COREAS CONSULTORES & ASOCIADOS

GUÍA PASO A PASO PARA ESTANDARIZAR EL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN CONTABLE E IVA

1) El contador debe asegurarse de la existencia del Acuerdo de servicio con el cliente y considerar las fechas en que se han

programado las entregas de documentos y las fechas en que se deben realizar los cobros.

2) El contador/a debe examinar e interpretar adecuadamente los documentos antes de comenzar a efectuar los registros

asignados, con el objetivo de cometer la menor cantidad de errores durante el proceso de registro.

3) La documentación necesaria debe recogerse por lo menos dos veces al mes, durante los primeros cinco días hábiles de cada

quincena. (Este acuerdo debe establecerse con los encargados de la recopilación de documentos del cliente)

4) Es necesario efectuar una breve Revisión de los documentos (*para ti que eres nuevo, tienes que verificar los registros de

meses anteriores para que tengas una idea de lo que vas a hacer). En caso de existir deficiencias en cuanto al control, estas

deben comunicarse oportunamente al cliente y debe elaborarse un memorando de observaciones al recibir documentos.

Deben considerarse los siguientes elementos:

Firmas, Revisado por, Autorizado por, Elaborado por, digitado por, etc.

Descuentos: ISSS, AFP’s, ISR, en recibos y planillas de sueldo

Retenciones y Percepciones de IVA y otros.

Cuadratura de Vouchers (Prueba aritmética).

Justificaciones Apropiadas sobre compras y gastos (Documentos de Soporte) (No deben aceptarse vouchers sin

justificativos y si existen establecer el porqué de esta situación)

Que la Documentación corresponda a la empresa y en caso contrario solicitar justificación del porqué de esta

situación.

A. REGISTROS CONTABLES

”Este proceso deberás realizarlo en el tiempo que se te asigne, este dependerá de la complejidad de la empresa asignada”

5) El proceso contable, en se prepara con la documentación siguiente:

Comprobantes de Remesas aplicadas a las cuentas bancarias de la empresa

Vouchers por pagos a proveedores, acreedores, empleados, planillas y otros

Cuadruplicados de CCF emitidos y facturas emitidas que fueron cobradas durante el mes.

Cuadruplicados de CCF emitidos y facturas emitidas que NO fueron cobradas durante el mes.

Triplicados de CCF recibidos por compras de productos y servicios que no se cancelaron al finalizar el mes.

Planillas de ISSS, AFP, Sueldos, Declaraciones de IVA, Pago a Cuenta, entre otras.

Otros documentos que de acuerdo a la enaturaleza del negocio sean utilizados durante el proceso operativo del

negocio (Vouchers de POS, Comprobantes de liquidación contable, ticket de caja registradora, pólizas de importación,

declaraciones de mercancías, retaceos, etc.)

6) De acuerdo a la naturaleza del documento, estos se clasifican como:

Partidas de Ingresos. (I-050001) Operaciones de Venta y Remesas

Partidas de Egresos. (E-050001) Gastos, Pagos y cancelaciones

Partidas de Diario. (PD-05001) Bienes y Derechos devengados u Obligaciones

Debe tenerse muy en cuenta que cada uno de estos documentos debe ser ordenado cronológicamente del 1 al 30/31 de

cada mes. La nomenclatura del código asignado es:

Primera letra: I = Ingreso

E = Egreso

PD = Partida de diario

Primeros 2 dígitos numéricos: 050001 = mes de proceso

Últimos 4 dígitos numéricos: 050001 = correlativo de partida

Para iniciar el proceso contable siempre necesitaremos aperturar el ejercicio, entonces estudiaremos este proceso, previo a la

elaboración de las partidas.

B. APERTURA CONTABLE

7) Proceso de Apertura Contable

Primero hay que tener preparadas las cédulas en Excel de CLIENTES, CUENTAS, PROVEEDORES, PRODUCTOS, adicionalmente hay

que preparar un balance, también en Excel con las cuentas que posean movimientos (Cuentas de detalle), para posteriormente

alimentar el sistema:

Con el balance ya elaborado lo guardamos como “Archivo de CSV, Separado por comas”, este nos servirá para la partida inicial.

8) Primero debemos aperturar el ejercicio anterior

9) Para la partida inicial, entramos al Módulo de CONTABILIDAD, luego seleccionas PARTIDAS, y darle clic al botón “Importar de

CSV”, seleccionamos el documento generado en el paso “7”.

10) Una vez, seleccionado obtendremos nuestra partida inicial, bastará con verificar que las cuentas y aplicaciones sean las

correctas para continuar con nuestro proceso.

11) Al finalizar, cerramos el año y aperturamos nuevo ejercicio, al revisar veremos que la empresa ya cuenta con saldos iniciales.

Una vez tenemos listo el sistema, podemos iniciar el proceso de registro de partidas, considerando los siguientes elementos:

C. LAS PARTIDAS DE INGRESOS

12) Estas se pueden clasificar en tres categorías, por ejemplo:

a) Cuando se realizan ventas al contado son los Créditos Fiscales o facturas emitidos en el mes y pagados en ese mismo mes.

b) Cuando se realizan ventas al crédito; es cuando se ha emitido un documento de venta pero aún no se ha recibido el monto de

efectivo correspondiente a tal transacción, esta pasa a las “Cuentas por Cobrar”.

c) Cuando se cobran Créditos Fiscales que son de meses anteriores y son remesados hasta el mes en que se está procesando la

información. (Remesas bancarias)

13) Procesamiento de Ingresos:

a) Para las VENTAS de productos o servicios con Factura o CCF al crédito o contado, se registrarán desde el módulo de

FACTURACIÓN E INVENTARIO, siguiendo el proceso indicado:

b) Para las remesas por cobros de Factura o CCF se registrarán desde el módulo de BANCOS:

D. LAS PARTIDAS DE EGRESOS

14) Estas se pueden clasificar en tres categorías, por ejemplo:

a) Pagos al Contado por compras y gastos con documentos con fecha de un mes y pagados en ese mismo mes.

b) Pagos realizados durante el mes procesado, correspondientes a documentos de meses anteriores (Cuentas por Pagar)

c) Reconocimiento de compras y gastos generados durante el mes procesado, pero que al cierre de dicho mes no han sido

pagados (Cuentas por Pagar)

15) Procesamiento de Cheques:

Facturación e Inventarios

Transacciones y Procesos

Ventas

•Crédito o Contado

Transacciones y Procesos

Contabilizar Ventas y Salidas

Bancos ProcesosTransacciones

BancariasDepósitos

Abonos a Clientes

a) Para las compras al contado de productos y servicios realizadas con CCF y cancelados el mismo mes: deberán procesarse

desde el módulo BANCOS.

b) Para las compras realizadas con CCF no olvidar seleccionar la opción INGRESAR COMPRA para ajustar los datos de IVA

correspondientes. (Pag. 94 del Manual SAC)

c) Para las compras de Inventarios debe seleccionarse la opción “Compra Afecta los Inventarios” dentro de la ventana de

“Compras”

d) Para los pagos de honorarios por servicios no es necesario seleccionar la opción INGRESAR COMPRA ya que estas no afectan

los datos de IVA correspondientes.

e) Para los pagos de Facturas y CCF del mes anterior: deberán procesarse desde el módulo de BANCOS.

f) Para la cancelación de documentos provisionados, no olvidar seleccionar la opción CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS

PROVISIONADOS para actualizar la correspondiente cédula de Cuentas por pagar. (Pag. 94 del Manual SAC)

E. LAS PARTIDAS DE DIARIO:

16) Estas se pueden clasificar en 2 categorías:

a) Derechos de la empresa no reclamados durante el mes procesado

b) Obligaciones de la empresa, no canceladas durante el mes procesado

Entre los derechos y obligaciones a registrar se pueden mencionar:

Bancos Procesos Cheques Ingresar Compra

Bancos Procesos Cheques Canc. Docs. Prov

Compras al Crédito de Bienes, servicios o mercadería

Amortización de diferidos

Intereses devengados

Intereses por pagar

Depreciación

Ajustes, Traslados y Regulación de Saldos

Provisión Patronal, ISSS, AFP’s y otros

Provisión de facturas de proveedores y acreedores

Liquidación de IVA

Impuestos por Pagar (ISR, etc.)

El proceso de registro se describe según las categorías siguientes:

Compras al Crédito: (Provisiones)

17) Procesamiento de Compras al crédito e importaciones

a) Para las compras de Bienes o servicios e Inventarios con CCF, que sean al crédito, se registrarán desde el módulo de

FACTURACIÓN E INVENTARIO, considerando los siguientes pasos:

b) Importante recordar que cuando se trate de Compras de Inventario, se debe seleccionar la casilla que valida que la compra

corresponde al INVENTARIO

c) Para las Importaciones de Bienes e Inventarios, se registrarán desde el módulo de FACTURACIÓN E INVENTARIOsiguiendoel

proceso siguiente:

Facturación e Inventarios

Transacciones y Procesos

ComprasContabilizar Compras

e Ingresos

Procesamiento de Planillas, ISSS, AFP, Declaraciones de Impuestos:

18) Procesamiento de Planillas y Declaraciones de impuestos

Con respecto a las planillas de ISSS, AFP, y las declaraciones de IVA y Pago a Cuenta, se deben registrar desde el módulo

decontabilidad. Realizar una partida tal como se conoce realizando las aplicaciones correspondientes.

Para la preparación de las planillas, previamente estarán configurados los parámetros de sueldos, empleados, etc. El

procedimiento es el siguiente:

Seguidamente debe realizarse el registro contable ya que el sistema no lo realiza por sí mismo. Ir a PROCESOS, y seleccionar:

GENERAR PARTIDA CONTABLE.

Procesamiento de Depreciación

19) Procesamiento de Depreciación mensual

El cálculo de la Depreciación mensual es muy sencilla basta con programar generar una partida:

Facturación e Inventarios

Transacciones y Procesos

ImportacionesAplicar al Inventario

Contabilizar Compras e Ingresos

Planillas ProcesosCalcular planilla

1 y 2Procesos

Generar Partida contable

F. RESPALDO DE INFORMACIÓN:

20) El respaldo de información deberá realizarse cada semana, los días sábados en la mañana, cada uno de los encargados de

las empresas asignadas deberá realizar su base de datos, guardar una carpeta con toda la información respaldada.

G. CIERRE ANUAL:

21) Se aclara que esta partida de cierre solamente registra los ingresos contra los egresos, para trasladar el resultado a la cuenta

de Pérdidas y Ganancias, posteriormente se debe realizar las partidas de:

Reserva Legal,

Impuesto sobre la renta y

El reconocimiento de Utilidades, o en su defecto pérdidas.

Posteriormente al haber realizado este procedimiento se deben realizar las partidas de cierre mencionadas anteriormente.

Activo Fijo Procesos Contabilizar Depreciación

Administración Copias de Seguridad

Contabilidad Procesos Contables Crear Partida de Cierre

H. CIERRE VIRTUAL:

22) Una vez, se hayan realizado los procedimientos anteriormente explicados, se debe realizar el cierre virtual para que no se

puedan realizar aplicaciones contables que no correspondan al período en ejecución. El procedimiento es el siguiente:

I. EMISIÓN DE LOS REGISTROS DE IVA

“”Este proceso deberás realizarlo durante los primeros siete días del mes””

23) Como primer punto, deben Ordenarse y clasificarse los documentos utilizados durante el proceso de registro contable que

tengan relación con la emisión de los libros de IVA, clasificándolos de la siguiente manera:

Ventas/Ingresos

LIBRO DE VENTAS A CONTRIBUYENTES: Deben separarse los Comprobantes de Crédito Fiscal (CCF), utilizar el duplicado

para los registros de IVA y el cuadruplicado para los asientos contables, asimismo deben incluirse otros documentos

contables tales como: Nota de Crédito, Nota de Débito, Comprobantes de Retención.

Los documentos deben ordenarse por fechas e incluir aquellos CCF del mes anterior que no se han registrado en el mes

correspondiente. (Los datos deben introducirse en el formato establecido en el orden que este presenta, es necesario

conocer primero los formatos de cada empresa e investigar si existen procedimientos especiales)

LIBRO DE VENTAS A CONSUMIDOR FINAL: en este caso se utilizarán las Facturas de Consumidor Final y se incluirán las

Facturas de Exportación (En caso de que la empresa realice exportaciones) y se hace un detalle de exportación anexo al

libro de Ventas a Consumidos final.

Contabilidad Procesos Contables Cierre Virtual

Compras

LIBRO DE COMPRAS: En este registro se resumen los Comprobantes de Crédito Fiscal Recibidos por las compras y

servicios adquiridos en el mes. Asimismo deben incluirse los comprobantes de retención de IVA (Que emiten los grandes

contribuyentes a los pequeños contribuyentes cuando les retienen el 1% de IVA), notas de débito fiscal por compras,

notas de crédito fiscal por compras.

Los CCF a utilizar en los libros de compras, deben ser los originales y los triplicados se dejan junto con los vocuchers para

su posterior registro en las partidas contables.

* Importante: Todo el proceso de registro de IVA se encuentra inmerso en el proceso contable, por lo tanto, la emisión de

los libros de IVA no debe de tardar más de cinco días.

24) Luego de revisar los libros de IVA, se deben de preparar las declaraciones correspondientes en el Sistema DET, Este sistema

se encuentra instalado en cada computadora que utilizamos, los documentos a elaborar son:

F07 (IVA Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestación de servicios)

F14 (PCIR Pago a Cuenta e Impuesto sobre la Renta)

F930 (Informe mensual de retención, percepción o anticipo a Cuenta de IVA),

Existen empresas que requieren de otros formularios como F06, F987, F924, etc.

* NOTAS: Existen ciertas consideraciones que se deben tomar en cuenta al preparar las declaraciones mencionadas; por ejemplo:

Declaraciones F07 y F14.

Cuando no se paga impuesto solo se imprimen 2 copias y se presenta en el MINI CENTRO EXPRESS del Ministerio de

Hacienda, (De preferencia el de Santa Tecla por estar más cercano).

Cuando se paga impuesto se imprimen 3 copias y se presenta, con cheque certificado, o cheuqe a nombre de la Dirección

General de Tesorería o en efectivo en cualquier Banco que se pueda efectuar este pago.

Estas declaraciones pueden presentarse por Internet, siempre y cuando exista una reserva previa de fondos; las

declaraciones que no pagan pueden presentarse sin problemas.

Informe F930.

No se paga, solo se sacan 2 impresiones y se presenta en la DGII (MINI CENTRO EXPRESS del Ministerio de Hacienda)

25) Luego de haber concluido con el proceso de revisión de libros de IVA y haber presentado las declaraciones correspondientes,

deben Archivarse documentos de IVA (CCF, facturas, etc.) manteniendo el mismo orden de las carpetas de los meses

anteriores.

Nota“El o la encargado/a de la elaboración de los libros de IVA y declaraciones es el responsable de que todas las

declaraciones sean presentadas oportunamente, salvo excepciones atribuibles al cliente”.

J. EMISIÓN DE PARTIDAS MENSUAL Y ESTADOS FINANCIEROS MENSUALES

26) Cuando Termines de digitar un mes de Contabilidad, elabora un listado de inconsistencias: es un listado de las partidas

digitadas, compáralas con la documentación de soporte y corrige las diferencias o saldos negativos.

27) Luego revisa en pantalla el auxiliar, verifica la razonabilidad de los saldos, significa que estos NO se encuentren en negativo (a

excepto de la depreciación y pérdidas), o con saldos excedidos o disminuidos de su promedio (A este proceso se le conoce

como “Proceso de Control de Calidad”)

28) Luego de las correcciones debes emitir nuevo auxiliar en pantalla, si después de la depuración del proceso de calidad existen

cuentas que aun presentan problemas, se imprimen listados históricos y se hacen análisis de cuentas. (Consultando a tu jefe

inmediato)

29) Después del análisis, se deben corregir las diferencias u otras situaciones y proceder a la elaboración de los registros

extracontables:

Preparar la Integración de saldos

Emitir las “Conciliaciones Bancarias”

Emitir la “Cédula de Cuentas por Cobrar” y Cuentas por Pagar”

Emitir las “Cédulas de Depreciación de Activos Fijos”

30) Impresión de libros contables del sistema

Balance de Comprobación

En el módulo de CONTABILIDAD, selecciona REPORTES FINANCIEROS, y luego “BALANCE DE COMPROBACIÓN TIPO

REPORTE”

Anexos Al Balance De Comprobación

En el módulo de CONTABILIDAD, selecciona REPORTES FINANCIEROS, y luego “ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS”

Estado de Resultado a Nivel (a)

En el módulo de CONTABILIDAD, selecciona REPORTES FINANCIEROS, y luego “ESTADO DE RESULTADOS”

Libro auxiliar Diario Mayor

En el módulo de CONTABILIDAD, selecciona REPORTES ESTÁNDARES, y luego “LIBRO AUXILIAR DE MAYOR”

31) Elaborar e Imprimir los estados financieros mensuales en Excel y libros legales

a) Estado de Resultados mensual

b) Balance de Comprobación mensual

c) Libro Diario Mayor (Del sistema en papel legalizado)

d) Libros de IVA (En papel Legalizado)

32) Preparar Gráficas y Datos para Análisis financiero (Constituyen un resumen sobre las variaciones de Ingresos, Costos, Gastos

y el Margen de Utilidad generado durante el ejercicio y un análisis comparativo del ejercicio actual con el anterior.)

33) Preparación de archivos contables

a) Preparar la carpeta de las partidas contables, este archivo se ordena de la siguiente manera:

INGRESOS (en orden correlativo)

EGRESOS (en orden correlativo)

DIARIO (en orden correlativo)

b) Archivar libros legales, auxiliares, libros de IVA, estados financieros y cualquier otra documentación necesaria.

c) Preparar el legajo de documentos para el proceso de auditoría; la documentación dependerá de la solicitud del auditor.

34) Enviar información al cliente junto con el Correspondiente Comprobante de Crédito Fiscal

35) Deben revisarse los cumplimientos mercantiles y tributarios, y en caso de No haber cumplido con todas las obligaciones, se

debe consultar sobre su realización y ejecución, estableciendo un plan de ejecución de los mismos.

Registro de Comercio

Alcaldía Municipal

Dirección General de Estadísticas y Censos

Ministerio de trabajo

Superintendencia de Obligaciones Mercantiles

Ministerio de Hacienda

*Para una mejor compresión de este proceso, deben consultarse las guías de cumplimientos mercantiles vigentes.

Ingresos

Ventas (Cred/Cont)

•Facturación e Inventarios

•Transacciones y Procesos

•Ventas

•Transacciones y Procesos

•Contabilizar ventas y salidas

Remesas

•Bancos

•Procesos

•Transacciones Bancarias

•Depósitos

•Abonos a Clientes

Egresos

Egresos (Contado)

•Módulo: Bancos

•Procesos

•Cheques

•Ingresar Compra

Egresos (Cancelaciones)

•Módulo: Bancos

•Procesos

•Cheques

•Canc. Docs. Prov.

Compras Credito

Bienes y Servicios Locales

•Facturación e Inventarios

•Transacciones y Procesos

•Compras

•Contabilizar compras e ingresos

Importaciones

•Facturación e Inventarios

•Transacciones y Procesos

•Importaciones

•Aplicar al Invetario

•Contabiilizar compras e ingresos

Planillas

Procesos

•Cálcular planillla

Procesos

•Generar Partida Contable

Provisiones/

Depreciaciones

Provisiones/Contabiliad

•Partidas de Diario

•Liquidar IVA

•Liquidar Pago a cuenta

•Otras Liquidaciones

Cálculo de Depreciaciones

•Activo Fijo

•Procesos

•Contabilizar Depreciación

PROCESO GENERAL DE REGISTRO CONTABLE

K. Notas importantes y recomendaciones

El SAC es un sistema que ha sido diseñado en base a una secuencia lógica en sus procesos por lo que la manipulación errónea de

los mismos puede provocar daños en las bases de datos.

El usuario debe de verificar que los datos cumplen con los requisitos necesarios para su correcto funcionamiento, por ejemplo

ingresar en un campo de texto campos numéricos o viceversa, ya que al hacer lo contrario el sistema presentaría errores en su

funcionamiento.

El servicio de auditoría de datos pretende hacer una revisión de la información ingresada por los usuarios y corregir posibles errores

que se presenten, por lo que es recomendable que cada usuario haga uso de esta herramienta cuando considere que existen datos

erróneos.

El error 114 es uno de los más comunes y se presenta precisamente por el ingreso no adecuado de datos, de ahí que la forma

adecuada para solucionar este problema es la auditoria de datos.

Las políticas de seguridad del sistema están diseñadas de tal forma que los usuarios puedan acceder a todas las funciones de los

módulos sin mayor restricción, únicamente se han restringido aquellas funciones que pueden dañar el sistema.

Cuando un modulo o una función presente problemas se recomienda realizar la auditoria de datos, en caso de no poder solucionar el

problema de esta forma se debe de comunicar del mismo a la persona encargada del área informática.

No se deben de manipular los archivos del sistema, es decir realizar funciones como copiar, cortar o pegar sin la debida autorización,

ni se debe de eliminar archivos de la carpeta pues de lo contrario esto provocaría daños en el sistema.

Se recuerda que toda la información ingresada solamente es guardada cuando el usuario solicita esta acción, de lo contrario toda la

información es volátil, por lo que el usuario debe de asegurarse de dar clic en guardar siempre que realice un cambio o ingrese un

registro.

El sistema funciona en base a una INTRANET (red interna), por lo que todos los datos no son guardadas en la PC del usuario sino que

en la computadora denominada servidor, esto debe de considerarse a la hora de manipular datos y estar pendientes que las

conexiones de red estén en estado optimo para evitar problemas, de lo contrario informar del mismo al administrador del sistema.

Cuando se presentan errores en el sistema con mensajes como “no se puede tener acceso a x archivo”, esto se debe a fallas en la

red por lo que el usuario debe de abandonar el sistema ya que en caso contrario esto puede dañar archivos, en caso de presentarse

esta situación comunicar la información a el administrador del sistema.

Si un usuario encuentra errores en el sistema que infringen los procesos contables estandarizados, primero se debe de verificar la

configuración de la empresa que se está trabajando en caso de no encontrar solución estos deben de reportarlos al administrador del

sistema, se recomienda escribir la descripción del error para una mejor comprensión.

La función de “línea de comandos” está diseñada para la manipulación de datos, sin embargo esta restringida al administrador del

sistema, el uso de esta función debe de realizarse con los conocimientos técnicos necesarios.

El usuario debe de estar pendientes de las copias de seguridad o back up de las empresas asignadas las cuales se realizaran todos

los sábados en horas de la mañana.

El administrador del sistema deberá realizar un back up del sistema todos los viernes en horas de la tarde.

L. Anexo 1: Diagrama General del SAC

Al dar clic en este vínculo se puede visualizar el diagrama general del funcionamiento del Sistema de Administración Contable.

Cada color representa un modulo, el objetivo es poder visualizar de una mejor forma la ubicación de cada uno de los menús del

sistema.