Manual de Procesos Contables

1.3 Importancia de la Contabilidad

Uno de los aspectos más relevantes de la información contable, es que sirve de base a los diferentes usuarios para la toma de decisiones. En general, el destino de una empresa, así como los recursos que puedan invertirse en ella estarán sujetos a las correctas decisiones que se hayan tomado en determinado momento.

La información que proporciona la contabilidad permite que los usuarios puedan contar con una base para la toma de decisiones, entre las que se pueden mencionar: Decisiones para otorgar créditos Decisiones para financiar la adquisición de bienes Decisiones para invertir en empresas o comprar acciones Decisiones para ampliar o reducir el tamaño de una empresa Decisiones para otorgar subsidios Decisiones para ampliar mercados Decisiones para seleccionar proveedores o clientes de una empresa Decisiones para poner término de giro a las actividades de una empresa

Principio de Equidad o ImparcialidadLa contabilidad debe llevarse con absoluta imparcialidad,de tal manera que los intereses particulares de los usuarios

de la información contable, no se vean afectados.

Capítulo 1: Activos y Pasivos de la empresa Página 1

1.4 Características de la Contabilidad

CARÁCTERISTICAS

UTILDe tal manera que la información que proporciona cumpla los propósitos del usuario, e decir, el contenido de los informes tiene que ser importante, relevante y veraz.

CONFIABLEEsta característica se refiere a que el usuario asume que la información es real y fídedigna basándose en ella para tomar sus decisiones.

OBJETIVAConsiste en que el proceso de los datos se ha realizado bajo reglas establecidas claras, evitando que la información esté distorcionada en su presentación.

OPORTUNALa información tiene que estar en manos de los usuarios en el momento preciso q ellos la requieran, para que sirva de base en las decisiones que tomen.

COMPARABLELa información tiene que tener una presentación tal, que permita a los usuarios hacer comparaciones con otras entidades y con los resultados de períodos anteriores.

Capítulo 1: Activos y Pasivos de la empresa Página

CONTABILIDAD

LENGUJE TÉCNICO

FUNCIONMedir y registrar los hechos económicos que suceden en la entidad económica

- Moneda Común- Oportunamente- Periodo determinado

OBJETIVOProporcionar información que

permita optimizar la gestión empresarial.

- Toma decisiones- Planificación

- Control

PRINCIPIOSMarco de referencia para preparar los Estados Contables

- Generalmente aceptados- Guías generales de acción

SISTEMAConjunto de procedimientos

para obtener y procesar datos e informes

- Calidad de entrada- Soporte contable

- Satisfacción del usuario

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1.5 Hecho Económico v/s Hecho Financiero

Eventos Simultáneos

RELACIÓN CON LA ECONOMÍA Y LA ADMINISTRACIÓN

La contabilidad registra los hechos económicos ocurridos en la unidad económica llamada empresa. Posteriormente, cuando es procesada, sirve de información a los ejecutivos y usuarios externos para la toma de decisiones.

Principio Bienes EconómicosLa información contable se refiere sólo a hechos, recursos y obligaciones de

índole económico que puedan ser valorizados en términos monetarios.


Hecho EconómicoVenta de un producto

en efectivo

Hecho FinancieroIngreso del dinero

a la cajaen efectivo

Hecho FinancieroIngreso de dinero por anticipo de una venta

Hecho EconómicoVenta definitiva

del producto

Hecho FinancieroIngreso del dinero

a los 30 días

Hecho EconómicoVenta de un producto con crédito a 30 días

PRIMERO

PRIMERO

DESPUÉS

DESPUÉS

HECHOSECONOMICOS CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN

Medir yregistrar

Informar y controlar

FUNCION OBJETIVO

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1.6 La Contabilidad en la Empresa

La contabilidad es la historia de la empresa escrita en cifras, es decir, es el registro de todas las transacciones que provienen de las distintas actividades que realiza, expresadas en términos monetarios.

Para manejar una empresa en forma eficaz y eficiente, es necesario conocer cuánto dinero ha ingresado, cuánto dinero se ha gastado y, lo más importante: cómo ha ingresado y cómo se ha gastado el dinero. La contabilidad refleja estos importantes detalles.

$ Ventas $ Pago de arriendo $ Pago de los clientes $ Pago de los sueldos $ Ganancia de $ Compra mercadería intereses

CUANTO, COMO Y CUANDO

Una vez que se han registrado todas las transacciones realizadas durante un período determinado, la contabilidad permite conocer el resultado de la empresa al final de ese período, es decir, si ha obtenido Utilidades o ha sufrido pérdidas.

Compras Compras Compras Ventas Ventas Ventas

Gastos de Administración y Ventas ¿Utilidad o Pérdida?

La información contable ayuda a un empresario o ejecutivo en varios aspectos: A tomar mejores decisiones A manejar mejor las finanzas A Planificar el desarrollo de la empresa A llevar un mejor control de los costos y los gastos A conocer con certeza los resultados de la empresa En general a realizar una mejor gestión de la empresa

La contabilidad proporciona valiosa información económica y financieraa los dueños de empresas, profesionales y ejecutivos.


INGRESOS EGRESOS

INICIO DEL EJERCICIO

TERMINO DEL EJERCICIO

Periodo: Mes, Semestre , año

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1. Conceptos de Contabilidad

2.1 La Empresa y sus dueñosUna de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta al momento de iniciar un negocio, es lo siguiente: "la empresa es un ente completamente distinto a sus dueños" y la contabilidad debe llevarse desde el momento mismo en que ésta inicia sus actividades.

Tomemos el caso de Claudio y su amigo Ricardo, que decidieron asociarse para formar una empresa comercial. Para esto, firmaron una escritura notarial, creando así la empresa Librería Nueva Limitada, con su propio RUT que la identifica tributariamente.

Se asocian y Personas Naturales forman una Persona jurídica

empresa Claudio y Ricardo Librería Nueva Ltda.

OBJETO DE LA SOCIEDAD

El objeto de la empresa Librería Nueva Limitada será: a) la comercialización de artículos escolares y de oficina; b) la importación y exportación de insumos de computación; c) la prestación de servicios de encuadernación y fotocopiado; d) la comercialización de textos escolares y cualquier otra actividad que estime la sociedad.

CAPITAL SOCIAL

De la escritura pública de constitución de la sociedad se desprende que el capital social es de M$3.000, que los socios integran a la caja social, aportanto cada uno la siguiente cantidad: Claudio la suma de M$ 1.500 y Ricardo la suma de M$ 1.500.

UTILIDADES

La responsabilidad de los socios queda limitada al monto de sus aportes y las utilidades y eventuales pérdidas de la sociedad se repartirán y soportarán entre los socíos en la misma proporción de sus aportes, es decir, el 50% Claudio y el 50% Ricardo.

Principio de Entidad ContableLos estados financieros elaborados a partir de la contabilidad,

corresponden a entidades económicas específicas, distintas a sus dueños.


2.2 Derechos y Obligaciones

Los distintos bienes que adquiere una empresa los puede comprar al contado o también a crédito, adquiriendo así, deudas u obligaciones con terceras personas o empresas. Los bienes adquiridas, ya sea al contado o a crédito, pasan a ser de propiedad de la empresa.

Por otro lado, cuando la empresa realiza ventas, también lo puede hacer al contado u otorgando créditos. En este último caso, los clientes se transforman en deudores sobre los cuales la empresa adquiere derechos por las cuentas a cobrar.

E1 capital inicial que aportan los socios es la primera deuda que adquiere la empresa, pero no constituye una obligación de pago, puesto que el capital se necesita para financiar los bienes y las operaciones, portal motivo, esta deuda no tiene la exigibilidad que se le da a las obligaciones con terceros.

En algún momento se generarán utilidades, las que podrán repartiese entre los socios según las proporciones estipuladas en la escritura o también dejarlas como reserva. La utilidad o reserva se considerará una deuda de la empresa con sus dueños.

El capital inicial es la primera deuda que la empresa adquiere, sin embargo, no existe la obligación de devolverlo a sus dueños.

Posteriormente, decidirán si retiran el total o parte de las utilidades que genere el negocio.


CAPITAL INICIAL, UTILIDADES Y RESERVAS

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2.3 Los Activos y Pasivos de la Empresa

La contabilidad permite saber: Lo que la empresa tiene y lo que le deben otras personas o empresas; y también Lo que la empresa debe a terceros y a sus dueños,

La cantidad y tipo de activos varían de una empresa a otra, dependiendo de su tamaño y actividad. En general, los activos se adquieren en propiedad cuando se cuenta con el documento legal que lo acredita, independiente de sí han sido pagados o no.

Los pasivos representan las deudas de la empresa con personas u otras empresas llamados acreedores. También se incluye la deuda contraída con los dueños por el aporte de capital. En general, los acreedores son los que exigen el pago de las deudas.


TOTAL DE ACTIVOS

Lo que la empresa tiene más lo que le adeudan se llaman ACTIVOS.

TOTAL DE PASIVOS

Lo que la empresa debe a terceros y a sus dueños se llaman PASIVOS.

TOTAL DE ACTIVOS

Lo que la empresa tieneen propiedad

- Dinero en Caja- Depósitos en Bancos- Muebles- Mercaderías- Herramientas- Máquinas y Equípos- Local Comercial propio

+Lo que le deben a la empresa

- Pagarés por Cobrar- Letras por Cobrar- Facturas por Cobrar- Deudas de los Clientes(Generalmente son las deudas

por ventas a crédito)

TOTAL DE PASIVOS

Lo que la empresa debea terceros

- Impuestos por pagar- Créditos Bancarios- Pagarés por Pagar- Letras por Pagar- Deudas a los Proveedores

(Generalmente son las deudas porlas compras a crédito y los

préstamos recibidos de los bancos)+

Lo que la empresa debea sus dueños

- Aportes de capital- Utilidades generadasdurante la operación

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2.4 Inventario de Activos y Pasivos

Una empresa, puede realizar en cualquier momento un recuento o lista valorizada de todos los bienes y deudas que determinan su situación en ese instante. Este recuento o INVENTARIO incluye los recursos financieros, los derechos sobre otras personas o empresas, los bienes muebles e inmuebles, los bienes Intangibles y también las deudas u obligaciones contraídas con los terceros y con sus dueños.

Un INVENTARIO de Activos y Pasivos, permite determinar la situaciónde una empresa en un momento determinado.

Realice su propio Inventario personal, determinando los bienesque posee, sus derechos y sus obligaciones.


INVENTARIO DE ACTIVOS

Recursos FinancierosDinero en efectivo y bancos,

depósitos a plazo

+

Derechos AdquiridosDineros por cobrar, ingresos

por recibir, etc.

+

Bienes MueblesSon maquinarias, equipos, herramientas, muebles, etc.

+

Bienes InmueblesSon propiedades como

galpones y locales comerciales

+

Bienes Intangibles3

INVENTARIO DE PASIVOS

Deudas u Obligaciones

contraídas con terceros

Deudas por compras hechas a crédito, pagos a realizar por

créditos bancarios, etc

+

Deudas con los dueños

Deuda de la empresa con los dueños por el aporte de capital y las utilidades

generadas en el período.

EMPRESA

Lo que la empresa tiene más lo que le adeudan

ACTIVOS

PASIVOS

Lo que la empresa debe a tercero y sus dueños.

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2.5 Clasificación de los Activos

Los Activos son los recursos que la empresa tiene de diferentes formas, además de lo que le adeudan los terceros. Los Activos se pueden clasificar en tres grupos: CIRCULANTES, FIJOS y OTROS ACTIVOS de acuerdo a un criterio financiero, es decir, según su liquidez,.

ACTIVO CIRCULANTE

Es el dinero y todo lo que se puede convertir en efectivo en menos, deun año, es decir, se relacionan con el corto plazoDinero en caja y bancosDepósitos a corto plazoLetras o pagarés por cobrar a los clientesFacturas por cobrar a los clientesDeudas de los clientesMercaderías y materias primas

ACTIVO FIJO

Son los bienes inmuebles y los bienes físicos que permiten operación de la empresa. Se relacionan con el largo plazo, ya que no son bienes para la venta, por ejemplo:

Maquinarias y vehículosMuebles y equiposTerrenos y edificios propiosLocal comercial propio

OTROS ACTIVOSSon aquellos Activos intangibles de la empresa que no se pueden clasificar en las

categorías anteriores. Generalmente son más permanentes en el tiempo, por ejemplo:Derecho de llaves por un local comercialUso de marcas comercialesPatente de un proceso Industrial

TOTAL ACTIVOS = Activo Circulante + Activo Fijo + Otros Activos


2.6 Clasificación de los Pasivos

E1 total de los Pasivos es lo que la empresa debe a terceros además de lo que le debe a sus dueños. En general, se pueden dividir en dos categorías: PASIVOS CON TERCEROS Y PATRIMO. A su vez, los pasivos con terceros se clasifican en deudas de corto y largo plazo.

Deuda de la empresa con terceros

PASIVO CIRCULANTE

Son las deudas con terceros que la empresa tiene, cuyo pago debe realizarse en el corto plazo a menos de un año, por ejemplo:

Letras o pagarés por pagarDeudas a los proveedoresCréditos bancarios a corto plazo

PASIVO A LARGO PLAZO

Son aquellas deudas con terceros que se pagarán en el largo plazo, después de un año, como por ejemplo:Crédito Bancario a tres años con un año de gracia.

Crédito Hipotecario

Deuda de la empresa con sus dueños

PATRIMONIO

Es el dinero que la empresa debe a sus dueños, por diferentes conceptos:- Aporte de Capital (permanente en el tiempo)- Utilidades obtenidas en el período (se retiran)- Reservas (parte de las utilidades que no se retiran)

TOTAL PASIVOS = Pasivos con Terceros + PatrimonioTOTAL PASIVOS = Pasivo Circulante + Pasivo Largo Plazo + Patrimonio


2.7 Capital e Inventario Inicial

Para formar la empresa Claudio y Ricardo decidieron aportar cada uno, la suma de M$1.500 en efectivo, con lo cual, la empresa inició sus actividades con un Capital de M$ 3.000 en efectivo. Al momento de contabilizar el aporte de capital inicial suceden eventos paralelos. Por un lado, llega a la empresa un activo de M$ 3.000 en efectivo y en forma simultánea, adquiere un pasivo con los socios por M$ 3.000.

Claudio Claudio

Ricardo Ricardo

El aporte de capital puede considerarse como "un préstamo” que los socios hacen a la empresa para que ésta funcione. Por lo tanto, Librería Nueva Ltda. al recibir el aporte en efectivo, queda con $3.000 en su caja y con una deuda de $ 3.000, de los cuales debe $ 1.500 a Claudio y debe $ 1.500 a Ricardo. Dado que esta obligación no es exigible por los dueños, el capital permanecerá indefinidamente en la empresa hasta que decidan aumentarlo o disminuirlo.

INVENTARIO INICIALDespués del Aporte de Capital

ACTIVOS PASIVOS

Lo que le deben Lo que la empresaa la empresa = 0 debe a terceros = 0

Capital InicialEfectivo que la Lo que la empresaempresa tiene debe a los dueños

$ 3.000 $ 3.000

El Inventario Inicial corresponde al punto de partida del proceso contable. Al término de cada ejercicio la empresa

deberá realizar un inventario final, el que corresponderá al inventario inicial del ejercicio siguiente.


ACTIVOS

Efectivo

$ 1.500+ 1.500= 3.000

PASIVOS

CapitalDeuda a los

socios

= 3.000

Aporte de capitalAporte de capital Deuda a los socios

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2.8 Ecuación del Inventario

Se puede considerar a la empresa como "alguien" que no tiene nada propio, pues todo lo que tiene, más lo que le deben (Total de Activos), lo debe a terceros y a sus dueños (Total de Pasivos). Incluso si logra utilidades, también las debe a sus dueños. Por lo tanto, en la contabilidad de una empresa se cumple siempre la siguiente igualdad: "El Total de los Activos es igual al Total de los Pasivos".

ACTIVOS = PASIVOS

En lo que sigue, las deudas con terceros se denominarán simplemente PASIVOS y la deuda con los dueños corresponderá al PATRIMONIO, de tal manera que la ecuación del inventario puede presentarse de la siguiente forma:

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

La contabilidad debe reflejar en forma permanente el cumplimiento de esta igualdad. Por lo tanto, todas las transacciones que provienen de las distintas actividades que realiza la empresa deben registrarse oportuna y adecuadamente.

ECUACION PATRIMONIAL“El patrimonio de una empresa es igual a sus Activos menos sus Pasivos".


TOTAL DE ACTIVOS

Lo que la empresa tiene(bienes)

+lo que le deben

(derechos)

TOTAL DE PASIVOS

Deuda con terceros(o pasivos)

+Deuda con los dueños

(Patrimonio)

=

TOTAL DE ACTIVOS

Lo que la empresa tiene(bienes)

+lo que le deben

(derechos)

TOTAL DE PASIVOS

Deuda con terceros(o pasivos)

PATRIMONIO

Deuda con los dueños

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2.9 El Balance General Clasificado

E1 BALANCE GENERAL muestra la situación económica-financiera de una empresa en un momento determinado. Obligatoriamente, los Balances se cierran al 31 de Diciembre de cada año. Sin perjuicio de ello es recomendable efectuar Balances para períodos mas cortos (mensual, trimestral o semestral), según sea el tipo de empresa y su nivel de actividad.

El BALANCE GENERAL CLASIFICADO muestra la situación de la empresa en forma clasificada de acuerdo a un criterio financiero, es decir, en primer lugar se distinguen los activos y los pasivos de corto plazo de los de largo plazo. Luego, los activos se ordenan conforme a su liquidez y los pasivos según su exigibilidad o vencimientos más próximos. Esta presentación permite comparar gráficamente la situación financiera de una empresa.

BALANCE GENERAL

El BALANCE CLASIFICADO puede considerarse como dos estanques de agua conectados entre sí, que siempre mantienen su nivel. Esto significa que en todo Balance, el Total de los Activos siempre tiene que ser igual al Total de los Pasivos.


TOTAL DE ACTIVOS

Activo Circulante(corto plazo)

Menor liquidez

Activo Fijo(largo plazo)

Otros activos(algunos de muy largo plazo)

TOTAL DE PASIVOS

Pasivo Circulante(corto plazo)

Menor exigibilidad

Pasivo Largo Plazo(largo plazo)

PATRIMONIO(permanente)

=

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La igualdad del balance se puede interpretar como:"Todo lo que tiene una empresa, lo debe a terceros y a sus dueños".


2.10 Igualdad del Inventario

MOVIMIENTOS QUE MANTIENEN LA IGUALDAD

ACTIVOS ACTIVOS PASIVOS PASIVOS ACTIVOS PASIVOS ACTIVOS PASIVOS

E1 siguiente ejemplo permite demostrar que la ecuación de¡ inventario se verifica en cada una de las transacciones que realiza la empresa.(1) Se inicia una empresa con un capital (P) de 3.000 en efectivo (A).(2) Se compra mercadería (A) por 600 en efectivo (A).(3) Se compran muebles (A) por 300 con un crédito de corto plazo (P).(4) Se compran derechos de una marca (A) por 900 con crédito a largo plazo (P).

Principio de Partida Doble o Dualidad EconómicaLos Activos que posee una empresa tienen su origen en deudas que la

empresa adquiere con terceros (Pasivos) y con sus Dueños (Patrimonio).


+ - - + + + - -

ACTIVOS

Efectivo +3.000

PASIVOS

Capital +3.000

ACTIVOS

Efectivo + 3.000Efectivo - 600Mercadería + 600

PASIVOS

Capital + 3.000

ACTIVOS

Efectivo + 3.000Efectivo - 600Mercadería + 600

Muebles + 300

PASIVOS

Crédito + 300

Capital + 3.000

ACTIVOS

Efectivo + 3.000Efectivo - 600Mercad. + 600

Muebles + 300

Der. Marca + 900

PASIVOS

Crédito + 300

Crédito + 900

Capital + 3.000

3.000 3.000 3.000 3.000

3.300 3.300 4.200 4.200

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2.11 Presentación del Balance General

El Balance General puede tener dos presentaciones según sea la necesidad: en forma horizontal o de cuenta y en forma vertical o de informe. La presentación horizontal facilita un análisis financiero vísual, y la presentación vertical es útil para comparar los balances de distintos períodos y examinar las variaciones en las distintas cuentas.

FORMA HORIZONTAL O CUENTA

BALANCE GENERAL DE LIBRERIA NUEVA LIMITADACifras en miles de pesos al 31 de diciembre

ACTIVOS PASIVOS Caja 500 Facturas por pagar 1.500 Banco 1.000 Letras por pagar 1.000 Mercaderías 1.000 Crédito Hipotecario 3.000 Muebles 2.000 5.500 Derecho de llaves 3.000 PATRIMONIO

Capital 2.000 Total Activo 7.500 Total Pasivo + Patrimonio 7.500

FORMA VERTICAL O INFORME

BALANCE DE LIBRERIA NUEVA LIMITADA

ACTIVO Año z Año x Año y Caja 500 1.000 1,500 Banco 1.000 2.000 1,500 Mercaderías 1.000 1.500 1,500 Muebles 2.000 1.500 1,000 Derecho de llaves 3.000 1.000 1,000 Total Activo 7.500 7.000 6,500

PASIVO Facturas por pagar 1.500 500 500 Letras por pagar 1.000 1.000 0 Crédito Hipotecario 3.000 3.500 4,000

5.500 5.000 4,500 PATRIMONIO Capital 2.000 2.000 2,000 Total Pasivo más Patrimonio 7.500 7.000 6.500

La presentación del Balance General dependerá las exigenciaso necesidades de los usuarios de la información contable.


2.12 Estructura de Activos y Pasivos según Tipos de Empresas

La estructura del Inventario de Activos y Pasivos al momento de iniciar una empresa es fundamental para la buena marcha posterior. A través de¡ tiempo el Inventario puede ir cambiando su estructura y esto dependerá de una serie de factores, tanto internos a la empresa relacionados con la gestión, así como externos relacionados con el mercado y la economía.

Alto Activo Fijo financiado Alto Activo Circulante financiado con Patrimonio con créditos de corto plazo

Alto Activo Circulante financiado Alto Activo Fijo financiado con créditos de Terceros con créditos de Largo Plazo

La observación permanente de la estructura de Activos y Pasivos de una empresa permite a los empresarios y ejecutivos tomar decisiones más acertadas para la buena conducción de la empresa.

La estructura del Inventario de una empresa dependerábásicamente de su área de actividad, del aporte de capital,

del acceso a financiamiento y de los créditos otorgados por terceros.


ACTIVOS

Activo Circulante

Activo Fijo

Otros Activos

PASIVOS

Pasivo Circulante

Pasivo Largo Plazo

PATRIMONIO

ACTIVOS

Activo Circulante

Activo Fijo

Otros Activos

PASIVOS

Pasivo Circulante

Pasivo Largo PlazoPATRIMONIO

ACTIVOS

Activo Circulante

Activo FijoOtros Activos

PASIVOS

Pasivo Circulante

Pasivo Largo Plazo

PATRIMONIO

ACTIVOS

Activo Circulante

Activo Fijo

Otros Activos

PASIVOS

Pasivo Circulante

Pasivo Largo Plazo

PATRIMONIO

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3. Definición de Cuenta

Una CUENTA es una denominación contable que representa un conjunto de elementos que tienen funciones similares dentro de la empresa y que pueden tener variaciones en el tiempo. Estos elementos generalmente corresponden a diferentes conceptos, como por ejemplo, disponibilidades, bienes para la venta, bienes de trabajo, derechos, obligaciones, etc. En el caso de la empresa Librería Nueva Ltda., la Cuenta Mercaderías es la denominación para representar los artículos que vende y la Cuenta Muebles representa los bienes de trabajo.

MERCADERIAS {cuadernos, lápices, tintas, papeles, archivadores}MUEBLES {escritorios, sillas, mesas, estanterías}

En general, las Cuentas que se utilizan en las empresas pueden dividirse en subcuentas para un mejor control de la gestión. Por ejemplo, una fábrica de muebles que utiliza la cuenta MATERIAS PRIMAS, podría utilizarlas subcuentas MADERAS, PINTURAS y REVESTIMIENTOS.

NOMBRE DE LA CUENTA TIPO DE CUENTA CONCEPTOCaja, Banco Activo DisponibilidadesMercaderías Activo Bienes para la ventaMaterias Primas Activo Bienes de producciónMuebles, Máquinas Activo Bienes de trabajoLetras por Cobrar Activo Derechos sobre tercerosLetras por Pagar Pasivo Obligación con tercerosProveedores Pasivo Obligación con tercerosCapital Patrimonio Deuda con los dueñosUtilidades Patrimonio Deuda con los dueños

Las cuentas se relacionan entre sí cuando se efectúa una transacción. Además, sufren múltiples variaciones de aumentos y disminuciones durante un período contable. Dado que resultaría muy laborioso y no tendría sentido realizar un balance después de cada transacción, en la práctica las cuentas se utilizan para centralizar y totalizar los movimientos contables de una misma naturaleza para posteriormente, al término del ejercicio, elaborar los balances correspondientes.

El nombre de una Cuenta tiene que corresponder estrechamente al concepto que ella representa para que facilite

la interpretación de los Balances.


3.1. El Plan de Cuentas

Uno de los aspectos más importantes para contar con información contable de calidad y llevar un mejor control de la empresa, se refiere a la definición de un adecuado PLAN DE CUENTAS. Este consiste en un documento que se elabora al momento de iniciar las actividades, en el que se establecen las cuentas que regirán la contabilidad. Este Plan es único para cada empresa y se elabora de acuerdo a las necesidades de información y control que requieran las personas que utilizarán los informes contables.

Para la elaboración de un Plan de Cuentas se requieredefinir muy bien los siguientes aspectos:

*Nombre de las Cuentas a utilizar*Descripción del concepto de la cuenta

*Cantidad de Cuentas a emplear*Códigos de las Cuentas

Para su elaboración es necesario considerar:*Actividad de la empresa

*Tipo de transacciones que realiza la empresa*Controles que necesita llevar

*Características de la información requerida*Exigencias tributarias o legales

La Superintendencia de Valores y Seguros proporciona en la Circular 1501un Plan de Cuentas codificado aplicable a las sociedades que están bajo su control y que también sirve como pauta para las demás empresas.

MODELO DE PLAN DE CUENTAS CODIFICADO

1. ACTIVOS 2. PASIVOS 1.1 Activo Circulante 2.1 Pasivo Circulante 1.1.1 Caja 2. 1.1 Préstamos bancarios 1.1.2 Bancos 2.1.2 Proveedores 1.1.3 Clientes 2.1.3 Letras por pagar 1.2 Activo Fijo 2.2 Pasivo de Largo Plazo 1.2.1 Terrenos 2.2.1 Deuda Hipotecaria

La definición de un adecuado Plan de Cuentas permite a los ejecutivos llevar un control más eficiente de la empresa

y realizar una mejor gestión.


3.2. Manual de Cuentas

Para una mayor claridad respecto al uso de cada cuenta que llevará la empresa, es conveniente elaborar un MANUAL DE CUENTAS en el que se establezca en forma precisa la utilización de cada una de ellas y en el que se haga una descripción muy detallada respecto al concepto que cada una representa. Este Manual, además contiene información de cómo efectuar las anotaciones, así como el significado del saldo que ella presente. El siguiente cuadro muestra el uso de algunas cuentas, más adelante se indicará cómo hacer los registros y el significado de sus saldos.

CUENTA TIPO USO DE LA CUENTACAJA Activo Permite registrarlas salidas en efectivo por

diferentes pagos que realiza la empresa, además de las entradas en efectivo, ya sea por ventas o pagos de los clientes.

BANCO Activo Permite registrar los depósitos en cuenta corriente y los créditos otorgados por el Banco, así como el registro de los pagos con cheque.

MERCADERIAS Activo Permite registrar las entradas de mercaderías que se compran y las salidas de las mercaderías que se venden.

PROVEEDORES Pasivo Permite registrar las deudas sin documentar, contraídas por la empresa y los pagos realizados por este concepto,

CAPITAL Patrimonio Permite registrar la información del capital inicial y sus posteriores aumentos o disminuciones.

El Manual de Cuentas sirve como guía de trabajo para el proceso contable.

Es importante mencionar que la utilización de cuentas que engloben muchos conceptos, como por ejemplo, una amplia cuenta de Gastos Generales, no permitiría obtener información detallada, a primera vista, de cómo se están haciendo los desembolsos de dinero. Por lo tanto, es conveniente dividirla en varias subcuentas que otorguen una mejor interpretación de la información.

Manual de CuentasEs el documento que permite establecer las pautas generales para el empleo

de las diferentes cuentas de la contabilidad en una empresa. Contiene instrucciones sobre cómo y cuándo utilizar cada cuenta.


4. Cuentas de Activo, Pasivos y PatrimonioSegún el giro y las transacciones comerciales que realice la empresa, es necesario definir los nombres que se le asignarán a las distintas cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. La nómina siguiente muestra algunas cuentas utilizadas en las empresas.

La Superintendencia de Valores y Seguros proporciona en la Circular No 1501 una lista de cuentas contables que deben usar, principalmente, las empresas que están inscritas en la Superintendencia y que presentan sus informes contables bajo las normas por ella establecidas. También incluye indicaciones sobre el uso de cada una de estas cuentas, que además sirven de referencia para cualquier empresa.

Averigüe cuáles son las Cuentas que lleva una empresaen su contabilidad e identifique los conceptos que ellas representan.


1. CUENTAS DE ACTIVOS

1.1 ACTIVO CIRCULANTE - Caja

- Banco- Mercaderías- Letras x Cobrar- Clientes- Deudores varios- Anticipos de impuestos- Documentos por cobrar- Materias primas- Anticipo a proveedores- Cuenta particular socio- Materiales

1.2 ACTIVO FIJO- Máquinas- Equipos- Herramientas- Muebles- Terrenos- Vehículos- Bienes raíces1.3 OTROS ACTIVOS- Derecho de Llaves- Marca Comercial- Patente Industrial

2. CUENTAS DE PASIVOS

2.1 PASIVO CIRCULANTE- Letras x Pagar- Proveedores- Préstamos bancarios- Acreedores- Documentos por pagar- Honorarios por pagar- Impuestos por pagar- Seguros por pagar- Comisiones por pagar- Arriendos por pagar- lsapres por pagar- AFP por pagar- Sueldos por pagar- Cuentas por pagar- Pagarés por pagar-2.2 PASIVO A LARGO PLAZO- Crédito a Largo Plazo- Crédito hipotecario

3 CUENTAS DE PATRIMONIO- Capital- Utilidades- Reservas

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5. Cuenta Contable

Las distintas actividades que realiza la empresa conllevan distintas transacciones que deben registrarse en forma ordenada, precisa y oportuna. El registro más sencillo es un cuadro numérico dividido en dos partes, el lado izquierdo y el derecho, además de un encabezado con el nombre de la cuenta que se relaciona con la naturaleza de la transacción, por ejemplo, para los movimientos de dinero en efectivo, se emplea la denominación "Caja”

Para llevar un control de las entradas y salidas de dinero, se puede elaborar un simple cuadro simplificado en forma de "T". Si a un lado se anotan las entradas o aumentos de dinero, al otro lado deberán anotarse las salidas o disminuciones de dinero. Más adelante se verá a qué lado se efectúan estas anotaciones para las distintas cuentas.

Las Cuentas permiten registrar todos los movimientos contables involucrados en una determinada transacción y también permiten comprender cómo se originan los datos que sirven para elaborar los Balances. La clave está en determinar exactamente el lado en que se deberán efectuar las anotaciones.

La presentación de la cuenta en forma de "T" solo sirve para ilustrar de mejor manera los movimientos en las cuentas y facilitar el aprendizaje de la contabilidad. En la práctica, las empresas manejan registros y libros especialmente diseñados y estructurados para el trabajo contable, el que puede ser realizado en forma manual o mediante sistemas computacionales.

En lo que sigue del curso, una flecha hacia arriba significará,entrada o aumento en la Cuenta. Por el contrario, una flecha hacia abajo

significará salida o disminución en la Cuenta.


CUENTA “CAJA”

LADO LADO IZQUIERDO DERECHO

CONVENCION DEL METODO DE ENSEÑANZA

ENTRADAS O AUMENTOS

SALIDAS O DIMINUCIONES

(independiente del lado de la cuenta)

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6. El Lenguaje ContableUno de los principales problemas para los que se inician en el aprendizaje de la técnica contable, lo constituye el lenguaje empleado en contabilidad. Esto ocurre porque se emplean las mismas palabras del lenguaje común, pero con un significado distinto.

PALABRA

Lenguaje común Lenguaje contable

En general, las distintas palabras usadas en e¡ lenguaje contable causan gran confusión a la mayoría de las personas que se inician en el estudio de la contabilidad, porque tratan de buscar una relación entre la definición contable y la acepción de la palabra en castellano. Lo que hay que tener presente es que cuando se conversa en lenguaje contable, hay que pensar en los significados técnicos que las palabras tienen en contabilidad.

PALABRA Significado en lenguaje común Significado en lenguaje contableActivo Agil, dinámico. Bienes y derechos de una empresa,Pasivo Tranquilo, reposado. Deudas y obligaciones de una empresa.Debe Verbo, deuda, que se debe Nombre, lado izquierdo de una cuenta.Haber Verbo, que hay, tener. Nombre, lado derecho de una cuenta.Cargo Puesto / del verbo cargar Anotación que se efectúa al debe.Cargar Aplastar, presionar. Anotar un cargo,Abono Fertilizante / del verbo abonar. Anotación que se efectúa al haber.Abonar Suministrar, pagar. Anotar un abono.Débito Deuda / tarjeta de pago. Suma de los cargos.Crédito Préstamo / reputación, fama. Suma de los abonos.Asiento Silla, banqueta / carne Técnica de anotar en diferentes cuentas.Asentar Afirmar 1 establecerse Realizar un asiento contable.

Una explicación más detallada sobre la definición y el uso de la


terminología contable se realiza en las páginas siguientes.

Cronología Contable: Debe y Haber

La CUENTA CONTABLE, que comúnmente se representa por una "T", consta de un nombre que se anota en la cabecera y que se relaciona con la naturaleza de la transacción y dos lados para registrar las anotaciones.

NOMBRE DE LA CUENTA

Lado LadoIzquierdo Derecho

Por convención, en contabilidad, al lado izquierdo de una cuenta se le llama "DEBE" y al lado derecho "HABER". Estos nombres no tienen nada que ver con el significado que comúnmente las personas entienden sobre estas palabras. Es importante recalcar que en lenguaje contable estas palabras tienen un significado totalmente distinto al uso que se les da comúnmente como verbos.

Castellano Lenguaje ContableDEBE y HABER son verbos DEBE y HABER son nombres

NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

Las palabras DEBE y HABER son expresiones propias de la contabilidad que se utilizan en todas las cuentas y sólo representan los nombres de las columnas izquierda y derecha, respectivamente, en los cuadros de registro de transacciones o cuentas "T".

Las palabras DEBE y HABER usadas en el lenguaje común cambian lagramatical en el lenguaje contable, pasando de forma verbal a nombre


Nombre de la cuenta

El lado derecho se llama “HABER”

El lado izquierdo se llama “DEBE”

24

Cargo y Abono

CARGO A UNA CUENTA

Es cada una de las anotaciones que se hacen al lado IZQUIERDO de la Cuenta, o sea, al DEBE. La acción de registrar un cargo se denomina Cargar o Debitar.

CUENTA DEBE

CARGO Cada una de estas(al Debe) anotaciones se llama

Cargo

Una anotación que se efectúa al Debe de una Cuenta se llama "CARGO”

ABONO A UNA CUENTA

Es cada una de las anotaciones que se hacen al lado DERECI-10 de la Cuenta, o sea, al HABER. La acción de registrar un abono se denomina Abonar o Acreditar.

CUENTA HABER

Cada una de ABONO Estas se llama Abono (al Haber)

Una anotación que se efectúa al Haber de una Cuenta se llama "ABONO".

Débito y Crédito


300

500

200

700

25

DEBITO DE UNA CUENTA

Es la suma de las anotaciones efectuadas al DEBE de la Cuenta, es decir, la suma de los Cargos. CUENTA DEBE

DEBITO El total de suma(suma de cargos) se llama Débito

DEBITO = CARGOS

La suma de los Cargos se llama "DEBITO”

CREDITO DE UNA CUENTA

Es la suma de las anotaciones efectuadas al HABER de la Cuenta, es decir, la suma de los Abonos. CUENTA HABER

Total de las suma CREDITO Del haber se llama crédito (suma abonos)

CREDITO = ABONOS

La suma de los Abonos se llama "CREDITO".


400

100

300

800

150 80120

350

26

Saldo Deudor y Saldo Acreedor

SALDO DE UNA CUENTAEs la diferencia entre el DEBITO y el CREDITO, es decir, la diferencia entre la suma de los Cargos y la suma de los Abonos.

SALDO DEUDORSe produce cuando el DEBITO es mayor que el CREDITO. En este caso, se dice que la cuenta es DEUDORA. CUENTA

DEBE HABER 300 300

¡Cuenta Deudora! + 600 + 200

900 500

400 ¡Saldo Deudor!

CARGOS > ABONOS SALDO DEUDOR

SALDO ACREEDORSe produce cuando el CREDITO es mayor que el DEBITO. En este caso, se dice que la cuenta es ACREEDORA. CUENTA

DEBE HABER 300 300

+ 200 + 400

500 700 ¡Cuenta Deudora!

¡Saldo Deudor! 200

ABONOS > CARGOS SALDO ACREEDOR

CUENTA SALDADA

CARGOS > ABONOS CUENTA SALDADA


Resumen de Terminología Contable

NOMBRE DE LA CUENTA

Los términos contables enunciados, se aplican con el mismo significadoen todas las cuentas que se llevan en la contabilidad de una empresa.


DEBE

Abono

HABER

Cargo

Cargo Abono

Débito Crédito

SALDO

Saldo Deudor Saldo Acreedor

Cuenta Saldada

El lado izquierdo de una cuenta se llama ...

Una anotación al Debe o lado izquierdo de una cuenta se llama ...

La suma de los cargos de una cuenta se llama ...

El lado derecho de una cuenta se llama ...

Una anotación al Haber o lado derecho de una cuenta se llama ...

La suma de los abonos de una cuenta se llama ...

La diferencia entre el Débito y el Crédito de una cuenta se llama ...

Cuando el Débito es mayor que el Crédito, el saldo de la cuenta es ...

Cuando el Crédito es mayor que el Débito, el saldo de la cuenta es ...

Cuando el Débito es igual que el Crédito se dice que la cuenta está ...

28

7. CUENTAS PATRIMONIALES Cuentas de Activo

Todas las Cuentas de ACTIVO tienen el siguiente tratamiento contable:

AUMENTOS AL DEBEEn una Cuenta de ACTIVO, una anotación que se efectúa al lado izquierdo, es decir, al DEBE, significa un AUMENTO o ENTRADA en la Cuenta.

(A) CUENTA DE ACTIVO (A) CUENTA DE ACTIVO DEBE HABER DEBE HABER

300 200 500

¡NO CONFUNDIR!, Anotar al DEBE no significa que se debe, solo indica que se anotó al lado izquierdo y como se trata de una cuenta de Activo la interpretación contable es que se produce un aumento en la cuenta.

DISMINUCIONES AL HABEREn una Cuenta de ACTIVO, una anotación que se efectúa al lado derecho, es decir, al HABER, significa una DISMINUCION o SALIDA en la Cuenta.

(A) CUENTA DE ACTIVO (A) CUENTA DE ACTIVO DEBE HABER DEBE HABER

300200500

¡NO CONFUNDIR!, Anotar al HABER no significa que hay, solo indica que se anotó al lado derecho y como se trata de una cuenta de Activo la interpretación contable es que se produce una disminución en la cuenta.

En una cuenta de ACTIVO, el sentido de la flecha indica que un cargoal DEBE aumenta la cuenta y un abono al HABER la disminuye.


Estas anotaciones significan

AUMENTO O ENTRADA


DISMINUCION O SALIDA

29

Cuentas de Pasivo

Todas las Cuentas del PASIVO tienen el siguiente tratamiento contable, que es totalmente contrario al de las Cuentas de Activo:

DISMINUCIONES AL DEBEEn una Cuenta de PASIVO, una anotación que se efectúa al lado izquierdo, es decir, al DEBE, significa una DISMINUCION en la Cuenta.

(P) CUENTA DE PASIVO (A) CUENTA DE PASIVODEBE HABER DEBE HABER

100 300 400

¡NO CONFUNDIR!, Anotar al DEBE no significa que se debe, solo indica que se anotó al lado izquierdo y como se trata de una cuenta de Pasivo la interpretación contable es que se produce una disminución en la cuenta.

AUMENTOS AL HABEREn una Cuenta de PASIVO, una anotación que se efectúa al lado derecho, es decir, al HABER, significa un AUMENTO en la Cuenta.

(P) CUENTA DE PASIVO (P) CUENTA DE PASIVO DEBE HABER DEBE HABER

400200100

¡NOCONFUNDIR!, Anotar al HABER no significa que hay, solo indica que se anotó al lado derecho y como se trata de una cuenta de Pasivo la interpretación contable es que se produce un aumento en la cuenta.

En una cuenta de PASIVO, el sentido de la flecha indica que un cargo disminuye la cuenta y un abono al HABER la aumenta.



DISMINUCION


AUMENTO

30

Cuentas de Patrimonio

Todas las Cuentas de PATRIMONIO tienen el siguiente tratamiento contable, que es totalmente contrario al de las Cuentas de Activo y similar a las cuentas de Pasivo.

DISMINUCIONES AL DEBEEn una Cuenta de PATRIMONIO, una anotación que se efectúa al lado izquierdo, es decir, al DEBE, significa una DISMINUCION en la Cuenta.

(P) CUENTA DE PATRIMONIO (A) CUENTA DE PATRIMONIO DEBE HABER DEBE HABER

100 300

¡NO CONFUNDIR!, Anotar al DEBE no significa que se debe, solo indica que se anotó al lado izquierdo y como se trata de una cuenta de Patrimonio la interpretación contable es que se produce una disminución en la cuenta.

AUMENTOS AL HABEREn una Cuenta de PATRIMONIO, una anotación que se efectúa al lado derecho, es decir, al HABER, significa un AUMENTO en la Cuenta.

(P) CUENTA DE PATRIMONIO (P) CUENTA DE PATRMONIO DEBE HABER DEBE HABER

400200100

¡NO CONFUNDIR!, Anotar al HABER no significa que hay, solo indica que se anotó al lado derecho y como se trata de una cuenta de Patrimonio la interpretación contable es que se produce un aumento en la cuenta.

En una cuenta de PATRIMONIO, el sentido de la flecha indica que,un cargo al DEBE disminuye la cuenta y

un abono al HABER la aumenta.



DISMINUCION


AUMENTO

31

Saldos en Cuentas de Activo y Pasivo

CUENTAS DE ACTIVOEl tratamiento contable de las cuentas de Activo indica que aumentan al Debe y disminuyen al Haber.

(A) CUENTA DE ACTIVO (A) CAJA DEBE HABER DEBE HABER 300 100

300 200 + 200 +

800 300 500 ¡Saldo Deudor!

De la cuenta Caja no se puede sacar más dinero del que se ha registrado en la columna del Debe y que se totaliza en el Débito, por lo tanto, al retirar todo el dinero, la cuenta quedará saldada. Sí en algún momento la cuenta Caja presenta saldo acreedor significa que se ha cometido algún error al efectuar un registro.

CUENTAS DE PASIVO

El tratamiento contable de las cuentas de Pasivo indica que aumentan al Haber y disminuyen al Debe.

(P) CUENTA DE PASIVO (P) LETRAS x PAGAR DEBE HABER DEBE HABER

100 100

100 300 + + 400 200 800 ¡Saldo Acreedor! 600

La cuenta Letras por Pagar permite registrar las deudas que la empresa adquiere a través de estos documentos, por lo tanto, el Crédito de la cuenta representa la deuda total. Al ir pagando los distintos documentos, la deuda empieza a disminuir hasta la cancelación total. Cuando esto ocurra la cuenta quedará saldada.

La cuentas de Activo tienen saldo Deudor y las cuentas de Pasivotienen Acreedor, al igual que las cuentas de Patrimonio.


Significado de Cargo y Abono en Cuentas de Activo y Pasivo

Los Cargos y los Abonos que se realizan en las Cuentas de Activos y Pasivos tienen diferentes significados. Para una cuenta de Activo un Cargo refleja aumento, en cambio para una cuenta de Pasivo un Cargo representa una disminución. Del mismo modo, un Abono disminuye una cuenta de Activo y aumenta una cuenta de Pasivo,

CUENTAS DE ACTIVOCUENTA Una anotación al

DEBE o Cargo se realiza por:

Una anotación al HABER o Abono se

realiza por:

Su saldo es:

CAJA Una entrada de efectivo, ya sea por una venta, el pago de un cliente, anticipo de una compra, etc.

- Un pago de la empresa en dinero en efectivo- Un retiro en efectivo de

los dueños.

DEUDOR

BANCO - Depósitos realizados en la cuenta bancaria. - Créditos otorgados por el Banco.

- Pagos de la empresa con cheques.

- Pago de comisiones y cuotas bancarias.

DEUDOR

MERCADERIAS - Compra de mercaderías.

- Devolución de un producto vendido.

- Venta de mercaderías

- Devolución al proveedor de las mercaderías

DEUDOR

CUENTAS DE PASIVOCUENTA Una anotación al

DEBE o Cargo se realiza por:

Una anotación al HABER o Abono se

realiza por:

Su saldo es:

PROVEEDORES Pagos realizados a los proveedores.

Deudas contraídas por la empresa, por las diferentes compras sin

documentar.

ACREEDOR

LETRAS x PAGAR

- Pago de una letra a terceros.

- Deudas contraídas por compras documentadas con letra.

ACREEDOR


Relatividad Contable

La relatividad contable se refiere a que cuando se efectúan transacciones entre empresas, en las respectivas contabilidades se realizan anotaciones inversas, es decir, si una empresa hace un cargo, la otra registrará un abono y viceversa. Supongamos que la empresa "A" paga una letra por $ 300 a la empresa "B", aceptada anteriormente.

CONTABILIDA “A” CONTABILIDAD “B”La empresa "A" hace un cargo a la cuenta Letras por Pagar para registrar la disminución de la deuda

La empresa "B" hace un abono a la cuenta Letras por Cobrar para registrar el pago de la letra.

(P) Letras x Pagar (A) Letras x Cobrar D H D H 300 300

EMPRESA Y BANCO

Cuando un banco envía información a sus clientes, lo hace basándose en su propia contabilidad, es decir, cuando recibe un depósito, efectúa un abono en la cuenta del CLIENTE. A su vez, la empresa contabiliza el depósito en la cuenta BANCO realizando un cargo. Por lo tanto, cuando el banco informa que ha efectuado un cargo lo que ha hecho es rebajar la cuenta del cliente.

(A) Banco (P) Cliente 0-54683

D H D H 300 300

Los ejecutivos de los bancos cuando conversan con sus clienteslo hacen en forma subjetiva, es decir, teniendo en cuenta

la contabilidad de su banco.

Invariabilidad del Capital


La invariabilidad del capital viene del hecho que si e¡ resultado se suma directamente al capital inicial, se perdería información respecto a las utilidades o pérdidas del ejercicio.

Por lo tanto, para no dificultar la interpretación de un balance se hace necesario mostraren forma separada el capital inicial, del resultado obtenido.

NUEVA ECUACIÓN DEL INVENTARIO

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + RESULTADO

8. CUENTAS DE RESULTADO


Término del ejercicio

¿Utilidad o Pérdida?

Resultado PérdidaImplica una disminución del

patrimonio y/o capital inicial

Resultado GananciaImplica un aumento del patrimonio y/o capital

inicial

Resultado CeroNo hay utilidad ni pérdida

ACTIVOS PASIVOS

Capital Inicial

ACTIVOS PASIVOS

Capital Inicial+ Utilidad

UTILIDAD

PeriodoSemestre, año

ACTIVOS PASIVOS

Capital Inicial

ACTIVOS PASIVOS

Capital Inicial- Pérdida

PERDIDA


35

Ciclo Operativo

Una vez determinado el Inventario Inicial, es decir, la estructura de Activos y Pasivos (ya sea al iniciar las actividades de la empresa o al comienzo de un nuevo ejercicio), se inicia la etapa operativo en la que se generan costos, gastos e ingresos, los que finalmente determinan el Resultado operacional de¡ período, es decir utilidad o pérdida.

El capital inicial puede aumentar o disminuir según sea el Resultado obtenido. Si las Ganancias son mayores que las Pérdidas se produce utilidad operacional y el capital aumenta. Por el contrario, sí las pérdidas son mayores que las Ganancias se produce una pérdida operacional y el capital disminuye. Dado que el capital permanece invariable, la utilidad o pérdida operacional se registra en forma separada.

Cuentas de Resultado


ACTIVOS

ActivoCirculante

Activo

Fijo

Otros Activos

PASIVOS

PasivoCirculantes

PasivoLargo Plazo

Capital Inicial


ACTIVOS

ActivoCirculante

Activo

Fijo

Otros Activos

PASIVOS

PasivoCirculantes

PasivoLargo Plazo

Capital Inicial +

Resultado

==

ETAPA OPERACIONAL

PERDIDASSon todos los desembolsos necesarios para la operación de la empresa, como el costo de los productos y los gastos de arriendo, agua, personal, publicidad, luz, etc.

GANANCIASSon todos los ingresos que la empresa puede generar principalmente por las ventas de su giro, así como los ingresos por la venta de activos fijos, subarriendos, intereses ganados, etc.

> <

RESULTADOPérdida del ejercicioPérdidas > Ganancias

Ganancia del ejercicioPérdidas < Ganancias

En el Inventario Final la igualdad de Activos y Pasivos se consigue sumando o restando al Capital Inicial,

la Utilidad o Pérdida obtenida en el ejercicio.

36

Las Cuentas que permiten determinar el Resultado de la empresa, es decir, las que se relacionan con los egresos y los Ingresos derivados de su actividad comercial, se llaman CUENTAS DE RESULTADO. Cuando estas cuentas están relacionadas directamente con el giro de la empresa, se dice que son egresos e ingresos operacionales.

Los COSTOS y los GASTOS, son grupos de cuentas de Resultado negativo y se denominan PERDIDAS. Por el contrario, los diferentes ingresos de ¡a empresacorresponden a Resultado positivo y se denominan GANANCIAS.

CUENTAS DE RESULTADO

Los Costos y los Gastos en que incurre la empresa aumentan lasPérdidas. Las Ventas aumentan las Ganancias.

Principio de DevengadoPara la determinación del resultado de un período contable, se deben tomar en cuenta

todos los gastos efectivamente realizados, así como todos los ingresos a que la empresa tiene derecho, hayan sido éstos cancelados o no.

Cuentas de Pérdidas y Ganancias


PERDIDAS(egresos)

COSTOS

De la mercadería que vende la empresa o de los productos

que fabrica.

GASTOS

Arriendo, publicidad, gastos generales, sueldos, etc.

GASTOS NO OPEACIONALES

Intereses pagados, pérdida en venta de activo fijo, siniestros,

etc.

GANANCIAS(ingresos)

VENTAS

Ingresos por la venta de mercadería y servicios que

brinda la empresa.

OTROS INGRESOS NO OPERACIONALES

Por la venta de un activo fijo, por el subarriendo de un

espacio, etc.

OPERACIONAL

NO OPERACIONAL

EMPRESA

Salidas de dinero

Entradas de dinero

37

Dependiendo del giro de la empresa y según las transacciones comerciales que realice, es necesario definir los nombres que se le asignarán a las distintas cuentas de Pérdidas y Ganancias. Por ejemplo, estas pueden ser:

E1 numero de cuentas de Pérdidas y Ganancias de una empresa, debe permitir llevar un control riguroso de cómo y cuánto dinero se ha gastado y ha ingresado.

La observación de las cuentas de pérdidas y ganancias en forma permanente evitará las sorpresas en los resultados. Además, permitirá conocer la proporción de los ingresos no operacionales respecto a los ingresos propios del giro de la empresa.

Consulte cuáles son las cuentas de Pérdidas y Gananciasque lleva una empresa en su contabilidad y el concepto que representan.

Cuentas de Pérdidas


PERDIDAS

COSTOS (Costos Operacionales)

- Costo de Venta

GASTOS (Relacionados con los gastos de administración y ventas)

- Arriendo- Sueldo personal administrativo- Publicidad- Gastos Generales


- Gastos Financieros

GANANCIAS

VENTAS (Ingresos Operacionales)

- Venta de Mercadería - Venta de Servicios

OTROS INGRESOS (Ingresos no operacionales)

- Subarriendo local- Venta de activos- Intereses ganados

< >

38

Durante la operación de una empresa, es necesario incurrir en una serie de desembolsos de dinero, como arriendo, materias primas, sueldos o publicidad, entre otros, los que se relacionan directamente con el giro o actividad principal. En general, estos desembolsos pueden dividirse en dos categorías: Costos y Gastos Operacionales.

COSTOS OPERACIONALESSon aquellos que están relacionados directamente con el costo de los productos que vende la empresa. En una empresa comercial, que compra productos terminados para venderlos a un precio mayor, el Costo de las mercaderías que vende se contabilizan en una cuenta llamada Costo de Venta.

GASTOS OPERACIONALESSon aquellos que generalmente están asociados a las áreas de administración y venta de la empresa. Son necesarios para mantener la marcha de la empresa y pierden su valor monetario al momento de realizarlos, por ejemplo, los sueldos de¡ personal administrativo, la publicidad, el arriendo, los gastos de oficina, etc.

GASTOS NO OPERACIONALESSon aquellos gastos que no están relacionados directamente con el giro principal de la empresa y se realizan en forma eventual. Los gastos financieros se consideran como gastos no operacionales .

Las cuentas de Pérdidas se clasifican en Costos y Gastos Operacionales.También, hay que tener en cuenta los Gastos no Operacionales.

Cuentas de Ganancias


CUENTAS DE PERDIDA

COSTOS - Costo de Venta

GASTOS (Administración y Ventas)

- Arriendo- Sueldo personal administrativo- Publicidad- Gastos Generales


(Pe) Pérdidas (Pe) Pérdidas

Normalmente estas cuentas

aumentan

Rara vez estas cuentas

disminuyen

39

Una vez que la empresa inicia sus operaciones, ésta debe realizar una serie de actividades destinadas a vender sus productos y que le permitan generar ingresos suficientes para financiar los costos, los gastos y lograr una cierta utilidad.

En general, los ingresos se pueden dividir en dos categorías: Ventas, para representar los ingresos relacionados con la operación de la empresa y Otros Ingresos para representar los ingresos extras que no se relacionan directamente con la operación.

VENTAS OPERACIONALES

Son aquellos ingresos relacionados directamente con el giro de la empresa. Son los Ingresos propios de la explotación de¡ negocio, que provienen de la venta de los productos o servicios que produce y/o comercializa.

OTROS INGRESOS

Son aquellos Ingresos extraordinarios que no están relacionados directamente con el giro principal de la empresa, como por ejemplo, subarrendar parte del local comercial, vender un activo fijo, ingresos por intereses ganados, etc.

Las Ganancias de la empresa pueden ser representadasmediante las cuentas de "Ventas" y "Otros Ingresos".

Contabilización en Cuentas de Pérdidas


CUENTAS DE GANANCIAS

VENTAS - Venta de mercadería- Venta de servicios

OTROS INGRESOS

- Subarriendo local- Intereses ganados- Venta activo fijo

(G) Ganancias (G) Ganancias

Ocasionalmenteestas cuentas disminuyen

Normalmente estas cuentas

aumentan

40

Todas las Cuentas de PERDIDA tienen un tratamiento contable similar alas cuentas de Activo:

AUMENTOS AL DEBEEn una Cuenta de PERDIDA, una anotación que se efectúa al lado izquierdo, es decir, al DEBE, significa un AUMENTO en la Cuenta.

(Pe) CUENTA DE PERDIDA (Pe) CUENTA DE PERDIDA DEBE HABER DEBE HABER

300 200 500

¡NO CONFUNDIR!, Anotar al DEBE no significa que se debe, solo indica que se anotó al lado izquierdo y como se trata de una cuenta de Pérdida la interpretación contable es que se produce un aumento en la cuenta.

DISMINUCIONES AL HABEREn una Cuenta de PERDIDA, una anotación que se efectúa al lado derecho, es decir, al HABER, significa una DISMINUCION en la Cuenta.

(Pe) CUENTA DE PERDIDA (Pe) CUENTA DE PERDIDA DEBE HABER DEBE HABER

300200500

¡NO CONFUNDIR!, Anotar al HABER no significa que hay, solo indica que se anotó al lado derecho y como se trata de una cuenta de Pérdida la interpretación contable es que se produce una disminución en la cuenta.

En una cuenta de PERDIDA, el sentido de la flecha indica que un cargo al DEBE aumenta la cuenta y

un abono al HABER la disminuye.

Contabilización en Cuentas de Ganancias



AUMENTO


DISMINUCION

41

Las Cuentas de GANANCIA tienen un tratamiento contable similar a las cuentas de Pasivo:

DISMINUCIONES AL DEBEEn una Cuenta de GANANCIA, una anotación que se efectúa al lado izquierdo, es decir, al DEBE, significa una DISMINUCION en la Cuenta.

(G) CUENTA DE GANACIA (G) CUENTA DE GANACIADEBE HABER DEBE HABER

100 300 400

¡NO CONFUNDIR!, Anotar al DEBE no significa que se debe, solo indica que se anotó al lado izquierdo y como se trata de una cuenta de Ganancia la interpretación contable es que se produce una disminución en la cuenta.

AUMENTOS AL HABEREn una Cuenta de GANANCIA, una anotación que se efectúa al lado derecho, es decir, al HABER, significa un AUMENTO en la Cuenta.

(G) CUENTA DE GANANCIA (G) CUENTA DE GANACIA DEBE HABER DEBE HABER

400200100

¡NO CONFUNDIR!, Anotar al HABER no significa que hay, solo indica que se anotó al lado derecho y como se trata de una cuenta de Ganancia la interpretación contable es que se produce un aumento en la cuenta. y

En una cuenta de GANANCIA, el sentido de la flecha indica que un cargoal DEBE disminuye la cuenta y un abono al HABER la aumenta.

Saldos en Cuentas de Pérdidas y Ganancias



DISMINUCION


AUMENTO

42

CUENTAS DE PERDIDASEl tratamiento contable de las cuentas de Pérdidas indica que aumentan al Debe y disminuyen al Haber.

(Pe) CUENTA DE PERDIDA (Pe) ARRIENDO DEBE HABER DEBE HABER 300

300 + 200

800 800 ¡Saldo Deudor!

Las cuentas de Pérdidas normalmente aumentan al Debe y tienen saldo Deudor, ya que el movimiento en estas cuentas es prácticamente de cargos. Los gastos no se recuperan y en muy raras oportunidades se efectúa un registro al Haber, es decir, un abono.

CUENTAS DE GANANCIASEl tratamiento contable de las cuentas de Ganancias indica que aumentan al Haber y disminuyen al Debe.

(G) CUENTA DE GANANCIA (G) VENTAS DEBE HABER DEBE HABER

100 100

300 + + 400

100 800

¡Saldo Acreedor! 700

Las cuentas de Ganancias normalmente aumentan al Haber y tienen saldo acreedor, ya que el movimiento en estas cuentas es prácticamente de abonos. Las ventas pueden anularse y en estos casos se efectúa un registro al Debe, es decir, un cargo.

Las cuentas de Pérdida tienen saldo Deudor y las de Ganancia tienen saldo Acreedor,

al igual que las cuentas de Activo y Pasivo, respectivamente.

Tratamiento de las CuentasActivo, Pasivo, Pérdidas y Ganancias


El tratamiento contable de las Cuentas de Pérdidas es igual al tratamiento contable de las cuentas de Activos. Las cuentas de Ganancias se manejan contablemente en forma similar a las cuentas de Pasivo y Patrimonio.

9. RESULTADO Análisis de Pérdidas y Ganancias


CUENTAS DE ACTIVO

DEBE HABER

Aumentos o Entradas Egresos de Caja

Ingresos de Caja Venta de mercadería

Compra de mercadería Giro de cheques

Compra de muebles Pagos en efectivo

Depósito en el Banco Disminuciones o Salidas

CUENTAS DE PASIVO

DEBE HABER

Pago de letras Aumentos o Entradas

Pago de créditos Compra con letras

Disminuciones Obtención de Créditos o Salidas

CUENTAS DE PATRIMONIO

DEBE HABER

Retiros de Capital Aumentos o Entradas

Disminuciones Aportes de Capital o Salidas

CUENTAS DE PERDIDAS

DEBE HABER

Aumentos o Entradas Reversa de un gasto

Pago arriendo o Disminuciones o Salidas publicidad

CUENTAS DE GANANCIA

DEBE HABER

Anulación de una Venta Aumentos o Entradas

Disminuciones Venta de productos o Salidas y/o servicios

44

Una comparación entre las Pérdidas y las Ganancias originadas durante la operación de la empresa, en un período determinado, permite determinar su RESULTADO OPERACIONAL, es decir, conocer si ha obtenido utilidad o pérdida operacional.

El Punto de Equilibrio corresponde a la situaciónen que las ventas operacionales cubren

los costos y los gastos, sin dejar utilidad.

Relación Inventario - Resultado


PERDIDAS

COSTOS

GASTOS

UTILIDAD OPERACIONAL

GANANCIAS

VENTASSi las Ganancias son mayores que las Pérdidas, hay

utilidad operacional.

PERDIDAS

COSTOS

GASTOS

GANANCIAS

VENTASSi las Ganancias son iguales a las

Pérdidas, la utilidad

operacional es cero.

UTILIDAD = 0

PUNTO DE EQUILIBRIO

PERDIDAS

COSTOS

GASTOS

PERDIDA OPERACIONAL

GANANCIAS

VENTASSi las Pérdidas son

mayores que las Ganancias, hay

pérdida operacional.

45

Una vez iniciada la etapa operacional, la empresa buscará la obtención de utilidades, es decir, que las ganancias sean mayores que las pérdidas. De lograr este objetivo, la utilidad aumentará el patrimonio y se verificará la ecuación del inventario.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO + RESULTADO

Con los saldos de las cuentas que participan en una secuencia de transacciones, desde el inicio de una empresa, se puede elaborar el cuadro de Inventario y Resultado. La comparación entre las Pérdidas y las Ganancias determinan si la empresa ha obtenido utilidad o pérdida durante su ejercicio. De obtener utilidad, ésta se traslada a la columna de pasivos y se logra la igualdad del Inventario.

En el Inventario final, la igualdad de Activos y Pasivosse consigue sumando o restando al Capital Inicial,

la utilidad o pérdida obtenida en el período.

Margen Comercial


ACTIVOS

Activo Circulante

Activo Fijo

Otros Activos

PASIVOS

Pasivo Circulante

Pasivo Largo Plazo

CapitalUTILIDAD

INVENTARIO

PERDIDAS

Costos

Gastos

GANANCIAS

Ventas

RESULTADO

UTILIDAD

<

46

Para cumplir con los fines comerciales, la empresa Librería Nueva Ltda. compra productos a un determinado precio que posteriormente vende a un precio superior. La diferencia entre estos dos precios es lo que se llama MARGEN COMERCIAL y generalmente se expresa como un porcentaje del precio de costo o del precio de venta.

El MARGEN que se obtiene en la venta de los productos tiene quepermitir cubrir los gastos y dejar una cierta utilidad.

10. ASIENTOS CONTABLES


PERDIDAS

Costos = 400

Gastos = 300

GANANCIAS

Ventas = 900

UTILIDAD = 200MARGEN

= 500

Precio Venta – Precio CostoMARGEN S/ COSTO (%) = Precio Costo

Precio Venta – Precio CostoMARGEN S/ VENTA (%) = Precio Venta

MARGEN SOBRE EL COSTO Y SOBRE EL PRECIO DE VENTA

Precio Costo80

+ Margen20

Precio Venta100

=

25% 20%

47

Partida o Asiento Contable

El proceso de registrar en los libros de contabilidad las distintas anotaciones que se efectúan en las Cuentas para contabilizar una transacción de la empresa, recibe el nombre de PARTIDA o ASIENTO CONTABLE.

Para efectuar un Asiento contable es necesario, en primer lugar, realizar un análisis de la transacción para determinar las cuentas que se van a utilizar, las que pueden ser dos o más. Posteriormente, se procede a efectuar los cargos y los abonos en las respectivas cuentas.

ASIENTO SIMPLEEs cuando afecta solamente a dos Cuentas. Si en una Cuenta se hace una anotación al DEBE, entonces en la otra se anotará al HABER.

ASIENTO COMPUESTOEs cuando afecta a más de dos Cuentas. En este caso, pueden hacerse varias anotaciones al DEBE y varias al HABER.

CARGOS = ABONOS

REGLAGENERAL: En cualquier Asiento Contable, siemprela suma de las anotaciones que se efectúan al DEBE, tiene que ser

igual a la suma de las anotaciones que se efectúan al HABER.

ANOTACIONES AL DEBE = ANOTACIONES AL HABER

Un asiento contable consta de la siguiente información:* Fecha

* Cuenta o Cuentas que se Cargan* Cuenta o Cuentas que se Abonan

* Cantidad que se Carga o Abona a cada una de las Cuentas* Un breve párrafo explicativo de la transacción, llamado glosa.

En cada Asiento contable que se realiza, siempre convieneverificar que la suma de Cargos sea igual a la suma de los Abonos.

Asientos Contables


ASIENTO SIMPLE

El siguiente ejemplo permite visualizar cómo se efectúa un Asiento Contable cuando intervienen dos Cuentas.

GLOSA: Se inicia una empresa con un Capital de $ 3.000 en dinero efectivo.

En este caso intervienen dos Cuentas, una de activo, la cuenta (A) CAJA y una de Patrimonio, la cuenta (P) CAPITAL.

(A) CAJA (P) CAPITALDEBE H D HABER

3.000 3.000

ASIENTO COMPUESTO

GLOSA:Secompraunamáquinaen$900, pagando$300 al contado en efectivo y $600 conuna letra a 60 días.

En este caso intervienen dos cuentas de ACTIVO, (A) MAQUINAS y (A) CAJA; además de la cuenta de PASIVO (P) LETRAS x PAGAR.

(A) MAQUINAS (A) CAJA (P) LETRAS POR PAGAR DEBE H D HABER D HABER

900 = 300 600

En cada Asiento se verifica que la suma de las anotacionesefectuadas al DEBE, es igual a la suma de las anotaciones

efectuadas al HABER.

Análisis de Asientos Contables


=

49

Los siguientes ejemplos de transacciones que realiza la empresa Librería Nueva Limitada, permiten determinarlas; distintas cuentas que intervienen en sus respectivos Asientos Contables y la manera de cómo éstas se afectan, ya sea que aumenten o disminuyan.

ASIENTOS CONTABLES EN TRANSACCIONES COMERCIALESGLOSA TIPO DE

ASIENTOCUENTAS QUE INTERVIENEN

TIPO DE CUENTA Y ANOTACIÓN

Se abre una cuenta corriente en el Banco con efectivo de $300-

Simple BancoCaja

Activo, al DebeActivo, al Haber

Se compra con cheque una máquina por $ 900.

Simple MáquinaBanco

Activo, al DebeActivo, al Haber

Se compra mercadería por $ 600 pagando un 50% en efectivo, un 25% con letra a 30 días y el saldo con crédito del proveedor.

CompuestoMercadería

CajaLetras por pagar

Proveedores

Activo, al DebeActivo, al HaberPasivo, al HaberPasivo, al Haber

Se compran muebles por $900 con crédito directo del proveedor.

Simple MueblesProveedores

Activo, al DebePasivo, al Haber

Se paga gasto de publicidad por $300 con 50% en cheque y el saldo con letra a 30 días.

CompuestoPublicidad

BancoLetras por pagar

Pérdida, al DebeActivo, al HaberPasivo, al Haber

Se paga derecho de llaves por $900 con $300 en efectivo y el saldo con un crédito de largo plazo.

CompuestoDerecho de Llaves

CajaCrédito Largo Plazo

Activo, al DebeActivo, al HaberPasivo, al Haber

Asientos Simples y Compuestos

ANOTACIONES AL DEBE = ANOTACIONES AL HABER


GLOSA 1: Se compran escritorios y sillas por $ 1.200 que se pagan al contado con cheque.

(A) MUEBLES (A) BANCO DEBE H D HABER 1.200 1.200

GLOSA 2: Se pagan sueldos al personal por $ 1.800 en efectivo.

(Pe) SUELDOS (A) CAJA DEBE H D HABER 1.800 1.800

GLOSA 3: Se compran mercaderías por $900 que se pagan con $300 en efectivo y por el saldo se obtiene un crédito directo del proveedor.

(A)MERCADERIAS (A) CAJA (P) PROVEEDOR

DEBE H D HABER D HABER

900 300 600

GLOSA 4: Se paga gasto de publicidad por $ 1.200, pagando $ 300 con cheque y por

el saldo se firma una letra a 30 días.

(Pe) PUBLICIDAD (A) BANCO (P) LETRAS X PAGAR

DEBE H D HABER D HABER

1.200 300 900

Asientos Contables con Cuentas "T"

TRANSACCIONES:

1. Se inicia una empresa con un (P.) capital de $ 3.000 en (A) efectivo.


=

=

=

=

51

2. Se compran (A) muebles por $ 900 con tres (P) letras a 30, 60 y 90 días,3. Se compran (A) mercaderías por $ 600 con crédito directo de los (P) proveedores.4. Se compra una (A) marca comercial por $ 900 con crédito de (P) largo plazo.5. Se compra una (A) máquina por $ 900 con (P) letra a 30 días.6. Se pagan crédito a los (P) proveedores por $ 300 en (A) efectivo.7 Se paga en (A) efectivo (P) letra de $ 300.

Al efectuar un asiento contable se cumplen las siguientes igualdades:

CARGOS = ABONOS ACTIVOS = PASIVOS

En cada uno de los asientos se verifica que la suma de los cargos es igual a la suma de Abonos. Además, se comprueba que en cada asiento

la suma de los Activos es igual a la suma de los Pasivos.

1.INTRODUCCIÓN1.1 El Proceso Contable

A partir de los hechos económicos, se inicia el proceso contable de una empresa. Este consiste en recopilar la información de las diversas transacciones, medirla en términos


ACTIVOS

AC

CAJA MERCADERÍA

(1) 3.000 300 (6) (3) 600 300 (7) (8) 900

AF

MUEBLES MAQUINARIAS

(2) 900 (5) 900

OA

DERECHO DE LLAVE

(4) 900

PASIVOS

PC

L X PAGAR PROVEEDORES

(7) 300 900 (2) (6) 300 600 (3) 900 (5) 900 (8)

PLP

CREDITO L.P.

900 (4)

PATRIMONIO

CAPITAL

3.000 (1)

52

monetarios y registrarla en los libros de contabilidad, para finalmente, elaborar y entregar los informes a los usuarios.

DOCUMENTOSCOMERCIALES

Son todos los documentos que dan respaldo a la contabilidad, por ejemplo, una boleta en una venta, el formulario de pago de un impuesto o la factura de compra, entre otros.

COMPROBANTES DE CONTABILIDADSon formularios internos de la empresa que permiten registrar contablemente una transacción y en el que se definen las cuentas, así como los respectivos cargos y abonos.

LIBROS DE CONTABILIDADSon los registros oficiales exigidos por el Servicio de Impuestos Internos donde se centralizan todas las transacciones de un determinado ejercicio.

INFORMESCONTABLESSon los documentos finales que se obtienen con la información de los libros de contabilidad y que resumen la situación de la empresa a una determinada fecha.

El primer paso del proceso contable se inicia con la correcta identificaciónde las transacciones que sean posibles de medir y registrar en términos monetarios.

1.2 Transacciones Comerciales

Desde el punto de vista contable, una transacción se produce cuando un hecho económico afecta a las cuentas establecidas en la contabilidad de la empresa. Ejemplos de transacciones son la compra de mercaderías, la venta de un producto o servicio, el pago de los sueldos del personal, el pago de un documento en cobranza o el pago del arriendo, entre otras.


TRANSACCIONES

USUARIOS

Decisiones

Factura

DocumentosMercantiles

Comprobantes deIngreso - Egreso

Comprobantes de Contabilidad

Libro Mayor

Libro Diario

Libros de Contabilidad

Estado de Resultados

Balance General

Informes Contables

53

Compra de mercaderías

Pago del arriendo Pago de sueldos

Pago de publicidad Cobro a un

cliente

Pago de créditos Pago de consumos

Venta de productos y servicios

Las Cuentas son los registros contables donde se anotan las variaciones

de cada partida que interviene en una transacción.

EFECTOS DE UNA TRANSACCION CON ACTIVOS Y PASIVOS

ACTIVOS ACTIVOS PASIVOS PASIVOS ACTIVOS PASIVOS ACTIVOS PASIVOS

Intercambio de activos por activos

Intercambio de pasivos por pasivos

Compra de activos con financiamiento de

terceros

Pago de pasivos transfiriendo activos

Compra de bienes con recursos propios

Pago de deudas con documentos a plazo

Compra de bienes con créditos Pago de deudas con recursos propios

La identificación de las cuentas es muy importante al momento de efectuar una

transacción, porque su contabilización afecta al activo, pasivo o patrimonio.

1.3 Cuentas Contables en la Relación Proveedores - Empresa - Clientes

Librería Nueva Ltda. es una empresa cuyo objetivo comercial es comprar mercaderías a los proveedores a un determinado precio, para posteriormente venderlas a los clientes a un precio mayor, es decir, el precio de costo incrementado en un cierto margen.


TRANSACCIONES

+ - - + + + - -

54

RELACION EMPRESA-PROVEEDORESLa empresa "compra" mercaderías a los Proveedores, las que puede pagar de una o más formas, según las condiciones de los contratos.

Forma de pago a los Proveedores Cuenta Contable Tipo de Cuenta VariaciónAl Contado en efectivoAl Contado con cheque Crédito directo con letra

Crédito directo sin documentarTarjeta de Crédito

CajaBanco

Letras x PagarProveedores

Tarjeta Compra

ActivoActivoPasivoPasivo Pasivo

DisminuciónDisminución

AumentoAumentoAumenta

RELACION EMPRESA-CLIENTESLa empresa "vende" sus mercaderías a los Clientes, los que las pueden pagar de una o más formas, según los acuerdos que se establezcan.

Forma de pago a los Clientes Cuenta Contable Tipo de Cuenta VariaciónAl Contado en efectivoAl Contado con cheque Crédito directo con letra

Crédito directo sin documentarTarjeta de Crédito

CajaBanco o BancoLetras x Cobrar

ClientesTarjeta Ventas

ActivoActivoActivoActivoActivo

AumentoAumentoAumentaAumentoAumento

2. Ciclo de Compra y Venta 2.1 Análisis de una Compra de Mercadería

La empresa compra mercaderías a los proveedores, las que puede pagar de una o más formas, al contado, con cheque, con letras u obtener un crédito directo del proveedor,

Cuenta Contracuentas Tipo de cuenta Variación


PROVEEDORES LA EMPRESA CLIENTES

Compra Vende

55

Caja Activo DisminuyeMERCADERÍA Banco Activo Disminuye

Letras x Pagar Pasivo AumentaProveedores Pasivo Aumenta

Para efectos de aprendizaje el IVA que participa en las compras y ventas no se

considera por el momento ya que no afecta el Resultado, más adelante se tratará.

COMPRA AL CONTADOGLOSA: Se compran mercaderías a los proveedores por $ 600 y se cancelan con

efectivo.

(A) MERCADERÍA (A) CAJA D H D H

600 600

COMPRA A CREDITOGLOSA: Se compran mercaderías por $ 900, cancelando $ 300 al contado con cheque y $600 con crédito directo de los proveedores.

(A) MERCADERÍA (A) BANCO (P)PROVEEDORES D H D H D H

900 = 300 600

En una compra de mercaderías intervienen como mínimo dos cuentas:MERCADERIAS y la o las cuentas que se relacionan con la forma de pago.

2.2 Análisis de una Venta

Para comprender mejor lo que sucede cuando se realiza una venta se analiza el siguiente caso: "la empresa compra mercaderías en efectivo y posteriormente las vende al contado".

Cuando se realiza la venta se producen dos eventos de Activo:1. Se Produce una disminución de las mercaderías por: $ 600, y2. Se genera un aumento en la caja de $ 900.


Cuando se realiza la venta se producen dos eventos de Resultado:1. La empresa pierde $600 al entregar mercaderías que tienen igual costo.

2. Se produce una ganancia porque la empresa recibe dinero por $900.

PERDIDA GANANCIA

Costo de las mercaderías Margen = Precio de Venta - Costo Ingreso de la Ventaque se venden $ 300 = $ 900 - $ 600 por el pago en efectivo

¡NO CONFUNDIR! El concepto de ganancia no es sinónimo de utilidad, solo representa el ingreso que se genera en la venta, el que podría ser mayor o menor que el costo. En este caso, el margen es de $ 300, y si los gastos son cero, entonces se genera una utilidad de $ 300.

COSTO DE VENTAEl costo de venta es variable y depende del valor de compra de las mercaderías.

Su conocimiento permite conocer el margen que se obtiene en la venta.

Asientos Contables de una Venta

GLOSA: Se realiza una venta de mercaderías por $ 1.200 que los clientes pagan al contado con efectivo. Las mercaderías costaron $ 900.

Asiento parcial 1

(A) Caja (G) VentaD H D H


ACTIVO

Caja 900

ACTIVO

Caja 300Mercadería 600

ACTIVO

Caja 300 900 1.200Se compran

mercaderías por $600

Se venden mercaderías

por $900

La Caja aumenta

Las mercaderías

Costo + Margen = Precio Venta

COSTO DE VENTAAl vender las mercaderías

57

1.200 1.200

Asiento parcial 2

(A) Mercaderías (Pe) Costo de Venta D H D H

900 900

GLOSA: Se venden mercaderías por $ 1.200-. Los clientes firman una letra a 6Odías por $900 y por el saldo se les otorga un crédito directo. Las mercaderías costaron$600.

Asiento parcial 1

(A) Letras x Cobrar (A) Clientes (G) Venta D H D H D H 900 300 1.200

Asiento parcial 2

(A) Mercaderías (Pe) Costo de Venta D H D H

600 600

El asiento de una venta se puede simplificar considerando dos asientos parciales.En ambos, se cumple que la suma de los cargos es igual a la suma de los abonos.

Análisis de Transacciones

Compra v/s Venta de Mercaderías

COMPRA DE MERCADERIASAl comprar mercaderías, en el asiento contable intervienen la cuenta MERCADERIAS y la o las cuentas que se relacionan con la forma de pago.


CAJA-BANCOCuentas de Activo que se abonan

si se compra al contado.

58

VENTA DE MERCADERIASAl venderlas mercaderías, se puede decir que se realizan dos asientos parciales, donde en ambos asientos se verifica que la suma de los cargos es igual a la suma de los abonos. La cuenta de Ganancia VENTA tiene como contrapartida la cuenta CAJA y/o las que se relacionan con la forma de pago. La cuenta de Pérdida COSTO DE VENTA tiene como contrapartida la cuenta MERCADERIAS.

En las transacciones de compras y ventas intervienen varias cuentas,tanto de activos y pasivos, así como de pérdida y ganancia.

6. Documentos de Pago

LETRAS DE CAMBIOGeneralmente las Letras de Cambio, al igual que los Pagarés, tienen un doble propósito, por una parte, sirven para garantizar el pago de los clientes en las ventas a crédito y por otro lado, se utilizan como instrumentos financieros para entregarlos en garantía cuando la empresa necesita obtener créditos o pagar deudas, ya que estos documentos pueden ser endosados a terceros.


MERCADERÍA

Cuenta de Activo que se carga.

LETRAS X PAGAR- PROVEEDORES

Cuentas de Pasivo que se abonan.

+

MERCADERÍA

Cuenta de Activo que se Abona.

COSTO DE VENTA

Cuenta de Pérdida que se carga.

VENTA

Cuenta de Ganancia que se abona. +

CAJA-CLIENTES-LETRAS X COBRAR

Cuenta de Activo que se cargan.

+

Asiento 1

Asiento 2

LETRA DE CAMBIO NO ............................ Vence ......................... .......................... de .................................de.......Por $ Al....... de ...................de se servirá Ud. mandar pagar esta Letra de Cambio a la orden de ........................................................................ la cantidad de

Fact. Nro ..................................................................................................................................................................

Valor

Ace

ptad

oA

la f

echa

de

pago

de

esta

Let

ra d

e C

ambi

o de

berá

n in

corp

orar

se lo

s im

pues

tos

corr

espo

ndie

ntes

59

PAGARESSon similares a las Letras de Cambio pero tienen un formato distinto. El Pagaré es un documento que "promete" pagar un determinado monto, el que se puede fraccionar en cuotas según fechas de pago establecidas en el mismo documento.

CHEQUES

La Ley de Letras de Cambio y Pagarés, así como la Ley de Cheques establecen

las disposiciones legales para operaciones con estos documentos.

7. Documentos Comerciales

La contabilidad se basa en información fidedigna que se comprueba mediante documentos que tienen el carácter de oficial ante una revisión del Servicio de Impuestos Internos. Esto significa que los documentos comerciales para que sean aceptados como comprobantes de las distintas transacciones, tienen que cumplir con las disposiciones establecidas en cuanto a sus formatos, custodia, registro en los libros de contabilidad e información que contengan.


LETRA DE CAMBIO NO ............................ Vence ......................... .......................... de .................................de.......Por $ Al....... de ...................de se servirá Ud. mandar pagar esta Letra de Cambio a la orden de ........................................................................ la cantidad de

Fact. Nro ..................................................................................................................................................................

Valor

Ace

ptad

oA

la f

echa

de

pago

de

esta

Let

ra d

e C

ambi

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n in

corp

orar

se lo

s im

pues

tos

corr

espo

ndie

ntes

pesos

A ________________________________Rut ______________________________Domicilio _________________________Comuna __________________________Ciudad ___________________________

Aceptante Girador Portador

Firma Endoso

Serie f 99 0-78-6768 $674569 Librería Nueva Limitada

_________ de ____________________ de ________PÁGUESE ALA ORDEN DE ___________________________________________________________________________ O AL PORTADOR

LA SUMA DE ______________________________________________________________________________________________________________ PESOS M/L.

BANCO DE LA PLAZA

Librería Nueva Ltda.NombreRutDirección

Rut Nro XXNOTA DE DEBITO

Nor. XXXXX

Detalle Total


Rut Nro XXFACTURA

Nor. XXXXX

Detalle Total


Rut Nro XXNOTA DE CREDITO

Nor. XXXXX

Detalle Total

60

FACTURASLa Factura es un documento mercantil que permite formalizar las transacciones de compras y ventas. Las Notas de Débito y las Notas de Crédito tienen características similares a las facturas y permiten complementar una operación de compra o de venta.

NOTAS DE DEBITOSe utilizan cuando es necesario aumentar el monto de una factura, ya sea por reajustes, intereses o cobro de un mayor precio.

NOTAS DE CREDITOSe utilizan cuando es necesario disminuir el monto de una factura, ya sea por la devolución de mercaderías o un descuento.

Por disposiciones tributarlas todas las facturas, notas de crédito y

Notas de débito tienen que estar foliadas y timbradas por el SII.

Código de Comercio

Artículo 1. El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes que se refieran a operaciones mercantiles, las que contraigan personas no comerciantes para asegurar el cumplimiento de obligaciones comerciales, y las que resulten de contratos exclusivamente mercantiles. Art. 2. En los casos que no estén especialmente resueltos por este Código, se aplicarán las disposiciones del Código Civil.


Art. 7. Son comerciantes los que, teniendo capacidad para contratar, hacen del comercio su profesión habitual

Art. 8. No es comerciante el que ejecuta accidentalmente un acto de comercio; pero queda sujeto a las leyes de comercio en cuanto a los efectos del acto. Art. 11. La mujer casada comerciante se regirá por lo dispuesto en el artículo 150 del Código Civil

Art. 25. Todo comerciante está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia:1 El libro diario;2 El libro mayor o de cuentas corrientes;3 El libro de balances;4 El libro copiador de cartas.

CODIGO TRIBUTARIO

PARRAFO 2ºDe algunas normas contables

Artículo 16.- En los casos en que la ley exija llevar contabilidad, los contribuyentes deberán ajustar los sistemas de ésta y los de confección de inventarios a prácticas contables adecuadas, que reflejen claramente el movimiento y resultado de sus negocios.

Cuando sea necesario practicar un nuevo inventario para determinar la renta de un contribuyente, el Director Regional dispondrá que se efectúe de acuerdo a las exigencias que él mismo determine, tendiente a reflejar la verdadera renta bruta o líquida.

Salvo disposición expresa en contrario, los ingresos y rentas tributables serán determinados según el sistema contable que haya servido regularmente al contribuyente para computar su renta de acuerdo con sus libros de contabilidad.

Sin embargo, si el contribuyente no hubiere seguido un sistema generalmente reconocido o si el sistema adoptado no refleja adecuadamente sus ingresos o su renta tributables, ellos serán determinados de acuerdo con un sistema que refleje claramente la renta líquida, incluyendo la distribución y asignación de ingresos, rentas, deducciones y rebajas del comercio, la industria o los negocios que se poseen o controlen por el contribuyente.

No obstante el contribuyente que explote más de un negocio, comercio o industria, de diversa naturaleza, al calcular su renta líquida podrá usar diferentes sistemas de contabilidad para cada uno de tales negocios, comercios o industrias.


No es permitido a los contribuyentes cambiar el sistema de su contabilidad, que haya servido de base para el cálculo de su renta de acuerdo con sus libros, sin aprobación del Director Regional.

Los balances deberán comprender un período de doce meses, salvo en los casos de término de giro, del primer ejercicio del contribuyente o de aquél en que opere por primera vez la autorización del cambio de fecha del balance.

Los balances deberán practicarse al 31 de Diciembre de cada año. Sin embargo, el Director Regional, a su juicio exclusivo, podrá autorizar en casos particulares que el balance se practique el 30 de Junio.

Sin perjuicio de las normas sobre imputación de rentas, el monto de un ingreso o de cualquier rubro de la renta deberá ser contabilizado en el año que se devengue.

El monto de toda deducción o rebaja permitida u otorgada por la ley deberá ser deducido en el año en que le corresponda, de acuerdo con el sistema de contabilidad seguido por el contribuyente para computar su renta líquida.

El Director Regional dispondrá, a su juicio exclusivo, la aplicación de las normas a que se refiere este artículo.

Artículo 17.- Toda persona que deba acreditar la renta efectiva, lo hará mediante contabilidad fidedigna, salvo norma en contrario.

Los libros de contabilidad deberán ser llevados en lengua castellana y sus valores expresarse en la forma señalada en el artículo 18, debiendo ser conservados por los contribuyentes, junto con la documentación correspondiente, mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio para la revisión de las declaraciones. Esta obligación se entiende sin perjuicio del derecho de los contribuyentes de llevar contabilidad en moneda extranjera para otros fines.

El Director determinará las medidas de control a que deberán sujetarse los libros de contabilidad y las hojas sueltas que los sustituyan en los casos contemplados en el inciso siguiente. (14)

El Director Regional podrá autorizar la sustitución de los libros de contabilidad por hojas sueltas, escritas a mano o en otra forma, consultando las garantías necesarias para el resguardo de los intereses fiscales. (15)

Sin perjuicio de los libros de contabilidad exigidos por la ley, los contribuyentes deberán llevar libros adicionales o auxiliares que exija el Director Regional, a su juicio exclusivo, de acuerdo con las normas que dicte para el mejor cumplimiento o fiscalización de las obligaciones tributarias.


Las anotaciones en los libros a que se refieren los incisos anteriores deberán hacerse normalmente a medida que se desarrollan las operaciones.

Artículo 18.- Establécense para todos los efectos tributarios, las siguientes reglas para llevar la contabilidad, presentar las declaraciones de impuestos y efectuar su pago:

1) Los contribuyentes llevarán contabilidad, presentarán sus declaraciones y pagarán los impuestos que correspondan, en moneda nacional.

2) No obstante lo anterior, el Servicio podrá autorizar, por resolución fundada, que determinados contribuyentes o grupos de contribuyentes lleven su contabilidad en moneda extranjera, en los siguientes casos:

a) Cuando la naturaleza, volumen, habitualidad u otras características de sus operaciones de comercio exterior en moneda extranjera lo justifique.

b) Cuando su capital se haya aportado desde el extranjero o sus deudas se hayan contraído con el exterior mayoritariamente en moneda extranjera.

c) Cuando una determinada moneda extranjera influya de manera fundamental en los precios de los bienes o servicios propios del giro del contribuyente.

d) Cuando el contribuyente sea una sociedad filial o establecimiento permanente de otra sociedad o empresa que determine sus resultados para fines tributarios en moneda extranjera, siempre que sus actividades se lleven a cabo sin un grado significativo de autonomía o como una extensión de las actividades de la matriz o empresa.

Dicha autorización regirá desde el primer ejercicio del contribuyente, cuando éste lo solicite en la declaración a que se refiere el artículo 68, o a partir del año comercial siguiente a la fecha de presentación de la solicitud, en los demás casos.

Los contribuyentes que se acojan a lo dispuesto en este numeral deberán llevar su contabilidad de la forma autorizada por a lo menos dos años comerciales consecutivos, pudiendo solicitar su exclusión de dicho régimen, para los años comerciales siguientes al vencimiento del referido período de dos años. Dicha solicitud deberá ser presentada hasta el último día hábil del mes de octubre de cada año. La resolución que se pronuncie sobre esta solicitud regirá a partir del año comercial siguiente al de la presentación y respecto de los impuestos que corresponda pagar por ese año comercial y los siguientes.

El Servicio podrá revocar, por resolución fundada, las autorizaciones a que se refiere este número, cuando los respectivos contribuyentes dejen de encontrarse en los casos establecidos en él. La revocación regirá a contar del año comercial siguiente a la notificación de la resolución respectiva al contribuyente, a partir del cual deberá llevarse la contabilidad en moneda nacional.


Esta autorización será otorgada siempre que, además de cumplirse con las causales contempladas por este número, en virtud de ella no se disminuya o desvirtúe la base sobre la cual deban pagarse los impuestos.

3) Asimismo, el Servicio estará facultado para:

a) Autorizar que los contribuyentes a que se refiere el número 2), declaren todos o algunos de los impuestos que les afecten en la moneda extranjera en que llevan su contabilidad. En este caso, el pago de dichos impuestos deberá efectuarse en moneda nacional, de acuerdo al tipo de cambio vigente a la fecha del pago.

b) Autorizar que determinados contribuyentes o grupos de contribuyentes paguen todos o algunos de los impuestos, reajustes, intereses y multas, que les afecten en moneda extranjera. Tratándose de contribuyentes que declaren dichos impuestos en moneda nacional, el pago en moneda extranjera deberá efectuarse de acuerdo al tipo de cambio vigente a la fecha del pago.

No se aplicará lo dispuesto en el inciso primero del artículo 53 a los contribuyentes autorizados a declarar determinados impuestos en moneda extranjera, respecto de los impuestos comprendidos en dicha autorización.

El Tesorero General de la República podrá exigir o autorizar que los contribuyentes sin domicilio ni residencia en Chile paguen en moneda extranjera el impuesto establecido por la ley N° 17.235, y en su caso los reajustes, intereses y multas que sean aplicables. También podrá exigir o autorizar el pago en moneda extranjera de los impuestos u otras obligaciones fiscales, que no sean de competencia del Servicio de Impuestos Internos, y de las obligaciones municipales recaudadas o cobradas por la Tesorería. Las obligaciones a que se refiere este inciso deberán cumplirse en moneda extranjera aplicando el tipo de cambio vigente a la fecha del pago.

Con todo, el Servicio podrá exigir a los contribuyentes autorizados en conformidad al número 2), el pago de determinados impuestos en la misma moneda en que lleven su contabilidad. También podrá exigir a determinados contribuyentes o grupos de contribuyentes el pago de los impuestos en la misma moneda en que obtengan los ingresos o realicen las operaciones gravadas.

Las resoluciones que se dicten en conformidad a este número determinarán, según corresponda, el período tributario a contar del cual el contribuyente quedará obligado a declarar y, o pagar sus impuestos y recargos conforme a la exigencia o autorización respectiva, la moneda extranjera en que se exija o autorice la declaración y, o el pago y los impuestos u obligaciones fiscales o municipales a que una u otra se extiendan.

En el caso de los contribuyentes que lleven su contabilidad, declaren y paguen determinados impuestos en moneda extranjera, conforme a este número, el Servicio practicará la liquidación y, o el giro de dichos impuestos y los recargos que correspondan en la respectiva moneda extranjera. En cuanto sea aplicable, los recargos


establecidos en moneda nacional se convertirán a moneda extranjera de acuerdo al tipo de cambio vigente a la fecha de la liquidación y, o giro.

En el caso de los contribuyentes que lleven su contabilidad y declaren determinados impuestos en moneda extranjera pero deban pagarlos en moneda nacional, sin perjuicio de que los impuestos y recargos se determinarán en la respectiva moneda extranjera, el giro se expresará en moneda nacional, según el tipo de cambio vigente a la fecha del giro.

Respecto de aquellos contribuyentes a quienes se exija o autorice sólo el pago de determinados impuestos en moneda extranjera, sin perjuicio de que los impuestos y recargos que correspondan se determinarán en moneda nacional, el giro respectivo se expresará en la moneda extranjera autorizada o exigida según el tipo de cambio vigente a la fecha del giro.

En los casos en que el impuesto haya debido pagarse en moneda extranjera, las multas establecidas por el inciso primero del número 2° y por el número 11 del artículo 97, se determinarán en la misma moneda extranjera en que debió efectuarse dicho pago.

El Servicio o el Tesorero General de la República, según corresponda, podrán revocar, por resolución fundada, las exigencias o autorizaciones a que se refiere este numeral, cuando hubiesen cambiado las características de los respectivos contribuyentes que las han motivado. La revocación regirá respecto de las cantidades que deban pagarse a partir del período siguiente a la notificación al contribuyente de la resolución respectiva.

Con todo, el Servicio o el Tesorero General de la República, en su caso, sólo podrán exigir o autorizar la declaración y, o el pago de determinados impuestos en las monedas extranjeras respectivas, cuando con motivo de dichas autorizaciones o exigencias no se afecte la administración financiera del Estado. Esta circunstancia deberá ser calificada mediante resoluciones de carácter general por la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda.

4) En caso que de conformidad a este artículo se hubieren pagado los impuestos en cualesquiera de las monedas extranjeras autorizadas, las devoluciones que se efectúen en cumplimiento de los fallos de los reclamos que se interpongan de conformidad a los artículos 123 y siguientes, como las que se dispongan de acuerdo al artículo 126, se llevarán a cabo en la moneda extranjera en que se hubieren pagado, si así lo solicitare el interesado. De igual forma se deberá proceder en aquellos casos en que, habiéndose pagado los impuestos u otras obligaciones fiscales o municipales en moneda extranjera, se ordene la devolución de los mismos en virtud de lo establecido en otras disposiciones legales. Cuando el contribuyente no solicite la devolución de los tributos u otras obligaciones fiscales o municipales, en moneda extranjera, éstos serán devueltos en moneda nacional considerando el tipo de cambio vigente a la fecha de la resolución respectiva.


Para estos efectos no se aplicará reajuste alguno que se calcule sobre la base de la variación del Índice de Precios al Consumidor.

5) Para los fines de lo dispuesto en este artículo, se considerará moneda extranjera cualquiera de aquellas cuyo tipo de cambio y paridad es fijado por el Banco Central de Chile para efectos del número 6. del Capítulo I del Compendio de Normas de Cambios Internacionales o el que dicho Banco establezca en su reemplazo. Cuando corresponda determinar la relación de cambio de la moneda nacional a una determinada moneda extranjera y viceversa, se considerará como tipo de cambio, el valor informado para la fecha respectiva por el Banco Central de Chile de acuerdo a la norma mencionada. (15-a)

Artículo 19.- Sin perjuicio de otras disposiciones de este Código y de lo dispuesto en leyes especiales los aportes o internaciones de capitales extranjeros expresados en moneda extranjera se contabilizarán de acuerdo con las reglas siguientes:

1º.- Tratándose de aportes o internaciones de capitales extranjeros monetarios o en divisas, la conversión se hará al tipo de cambio en que efectivamente se liquiden o, en su defecto y mientras ello no ocurra, por el valor medio que les haya correspondido en el mercado en el mes anterior al del ingreso.

2º.- En el caso de aportes o internaciones de capitales en bienes corporales, su valor se fijará de acuerdo con el precio de mayorista que le corresponda en el puerto de ingreso, una vez nacionalizados.

Para estos efectos, toda diferencia efectiva de valor que se contabilice afectará los resultados del ejercicio respectivo.

Artículo 20.- Queda prohibido a los contadores proceder a la confección de balances que deban presentarse al Servicio, extrayendo los datos de simples borradores, y firmarlos sin cerrar al mismo tiempo el libro de inventarios y balances.


Manual de Procesos Contables

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