Manual Contables

8/13/2019 Manual Contables

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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI CALIDAD)MANUAL DE POLTICA Y

PROCEDIMIENTOS CONTABLES ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRAL DEGESTIN (MECI CALIDAD(

VERSIN: 1.0 CDIGO: APGRFSFIMS01

FECHA ACTUALIZACIN: 31 de diciembre de 2009

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Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproduccin por cualquier medio,sin previa autorizacin.

MANUAL DE POLTICA Y PROCEDIMIENTOSCONTABLES

Fecha de Vigencia: 31 de diciembre de 2009


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CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha y acto administrativo de aprobacin Cambio Solicitante

1.0 Resolucin 3731 de Dic. 31 de 2009 Documento nuevo Luz Fany Vaca


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TABLA DE CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCIN 4

1. OBJETIVOS 5

General

Especfico

2. MARCO LEGAL 5

3. MARCO CONCEPTUAL 7

4. NATURALEZA JURDICA, FUNCIN SOCIAL Y ACTIVIDADES QUE DESARROLLAEL FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA 75. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PBLICA 8

6. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN CONTABLE 10

7. PROCESO CONTABLE 12

8. ESTADOS FINANCIEROS BSICOS 13

9. POLTICAS CONTABLES 15

10. PRACTICAS CONTABLES 23

11. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 28

12. INDICADORES FINANCIEROS 62

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA SALVAGUARDA DE EFECTIVO Y TTULOS 63

14. CONTROLES EXISTENTES ASOCIADOS AL PROCESO CONTABLE 64

15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 64

16. RESPONSABLES DE LA PREPARACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA 64

17. ENTREGA DE CARGO CONTADOR 65

18. INFORMES Y REPORTES 65


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PRESENTACION

El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, es un establecimiento pblicodel orden nacional sujeto a la aplicacin de los principios, normas tcnicas y procedimientos fijadosen el Rgimen de la Contabilidad Pblica, responsable de realizar una gestin eficiente y efectiva,sujeta al control de los diferentes rganos de vigilancia y fiscalizacin y a la rendicin de cuentaspor el manejo y uso de sus recursos.

Conforme a lo anterior la informacin financiera debe presentar caractersticas cualitativas, al igualque ser oportuna, razonable, confiable, relevante y comprensible, con el fin de servir de instrumento

para la toma de decisiones por parte de los usuarios internos y externos; relacionadas con el control yoptimizacin de los recursos pblicos.

Las caractersticas cualitativas de la informacin financiera, buscan la representacin razonable de larealidad econmica de la entidad, en la medida que incluye todas las transacciones, hechos yoperaciones.

Para lograr el objetivo es importante contar con instrumentos normativos que guen a los ejecutoresde las actividades que participan en el proceso de registro, preparacin y consolidacin de informesfinancieros; dotarlos con el Manual de Polticas y Procedimientos contables con el objetivo deproporcionar a la entidad, los elementos necesarios que le permitan contabilizar sus operaciones concriterio unificado.

Este manual se considera una herramienta que facilita la consistencia en la preparacin ypresentacin de la informacin financiera, as como su interpretacin y comparacin para efectos decontrol y toma de decisiones; en cuanto contiene las polticas y prcticas contables adoptadas porla entidad tales como, las fechas de cierre o corte para la preparacin de informacin definitiva,mtodos de depreciacin aplicados, vidas tiles aplicables, periodos de amortizacin, mtodos deprovisin, porcentajes de provisin, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicacin oexhibicin de informacin contable, perodos de actualizacin de valores, forma de conservar loslibros y dems soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad,forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentacin de informacin a losentes de control y criterios de identificacin, clasificacin de las operaciones y entrega del cargo delContador.

Para el desarrollo del Manual de Polticas y Procedimientos contables se tom como base el Rgimende Contabilidad Pblica y aplicacin y desarrollo de la Resolucin 357 del 23 Julio de 2.008, de laContadura General de la Nacin.

1. OBJETIVO GENERAL

Describir las diferentes formas de desarrollar las actividades contables del Fondo, as como lacorrespondiente asignacin de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que intervienenen el proceso contable y dems procesos en virtud de la caracterstica recursiva que tienen todoslos sistemas.


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1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer procedimientos de Control Interno Contable para el registro y control de lasoperaciones.

Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras realizadas por elfondo sean vinculadas al proceso contable

Elaborar los estados contables con informacin financiera y presupuestal fidedigna Mantener actualizados los registros de los bienes, derechos y obligacionesa cargo del Fondo. Garantizar que la informacin financiera, econmica, social y ambiental del Fondo de Pasivo

Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia de Ferrocarriles Nacionales, registre y revele

con sujecin a las normas sustantivas y procedimentales del Rgimen de ContabilidadPblica. Lograr que los estados financieros, informes y reportes contables que se produzcan, sean de

utilidad y satisfagan las necesidades de todos los usuarios tanto internos como externos. Servir de herramienta para la toma de decisiones por parte de la alta direccin y permitir

ejercer el control interno y externo y el seguimiento a la gestin de la entidad.

1.3 ALCANCE: Aplica para el desarrollo de las actividades contables del Proceso Gestin deRecursos Financieros y la administracin de la informacin financiera entre los procesos de laentidad.

2. MARCO LEGAL

El artculo 354 de la Constitucin Poltica le asigna al Contador General de la Nacin la facultad dellevar la Contabilidad General de la Nacin y consolidarla con la de sus entidades descentralizadasterritorialmente o por servicios, as como determinar las normas contables que deben regir en el pasconforme a la Ley

De acuerdo con el literal f) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996 es funcin del Contador General dela Nacin Impartir instrucciones de carcter general sobre aspectos relacionados con la ContabilidadPblica.

De conformidad con el literal a) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996 corresponde a la ContaduraGeneral de la Nacin: Determinar las polticas, principios y normas sobre contabilidad que debenregir en el pas para todo el sector pblico.

Los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica determinan el marco general sobre laobligatoriedad de disear y aplicar mtodos y procedimientos de Control Interno por parte de lasentidades y organismos del sector pblico.

El artculo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrantede los sistemas contables, financieros, de planeacin y operacin de la respectiva Entidad.

El literal k) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996 establece que el Contador General de la Nacintiene la funcin de disear, implantar y establecer polticas de Control Interno, conforme con la ley.


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El literal r) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996 establece que la Contadura General de la Nacintiene la funcin de Coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidadessealadas en la Ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables.

La Corte Constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997 ratific las atribuciones constitucionalesy legales del Contador General de la Nacin de expedir normas de carcter obligatorio y vinculante atodas las entidades del sector pblico, respecto del alcance de las facultades que en materia deControl Interno le corresponden al Contador General de la Nacin y que estn contenidas en el literalk) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996.

El Consejo de Estado, en sus fallos, ha ratificado la competencia constitucional, legal y reglamentariadel Contador General de la Nacin para expedir normas preventivas y de obligatorio cumplimientopara los diferentes servidores pblicos con niveles de autoridad y responsabilidad frente al Sistemade Control Interno Contable.

El artculo 7del Decreto 1914 de 2003 seala que el representante legal y el mximo organismocolegiado de direccin, segn sea la entidad pblica que se trate, sern responsables de adelantarlas gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistemacontable que produzca informacin razonable y oportuna.

El fundamento del Modelo Estndar de Control Interno adoptado mediante Decreto 1599 de 2005, es

promover en los funcionarios pblicos el desarrollo de una cultura de Autocontrol.El Decreto 1537 de 2001 dispone la regulacin necesaria para establecer en el sector pblico unaadministracin por procesos y la obligatoriedad de administrar los riesgos.

El Rgimen de Contabilidad Pblica, contiene la normatividad que deben aplicar las entidadescontables pblicas, el cual esta integrado por el Plan General de Contabilidad Pblica, el Manual deProcedimientos (adoptado mediante Resolucin 356 de septiembre 5 de 2007) y la Doctrina ContablePblica.

La Resolucin 357 del 23 de Julio de 2.008, adopta el procedimiento de control interno contable y dereporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin.

3.MARCO CONCEPTUAL.

El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, ha dado cumplimiento a lanormatividad contable expedida por la Contadura General de la Nacin, aplicando ando el Rgimende Contabilidad Pblica, as como los procedimientos establecidos en: Resoluciones, CartasCirculares y dems normas concordantes. En desarrollo del artculo 354 de la Constitucin Poltica,y los literales b) y c) del articulo 3 y el literal s) del articulo 4 de la Ley 298 de 1996, que son deobligatoria aplicacin por parte de los entes pblicos y tienen el propsito de garantizar larazonabilidad y la consistencia de las cifras consignadas en los estados contables.


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Para garantizar la sostenibilidad y permanencia del Sistema Contable en la Institucin y con elpropsito de que se produzca informacin razonable y oportuna; se elabora este Manual, donde sedescriben las diferentes formas de desarrollar las actividades contables del ente, as como lacorrespondiente asignacin de responsabilidades y compromisos de los funcionarios que lasejecutan directamente.

1. NATURALEZA JURDICA, FUNCION SOCIAL Y ACTIVIDADES QUE DESARROLLAEL FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

2.3 NATURALEZA JURIDICA

El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia de Ferrocarriles Nacionales deColombia, es un establecimiento pblico del orden nacional, con personera jurdica, autonomaadministrativa y patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de Proteccin Social.

4.2. MARCO LEGAL

El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, fue creado mediante el decreto1591 de julio 15 de 1989 y aprobado sus estatutos mediante decreto nmero 1435 de Julio 5.de 1990.

Los Decretos 3968 y 3969 del 14 de octubre de 2008, fijan la nueva estructura y las funciones delpersonal de planta del Fondo.

Mediante resolucin 2419 del 14 de noviembre de 2008 se distribuyeron los cargos en las diferentesdependencias y grupos internos de trabajo.

4.3. OBJETO SOCIAL

El objeto del Fondo es la ejecucin de polticas en materia del pago de pensiones de jubilacin decualquier naturaleza, de las dems prestaciones sociales y de las indemnizaciones y sentenciascondenatorias laborales, ejecutoriadas o que se ejecutoren a cargo de la extinta empresaFerrocarriles Nacionales de Colombia.Por otra parte le corresponde organizar y administrar las prestaciones asistenciales a que tenganderecho los empleados, pensionados y familiares de pensionados de la extinta empresa FerrocarrilesNacionales de Colombia.

As mismo, con base en el artculo sexto del Decreto 1689 del 1997 fue ampliado el objeto social, alasignrsele la administracin y manejo de los servicios mdicos convencionales de los pensionados yfamiliares de la extinta empresa Puertos de Colombia.

Igualmente de acuerdo con el convenio interadministrativo celebrado entre el Ministerio de laProteccin Social y el Fondo este fija los derechos y obligaciones de las entidades delegantes y


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delegatarias para asumir el reconocimiento de pensiones, pago de mesadas pensionales, cuotaspartes pensionales, auxilios funerarios y defensa judicial de la entidad promotora de Vacaciones yRecreacin Social-PROSOCIAL-, con los recursos que le son girados por parte del Ministerio.

De igual manera de acuerdo al convenio interadministrativo celebrado entre el Fondo y el Ministeriode Hacienda y Crdito Pblico administra y paga las obligaciones pensionales del Hospital San Juande Dios e Instituto Materno Infantil de la Fundacin San Juan de Dios, de conformidad con elconvenio de concurrencia nmero 799 de 1998 suscrito entre el Ministerio de Hacienda y CrditoPblico, el Distrito Capital, el Fondo Financiero Distrital de Salud y la liquidadora de las obligacionesde la extinta Fundacin San Juan de Dios.

En la actualidad tambin es fideicomitente para el reconocimiento y administracin de la nmina depensionados que se encontraban a cargo del extinto INCORA.

5. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PBLICA

Los principios de la contabilidad pblica constituyen las pautas bsicas o macro- reglas del procesopara la generacin de informacin en funcin de los propsitos del Sistema Nacional de ContabilidadPblica y de los objetivos de la informacin contable pblica, sustentando el desarrollo de las normastcnicas, el Manual de Procedimientos y la doctrina contable.

Los principios de la Contabilidad Pblica son: Gestin continuada, Registro, Devengo o Causacin,Asociacin, Medicin, Prudencia, Periodo Contable, Revelacin, No Compensacin y hechosposteriores al cierre.

5.1. GESTION CONTINUADA.

Se presume que la actividad de la entidad contable pblica se lleva a cabo por tiempo indefinido,conforme a la ley o acto de creacin. Si por circunstancias exgenas o endgenas se producensituaciones de transformacin o liquidacin de una entidad contable pblica, deben observarse lasnormas y procedimientos aplicables para tal efecto.

5.2. REGISTRO.

Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales se deben contabilizarse de maneracronolgica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, conindependencia de los niveles tecnolgicos de que disponga la entidad contable pblica con base en launidad de medida.

5.3. DEVENGO O CAUSACION.


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Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento enque sucedan, con independencia del momento en que se produzca la corriente de efectivo o delequivalente que se deriva de stos. El reconocimiento se efectuar cuando surjan los derechos yobligaciones o cuando la transaccin u operacin originada por el hecho incida en los resultados delperiodo.

5.4. ASOCIACION.

El reconocimiento de ingresosdebe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecucin de lasfunciones de cometido estatal y con los gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios

para producir tales ingresos.Cuando deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los resultados, lainformacin relacionada a la cuanta y origen se revelar en las notas a los estados financieros.

5.5. MEDICION.

Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de loseventos y transaccionesque los originanempleando tcnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechossusceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarn al costo histrico y sern objeto deactualizacin.

5.6. PRUDENCIA.Deben contabilizarse nicamente los ingresos realizados durante el periodo contable y no lospotenciales o sometidos a condicin alguna. Con relacin a los gastos no solo deben contabilizarseen los que se incurre durante el periodo contable sino tambin los potenciales desde cuando se tengaconocimiento.

5.7. PERIODO CONTABLE.

La entidad debe medir los resultados de sus operaciones financieras, econmicas sociales yambientales y el patrimonio pblico bajo su control efectuando las operaciones contables de ajuste ycierre. El perodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. Noobstante las autoridades competentes podrn solicitar estados contables intermedios, e informes yreportes contables.

5.8. REVELACIN.

Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situacin financiera, econmica, social yambiental de la entidad; los resultados del desarrollo del objeto social y la informacin adicional quesea necesaria para una adecuada interpretacin cuantitativa y cualitativa de la realidad de la entidad,informacin sta que debe revelarse en las notas a los estados financieros. La informacin debeservir para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluaciones de acuerdo con


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sus necesidades y para informarse sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos de laentidad.

5.9. NO COMPENSACIONES.

No se deben presentar partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del balance, oingresos, gastos que integran el estado de actividad financiera, econmica social y ambiental.

5.10. HECHOS POSTERIORES AL CIERRE.

La informacin entre la fecha de cierrey la de presentacin de los estados financieros que suministreevidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre, as como la indicativa dehechos surgidos con posterioridad, que por su materialidad impacte en los estados financieros debeser registrada en el periodo objeto de cierre o revelada por medio de los estados financieros.

6. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE

Las caractersticas de la informacin contable son los atributos y restricciones que permitendiferenciarla de otra clase de informacin.

La informacin contable pblica est orientada a satisfacer las necesidades informativas de losusuarios, quienes requieren que se desarrolle observando las caractersticas cualitativas de

Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad.6.1. CONFIABILIDAD.

La informacin contablees confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se elabora atravs de un conjunto homogneo y transversal de principios, normas tcnicas y procedimientos quepermitan conocer la gestin, el uso y control de los recursos. Las caractersticas cualitativas quegarantizan la confiabilidad son: razonabilidad, la objetividad y la verificabilidad.

6.1.1. Razonabilidad. La informacin es razonable cuando se refleja la situacin y actividad real dela entidad. La informacin debe representar con palabras y cantidades a la entidad y su evolucin,teniendo en cuenta los siguientes elementos:

6.1.1.1. Registro total de las operaciones: El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionalesde Colombia debe realizar los registros contables de todas las operaciones econmicas que laafecten. Por lo anterior se deben establecer los controles necesarios.

6.1.1.2. Individualizacin de bienes, derechos y obligaciones: En la entidad se registran lasinversiones, cuentas por cobrar como multas, propiedades, planta y equipo, convenios y cuentas porpagar.


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6.1.1.3. Reconocimiento de cuentas valuativas: Los registros contables de depreciacin,amortizacin, provisin y valorizacin se realizan de acuerdo a lo establecido en el Rgimen deContabilidad Pblica.

6.1.2. Objetividad. La informacin contable es objetivacuando su elaboracin y presentacin sefundamenta en la identificacin y aplicacin de los principios, normas y procedimientos ajustados a larealidad de la entidad.

6.1.3. Verificabilidad. La informacin contable es verificable cuando permite comprobar surazonabilidad y objetividad, a travs de diferentes mecanismos de comprobacin.

6.2. RELEVANCIA.

Consiste en seleccionar los elementos que permiten al usuario disponer oportunamente de lainformacin contable, de acuerdo a sus objetivos y necesidades. La relevancia procura el equilibrioentre niveles de oportunidad, materialidad y universalidad.

6.2.1. Oportunidad. Cualidad esencial que consiste en que la informacin llegue a manos delusuario en tiempos que le permita utilizarla en la toma de decisiones. Tener la informacin contabledisponible para satisfacer las demandas de los usuarios en la medida que le permita evaluar laeficiencia y eficacia de dicha informacin.

6.2.2. Materialidad. La informacin presentada en informes, estados y reportes contables debecontener aspectos importantes de la entidad y por tanto informacin relevante y confiable para tomardecisiones.

6.2.3. Universalidad. Corresponde al reconocimiento de la totalidad de los hechos financieros,econmicos y sociales medidos en trminos cualitativos y cuantitativos.

6.3. COMPRENSIBILIDAD.

La informacin contable es comprensible, si los usuarios se forman un juicio objetivo sobre sucontenido, teniendo un conocimiento razonable sobre las actividades y resultados de la entidad, lainformacin contable es comprensible si es racional y consistente.6.3.1. Racionalidad. Es producto de un proceso racional y sistemtico que reconoce y revela lastransacciones, hechos y operacin de la entidad, con base en un conjunto homogneo, comparable ytransversal de principios, normas tcnicas y procedimientos.

6.3.2. Consistencia. La informacin contable es consistente cuando se elaboran con criterioscoherentes y uniformes.

7. PROCESO CONTABLE


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Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelacin de lastransacciones, los hechos y las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales queafectan la situacin, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujo de recursos.

7.1. ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE

La estructura de los procesos financieros y contables tiene en cuenta las actividades propias de lagestin financiera y contable en orden cronolgico y secuencial as:

7.1.1.Identificacin

Se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera,econmica y social y se debe contabilizar, con el fin que todos los hechos sean de conocimiento delrea contable para su clasificacin y registro oportuno.

7.1.2. Clasificacin

De acuerdo con las caractersticas de la operacin se determina, la ubicacin en el Catlogo Generalde Cuentas, de acuerdo con su naturaleza, evaluando que el hecho financiero, econmico o socialcumpla con elementos propios a la cuenta en la cual se clasifica.

7.1.3. Registros y ajustes

Se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectan los registros en los libros respectivos, sedebe verificar la informacin producida durante las actividades precedentes del proceso contable lacual debe ser consistente y confiable, antes de la revelacin en los estados contables, paradeterminar las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones.

7.1.4. Elaboracin y presentacin de los estados contables y dems informes

Corresponde al resultado del proceso contable expresado en el diseo y entrega oportuna de losestados e informes contables, los cuales deben presentar una discriminacin bsica adicional para lainterpretacin cualitativa y cuantitativa de los hechos realizados, para permitir a los usuarios construirindicadores de seguimiento y evaluacin para informar sobre el avance de planes, programas y

proyectos.

7.1.5. Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin

Corresponde a la lectura de los estados contables y dems informes complementarios con el fin deconcluir sobre la situacin, resultado y tendencia de la entidad, desde las perspectivas financieraeconmica y social con el fin de soportar las decisiones relativas a la administracin de recursos.Para el anlisis e interpretacin de la informacin se deben implementar indicadores tiles querevelen situaciones y tendencias.


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8. ESTADOS FINANCIEROS BSICOS

De conformidad con el Rgimen de Contabilidad Pblica, los entes pblicos deben presentar lossiguientes estados financieros bsicos:

Balance General Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental Estado de cambios en el patrimonio Estado de flujos de efectivo

8.1. BALANCE GENERAL:

Es un estado contable bsico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situacinfinanciera, econmica, social y ambiental de la entidad, expresada en unidades monetarias, a unafecha determinada y revela la totalidad de los bienes, derechos y deberes y la situacin delpatrimonio.

Componentes del Balance General

Los componentes del Balance general son: Activo

Pasivo Patrimonio

Para su elaboracin los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente.

Activo corriente. Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos enefectivo o que pueden realizarse o consumirse en un periodo menor a un ao, contado a partir de lafecha del balance general.

Activo no corriente. Comprende los bienes y derechos que se adquieren con el fin de utilizarlosconsumirlos o explotarlos y no la intencin de comercializarlo.

Pasivo Corriente. Comprende las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad, exigiblesen un periodo no mayor a un ao, contado a partir de la fecha del balance general.

Pasivo No Corriente. Comprende las obligaciones derivadas de las actividades de la entidadexigibles en un periodo mayor a un ao, contado a partir del balance general.

Patrimonio. Cuentas representativas de los recursos asignados o aportados, las reservas y elsupervit incluyendo las cesiones o derechos recibidos por los entes pblicos.

8.2. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL


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Es un estado bsico que revela el resultado de la actividad financiera, econmica social y ambientalde la entidad, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de lasfunciones de la entidad, expresado en trminos monetarios durante un periodo determinado.

8.3. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

Es un estado contable bsico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de lascuentas del Patrimonio de la entidad contable pblica de un periodo determinado a otro.

8.4. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

Es un estado contable bsico que revela los fondos provistos y utilizados por la entidad en desarrollode sus actividades operativas, de inversin y financiacin. Permite evaluar a partir del origen yaplicacin del efectivo en un periodo la capacidad de la entidad para obtener flujos futuros deefectivo, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo.

8.5. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS BSICOS

Forman parte integral de los Estados Contables y tienen por objeto revelar la informacin adicionalnecesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, econmicas, sociales yambientales que sean materiales; la desagregacin de valores contables en trminos de precio ycantidades; as como aspectos que presentan dificultad para su medicin monetaria que pueden

evidenciarse en trminos cuantitativos o cualitativos fsicos, los cuales han afectado o puedenafectar la situacin de la entidad contable pblica .

Las notas a los estados contables son de carcter general y especfico.

8.5.1. NOTAS DE CARCTER GENERAL: Se refieren a las caractersticas, polticas, prcticascontables de la entidad pblica, as como los aspectos que afectan o que pueden afectar lainformacin contable, de modo que permiten revelar una visin global de la entidad contable pblicay el proceso contable.

8.5.2. NOTAS DE CARCTER ESPECFICO: Tienen relacin con las particularidades sobre elmanejo de la informacin contable, estructura de acuerdo con el Catlogo General de Cuentas, quepor su materialidad deben revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre eltratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas en los siguientesaspectos:

Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Relativas a la evaluacin. Relativas a los recursos restringidos y relativas a las situaciones particulares de las clases,

grupos, cuentas y subcuentas


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9. POLTICAS CONTABLES

Las polticas contables son principios especficos, bases, acuerdos, reglas y procedimientos,adoptados por la entidad en la elaboracin y presentacin de sus estados financieros.

Al momento de contabilizar una transaccin deben considerarse las polticas contables que se hanadoptado con la finalidad de mostrar informacin razonable, por ello la necesidad de revelar en lasnotas a los estados financieros el detalle de las polticas adoptadas por la entidad.

9.1. POLTICAS GENERALES

Para la preparacin y presentacin de la informacin contable, el Fondo de Pasivo Social deFerrocarriles Nacionales de Colombia registrar y revelar los hechos econmicos con sujecin alas normas sustantivas y procedimentales del Rgimen de Contabilidad Pblica, el Manual deProcesos y Procedimientos de la entidad y adoptar polticas internas de acuerdo con el objetosocial del Fondo, para garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable queproduzca informacin razonable y oportuna para las entidades de control y facilite la toma dedecisiones por parte de la Administracin.

Las reas que producen insumos para el proceso contable tales como: Gestin Asesora Jurdica,

Gestin de Bienes Transferidos, Gestin compras-Contratacin, Gestin de Servicios Administrativos,Gestin de Talento Humano, Gestin de Cobro, Gestin Financiera, Gestin de Servicios de Salud yGestin de Prestaciones Econmicas, debern informar a travs de los documentos soporte idneos,las operaciones que ataen a su actividad, para que sean incorporadas al proceso contable en tiemporeal; en caso de incumplimiento el Director General aplicar las medidas pertinentes una vezinformado del hecho por la Subdireccin Financiera

Por otra parte, respecto a la informacin que debe suministrar la Oficina Asesora Jurdica referente alos procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados sobrelas cuentas bancarias su registro contable se har atendiendo lo establecido en el capitulo V delManual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica debindose recibir en forma mensualy dentro de los cinco primeros das del siguiente mes el consolidado de la situacin y estado de los

negocios, indicando la metodologa aplicada para la evaluacin del riesgo de los procesos.EL coordinador del GIT de Contabilidad, concertar con los funcionarios del rea, el cronogramapara el registro, validacin, depuracin y conciliacin de las cuentas asignadas a cada uno.

A efectos de contar con el tiempo adecuado para preparar y presentar los Estados Financieros y demsinformacin relacionada con el proceso de Gestin de Recursos Financieros, se fija como poltica para el cierrecontable, presupuestal y de tesorera, el siguiente calendario:

9.1.1. CIERRE PRESUPUESTAL Y DE TESORERIA


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Se har en forma mensual a ms tardar el tercer da hbil del mes siguiente. Para el cierre de lavigencia fiscal se dar aplicacin a las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda y CrditoPblico y los procedimientos internos establecidos para tal fin.

9.1.2. CIERRE CONTABLE

Se har en forma mensual a ms tardar el da quince calendario del mes siguiente.

Se fija el da 15 calendario del mes de enero de cada ao como fecha mxima para reconocer los

bienes, derechos, obligaciones, ingresos y gastos que afectan la presentacin del cierre definitivo dela vigencia fiscal correspondiente.

Se debe evitar la existencia de hechos financieros, econmicos y sociales que, afectando la situacinde la entidad, no estn incluidos en la contabilidad o, que estando incluidos, no cumplan con lasnormas del Plan General de Contabilidad Pblica

El GIT de Control Interno y todos aquellos funcionarios a quienes directa o indirectamente lescompete la funcin contable, tendrn la responsabilidad de evaluar continuamente la implementacindel control interno contable necesario para mantener la calidad de la informacin financiera,econmica , social y ambiental, de tal manera que haga sostenible el proceso contable, promoviendola cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este

proceso.Los mecanismos para tal fin estarn contenidos en los manuales, circulares internas y demsinstructivos, dependiendo de la especialidad de cada tema en particular.

9.2. PRINCIPALES POLITICAS CONTABLES:

Por cuanto la informacin contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuariosfundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimizacin de los recursos pblicos enprocura de una gestin pblica eficiente y transparente, para cual se lo deber revelar conrazonabilidad la informacin que conforma los estados contables, se fijan las siguientes polticas:

9.2.1 ACTIVO

9.2.1.1. Efectivo

9.2.1.1.1 Caja: Se recauda por caja nicamente los impuestos originados en transacciones de cajamenor o avances, sobrantes de stos y cheques por concepto de devolucin de aportes por parte deotras EPS, valores que sern consignados a ms tardar el da hbil siguiente a su recaudo en la


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misma denominacin en que se recibieron, quedando totalmente prohibido efectuar cambios con eldinero recaudado o custodiar valores que no correspondan a la entidad.

La entidad no recauda directamente recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.Los deudores deben hacer el pago a travs de la Planilla integrada de liquidacin de Aportes PILA odirectamente en la entidad financiera solo en los casos exceptuados por la norma que expide elMinisterio de la Proteccin Social identificada en el Normograma del Proceso.

9.2.1.1.2 Bancos: La entidad contar con las cuentas corrientes bancarias que de acuerdo a las

necesidades deban tenerse; su apertura y cancelacin se har con sujecin a las normas que rigenpara las cuentas que manejan recursos de la nacin, propios y del sistema general de seguridadsocial, expedidas por el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de la Proteccin Social.

Para el manejo del fondo fijo de caja menor se aperturarn cuentas corrientes en las ciudades sedede las oficinas del fondo que corresponda.

9.2.1.2. Inversiones

El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia como establecimiento pblico delorden nacional debe dar cumplimiento a la normatividad vigente e invertir sus excedentes de liquidezoriginados con sus recursos propios en Ttulos de Tesorera TES Clase B del mercado primario,

adquiridos directamente en la Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional delMinisterio de Hacienda y Crdito Pblico.

Cuando proceda la inversin de recursos de salud, estas se sujetarn a las normas que expida laSuperintendencia Nacional de Salud.

En todo caso el manejo de las Inversiones se efectuar de acuerdo a la normatividad que rige lainversin de los recursos de las entidades estatales de orden nacional y territorial emitida por elMinisterio de Hacienda y Crdito Pblico y la Superintendencia Nacional de Salud, que debermantenerse actualizada en el normograma del proceso, as como con estricta sujecin a losprocedimientos establecidos por la entidad para la constitucin y cancelacin.

Su actualizacin se realizar mensualmente de acuerdo con las disposiciones establecidas por laContadura General de la Nacin, Procedimientos contables, captulo I, de Rgimen de ContabilidadPblica.

9.2.1.3. Deudores

Representan los derechos de cobro de la entidad originados en desarrollo de actividadesrelacionadas con su cometido estatal.

9.2.1.3.2. Avances y anticipos


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a. Avances a funcionarios para Viticos, gastos de viajey adquisicin de bienes y servicios

Los viticos se pagarn al beneficiario mximo con tres das hbiles de anticipacin con respecto ala fecha de inicio de la comisin.

Los anticipos entregados a funcionarios o contratistas por viticos o gastos de viaje, sern legalizadosdentro del trmino establecido en la normatividad vigente y de acuerdo con los procedimientosestablecidos para tal fin. En todo caso los documentos soporte de la legalizacin debern radicarseen Contabilidad a ms tardar el quinto da hbil contado a partir del da siguiente de terminada lacomisin, fecha lmite para hacer el registro contable pertinente.

De todas maneras, al cierre de cada vigencia fiscal todos los avances deben ser debidamentelegalizados.

Los empleados responsables de cajas menores y avances o anticipos que incurran en malos manejosse harn acreedores a las sanciones previstas en las normas.

Las compras de artculos realizadas con cajas menores o avances estarn sujetas a las normaspertinentes de control fiscal de inventarios sobre bienes de consumo y devolutivos.

Con las sumas entregadas por avances slo se podrn pagar las obligaciones previamenteautorizadas.

b. Anticipos a Contratistas para adquisicin de bienes y servicios:

El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento delcosto en que ste debe incurrir para iniciar la ejecucin del objeto contractual, en otras palabras, es lafinanciacin por parte de la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestacina ejecutar, bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una garanta consistenteen una pliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, como tambin que se amortice durantela ejecucin del contrato. En concordancia con las normas de contratacin estatal.

9.2.1.4. Propiedad, planta y equipo

La propiedad planta y equipo representa los bienes tangibles con la caracterstica de permanentes,los cuales son adquiridos para el funcionamiento de la entidad, no para ser vendidos. Se debenregistrar por su costo de adquisicin y ajustar de acuerdo al procedimiento contable fijado por laContadura General de la Nacin Captulo correspondiente al reconocimiento y revelacin de hechosrelacionados con las propiedad, planta y equipo. Con base en esta misma norma su vida til deberevisarse anualmente.

El comprobante de Egreso del inventario o almacn se registra a valor costo promedio, cuando se leasigna a los funcionarios de la entidad por intermedio de la cuenta personal para el cumplimiento desus labores.


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9.2.1.4.1. DEPRECIACION Y AMORTIZACION

Depreciacin de propiedad planta y equipo: Atendiendo la naturaleza de nuestros activos loscuales son utilizados de manera regular y uniforme en cada periodo contable, la entidad aplica elmtodo de depreciacin por lnea recta.

Suspensin de la depreciacin

Cuando un activo depreciable sea reintegrado al Almacn, pero se tiene la intencin de seguir

utilizndolo en un tiempo no superior a dos meses, se continuar deprecindolo sin tener en cuentala interrupcin. Si el tiempo excede del periodo anterior, se suspender la depreciacin hasta cuandoempiece a usarse nuevamente, con lo cual se reanudar su proceso de depreciacin.

Vida til de la propiedad planta y equipo: para el clculo de la depreciacin y amortizacin es lasiguiente:

ACTIVOS DEPRECIABLES AOS DEVIDA UTIL

Edificaciones 50Redes, lneas y cables areos y sus

accesorios

25

Redes, lneas y cables subterrneos ysus accesorios

25

Plantas y ductos 15Maquinaria y equipo 15Equipo mdico y cientfico 10

Muebles, enseres y equipo de oficina. 10Equipo de comunicacin y accesorios 10Equipo de transporte, traccin yelevacin

10

Equipo de comedor, cocina, despensa yhotelera

10

Equipo de computacin y accesorios 5

La vida til debe revisarse anualmente, conforme al procedimiento contable.

9.2.1.4.1.1. Depreciacin de activos de menor cuanta


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Bienes no tiles por obsolescencia Bienes no tiles por cambio o renovacin de equipos Bienes no tiles por cambios institucionales Bienes inservibles por dao total - parcial Bienes inservibles por deterioro histrico

El responsable del Almacn elaborar una relacin detallada de los elementos inservibles, obsoletoso los elementos que no cumplan con las caractersticas necesarias para su uso, y mediante Acta elComit encargado registrar la baja de los elementos, soporte con el cual se efectan los registroscontables. As mismo se proceder de conformidad con lo establecido en los procedimientos de la

entidad.9.2.1.5. Bienes y servicios pagados por anticipado: Con el fin de ejercer un adecuado control alos seguros, el proceso contable debe conciliar mensualmente con el Proceso de gestin bienescon el fin de verificar que todas las plizas que posee la entidad se registran y amortizan en formaadecuada.

9.2.1.6. Cargos diferidos: Las adquisiciones de bienes de consumo se registran en cargosdiferidos, una vez suministrados para el consumo o uso se afectar directamente el gasto.

9.2.1.7. Bienes entregados a terceros

Es el valor de bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad entregados a tercerosmediante contrato, para su uso administracin o explotacin que se deben restituir en condicionesestablecidas en el contrato de comodato. El proceso de Gestin de bienes debe verificar que losbienes entregados en comodatos estn incorporados en nuestros registros contables.

9.2.1.8. Intangibles: Representa el valor de los costos de adquisicin, desarrollo o produccin delconjunto de bienes inmateriales que constituyen derechos, privilegios o ventajas de competencia parala entidad, de cuyo ejercicio o explotacin produzca beneficio econmico en varios periodosdeterminables.

9.2.1.9. Valorizacin

9.2.1.9.1. Propiedad, planta y equipo: Las valorizaciones corresponden a la diferencia entre elcosto neto en libros y el valor de mercado para los bienes races o el valor actual en uso para planta yequipo, determinado por los avaluadores que contrate la entidad.

Si el avalo tcnico resulta inferior al costo neto, la diferencia se contabiliza como menor valor de lavalorizacin hasta agotarla, y cualquier exceso como provisin.

9.2.2. PASIVOS

Para el registro de las cuentas por pagar se aplicar, el principio de causacin contable queestablece:


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Los hechos econmicos deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que stosocurran, es decir en el periodo en que se reciba el bien y la afectacin contable se efecta conformeal procedimiento.

9.2.2.1. Obligaciones laborales: Corresponde a las obligaciones generadas con la relacinlaboral, en virtud de las normas legales; as como las derivadas de la administracin del Sistema deSeguridad Social.

9.2.2.2. Pasivos estimados

a. Provisin prestaciones sociales: Corresponde a las provisiones calculadas mensualmente enla liquidacin de la nmina mensual de los conceptos primas y bonificaciones, de cada uno delos funcionarios; saldo que al cierre de la vigencia, es trasladado a la cuenta 2505.

b. Provisiones diversas: Corresponde a las estimaciones por servicios pblicos por los mesesno facturados al cierre de la vigencia; as mismo se afectar esta cuenta durante el transcursode la vigencia en aquellos casos en que el proveedor no presente la factura oportunamente, ysean gastos recurrentes.

9.2.2.3. Otros Pasivos

9.2.2.3.1. Ingresos recibidos por anticipado- Tasas: Representa los recaudos de la entidad enforma anticipada.

Con los recaudos recibidos en forma anticipada se pueden presentar dos situaciones:

9.2.3. INGRESOS

Para el reconocimiento de los ingresos, se aplica el principio de causacin contable que establece:los hechos econmicos deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que stosocurran, es decir en el periodo en que se preste el servicio.

a. Rendimientos financieros: En cuentas de ahorro el reconocimiento del ingreso se efectamensualmente.

b. Utilidad por valoracin de las inversiones de Ttulos TES clase B: El reconocimiento delingreso se efecta mensualmente con la actualizacin del portafolio de inversiones.

c. Utilidad en negociacin y venta de inversiones: Se reconoce el ingreso cuando en la ventao negociacin de los Ttulos TES, se genera un mayor valor.

9.2.4. GASTOS


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Toda erogacin debe documentarse mediante soportes de origen interno o externo, debidamentefechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. As mismo los hechoseconmicos, deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran, esdecir en el periodo que se reciba el bien o servicio.

Toda erogacin debe estar autorizada por el ordenador del gasto o funcionario autorizado y ajustarseal presupuesto.

La mayora de los pagos a proveedores y terceros se efectan a travs de medios electrnicos, conexcepciones del pago de Impuestos y embargos que se efectan mediante cheque.

10. PRACTICAS CONTABLES

10.1. FORMA DE ELABORAR LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Las notas a los estados financieros es la informacin adicional de carcter general y especfico quecomplementa los estados financieros bsicos y forman parte integral de los mismos. Tienen porobjeto revelar la informacin adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operacionesfinancieras econmicas, sociales y ambientales que sean materiales, la desagregacin de valorescontables en trminos de precios y cantidades, as como aspectos que presentan dificultad para sumedicin monetaria que puedan evidenciarse en trminos cualitativos o cuantitativos fsicos, loscuales han afectado o pueden afectar la situacin de la entidad.

La informacin que se revele en las notas a los Estados Financieros deber considerar la siguienteestructura en el orden que se expone a continuacin:

1. Notas de carcter general: Informa la naturaleza jurdica y objeto social de la entidad,polticas y prcticas contables, limitaciones y deficiencias de tipo operativo o administrativoque afecta la razonabilidad de las cifras, efectos y cambios significativos en la informacincontable.

2. Notas de carcter especfico: Informa la particularidad o detalle de cada una de las cuentasde acuerdo al Catlogo General de Cuentas, de manera que permitan obtener informacinsobre los saldos y el tratamiento contable de la consistencia y razonabilidad de las cifras,

limitaciones o deficiencias, tales como bienes, derechos y obligaciones no incorporados,hechos posteriores al cierre contable con efectos futuros importantes, saldos pendientes porconciliar, depurar o ajustar, as mismo en estas se deben describir las bases particulares demedicin adoptadas por la entidad para la cuantificacin de las operaciones, recursosrestringidos.

10.2. CONCILIACIONES:


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a. Bancarias: Sern responsables de elaborar mensualmente dentro del trmino previsto en elManual de Procedimientos, las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes o de ahorros de laentidad; cada uno de los funcionarios o contratistas que tengan a su cargo dicho funcin u objetocontractual, en el rea Contable y ser revisada y avalada por el Coordinador del GIT deContabilidad.

La depuracin se har en las fechas previstas en los procedimientos y est bajo la responsabilidaddel Coordinador del GIT de Tesorera.

b. Recprocas: Para conciliar los derechos y obligaciones entre entidades del estado, se elaboraren la fecha en que se presente la transaccin, una verificacin de saldos y se comunicar a cada unade las entidades del Estado. Para el caso de las compensaciones con el FOSYGA, se debe efectuarel cruce con la base de datos que maneja el grupo de afiliaciones y lo registrado en la contabilidad.

c. Conciliacin saldos almacn y contabilidad: Para verificar la consistencia de los saldosregistrados en contabilidad y almacn, se efectuar una conciliacin de saldos mensual, dejandodocumento soporte que evidencie esta conciliacin.

d. Conciliacin entre reas asociadas al proceso contable:

Mensualmente se debe realizar una conciliacin con todas las reas que reportan informacin a

contabilidad a ms tardar el da (10) diez del mes siguiente.

10.3. PRESENTACION DE INFORMES

10.3.1. Entidades de control

a.Contadura General de la Nacin:

De conformidad con las normas vigentes, en desarrollo de uno de los elementos de laimplementacin del MECI, en cuanto al normograma se refiere y que para el caso las expedidas porla Contadura General de la Nacin, los entes pblicos deben presentar los estados financierosbsicos en las siguientes fechas:

FECHA DE CORTE FECHA LIMITE DE PRESENTACI N31 de marzo 30 de abril30 de junio 31 de julio30 de septiembre 31 de octubre31 de diciembre 15 de febrero del ao siguiente del periodo

Contable

a. Informe Cmara de Representantes


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Informacin para fenecimiento de la cuenta general del presupuesto y del tesoro, de cada vigenciaque incluye entre otros: Estados financieros consolidados al 31 de diciembre de la vigencia anterior,informacin presupuestal consolidada al 31 de diciembre de la vigencia anterior, informe consolidadode contratacin de la vigencia anterior, informe ejecutivo anual de evaluacin del sistema de controlinterno al 31 de diciembre de la vigencia anterior, informe de evaluacin del control interno contable al31 de diciembre de la vigencia anterior, informacin sobre planes de mejoramiento, informe dedemandas interpuestas en contra de la entidad y demandas interpuestas por la entidad en contra deterceros consolidada al 31 de diciembre de la vigencia anterior.

Esta informacin se reporta en el mes de marzo a solicitud de la Cmara de Representantes y se

cuenta con cinco (5) das hbiles para entregar la informacin.10.3.2. Alta Direccin

La informacin contable debidamente analizada ser presentada a la Direccin General y a laSecretaria General.

10.4. FECHAS DE PUBLICACIN O EXHIBICIN DE LA INFORMACIN CONTABLE

Trimestralmente se actualizar la informacin de los estados financieros en la pgina web de laentidad y en lugar visible de sus instalaciones.

10.5. ARQUEOS

a. Cajas Menores:Se elaborarn arqueos peridicos y sorpresivos, por funcionarios designadospor la Subdireccin Financiera y Control Interno diferentes de quienes manejan los fondos,con el fin de garantizar que las operaciones estn debidamente sustentadas, que los registrossean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, constatando los recursosasignados a las cajas menores, realizando el conteo fsico, el control y seguimiento a cadauno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas Resoluciones de constitucin.

b. Caja General- Tesorera:Se elaborarn arqueos peridicos y sorpresivos, por funcionariosdesignados por la Subdireccin Financiera y Control Interno diferentes de quienes manejanlos fondos, con el fin de garantizar que las operaciones estn debidamente sustentadas, quelos registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, constatando losvalores, ttulos valores, chequeras y verificando las medidas de seguridad.

10.6. LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD

Sern los establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica, as:

10.6.1. CLASIFICACIN DE LOS LIBROS


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Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares.

10.6.1.1. Libros principales: el Diario y el Mayor.

10.6.1.1.1. Libro Diario: Presenta los movimientos dbito y crdito de cuentas, el registrocronolgico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes decontabilidad.

10.6.1.1.2. Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de

manera nominativa segn la estructura del Catlogo General de Cuentas; las sumas de losmovimientos dbito y crdito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadasdel Libro Diario y el saldo final del mismo mes.

10.6.1.2. Libros auxiliares: Los libros auxiliares contienen el registro detallado de todastransacciones y operaciones del ente pblico por cuenta y por terceros; con base en loscomprobantes de contabilidad y los documentos soportes.

10.6.2. Forma de conservar los libros: De conformidad con el Plan General de la ContabilidadPblica, numeral 353, el trmino de conservacin de los soportes comprobantes y libros decontabilidad es de un periodo de diez (10) aos, contados a partir del 31 de diciembre del periodocontable al cual corresponda el soporte, comprobante y libro de contabilidad, sin perjuicio de lasnormas especficas de conservacin documental que sealen las autoridades competentes.

Los Libros Oficiales se aperturan mediante acta que suscribir el Director General y el SecretarioGeneral, y sern impresos en formas continuas, bajo la custodia del Coordinador del GIT deContabilidad de la entidad y conforme a la Tabla de Retencin Documental. Se deben mantener pordos (2) aos en el archivo de gestin y finalizado este periodo se deben remitir al Grupo de GestinDocumental Administracin Documental para su custodia.

De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pblica, numeral 2.9.2.4, la conservacin delos soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse en papel o cualquier otro mediotcnico, magntico o electrnico, que garantice su reproduccin exacta.

Los libros oficiales debern ser impresos dentro de los siete das hbiles siguientes a la fecha lmitede presentacin de los Estados financieros a la Contadura General de la Nacin.

10.7. COPIA DE SEGURIDAD

El rea de Sistemas realizar semanalmente copia de seguridad de la informacin financiera y suconservacin se har de tal forma que garantice la reproduccin exacta en caso de ser necesaria. Lacustodia estar cargo de la Oficina de Planeacin y sistemas conforme a las tablas de retencindocumental.


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10.8. TIPOS DE COMPROBANTES UTILIZADOS

Se han diseado comprobantes o documentos; de acuerdo a la particularidad de la entidad,teniendo en cuenta los requisitos mnimos requeridos por las normas contables y presupuestales.Estos comprobantes son la fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente; en loscuales se indica: Fecha, origen, descripcin, cuanta de las operaciones, cuentas afectadas, personasque los elaboran y autorizan y cuentan con una numeracin consecutiva.

Tipos de comprobantes:a. De tipo Contable.

01 INGRESOS02 EGRESOS03 NOMINA PENSIONADOS04 NOMINA ACTIVOS PRIMERA QUINCENA05 NOMINA ACTIVOS SEGUNDA QUINCENA06 ORDEN DE PAGO07 LEGALIZACIONES08 PROVISIONES

09 DIFERIDOS11 INGRESOS ALMACEN12 EGRESOS DEL ALMACEN13 VARIOS PRESUPUESTO14 DEPRECIACION15 AJUSTES16 ASUNTOS VARIOS17 COMPENSACION25 AVALUO TECNICO PREDIOS

26INMUEBLES - CAMBIO SITUACIONJURIDICA

27 VALORACION TES

28 ARRENDAMIENTOS99 CIERRE DE FIN DE AOHM HOMOLOGACION 2007SI SALDOS INICIALES JUNIO/2000

Como quiera que estos comprobantes son los que actualmente se utilizan en el sistema financierodel fondo, una vez implementado el SIIF- Nacin, debern ser ajustados.

b. De tipo presupuestal


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Certificado de disponibilidad presupuestal Registro presupuestal Liberacin saldo de disponibilidad presupuestal Liberacin saldo de registro presupuestal Liquidacin de viticos

11. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

11.1. ACTIVOS

11.1.1. Efectivo

11.1.1.1 Cajas menores: Estas sern constituidas de conformidad a lo establecido por el Ministeriode Hacienda y Crdito Pblico y con fundamento en la normatividad que esa entidad expida paracada vigencia y la reglamentacin establecida en la Resolucin 2691 de diciembre de 2006 emitidapor el Fondo.

Estas operaran en las diferentes dependencias que de acuerdo a las necesidades del Fondo serequieran, mediante Resolucin interna suscrita por el representante legal, para atender gastos quetengan el carcter de urgente y definidos en el Presupuesto General de la Nacin.

Las Cajas Menores estarn amparadas con la respectiva pliza de seguro, con el fin de ampararposibles riesgos en su manejo.

REGISTRO CONTABLE DE CONSTITUCION

CUENTA DEBITO CREDITO110502 Caja menor xxxxx111005 Cuenta Corriente Recursospropios

xxxxx

REEMBOLSO Y LEGALIZACIONLos reembolsos se harn en, en forma mensual cuando se haya consumido ms de un 70% delmonto asignado a la respectiva caja menor, con los siguientes requisitos:

Que los pagos estn agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante depago o en la relacin anexa y que correspondan a los autorizados en la resolucin deconstitucin.

Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por losproveedores de los elementos o bienes adquiridos o de quienes de quienes recibieron los


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recursos para los gastos, con identificacin del nombre o razn social y el nmero deldocumento de identidad o NIT, objeto y cuanta.

Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se estlegalizando.

Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o reembolsado la CajaMenor segn el caso.

Que se haya expedido la Resolucin de reconocimiento del gasto teniendo en cuenta lodispuesto en el artculo 110 del Estatuto Orgnico del Presupuesto.

REGISTRO REEMBOLSO CAJA MENOR

CUENTA DEBITO CREDITO5111 o 5211 Cuentas de gastos xxxxx243605 Retencin en la fuente Servicios xxxxx243608 Retencin en la fuente Compras xxxxx24259005 Reintegros a tesorera cajamenor

xxxxx

REGISTRO CONTABLE REEMBOLSO:

CUENTA DEBITO CREDITO

24259005 Reintegros a tesorera cajamenor

xxxxx

111005 Cuenta corriente Recursospropios

xxxxx

11.1.1.2. BANCOS

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. El Fondo dePasivo Social de F.C.N., posee cuentas Corrientes y de ahorro en las cuales se encuentra las decompensacin.

CUENTA DEBITO CREDITO1110 05/06 Cuenta Corriente o de Ahorros XxxxxxSEGN LA CUENTA xxxxx

Esta cuenta se debita con los siguientes casos:

1- El valor de los depsitos efectuados mediante consignaciones o traslados bancarios pordiferentes conceptos.


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2- El valor de las notas crdito expedidas por las entidades financieras por diferentes conceptos.3- El valor de los cheques girados que se anulen por no haber sido retirados de la entidad contable

pblica o que, habiendo sido retirados, no hayan sido cobrados en el tiempo fijado por las normasvigentes.

Y se acredita con:1- El valor retirado o trasladado y de cheques girados a diferentes beneficiarios por diferentes

conceptos, como giro de notas crdito, giro de la Compensacin.

11.1.2 Inversiones administracin de liquidez en Ttulos de deuda: Corresponde al valor de losrecursos colocados por El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, enTtulos de deuda pblica (TES).Las inversiones de administracin de liquidez se reconocen por su costo histrico y en formaindividual.

11.1.2.1. Constitucin de Ttulos de Tesorera TES: La aplicacin de este procedimiento es deTesorera.

REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO CREDITO120309 Ttulos de Tesorera Xxxxxx1110 05/06 Cuenta Corriente o de Ahorros xxxxx

11.1.2.2. Redencin o Venta de Ttulos de Tesorera - TES: Al igual que el procedimientoanterior, este realizado por Tesorera.

REGISTRO CONTABLE

UTILIDAD EN LA REDENCION O VENTA DEL TITULO DE TESORERIA TES

CUENTA DEBITO CREDITO120309 Ttulos de Tesorera xxxxx1110 05/06 Cuenta corriente o de ahorros xxxxx480586 Utilidad por valoracin de lasinversiones con fines de poltica en ttulosde deuda

xxxxx


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11.1.2.3. Actualizacin de Inversiones (Ttulos de Tesorera - TES): Al ser responsabilidad deTesorera, esta remitir la informacin contabilidad y Presupuesto, para el registro contablecorrespondiente.

La causacin del ingreso se origina a partir de la adquisicin del ttulo por parte de la Tesorera delFondo. Una vez informado de la compra del ttulo proceda actualizar mensualmente losrendimientos a precios de mercado de acuerdo con el decreto 1525 de mayo del 2008 del Ministeriode Hacienda y Crdito Pblico y de acuerdo con las disposiciones establecidas por la ContaduraGeneral de la Nacin en el Manual de procedimientos sobre la materia.

REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO CREDITO120309 Inversiones Administracin deLiquidez

Xxxxx

480586 Utilidad por valoracin de lasinversiones de administracin

xxxxx

11.1.2.4. Pago de Cupones de los Ttulos de Tesorera TES: Tesorera recibe y registra el valorde los cupones que representan los rendimientos de los Ttulos de Tesorera (TES).

REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO CREDITO120309 Inversiones Administracin deLiquidez

xxxxx

111005/06 Depsitos InstitucionesFinancieras Cuenta corriente o cuenta deahorro

xxxxx

11.1.3. Deudores

11.1.3.1. Bienes Comercializados: Corresponde al valor de los derechos a favor El Fondo de Pasivo

Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, originados por la comercializacin de los bienesrecibidos para tal fin y en cumplimiento de parte del objeto Institucional, con sujecin a lanormatividad vigente en el proceso de enajenacin.

REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO CREDITO140606 Bienes Comercializados xxxxx421032/90 Repuestos xxxxx


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11.1.3.2. Transferencias por cobrar Representa el valor de los derechos adquiridos por el fondo,para el desarrollo de sus funciones por concepto de los recursos establecidos que se reciben sincontraprestacin.

REGISTRO CONTABLE, CAUSACION

CUENTA DEBITO CREDITO141314 Otras transferencias xxxxx4428 XX (Segn concepto) xxxxx

REGISTRO CONTABLE, INGRESO

CUENTA DEBITO CREDITO141314 Otras transferencias xxxxx111005 Cuenta Corriente xxxxx1111006 Cuenta de ahorros xxxxx

11.1.3.3. Viticos: Representa los valores entregados por El Fondo de Pasivo Social deFerrocarriles Nacionales de Colombia en forma anticipada, a funcionarios y/o contratistas paraviticos y gastos de viaje, de este procedimiento es de aplicacin de Tesorera, Contabilidad y

Presupuesto. La liquidacin de los viticos y gastos de viaje se harn con base en el decreto queanualmente expida el Gobierno Nacional para los empleados pblicos.

REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO CREDITO142011xx Avance para viticos y gastos

de viaje

xxxxx

111005/06 Cuenta Corriente o de ahorro xxxxx

11.1.3.3.1. Legalizacin de anticipo de viticos y gastos de viaje: El funcionario debe entregar eltiquete de transporte con el respetivo pasabordo y copia del informe de actividades presentado anteel jefe inmediato.

REGISTRO CONTABLE


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CUENTA DEBITO CREDITO511119 Viticos gastos de viaje xxxxx521117 Viticos y Gastos de Viaje(Contratistas)

xxxxx

142011 Avance para viticos y gastos deviaje

xxxxx

11.1.3.4. Recursos entregados en administracin: Representa el valor de los recursos entregados

por El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, para que sean administradospor terceros mediante convenios.

REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO CREDITO142401 Encargos Fiduciarios xxxxx1110 Cuenta Corriente o de Ahorro xxxxx

11.1.3.5. DEPSITOS ENTREGADOS EN GARANTA

Representa el valor de los recursos entregados por la entidad contable pblica, con carctertransitorio, para garantizar el cumplimiento de contratos que as lo establezcan. Adems registra losdepsitos que se deriven de procesos judiciales.La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1105- Caja y 1110-Depsitos en Instituciones Financieras.

CUENTA DEBITO CREDITO142503 Depsitos Judiciales xxxxx111005/06 Cuenta Corriente o de ahorro xxxxx

11.1.3.6. OTROS DEUDORES

Representa el valor de los derechos de la entidad contable pblica por concepto de operacionesdiferentes a las enunciadas anteriormente como son:

ARRENDAMIENTOS

Son los bienes inmuebles y muebles que la entidad tiene en arrendamiento con diferentesarrendatarios.


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CUOTAS PARTES PENSIONALES

En desarrollo del objeto social es receptora de las cuotas partes de pensiones que reconoce elderecho cierto de cobro.

CUENTA DEBITO CREDITO147008 Cuotas partes Pensionales xxxxx480803-Cuotas Partes de Pensiones xxxxx

RECURSOS DE ACREEDORES REINTEGRADOS A TESORERIAS

Representa los reintegros provisionalmente devueltos al Tesoro Nacional

CUENTA DEBITO CREDITO147046 Recursos de AcreedoresReintegrados a Tesoreras

xxxxx

111005/06 Cuenta Corriente o de ahorro xxxxx

PAGO POR CUENTA DE TERCEROS

Constituye cuentas por cobrar por diferentes concepto como Incapacidades de la nomina depersonal y pagos de dems entre otros.

OTROS INTERESES

Representa el valor de intereses por la mora en el pago se causan en la cuentas deudorasatendiendo el principio de prudencia.

CUENTA DEBITO CREDITO147083 Otros Intereses xxxxx480504 Intereses y Rendimientos deDeudores

xxxxx

PROVISION PARA DEUDORES


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Representa el valor estimado de las contingencias de prdida generadas como resultado del riesgode incobrabilidad, de acuerdo con el anlisis general o individual de las cuentas que integran el grupode deudores.

CUENTA DEBITO CREDITO1480 Provisin para Deudores

Xxxx5304 Provisin para Deudores xxxxx

11.1.3.7. INVENTARIOS

En esta denominacin se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles,muebles e inmuebles, adquiridos o los transferidos por la extinta empresa de FerrocarrilesNacionales de Colombia, con la intencin de que sean comercializados, o suministrarlos mediantecontratos, convenios o actos administrativos que as lo dispongan.

CUENTA DEBITO CREDITO1510 Inventarios xxxxx140606 Bienes Comercializados xxxx

1920 Bienes entregados a Terceros xxxx

11.1.3.8 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Corresponde al valor de los bienes tangibles de propiedad el Fondo de Pasivo Social de FerrocarrilesNacionales de Colombia, que se utilizan en la prestacin del servicio, incluye tambin los bienes parael uso permanente recibidos sin contraprestacin de otras entidades.

La entidad afecta las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo con los bienes devolutivos que seencuentran en uso por funcionarios y contratistas.

El interventor de cada contrato, remite la factura del proveedor, junto con CDP, registro presupuestalcontrato u orden de compra, comprobante de ingreso del almacn y certificacin del interventor decumplimiento.

Registro contable de causacin documento 06.

CUENTA DEBITO CREDITO191001 Materiales y suministros- Pedidos entransito

Xxxxxx


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240101 Bienes y servicios xxxxxx243608 Retencin en la fuente Compras xxxxxx243625 Impuesto a las Ventas IVA xxxxxx243628 Retencin de Industria y Comercio xxxxxx

Registro cuando el almacn ingresa los elementos al inventario Documento 11.

CUENTA DEBITO CREDITO163503 Muebles, enseres y equipo de oficina xxxxxx163504 Equipos de Comunicacin y computacin xxxxxx163505 Equipos de transporte, traccin y elevacin Xxxxxx163507 Redes, Lneas y Cables Xxxxxx163511 Equipos de comedor, cocina, despensa yhotelera

Xxxxxx

163590 Otros bienes muebles en bodega Xxxxxx191001 Materiales y suministros- Elementos deConsumo

Xxxxxx

191001 Materiales y suministros- Pedidos entransito

xxxxxx

Registro del egreso de almacn de los elementos de consumo y devolutivos, mediantedocumento 12.

Cuando los elementos son entregados por el Almacn para su uso o consumo, se efecta la salidadel Almacn el comprobante de egreso de almacn, especifica las cuentas contables que afecta,fecha, descripcin del elemento, valor, firmado por quien lo recibe.

Reg3istro de las salidas del almacn documento 12

CUENTA DEBITO CREDITO

163503 Muebles, enseres y equipo de oficina xxxxxx163504 Equipos de Comunicacin y computacin xxxxxx163505 Equipos de transporte, traccin yelevacin

xxxxxx

163507 Redes, Lneas y Cables xxxxxx163511 Equipos de comedor, cocina, despensa yhotelera

xxxxxx

191001 Elementos de Consumo xxxxxx511114 Materiales y Suministros xxxxxx163590 Otros bienes muebles en bodega xxxxxx xxxxxx


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165501 Equipo de construccin xxxxxx165008 Lneas y cables de transmisin xxxxxx166501 Muebles y enseres xxxxxx166502 Equipo y Mquina de oficina xxxxxx167001 Equipo de Comunicacin xxxxxx167002 Equipo de Computacin xxxxxx167502 Equipo de transporte terrestre xxxxxx

DEPRECIACION

Representa el valor acumulado por el reconocimiento de la prdida de capacidadOperacional de la propiedad, planta y equipo por el uso u otros factores normales, teniendo en cuentasu vida til estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras.

CUENTA DEBITO CREDITO168501 Edificaciones xxxxxx168503 Redes lneas y cables xxxxxx168504 Maquinaria y equipo xxxxxx168506 Muebles enseres y equipo de oficina Xxxxxx168507 Equipo de comunicacin y computacin Xxxxxx168508 Equipo de transporte, traccin y

elevacin

Xxxxxx

168509 Equipos de comedor, cocina, despensa yhotelera

Xxxxxx

327003 Depreciacin de propiedades Planta yequipo

Xxxxxxx

RETIRO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.

Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se retiran de losactivos, documento soporte para realizar la afectacin contable, es el Acta de baja, denuncios y fallos

judiciales.

REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO CREDITO163503 Muebles, Enseres y equipo deoficna

xxxx

163504 Equipo de Comunicacin ycomputacin

xxxx


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163507 Redes, Lineas y Cables xxxx163590 Otros bienes muebles en Bodega xxxx166501 Mebles Enseres xxxx166502 Equipo y Maquinaria de Oficina xxxx166590 Otros Muebles Enseres y Equipo deOficina

xxxx

167001 Equipo de Comunicacin xxxx167002 Equipo de Computacin xxxx

168501 Edificaciones xxxxx

168503 Redes lneas y cables xxxxx168504 Maquinaria y equipo xxxxx168506 Muebles enseres y equipo deoficina

xxxx

168507 Equipo de comunicacin ycomputacin

xxxxx

168508 Equipo de transporte, traccin yelevacin

xxxxx

168509 Equipos de comedor, cocina,despensa y hotelera

xxxxx

580802 Perdida en baja de Activos xxxxx1640 Edificaciones xxxxx

165501 Equipo de construccin xxxxx165008 Lneas y cables de transmisin xxxxx166501 Muebles y enseres166502 Equipo y Mquina de oficina xxxxx167001 Equipo de Comunicacin167002 Equipo de Computacin xxxxx167502 Equipo de transporte terrestre xxxxx

Simultneamente se lleva el control de los bienes inservibles o destruidos se registra en cuentas deOrden Deudoras- activos retirados.

Registro contable

CUENTA DEBITO CREDITO831510 Propiedades , planta y equipo xxxxxx891506 Activos totalmente depreciados oamortizados

Xxxxx

11.1.3.9 RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL


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Representa el valor de los activo

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