Metodología Para Documentar ISO 9000

Documentación de un Documentación de un Sistema de GestiónSistema de Gestión

Ing. Alejandro AlborinoIng. Alejandro Alborino

Bariloche, Mayo de 2011 Bariloche, Mayo de 2011

Objetivos:Adquirir los conocimientos necesarios para desarrollar la documentación de un SGI que cumpla con los requisitos de la norma y adecuada a las necesidades de cada Organización.

Contenidos programáticos

• Documentación. • Propósito de la documentación.• Documentación del SGI.• Tipos de documentos: • Política.• Objetivos. • Manual de Gestión. • Procedimientos. Instructivos. • Identificación de la documentación mandatoria y necesaria

de un SGI. • Formas de documentar: Diagramas de flujo. Mapas de

proceso.

Según la norma ISO 9000Según la norma ISO 9000

Información y su medio de soporteInformación y su medio de soporte

Información: datos que poseen significadoInformación: datos que poseen significadopapeles, fotografías, planos, ...papeles, fotografías, planos, ...

¿QUÉ ES UN ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?DOCUMENTO?

¿POR QUÉ DOCUMENTAR?¿POR QUÉ DOCUMENTAR?

• Para asegurar uniformidad y comunicaciónPara asegurar uniformidad y comunicación• Lograr la conformidad con los requisitosLograr la conformidad con los requisitos• Obtener repetibilidad y trazabilidadObtener repetibilidad y trazabilidad• Proveer la formación adecuadaProveer la formación adecuada• Para demostrar de que manera se realizan Para demostrar de que manera se realizan

las actividadeslas actividades• Evaluar la eficacia y adecuación del SistemaEvaluar la eficacia y adecuación del Sistema

¿CUALES SON LOS DOCUMENTOS ¿CUALES SON LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LAS NORMAS?REQUERIDOS POR LAS NORMAS?

TIPO DE DOCUMENTOSTIPO DE DOCUMENTOS

OBLIGATORIOSOBLIGATORIOS

• Aquellos que explícitamente están indicados Aquellos que explícitamente están indicados

en el sistema de gestión aplicable y las en el sistema de gestión aplicable y las

normas de referencia.normas de referencia.

NECESARIOSNECESARIOS

• Aquellos requeridos para asegurar el control Aquellos requeridos para asegurar el control

de los riesgos operacionales de calidad, de los riesgos operacionales de calidad,

seguridad y medio ambienteseguridad y medio ambiente

Sistema de Gestión Sistema de Gestión DocumentadoDocumentado

POLÍTICAPOLÍTICA

MANUAL DE MANUAL DE GESTIÓNGESTIÓN

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOSINSTRUCTIVOS

REGISTROS Y DATOS

REGISTROS Y DATOS

TIPOS DE DOCUMENTOSTIPOS DE DOCUMENTOS

• Manual de Gestión: Manual de Gestión: describe el describe el sistema de gestión de una Organización.sistema de gestión de una Organización.

• Procedimientos: Procedimientos: establecen cómo se establecen cómo se hacen las cosashacen las cosas..

• Instructivos: Instructivos: establece requisitos establece requisitos específicos.específicos.

• Registro: Registro: refleja los resultados obtenidos refleja los resultados obtenidos y evidencias.y evidencias.

• “La documentación del sistema de gestión debe incluir:

a) la política y los objetivos;

b) la descripción del alcance del sistema de gestión de S y SO;

c) la descripción de los elementos principales del sistema de gestión de S y SO y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados;

SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001

4.4.4 Documentación4.4.4 Documentación

d) los documentos, incluyendo los registros, requeridos por esta norma OHSAS, y

e) los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de sus riesgos de S y SO / aspectos ambientales significativos.

Nota: Es importante que la documentación sea proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos concernientes y que se mantenga al mínimo requerido para que sea eficaz y eficiente”

SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001

4.4.4 Documentación4.4.4 Documentación

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad,b) un manual de la calidad,c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional, yd) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

SEGÚN ISO 9001SEGÚN ISO 9001 4.2 Requisitos de la documentación

NOTA 1:• Cuando aparece el término “procedimiento

documentado” dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido.

• Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos.

• Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con más de un documento.


NOTA 2 La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una organización a otra debido a:

• el tamaño de la organización y el tipo de actividades,

• la complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal.

NOTA 3

La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio.


DocumentaciónDocumentación

ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001 requierenISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001 requieren

Un Sistema de Un Sistema de DocumentosDocumentos

Un Sistema documentado Un Sistema documentado

y NO

ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001

Control de los registros

Deben ser legibles, identificables, recuperables

Procedimiento documentado para asegurar :

identificación almacenamiento protección recuperación tiempo de retención disposición

¿CUALES SON LOS REQUISITOS DE ¿CUALES SON LOS REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION EN UN SISTEMA LA DOCUMENTACION EN UN SISTEMA

DE GESTIÓN?DE GESTIÓN?

Los documentos requeridos por el sistema de

gestión se deben controlar.

Los registros son un tipo especial de documentos y

se deben controlar de acuerdo con los requisitos

establecidos en el apartado 4.5.4

SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 140014.4.5 Control de documentos4.4.5 Control de documentos

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:– aprobar los documentos con relación a su

adecuación antes de su emisión;– revisar y actualizar los documentos cuando sea

necesario, y aprobarlos nuevamente– asegurarse que se identifican los cambios y el

estado de revisión actual de los documentos;


– asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso;

– asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;

– asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución,

– prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se conserven por cualquier razón


Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4.

SEGÚN ISO 9001SEGÚN ISO 90014.2.3 Control de los documentos4.2.3 Control de los documentos

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

• aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,

• revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,

• asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,

• asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,


• asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,

• asegurarse de que los documentos de origen externo, se identifican y que se controla su distribución

• prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.


Actividad 1Actividad 1

Identificar :Identificar :

•Procedimientos documentadosProcedimientos documentados

•DocumentosDocumentos

•RegistrosRegistros

OHSAS 18001/ ISO 9001/ISO 14001OHSAS 18001/ ISO 9001/ISO 14001

¿¿COMO DOCUMENTAR COMO DOCUMENTAR UN SISTEMA DE GESTION ?UN SISTEMA DE GESTION ?

Jerarquía de documentos

Política, ObjetivosPolítica, ObjetivosManual Manual

ProcedimientosProcedimientos

DocumentosDocumentos

RegistrosRegistros

1er nivel1er nivel

2do nivel2do nivel

3er nivel3er nivel

4to nivel4to nivel

Establecen el rumbo de laEstablecen el rumbo de la organización, su propósito, futuro y organización, su propósito, futuro y

descripción general del descripción general del sistema y de su aplicación sistema y de su aplicación

Describen el Cómo, Donde, Describen el Cómo, Donde, Quién y Cuando para aquellos Quién y Cuando para aquellos

procedimientos que pide la normaprocedimientos que pide la norma

Describen la forma de Describen la forma de operación de la organizaciónoperación de la organización

Formularios, archivos, Formularios, archivos, discos magnéticos, proveen discos magnéticos, proveen

evidencia de lo actuadoevidencia de lo actuado

La POLÍTICA de la CALIDADLa POLÍTICA de la CALIDADdebe ...debe ...

La POLÍTICA de la CALIDADLa POLÍTICA de la CALIDADdebe ...debe ...

Ser Apropiada a las necesidades de la organización y los Ser Apropiada a las necesidades de la organización y los

clientesclientes

Incluir compromiso de cumplir con los requerimientos y Incluir compromiso de cumplir con los requerimientos y

con la mejora continua con la mejora continua

Proveer el marco para establecer y revisar los objetivosProveer el marco para establecer y revisar los objetivos

Ser comunicada, entendida e implementadaSer comunicada, entendida e implementada

Ser revisada para su adecuación continuaSer revisada para su adecuación continua

Objetivos de gestión documentadosObjetivos de gestión documentados

En las funciones y niveles pertinentesEn las funciones y niveles pertinentes

MediblesMedibles

RealizablesRealizables

Alineados con la políticaAlineados con la política

Manual de Gestión

Es único para cada organización

Su estructura, formato, contenido (excepto los mínimos

indicados en al Ap. 4.2.2 de ISO 9001) y método de

presentación son flexibles y deben adaptarse a las

necesidades de cada organización

MANUAL DE GESTIÓNMANUAL DE GESTIÓN

Documento que enuncia las políticas de gestión y Documento que enuncia las políticas de gestión y describe el Sistema de Gestión de una organizacióndescribe el Sistema de Gestión de una organización

– En general no contiene detalles sino lineamientosEn general no contiene detalles sino lineamientos– Refiere a documentos de “nivel” inferior o los Refiere a documentos de “nivel” inferior o los

contienecontiene– Define el alcance del sistemaDefine el alcance del sistema– Describe la secuencia e interacción de los Describe la secuencia e interacción de los

procesos del sistemaprocesos del sistema– Es revisado y aprobado por la DirecciónEs revisado y aprobado por la Dirección

Propósitos del Manual de Propósitos del Manual de GestiónGestión

• Comunica la Política • Define la estructura de documentos• Proporciona la base del Sistema de

Gestión • Presenta al Sistema para fines externos• Demuestra la adecuación del Sistema a

la norma aplicable

Estructura y Contenido del Estructura y Contenido del Manual de GestiónManual de Gestión

• Objetivo y Alcance• Tabla de contenidos y Estado de revisión• Información general sobre la Organización• Política • Descripción de la Organización, responsabilidades

y autoridades• Descripción de los procesos del Sistema .

Referencia a documentos de nivel inferior• Definiciones• Anexos ( mapa de procesos, organigramas, listado

de documentos, etc.)

PROCEDIMIENTOS E PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJOINSTRUCCIONES DE TRABAJO

• Describen las actividades que realiza una Describen las actividades que realiza una organización en relación a los requisitos normativos. organización en relación a los requisitos normativos.

• Definen las responsabilidades y autoridades para Definen las responsabilidades y autoridades para llevar a cabo dichas actividades.llevar a cabo dichas actividades.

• Los instructivos son de carácter especifico y detallan Los instructivos son de carácter especifico y detallan aspectos técnicos de las actividades que describen.aspectos técnicos de las actividades que describen.

Estructura y contenido Estructura y contenido de un procedimientode un procedimiento

• ObjetivoObjetivo• AlcanceAlcance• Abreviaturas y definicionesAbreviaturas y definiciones• ResponsabilidadesResponsabilidades• ReferenciasReferencias• Desarrollo del ProcedimientoDesarrollo del Procedimiento• Registros / Formularios / AnexosRegistros / Formularios / Anexos

Objetivo: Objetivo: describe brevemente el motivo del describe brevemente el motivo del documentodocumento

Alcance: Alcance: Define a qué Partes / Productos y/o Servicios Define a qué Partes / Productos y/o Servicios de la organización resulta aplicable el documento.de la organización resulta aplicable el documento.

Abreviaturas y definiciones : Abreviaturas y definiciones : qué es lo que se qué es lo que se quiere expresar cuando se usa una palabra o una quiere expresar cuando se usa una palabra o una abreviaturaabreviatura


Responsabilidades: Responsabilidades: definir las responsabilidades definir las responsabilidades de c/ función involucrada en el procedimiento de c/ función involucrada en el procedimiento documentado.documentado.

Referencias : Referencias : • procedimientos e instructivos del SG que estan procedimientos e instructivos del SG que estan

relacionados con el procedimiento que se esta relacionados con el procedimiento que se esta documentando, documentando,

• normas de referencia (evite lo obvio). No incluya normas de referencia (evite lo obvio). No incluya las normas de gestión.las normas de gestión.

• Requisitos legales y/o normativas aplicable Requisitos legales y/o normativas aplicable (cuando corresponda)(cuando corresponda)


Desarrollo del ProcedimientoDesarrollo del Procedimiento• Describe la secuencia de actividades del proceso Describe la secuencia de actividades del proceso

• Hágalo simple, corto y fácil de interpretar.Hágalo simple, corto y fácil de interpretar.

• Evite el lenguaje no comprensible. Evite el lenguaje no comprensible.

• Si ayuda, incluya esquemas o gráficos.Si ayuda, incluya esquemas o gráficos.

• Analice la gestión actual; luego establezca la gestión mejorada Analice la gestión actual; luego establezca la gestión mejorada

incluyendo la opinión y sugerencia de los involucrados.incluyendo la opinión y sugerencia de los involucrados.

• Siga un orden secuencial.Siga un orden secuencial.

• Comience por la entrada, describa el proceso e identifique la Comience por la entrada, describa el proceso e identifique la

salida.salida.


Registros /Formularios/ Anexos.

• Formatos de registros( formularios)• Fotos• Diagramas de flujo• Croquis• Tablas


DIAGRAMA DE FLUJO:

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO

DIAGRAMA DE BLOQUE DIAGRAMA DE BLOQUE

INICIO

TAREA A

TAREA C

TAREA B

FIN

DIAGRAMA NORMALIZADO

INICIO/FIN

ACTIVIDAD

PUNTO DE CONTROL

TRANSPORTE

CONECTOR

ALMACENAMIENTO

ESPERA

REGISTRO

TIPOS DE SOPORTETIPOS DE SOPORTEPARA LA DOCUMENTACIONPARA LA DOCUMENTACION

• PAPEL• INFORMÁTICO• OTROS

Ejemplo de Aprobación de Ejemplo de Aprobación de DocumentosDocumentos

GG

GI GI GI

JS JS JS JS JS JS

MG

PG

Instruccionesde Trabajo

DirecciónDirección

GerenciasGerenciasIntermediasIntermedias

JefaturasJefaturasde Sectorde Sector

Modelo de distribución de Modelo de distribución de documentacióndocumentación

Centralizado Centralizado Descentralizado Descentralizado

GestiónGestión

ÁreasÁreas

SectoresSectoreso Gruposo Grupos

Modelo de distribución de Modelo de distribución de

documentacióndocumentación Totalmente descentralizadoTotalmente descentralizado

Recomendaciones a la Recomendaciones a la hora de redactar...hora de redactar...

• Seleccione la actividad a documentar • Tenga claro qué es lo que pretende lograr• Defina el alcance del documento• Decida las responsabilidades involucradas

(busque consenso)• Asegure cumplir con lo que la Norma pide• Escriba para que los demás lo entiendan• Tenga en cuenta entrada –salida y proceso

involucrado

Actividad 2

Actividad grupal

Análisis de los modelos de documentación presentados por el instructor

Actividad 3

Seleccionar un proceso y realizar un procedimiento documentado utilizando el modelo de diagrama de flujo

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