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PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA TÉCNICA

TOLUCA DE LERDO, MÉXICO31 MARZO 2006.

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA TÉCNICA

DE 21FECHA D M A ELABOR. 20 08 2001

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ACTUAL. 31 03 2006

MANPRO-40010 CNDA-A2

C O N T E N I D O



ACTUAL. 31 03 2006


C O N T E N I D O

PÁGINA

I. Introducción......................................................................................................................... 4

II. Base Jurídica ...................................................................................................................... 6

III. Procedimientos ................................................................................................................. 8

Procedimiento: Atender los asuntos turnados por el Secretario de Administración

y Finanzas ...................................................... ..............................................................

9

Procedimiento: Seguimiento de las acciones desarrolladas por los comités ........... 13

IV. Bitácora de actualización ................................................................................................ 17

V. Hoja de validación ............................................................................................................. 19

VI. Anexos .............................................................................................................................. 21



ACTUAL. 31 03 2006


I N T R O D U C C I Ó N



ACTUAL. 31 03 2006


INTRODUCCIÓN

Entre los elementos más eficaces en la toma de decisiones de carácter administrativo en el sector

público, destacan los manuales de organización y procedimientos, instrumentos técnicos que

facilita el aprendizaje del personal, proporcionando la orientación que se requiere en las unidades

administrativas, con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, para

lograr la realización de las tareas que se les han asignado, auxiliándoles también en el

cumplimiento de funciones y procesos de una manera clara y sencilla.

Por lo tanto para el caso particular del Poder Legislativo y de acuerdo a lo establecido en el artículo

160, fracciones XIX y XX de su Reglamento; se elaboran, integran y difunden los manuales

administrativos, para facilitan el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Por lo anterior la Secretaría de Administración y Finanzas a través de la Coordinación de

Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los Servidores Públicos del Poder

Legislativo el presente “Manual de Procedimientos de la Secretaría Técnica”.



ACTUAL. 31 03 2006


B A S E J U R Í D I C A



ACTUAL. 31 03 2006


BASE JURÍDICA

− Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México

− Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de México

− Reglamento del Poder Legislativo del Estado de México

− Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México de la Obra Pública

− Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México de la

Obra Pública

− Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México de las Adquisiciones,

Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios

− Reglamento Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México de las

Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios.

− Y demás disposiciones vigentes aplicables



ACTUAL. 31 03 2006


PROCEDIMIENTOS



ACTUAL. 31 03 2006


PROCEDIMIENTO:

ATENDER LOS ASUNTOS TURNADOS POR EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS



ACTUAL. 31 03 2006

ÁREA RESPONSABLE S E C R E T A R Í A T É C N I C A

PROCEDIMIENTO

ATENDER LOS ASUNTOS TURNADOS POR EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

40010-P1-06

OBJETIVO Ejecutar en forma eficiente y oportuna los requerimientos de la Secretaría de Administración y Finanzas.


POLÍTICAS − En tiempo y forma se deben atender los asuntos de su competencia y las instrucciones del

Secretario de Administración y Finanzas. - Puntual asistencia a las reuniones de trabajo que le sean comisionadas por el Secretario de

Administración y Finanzas, tomando nota de los acuerdos que se lleven a cabo para su debido cumplimiento.

- Elaborar y presentar oportunamente el informe detallado de los avances y resultados de los

asuntos encomendados por el Secretario, y las acciones implementadas para su atención con apego a la normatividad vigente.

- Colaborar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto y programa anual de metas de la

Secretaría de Administración y Finanzas. − Dar seguimiento e informar al Secretario de Administración los avances de las metas

programadas de la Secretaría de Administración y Finanzas.



ACTUAL. 31 03 2006 PROCEDIMIENTO ATENDER LOS ASUNTOS TURNADOS POR EL SECRETARIO DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 40010-P1-06

A C T I V I D A D

Á R E A R E S P O N S A B L E Nº D E S C R I P C I Ó N


Secretaría Técnica

1

2

3

4

Recibe instrucción del Secretario de Administración y Finanzas para su atención. Recopila información relacionada al asunto turnado. Analiza información y elabora reporte o informe del asunto atendido. Remite reporte o informe al Secretario de Administración y Finanzas con la documentación anexa del asunto turnado. Fin.



ACTUAL. 31 03 2006

PROCEDIMIENTO

ATENDER LOS ASUNTOS TURNADOS POR EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

40010-P1-06

SECRETARÍA TÉCNICA


Recibe instrucción del Secretario de Administración y Finanzas para su atención.

Analiza información y elabora reporte o informe del asunto atendido.

Remite reporte o informe al Secretario de Administración y Finanzas con la documentación anexa del asunto turnado.

Inicio

Recopila información relacionada al asunto turnado.

Fin



ACTUAL. 31 03 2006


PROCEDIMIENTO:

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DESARROLLADAS POR LOS COMITÉS



ACTUAL. 31 03 2006

ÁREA RESPONSABLE

S E C R E T A R Í A T É C N I C A

PROCEDIMIENTO


40010-P2-06

OBJETIVO Preparación de los requerimientos para los procesos adquisitivos de bienes muebles e inmuebles y servicios; así como la contratación para la ejecución de obra pública y los servicios relacionados con la misma.


POLÍTICAS - En las sesiones de comités de obra pública; central; de adquisiciones y servicios; y de

arrendamientos, adquisiciones de inmuebles y enajenaciones del Poder Legislativo; participan los miembros y también podrán asistir servidores públicos y asesores para la aclaración de aspectos técnicos o administrativos relacionados con los puntos a tratar.

- Los comités celebrarán las sesiones que sean necesarias para el mejor funcionamiento de las

dependencias del Poder Legislativo, y serán convocadas por el Presidente con apoyo del Secretario Técnico.

- Convocar a los miembros de los comités hasta con veinticuatro y/o cuarenta y ocho horas de

anticipación según sea el caso, para atender los asuntos relacionados con la adquisición de bienes muebles e inmuebles, contratación de servicios, arrendamientos, enajenaciones, o contratación para la ejecución de obra pública y los servicios relacionados con la misma.

- Previo a la sesión de comités, se debe contar con el orden del día, que contiene los asuntos a

tratar y la documentación necesaria para llevar a cabo la sesión; al termino se elaborará el acta y se entregará copia a los miembros.

- A través de documento se debe llevar constancia del registro de asistencia de los miembros

del comité a las sesiones, así como el seguimiento de los acuerdos emitidos. - Al concluir la sesión del comité que se celebre, se debe preparar la documentación de fallo de

adjudicación de los procedimientos adquisitivos y/o servicios para su aprobación de los miembros.

- La Secretaría Técnica, debe llevar el control y resguardo de la documentación comprobatoria

de los procedimientos adquisitivos o de contratación de servicios, dependiendo el concurso que celebren los comités.



ACTUAL. 31 03 2006 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DESARROLLADAS POR LOS

COMITÉS 40010-P2-06

A C T I V I D A D

Á R E A R E S P O N S A B L E Nº D E S C R I P C I Ó N


Secretaría Técnica

1

2

3

4

5

6

7

Recibe instrucción del Presidente del comité para convocar a sesión. Recaba información de los asuntos a tratar en comité, convoca y elabora el orden del día para la sesión. Asiste el día y hora señalada a la sesión; verifica que exista quórum y se desahogan los puntos a tratar. Toma nota de los acuerdos a que se llegan durante el desarrollo de la sesión y otros asuntos que le encomienden los miembros del comité. Al término de la sesión elabora acta, recaba firmas y entrega copias a los miembros del comité. Lleva el registro y seguimiento de los acuerdos emitidos en la sesión del comité. Elabora informe de los avances y resultados de las sesiones del comité, o en su caso, da seguimiento a los procedimientos que se hayan determinado, preparando la información suficiente para la siguiente reunión. Fin



ACTUAL. 31 03 2006

PROCEDIMIENTO


40010-P2-06



Fin

Recibe instrucción del Presidente del comité para convocar a sesión.

Recaba información de los asuntos a tratar en comité, convoca y elabora el orden del día para la sesión.

Asiste el día y hora señalada a la sesión; verifica que exista quórum y se desahogan los puntos a tratar.

Toma nota de los acuerdos a que se llegan durante el desarrollo de la sesión y otros asuntos que le encomienden los miembros del comité.

Al término de la sesión elabora acta, recaba firmas y entrega copias a los miembros del comité.

Inicio

Elabora informe de los avances y resultados de las sesiones del comité, o en su caso, da seguimiento a los procedimientos que se hayan determinado, preparando la información suficiente para la siguiente reunión.

Lleva el registro y seguimiento de los acuerdos emitidos en la sesión del comité.



ACTUAL. 31 03 2006


BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN



ACTUAL. 31 03 2006


BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

FECHA DE ACTUALIZACIÓN REFERENCIA OBSERVACIONES

20/Agosto/2001 M1 Sin referencia de oficio

Actualización derivada de las modificaciones y cambios en la estructura orgánica de las dependencias del Poder Legislativo, establecidos en el decreto No. 171, publicado en la Gaceta de Gobierno el 19 de agosto de 2003. Así como de las modificaciones necesarias, por razones de la actualización del Sistema de Control del Activo Fijo del Poder Legislativo (Sistema de Inventario y el Sistema Contable).

31/Marzo/2006 A2 Sin referencia de oficio

Actualización en los siguientes aspectos: − Se replantearon el objetivo y las funciones del

procedimiento 1. “Atender los asuntos turnados por la Secretaría de Administración y Finanzas”

− Se elaboró el procedimiento 2 “Seguimiento de

las acciones desarrollada por los comités”



ACTUAL. 31 03 2006


HOJA DE VALIDACIÓN



ACTUAL. 31 03 2006


HOJA DE VALIDACIÓN

E L A B O R Ó V A L I D Ó

COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y

DESARROLLO ADMINISTRATIVO




ACTUAL. 31 03 2006


ANEXOS

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