Manual de Procesos - LACTEOSBOL

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SEDEM1Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas

Productivas

La Paz, 06 de fe b re ro de 2015

GERENCIA GENERALSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA SEDEM/GG/N° 010/2015

TEMA: APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS DE LA EMPRESA PÚBLICA PRODUCTIVA LÁCTEOS DE BOLIVIA - LACTEOSBOL.

VISTOS:La so lic itu d de aprobac ión del M anual de Procesos de la Em presa Pública P roductiva Lácteos de B o liv ia - LACTEOSBOL, cursada m ed ian te In fo rm e IN F /G G /L B /2 0 1 4 -1 8 0 2 de 30 de d ic iem bre de 2 014 , e m itid o po r la R esponsable de O rgan ización y M étodos de LACTEOSBOL; Nota In te rn a N I/G ID /2 0 1 5 -0 0 0 3 de 12 de enero de 2015 del G erente de In ve s tig a c ió n y D esarro llo del SEDEM; el In fo rm e Legal IN F /G G /L B /2 0 1 5 -0 1 6 2 de 06 de fe b re ro de 2015 , exped ido por el A sesor Legal de LACTEOSBOL y a n teceden tes ad ju n to s .

CONSIDERADO I.Que m e d ia n te In fo rm e IN F /G G /L B /2 0 1 4 -1 8 0 2 de 30 de d ic iem bre de 2014 , la Responsable de O rgan izac ión y M étodos de LACTEOSBOL, Lic. D anie la Padrón M aldonado, recom ienda al G erente Técn ico a .i. de LACTEOSBOL la ap robac ión del M anual de Procesos, a d ju n ta n d o el docum en to e laborado y rev isado po r las ins tanc ias respectivas .

Que po r Nota In te rn a N I/G ID /2 0 1 5 -0 0 0 3 de 12 de enero de 2015 , el G eren te de In ve s tig a c ió n y D esa rro llo del SEDEM, Lic. Marco A ure lio Fernández C apriles, re m ite a la Asesoría Legal el Manual de Procesos de LACTEOSBOL, ind icando que el m ism o fue rev isado co rrespond iendo su aprobación m ed ia n te R esolución A d m in is tra tiv a .

Que el In fo rm e Legal IN F /G G /L B /2 0 1 5 -0 1 6 2 de 06 de fe b re ro de 2015 , exped ido por el Asesor Legal de LACTEOSBOL, A bog. W ilge A n ton io Céspedes Suarez, recom ienda re m it ir el In fo rm e IN F /G G /L B /2 0 1 4 -1 8 0 2 de 30 de d ic iem bre de 2014 , la Nota In te rn a N I/G ID /2 0 1 5 -0 0 0 3 de 12 de ene ro de 2015 , el In fo rm e Legal y el M anual de Procesos de la Em presa Pública P roductiva Lácteos de B o liv ia - LACTEOSBOL an te la G eren te General del S erv ic io de D esarro llo de las Em presas Públicas P roductivas - SEDEM, para que en su ca lidad de M áxim a A u to rid a d E jecu tiva , d e te rm in e su ap robac ión m e d ia n te Resolución A d m in is tra tiv a y en consecuencia se ap lique sin excepción por to d a s las un idades o rgan izac iona les y se rv id o re s púb licos de la en tidad .

CONSIDERANDO II:Que m e d ia n te D ecre to S up rem o N° 29254 de fecha 05 de se p tie m b re de 2007 , se crea la Em presa Pública N acional E stra tég ica Lácteos de B o liv ia - LACTEOSBOL, con el o b je tiv o de in ce n tiva r la p roducc ión naciona l con v a lo r ag regado , generando m ayores fu e n te s de em p leo en procura de la soberanía p ro d u c tiva , te n ie n d o com o p rinc ipa l ac tiv idad la p roducc ión y com erc ia lizac ión de lácteos y p roduc tos re lac ionados.

Que po r D ecre to S uprem o N° 0404 de 20 de enero de 2010 , se am p lían las ac tiv idades y las fu e n te s de fin a n c ia m ie n to de LACTEOSBOL a la p roducc ión y com erc ia lizac ión de lácteos, bebidas a lim e n tic ia s ana lcóho licas y p roductos re lac ionados.

Que m e d ia n te D ecre to S uprem o N° 0590 de 4 de agosto de 2010 , v ig e n te a p a r t ir de 06 de s e p tie m b re de 2010 , se crea el S erv ic io de D esarro llo de las Em presas Públicas P roductivas - SEDEM, com o in s titu c ió n púb lica descen tra lizada de derecho púb lico , con persona lidad ju ríd ica y au tonom ía de ges tión a d m in is tra tiv a , f in a n c ie ra , lega l, técn ica y p a tr im o n io p ro p io ; te n iendo com o fin a lid a d ap o ya r la puesta en m archa de las Em presas Públicas P roductivas ba jo su dependencia d ire c ta , e n tre e llas, Lácteos de Bo liv ia - LACTEOSBOL.

Que la Ley N° 1178 de A d m in is tra c ió n y C on tro l G ube rnam en ta les de 20 de ju lio de 1990, regu la los s is tem as de A d m in is tra c ió n y C on tro l de los recursos del Estado y su re lac ión con los s is tem as nac iona les de P lan ificación e In ve rs ió n Pública, co n fo rm e el o b je to que d ispone la Indicada Ley.

Av. Camacho esq. Buen o No 1488 (Piso 3) - Edificio ‘Ex - R E FO " Teléfonos . 2147001(fax) - 2145707 ~ 2145697

La Paz ? Bolivia

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Productivas

Que el a rtícu lo 7 - b) de la m encionada Ley, estab lece que toda en tidad pública o rgan iza rá in te rn a m e n te , en fu n c ió n de sus o b je tiv o s y la na tu ra leza de sus a c tiv idades , los s is tem as de a d m in is tra c ió n y co n tro l in te rn o de que tra ta la ind icada ley.

Que en su A rt. 27 , señala que cada en tid a d del S ec to r Público e labora rá en el m arco de las norm as básicas d ic tadas po r los ó rganos re c to res , los re g la m e n to s específicos para el fu n c io n a m ie n to de los s is tem as de A d m in is tra c ió n y C on tro l In te rn o s regu lados po r la ind icada Ley y los s is tem as de P lan ificac ión e In ve rs ió n Pública y que co rresponde a la m áx im a a u to ridad de la en tidad la responsab ilidad de su im p la n ta c ió n .

Que el In fo rm e Técnico e m itid o po r la Responsable de O rgan ización y M étodos de LACTEOSBOL, señala que a fin de po d e r o p e ra tiv iz a r las ta reas y ob ligac iones es preciso a p ro b a r el Manual de P roceros para el c o n tro l, m ane jo y p ro ce d im ie n to s a se g u ir y así pode r d e sa rro lla r y p lasm ar los o b je tiv o s y m e tas trazadas que la em presa Pública P roductiva Lácteos de Boliv ia - LACTEOSBOL tie n e en el Plan O p e ra tivo Anual.

Que el In fo rm e Legal, conc luye que C om pulsados los an teceden tes con las norm as descritas y s iendo necesario el con tro l y m ane jo de los procesos de la e n tid a d , co rresponde la aprobación del M anual de Procesos de la Em presa Pública P roductiva Lácteos de B o liv ia - LACTEOSBOL, con CÓDIGO G EN -M AN -003, V ers ión 01 , com puesto de Sesenta y Tres (6 3 ) fo ja s num eradas ú tiles .

El A rt. 7 inc isos c) y j ) del D ecre to S uprem o 0590 , estab lece que es func ión del G eren te General del SEDEM a p ro b a r la o rgan izac ión , e s tru c tu ra , p lanes, p rog ram as , p royec tos , reg lam en tos y manuales necesarios para el fu n c io n a m ie n to y cu m p lim ie n to de las ac tiv idades del SEDEM y e m itir R esoluciones A d m in is tra tiv a s en el m arco de sus com pe tenc ias .

POR TANTO:La G eren te G enera l del SEDEM, en uso de sus func iones y a tr ib u c io n e s lega les con fe ridas por el D ecre to S up rem o N° 0590 de fecha 04 de agosto de 2010 .

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- A p ro b a r el M anual de A d m in is tra c ió n de A lm acenes en P lantas y O ficinas de la Em presa Pública P roductiva Lácteos de B oliv ia - LACTEOSBOL, con CÓDIGO G AF-M AN -011, Vers ión 01 , co m pues to de T re in ta y Seis (3 6 ) fo ja s num eradas ú tiles .

ARTÍCULO SEGUNDO.- E ncom endar a la G erencia Técnica de LACTEOSBOL in s tru ir la d ifus ión del M anual de A d m in is tra c ió n de A lm acenes en P lantas y O fic inas ap robado po r la p resen te Resolución. A s im ism o , se d ispone su ap licac ión sin excepción po r to d a s las un idades o rgan izac iona les y se rv id o re s púb licos de LACTEOSBOL.

Regístrese, comuniqúese y cúmplase.

Lic. Patric ia B a lliv ian Estenssoro GERENTE GENERAL

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SEDEM

Av. Camacho esq. Bueno No 1468 (Piso 3) - Edificio "Ex - REFO'; Teléfonos . 2147001{fax) - 2145707 - 2145697

La Paz - Bolivia

MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003

MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.

— B 01 1 de 63

MANUAL DE PROCESOS

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

ELABORADO: Lic. D aniela Padrón M aldonadoJefe de

O rganización y M étodos - -

26/12/2014

REVISADO: Lic. Eduardo Daza SandovalG erente

A dm in is tra tivoF inanciero t / c t4

REVISADO: Lic. José Luis Zúñ iga Tarifa G erente T é cn ico r

V: 3 ^ / / z / 2 í»-Y

REVISADO: Lic. Nancy Á vila G utiérrezJefe P lanificación

y C alidad iz/ / ija /S '

APROBADO: Lic. Patric ia Ballivián Estenssoro G erente Generalv Y

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Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL

IÉ0< MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003

MANUAL DE PROCESOS Ver. Pág.' 01 2 de 63

ÍNDICE DE CONTENIDO

1 OBJETIVO...............................................................................................................3

2 ALCANCE.......................................................................................................... .....3

3 TÉRMINOS Y ABREVIATURAS...................................................................... ....3

4 RESPONSABILIDADES. . ............................................................................... ...4

5 DOCUMENTOS DE RESPALDO........................................................................5

6 PROCESOS DE LA EMPRESA....................................................................... ...6

6.1 MAPA DE PROCESOS.................................................................................6

6.2 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS............................................................... ..7

6.2.1 Procesos C laves ................................................................................ ...7a. Productivo - Comercial ...............................................................

6.2.2 Procesos de A p o y o ........................................................................... ...18

a. Adm inistrativo - Financiero ...................................................... ...18

b. Asuntos J u ríd ic o s .............................................................................31

c. Sistemas y S o p o rte ...........................................................................34

d. Comunicación ...................................................................................40

e. Mantenimiento y S upe rv is ión ........................................................45

6.2.3 Procesos de Fortalecimiento Institucional .....................................48

a. Auditoría Interna .............................................................................48

b. Formulación y Seguimiento al P O A ..............................................52

c. Sistema de Gestión Integrada - S G I........................................... ..56

d. Análisis O rganizaciona l...................................................................60

7 USO Y DIFUSIÓN.............................................................................................. ...63

8 CONTROL DE CAM BIO S................................................................................ ...63



MANUAL DE PROCESOS Ver. Pág.— ■■iiiiirí “ 01 3 de 63

1. OBJETIVO

El objetivo del presente documento es contar con un instrumento que permita

identificar los procesos institucionales, determinando su secuencia e interacción,

como las referencias adicionales de cada uno de ellos.

El Manual de Procesos permite:

s Transparentar la gestión interna.

s Uniformar y controlar el cumplimiento de las diferentes actividades de

trabajo.

s Auxiliar a nuevos y antiguos funcionarios en la inducción del puesto y en el

adiestramiento y capacitación del personal,

v' Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones.

■S Apoyar el análisis y revisión de procesos.

s Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo.

S Facilitar la evaluación del control interno y su vigilancia.

2. ALCANCE

El presente Manual incluye todos los procesos identificados en la Empresa. La

aplicación de un Sistema de Procesos dentro de la organización, junto con la

identificación e interacción de estos procesos, así como su gestión, puede

denominarse como “Enfoque basado en Procesos”, de acuerdo a la metodología

“Planificar; Hacer, Verificar y Actuar1’.

3. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas entre sí, que

transforman elementos de entrada en elementos de salida a través de la utilización

de recursos.



MANUAL DE PROCESOS Ver. jPág.___01 4 de 63

Área Organizacional: Es parte de la Estructura Organizacional, conformada por la

Unidad Cabeza de Área y en caso necesario, por varias Unidades Organizacionales

dependientes. El Área Organizacional, cuenta con objetivos específicos u

operaciones.

Estructura Organizacional: Es el conjunto de Áreas y/o Unidades

Organizacionales, interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación,

instancias de coordinación interna y procesos establecidos por la Empresa para

cumplir con sus objetivos. La Estructura Organizacional se formaliza a través del

Manual de Organización y Funciones.

Función: Son los deberes o potestades concedidos a las Unidades para desarrollar

su finalidad o alcanzar su Objetivo.

Procedimiento: Son un conjunto de tareas secuenciales y paralelas, que son

realizadas para lograr una operación, un proceso o parte de ellos.

Usuarios/Clientes: Áreas, Unidades, Entidades y público en general que utilizan los

productos y/o procesos que se desarrollan en la Empresa.

4. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de la Unidad de Organización y Métodos la elaboración y

actualización de este documento.

Es responsabilidad de todas las Áreas y Unidades Organizacionales de

LACTEOSBOL implementar el Manual de Procesos, así como brindar la información

necesaria para la actualización de dicho documento.


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MANUAI DF PROCíF'SO*? Ver. Pág.01 5 de 63

5. DOCUMENTOS DE RESPALDO

• Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control

Gubernamental.

• Resolución Suprema N° 217055 de 20 de mayo de 1997, que aprueba las

Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa (SOA).

6. PROCESOS DE LA EMPRESA

6.1 MAPA DE PROCESOS

CIUDADANOS(PROVEEDORES)

CIUDADANOS(CLIENTES)

PROCESOS EXTERNOS

En el mapa se destacan los Procesos que corresponden a la metodología aplicada, a

saber:

s Procesos Estratégicos: Son los que definen las políticas, los lineamientos y el

rumbo a seguir por la Empresa (Planificar).


MANUAL DE PROCESOS

MANUAL

Ver._______ Pág.01 6 de 63

CÓDIGOGEN-MAN-003

s Procesos Claves: Son la razón de ser de la Empresa. Responden a la finalidad

de la creación de Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL (Hacer).

s Procesos de Fortalecimiento Institucional: Son los que corresponden al

seguimiento, control y evaluación de la Empresa en base a indicadores de

satisfacción de los clientes internos y externos (Verificar - Actuar).

s Procesos de Apoyo: Son las encargadas de proveer recursos necesarios para

la correcta operación de todos los procesos (Hacer).

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización y Métodos- LACTEOSBOL


MANUAL DE PROCESOS Ver. pág-01 7 de 63

6.2 DESCRIPCION DE PROCESOS

6.2.1 Procesos Claves

a. Productivo - Comercial

Diagrama Proceso Productivo Comercial

LACTEOSBOL

AREAS Y UNIDADES

ENTRADA

LACTEOSBOL

AREAS Y UNIDADES

SALIDA



MANUAL DE PROCESOS Ver. Pág........ 01 8 de 63

LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-001PROCESO: Programación de Producción AREA Y/O UNIDAD: Jefe de Producción

PLA

NE

AR

OBJETIVO: Programar la Producción para las Plantas de LACTEOSBOLALCANCE:

Empieza: Requerimiento de pedidos realizados por el área comercial Incluye: Programación de Producción Termina: Envió de Pedidos a las Plantas

PROVEEDOR: Area Comercial CLIENTE: Jefes de Planta

££tuO

ENTRADAS:Pedidos de las Distribuidoras al Área Comercial Pedido de Productos por el Área Comercial

SALIDAS:Plantas con Programas definidos de Producción

i REGISTROS:Envío vía digital del Programa de Producción semanal a las Plantas

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Productivo Comercial

ve<

VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad programada planificada versus lo ejecutado producido

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual a los indicadores

ou_

CCLU>

INDICADORES:Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( Cantidad de pedidos al mes/N° total de producción)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido de dias para atender un pedido)Inventarios de cámara de producto terminado actualizados

ve<PRODUCTO NO CONFORME: Incumplimiento de producción

DhO<

ACCIÓN PREVENTIVA: Verificación de stocks de material de envase e insumos, la Planta debe contar con todas las herramientas para ejecutar la producción planificada

ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitar al personal a cargo de la producción en Planta sobre tiempos y Procedimientos de Producción


3233EQeO MANUAL

MANUAL DE PROCESOS

CODIGOGEN-MAN-003

Ver.01

Pág.9 de 63

LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-002PROCESO: Stock de Insumos y Material de Envasado AREA Y/O UNIDAD: Encargado de AlmacenesOBJETIVO: Verificar el Stock de Insumos y Material de Envasado en Almacenes

PLA

NE

AR ALCANCE:

Empieza: Programación de ProducciónIncluye: Verificación de Stock de Insumos y Material de Envasado Termina: Compra de Insumos y Material de Envasado

PROVEEDOR: Jefe de Producción CLIENTE: Proveedores

CEWO

ENTRADAS:Requerimiento de Insumos y Material de Envasado para producir

SALIDAS:Evaluación de ProveedoresCompra de Insumos y Material de Envasado

X REGISTROS:Kardex de Almacenes


a: < o

VARIABLES A CONTROLAR:Stockamiento de Insumos y Material de Envasado Kardex actualizados

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual al Stock

LLCCUJ>

INDICADORES:Porcentaje de insumos = ( Cantidad de insumos en stock/Cantidad de insumos para la producción)*100 Porcentaje de Material de Envasado = ( Cantidad de material de envasado en stock/Cantidad de material de envasado para la producción)*100 Kardex Actualizados

OíPRODUCTO NO CONFORME: Falta de material de envasado e insumos

<3HO<

ACCIÓN PREVENTIVA: La Planta debe hacer el Pedido con el debido tiempo para la adquisición de Materiales e Insumos

ACCIÓN CORRECTIVA: Tener una lista de proveedores con experiencia en el rubro y con la capacidad de entrega inmediata, mejor aún si se trabaja mediante contratos anuales




' — - * 01 10 de 63

LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-003PROCESO: Evaluación de Proveedores ÁREA Y/O UNIDAD: Técnico en LogísticaOBJETIVO: Trabajar con material de envasado, insumos y materia prima de buena calidad

a i< ALCANCE:UJz Empieza: Requerimiento de insumos y material de envasado< Incluye: Evaluación de ProveedoresQ. Termina: Decisión de Proveedor con la mejor calidad y menor costo

PROVEEDOR: Técnico en Logística CLIENTE: Gestión de Logística de InsumosENTRADAS: SALIDAS:Requerimiento de insumos y material de envasado Proveedores clasificados para la entrega de

a iUJo

insumos y material de envasadoREGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:

i Base de Datos de Proveedores Tablas de Consumos Anuales

Ver Diagrama Proceso Productivo Comercial

VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:

01 Se debe controlar la calidad de los insumos y del material de Realizar inspecciones siempre que se envíe la<oLLa iUJ

envasado muestra del Proveedor en conjunto alEncargado de Control de Calidad

INDICADORES:N° de Proveedores con Contrato

01<

PRODUCTO NO CONFORME: Proveedor con material de envasado e insumos de mala calidad

DHO<

ACCIÓN PREVENTIVA: Evaluar el Proveedor antes de iniciar cualquier compra

ACCIÓN CORRECTIVA: Retirar al Proveedor de la entrega de insumos y material de envasado



MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 11 de 63

LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-004PROCESO: Gestión Logística de Insumos ÁREA Y/O UNIDAD: Logística

0£<

OBJETIVO: Abastecer de Insumos y Material de Envasado a las Plantas de LACTEOSBOL, de maneraALCANCE:

LUZ Empieza: Requerimiento de Insumos y Material de Envasado

Incluye: Realizado de Pedidos a los Proveedores de Material de Envasado e insumosQ_ Termina: Abastecimiento de Insumos y Material de Envasado a las Plantas de LACTEOSBOL

PROVEEDOR: Almacenes CLIENTE: ProducciónENTRADAS: SALIDAS:Inventarios Orden de CompraRequerimiento de insumos Logística de TransporteRequerimiento de Material de Envasado Abastecimiento a las Plantas con Insumos y

HA

CE

R Material de Envasado

REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:Orden de Compra Ver Diagrama Proceso Productivo ComercialPago a ProveedoresNotas de Entrega

VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:Cantidad de Insumos entregados a las Plantas Seguimiento a Contratos

<OULa:LU

Cantidad de Material de Envasado entregados a las Plantas

INDICADORES:> Stock de Almacenes

Cantidad de Requerimientos Atendidos= ( N° de pedidos atendidos / N° de pedidos totales)

AC

TU

AR PRODUCTO NO CONFORME: Falta de Insumos y Material de Envasado en Plantas

ACCIÓN PREVENTIVA Pedidos deben ser elaborados con antelación tanto al Área de Logística como a Proveedores

ACCIÓN CORRECTIVA- Informar la falta de Insumos y/o Material de Envasado para que Producción modifique la Programación


f ifiím 1 £ H i #X*i 1 MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003

MANUAL DE PROCESOS Ver. ü S i p S01 12 de 63

LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-005

PROCESO: Fabricación de Productos AREA Y/O UNIDAD: Gerencia de Operaciones Productivas

cc OBJETIVO: Garantizar la Fabricación de Productos en la cantidad y calidad requerida por el Cliente<UJz3CL

ALCANCE:Empieza: Requerimiento de Productos del Área Comercial Incluye: Programación de Producción Termina: Entrega de Producto Terminado

PROVEEDOR: Area Comercial CLIENTE: Area ComercialENTRADAS:Stock de Insumos y Material de Envasado Ingreso de Materia Prima de buena calidad

SALIDAS:Producto terminado

a .luo

Solicitud de ProductosStock de Producto en Cámara de Producto

i REGISTROS:Registro de Ingreso de Materia Prima Registro de Control de Variables en Producción Registro de Materia Prima Procesada Informe de Producción Mensual


VE

RIF

ICA

R

VARIABLES A CONTROLAR:RendimientoMermasInventarios en Cámara de Producto Terminado actualizado

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento Mensual a los Indicadores

INDICADORES:Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( N° de Productos elaborados en el mes/N° total de requerimientos atendidos en el mes)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido de días atender un pedido)

Producto en buen estado = (Cantidad de producto conforme al mes / cantidad total producido al mes)

ce.< PRODUCTO NO CONFORME: Productos con observación en la calidad

ho<

ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento

ACCIÓN CORRECTIVA; Capacitaciones en áreas críticas



MANUAL DE PROCESOS Ver. Pág.01 13 de 63

LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-006PROCESO: Aseguramiento de la Calidad AREA Y/O UNIDAD: Control de CalidadOBJETIVO: Asegurar la Calidad de los Productos en las etapas de Producción y Producto Terminado.ALCANCE:

Empieza: Inicio de la Producción Incluye: Seguimiento a la ProducciónTermina: Liberación del Producto que cumple con características organolépticas y fisicoquímicas

PROVEEDOR: Producción ENTRADAS:Estándares de Calidad Fechas de Vencimiento Normativa Boliviana Vigente

REGISTROS:Registros de Producto Terminado Registro de Seguimiento a Fermentación Registro de Control de Limpieza de Camiones Registro de Buenas Practicas de Manufactura Certificados de Liberación de Productos

VARIABLES A CONTROLAR:Variables Fisicoquímicas Variables organolépticas Variables de Producción

CLIENTE: Cliente en general SALIDAS:Productos de Buena Calidad


INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento a todos los Procesos Productivos

INDICADORES:Producto no conforme retenido en planta= (Unidades retenidas/ Unidades producidas)Reprocesos = (Kilogramos de Reprocesos / Kilogramos producidos Totales)Cumplimiento de Proceso de Elaboración = (Número de Verificaciones que presentan observación/ Número de Verificaciones Totales)Incumplimiento de Buenas Prácticas de Manufactura= (Número de personas que no cumplen con BPM/ Número de personas que trabajan en el área)_________________________________________________________________________

a: < 3 r O <

PRODUCTO NO CONFORME: Producto no conforme


ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas


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LACTEOSBOL | FICHA DE PROCESO | COD: GC-COM-001

PROCESO: Gestión de PedidosAREA Y/O UNIDAD: Gerencia de Comercialización y Logística

PLA

NE

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OBJETIVO: Administrar la gestión de pedidos de clientes, realizando actividades de solicitud, recepción, registro y orden de pedidos.

ALCANCE:Empieza: Solicitud/Recepción del pedido del ClienteIncluye: Registro de pedido y emisión de la orden de pedido a producción para su respectiva programación Termina: Seguimiento a la entrega de los pedidos solicitados

PROVEEDOR: Cliente CLIENTE: Producción

HA

CE

R

ENTRADAS:Pedido de Cliente (Email, Orden de Compra, Carta u Otro)

SALIDAS:Orden de Pedido emitida a Producción registrada

REGISTROS:Registro/Archivo de Pedidos Registro de Orden de Pedido


O.<Ou.

VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Pedidos Recibidos por SemanaSeguimiento a las Ordenes de PedidoSeguimiento al Cumplimiento de Entregas según pedidos

INSPECCIONES/CONTROLES:Control a las cantidades pedidas por Cliente Control de aumento o disminución de Clientes

ceLLl>

INDICADORES:

Cantidad de Pedidos Atendidos = ( N°de Pedidos Solicitados /N° total de Pedidos Entregados) X100 Seguimiento a los Pedidos = (Cantidad Productos Entregados /Cantidad Productos Pedidos) X 100

ce<

PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores con variación de más de 15%

orO<

ACCIÓN PREVENTIVA: Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento.

ACCIÓN CORRECTIVA: Reuniones con Clientes o Jefes de Plantas.


MANUAL

MANUAL DE PROCESOS

CODIGOGEN-MAN-003

Ver.01

Pág.15 de 63


PROCESO: Gestión Logística de Productos Terminados ÁREA Y/O UNIDAD: Gerencia de Comercialización y Logística

ce<

OBJETIVO: Realizar la Gestión Logística de productos terminados con el fin de cumplir a cabalidad con los pedidos de los clientes.

UJ2

50 .

ALCANCE:Empieza: Producto en Cámara Fría listo para entregar al Cliente Incluye: Entrega de productos a nivel nacional según pedido Termina: Producto es recibido por el Cliente

PROVEEDOR: Planta (Producción) CLIENTE: Consumidor Final, Mayorista o Distribuidor

ceUJo

ENTRADAS:Producto listo para entrega en Cámara Camión disponible en Planta Nota de Entrega/Factura correspondiente al Pedido Destino o Ruta de Distribución Programada

SALIDAS:Ruta de distribución realizada.Consumidor Final, Mayorista o Distribuidor con su pedido.

X REGISTROS:Registro de Nota de Entrega de Pedido/Producto Registro de Viajes o Ruteo Realizado Registro de Incumplimientos o Imprevistos


ce<o

VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Productos/Pedidos Entregados Viajes o Ruteos Realizados Satisfactoriamente Seguimiento al Cumplimiento de Entregas según pedidos

INSPECCIONES/CONTROLES:Control a las cantidades entregadas al Cliente Control de la Cadena de Distribución según programa semanal/mensual

u.ce

INDICADORES:Ul> Cantidad de Pedidos Entregados = ( N° de Pedidos Entregados/N° total de Pedidos Solicitados) X100

Seguimiento a los Pedidos = (Cantidad Productos Entregados /Cantidad Productos Pedidos) X 100 Seguimiento Distribución = (Cantidad de Viajes Programados /Cantidad de Viajes Programados) X 100

ce<

PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores con variación de más de 15%

t—o<

ACCIÓN PREVENTIVA: Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento.

ACCIÓN CORRECTIVA: Reuniones con Transportistas, Distribuidores y Producción.


1 ir» r#í 1 *T*J ISEDEM




PROCESO: FacturaciónÁREA Y/O UNIDAD: Gerencia de Comercialización y Logística

tz<

OBJETIVO: Registrar administrativa y contablemente la venta realizada.

IIJz5Ol

ALCANCE:Empieza: Despacho de productos terminados al Cliente Incluye: Entrega de productos según pedido y Acta de Entrega Termina: Factura emitida al cliente, correspondiente al pedido realizado

PROVEEDOR: Agente Comercial CLIENTE: Consumidor Final, Mayorista o Distribuidor

BCUJO<

ENTRADAS:Entrega del Pedido con su respectiva documentación Información de Facturación del Cliente

SALIDAS:Registro contable y administrativo realizado según factura emitida por la entrega del pedido.Cobranza según monto de la Factura.

X REGISTROS:Registro de Nota de Entrega de Productos/Pedido Registro/Libro de Ventas


cu<o

VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Pedidos Facturados Seguimiento a las Ventas

INSPECCIONES/CONTROLES:Control a las cantidades facturadas al Cliente Control de aumento o disminución de Ventas

ILD'

INDICADORES:UJ> Cantidad de Pedidos Facturados = ( N° de Pedidos Entregados /N° total de Pedidos Facturados) X100

Seguimiento a las Ventas = Cantidad de Productos Facturados

a .<

PRODUCT0 NO CONFORME: Valores de Indicadores con variación de más de 5%

DHO<

ACCIÓN PREVENTIVA: Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento

ACCIÓN CORRECTIVA: Reuniones con Clientes o Jefes de Plantas.




LAC TEO S BO L | FICHA DE PROCESO COD: GC-COM-004

PROCESO: Evaluación de Satisfacción al Cliente ÁREA Y/O UNIDAD: Gerencia de Comercialización y Logística

a :OBJETIVO: Realizar el seguimiento, monitoreo, evaluación y registro de la evaluación al Cliente.

<c111z5ü_

ALCANCE:Empieza: Cliente con producto entregado según su PedidoIncluye: Seguimiento, Evaluación, Monitoreo y registro del reclamo, queja o devolución Termina: Registro del nivel de satisfacción del cliente por el Producto/Servicio brindado

PROVEEDOR: Comercialización y Logística CLIENTE: Consumidor Final, Mayorista o Distribuidor (Nivel de Satisfacción)

LUO

ENTRADAS:Productos Lacteosbol Devolución de Productos Defectuosos Devolución de Productos para cambio o reposición Queja, Reclamo o Sugerencia

SALIDAS:Cliente Satisfecho o Insatisfecho

I REGISTROS:Registro/Encuestas Clientes Satisfechos Registro/Devolución de Producto Defectuoso Registro/Reclamo y/o Sugerencia


VE

RIF

ICA

R

VARIABLES A C O N T R O LA R :Cantidad de Productos Devueltos Cantidad de Quejas o Reclamos generados Porcentaje de Clientes Satisfechos

INSPECCIO NES/CO NTRO LES:Control a prácticas de manipuleo y almacenamiento de los productos.Inspección al origen del Reclamo

INDICADORES:Cantidad de Productos Devueltos= ( N° de Productos Devueltos /N° total de Productos Vendidos) Cantidad de Reclamos Atendidos = ( N° de Reclamos Recibidos /N° total de Reclamos) Porcentaje de Clientes Satisfechos = (N° Clientes Satisfechos/N° de Clientes Atendidos) X 100

DC<

PRODUCTO NO CO NFO RM E: Valores de Indicadores No Óptimos

DhO<





MANUAL DE PROCESOS Ver. Pág-01 18 de 63

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6.2.2 Procesos de Apoyo

a. Adm in istra tivo - F inanciero

Diagrama Proceso Adm in istra tivo Financiero

LACTEOSBOL

ÁREAS Y UNIDADES

ENTRADA


MANUAL CODIGOGEN-MAN-003

MANUAL DE PROCESOSPág.

19 de 63

LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-001PROCESO: Recursos Humanos ÁREA Y/O UNIDAD: Profesional en RR HHOBJETIVO: Realizar el manejo e implementación del Sistema de Administración del Personal con el Enfoque en la Gestión del Recurso Humano.

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AR ALCANCE:

Empieza: Contratación de Personal Incluye: Capacitación de Personal Termina: Desvinculación de Personal

PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE: Personal de LACTEOSBOL

HA

CE

R

ENTRADAS:Normativa Aplicable y su ReglamentaciónPerfiles de CargoContratosAsistencia LaboralRecurso FinancieroLista de Debilidades o Temas de Mejoramiento

SALIDAS:Provisión de Personal Idóneo para el CargoRendimiento de TrabajoConformidad de los Funcionarios y la Empresa

REGISTROS:File de Personal Manual de Cargos Formato de Contrato Registro de Asistencia Planilla de Pago Informes

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Administrativo Financiero

o;<o

VARIABLES A CONTROLAR:Evaluación de Desempeño índice de Rotación de Personal Pagos y Obligaciones Laborales Cumplimiento con Contratos


a .LU>

INDICADORES:Evaluación de Desempeño = ( N° de funcionarios evaluados/N° total de funcionarios de la empresa) índice de Rotación de Personal = (N° de Desvinculaciones en el mes/N° de Personas de Planilla en el mes) Pagos y Obligaciones Laborales = (N° de Pagos y Obligaciones efectuadas/N° Total de Pagos y Obligaciones a realizar mensualmente)Cumplimiento con Contratos= (N° de personas contratadas/N° de personas programadas para contratar)

K.<

PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos

D

O<




1 i f § [ \ L ~í • J*I * T ] f SEDEM



LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-002PROCESO: Administración de Almacenes AREA Y/O UNIDAD: Técnico en Almacenes

OBJETIVO: Administrar de forma transparente y eficiente el manejo de almacenes.

PLA

NE

AR ALCANCE:

Empieza: Ingreso de Material, Insumos, Materia Prima Incluye: Resguardo del Material, Insumos, Materia Prima Termina: Salida de Material, Insumos, Materia Prima

PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CUENTE: Personal de LACTEOSBOL

HA

CE

R

ENTRADAS:Requerimiento interno de Materiales InventariosEspecificaciones y Términos de Referencia provenientes de Unidades Solicitantes Normativa Vigente

SALIDAS:Unidades provistas de Materiales, Materia Prima, Insumos

REGISTROS:Registro de Ingresos y Salida de Material InventariosActa de Recepción en Almacén Registro de Contratos con Proveedores


DC.<

VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Requerimientos Atendidos Tiempo de Atención de Solicitudes


OLLU.LU>

INDICADORES:Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( N° de requerimientos ejecutados en el mes/N° total de requerimientos realizados en el mes en la empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido de días atender un pedido)

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Z)i—o<




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L SEDEM


r MANUAL DE PROCESOSVer. Pag.01 21 de 63

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LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-003PROCESO: Administración de Servicios Generales AREA Y/O UNIDAD: Profesional en Servicios Grales.OBJETIVO: Proveer de forma eficiente a las Áreas y Unidades Organizacionales de aquellos servicios generales requeridos para su buen funcionamiento.

PLA

NE

AR ALCANCE:

Empieza: Ingreso de requerimiento de Servicios GeneralesIncluye: Seguimiento al desempeño de los Servicios Generales brindadosTermina: Finalización del Contrato de Servicios Generales

PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE: Personal de LACTEOSBOL

HAC

ER

ENTRADAS:Requerimiento interno de Suministro de Servicios InventariosEspecificaciones y Términos de Referencia provenientes de Unidades Solicitantes Normativa Vigente

SALIDAS:Unidades provistas de ServiciosActas e Informes de Conformidad con los ServiciosContratos con Proveedores

REGISTROS:Registro de Proveedores de Servicios Generales Acta de Conformidad de los Servicios Registro de Contratos con Proveedores


U.<

VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Requerimientos Atendidos Tiempo de Atención de Solicitudes


OLL.a .LU>

INDICADORES:Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( N° de requerimientos ejecutados en el mes/N° total de requerimientos realizados en el mes en la empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido de días para atender un pedido)

cc<

PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos3&—O<




1119



LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-004

PROCESO: Administración de Activos Fijos AREA Y/O UNIDAD: Profesional en Activos Fijos

OBJETIVO: Administrar de forma transparente y eficiente el manejo de Activos Fijos en el marco de la Ley N° 1178, de Administración y Control Gubernamental.

PLA

NE

AR ALCANCE:

Empieza: Requerimiento de Activos Fijos Incluye: Entrega de Activos Fijos Termina: Devolución de Activos Fijos

PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE: Áreas y Unidades Organizacionales

HAC

ER

ENTRADAS:InventariosRequerimiento de Activos Fijos Devolución de Activos Fijos Normativa Vigente

SALIDAS:Unidades provistas de Activos Fijos Insumos y Servicios

REGISTROS:Registro de Altas y Bajas de Activos Fijos InventariosRegistro de Transferencia de Activos Fijos

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Administrativo

or<

VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Requerimientos Atendidos Tiempo de Atención de Solicitudes Inventarios Actualizados


oLiarLU>

INDICADORES:Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( N° de Activos Fijos Asignados en el mes/N° total de requerimientos realizados de Activos Fijos en el mes en la Empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido de días para atender un pedido)Inventarios Actualizados

0£<


HO<

ACCIÓN PREVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento

ACCIÓN CORRECTIVA Capacitaciones en áreas críticas




PROCESO: Contrataciones AREA Y/O UNIDAD: Encargado y Técnico 1 en Contrataciones

OBJETIVO: Proveer a la Empresa de Bienes y Servicios solicitados en cumplimiento de la normativa vigente de forma transparente y responsable.

PLA

NE

AR ALCANCE:

Empieza: Requerimiento de Contratación de la Unidad SolicitanteIncluye: Gestión de la Contratación del Bien o ServicioTermina: Adquisición de Bienes y Servicios para la Unidad Solicitante


HAC

ER

ENTRADAS:Especificaciones Técnicas de la Unidad Solicitante Términos Base de Contrataciones

SALIDAS:Plan Anual de Contrataciones ContratosBienes y Servicios adquiridos en base a los requerimientos de la Unidad.

REGISTROS:Plan Anual de Contrataciones Contratos


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VARIABLES ACO NTROLAR:Cantidad de Requerimientos Atendidos Tiempo de Atención de Solicitudes Plan Anual de Contrataciones actualizado


OLL

LU>

INDICADORES:Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( N° de Requerimientos ejecutados en el mes/N° total de requerimientos realizados en el mes en la Empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para atender una solicitud)Plan Anual de Contrataciones actualizado

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13h-O<







PROCESO: Compras y Adquisiciones AREA Y/O UNIDAD: Técnico I en Compras y Adquisiciones

OBJETIVO: Proveer a cada uno de los procesos, las entradas de los productos necesarios para la realización de actividades, obteniendo el o los productos que cumplan los requerimientos de calidad de la Empresa.

PLA

NE

AR ALCANCE:

Empieza: Revisión de Inventario y Orden de Pedido Incluye: Gestión de Orden de Pedido Termina: Recepción de Pedido


CUUJO< ;

ENTRADAS:Orden de Pedido del Cliente Interno

SALIDAS:Recepción de Órdenes de Pedido de Materia y/o Producto Terminado Entregado a Destino

X REGISTROS:Órdenes de Pedido


VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Órdenes de Pedido Tiempo de Atención de Órdenes


<OLLCCUJ>

INDICADORES:Cantidad de Órdenes de Pedido = ( N° de Órdenes de Pedido ejecutadas en el mes/N° total de Órdenes de Pedidos realizados de Compras en el mes en la Empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para atender una solicitud)

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i ff# r#i *¿*] jSEDEM




PROCESO: Transporte y Logística ÁREA Y/O UNIDAD: Profesional I en Transporte v Logística

OBJETIVO: Establecer los mecanismos necesarios para garantizar el transporte seguro de los productos, materias primas e insumos.

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AR ALCANCE:

Empieza: Requerimiento de Transporte de Materia Prima, Insumos o Producto Terminado Incluye: Gestión y Planificación del TransporteTermina: Entrega de Materia Prima, Insumos o Producto Terminado a Clientes Internos y Externos


DC.LLIO<

ENTRADAS:Solicitud de Transporte de Materia Prima, Insumos o Producto Terminado

SALIDAS:Órdenes de Pedido de Materia Prima, Insumos y/o Producto Terminado entregado a Destino Final

REGISTROS:Órdenes de Pedido


CL<

VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Órdenes de Pedido Tiempo de Atención de Órdenes


OLLC¿III>

INDICADORES:Cantidad de Órdenes de Pedido = ( N° de Órdenes de Pedido ejecutadas en el mes/N° total de Pedidos de Transporte realizados en el mes en la Empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para atender una solicitud)

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PROCESO: Administración Presupuestaria ÁREA Y/O UNIDAD: Profesional I en Presupuestos

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OBJETIVO: Administrar el presupuesto de la Empresa, la generación de información confiable, útil y oportuna sobre la ejecución presupuestaria, la estimación de ingresos y la asignación de los mismos, para el seguimiento V evaluación del cumplimiento de la qestión empresarial.

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ALCANCE:Empieza: Estimación y Programación del Presupuesto de Recursos Incluye: Elaboración, Modificación y ejecución al Presupuesto Termina: Seguimiento y Evaluación a la ejecución del Presupuesto


HA

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ENTRADAS:Normativa VigentePresupuesto Aprobado de acuerdo a la Ley Financial de la respectiva gestión.

SALIDAS:Anteproyecto de Presupuesto Certificaciones Presupuestarias Modificaciones Presupuestarias Control y seguimiento de la Ejecución Presupuestaria

REGISTROS:Certificaciones Presupuestarias


a.<O

VARIABLES ACO NTROLAR:Ejecución del Presupuesto Programado Cantidad de Recursos Disponibles

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual a la Ejecución del Presupuesto

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INDICADORES:Ejecución del Presupuesto Programado = ( Presupuesto Ejecutado a la fecha/Presupuesto Programado) Cantidad de Recursos Disponibles = (Recursos Programados - Recursos Ejecutados)

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ACCIÓN CORRECTIVA- Capacitaciones en áreas críticas

Su33£S0 MANUAL

MANUAL DE PROCESOS

CODIGOGEN-MAN-003

Ver.01

Pág.26 de 63


| i í « [m ¡ / i i «y»] iSEDEM

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PROCESO: Procesos Contables ÁREA Y/O UNIDAD: Profesional I en Contabilidad

OBJETIVO: Generar inform ación financiera confiable con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por la Empresa, en cum plim iento con la Norma Básica del S istem a de Contabilidad Integrada.

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ALCANCE:Empieza: Solicitud de Recursos para realizar pagosIncluye: Elaboración, verificación, aprobación y firma de Com probantesTerm ina: Seguim iento y priorización del pago

PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE: Areas y Unidades Organizacionales Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Servicio de Desarrollo de las Em presas Públicas Contraloría General del Estado

HAC

ER

ENTRADAS:Normativa VigentePresupuesto Aprobado de acuerdo a la Ley Financial de la respectiva gestión.

SALIDAS:Plan de Cuentas, Archivo de Comprobantes, documentación de respaldo.Transferencia de recursos a las Distribuidoras y Plantas, asignaciones de cuotas mensuales.Pago a los proveedores de insumos, servicios.Estados Financieros

REGISTROS:Comprobantes de Pago

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Adm inistrativo Financiero

0£<O

VARIABLES A CONTROLAR:Estados Financieros Estados de Cuenta

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguim iento mensual a los Estados Financieros

LLo:LU>

INDICADORES:Cantidad de Solicitudes de Pago = ( N° de Solicitudes de Pago ejecutadas en el mes/N° total de Solicitudes de Pago)

Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N0 establecido de días para atender una solicitud)

cc<


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ACCIÓN PREVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguim iento



1 # [& i i i j f L ] *J#]fSEDFM



LACTEOSBOL | FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-010

PROCESO: Tesorería ÁREA Y/O UNIDAD: Profesional le n Tesorería

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OBJETIVO: Consolidar, dirigir y supervisar la aplicación del S istema de Tesorería para que la administración de los Recursos Financieros se realice de manera transparente y oportuna, en el m arco de las disposiciones legales vigentes en la materia y de la Empresa.

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ALCANCE:Empieza: Recaudación de RecursosIncluye: Programación de Flujo Financiero y Custodia de Valores Termina: Reporte de Disponibilidad del Flujo de Efectivo


HAC

ER

ENTRADAS:Normativa Vigente Recursos FinancierosInformes y respaldos de las recaudaciones por venta de productos.

SALIDAS:Conciliación BancariaConciliación de las Cuentas del Fondo Rotativo de las Plantas y Distribuidoras.Conciliación y registro de las recaudaciones en el SIGMA Conciliación de la libreta en la Cuenta Única del Tesoro

REGISTROS:Libreta Bancaria Kardex de Títulos y Valores


cc<

VARIABLES A CONTROLAR:Efectivo Disponible

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual a la Ejecución del Presupuesto

oLLa .UJ

INDICADORES:Efectivo Disponible = ( Ingresos a la Fecha - Egresos a la Fecha)

>Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para atender una solicitud)

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MANUAL DE PROCESOS Ver. Pag.01 29 de 63

LACTEOSBOL | FICHA DE PROCESO | COD: GAF-PRC-011

PROCESO: Aduana ÁREA Y/O UNIDAD: Técnico

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OBJETIVO: Gestionar de manera transparente y oportuna los trám ites aduaneros, en el m arco de las disposiciones legales vigentes en la materia y de la Empresa.

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ALCANCE:Empieza: Solicitud de DesaduanizaciónIncluye: Seguim iento a trám ites, manejo de sistem as aduaneros, solicitud de exención tributaria Term ina: C ierre de la DUI en la Aduana


a.LUO

ENTRADAS:Solicitud de Desaduanización Especificaciones Técnicas

SALIDAS:DUI

X REGISTROS:Kardex de Desaduanización

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Adm inistrativo Financiero

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VARIABLES A CONTROLAR:Plazos con la Aduana

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento m ensual a los Trám ites Aduaneros

oLLa.UJ

INDICADORES:Cantidad de Trám ites = ( N° de Trám ites atendidos en el mes/N° Total de Trám ites Solicitados)

>Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para atender una solicitud)

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Po<

ACCIÓN PREVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguim iento




MANUAL DE PROCESOS Ver. pág-01 30 de 63

LACTEOSBOL | FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-012

PROCESO: Tributos ÁREA Y/O UNIDAD: Técnico

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OBJETIVO: Conocer, consolidar y ejecutar las obligaciones tributarias establecidas para la Empresa, en el marco de las disposiciones legales vigentes.

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ALCANCE:Empieza: Solicitud de Información de las Unidades Organizacionales (LCV, Retenciones, Bancarización) Incluye: Consolidación de Información (LCV, Retenciones, Bancarización)Termina: Ejecución y envío de Información al S.I.N. (LCV, Retenciones, Bancarización)


HAC

ER

ENTRADAS:Libros de Compras y Ventas FacturasLibros Auxiliares de Bancarización Planillas de Retenciones Remesas al Exterior

SALIDAS:Libros de Compra y Venta Consolidado Declaraciones Juradas Libro Auxiliar de Bancarización Consolidado Declaraciones Juradas - Retenciones Retenciones por Beneficiarios al Exterior

REGISTROS:Libros de Compras, Ventas, Bancarización de acuerdo a formato del S.I.N.Libretas Bancarias.

DIAGRAMA DEL PROCESO:

Ver Diagrama Proceso Administrativo Financiero

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VARIABLES A CONTROLAR:Plazos con el S.I.N.Efectivo Disponible para Pago de Impuestos.

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual a la elaboración de la información de las Unidades Organizacionales.

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INDICADORES:Cantidad de Trámites = ( N° de Trámites atendidos en el mes/N° Total de Trámites Solicitados)

Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para atender una solicitud)

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PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No ÓptimosZ3HO<




I §f § [# í #7*7 iSEDEM



b. Asuntos Juríd icos

Diagrama Proceso Asuntos Juríd icos

INSTANCIAS JUDICIALES Y

EXTRA JUDICALES

LACTEOSBOL ÁREAS Y UNIDADES

ENTRADA

INSTANCIAS JUDICIALES Y

EXTRA JUDICALES

LACTEOSBOL ÁREAS Y UNIDADES

SALIDA



MANUAL DE PROCESOSVer. Pag.01 32 de 63

LA C TE O S B O L FICHA DE PRO CESO | CO D : AL-PRC-001

PROCESO: Procesos Judiciales y Extra Judiciales ÁREA Y/O UNIDAD: Asesor Legal

CU<

O BJETIVO : Realizar patrocinio legal en los diversos procesos judiciales y extra judiciales en los que se encuentre la Empresa.

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ALCANCE:Empieza: A Solicitud de las Unidades Organizacionales o de Oficio. Incluye: Seguimiento a los Procesos.Termina: Con archivo del Trámite Judicial o Extra Judicial.

PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales C LIEN TE: Areas y Unidades Organizacionales

HA

CE

R

ENTRADAS:Informes y documentación de análisis Normativa Legal Vigente Archivo Documental

SALIDAS:Informe de Conclusiones y RecomendacionesProyectos NormativosResoluciones AdministrativasConveniosContratosDemandas o Querellas

REG ISTRO S:Archivo de Procesos Judiciales y Extra Judiciales Archivo de Procesos Judiciales y Extra Judiciales y Registro en la Contraloría General del Estado

DIAGRAMA DEL PR O C ESO :Ver Diagrama Proceso Asuntos Jurídicos

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VARIABLES A C O N TR O LA R :Procesos concluidos / Procesos Iniciados Cumplimiento de Plazos

IN SP EC C IO N E S/C O N TR O LE S:Seguimiento continuo a los Procesos Judiciales y Extra Judiciales

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PRO DU CTO NO C O N FO R M E : Valores de Indicadores No Óptimos

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ACCIÓN P R E V E N TIV A Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento

ACCIÓN C O R R E C TIV A Capacitaciones en áreas críticas

Prohibida cualquier reproducción pardal o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL


MANUAL DE PROCESOS Ver. Pág.- 01 33 de 63

LA C T E O S B O L | F IC HA DE PRO CESO | CO D : AL-PRC-002

PROCESO: Asesoramiento Jurídico ÁR E A Y/O UNIDAD: Asesor Legal

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O BJETIVO : Realizar Asesoramiento Jurídico sobre Asuntos Legales - Administrativos requeridos por las Unidades Organizacionales de la Empresa.

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ALCANCE:Empieza: Solicitud de Criterio Legal.Incluye: Análisis de los aspectos legales relevantes.Termina: Conclusión y Recomendación sobre la Solicitud presentada.


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CE

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ENTRADAS:Informes y documentación de análisis Normativa Legal Vigente Archivo Documental

SALIDAS:Informe de Conclusiones y RecomendacionesProyectos NormativosResoluciones AdministrativasConveniosContratosNotas Externas

REG ISTR O S:Archivo de Asesoría Legal

DIAG RAM A D E L PRO CESO :Ver Diagrama Proceso Asuntos Jurídicos

cc<o

VARIABLES A C O N TR O LA R :Trámites concluidos / Trámites Iniciados Cumplimiento de Plazos

IN S P E C C IO N E S /C O N TR O LE S :Seguimiento continuo a los Trámites

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PR O D U C TO NO C O N FO R M E : Valores de Indicadores No Óptimos3Pü< ACCIÓN P R E V E N TIV A Capacitaciones, Talleres, Reuniones

de Coordinación, Evaluación al SeguimientoACCIÓN CO RRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas


LACTEOSBOL

AREAS Y UNIDADES

SALIDA

LACTEOSBOL

AREAS Y UNIDADES

ENTRADA

ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS Y DATOS

ADMINISTRACIÓN DE REDES Y CONECTIVIDAD

PROCESOS DE AUTOMATIZACIÓN

DESARROLLO DE SISTEMAS

SOPORTE TÉCNICO

MANUAL CODIGOGEN-MAN-003

MANUAL DE PROCESOS Pág.34 de 63

c. Sistemas y Soporte

Diagrama Proceso Sistemas y Soporte



MANUAL DE PROCESOS Ver. Pag.— 01 35 de 63

LA C TE O S B O L | F IC HA DE PRO CESO | C O D : SIS-PRC-001

PROCESO: Administración de Sistemas y Datos ÁREA Y/O UNIDAD: Jefe de Sistemas

O BJETIVO : Realizar todos los procedimientos para una adecuada Administración de los Sistemas y la securización de la información y datos de la Empresa.

UJz5Q.

ALCANCE:Empieza: Diagnóstico, evaluación y pruebas de funcionamientoIncluye: Revisión de servidores, generación de backup diario, corrección de erroresTermina: Test de funcionamiento y aseguramiento de disponibilidad

PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales C LIENTE: Areas y Unidades Organizacionales

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ENTRADAS:Backup's de las Distribuidoras y Plantas Sistemas instalados en la Empresa Base de Datos de los Sistemas Equipos Servidores disponibles

SALIDAS:Administración y securización de Datos Sistemas en línea y operación óptima

i REG ISTR O S:Registro diario de backups en cinta y en archivos lógicos Registro de eventos, caídas y fallas en los servidores Solicitudes de corrección y observaciones

DIAGRAMA DEL PR O C ESO :Ver Diagrama Proceso Sistemas y Soporte

a.<o

VARIABLES A C O N T R O L A R :Plazos para la Atención de Fallas Plazos para la Atención de Correcciones

IN SP EC C IO N E S/C O N TR O LE S:Seguimiento de Incidencias Registradas Seguimiento de Solicitudes Internas

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INDICADORES:Cantidad de Trámites = ( N° de Atenciones a Fallas del Sistema/N° Total de Incidentes Ocurridos)

Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N0 establecido de días para atender una solicitud)

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P R O D U C TO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos

H*O< ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Seguimiento

continuo de los servicios, Revisión de Logs de ServidoresACCIÓN C O R R E C TIV A Capacitaciones, Implantación de monitores de control



t s s s « MANIJAI DE PROCF^O*? Ver. Pág.01 36 de 63

LA C TE O S B O L | FICHA DE PRO CESO | C O D : SIS-PRC-002

PROCESO: Administración de Redes y Conectividad ÁREA Y/O UNIDAD: Jefe de Sistemas

CU<

O BJETIVO : Diseñar, configurar, implementar y administrar redes y conectividad de acuerdo a requerimientos de los sistemas de la Empresa.

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ALCANCE:Empieza: Necesidad de contar con conectividad, crecimiento de ia red de datosIncluye: Diseño del tipo de red, adquisición de equipos de red, configuración de métodos de conectividadTermina: Implementación de la red y aseguramiento de disponibilidad de conexión


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ENTRADAS:Requerimientos de la Oficina Central, Plantas y Distribuidoras Necesidad de Segmentación de Redes para un funcionamiento óptimo

SALIDAS:Monitoreo de Redes y Conectividad Proyectos Nuevos Instalados Redes con óptimo funcionamiento

REG ISTRO S:Solicitudes de Ampliación de Red Registro de Segmentos y Tipos de Conexión Registro de Fallas de Conectividad

DIAGRAMA DEL PR O C ESO :Ver Diagrama Proceso Sistemas y Soporte

a .<o

VARIABLES A C O N TR O LA R ;Plazos para la Atención Je Solicitudes Plazos para la Instalad n de Nuevos Proyectos

IN SP EC C IO N E S/C O N TR O LE S:

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PR O D U C TO NO CONHORME: Valores de Indicadores No Óptimos3HO<

ACCIÓN PREVENTE' Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evalu :¡ón al Seguimiento

ACCIÓN C O R R E C TIV A Capacitaciones en áreascríticas

Prohibida cualquier reprodm on parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización y Métodos- LACTEOSBOL



LAC TEO SBC L | FIC HA DE PRO CESO | CO D : SIS-PRC-003

PROCESO: Procesos de Automatización ÁR E A Y/O UNIDAD: Jefe de Sistemas

a :<O BJETIVO : Diseñar, configurar, implementar niveles de Automatización en la Empresa.

UJz3CL

ALCANCE:Empieza: Necesidad de Automatización y Registro de DatosIncluye: Diseño de Bases de Datos, diseño de aplicaciones y generación de informesTermina: Desarrollo de aplicaciones nuevas

PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE: Areas y Unidades Organizacionales

HA

CE

R

ENTRADAS:Necesidades expuesta;: por los Usuarios Datos iniciales para el Registro Usuarios que interactuan con la información

SALIDAS:Sistemas de Automatización Implementados

REG ISTR O S:Formularios de Requerimientos Registro de Usuarios Reportes e Informes

DIAGRAM A D E L PR O C ESO :Ver Diagrama Proceso Sistemas y Soporte

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VARIABLES A CONT, OLAR: Módulos a desarrollar Tiempo de diseño y de: arrollo

INSPECCIONES/CONTROLES:

u .a .UJ>

INDICADORES:Módulos a desarrollar = ( N° de Módulos desarrollados/N° de Módulos requeridos)

Tiempo de diseño y d e s irro llo = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para atender una solicitud)

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PR O D U C TO NO COf . ORME: Valores de Indicadores No ÓptimosHO<

ACCIÓN PREVENTIV 1 !s : de herramientas de ofimática, registro ordenado d d , os, generación de información integra

ACCIÓN C O R R E C TIV A Desarrollo de aplicaciones,capacitación

Prohibida cualquier reproduc 'on parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL


MANUAL DE PROCESOS Ver. Páy.01 38 de 63

LAC TEO S BC L | F ICHA DE PRO CESO CO D : S1S-PRC-004

PROCESO: Desarrollo de Sistemas ÁREA Y/O UNIDAD. Jefe de Sistemas

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O BJETIVO : Desarrollar Sistemas que permitan la mejor utilización de los recursos, sean humanos, financieros o de comunicación.

1Uz5a .

ALCANCE:Empieza: Necesidad de Automatización y Registro de DatosIncluye: DI ?ño de bases de datos, diseño de aplicaciones y generación de informesTermina: í isarrollo de aplicaciones nuevas

PROVEEDOR: Areas .'nidades Organizacionales C LIENTE: Areas y Unidades Organizacionales

HA

CE

R

ENTRADAS:Necesidades expuesta por los Usuarios Datos iniciales para el I ;gistro Usuarios que interactuan con la información

SALIDAS:Sistemas en Funcionamiento

REG ISTRO S:Formularios de Requerí: lientos Registro de Usuarios Reportes e informes

DIAGRAM A D E L PRO CESO :Ver Diagrama Proceso Sistemas y Soporte

<O

VARIABLES A C O N T L / :

Módulos a desarrollar Tiempo de diseño y d o : irro llo

IN SP EC C IO N E S/C O N TR O LE S:

u .te .LU>

INDICADORES:Módulos a desarrollar = ( N° de Módulos desarrollados/N° de Módulos requeridos)

Tiempo de diseño y do: rro ü o = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N0 establecido de días para atender una solicitud)

0£<

PR O D U C TO NO CO ORME: Valores de idicadores No Óptimos3HO<

ACCIÓN PREVENTIV;. Uso de herramientas de ofimática, registro ordenado de d s. -oneración de información integra

ACCIÓN C O R R E C TIV A Desarrollo de aplicaciones,capacitación

Prohibida cualquier reproduc on parcial o total de este docum ento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos- LACTEOSBOL

I i f » [m\ L ^ L ^ r l #T*J /SEDEM



LA C TE O S B O L | F IC HA DE PROCESO | C O D : SIS-PRC-005

PROCESO: Soporte Técnico AREA Y/O UNIDAD . Jefe de Sistemas

0C<

O BJETIVO : Apoyar al usuario en el uso eficiente de los sistemas que administran recursos humanos, financieros y de comunicación.

LUZ

3Q.

ALCANCE:Empieza: Solicitudes de Soporte de los Usuarios Incluye: Evaluación, reparación Termina: Entrega del equipo al Usuario


0£LU

ENTRADAS:Requerimiento de las Unidades Organizacionales de la Empresa

SALIDAS:Equipos en buen estado de funcionamiento

O<X

REG ISTRO S:Registro de Usuarios atendidos Registro de eventos o incidentes Registro de equipos asistidos

DIAGRAMA D EL PRO CESO :Ver Diagrama Proceso Sistemas y Soporte

0£<OLL

VARIABLES A C O N T R O LA R :Cantidad de problemas encontrados Solicitudes recibidas Tiempo de atención al Usuario

IN S P EC C IO N E S/C O N TR O LE S:

ceUJ>

INDICADORES:Cantidad de problemas encontrados = ( N° de Problemas solucionados/N° Total de problemas encontrados) Solicitudes recibidas = ( N° de solicitudes atendidas/N° de solicitudes recibidas)Tiempo de atención al Usuario = (Tiempo de atención/Tiempo estimado)

ce<

PRO DU CTO NO C O N FO R M E : Valores de Indicadores No Óptimos3PO<


ACCIÓN C O R R E C TIV A Capacitaciones en áreas críticas


MANUAL

MANUAL DE PROCESOS

CODIGOGEN-MAN-003

Ver.01

Pág.40 de 63

d. Comunicación

Diagrama Proceso Com unicación

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

LACTEOSBOL

CLIENTES Y PÚBLICO EN

GENERAL

SALIDA


LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO | COD: COM-PRC-OOIPROCESO: Gestión de la Información AREA Y/O UNIDAD: Encargado de Difusión y Comunicación

CC<UJz

3Q.

OBJETIVO: Realizar gestión de la información tanto interna como externa, con la finalidad de que una vez analizada sirva de soporte para la toma de decisiones, difusión para información al cliente y público en general de manera directa o a través de Medios de Comunicación Social para garantizar la transparencia en la prestación de los Servicios de la Empresa.ALCANCE:

Empieza: Información Interna y ExternaIncluye: Análisis de Información ObtenidaTermina: Difusión de Información al cliente y público en general

PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE: Areas y Unidades Organizacionales ClientesPúblico en General

a.UJo

ENTRADAS:Información relacionada con la Empresa y sus actividades

SALIDAS:Información confiable

<X

REGISTROS:Archivo de Información Actualizada

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Comunicación

CC<oLL

VARIABLES A CONTROLAR:Información Actualizada

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento Diario a la Infomación

CLUl>

INDICADORES:Cantidad de Solicitudes = ( N° de Solicitudes atendidas en el mes/N° Total de Solicitudes requeridas)

CU<

PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No Óptimos

1—o< ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones

de Coordinación, Evaluación al Seguimiento ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas

£s MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003r MANUAL DE PROCESOS

Ver. Pág.01 41 de 63


LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO | COD: COM-PRC-002PROCESO: Contacto con Medios de Comunicación Social AREA Y/O UNIDAD: Encargado de Difusión y Comunicación

OBJETIVO: Mantener una relación fluida y de confianza con los Medios de Comunicación Social para informar y/oa:<UJz

contrarrestar información.

ALCANCE:3 Empieza: Información Interna y ExternaQ_ Incluye: Análisis de Información Obtenida

Termina: Difusión de Información al cliente y público en general


ENTRADAS: SALIDAS:Información institucional Gestión de los Medios de Comunicación

CE EntrevistasLUo Conferencias de Prensa< Reuniones Informativas

REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:Archivo de Información Actualizada Ver Diagrama Proceso Comunicación

VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:Información Actualizada Seguimiento Diario a la Infomación

<oLi

Cumplimiento de Políticas y Planes Comunlcacionales

ar INDICADORES:> Cantidad de Solicitudes = ( N° de Solicitudes atendidas en el mes/N° Total de Solicitudes requeridas)

a .<

PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No ÓptimosDhO ACCIÓN PREVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones

ACCIÓN CO R R EC TIVA Capacitaciones en áreas críticas< de Coordinación, Evaluación al Seguimiento

í I/# í mí Í 4 ,r i • I 1] iccnchA

MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003oCütm



j B f ^ MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003


LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO | COD: COM-PRC-003PROCESO: Servicio de Información AREA Y/O UNIDAD: Encargado de Difusión y Comunicación

PLA

NE

AR

OBJETIVO: Promover y coadyuvar un Sistema de Información en las Distribuidoras en beneficio del Cliente.ALCANCE:

Empieza: Solicitud de InformaciónIncluye: Recolección y Análisis de Información a proporcionar Termina: Difusión de Información requerida


a.LLIO<£

ENTRADAS:Requerimiento de Información

SALIDAS:Impresos y MaterialesGestiones con INASES y otras Entidades correspondientes

X REGISTROS:Archivo de Información Actualizada


VE

RIF

ICA

R

VARIABLES A CO NTRO LAR:Planificación Programada/Ejecutada

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento Diario a la InfomaclónCumplimiento de Políticas y Planes Comunicacionales


a.< PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No Óptimos

o<

ACCIÓN PREVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas


K¡3S)£cOSEDEM

MANUAL

MANUAL DE PROCESOS

CODIGOGEN-MAN-003

Ver.01

Pág-44 de 63

LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO | COD: COM-PRC-004PROCESO: Producción de Material Institucional ÁREA Y/O UNIDAD: Encargado de Difusión y Comunicación

PLA

NE

AR

OBJETIVO: Producir material institucional con la finalidad de informar y promocionar las actividades de la Empresa.ALCANCE:

Empieza: Solicitud de Información Incluye: Análisis de Información requerida Termina: Entrega de Material de Difusión

PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE: Áreas y Unidades Organizacionales ClientesPúblico en General

a:LUo

ENTRADAS:Requerimiento de Información

SALIDAS:ImpresosOtro Material Institucional

i REGISTROS:Archivo de Información Actualizada


VE

RIF

ICA

R

VARIABLES A CO NTRO LAR:Planificación Programada/Ejecutada

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento Diario a la InfomaciónCumplimiento de Políticas y Planes Comunicacionales


a:< PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No Óptimosf—o<

ACCIÓN PR EVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas criticas


l £a MANUAL CÓDIGO

GEN-MAN-003

r MANUAL DE PROCESOS Ver. Pág... 01 45 de 63

e. Mantenim iento y Supervisión

Diagrama Proceso Mantenim iento y Supervisión


í ¡f * r \ L */**1 *1*11SEDEM



LA C TE O S B O L FICHA DE PROCESO | CO D : G O P-PRC-007PROCESO: Mantenimiento y Asesoramiento AREA Y/O UNIDAD: Gerente Operaciones Productivas

OH<

O BJETIVO : Realizar actividades de relevamiento de información sobre el estado de las Plantas, Maquinaria y Distribuidoras y elaborar el Plan de Mantenimiento con los respectivos proyectos de mejoramiento, rehabilitación y/o construcción.

LLIZ

CL

ALCANCE:Empieza: Solicitud de Inspección y/o MantenimientoIncluye: Programación y Seguimiento de OperacionesTermina: Planta, Maquinaria y Distribuidora en perfectas condiciones


HA

CE

R

ENTRADAS:Cronograma de InspecciónInspección in situ a las Plantas, Maquinarias y Distribuidoras Comunicación verbal de las Unidades Organizacionales Proyección de Crecimiento de Producción

SALIDAS:Informe sobre las condiciones de las Plantas,Maquinarias y DistribuidorasPlan de Mantenimiento a corto, mediano y largo plazoProyectos de Mejoramiento, Rehabilitación y/oConstrucción

REG ISTRO S:Cronograma detallado del Plan de Mantenimiento Cuaderno Diario

DIAGRAMA DEL PRO CESO :Ver Diagrama Proceso Mantenimiento y Supervisión

a .<ou.

VARIABLES A C O N TR O LA R :Plazos de Entrega de InformesPlazos de Cumplimiento del Plan de Mantenimiento

IN SP EC C IO N E S/C O N TR O LE S:Seguimiento Mensual al Plan de Mantenimiento

UJ>


ce<

PR O D U C TO NO C O N FO R M E : Valores de Indicadores No ÓptimosD1—O< ACCIÓN P R E V E N TIV A Capacitaciones, Talleres, Reuniones

de Coordinación, Evaluación al SeguimientoACCIÓN C O R R E C TIV A Capacitaciones en áreas críticas


1 # j *í í ~ i * >* i * T9 ] 1r SEDEM^’̂



LA C TE O S B O L | FICHA DE PROCESO CO D : G OP-PRC-008PROCESO: Supervisión Técnica de Obras AREA Y/O UNIDAD: Gerente Operaciones Productivas

a:O BJETIVO : Supervisar el cumplimiento de las obras de mejoramiento, rehabilitación y/o construcción

<UJz

CL

ALCANCE:Empieza: Solicitud de Inspección y/o MantenimientoIncluye: Programación y Seguimiento de OperacionesTermina: Planta, Maquinaria y Distribuidora en perfectas condiciones

PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales C LIENTE: Areas y Unidades Organizacionales

£UlO<X

ENTRADAS:Plan de InfraestructuraProyectos de mejoramiento, rehabilitación y/o construcción Términos de Referencia Especificaciones Técnicas

SALIDAS:Informe sobre las condiciones de las Plantas,Maquinarias y DistribuidorasPlan de Mantenimiento a corto, mediano y largo plazoProyectos de Mejoramiento, Rehabilitación y/oConstrucción

REG ISTRO S:Cronograma detallado del Plan de Supervisión Cuaderno Diario

DIAGRAMA D EL PRO CESO :Ver Diagrama Proceso Mantenimiento y Supervisión

VE

RIF

ICA

R

VARIABLES A C O N TR O LA R :Porcentaje de Avance de Obras Cumplimiento de Plazos

IN SP EC C IO N E S/C O N TR O LE S:Seguimiento Mensual al Plan de Mantenimiento


EC<

PR O D U C TO NO C O N FO R M E : Valores de Indicadores No ÓptimosDPO< ACCIÓN P R E V E N TIV A Capacitaciones, Talleres, Reuniones

de Coordinación, Evaluación al SeguimientoACCIÓN C O R R E C TIV A Capacitaciones en áreas críticas



MANUAL DE PROCESOS Ver. Pág., 01 48 de 63

6.2.3 Procesos de Fortalecim iento Institucional

a. Auditoría Interna

Diagrama Proceso Auditoría Interna




LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO [ COD: AUD-PRC-001PROCESO: Planificación de la Auditoría ÁREA Y/O UNIDAD: Jefe de Auditoría Interna

£OBJETIVO: Planificar la Auditoría de tal forma que los objetivos del examen sean alcanzados eficientemente, aplicando la Norma de Auditoría Gubernamental específica para cada tipo de auditoría.

UJZ

50 .

ALCANCE:Empieza: Relevamiento de información.Incluye: Análisis de Información requerida y evaluación de control interno Termina: Elaboración del Memorándum de Planificación y Programa de Trabajo

PROVEEDOR: Gerencia GeneralÁreas y Unidades Organizacionales

CLIENTE: Unidad de Auditoría Interna

a.UJ

ENTRADAS:Normativa Vigente

SALIDAS:Plan de Auditoría

o<X

REGISTROS:Memorándum de Planificación Programa de Trabajo

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Auditoría Interna

a.<o

VARIABLES A CONTROLAR:Plazos Establecidos

INSPECCIONES/CONTROLES:Cumplimiento de Normativa Vigente

ILa.UJ>

INDICADORES:Tiempo de Cumplimiento = (N° real de días promedio para cumplir el Plan/N° establecido de días para cumplir el Plan)

ce< PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No Óptimos

i—o<

ACCIÓN PREVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento ACCIÓN CO R R E C TIVA Capacitaciones en áreas críticas


%

m

LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO | COD: AUD-PRC-002PROCESO: Ejecución de la Auditoría AREA Y/O UNIDAD: Jefe de Auditoría Interna

CL

OBJETIVO: Obtener evidencia competente y suficiente para respaldar los resultados de la Auditoria, aplicando la Norma de Auditoría Gubernamental específica para cada tipo de auditoría.

UJz5a

ALCANCE:Empieza: Ejecución del Programa de Trabajo Incluye: Obtención de evidencia Termina: Elaboración de Papeles de Trabajo

PROVEEDOR: Unidad de Auditoria InternaÁreas y Unidades Organizacionales

CLIENTE: Unidad de Auditoría Interna

a.LUo<;

ENTRADAS:Información y documentación respaldatoria de las Áreas y Unidades Organizacionales

SALIDAS:Papeles de Trabajo

X REGISTROS:Papeles de Trabajo


a:<oLL

VARIABLES A CO NTRO LAR:Plazos de Ejecución


a .LU>

INDICADORES:Tiempo de Cumplimiento = (N° real de días promedio para ejecutar una actividad del Plan/N° establecido de días para ejecutar una actividad del Plan)

a<3

PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No ÓptimosHO<

ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas

5u&2&Z0 MANUAL

MANUAL DE PROCESOS

CODIGOGEN-MAN-003

Ver.01

Pág.50 de 63


K&d£ c0SEDEÉ

MANUAL

MANUAL DE PROCESOS

CODIGOGEN-MAN-003

Ver.01

Pág.51 de 63

LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO | COD: AUD-PRC-003PROCESO: Comunicación de Resultados AREA Y/O UNIDAD: Jefe de Auditoría Interna

0£OBJETIVO: Elaborar el Informe Especifico para cada tipo de auditoría de acuerdo a la Norma de Auditoría Gubernamental.

<LUZ

CL

ALCANCE:Empieza: Elaboración del Informe borradorIncluye: Comunicación de Resultados a las Unidades o Áreas auditadas y elaboración del Informe Final Termina: Remisión del Informe a las instancias establecidas en el Artículo 15 de la Ley N° 1178

PROVEEDOR: Comisión de Auditoria Interna CLIENTE: Contraloría General del Estado Gerente General del SEDEM Ente Tutor

a.n i

ENTRADAS:Informe sobre los Resultados de la Ejecución de.Auditoría

SALIDAS:Informes de Auditoria de acuerdo al tipo de auditoria

0 <1

REGISTROS:Informes de Auditoría Interna de acuerdo al tipo de auditoría


o:<o

VARIABLES A CONTROLAR:Documentación generada


LLa:tu>


cc< PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimosi—o<



■


MANUAL DE PROCESOS Ver. pág.01 52 de 63

b. Formulación y Seguim iento al POA

Diagrama Proceso Formulación y Seguim iento al POA


LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: POA-PRC-001PROCESO: Formulación del POA ÁREA Y/O UNIDAD: Encargado del POA

oc<

OBJETIVO: Coordinar y facilitar el procedimiento y los instrumentos metodológicos para el Proceso de Formulación de la Programación de Operaciones Anual, en el marco de la Planificación Nacional y Sectorial, y las políticas dispuestas por las Entidades Rectoras y aquellas establecidas por la Empresa.

z<

CL

ALCANCE:Empieza: Información sobre Objetivos, Metas y Actividades de las Unidades Organizacionales Incluye: Análisis y Complementación de información enviada Termina: Programa Operativo Anual elaborado

PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE: LACTEOSBOL

HAC

ER

ENTRADAS:Información sobre Objetivos, Programas, Operaciones yActividades de Áreas y UnidadesOrganizacionalesPolíticas de Elaboración del POA

SALIDAS:Programa Operativo Anual - POA

REGISTROS:Registro de Objetivos, Metas, Acciones y Recursos

DIAGRAMA DEL PROCESO:Diagrama Proceso Formulación y Seguimiento al POA

ve<ou_

VARIABLES A CONTROLAR:Cumplimiento de Plazos establecidos

INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento Mensual a los Indicadores e Informes Trimestrales

CdUJ>

INDICADORES:Indicador de Gestión = (N° real de días promedio para realizar actividades del POA/N0 establecido de días para realizar actividades del POA)

<fPRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos

3PO<

ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento del POA

ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas criticas

SCtótí) MANUAL

MANUAL DE PROCESOS

CODIGOGEN-MAN-003

Ver.01

Pág.53 de 63




LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: POA-PRC-002PROCESO: Seguimiento al POA AREA Y/O UNIDAD: Encargado del POAOBJETIVO: Evaluar el Estado del Avance Físico - Financiero respecto a la implementación del POA.

<UJz<

ALCANCE:Empieza: Información de la Ejecución Fisica - Financiera Incluye: Análisis de Información de Ejecución Termina: Informe de Seguimiento al POA terminado

_ lCL PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE: Máxima Autoridad Ejecutiva

Áreas y Unidades Organizacionales Entidades Tutoras de LACTEOSBOL Entidad Rectora en el ámbito de la Planificación

ce.UJ

ENTRADAS:Información de la Ejecución Física-Financiera

SALIDAS:Informe de Evaluación (Trimestral - Anual)

o<X

REGISTROS:Registro de Cumplimiento de Actividades Físico - Financiero


a .<oLL

VARIABLES A CONTROLAR:Avance Físíco- FinancieroCumplimiento de Formato para el llenado del POA


CLUJ>


ce< PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No ÓptimosDHO<

ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento del POA




SEDEM MANUAL DE PROCESOS Ver. _Pág._ 01 55 de 63

LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: POA-PRC-003PROCESO: Reformulación del POA AREA Y/O UNIDAD: Encargado del POAOBJETIVO: Elaborar la Reformulación del POA de acuerdo a requerimiento de la Empresa.

a.<Lilz

ALCANCE:Empieza: Solicitud de Modificación del POA de las Unidades Organizacionales Incluye: Análisis y Verificación de las Solicitudes Termina: POA Reformulado

_ iCL

PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE: Máxima Autoridad EjecutivaÁreas y Unidades Organizacionales Entidades Tutoras de LACTEOSBOL Entidad Rectora en el ámbito de la Planificación

a.

ENTRADAS:Requerimiento de las Áreas y Unidades Organizacionales

SALIDAS:POA Reformulado

UJ0 <1

REGISTROS:Registro de Cumplimiento de Actividades Físico - Financiero Informes de Justificación de Modificaciones


VE

RIF

ICA

R

VARIABLES A CONTROLAR:Avance Físico- FinancieroCumplimiento de Formato para la Reformulación del POA Justificación sobre las modificaciones que se pretende incorporar (Modificación e Inclusión de elementos nuevos)



a.< PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos

HO<

ACCIÓN PREVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento del POA





c. Sistema de Gestión Integrada - SGI

Diagrama Proceso Sistema de Gestión Integrada


i If» fm> [ 4 'W *7*7 /SEDEM



LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO | COD: SGI-PRC-001PROCESO: Planificación del Sistema de Gestión Integrada AREA Y/O UNIDAD: Jefe de Organización y Métodos

PLA

NE

AR

OBJETIVO: Establecer los objetivos, procesos e indicadores que permitan implementar el Sistema de Gestión Integrada.ALCANCE:

Empieza: Solicitud de elaboración de los objetivos, procesos e indicadores a cada Unidad Organizacional Incluye: Seguimiento a las Unidades Organizacionales y elaboración del Informe Final Termina: Remisión del Informe Final para aprobación

PROVEEDOR: Proveedores ExternosPersonal de LACTEOSBOL

CLIENTE: LACTEOSBOL

CELUO

ENTRADAS:PEI, POE; POA Normativa aplicada

SALIDAS:Plan de Implementación del Sistema de Gestión Integrada

i REGISTROS:Informes de las Unidades y/o Áreas

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Sistema de Gestión Integrada

cc<o

VARIABLES A CONTROLAR:Cumplimientos de Plazos establecidos


LLccUJ>


CC< PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No Óptimos

o<



Ib5 MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003


'— 01 58 de 63

LAC TEO S BO L | FICHA DE PROCESO | COD: SGI-PRC-002PROCESO: Implementación del Sistema de Gestión Integrada ÁREA Y/O UNIDAD: Jefe de Organización y Métodos

CE

OBJETIVO: Implementar los Sistemas de Gestión en forma conjunta con la finalidad de generar sinergias orientadas a la satisfacción de los clientes internos y externos.

<LUZ

CL

ALCANCE:Empieza: Solicitud de Implementar el Sistema de Gestión Integrada a las Unidades Organizacionales Incluye: Monitoreo de las actividades de implementación de las Unidades Organizacionales Termina: Remisión del Informe Final sobre la Implementación del Sistema de Gestión Integrada


a .UJü

ENTRADAS:Procesos, actividades e información de las Unidades

SALIDAS:Sistemas implementados

<i REGISTROS:Informes de Avances de las Unidades y/o Áreas

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Sistema de Gestión Integrada

a .<o

VARIABLES A CONTROLAR:Cumplimientos de Plazos establecidos


ILa .UJ>


a .<3

PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No ÓptimosHO<

ACCION PREVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas




LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO | COD: SGC-PRC-003PROCESO: Mejora continua del Sistema de Gestión Integrada |ÁREA Y/O UNIDAD: Jefe de Organización y Métodos

0É

OBJETIVO: Establecer las herramientas necesarias para suscitar la mejora continua de los sistemas implementados y de sus procesos.

<UJz

CL

ALCANCE:Empieza: Informe sobre los Resultados de los ProcesosIncluye: Análisis de los Resultados obtenidosTermina: Acciones Preventivas y Correctivas sobre los Procesos


a:LLIO

ENTRADAS:Resultado de la medición de los ProcesosResultado de la medición de la Satisfacción de los Clientes

SALIDAS:Evaluación de los Sistemas Implementados Acciones Preventivas y Correctivas

X REGISTROS:Informes Finales de las Unidades y/o Áreas

DIAGRAM ADEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Sistema de Gestión Integrada

cc<o

VARIABLES A CONTROLAR:Acciones Correctivas ejecutadas Acciones Preventivas ejecutadas Cumplimiento de Plazos


LLa.UJ>


Cantidad de Correcciones = ( N° de Correcciones Ejecutadas en el mes/N° Total de Correcciones requeridas)

a.< PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No ÓptimoshO<

ACCIÓN PREVENTIVA Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas criticas




■ 01 60 de 63

d. Anális is Organizacional

Diagrama Proceso Anális is Organizacional




LACTEO SBO L | FICHA DE PROCESO | COD: OYM-PRC-001PROCESO: Análisis y Diseño Organizacional AREA Y/O UNIDAD: Jefe de Organización y MétodosOBJETIVO: Evaluar la eficacia y eficiencia de la Estructura de la Empresa.

PLA

NE

AR ALCANCE:

Empieza: Solicitud de Información sobre funcionamiento de las Unidades y/o Áreas OrganizacionalesIncluye: Análisis de la información obtenidaTermina: Manuales de Procedimientos nuevos y/mejorados


HA

CE

R

ENTRADAS:PEI. POA Normativa aplicada Informes de Auditoría Manual de ProcesosRelevamiento de información de Áreas y Unidades Organizacionales

SALIDAS:Informes de Análisis Organizacional y propuesta de Re(Diseño) EmpresarialManual de ProcesosManual de Organización y Funciones

REGISTROS:Informes Aprobados Manuales Aprobados

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Análisis Organizacional

a :<O

VARIABLES A CONTROLAR:Cumplimiento de Plazos


U.DCLLI>

INDICADORES:Tiempo de Cumplimiento = (N° real de días promedio para elaborar un Procedimiento/N° establecido de días para elaborar un Procedimiento)

cc< PRODUCTO NO CONFORM E: Valores de Indicadores No ÓptimosH*O<

ACCION PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento ACCIÓN CO R R E C TIVA Capacitaciones en áreas criticas




LACTEOSBOL FICHA DE PROCESO COD: OYM-PRC-002PROCESO: Seguimiento al Plan de Implementación AREA Y/O UNIDAD: Jefe de Organización y MétodosOBJETIVO: Evaluar la eficacia y eficiencia de la Estructura de la Empresa.

PL

AN

EA

R ALCANCE:Empieza: Solicitud de Información sobre funcionamiento de las Unidades y/o Áreas OrganizacionalesIncluye: Análisis de la información obtenidaTermina: Manuales de Procedimientos nuevos y/mejorados


HA

CE

R

ENTRADAS:Estructura Organizacional Aprobada

SALIDAS:Implantación del Re (Diseño) Organizacional Informe de Seguimiento

REGISTROS:Informes Aprobados Manuales Aprobados

DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Análisis Organizacional

ce.<o

VARIABLES A CONTROLAR:Cumplimiento de Plazos


LLcetu>

INDICADORES:Tiempo de Cumplimiento = (N° real de días promedio para realizar actividades del Plan/N° establecido de días para realizar actividades del Plan)

a.< PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No ÓptimosDHO<




i t í 0 r« 11 - i * X-'i *¿*J iSEDEM


MANUAL DE PROCESOS Ver. P á g .

01 6 3 de 63

Toda vez que los Procesos son dinámicos, es posible que los identificados sufran

actualizaciones, modificaciones, simplificaciones y otros que hagan que este

documento tenga que ser actualizado constantemente. En este sentido, el presente

documento se convierte en un instrumento básico en la identificación y en el análisis

de los procesos institucionales.

7. USO Y DIFUSIÓN

La distribución de los documentos a los Jefes o Gerentes de Unidad estará a cargo

de la Unidad de Programación de Operaciones Anual. Cada Jefe o Gerente se

encargará de socializarlo con su personal dependiente y personal inducido.

En el caso de inducción ya sea por incorporación de personal nuevo o por cambio de

cargo de un funcionario dentro de la Empresa, la Gerencia Administrativa Financiera

deberá difundir y socializar este Manual. La socialización debe quedar registrada con

firmas de los participantes.

Este documento podrá ser consultado en la página web del Servicio de Desarrollo de

las Empresas Públicas Productivas.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Se utilizará para registrar los cambios efectuados a las versiones anteriores del

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de

Operaciones.

VERSIÓNMODIFICADA

MODIFICACIONES EN: CAMBIO EFECTUADO 'TÍTULO PÁGINA


Manual de Procesos - LACTEOSBOL

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