad:

Decisin (si/no):

Registro:

Almacenamiento:

Conector:

Fin:

Inicio


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SCAN - Per

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6.1.4 Diseo de la PginaEl diseo de los documentos consta de un encabezado con 6 campos de la siguientemanera:

Campo 1 Campo 3Campo 4

Campo 2 Campo 5 Campo 6

Campo 1: Debe contener el nombre/logotipo de de la Plataforma SCAN.Campo 2: Contiene el ttulo del documento que se redacta en negritas y en

maysculas y minsculas.Campo 3: Debe contener el nombre del emisor

Campo 4: Los documentos se identifican por un cdigo, segn la estructurasiguiente: XXX-YY

donde:XXX: Letras que identifican el tipo de documento de acuerdo a la siguiente tabla:

Tipo de documento SiglaProcedimiento PROInstructivo de Trabajo ITRRegistro REG

YY: Es el nmero secuencial (se inicia en 01) correspondiente a cada emisor

Campo 6: Nmero de revisin. Se inicia con la revisin 00Campo 7: Nmero de pginas. Ejemplo: 1 de 20.

6.1.5 Contenido del documento:Los procedimientos e instructivos se elaboran siguiendo la plantilla incluida en elanexo 2La estructura y contenido de los Registros se define en base a las necesidadesespecficas.

6.2 Control de Documentos6.2.1 Documentos NuevosLa Plataforma SCAN, a travs de su coordinacin, puede encargar la elaboracin delos documentos a un consultor, en cuanto considere que la ausencia de dichadocumentacin afecta directamente la calidad del proceso. La asignacin de un cdigopara los documentos est a cargo de la coordinacin.

6.2.2 Revisin y aprobacin de DocumentosEl documento debe ser revisado y validado por las personas integrantes de lasorganizaciones que aplican a estndares sociales y trabajan con el documento. Lacoordinacin firmar en representacin de ellos en la revisin.La coordinacin remite el documento para su anlisis y aprobacin a lasorganizaciones que integran la Plataforma SCAN.

En la primera pgina se coloca el cargo y nombre, fecha y firma de los encargados deelaborar, revisar y aprobar, como se demuestra a continuacin:


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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:Persona natural ojurdica,encargado de laelaboracin deldocumento

CoordinacinSCAN Per,Nombre yapellido

Organizacin integrantes dela Plataforma SCAN 1,Nombre y apellido

Firma

FechaOrganizacin integrantes dela Plataforma SCAN 2,Nombre y apellido

Firma

FechaOrganizacin integrantes dela Plataforma SCAN 3,Nombre y apellido

Firma

Fecha

La fecha de vigencia del procedimiento rige a partir de la fecha que se indica en el

cuadro de aprobacin.

6.2.3 Control y Registro de DocumentosEs responsabilidad de las personas encargadas de la revisin del documento verificarsi ste cumple con la estructura establecida en el presente procedimiento.

Si el documento es una revisin de un documento aprobado anteriormente, laCoordinacin de la Plataforma SCAN coloca el nuevo nmero consecutivo de revisin.

La Coordinacin de la Plataforma SCAN se asegura de que se identifiquen loscambios de acuerdo a lo establecido en el prrafo 6.2.6. Una vez codificado oactualizada la revisin del documento, la Coordinacin de la Plataforma SCAN

distribuye el documento a todos los integrantes de la Plataforma SCAN en formaelectrnica como archivos *.pdf. El nombre del archivo se compone del cdigo deldocumento, seguido, con un espacio en blanco, por una abreviacin de su ttulo.Ejemplo: PRO-00 Documentos

6.2.4 Distribucin y Retiro de DocumentosLos documentos controlados de la Plataforma SCAN, se distribuyen a travs de susorganizaciones integrantes a las organizaciones que aplican a estndares sostenibles.Las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN se aseguran que losdocumentos se encuentren disponibles en los puntos de uso.

Solamente los documentos que cuenten con todas las firmas de elaboracin/ revisin/aprobacin, remitidos por la Coordinacin de la Plataforma SCAN, en su ltima


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revisin, son los documentos vlidos para el trabajo de las organizaciones que aplicana estndares sostenibles y de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN.

Los documentos vlidos son estipulados, con su respectiva fecha de aprobacin y sunmero de revisin en el registro REG-00, Listado de documentos de SCAN Per.Es responsabilidad de la Coordinacin de la Plataforma SCAN informar a losintegrantes de la plataforma sobre documentos obsoletos para que stas informen deello a las organizaciones que aplican a estndares sostenibles.

Cuando una organizacin requiera un documento de la Plataforma SCAN, lo solicita ala Coordinacin de la Plataforma SCAN.

6.2.5 Archivo de Documentos

La Coordinacin de la Plataforma SCAN mantiene los archivos de los documentoscontrolados en forma electrnica y una copia impresa del original correspondiente acada documento del sistema (procedimientos, instructivos y registros).

La Coordinacin de la Plataforma SCAN mantiene una copia de las revisionesanteriores de cada documento para poder documentar el desarrollo del sistemaimplementado.

6.2.6 Modificacin de DocumentosLos responsables de las organizaciones que aplican a estndares sostenibles, ascomo los integrantes de la Plataforma SCAN pueden modificar un documento comoresultado de algn cambio en el proceso o de una accin preventiva o correctiva.

A criterio de ellos, concertado con la Coordinacin de la Plataforma SCAN, uno ovarios cambios significativos dan lugar a una nueva revisin. La modificacin puedeser encargada, a travs de la Coordinacin de la Plataforma SCAN, a un consultor.

Cuando se modifique un documento y/o su anexo se debe actualizar la revisin yfecha de aprobacin, as como la firma de los responsables de la elaboracin, revisiny aprobacin.

La modificacin de cualquier prrafo en el texto de un documento se seala en elCapitulo 9 CONTROL DE CAMBIOS. Los datos incluidos sobre los cambios serneliminados en la siguiente revisin, colocndose los nuevos cambios.

Cuando los cambios realizados en uno o varios prrafos son extensos, se coloca enceldas combinadas de la tabla del control de cambios: Por lo extenso de los cambiosel usuario debe leer con atencin los prrafos modificados, indicando el nmero deprrafo despus de su modificacin.

7 REGISTROSREG 00: Listado de Documentos de SCAN - Per

8 ANEXOSANEXO 1: Contenido de Procedimientos e InstructivosANEXO 2: Flujo de Elaboracin de Documentos


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9 CONTROL DE CAMBIOS

Prrafo dice Debe decir


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REG-00: Listado de documentos de SCAN - PerCdigo Ttulo Nmero Revisin Fecha Aprobacin

________________________ Fecha: .Firma Coordinacin Plataforma SCAN


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ANEXO 1: CONTENIDO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOSLos procedimientos e instructivos incluirn los siguientes captulos:

Capitulo ContenidoTABLA DE CONTENIDO Incluir los numeracin y ttulos de cada

capitulo1. OBJETIVO Indica la finalidad o propsito del

documento2. ALCANCE Delimita el campo de accin del

documento3. REFERENCIAS Hace mencin a uno o ms documentos

o estndares, directamente relacionadascon el procedimiento. Los instructivos

puede o no incluir ste capitulo.4. DEFINICIONES Explica el significado de trminos yabreviaturas que ayudan a entender elprocedimiento. Los instructivos puede ono incluir ste captulo.

5. RESPONSABILIDAD Define a los responsables de ejecutar lasactividades

6. DESCRIPCIN Describe la secuencia de las actividades.Puede incluir diagramas de flujos.

7. REGISTROS Relacin de datos generados durante laejecucin del procedimiento y que brindaevidencia de su realizacin

8. ANEXOS Documento adicional que se integra enun procedimiento o instructivo parasustentar o probar un argumento. Esinformacin adicional como pueden serdefiniciones o explicaciones msespecficas sobre temas mencionados enel documento.

9. CONTROL DE CAMBIOS Indica los cambios que se estn haciendoen una revisin a cualquier prrafo en eltexto de un documento.

Nota: Cuando no es pertinente una seccin, debe anotarse No Aplica.


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ANEXO 2: FLUJO DE ELABORACIN Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS

Elaboracin deldocumento en baseal PRO-00, firma de

elaboracin yremisin a la

Coordinacin de laPlataforma SCAN -

Per

Revisin deldocumento para ellevantamiento de

observacionesrespecto al

cumplimiento delPRO-00 y remisin

para su anlisis

Cumplimientocon PRO-00

Validacin en campo

Firma de revisin yremisin para su

aprobacin

Firma de aprobacin

Fin

Viabilidad tcnica

ConsultorOrganizaciones que aplican

a estndares sosteniblesOrganizaciones integrantes de

la Plataforma SCANCoordinacin

Plataforma SCAN

NOSI

NO

SI

Inicio


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Insertar Logotipo del Grupo de Productores

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Procedimiento: Aprobacin de productores Revisin: 0 Pgina 1 de 19


Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha



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1. OBJETIVOEstandarizar la habilitacin de productores para el programa de produccin sostenible,y la elaboracin de la lista de unidades productivas para la certificacin externa y

autorizar la comercializacin de productos con sellos sostenibles, previa autorizacinpor un organismo de certificacin externo.

2. ALCANCEAplicable a todos los productores de una organizacin que buscan comercializarproductos con sellos sostenibles.

3. REFERENCIAS.3.1 Reglamento Interno3.2 Norma Interna de Produccin Sostenible

4. DEFINICIONES

4.1. Perodo de transicin: Tiempo transcurrido desde la ltima aplicacin deproductos prohibidos y aplicacin de los principios de la Produccin Orgnica hastaobtener la certificacin orgnica4.2 T1, T2, T3:Niveles de estatus de transicin orgnica de unidades productivas deproductores en el programa de produccin sostenible, siendo T1 el primer, T2 elsegundo y T3 el tercer ao de transicin. Despus del tercer ao de transicin, elproducto puede comercializarse como orgnico cuando se haya cumplido con lanorma orgnica.4.3 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidenciade actividades desempeadas.4.4 Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la inspeccin interna. Unhallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o unaobservacin.4.5 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna deProduccin Sostenible que puede afectar la condicin de sostenible del producto (noconformidad mayor) o no (no conformidad menor).4.6 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de laproduccin sostenible (Norma Interna de Produccin Sostenible) que puede afectar ono la integridad del producto sostenible.4.7 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Produccin Sostenible.4.8 Auditora externa: Visita de evaluacin de un sistema de gestin de la calidad porun organismo de certificacin con autorizacin del propietario del sello sostenible.

5. RESPONSABILIDADES.5.1 El organismo de certificacin es el responsable de autorizar el uso de sellossostenibles a los integrantes de un programa de produccin sostenible.5.2 El programa de produccin sostenible, a travs de su comit de aprobacin, es elresponsable de habilitar productores para el uso de sellos sostenibles, previaautorizacin de programa por un organismo de certificacin externo.5.3 El responsable del SIGC elabora la lista de productores para la certificacinexterna y la lista de productores sancionados. Notifica al productor sobre la decisindel comit de aprobacin. Es el responsable de supervisar la correcta aplicacin depresente procedimiento.5.4 Los inspectores internos son responsables de la realizacin de las inspeccionesinternas segn PRO 002 y de la presentacin de la ficha de inspeccin interna al

comit de aprobacin.


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6. DESCRIPCIN6.1. Aplicacin al programa de produccin sostenible.Un productor interesado en comercializar sus productos con un sello sostenible recibe

del responsable del SIGC la Ficha de informacin bsica (REG 01) y el contrato(REG 02). El productor debe llenar los dos formatos y devolverlos firmados alresponsable del SIGC. El productor puede solicitar apoyo al rea de asistencia tcnicapara el llenado de los documentos.

6.2 Control de cumplimiento6.2.1 Evaluacin documentalEl responsable del SIGC evala si los documentos presentados estn completos. Encaso afirmativo, incluye al productor en la lista de productores para la inspeccininterna, en caso los documentos no estn debidamente llenados, los devuelve para sucorreccin al productor.

6.2.2 Inspeccin InternaAntes de la campaa de cosecha se realiza la inspeccin interna. Para la inspeccininterna se debe ejecutar el PRO 002. Como resultado de la inspeccin interna, elinspector presenta la ficha de inspeccin interna (REG 04) debidamente llenada yfirmada.

6.3 Proceso de aprobacin y divulgacin de resultados6.3.1 Confidencialidad y conflictos de intersLos integrantes del instancia de aprobacin deben llenar anualmente el formatoDeclaracin de confidencialidad y conflictos de inters (REG 03) antes de evaluarfichas de inspeccin internas para su aprobacin. En caso la declaracin fuese falsa,el integrante se somete a las sanciones que la organizacin estime pertinente. En casoun integrante haya declarado un posible conflicto de inters con alguno de losproductores, no debe participar, ni con voz, ni con voto en la evaluacin del mismo.

6.3.2 AprobacinEl comit de aprobacin evala a los solicitantes de certificacin por lo menos tressemanas antes de la fecha programada para la auditora externa. Compara loshallazgos documentados en la ficha de inspeccin interna con las disposiciones de laNorma Interna de Produccin Sostenible.

Si la ficha de inspeccin interna no evidencia no conformidades u observaciones, seaprueba al productor para formar parte del grupo para lograr el aval del organismo de

certificacin externa (auditora externa). En caso de la produccin orgnica, la unidadproductiva puede ser categorizada como en transicin (T1, T2 o T3).

Si se detectan no conformidades u observaciones menores, el productor puede seguirvendiendo sus productos como sostenibles o, en la transicin orgnica, pasa alprximo nivel de transicin mientras el levantamiento de las no conformidades uobservaciones se controla en la siguiente inspeccin interna.

6.3.3 InfraccionesSi el comit de aprobacin detecta una no conformidad crtica o mayor, puede excluiral productor del programa de produccin sostenible, impedir que sus productos sevendan como sostenibles por un plazo (para el sello orgnico, puede bajar el nivel de

transicin hasta T1) o condicionar la venta de productos sostenibles al levantamientode las no conformidades u observaciones.


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La tipificacin de las infracciones a la Norma Interna de Produccin Sostenible y lassanciones correspondientes se encuentran en el anexo 1.

6.3.4 Divulgacin de resultadosEl comit de aprobacin entrega la relacin de productores aprobados y la relacin deproductores excluidos, temporalmente suspendidos o, en caso de la produccinorgnica, retrocedidos en la transicin, al responsable del SIGC.

El responsable del SIGC elabora dos listas:

1. Lista de productores aprobadosNombre y apellido del productor / a, DNI del productor, Cdigo del productor / a,Localizacin (comunidad, colonia, campo), Fecha de ingreso al programa sostenible,Estatus de certificacin, Superficie total de cada finca, separado por reas (cultivos,pastos, bosques, etc.), rea cultivada en forma sostenible, Cantidades cosechada el

pasado ao, Estimacin de la cosecha para el prximo ao, Nombre del inspectorinterno y fecha ltima inspeccin interna.

2. Lista de productores sancionadosNombre y apellido del productor / a, Cdigo del productor / a, Localizacin (comunidad,colonia, campo), Sancin impuesta por el comit de aprobacin, descripcin de noconformidad u observacin.

El responsable del SIGC elabora las notificaciones de las no conformidades uobservaciones y los remite a los productores correspondientes. Paralelamente remitelas dos listas al organismo de certificacin para que ste est al tanto de lasdecisiones del SIGC y pueda planificar su auditora externa.

Adicionalmente, el responsable del SIGC elabora un informe final de la operacin delSIGC para el organismo de certificacin.

Adems remite la lista de productores aprobados con sus volmenes y estatus decertificacin (T1, T2, T3 en caso orgnico) al almacn de acopio correspondiente, loque permite la compra de productos a los productores respectivos.

6.3.5 Mejora continuaEl responsable del SIGC elabora e implementa un plan para mejorar el desempeo delSIGC y de los integrantes del Programa de Produccin Sostenible. Este plan se basa

en las evaluaciones de riesgo, el resultado de las inspecciones internas, los resultadosde las auditoras externas, reclamos y apelaciones y la revisin de los requisitos delmercado.

El responsable del SIGC, conjuntamente con los productores realiza peridicamenteuna evaluacin de riesgo, tomando en cuenta la produccin de los integrantes,potenciales peligros para la integridad de los productos y la operacin del SIGC.


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7 REGISTROSREG 01: Ficha de Informacin BsicaREG 02: Contrato

REG 03: Declaracin de confidencialidad y conflictos de intersREG 04: Ficha de Inspeccin Interna

8 ANEXOSAnexo 1: Tipificacin de infracciones y sancionesAnexo 2: Flujograma de Aprobacin de productores




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REG 01: Ficha de Informacin Bsica

1. DATOS DEL PRODUCTORAsociacin:Nombres y apellidos del productor:Comunidad:Distrito:Provincia:

Regin:Cdigo:Promotor:

2. DATOS GENERALES DE LA FINCAAltitud (m.s.n.m.):Precipitacin (mm.):

Temperatura Promedio (oC):

Hectreas totales:Nmero de parcelas:

Posicionamiento Global (UTM) del predio DATUM: WGS 84Norte: _ _ _ _ _ _ _ _ , _ _ Este: _ _ _ _ _ _ _ _ , _ _

Distribucin de la finca:

Nombredeparcela

Total(hs)

Caf(hs)

Caadeazucar(hs)

Panllevar(hs)

Pltano(hs)

PastosBosque(hs)

ltimaaplicacin deagroqumicosFecha yNombre DelProducto

Cultivados(hs)

Natural(hs)

Plantas de:Espcies de animales silvestres:

3. DATOS DE PRODUCCIN POR COSECHASProduccin Total 2008 (QQ):Produccin Total 2009 (QQ):

Produccin Total 2010 (QQ):Estimacin Total 2011 (QQ):

4. CERTIFICACIONESSostenible ( ) Orgnico ( ) Comercio Justo ( )

5. INSPECCIONES INTERNASInspector interno Fecha Resultado

6. INSPECCIONES EXTERNASInspector externo Fecha Resultado


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7. CROQUIS DE UBICACIN DE LA FINCA

8. CROQUIS DE LA FINCA


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9. CONSERVACIN DE SUELOSMedidas tomadas en los cultivos:Problemas de erosin: Baja ( ) Media ( ) Alta ( )

Como controla las malezas:Evaluacin de la conservacin: Muy buena ( ) Buena ( ) Regular ( ) Mala ( )

10. DESCRIPCIN DE CULTIVO DE CAFUso anterior del terreno:rea (hs)Variedad de caf:Procedencia de la semilla:# Plantas x hDistanciamientoEdad del cafetal:

Preparacin del terreno para la siembra:Preparacin del germinadero:Seleccin de semilla para el vivero:Tratamiento de semilla:Tipo de siembra:Tipo de vivero:Realiz prcticas de conservacin de suelo durante la siembra:Cultivos asociados:Sombra, tipo y nmero de rboles:

11. RESEA DE LAS LABORES EN LA FINCA

LABORESAOS

2009 2010 2011Hizo abonamiento, poca, costo de mano de obraTipo de abono y cantidad por plantaProcedencia y costo de abono por sacoManejo de sombra y costo por mano de obraPrcticas de conservacin de suelo, tipo deprcticas, costo por mano de obra, poca y reascon prcticas de conservacin de suelosPlagas, enfermedades y su control. Broca, roya, ojode pollo, araero, pie negro? Tipo de control?

Cultural, Qumico, Costo de mano de obraPodas del cafetal? poca y costo de mano de obra,cantidad por hectreaPrincipales malezas y su control, poca y costo pormano de obraCosecha periodo y costo de mano de obraCuantas pasadas por campaaProduccin de caf pergamino en QQCuantos kg pesa una lata de caf


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12. BENEFICIO E INFRAESTRUCTURA DE SECADO Y ALMACEN

Cosecha y beneficio del

caf

Si NoDivisin de labores de la finca (%)

Varn Mujer Nios Mano deobra per-manente

Contrato Meses

COSECHAPrctica de cosecha selectivaDESPULPADOMantenimiento anual dedespulpadoraDespulpadora limpiaFERMENTADOCuantas horas?Tiene cajn fermentador?LAVADO

Tiene cajn lavador?Maneja las aguas mieles?SECADOProblemas en el secado?Almacena caf hmedo?Mezcla caf de diferentehumedades?En que seca su caf?ENVASADOUtiliza costal de yute?ALMACENADOTiene almacn adecuadopara caf?Hay animales con acceso alalmacn?CONTROL DE CALIDADConoce sobre control decalidad?Produce caf de buenacalidad?TRANSPORTECmo transporta?REGISTROS

Registro diario de cosecha?Registro de venta de cafpergamino?Registro de gastos de lafinca?Registro de jornales?Registro de productos enalmacn?


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13. ASPECTOS AMBIENTALES- Cual es la amenaza ms grave al ambiente y cual es la causa?- Tiene letrina?

- Maneja desechos orgnicos e inorgnicos?- Que hace con los recipientes vacos de los productos qumicos?- Que hace con las aguas negras de su casa?- En que formas ha recibido informacin de prcticas de conservacin

ambiental en su finca?

14. ASPECTOS SOCIALES- Hace cuantos aos su familia vive en la zona?- De q est hecha su casa?- La familia consume agua limpia?- Hay un puesto de salud cercano?- Cuantas personas viven en el domicilio familiar?

-15. ASPECTOS ECONMICOS

- Ingreso anual?- Cadena de comercializacin del caf?

16. CAPACITACIONES- Recibi capacitacin en caf de alguna organizacin?- Que tipo de asistencia tcnica le gustara recibir en los prximos aos?- Quiere recibir folletos agronmicos del manejo de cultivo de caf?- Que tipo de capacitacin le gustara recibir, sobre que temas y cuando?

17. FIRMAS DEL PRODUCTOR Y DEL TCNICO

Nombres y apellidos del productor Nombres y apellidos del tcnico


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REG 02: Contrato

Conste por el presente documento el compromiso de produccin sostenible, que celebran deuna parte la organizacin __________________(en adelante la organizacin), representadapor ___________________ (representante legal), y de la otra parte el (la) Sr. (a.)__________________________________________, identificado con DNI # ________,propietario de la finca ____________, ubicada en el sector __________, del distrito__________, provincia __________, regin __________ (en adelante el productor); en lostrminos siguientes:

a. El productor se compromete a cumplir El Reglamento Interno del Programa Sostenible, laNorma Interna de Produccin Sostenible; y la siguiente base normativa marcada con X:

Reglamentopara

productosOrgnicos

del Per(DS 044-2006-AG)

NOPUSDA

(Ene. 2009

CEE834/2007 y889/2008

JAS Notific.1605

(Oct. 2005)

CriteriosGenricosFairtrade

Org.

Pequeosproductores(Ene 2009)

Norma paraAgriculturaSosteniblede la RAS

(Julio 2010)

Cdigo deconducta

UTZcertified

(Enero -2010)

Lineamientos de

STAR-BUCKS

C.A.F.E.PracticesV2.0 (Oct.

2007)

b. El productor se compromete a facilitar el acceso a las reas que incluyen las de produccin,de conservacin, de crianza animal; almacenes de caf, almacenes de insumos, materialesy equipos utilizados en el cultivo y el beneficio hmedo; fuentes de agua; viviendas,comedores y servicios higinicos; as como tambin permite la revisin de los documentosde sus programas y planes de gestin, bitcoras y/o cuadernos de registros, y recibos decompra y venta; las veces que la organizacin, las inspecciones internas o las auditorasexternas consideren pertinente

c. El productor se compromete a aceptar las sanciones impuestas por la instancia deaprobacin, de acuerdo a lo contemplado en el respectivo procedimiento.

d. El productor tiene derecho a apelar las decisiones de la instancia de aprobacin.

e. El productor suministra a la organizacin toda informacin requerida por sta.

f. El productor suministra a la organizacin informacin acerca de no conformidadesdeliberadas o involuntarias bajo su responsabilidad.

g. El productor comercializar su produccin certificada a travs de la organizacin, yreconocer asumir los costos asociados con los procesos de inspeccin y certificacin de suproduccin.

h. El productor tiene el derecho a poner trmino este contrato mediante una carta de renunciacuando lo considere pertinente.

i. La organizacin se compromete a gestionar y brindar capacitacin de los inspectoresinternos, comit de aprobacin, promotores y productores en los requisitos del reglamentointerno y en la implementacin de la Norma interna de produccin orgnica y sostenible.

j. La organizacin se compromete a incorporar al productor en la lista de productores para lacertificacin externa, siempre y cuando haya sido aprobado por la instancia de aprobacin.

En conformidad con lo estipulado firman en en fecha .:Vigencia hasta: ____ / ____ / ____

Firman:

Productor Sostenible Representante legal de la Organizacin


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REG 03: Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters

Yo, ......................................................................... con DNI N .................................

A cargo de las inspecciones internas

Integrante del comit de aprobacin

declaro:

que durante y despus de participar en el proceso de habilitacin de productoresguardar confidencialidad sobre la informacin recabada en la inspeccin o

aprobacin de productores sobre cualquier informacin calificada como propiedadintelectual o secreta proporcionada por el solicitante de la aprobacin u obtenida deotras fuentes.

Adems declaro:

1. Cumplir con todo lo establecido en los procedimientos correspondientes con unacorrecta conducta tica en el ejercicio de mis funciones asignados.

2. Que ser imparcial y no dejar que presiones de cualquier ndole puedan influir enmi juicio tcnico.

3. Informar inmediatamente al responsable del SIGC sobre cualquier situacin quepueda comprometer la objetividad respecto a las tareas que debo realizar en elprograma de produccin sostenible.

4. Abstenerme de inspeccionar o evaluar en el proceso de aprobacin a unidadesproductivas de familiares o amigos cercanos o de productores que hayan recibidoasistencia tcnica de mi persona previamente.

.Lugar y Fecha Firma


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REG 04: Ficha de Inspeccin Interna

I. Datos Generales.-

Productor: Cdigo o# DNI: Estatus:Organizacin: Sector: Casero:Distrito: Provincia: Regin:InspectorInterno

Fecha deInspeccin

Coordenadas UTM(vivienda / oficina):

II. Estndares a cumplir.-NOP CEE # 834/07

889/08JASNotific.#1605

Per DS #044/2006AG

ReglamentoInterno

FLO UTZ RAS C.A.F.EPractices

Norma Interna

III. Datos de la(s) parcela(s).-

Nombrede la(s)Parcela(s)

Superficie (H) Produccin (qq)

Coorde-nadasUTM

Caf Cacao Pasto Purma Bosque Otros Total Caf Cacao

Prod. Crec. Prod. Crec. Promed.08, 09 y

2010

Est.2011

Promed.08, 09 y

2010

Est.2011

Todas

IV. Verificacin de conformidad con las normas.-Accin a verificar CUMPLIMIENTO Observaciones

Indispensablepara

NoAplica

SI NO

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTADO1. Conoce su reglamento interno? FLO2. Tiene copia de su compromiso de

cumplimiento con reglamento interno y normainterna, de los que pone en prctica losobjetivos y poltica socio ambiental?

FLO

3. Recibe las capacitaciones del Sistema

Interno de Gestin? a cules asisti?

FLO

4. Ha elaborado un croquis identificandoparcelas de cultivo, viveros, colindantes, reasde amortiguamiento, de proteccin y deriesgos de erosin, cuerpos de agua, zonasde uso humano y reas riesgosas para laintegridad a la salud de las personas?

UTZRASFLO

5. Tiene su plan de produccin anual y estactualizado su cuaderno o bitcora deregistros de los programas implementados?

TODOS

6. Registra la aplicacin de fertilizantes yfitosanitarios?

ORGUTZ

7. Se registran los salarios y se reconocen lashoras extras trabajadas?

CPUTZ

FLO


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Accin a verificar CUMPLIMIENTO ObservacionesIndispensable

paraNo

AplicaSI NO

8. Se registra y reduce lo que gasta en energapara la produccin y procesamiento?

UTZ

9. Se registra el volumen de agua de regado ysu eficiencia de uso?

10. Se registra y reduce el volumen de aguautilizada en beneficio hmedo?

11. Separa e identifica el caf cosechadocertificado segn procedencia, y tienedocumentacin que sustente entrega o venta?

TODOS

12. Si ha implementado nuevas reas de cultivo,su SIG evalu los riesgos y consecuencias a laseguridad de las personas y el ambiente?

UTZRAS

13. Conoce si su SIG evala que losproveedores del servicio de transporte y/ocontratistas cumplan requisitos socioambientales, de higiene y de salud?

UTZFLO

14. Tiene una lista de las plantas y animalessilvestres existentes en su finca?

BIENESTAR SOCIAL Y LABORAL15. Se aprecia Orden e higiene en las fincas,

almacenes, dormitorios y vivienda en general?UTZFLO

16. Tiene baos o letrinas en condiciones limpiasy dignas; y lavamanos cercanos?

UTZFLO

17. Tienen agua apta para el consumo humano?La hierve o purifica?

UTZFLO

18. Se preparan para realizar sus labores demanera segura, sealizando zonas de riesgo yusando equipo de proteccin personal?

UTZRAS

19. Tienen acceso a servicios de salud yeducacin?

UTZFLO

20. Cumple con que el trabajar no ponga enriesgo el desarrollo, salud y educacin demenores de 18 aos; y no contrata a menoresde 15 aos?

CPUTZRASFLO

21. Todos los trabajadores reciben un pagoigual o mayor al mnimo establecido en laregin? No se diferencia en los pagos entrevarn y mujer por la misma tarea efectuada?

CPUTZRASFLO

22. El productor cumple con no discriminar, y noapoyar el trabajo forzado, sin descanso ni concastigo corporal, y tampoco el acoso sexual y

el abuso verbal?

CPUTZRAS

FLO23. Tiene equipo de proteccin en buen estado,

para la aplicacin de abonos e insumosfitosanitarios Cules?

CPUTZRASFLO

24. Se implementan botiquines adecuados queresponden a los riesgos identificados?

UTZFLO


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paraNo

AplicaSI NO

CONSERVACIN DE ECOSISTEMAS, AGUA, SUELOS Y VIDA SILVESTRE25. Se instalan diversas especies de rboles de

sombra naturales de la zona?UTZ

26. Prohbe la caza y recoleccin de animales yplantas silvestres y conoce las especies enpeligro de extincin de su zona?

RAS

27. Cumple con no atrapar ni mantener animalessilvestres en cautiverio?

28. Las nuevas reas de cultivo se ubican fuerade reas Naturales Protegidas (ANP)?

UTZRASFLO

29. Mantiene la integridad de los cauces y/ocuerpos de agua naturales, de los bosques yotros ecosistemas; sin rellenar ni drenarhumedales? Su cultivo est a ms de 10metros de cauces naturales permanentes?

RAS

30. Cumple con no haber convertido bosquenatural a produccin agrcola; y no habertalado y/o quemado bosques o cabeceras demicro cuenca a partir de marzo de 2004?

TODOS

31. Las nuevas reas de produccin se ubicandonde se presentan condiciones de clima,suelos y pendientes adecuadas?

UTZRASFLO

32. Se implementan prcticas de conservacin yestructura de suelos? (coberturas y abonosverdes, mulches, materia orgnica, etc.)

ORGUTZFLO

33. Tiene un programa de fertilizacin de suelosbasado en anlisis de suelos cada tres aos?

FLO

34. Se protege de riesgo de contaminacin loscuerpos de agua, caminos y zonas de cultivoestableciendo reas de amortiguamiento, conreforestacin y/o regeneracin natural?

ORGUTZ

35. Sealizan lotes, las zonas deamortiguamiento y reas de conservacin conrtulos?

36. Todas las aguas residuales de la vivienda yla planta de beneficio hmedo son tratadas deacuerdo a su procedencia y contenido decarga contaminante; y no se riega con aguaresidual?

ORGUTZ

37. Cumple con que los cuerpos de agua natural

no sean contaminados con residuos slidos olquidos?

ORG

UTZRAS

38. Cumple con que no existan fugas en lascaeras y/o redes de distribucin?


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paraNo

AplicaSI NO

MANEJO INTEGRADO DE CULTIVO Y RESIDUOS39. La semilla de sus cultivos es sana sin

insumos qumicos prohibidos y procede deproduccin orgnica de variedades adaptadasa la zona?

TODOS

40. Est utilizando fertilizantes y/o fitosanitariosorgnicos permitidos en su finca? Cules?Qu dosis? Quin lo asesor? tiene lasespecificaciones tcnicas del productoaplicado?

TODOS

41. Realiza buenas prcticas de para prevenirproblemas de plagas, enfermedades ymalezas? Cules? Evita las quemas?

UTZ

42. Para el Abonamiento se utiliza al mximo losmateriales orgnicos de la finca?

ORG

43. El estircol es compost en 15 das conmnimo 5 volteos o se aplica 90 das antes decosecha?

NOP

44. Los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y susresiduos se encuentran almacenadosseparados en lugares aislados, secos,ventilados, limpios, con avisos, y dispuestossin contaminar cuerpos de agua?

ORGUTZ

45. Mantiene limpias y en buenas condicioneslas instalaciones de beneficio?

ORGCP

UTZ46. Estn calibrados los equipos de medicin del

peso y/o volumen de la cosecha?

UTZ

47. El fermentado de caf se realiza endepsitos adecuados y limpios?

ORGCP

48. Las instalaciones de secado del caf y elmaterial de empaque se encuentran libres decualquier fuente de contaminacin.

ORGCP

UTZ49. Se dispone de un sitio techado apropiado

para almacenar el caf sobre tarimas, enlugares ventilados y existe una separacinmnima con las paredes?

ORGUTZ

50. Se hace un manejo y/o tratamiento seguro yadecuado de los desechos del beneficio?

ORGUTZ


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Resumen de Hallazgos:

#Requisito Hallazgos

Mediante nuestra firma confirmamos que los hallazgos documentados en este Ficha de inspeccincorresponden a la verdad.

Firma del productor Firma del Inspector Interno

----------------------------- a ser llenado por el Comit de Aprobacin ------------------------------------

Exclusin del programa

Suspensin de la venta de productos sostenibles, orgnico: baja el estatus a ..

Suspensin de la venta de productos sostenibles hasta levantar no conformidad(es):

..

No conformidades y observaciones deben ser levantadas hasta prxima inspeccin interna

Aprobado sin condiciones

Resumen de acciones correctivas#

Requisito Accin correctiva necesaria Plazo hasta

En representacin del Comit de Aprobacin:

. ..Lugar y fecha Firma del representante del Comit de Aprobacin


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Anexo 1: Tipificacin de infracciones y sanciones

1 Una infraccin contra la integridad de la calidad de los productos implica que el producto ya no tiene la

calidad a la cual se refiere el respectivo sello, por ejemplo la utilizacin de insumos prohibidos en laproduccin orgnica, la mezcla de productos conformes con estndares sostenibles con productosconvencionales, la obtencin de productos con mano de obra contratada de nios, etc.

Infraccin Motivo Tipo de Sancin

Muy grave Infracciones contra la integridad de la calidad de losproductos1 sin la debida notificacin al inspector interno oresponsable SIG

Falsificacin de documentos y registros

Infracciones contra el Reglamento Interno que imposibilitaun control eficaz de las unidades productivas enreincidencia.

Exclusinpermanente

Grave Infracciones contra la integridad de la calidad de losproductos con la debida notificacin al inspector interno oresponsable SIG

Infracciones contra el Reglamento Interno, respecto apoder garantizar un control eficaz de las unidadesproductivas.

Incumplimiento en la implementacin de medidascorrectivas en reincidencia

Suspensin de laventa comoproductosostenible; retornoen proceso detransicin(orgnico),

Menor Incumplimiento en la implementacin de medidascorrectivas

Incumplimiento a disposiciones agrarias y sociales(criterios importantes).

Suspensintemporal de laventa (hasta laimplementacin demedidascorrectivas)

Infracciones leves Notificacin delevantamiento deinfraccin hastaprxima inspeccin


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Anexo 2: Flujograma de aprobacin de productores

Inicio

Fin

Manifestacinde inters departicipar enprograma deproduccinsostenible

Ficha deinformacin

bsicaContrato

Llenado deinformacin,

firma contrato

Cumple conrequisitos

Inspeccininterna

(PRO-02)

Cumple condisposiciones de

norma intera

Inclusin delproductor en

lista paracertificacin

externa

Levantamientode no

conformidades yobservaciones

Cumple condisposiciones de

norma intera

Entrega de documentos

Evaluacin de documentos

Ficha deinspeccin

interna

Inspeccininterna

(PRO-02)

Ficha deinspeccin

interna

Notificacinde no conf. y

obs.

Inclusin delproductor en

lista deproductoressancionados

S

No

No

S

No

Si

Productor Inspector interno Comit de aprobacin Responsable del SIG

Fin

Negacin departicipacin en

programa sostenible

Productor noautorizado a

usar sellosostenible


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Procedimiento: Inspeccin Interna Revisin: 0 Pgina 1 de 13


Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

TABLA DE CONTENIDO:

1. OBJETIVO.2. ALCANCE.3. REFERENCIAS.4. DEFINICIONES.5. RESPONSABILIDADES.6. DESCRIPCIN7. REGISTROS8. ANEXOS9. CONTROL DE CAMBIOS.


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1. OBJETIVOEstandarizar el levantamiento de informacin durante las visitas de inspeccin internaa unidades productivas de productores interesados en comercializar sus productos con

sellos sostenibles.

2. ALCANCEAplicable a todos los productores de una organizacin que buscan comercializarproductos con sellos sostenibles.

3. REFERENCIAS.3.1 Norma Interna de Produccin Sostenible

4. DEFINICIONES4.1 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidenciade actividades desempeadas.4.2 Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la inspeccin interna. Unhallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o unaobservacin.4.3 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna deProduccin Sostenible que puede afectar la condicin de sostenible del producto (noconformidad mayor) o no (no conformidad menor).4.4 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de laproduccin sostenible (Norma Interna de Produccin Sostenible) que puede afectar ono la integridad del producto sostenible.4.5 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Produccin Sostenible.

5. RESPONSABILIDADES.5.1 El responsable del SIGC decide sobre la asignacin de inspectores, elabora la listade productores por inspeccionar y encarga la inspeccin interna a los inspectoresinternos. Es el responsable de supervisar la correcta aplicacin de presenteprocedimiento.5.2 Los inspectores internos son responsables de la ejecucin del presenteprocedimiento y de la presentacin de la ficha de inspeccin interna al comit deaprobacin.

6. DESCRIPCIN6.1 Encargo de la inspeccin internaEl responsable del SIGC encarga la inspeccin a los inspectores internos para que porlo menos tres semanas antes de la auditora externa, el comit de aprobacin puedatomar su decisin sobre las unidades productivas a presentarse al organismo decertificacin para la certificacin.

Adems, el responsable del SIGC debe encargar la inspeccin en caso existansospechas sobre infracciones de productores a la Norma Interna de ProduccinSostenible y en caso la aprobacin del productor se haya condicionado al

levantamiento de no conformidades u observaciones.


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Para ello, elabora una lista de productores a inspeccionarse y la entrega,conjuntamente con las respectivas Fichas de Inspeccin Interna, Planes de Manejo yFichas de Informacin Bsica al inspector designado.

Los inspectores internos suscriben la Declaracin de confidencialidad y conflictos deinters (REG 03) antes de realizar visitas de inspeccin interna. En caso ladeclaracin fuese falsa, el inspector se somete a las sanciones que la organizacinestime pertinente. En caso un inspector haya declarado un posible conflicto de interscon alguno de los productores, no debe realizar la inspeccin del mismo.

El responsable del SIGC puede asignar los trabajos de inspeccin interna solamente ainspectores que no cuenten con conflictos de inters respecto al productor ainspeccionarse y que hayan firmado la Declaracin de confidencialidad.

6.2 Preparacin de la inspeccin interna

El inspector debe revisar la Ficha de Inspeccin Interna del ao anterior, el Plan deManejo y la Ficha de Informacin Bsica previo a realizar la visita de inspeccin. Debeanalizar, sobre todo, los hallazgos de la ltima inspeccin que pueden sustentar noconformidades y la Ficha de Informacin Bsica con riesgos resultantes de laubicacin geogrfica, vecindad, del sistema productivo o de la gestin de la produccin(conforme Anexo 1).

El inspector interno coordina a travs de los medios existentes en la zona, la ejecucinde la inspeccin interna con el productor y las personas designadas por laorganizacin para su acompaamiento.

6.3 Ejecucin de la inspeccin interna6.3.1 Inicio de la inspeccinAl llegar a la unidad productiva, el inspector interno explica al responsable de la unidadproductiva el objetivo y alcance la inspeccin interna. Explica que solamentedocumenta los hallazgos de la visita y no es el responsable de decidir sobre unaaprobacin o desaprobacin.

El inspector interno decide en qu orden quiere realizar la visita (documentos,instalaciones fsicas). La inspeccin interna debe realizarse a la totalidad de la unidadproductiva.

6.3.2 Puntos crticos en la produccin sostenible

Adems de una visita completa a la unidad productiva, el inspector pone especialnfasis en el riesgo de la explotacin agraria y el procesamiento primario enconformidad con el Anexo 1.

Al finalizar la visita de inspeccin interna, el inspector interno documenta los hallazgos.Para tal fin, debe valorar las evidencias que los sustentan. El inspector interno deberecoger estas evidencias en foto, en documento fsico (pedir prestado el respectivodocumento o sacar foto al documento) o a travs de apuntes en la Ficha de InspeccinInterna (REG-04). Mayor detalle para el llenado de la Ficha de Inspeccin Interna seencuentra en el Anexo 2. El inspector interno debe llenar la ficha completamente.

6.3.3 Acuerdo sobre hallazgos

Antes de la firma, es responsabilidad del inspector interno explicar al productor loshallazgos a documentarse en la Ficha de Inspeccin Interna. El productor tiene la


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posibilidad de realizar descargos. Al final, es el inspector quien redacta los hallazgosfinales.

Con la firma del productor en la Ficha de Inspeccin Interna, el inspector obtiene undocumento cuyo contenido est validado por el productor. El productor recibe unacopia del resumen de hallazgos de la Ficha de Inspeccin Interna.

Si el productor no estuviese de acuerdo con los hallazgos redactados, puede elaborarun documento y exigir que forme parte de la Ficha de Inspeccin Interna. Se hacereferencia en la ficha de la existencia de este documento adicional.

Si al final el productor no quiere firmar la Ficha de Inspeccin Interna, el inspectordocumenta este hecho y se retira.

6.3.4 Resultados de la inspeccin

La Ficha de Inspeccin Interna y las evidencias (fotos, registros), junto con losdocumentos de preparacin (Ficha de Informacin Bsica, Plan de Manejo y Ficha deInspeccin Interna anterior) se remiten a travs del responsable del SIGC al comit deaprobacin. Despus de su anlisis, se quedan en posesin del responsable del SIGC.

7 REGISTROSREG 03: Declaracin de confidencialidad y conflictos de intersREG 04: Ficha de Inspeccin Interna

8 ANEXOSAnexo 1: Evaluacin de riesgoAnexo 2: Instructivo para el llenado de la Ficha de Inspeccin InternaAnexo 3: Flujograma de Inspeccin interna




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REG 03: Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters

Yo, ......................................................................... con DNI N .................................

A cargo de las inspecciones internas

Integrante del comit de aprobacin

declaro:

que durante y despus de participar en el proceso de habilitacin de productoresguardar confidencialidad sobre la informacin recabada en la inspeccin oaprobacin de productores sobre cualquier informacin calificada como propiedad

intelectual o secreta proporcionada por el solicitante de la aprobacin u obtenida deotras fuentes.

Adems declaro:

1. Cumplir con todo lo establecido en los procedimientos correspondientes con unacorrecta conducta tica en el ejercicio de mis funciones asignados.

2. Que ser imparcial y no dejar que presiones de cualquier ndole puedan influir enmi juicio tcnico.

3. Informar inmediatamente al responsable del SIGC sobre cualquier situacin quepueda comprometer la objetividad respecto a las tareas que debo realizar en elprograma de produccin sostenible.

4. Abstenerme de inspeccionar o evaluar en el proceso de aprobacin a unidadesproductivas de familiares o amigos cercanos o de productores que hayan recibidoasistencia tcnica de mi persona previamente.

.Lugar y Fecha Firma


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REG 04: Ficha de Inspeccin Interna

I. Datos Generales.-Productor: Cdigo o

# DNI:Estatus:

Organizacin: Sector: Casero:Distrito: Provincia: Regin:InspectorInterno

Fecha deInspeccin

Coordenadas UTM(vivienda / oficina):

II. Estndares a cumplir.-NOP CEE # 834/07

889/08JASNotific.#1605

Per DS #044/2006AG

ReglamentoInterno

FLO UTZ RAS C.A.F.EPractices

Norma Interna

III. Datos de la(s) parcela(s).-

Nombrede la(s)Parcela(s)

Superficie (H) Produccin (qq)

Coorde-nadasUTM

Caf Cacao Pasto Purma Bosque Otros Total Caf Cacao

Prod. Crec. Prod. Crec. Promed.08, 09 y

2010

Est.2011

Promed.08, 09 y

2010

Est.2011

Todas

IV. Verificacin de conformidad con las normas.-Accin a verificar CUMPLIMIENTO Observaciones

Indispensablepara

NoAplica

SI NO

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTADO1. Conoce su reglamento interno? FLO2. Tiene copia de su compromiso de

cumplimiento con reglamento interno y normainterna, de los que pone en prctica losobjetivos y poltica socio ambiental?

FLO

3. Recibe las capacitaciones del Sistema

Interno de Gestin? a cules asisti?

FLO

4. Ha elaborado un croquis identificandoparcelas de cultivo, viveros, colindantes, reasde amortiguamiento, de proteccin y deriesgos de erosin, cuerpos de agua, zonasde uso humano y reas riesgosas para laintegridad a la salud de las personas?

UTZRASFLO

5. Tiene su plan de produccin anual y estactualizado su cuaderno o bitcora deregistros de los programas implementados?

TODOS

6. Registra la aplicacin de fertilizantes yfitosanitarios?

ORGUTZ

7. Se registran los salarios y se reconocen lashoras extras trabajadas?

CPUTZ, FLO


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paraNo

AplicaSI NO

8. Se registra y reduce lo que gasta en energapara la produccin y procesamiento?

UTZ

9. Se registra el volumen de agua de regado ysu eficiencia de uso?

10. Se registra y reduce el volumen de aguautilizada en beneficio hmedo?

11. Separa e identifica el caf cosechadocertificado segn procedencia, y tienedocumentacin que sustente entrega o venta?

TODOS

12. Si ha implementado nuevas reas de cultivo,su SIG evalu los riesgos y consecuencias a laseguridad de las personas y el ambiente?

UTZRAS

13. Conoce si su SIG evala que losproveedores del servicio de transporte y/ocontratistas cumplan requisitos socioambientales, de higiene y de salud?

UTZFLO

14. Tiene una lista de las plantas y animalessilvestres existentes en su finca?

BIENESTAR SOCIAL Y LABORAL15. Se aprecia Orden e higiene en las fincas,

almacenes, dormitorios y vivienda en general?UTZFLO

16. Tiene baos o letrinas en condiciones limpiasy dignas; y lavamanos cercanos?

UTZFLO

17. Tienen agua apta para el consumo humano?La hierve o purifica?

UTZFLO

18. Se preparan para realizar sus labores demanera segura, sealizando zonas de riesgo y

usando equipo de proteccin personal?

UTZRAS

19. Tienen acceso a servicios de salud yeducacin?

UTZFLO

20. Cumple con que el trabajar no ponga enriesgo el desarrollo, salud y educacin demenores de 18 aos; y no contrata a menoresde 15 aos?

CPUTZRASFLO

21. Todos los trabajadores reciben un pagoigual o mayor al mnimo establecido en laregin? No se diferencia en los pagos entrevarn y mujer por la misma tarea efectuada?

CPUTZRASFLO

22. El productor cumple con no discriminar, y noapoyar el trabajo forzado, sin descanso ni concastigo corporal, y tampoco el acoso sexual y

el abuso verbal?

CPUTZRAS

FLO23. Tiene equipo de proteccin en buen estado,

para la aplicacin de abonos e insumosfitosanitarios Cules?

CPUTZRASFLO

24. Se implementan botiquines adecuados queresponden a los riesgos identificados?

UTZFLO


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paraNo

AplicaSI NO

CONSERVACIN DE ECOSISTEMAS, AGUA, SUELOS Y VIDA SILVESTRE25. Se instalan diversas especies de rboles de

sombra naturales de la zona?UTZ

26. Prohbe la caza y recoleccin de animales yplantas silvestres y conoce las especies enpeligro de extincin de su zona?

RAS

27. Cumple con no atrapar ni mantener animalessilvestres en cautiverio?

28. Las nuevas reas de cultivo se ubican fuerade reas Naturales Protegidas (ANP)?

UTZRASFLO

29. Mantiene la integridad de los cauces y/ocuerpos de agua naturales, de los bosques yotros ecosistemas; sin rellenar ni drenarhumedales? Su cultivo est a ms de 10metros de cauces naturales permanentes?

RAS

30. Cumple con no haber convertido bosquenatural a produccin agrcola; y no habertalado y/o quemado bosques o cabeceras demicro cuenca a partir de marzo de 2004?

TODOS

31. Las nuevas reas de produccin se ubicandonde se presentan condiciones de clima,suelos y pendientes adecuadas?

UTZRASFLO

32. Se implementan prcticas de conservacin yestructura de suelos? (coberturas y abonosverdes, mulches, materia orgnica, etc.)

ORGUTZFLO

33. Tiene un programa de fertilizacin de suelos

basado en anlisis de suelos cada tres aos?

FLO

34. Se protege de riesgo de contaminacin loscuerpos de agua, caminos y zonas de cultivoestableciendo reas de amortiguamiento, conreforestacin y/o regeneracin natural?

ORGUTZ

35. Sealizan lotes, las zonas deamortiguamiento y reas de conservacin conrtulos?

36. Todas las aguas residuales de la vivienda yla planta de beneficio hmedo son tratadas deacuerdo a su procedencia y contenido decarga contaminante; y no se riega con aguaresidual?

ORGUTZ

37. Cumple con que los cuerpos de agua natural

no sean contaminados con residuos slidos olquidos?

ORG

UTZRAS

38. Cumple con que no existan fugas en lascaeras y/o redes de distribucin?


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paraNo

AplicaSI NO

MANEJO INTEGRADO DE CULTIVO Y RESIDUOS39. La semilla de sus cultivos es sana sin

insumos qumicos prohibidos y procede deproduccin orgnica de variedades adaptadasa la zona?

TODOS

40. Est utilizando fertilizantes y/o fitosanitariosorgnicos permitidos en su finca? Cules?Qu dosis? Quin lo asesor? tiene lasespecificaciones tcnicas del productoaplicado?

TODOS

41. Realiza buenas prcticas de para prevenirproblemas de plagas, enfermedades ymalezas? Cules? Evita las quemas?

UTZ

42. Para el Abonamiento se utiliza al mximo losmateriales orgnicos de la finca?

ORG

43. El estircol es compost en 15 das conmnimo 5 volteos o se aplica 90 das antes decosecha?

NOP

44. Los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y susresiduos se encuentran almacenadosseparados en lugares aislados, secos,ventilados, limpios, con avisos, y dispuestossin contaminar cuerpos de agua?

ORGUTZ

45. Mantiene limpias y en buenas condicioneslas instalaciones de beneficio?

ORGCP

UTZ46. Estn calibrados los equipos de medicin del

peso y/o volumen de la cosecha?

UTZ

47. El fermentado de caf se realiza endepsitos adecuados y limpios?

ORGCP

48. Las instalaciones de secado del caf y elmaterial de empaque se encuentran libres decualquier fuente de contaminacin.

ORGCP

UTZ49. Se dispone de un sitio techado apropiado

para almacenar el caf sobre tarimas, enlugares ventilados y existe una separacinmnima con las paredes?

ORGUTZ

50. Se hace un manejo y/o tratamiento seguro yadecuado de los desechos del beneficio?

ORGUTZ


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Resumen de Hallazgos:

#Requisito Hallazgos

Mediante nuestra firma confirmamos que los hallazgos documentados en este Ficha de inspeccincorresponden a la verdad.

Firma del productor Firma del Inspector Interno

----------------------------- a ser llenado por el Comit de Aprobacin ------------------------------------

Exclusin del programa

Suspensin de la venta de productos sostenibles, orgnico: baja el estatus a ..

Suspensin de la venta de productos sostenibles hasta levantar no conformidad(es):

..

No conformidades y observaciones deben ser levantadas hasta prxima inspeccin interna

Aprobado sin condiciones

Resumen de acciones correctivas#

Requisito Accin correctiva necesaria Plazo hasta

En representacin del Comit de Aprobacin:

. ..Lugar y fecha Firma del representante del Comit de Aprobacin


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Anexo 1: Evaluacin de riesgoLos inspectores internos deben realizar una evaluacin de riesgo de cada unidadproductiva a inspeccionarse para garantizar la eficacia del control.

En la preparacinEn la preparacin de la inspeccin interna, el anlisis de riesgo se efecta a travs delos antecedentes, recopilados en la Ficha de Inspeccin Interna del ao pasado y atravs de la informacin de la Ficha de Informacin Bsica. En base a puntosresaltantes (no conformidades, observaciones, contradicciones en los documentos), elinspector interno genera una serie de preguntas que deben ser respondidas durante lavisita.

Los siguientes puntos deben ser analizados durante la preparacin:

Ubicacingeogrfica

El agua que llega a la unidad productiva puede estar contaminada?Puede existir erosin del suelo (por agua o viento)?Hay disponibilidad de agroqumicos en la zona?Hay disponibilidad de mano de obra adulta durante la campaa en la zona?

VecindadPuede haber un efecto contaminante de minas?Puede haber un efecto contaminante de industria?Puede haber un efecto contaminante de cultivos convencionales?

Antecedentes

Se haba encontrado anteriormente productos prohibidos almacenados?Anteriormente haba usado productos sin autorizacin?Ha habido mezclas de productos de diferentes calidades?

Anteriormente haban faltado documentos importantes?Se ha documentado escasa higiene en la finca?Sistema

productivoEl productor maneja tambin cultivos convencionales?La productividad documentada es demasiado alta?

Durante la visitaDurante la visita, el inspector interno debe poner nfasis en los siguientes puntos yevaluar si la informacin respecto a las siguientes preguntas presenta un riesgo parael cumplimiento de las disposiciones de la Norma Interna de Produccin Sostenible.

Gestin

Familiares del productor cuentan con el mismo cultivo en calidad convencional

en la misma zona?El productor cuenta con parcelas en otras zonas que no se visitan en estavisita de inspeccin?Hay indicios de trabajo infantil?Hay indicios de discriminacin de trabajadores (por sexo, raza, )?Hay ausencia de flora y fauna tpica en unidad productiva?La maquinaria a usarse en la unidad productiva es segura? Existe equipo deproteccin?Hay unidades productivas inscritas en otros operadores (otrasorganizaciones)?El manejo de la unidad productiva es muy complejo?


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Anexo 2: Instructivo para llenado de Ficha de Inspeccin InternaDetallar cada parcela del productor y agruparlas todas como una sola finca, si seencuentran en un mismo sector.

Se detalla la cantidad de produccin promedia de los aos anteriores, y se realiza unestimado del presente ao.

Para la Verificacin de conformidad con las normas:9 El recuadro de cumplimiento Indispensable para indica que sin el cumplimiento

de este criterio, esa finca no podr certificarse bajo el estndar sealado.9 El recuadro No aplica, indica que en esa finca no se evala el criterio por la

inexistencia del acto o condicin a evaluar.9 El primer recuadro tiene una interrogacin que debe ser contestada en forma

afirmativa si se cumple con el requisito (marcando con una X en el recuadroSI).

9 Si la interrogacin del primer recuadro se significa que no se cumple con elrequisito de la norma, entonces se marca con una X en NO.

9 El recuadro de observaciones se llena con el detalle del incumplimiento de lanorma interna, siempre que se marca NO.Por ejemplo: Si la accin a verificar #5: Tiene al da su plan de produccin anualy la bitcora de registros de los programas de su sistema de gestin de calidad?tiene un NO por respuesta, se deber especificar cual de los programasespecificados en la norma interna no estn siendo registrados y la evidencia que lo

sustenta.

Tanto el productor como el inspector interno deben firmar su conformidad con loshallazgos documentados en la Ficha de Inspeccin Interna.


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Anexo 3: Flujo de Inspeccin Interna


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Procedimiento: Apelacin Revisin: 0 Pgina 1 de 5


Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha

Firma

Fecha



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Procedimiento: Apelacin Revisin: 0 Pgina 2 de 5

1. OBJETIVOEstandarizar la presentacin, anlisis, resolucin y comunicacin de las apelaciones

contra las decisiones del comit de aprobacin.

2. ALCANCEAplicable a todos los productores de una organizacin que estn en desacuerdo conlas decisiones del comit de aprobacin.

3. REFERENCIAS.3.1 Norma Interna de Produccin Sostenible

4. DEFINICIONES4.1 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidenciade actividades desempeadas.4.2 Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la inspeccin interna. Unhallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o unaobservacin.4.3 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna deProduccin Sostenible que puede afectar la condicin de sostenible del producto (noconformidad mayor) o no (no conformidad menor).4.4 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de laproduccin sostenible (Norma Interna de Produccin Sostenible) que puede afectar ono la integridad del producto sostenible.4.5 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Produccin Sostenible.

5. RESPONSABILIDADES.5.1 El comit de aprobacin, conformado por sus inte

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