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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REGULADORES PARA

EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

unidadplaneaciona

Nuevo sello

Índice Procedimiento de Control de Documentos I Procedimiento de Control de Registros II Procedimiento de Auditoría Interna III Procedimiento de Producto no Conforme IV Procedimiento de acciones preventivas y correctivas V Instructivo para elaborar Documentos de Calidad

Fecha de liberación:

01.08.05 Área responsable: Representante de la Dirección

Fecha de versión: 04.02.15

Código de documento: FCE-RD-PR.01

Versión: 08

Páginas : 1

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 2

- Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Procedimiento de control de documentos






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Nivel: 2



El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1 Objetivo Este procedimiento describe la metodología para el control de documentos en cuanto a su, emisión, identificación, aprobación, revisión, modificación, adopción y baja en el Fondo de Cultura Económica (FCE). 2 Alcance El presente procedimiento es aplicable a todas las unidades administrativas del FCE que requieran la actualización de sus documentos y abarca los documentos incluidos en la lista No. FCE-RD-LM.01 “lista maestra de documentos internos” y lista No. FCE-RD-LM.02 “lista maestra de documentos externos”, así como los documentos que no estén incluidos en las listas maestras pero que sean procedimientos de trabajo. Inicia con la solicitud de emisión, modificación o baja de documentos por parte del titular del área, la gestión de la solicitud, el proceso de mejora regulatoria para su aprobación, su integración al Sistema de Gestión de la Calidad y termina con la difusión del documento. El lenguaje empleado en los documentos internos no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 3 Políticas

1. El representante de la Dirección (RD) del FCE es el responsable de asegurar que se elaboren, modifiquen, actualicen los documentos de calidad así como vigilar la aplicación de este procedimiento, de acuerdo a lo referido en el Manual de Gestión de la Calidad.

2. El RD se apoyará con el responsable de Calidad para llevar a cabo las acciones descritas en este procedimiento.

Documentos internos.

3. Cualquier trabajador del FCE que defina la necesidad de emitir, modificar, dar de baja o adoptar un documento en el Sistema de Gestión de la Calidad, debe presentarlo al enlace correspondiente de su área.

4. Los procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008 así como los

procedimientos sustantivos, adjetivos e instructivos de trabajo del sistema de gestión de la calidad, así como aquellos documentos emitidos por instancias normativas federales serán atendidos con base al proceso de mejora regulatoria interna.

5. El responsable de Calidad deberá incluir y mantener actualizados los documentos de origen interno y

externo debiendo estar incluidos en la “lista maestra de documentos internos o lista maestra de documentos externos” según sea el caso.

6. La inclusión de un documento en la lista maestra de documentos internos es evidencia suficiente de

que éste ha sido revisado y aprobado de la manera descrita en este procedimiento.





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7. El responsable del área que emite o modifica un documento debe revisar que el documento opere de

manera adecuada, contemple políticas que coadyuven a reducir costos, que presente simplificación o eliminación de actividades, acordes a los lineamientos, normatividad y políticas e implique una mejora al sistema de gestión de la calidad.

8. La identificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad será como se describe a

continuación:

Documento original.- Con el sello, con las fechas de dictaminación del COMERI y de aprobación de la dirección general en color azul.

Documento de copias controladas.- Copia del documento original con sello de color azul con la leyenda “Documento controlado”, y con el número consecutivo que corresponda según la distribución determinada para el tipo de documento.

Versión electrónica.- Corresponde al documento original en formato electrónico. Documento obsoleto.- Documento original que ha sido sustituido por una versión actualizada y que son conservados para la identificación de modificaciones. La conservación del documento será de manera electrónica.

9. A efecto de asegurar la legibilidad e identidad de los documentos del sistema de gestión de la calidad,

se tiene establecido un instructivo para la elaboración de los documentos de calidad (FCE-RD-IT.01). 10. Los procedimientos o instructivos nuevos deberán ser generados utilizando el instructivo para la

elaboración de los documentos de calidad, FCE-RD-IT.01.

11. El responsable de Calidad deberá integrar y verificar de manera visual el 100% de los documentos, en la Intranet del FCE para garantizar la legibilidad de los documentos.

12. La ficha de verificación es un anexo en los procedimientos que contiene las diferentes verificaciones

que se realizan durante el desarrollo de cada proceso incluyendo las acciones que se toman en caso de no conformidad.

Control de cambios.

13. En cada uno de los procedimientos documentados se mantendrán y describirán los últimos tres cambios del documento en el apartado No.10 “Control de cambios”.

Validación y aprobación de los documentos.

14. Los documentos son validados por los responsables de los documentos y aprobados por los titulares de las áreas en el ámbito de su propia responsabilidad y competencia conforme a las atribuciones que les aplica.

15. Los procedimientos e instructivos de trabajo pasan por un proceso de dictaminación que corre a cargo del Comité de Mejora Regulatoria Interna del FCE (COMERI).





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Documentos obsoletos.

16. El responsable de Calidad deberá de conservar los archivos electrónicos de los últimos documentos obsoletos durante un año como mínimo, en una carpeta electrónica denominada “Documentos obsoletos”.

17. Solamente se conserva el archivo electrónico inmediato anterior, ya que los demás documentos serán destruidos.

Control de copias de los documentos.

18. El responsable de Calidad podrá emitir copias controladas de los documentos a petición del interesado y para un fin específico que deberá ser descrito en el documento con la leyenda apropiada al uso que tendrán dichas copias.

19. La copia o reimpresión de los documentos del sistema de gestión de la calidad serán controlados a través de la leyenda: “Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”, insertada a pié de página de los documentos.

Documentos externos emitidos por dependencias globalizadoras.

20. Los responsables de cada procedimiento deberán incluir una política en el mismo que asegure la validación de la vigencia de los documentos de origen externo que requiera el proceso.

21. El responsable de Calidad realizará un análisis de las disposiciones emitidas por instancias globalizadoras y determinará de manera conjunta con el área responsable aquella información que se integrará al SGC.

22. Los documentos de origen externo estarán referidos secuencialmente en la lista maestra de documentos externos que corresponda FCE-RD-LM.02 y publicados en el portal del SGC.

Estándar de servicio.

23. El estándar de atención de una solicitud de emisión, modificación o baja de documento depende del

proceso de aprobación.

Archivo documental

24. El responsable de Calidad deberá generar tres carpetas electrónicas para el control de la documentación del FCE.

Definitivos Normatividad Papeles de trabajo

25. Las versiones impresas de los papeles de trabajo se conservarán hasta la publicación del documento

en la Normateca.





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4 Definiciones En este documento se aplican las definiciones contenidas en la Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario. COMERI: Comité de Mejora Regulatoria Interna Enlace: persona designada por cada gerente o coordinador general para el seguimiento y apoyo en la atención de acciones de calidad. ISO: Internacional Organization for Standardization (Organización Internacional de Normalización). Federación mundial de organismos internacionales de normalización. Manual de Gestión de la Calidad: documento que describe las políticas generales y asigna responsabilidades de implantación, operación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad. Procedimiento: forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Procedimiento documentado: aquel que está establecido, documentado, implementado y mantenido. Procedimientos reguladores: la norma ISO 9001:2008 establece en su contenido los seis puntos específicos donde un procedimiento escrito es obligatorio, esto refiere a las cláusulas 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4 Control de registros, 8.2.2 Auditoría interna, 8.3 Control de producto no conforme, 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción preventiva. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Registros: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. V.E.: versión electrónica de los documentos del FCE.





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5 Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo

Inicio

¿Es una modificación?

Presenta solicitud al enlace.

GA 1

Instruye al enlace para que trabajecon los involucrados en la

modificación del documento.GA 2

A través del enlace envía al RC la solicitud con las firmas

correspondientes.GA 4

Definen con el enlace y el área involucrada la forma de trabajar.

GA/RC 6

Revisan versiones preliminares en conjunto con el enlace y el área

involucrada.GA/RC 10

FCE-RD-RE.01

FCE-RD-RE.01

A través del analista realiza las modificaciones.

RC 7

A través del analista genera un expediente con los archivos

editables.RC 11

Si No

Instruye al analista para que se reúna con el enlace y con el

personal involucrado para analizar las acciones propuestas.

RC 3

Documento a modificar

Elabora propuesta de programa de trabajo junto con el enlace y el

área responsable.

RC 8

FCE-RD-IT.01

Instruye al enlace para que envíe al titular del área la propuesta final

para su visto bueno.GA 12

Revisa el documento.

TA 13

¿Hay modificaciones?

No

¿Es un documento

nuevo?

Si

No ¿Es una baja?

A través del enlace entrega al RC la documentación solicitando la

solicitud o justificación regulatoria.GA 14

Gestiona la aprobación del documento con base al proceso

del COMERI.RC 15

Si

FCE-RD-RE.01/Justificación regulatoria.

1

A través del analista recibe, verifica que la solicitud esta

llenada correctamente.RC 5

FCE-RD-RE.01


Si

A través del analista trabaja en la integración del documento.

RC 9

A través del analista elabora cédulas y justificación regulatoria

y envía a la CGAJ junto con el documento para su revisión.

RC 16

FCE-RD-IT.01

Responsables de la actividad

CGAJ: Coordinación General de Asuntos JurídicosCOMERI: Comité de Mejora Regulatoria InternaGA: Gerente de ÁreaRC: Responsable de CalidadTA: Titular del Área

2





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5.2 Descripción de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

1. Gerente del área

Presenta la solicitud al enlace, se puede hacer por cualquier vía, dejando constancia de ella.

2. Gerente del área

Instruye al enlace para que trabaje con los involucrados en la modificación del documento quienes deberán asegurar la reducción de costos, la simplificación o eliminación de actividades y que lleven a una mejora, o en su caso que cumplan con una disposición.

3. Responsable de Calidad

Instruye al analista para que se reúna con el enlace y con el personal involucrado para revisar las acciones propuestas y determinar la viabilidad de las mismas.

Solicitud de emisión, modificación o baja de documentos, FCE-RD-RE.01

4. Gerente del área A través del enlace envía al responsable de Calidad la solicitud con las firmas correspondientes.


5. Responsable de calidad Recibe, verifica que la solicitud este llenada correctamente a través del analista.


6. Gerente de área/ Responsable de calidad

Definen con el enlace y el área involucrada la forma de trabajar. Si es una modificación al documento continuar. En el caso de los documentos nuevos ir al paso 8. Para bajas ir a paso 14.


7. Responsable de calidad

A través del analista realiza las modificaciones sobre el documento vigente incluyendo las listas maestras que correspondan. Ir al paso 10.

8. Responsable de calidad En conjunto con el enlace de calidad y el área involucrada elaboran propuesta de programa de trabajo.


A través del analista trabaja en la integración del documento tomando como base las plantillas correspondientes para cada documento y el instructivo de elaboración de documentos.

Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad, FCE-RD-IT.01





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10. Gerente de área/ Responsable de calidad

Revisan versiones preliminares en conjunto con el enlace y el área involucrada.


A través del analista genera un expediente con los archivos editables, en PDF del archivo de trabajo y la comunicación correspondiente como evidencia de las actividades realizadas.

12. Gerente de área Instruye al enlace para que envíe al titular del área la propuesta final para su visto bueno.

13. Titular del área

Revisa el documento. Si hay modificaciones regresa al paso 9. Si no continúa en el paso 16.

14. Gerente de área

A través del enlace entrega al Responsable de calidad la documentación para hacer la solicitud con la indicación de baja del documento. Para documentos en el SGC se elabora solicitud. Para documentos que se encuentran en el inventario de disposiciones se tendrá que elaborar adicionalmente la justificación regulatoria correspondiente.



Gestiona la aprobación del documento con base al proceso de mejora regulatoria interna del fondo. Termina procedimiento.


A través el analista elabora las cédulas de validación, aprobación y justificación regulatoria, y envía a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos junto con el documento para su revisión.

Instructivo de elaboración de documentos FCE-RD-IT.01


Integra, en su caso, las modificaciones realizadas por la Coordinación General de Asuntos Jurídicos y envía al enlace para recabar firma de los responsables a través del analista.


A través del analista integra el documento final con las cédulas y justificación regulatoria firmadas, y envía al COMERI para su dictamen, se da seguimiento hasta la autorización del Director General.


A través del analista se asegura que la normatividad vigente del documento se encuentre disponible en el portal de obligaciones de transparencia. ¿La normatividad esta vigente en el portal? Si, ir al paso 23. No, continúa.





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Por medio del analista solicita al área de Jurídico por medio de correo electrónico que de alta (Adjunta documento) y/o baja en el portal de obligaciones de transparencia la normatividad aplicable al documento.

Correo electrónico

21. Coordinación General de Asuntos Jurídicos

Notifica por medio de correo electrónico al Responsable de calidad que ya se encuentra actualizada al normatividad correspondiente dentro del portal de obligaciones de transparencia.

Correo electrónico

22. Responsable de calidad Verifica que ya se encuentre disponible la normatividad vigente aplicable al documento.

23. Responsable de calidad A través del analista coloca los sellos de autorización correspondientes e integra la versión electrónica autorizada a la Intranet del Fondo.

Instructivo de elaboración de documentos FCE-RD-IT.01


A través del analista distribuye en puntos de uso las copias y se sustituye los documentos obsoletos por los actualizados. (procedimiento(s) y lista(s) maestra(s)).

Documentos vigentes autorizados. Lista maestra de documentos internos, FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos externos, FCE-RD-LM.02 Lista maestra de registros, FCE-RD-LM.03

25. Responsable de calidad Comunica las disposiciones normativas internas al personal del FCE.

Correo electrónico

26. Gerente de área A través del enlace hace del conocimiento al personal involucrado la modificación o emisión de documentos.

Correo electrónico

Termina procedimiento





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6 Referencias o documentos relacionados

Id. No. Documento Título

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad

6.2 N. A. Norma ISO 9000:2005, NMX-CC-9000-IMNC-2005, COPANT/ISO 9000:2005


6.4 FCE-RD-IT.01 Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad

6.5 FCE-GTE-PR.12 (no pertenece al SGC)

Procedimiento para la elaboración y actualización de manuales administrativos

6.6 N.A. Lineamientos para implantar el proceso de calidad regulatoria en el Fondo de Cultura Económica

7 Anexos y registros usados Anexo No. Documento Título Tiempo de retención

7.1 FCE-RD-RE.01 Solicitud de emisión, modificación o baja de documentos

1 año

7.2 FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos 1 año

7.3 FCE-RD-LM.02 Lista maestra de documentos externos 1 año

7.4 FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros 1 año

8 Listas maestras relacionadas al procedimiento


8.1 FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos

8.2 FCE-RD-LM.02 Lista maestra de documentos externos

8.3 FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros





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9 Lista de distribución

Copias Distribución Área

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia Editorial

V.E. Intranet (versión electrónica-sólo lectura) Gerencia de Tecnología (Departamento de Gestión de Calidad)

10 Control de cambios

Fecha Versión Páginas

afectadas Originador del cambio Naturaleza del cambio

04.02.15 08 Todas Representante de la

Dirección

Se agregó la leyenda sobre no discriminación. Se adecuó a la actividad actual. Se modificaron las políticas 2, 3, 4, 5, 6, 11, 14, 16, 18, 21, 24 y 25. Se agregó: -El tiempo de conservación al numeral 7 de Anexos y registros usados. -El punto 8 de listas maestras relacionadas al procedimiento.


Dirección

Se indican las excepciones para la aprobación de documentos emitidos por instancias de carácter normativo federal y se especifica la conservación de los documentos obsoletos solo en versión electrónica.

26.04.10 06 3,6 y 7. Representante de la

Dirección

Se detallaron los criterios para la aprobación de los documentos de calidad y el tratamiento de los documentos obsoletos.


Anexos del Procedimiento de Control de Documentos

Anexo 7.1

FCE-RD-RE.01

Solicitud de emisión, modificación o baja de documentos



21

1

32

5

6

4

7

8

9

10

11

15 16

17 18

12

13 14

19

20



Instructivo de llenado

1. Título:

Solicitud de emisión, modificación o baja de documentos.

2. Objetivo del registro:

Evidenciar que los cambios en los documentos por los diferentes tipos de afectación que se presenten en el Fondo de Cultura Económica (emisión, modificación y baja) es producto de la participación de todas las personas involucradas directamente con el documento.

3. Responsable de su llenado: Responsable de Calidad, solicitante y enlace.

4. Forma de llenado:

Manual y electrónico 5. Descripción de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripción

1. No. de Solicitud Anotar el número secuencial de solicitud.

2. Área que solicita Indicar el nombre del área que solicita la emisión o modificación a un documento.

3. Fecha Indicar la fecha en que se lleva a cabo la solicitud.

4. Nombre del solicitante Indicar el nombre de la persona que solicita la afectación al documento.

5. Firma Firma de la persona que solicita la afectación al documento.

6. No. Anotar el código o número de identificación del documento. Ejemplo: FCE-RD-LM.03

7. Título Anotar el nombre correspondiente al registro.

8. Actividad Señale el tipo de afectación del documento en los recuadros correspondientes.

9. Justificación Describir el motivo por el cual se solicita el cambio.

10. Descripción Anotar en qué consiste el cambio.

11. En caso de un nuevo registro, indica

Indique a que procedimiento del SGC esta relacionado el registro, el tiempo en meses o años que se conservará y en que medio se dispondrá dicho registro, si este es en electrónico o impreso.

12. Anexos Indicar en el cuadro correspondiente si se incluyen o no anexos.

13. Especificar anexos Anotar el nombre de los anexos incluidos.

14. Notificación Fecha en que se tiene programada la sesión de difusión a los involucrados con el documento.

15. Datos de los involucrados con el documento

Anotar el nombre y el puesto de las personas involucradas con el documento.

16. Firma Firma de cada asistente a la reunión de involucrados con el




documento.

17. Datos de quien autoriza Nombre y puesto de la persona que autoriza el análisis operacional del documento.

18. Fecha Fecha en que autoriza el análisis.

19. Firma Firma de quien autoriza el análisis.

20. Recibí, fecha y firma Indicar el nombre de la persona que recibe la solicitud, la fecha y su firma.

21. Fecha Indicar la fecha compromiso establecida para la liberación del documento, que tendrá que ser anterior a la notificación.



Anexo 7.2

FCE-RD-LM.01

Lista maestra de documentos internos



1

2 3 4 5 6

8 7 10 11 9

15 14 13 12




1. Título:

Lista maestra de documentos internos.

2. Objetivo del registro: Asegurar un registro de todos los documentos internos que pertenecen al Sistema de Gestión de la Calidad.

3. Responsable de su llenado:

Respondable de Calidad.

4. Forma de llenado: Manual y electrónico

5. Descripción de llenado de elementos:


1. Unidad administrativa Indicar el nombre de la gerencia o coordinación a la que pertenece la lista maestra.

2. Clave Señale la clave del documento al que hace referencia.

3. Descripción del documento Indique el nombre completo que posee el documento.

4. Fecha de liberación/Emisión Indique la fecha en que el documento entró en vigor en el SGC.

5. Fecha de versión Indique la fecha en que se aceptó la versión del documento

6. Número de versión Señale el número de revisiones aprobadas e indicadas en el cuadro de control de documento.

7. Copia Anote el número de copia de la lista maestra.

8. Puesto Indique el nombre del puesto de quien recibe los documentos.

9. Área Señale el área de adscripción de la persona que recibe el o los documentos.

10. Nombre y firma Anote el nombre y firma de la persona que recibe el documento en el punto de uso.

11. Fecha Indique la fecha en que se recibe el documento.

12. Fecha de actualización Indique la fecha en que actualiza la lista maestra.

13. Elaboró Indique el nombre del responsable de elaboración de la lista.

14. Puesto Indique el cargo administrativo que ocupa dentro de la organización.

15. Firma Firma del responsable del control de la lista maestra.

En caso de dar de baja algún documento solo se deberá poner cancelado en la fila correspondiente dentro de las últimas tres columnas del documento.



Anexo 7.3 FCE-RD-LM.02

Lista maestra de documentos externos


1

2 3 4 5 6

8 7 10 9



1. Título:

Lista maestra de documentos externos.


Asegurar el registro, actualización y control de los documentos externos que pertenecen al Sistema de Gestión de la Calidad.

3. Responsable de su llenado: Responsable de Calidad.


Manual y electrónico



1. Unidad Administrativa Indicar el nombre de la gerencia o coordinación a la que pertenece la lista maestra.

2. Número Señale el número secuencial del documento al que hace referencia.

3. Nombre del documento Indique el nombre completo que posee el documento

4. Vigencia Indique la vigencia del documento. Ej. Versión del documento.

5. Tiempo de Retención Indique el tiempo de retención, en su caso. Por ejemplo, cuando este es un registro.

6. Procedimientos relacionados Señale en qué procedimientos es referido el documento.

7. Fecha de actualización Indique la fecha en que actualiza la lista maestra.

8. Elaboró Indique el nombre del responsable de elaboración.

9. Puesto Indique el cargo administrativo que ocupa dentro de la organización.




Anexo 7.4

FCE-RD-LM.03

Lista maestra de registros


1

2 3 4 5 6 8 7

10 11

9

15

14 13 12

16 17 18



1. Título:

Lista maestra de registros.


Asegurar la identificación, actualización y control de los registros que forman parte de los documentos que pertenecen al Sistema de Gestión de la Calidad.







2. Código del registro Anotar el código o número de identificación del registro.

3. Nombre del registro Indique el nombre completo que posee el registro.

4. Fecha de liberación Indicar la fecha en la que se emitió por primera vez el registro.

5. N° de versión Indicar el número de versión correspondiente según las modificaciones realizadas.

6. Fecha de versión Indicar la fecha en la que se llevo a cabo la modificación al registro.

7. Tiempo de retención Indicar el tiempo de retención del registro.

8. Disposición Indicar en que medios se dispone del registro. Ejemplo: Electrónico/Físico.

9. Procedimiento relacionado Señalar en qué procedimientos es referido el documento.

10. Copia Indicar si el documento es en versión impresa original o versión electrónica

11. Puesto Indicar el nombre del puesto administrativo que ocupa el responsable de la versión, tanto impresa como electrónica.

12. Área Indicar el área de adscripción del responsable de la versión, tanto impresa como electrónica.


13. Nombre y firma Acuse de recibido

Indicar nombre y firma del responsable de la versión, tanto impresa como electrónica.

14. Fecha Indicar la fecha en la que se firmo la lista por parte del responsable.

15. Fecha de actualización Indicar la fecha en la que se actualiza la lista maestra de registros.

16. Elaboró Indicar el nombre del responsable de elaboración.

17. Puesto Indicar el cargo administrativo que ocupa dentro de la organización.







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Nivel: 02

- Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

Procedimiento de Control de registros

Procedimiento de Control de Registros





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Nivel: 02



El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1 Objetivo El presente procedimiento establece la forma en que se genera, modifica o cancela un registro del sistema de Gestión de la Calidad así como la forma en que se identifican, almacenan, protegen, recuperan, retienen y cómo se dispone de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad del Fondo de Cultura Económica, de conformidad a la norma ISO 9001:2008. 2 Alcance Este procedimiento es aplicable a todas las áreas que abarca el Sistema de Gestión de la Calidad. Así mismo, aplica a toda la actividad que genere un registro. Inicia con la solicitud de afectación de un registro, incluye la gestión de atención a la solicitud y termina con la difusión de la afectación (alta, baja o modificación de un registro).

3 Políticas

1. El Representante de la Dirección (RD) del Fondo de Cultura Económica es el designado como

responsable de elaborar, modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento, de acuerdo a lo referido en el Manual de Gestión de la Calidad.

2. El Representante de la Dirección (RD) controla los registros que se utilicen en el Sistema de Gestión de

Calidad (SGC) por medio de la Lista Maestra de Registros, FCE-RD-LM.03.

3. El Representante de la Dirección (RD) deberá compilar la Lista Maestra de Registros, FCE-RD-LM.03, de todos los procesos que alcance el Sistema de Gestión de la Calidad

4. Es responsabilidad de toda aquella persona que emita un registro de calidad dentro del Sistema de

Gestión de la Calidad, aplicar y cumplir todos los lineamientos, indicados en este procedimiento y en el Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad, FCE-RD-IT.01.

5. Para la elaboración o integración de registros emitidos por instancias normativas federales y que por su

contenido deban integrarse al SGC se podrá omitir el uso y atención del presente procedimiento.

6. Es responsabilidad de las áreas, cuando se da de alta un nuevo registro, especificar el tiempo de retención, la disposición y el procedimiento relacionado al registro, en la “Solicitud de emisión, modificación o baja de documento” (FCE-RD-RE.01), así como proporcionar su instructivo de llenado.





Versión: 08

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Nivel: 02



7. En el caso de modificación de un registro, el solicitante deberá entregar el instructivo de llenado del

registro actualizado al enlace para remitirlo al RD con la solicitud correspondiente.

8. Es responsabilidad del Representante de la Dirección (RD) identificar los registros que sean generados en el Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo en lo especificado en el Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad.

9. Cuando una actividad genere un registro de calidad, la evidencia de la identificación debe mostrarse en

los procedimientos, mediante el cuadro de control de anexos y registros usados (ver punto 7 de cada procedimiento).

10. Para generar registros es necesario observar los siguientes criterios:

Los registros deben ser legibles para el área que los manejará.

Los registros requisitados a mano deben ser llenados con tinta (de preferencia), para evitar su alteración posterior.

Contener todos los datos señalados en el apartado 3 del Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad FCE-RD-IT.01.

Cuando las características del formato no faciliten la integración del encabezado de un registro, al menos deberá contar con el código del documento y su versión. En caso de contar con registros preimpresos en un volumen considerable, podrán omitir el código y la versión hasta que estos se hayan agotado.

En la medida de lo posible, un registro no debe contener campos vacíos, a éstos se les debe indicar no aplica (N.A.), para evitar que sean adulterados.

11. Es responsabilidad de las áreas archivar sus registros garantizando la fácil recuperación de los mismos.

Las áreas deberán observar para almacenar sus registros, en su caso, los siguientes criterios:

En orden cronológico o numérico.

Utilizando carpetas identificadas con el tipo de registro que contienen o archiveros disponibles señalizados.

En su caso, almacenamiento en medio electrónico con respaldo de la información y fácilmente identificables.

12. Los registros electrónicos que se generan a través del sistema SIGUE, son almacenados en un servidor

y respaldados en cintas, las cuales son protegidas y resguardadas fuera de las instalaciones donde se encuentra el site, del área de tecnología.

13. La recuperación de estos registros se realiza a través de respaldos que se registran en la bitácora de respaldos que maneja la gerencia de tecnología.

14. Los registros de calidad deberán ser protegidos por el personal responsable de su resguardo utilizando

para ello los bienes disponibles.





Versión: 08

Páginas : 4


Nivel: 02



15. Los registros del Sistema de Gestión de la Calidad, deberán retenerse durante un año, con excepción

de aquellos registros que se encuentren supeditados a normatividad específica (Fiscal, administrativa, etc).

16. Una vez transcurrido el periodo de conservación o tiempo de retención de los registros, el responsable

del procedimiento que lo genera gestionará lo procedente para su baja. 17. La identificación, clasificación, tiempo de conservación, protección, recuperación, disposición y control

de los documentos, se sujetarán a las disposiciones que para tal efecto emita el gobierno federal.

18. La inclusión de un registro de calidad en el documento No. FCE-RD-LM.03 “Lista maestra de registros de calidad internos”, es evidencia suficiente de que éste ha sido revisado y aprobado por el responsable del área que lo emplea y de que el Representante de la Dirección ha sido informado al respecto.

19. En los casos de documentos de trámite interno, como oficios, memorándums, o cualquier tipo de control

de gestión, no será necesaria su identificación como lo refiere este procedimiento.

20. El enlace de cada área es el responsable de mantener una carpeta con las solicitudes de emisión, modificación o baja de un documento.

21. El enlace es responsable de convocar al menos con dos días de anticipación a la fecha de liberación

de un registro, para que el personal involucrado tenga conocimiento de la alta, baja o cambios autorizados.





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4 Definiciones En este documento se aplican las definiciones contenidas en la Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario. Afectación de un registro: Alta, baja o modificación de un registro. COMERI: Comité de Mejora Regulatoria Interna R.D.: Representante de la Dirección. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Requisitos: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria.





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Inicio

Solicita la afección de un registro y lo presenta al enlace de su área.

SO 1

Recibe solicitud y convoca a reunión con involucrados y el responsable de

calidad.

EN 2

Analizar operacionalmente la propuesta y verifican que la solicitud

lleve a una mejora.

EN / PI / RC 3

A través del RC indica el resultado del análisis sobre la solicitud.

RD 4

¿Es favorable?

Archivar solicitud para futuras consultas.

EN 5

Recabar visto bueno del responsable del área.

EN 6

Recibe el registro sujeto a afección en su caso con el instructivo de

llenado y lo entrega al RC.

EN 7

A través del RC integra los registros a su procedimiento correspondiente y

lleva a cabo el proceso de aprobación correspondiente.

RD 8

1

SiNo

SolicitudFCE-RD-RE.01

FCE-RD-RE.01

FCE-RD-RE.01

FCE-LIB-PR.01


EN: EnlaceSO: SolicitantePI: Personal InvolucradoRC: Responsable de CalidadRD: Representante de la Dirección

2





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1

Revisa que el registro haya sido requisitado debidamente.

RC 9

Actualiza la lista maestra de registros y la intranet del FCE con el movimiento

registrado.

RC 10

Distribuir copias en puntos de uso, retirar documentos obsoletos.

RC 11

Da a conocer los cambios al personal involucrado y almacena evidencia

RC 12

Fin

FCE-RD-RE.01

FCE-RD-LM.03

Correo electrónico


FCE: Fondo de Cultura EconómicaRC: Responsable de Calidad

1





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1. Solicitante del cambio o afectación al registro

Solicita la alta, cambio o baja de un registro en el Sistema de Gestión de la Calidad y lo presenta al enlace correspondiente de su área. La solicitud al enlace se puede hacer por cualquier vía, dejando constancia de ella.

2. Enlace

Recibe la solicitud y convoca a reunión a los involucrados con el registro y al responsable de calidad en donde requisitan la solicitud de emisión, modificación o baja de documento.

Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, FCE-RD-RE.01

3.

Enlace, personal involucrado y Responsable de calidad

Analizan operacionalmente la propuesta verifican que la solicitud coadyuve a reducir costos, que presenten simplificación o eliminación de actividades, que lleve a una mejora.

4. Representante de la Dirección

A través del responsable de calidad indica en el registro de solicitud el resultado favorable o desfavorable, con sus comentarios correspondientes. Si el resultado es favorable ir a paso 6 de lo contrario ir a paso 5.

5. Enlace Archiva la solicitud, para futuras consultas. Termina el procedimiento.

6. Enlace Recaba el visto bueno del responsable del área.

Solicitud de emisión o modificación de documentos, FCE-RD-RE.01

7. Enlace

Recibe del personal involucrado el nuevo registro con su instructivo de llenado, el registro modificado, o copia del registro a dar de baja y lo entrega junto con la solicitud correspondiente al responsable de calidad.






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A través del responsable de calidad integra el/los registro/s a su procedimiento correspondiente y lleva a cabo el proceso de aprobación descrito en el procedimiento de control de documentos.

Procedimiento de Control de Documentos FCE-LIB-PR.01


Revisa que el registro haya sido requisitado debidamente, registra la fecha de recepción, acusa de recibido y entrega copia con acuse al enlace para ser archivado.



Actualiza Lista maestra de registros y la intranet del Fondo con el movimiento registrado.

Lista Maestra de Registros FCE-RD-LM.03

11. Responsable de la calidad

Distribuye en puntos de uso las copias, y retira documentos obsoletos.

12. Responsable de la calidad

Da a conocer a las personas involucradas en el alcance del registro, para que tengan conocimiento de la alta, baja o cambios autorizados al registro y almacena evidencia. Fin del procedimiento.

Correo electrónico





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6. Referencias o documentos relacionados


6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad


6.3 N. A. Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario

6.4 FCE-RD-IT.01 Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad


6.6 FCE-RD-RE.01 Solicitud de emisión, modificación o baja de documentos

6.7 FCE-LIB-PR.01 Procedimiento de control de documentos

7. Anexos y registros usados

Anexo No. Documento Título Tiempo de retención 7.1 FCE-RD-LM.03 Lista Maestra de Registros 1 año

8. Listas maestras relacionadas al procedimiento





9. Lista de distribución


Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Editorial

V.E. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología Departamento de Gestión de Calidad





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10. Control de cambios

Fecha Versión Páginas Afectadas

Originador del cambio Naturaleza del cambio

04.02.15 08 2, 6, 7, 8, 9, 10,

11 Representante de la

dirección

Se agrega la leyenda sobre no discriminación. Se adecuó a la actividad actual. Se cambió al responsable de la actividad. Se da de baja el formato de recepción/conocimiento de documentos (FCE-RD-RE.02)Se modifica la lista maestra de registros. Se agregó el tiempo de retención al numeral 7 de anexos y registros usados. Se agregó el punto 8. Listas maestras relacionadas.


dirección

Se precisó el tratamiento para los registros emitidos por instancias normativas de carácter federal.

26.04.10 06 6-8 Representante de la

dirección Se precisó el tratamiento de la aprobación de los registros.


Anexos del Procedimiento de control de registros

Anexo 7.1

FCE-RD-LM.03

Lista maestra de registros



1

2 3 4 5 6 8 7

10 11

9

15

14 13 12

16 17 18




1. Título:

Lista maestra de registros.


Asegurar la identificación, actualización y control de los registros que forman parte de los documentos que pertenecen al Sistema de Gestión de la Calidad.







2. Código del registro Anotar el código o número de identificación del registro.

3. Nombre del registro Indique el nombre completo que posee el registro.

4. Fecha de liberación Indicar la fecha en la que se emitió por primera vez el registro.

5. N° de versión Indicar el número de versión correspondiente según las modificaciones realizadas.

6. Fecha de versión Indicar la fecha en la que se llevó a cabo la modificación al registro.

7. Tiempo de retención Indicar el tiempo de retención del registro.

8. Disposición Indicar en que medios se dispone del registro. Ejemplo: Electrónico/Físico.

9. Procedimiento relacionado Señalar en qué procedimientos es referido el documento.

10. Copia Indicar si el documento es en versión impresa original o versión electrónica

11. Puesto Indicar el nombre del puesto administrativo que ocupa el responsable de la versión, tanto impresa como electrónica.

12. Área Indicar el área de adscripción del responsable de la versión, tanto impresa como electrónica.



13. Nombre y firma Acuse de recibido

Indicar nombre y firma del responsable de la versión, tanto impresa como electrónica.

14. Fecha Indicar la fecha en la que se firmó la lista por parte del responsable.

15. Fecha de actualización Indicar la fecha en la que se actualiza la lista maestra de registros.

16. Elaboró Indicar el nombre del responsable de elaboración.

17. Puesto Indicar el cargo administrativo que ocupa dentro de la organización.







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Procedimiento de auditoria interna

Procedimiento de Auditoría Interna





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El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo Este documento establece el procedimiento que sigue el Fondo de Cultura Económica para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad mediante la ejecución de auditorías internas. 2 Alcance El presente procedimiento es aplicable a todo el Sistema de Gestión de la Calidad del Fondo de Cultura Económica. Comienza con la elaboración del programa de auditoría, incluye su autorización, la elaboración del plan de auditoria, la reunión de planeación y la ejecución de la auditoria, termina con la reunión de cierre y evaluación de la auditoria. 3 Políticas

1. El Representante de la Dirección del Fondo de Cultura Económica a través del responsable de calidad, es el responsable de elaborar, modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento.

2. La Comisión de Calidad otorga la autoridad al Representante de la Dirección para la gestión del

programa anual de auditorias.

3. El Representante de la Dirección elabora el programa de auditoría, que contiene:

-Alcance (áreas del FCE). -Procesos a auditar. -Periodo. -No/Norma. -Documentación -Responsable. -Tipo de auditoría. -Periodo a realizar -Calendario de auditorias.

4. El Gerente General nombra al auditor líder y a los auditores internos mediante un oficio de

designación, una vez que han acreditado su competencia.

5. Cualquier persona que pertenezca al FCE y quiera participar como auditor de calidad, en primer

término deberá ser propuesta por el Gerente o Coordinador General de su área y deberá apegarse

a lo siguiente:





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Para ser auditor:

a. Contar con escolaridad mínimo a nivel bachillerato. b. Acreditar el curso o taller de formación de auditores ISO 9001. c. Haber participado por lo menos en una auditoria.

d. Trabajo en equipo. e. Análisis y solución de hallazgos.

Para ser auditor observador-acompañante: f. Cumplir con los incisos a, b, d y e.

Para ser auditor líder:

g. Cumplir con los incisos a, b, d y e. h. Haber participado por lo menos en tres auditorías de calidad. i. Ser seleccionado por el Representante de la Dirección. j. Liderazgo y trabajo en equipo

6. Los registros de los auditores serán archivados en su expediente en la Subgerencia de Personal.

7. El auditor líder debe gestionar el plan de auditoría, debe asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades con base a independencia y competencia de los auditores, debe considerar el uso eficaz de los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades de los autores y auditores en formación.

8. Cada miembro del equipo auditor debe tener la responsabilidad para auditar procesos, funciones,

lugares, áreas o actividades específicos.

9. Los auditores observadores- acompañantes, únicamente acompañaran a los auditores como observadores.

10. Se pueden realizar cambios en la asignación de tareas a medida que la auditoría se va llevando a

cabo para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditoría.

11. La Comisión de Calidad del Fondo de Cultura Económica autorizará el programa de auditoría de calidad.

12. La Comisión de Calidad sesionará a través de la Comisión Interna de Administración y Programación (CIDAP).





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13. La auditoria interna deberá realizarse en intervalos planificados de acuerdo al programa anual de auditorias, procurando realizar por lo menos una auditoria al año a partir del momento de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

14. El Plan de auditoría está compuesto por los siguientes elementos: a. Designación del equipo auditor. b. Designación de responsabilidades. c. Designación del auditor líder. d. Definición del objetivo de la auditoria. e. Alcance. f. Viabilidad de la práctica de auditoria. g. Recursos. h. Asignación de tareas (responsable, horarios, área auditada, requisito de la norma a auditar, fecha).

15. El Representante de la Dirección a través del responsable de calidad es el encargado de conservar

los registros de las auditorías internas.

16. El Representante de la Dirección es responsable del seguimiento y revisión del programa de auditoría.

4 DEFINICIONES Auditado: Organización que es auditada. (Norma ISO 19011:2011.) Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización, (Norma ISO 9000:2005.), para efectos del Sistema de Gestión de la Calidad del Fondo, la Alta Dirección aplica a la Comisión de Calidad. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria. (Norma ISO 19011:2011.) Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría. (Norma ISO 19011:2011.) Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoria. (Norma ISO 19011:2011.) Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. (Norma ISO 19011:2011.) Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoria, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. (Norma ISO 19011:2011.) Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. (Norma ISO 19011:2011.) Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. (Norma ISO 9000:2005.)





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Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria (Norma ISO 19011:2011.), para el caso del Fondo de Cultura Económica, los hallazgos serán clasificados de la siguiente manera:

Observaciones: Declaración de un hecho, efectuada durante la auditoría de calidad y soportada por evidencias objetivas que no afectan directamente al Sistema de Gestión de la Calidad. Se convierte en una oportunidad de mejora.

No conformidad menor: Se considera como la falta o incumplimiento parcial de algún elemento o requerimiento del sistema, que no constituya una ruptura del mismo.

No conformidad mayor: Incumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad al no estar documentado e implantado uno o varios requisitos de la norma ISO 9001:2008.

Oportunidad de mejora: Son aspectos detectados por el auditor que no tienen la naturaleza de no conformidades (incumplimiento de requisitos) pero que en opinión del auditor, deberían mejorarse para la siguiente auditoría por ser aspectos de posibles futuras no conformidades.

Informe de la Revisión: Documento elaborado por el Representante de la Dirección donde asienta las entradas y salidas de la reunión denominada revisión por la dirección. Objetivo de la Calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. (Norma ISO 9000:2005.) Plan de Auditoria: Descripción de actividades y de los detalles acordados de una auditoría. (Norma ISO 19011:2011.) Política de Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. (Norma ISO 9000:2005.) Programa de Auditorías: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. (Norma ISO 19011:2011.) RD. Representante de la Dirección: Miembro de la alta dirección, designado por el Director General/Gerente General quien, con independencia de otros compromisos, debe tener la responsabilidad y autoridad para que se implementen y mantengan los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad en el Fondo, informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema, su necesidad de mejora y la promoción de la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de organización. S. G. C. Sistema de Gestión de la Calidad.





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Inicio

Elabora el programa de auditoría y lo presenta a la comisión.

RD 1

Fin

FCE-RD-RE.15

Autoriza el programa de auditoría.

CC 2

FCE-RD-RE.15

Elabora plan de auditoría.

AL 3

FCE-RD-RE.15

A través del RC convoca al equipo auditor a reunión de planeación.

RD 4

Correo electrónico

Celebra reunión de planeación de auditoría y prepara ejecución con el

equipo auditor.RD 5

Notifica al equipo auditor y áreas auditadas.

RD 6

Oficio/Correo electrónico

/Reunión

Solicita listas de verificación al equipo auditor.

AL 7

Realizan reunión de apertura.

RD/AL 8

Ejecutan la auditoría.

AL/EA 9

Generan hallazgos de auditoría.

AL/EA 10

Preparan conclusiones de auditoría.

AL/EA 11

FCE-RD-RE.17

FCE-RD-RE.18

Realizan y participan en la reunión de cierre de auditoría..

RD/AL/EA/AA 12

Presenta informe a la comisión de calidad.

RD 13

A través del RC se reúne con el enlace del área correspondiente,

para determinar acciones y la viabilidad de las mismas.

RD 14

FCE-RD-PR.06

Realizan evaluación de la auditoría.

RD/AL 15

FCE-RD-RE.20


AA: Áreas Auditadas.AL: Auditor Líder.CC: Comisión de Calidad.EA: Equipo Auditor.RC: Responsable de Calidad.RD: Responsable de la Dirección.





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5.2 Descripción de actividades Paso Responsable Actividad Documento


A través del responsable de Calidad elabora el programa de auditoría de acuerdo a las políticas de este procedimiento y lo presenta a la Comisión de Calidad.

Programa de auditoría FCE-RD-RE.15

2. Comisión de Calidad Autoriza el programa de auditoría. Programa de auditoría FCE-RD-RE.15

3. Auditor líder Elabora el plan de auditoría de acuerdo a las políticas del presente procedimiento.

Plan de auditoría, FCE-RD-RE.16


A través del responsable de Calidad convoca al equipo auditor a reunión para dar a conocer el plan de auditoría.

Correo electrónico


Celebra la reunión de planeación de auditoria y prepara la ejecución en conjunto con el equipo auditor.


Notifica la realización de la auditoría interna, al equipo auditor y a las áreas auditadas, indicando el día, hora y lugar para la celebración de la auditoria interna.

Oficio/ Correo electrónico /Reunión

7. Auditor líder Solicita al equipo auditor sus listas de verificación necesarias para la auditoría.

8. Representante de la Dirección Auditor líder

Realizan la reunión de apertura.

9. Auditor líder Equipo auditor

Ejecutan la auditoria, recopilan y verifican la información proporcionada por el área auditada, revisan los documentos pertinentes del Sistema de Gestión incluyendo los registros de acuerdo al plan de auditoria.

10. Auditor Líder Equipo auditor

Generan los hallazgos de auditoria. Lista de verificación, FCE-RD-RE.17

11. Auditor Líder Equipo auditor

Preparan las conclusiones de la auditoría para integrar el informe de la auditoría interna y preparan la logística para la reunión de cierre.

Informe de la auditoría, FCE-RD-RE.18

12. Representante de la Dirección Auditor líder Equipo auditor Áreas auditadas

Realizan y participan en la reunión de cierre del evento de auditoría.


Presenta informe a la Comisión de Calidad.


Analiza la información y por medio del responsable de Calidad se reúne con el enlace del área correspondiente para revisar las acciones propuestas y determinar la viabilidad de las mismas.

Procedimiento de acciones preventivas, correctivas o de





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Paso Responsable Actividad Documento mejora (FCE-RD-

PR.06)

15. Representante de la Dirección/Auditor líder

Realizan la evaluación de la auditoria, identifica las oportunidades de mejora y las registra. Fin de procedimiento.

Evaluación de auditoría, FCE-RD-RE.20


Id. No. Documento Título 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6.2

N.A Norma ISO 9001:2008, NMX-CC-9001-IMNC-2008, COPANT/ISO 9001:2008

6.3 N.A Norma ISO 19011:2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad

6.4 N.A Norma ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad- Fundamentos y vocabulario.

6.5 FCE-RD-PR.06 Procedimiento de acciones preventivas, correctivas o de mejora

7 Anexos y registros usados

Anexo No. Documento Título Tiempo de retención 7.1 FCE-RD-RE.15 Programa de auditoria 1 año 7.2 FCE-RD-RE.16 Plan de auditoría 1 año 7.3 FCE-RD-RE.17 Lista de verificación 1 año 7.4 FCE-RD-RE.18 Informe de auditoría 1 año7.5 FCE-RD-RE.20 Evaluación de auditoría 1 año







Copias Distribución Área Original Biblioteca Gonzalo Robles

Gerencia Editorial





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V. E Versión electrónica- solo lectura

Gerencia de Tecnología (Intranet)





Dirección

Se agregó la leyenda sobre no discriminación. Se modificaron las políticas 1, 3, 4, 5, 14, 15, 16. Se eliminó la política 11 y se agregó la política 12. Se agregó la definición de oportunidad de mejora. Se actualizaron las definiciones en base a la norma 19011:2011. El procedimiento se actualizó conforme la actividad actual. Se agregó al punto 6 de documentos relacionados el procedimiento FCE-RD-PR.06. Se agregó tiempo de retención al punto 7 de anexos y registros usados. Se agregó el punto 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento. Se modificaron los registros de: Lista de verificación (FCE-RD-

RE.17). Informe de auditoría (FCE-RD-

RE.18) Se cambió el registro de evaluación de auditores. Se eliminó el registro FCE-RD-RE.21 Notificación de auditoría.

07 Todas Representante de la

Dirección

Se sustituyó el término revisión por versión. Se complementaron los criterios de educación y habilidades necesarios para ser auditor. Se actualizó formato de programa de auditoría. Se actualizó el formato de notificación de auditoría. Se eliminó la copia dentro de la lista





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de distribución. Se complementó la nota de pie de página.

Anexos del Procedimiento de auditoría interna

Anexo 7.1

FCE-RD-RE.15

Programa de auditoría


1 2

3 4

5

6 7 8

910

11

1213

14 15



1. Título: Programa de auditoría.

2. Objetivo del registro: Describir en un programa el calendario de las auditorías a realizar durante el año.

3. Responsable de su llenado: Representante de la Dirección

4. Forma de llenado: Electrónico/Manual



1. Proceso a Auditar Indicar el nombre del proceso a auditar.

2. Fecha Indicar la fecha en la que se elabora el programa de auditoría.

3. Periodo Indicar el periodo que abarca la auditoría.

4. Revisión Indicar los apartados de la norma a auditar.

5. No./ Norma Orden cronológico que asigna el número de auditoría y norma con la que se va a auditar

6. Área Nombre del área donde se aplica la auditoría.

7. Documentación Procedimientos a auditar.

8. Responsable Nombre del responsable de la auditoría.

9. Tipo de auditoría

Indicar el tipo de auditoría

Auditoría Interna

Auditoría de certificación

Auditoría de mantenimiento, etc.

10. Periodo a realizar Indicar las fechas en las que se llevará a cabo la auditoría.

11. Meses Indicar en qué mes o meses se realizará.

12. Atención de hallazgos Indicar el número de días en los que se atenderán los hallazgos de la auditoría que se trate.

13. Periodo a realizar Indicar la fecha en la que se llevará a cabo la atención de los hallazgos

14. Elaboró Nombre y firma del Representante de la Dirección

15. Aprobó Nombre y firma del Gerente General


ANEXO 7.2

FCE-RD-RE.16

Plan de auditoría


1 2

3

4

5

6

7

8

9


10

11 12

1314

15

16 17



1. Título: Plan de auditoría


Integrar la agenda correspondiente para la realización de la auditoría que corresponda.


Representante de la Dirección


Manual



1. Número de auditoría Consecutivo cronológico de la auditoría interna.

2. Día Fecha en que se celebra la auditoría.

3. Área a Auditar Área que será auditada.

4. Objetivo Indicar el objetivo de la misma y su alcance.

5. Auditor Líder Nombre del Auditor designado como líder para este evento.

6. Equipo Auditor Nombre de los auditores internos participantes.

7. Reunión de apertura Día, hora y lugar de la reunión de apertura.

8. Reunión de cierre Día, hora y lugar de cierre.

9. Responsable del área auditada Nombre de la máxima autoridad en la estructura, del área auditada.

10. Elementos a Auditar Elementos de la norma ISO 9001:2008 a auditar.

11. Auditado Nombre y cargo de la persona que será auditada.

12. Auditor Nombre del auditor que corresponda.

13. Fecha Indicar la fecha en que se llevará a cabo la auditoría a la persona referida como el auditado.

14. Horario Hora en que se auditará a ésta persona.

15. Elaboró Nombre de quien requisitó este documento, regularme es el auditor líder.

16. Aprobó Nombre del representante de la Dirección.


ANEXO 7.3

FCE-RD-RE.17

Lista de verificación


1

2 3

4

5 6

78

9 10

11



1. Título: Lista de verificación.

2. Objetivo del registro: Asentar en él los hallazgos de auditoría en relación al cumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad contra los requisitos establecidos por la norma internacional ISO 9000:2000 en forma de verificación.

3. Responsable de su llenado: Representante de la Dirección.

4. Forma de llenado: Electrónico/Manual.



1. Fecha Indicar la fecha de realización.

2. Área que visita Indicar el nombre del área donde se realizará el ejercicio de auditoría.

3. Documento de referencia Describir el nombre y/o codificación de los documentos que serán la base del ejercicio.

4. Personal auditado Indicar los nombres de las personas auditadas.

5. No. Orden del cuestionario a practicar durante la entrevista.

6. Elemento de la norma Indicar el punto de la norma que se atiende en cada pregunta.

7. Aspecto a revisar (Pregunta, tema, situación)

Cuestionamiento en relación al requerimiento de la norma ISO.

8. Cumple Marcar con una “X” si contestó de acuerdo al requerimiento.

9. No cumple Marcar con una “X” si no contestó de acuerdo al requerimiento.

10. Observaciones Integrar la respuesta y las evidencias o anotaciones necesarias.

11. Nombre y firma de auditores Indicar nombre y firma de los auditores que participaron en el ejercicio de auditoría.


ANEXO 7.4

FCE-RD-RE.18

Informe de auditoría



Código de documento:

FCE-RD-RE.18 Referencia: FCE-RD-PR.03

Versión: 2

INFORME DE AUDITORÍA

Fecha:

1.- INFORMACIÓN GENERAL. Objetivo: ________________________________________________________________

Alcance: ________________________________________________________________

Periodo de la Auditoría: _____________________________________________________

2.- DESARROLLO. La junta de apertura empezó a las _____hrs., en la sala _______________________ con la participación

de las siguientes personas:

Asistentes Puesto

Ejecutándose la auditoria conforme al programa, con excepción de _________ área de

________________________________. Así mismo la junta de Cierre se llevó a cabo en la Sala

______________________, en la fecha y hora programadas. Los asistentes a esta junta fueron:

Asistentes Puesto

En donde se reportaron ___ No-Conformidades y ___ observaciones, las cuales fueron aceptadas en su

totalidad por los asistentes a la junta.

3.- RESUMEN DE NO CONFORMIDADES/OBSERVACIONES/OPORTUNIDADES DE MEJORA

1

2

3

4


Referencia de la

Norma

Resultados

Descripción

Causa:

Acción:

4.- CONCLUSIONES:

Elaboró: Auditor Líder Aprobó: R.D.

5

6 7



1. Título: Informe de auditoría.

2. Objetivo del registro: Integrar los resultados de la auditoría en forma de informe.

3. Responsable de su llenado: Representante de la Dirección

4. Forma de llenado: Electrónico/Manual



1. Información general Describir el objetivo, alcance y período de la auditoría.

2. Fecha Indicar la fecha de elaboración del informe.

3. Desarrollo Registrar hora de inicio, cierre y el lugar de la junta de apertura, los asistentes y el puesto de cada uno de ellos.

4. Resumen de no conformidades/ Observaciones/Oportunidades de mejora

Indicar los resultados, describiendo los mismos y referenciándolos con la norma ISO.

5. Conclusiones Indicar las conclusiones respecto a los objetivos de la auditoría.


ANEXO 7.5

FCE-RD-RE.20

Evaluación de auditoría


EVALUACIÓN DE AUDITORES Auditoría N°:_______________________

Auditor: Fecha:

Por favor evalué en una escala del 1 a 4 cada los enlistados y anote la calificación en cada casilla correspondiente.

1 Malo 2 Regular 3 Bueno 4 Excelente

Apartado para evaluación del auditor o auditor líder Calificación Observaciones

Experiencia

Conocimiento de Norma Cooperó con el auditor líder en las diferentes etapas del proceso de auditoría interna

Experiencia en auditoría

Recopiló evidencias de las no conformidades Mejora el proceso y documentos Explicó el plan de auditorías (*) Clarificó dudas (*) Entregó copia de la agenda para auditorías (*) Informo las no conformidades detectadas y recabó firmas (*)

Promedio

Calificación Observaciones

Atributos

Imparcial Honesto Ético Discreto (Profesional) Mente abierta (No impositivo) Puntual Seguro Interesado Fácil comunicación

(*) Exclusivo para auditor líder Promedio

Ponderación: Cuantitativo Cualitativo 1 Malo Nulo o desconoce 1 Malo No cumple 2 Regular Pobre o medio 2 Regular Cumple parcialmente 3 Bueno Se cumplió y en tiempo 3 Bueno Cumple satisfactoriamente 4 Excelente Sobre pasa las expectativas 4 Excelente Sobre pasa las expectativas Calificó: Aprobó: ________________________________ ___________________________________

Fecha de versión

Código de documento:FCE-RD-RE.20

Referencia: FCE-RD-PR.03

Versión: 3

1

2 3

4

5

6

7 8



1. Título: Evaluación de auditoría


Realizar una evaluación del equipo auditor que desarrolla las auditorías internas.


La evaluación de los auditores la realizará el auditor líder y la evaluación del auditor líder la realizará el Representante de la Dirección.


Manual, y se aplicarán los siguientes criterios: El auditor líder tomará una muestra igual al 25% de personas que participaron como auditores en la auditoría interna que coordinó. No se consideran para la evaluación a los observadores-acompañantes. Para cada ejercicio de auditoría se llenará un formato para auditor líder y la cantidad de formatos que resulten de la selección de la muestra de acuerdo al criterio antes mencionado para los auditores. En cada ejercicio la muestra deberá ser de diferentes personas para que aproximadamente cada tres o cuatro ejercicios quede completamente evaluado el equipo auditor.



1. Auditoría N° Indicar el número de auditoría que se llevó a cabo.

2. Auditor Nombre y función en la auditoría (Acompañante, auditor, auditor líder).

3. Fecha Indicar la fecha en la que se realiza la evaluación.

4. Calificación Anotar la calificación en cada casilla correspondiente del 1 al 4. (Apartado experiencia y atributos)

5. Observaciones Indicar en su caso algún comentario respecto a la calificación asignada. (Apartado experiencia y atributos)

6. Calificó Indicar el nombre y firma de la persona que evaluó al auditor/auditor líder.

7. Aprobó Indicar nombre y firma de la persona que aprobó la evaluación, solo en caso de los auditores.




Número de documento: FCE-RD-PR.04

Versión: 07

Páginas : 1


Nivel: 02

- Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la

versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Procedimiento de control de producto no conforme






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El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo El presente procedimiento establece la metodología para identificar, controlar y prevenir el uso o entrega no intencional de un producto que no cumple los requisitos así como asegurar la oportuna disposición de los productos no conformes con referencia a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad del Fondo de Cultura Económica. 2 Alcance Este procedimiento aplicará a toda actividad que genere un producto no conforme en los procesos sustantivos y de servicio del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo al Manual de Gestión de la Calidad del Fondo de Cultura Económica. Inicia desde la identificación de un producto no conforme, incluye la segregación, análisis de la situación y propuesta de acción y termina con la disposición del producto para otro uso o la nueva verificación para el producto acondicionado o corregido.

3 Políticas 1. El Representante de la Dirección del Fondo de Cultura Económica, será el responsable de elaborar,

modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento. 2. Las Gerencias y Coordinaciones Generales deberán prevenir el uso o entrega no intencional de los

productos no conformes y sus registros apegándose al presente procedimiento y a las disposiciones establecidas en la documentación de la operación y control de su proceso, de manera especial lo referido en la Ficha de verificación de las características del procedimiento.

3. Es responsabilidad de toda persona que detecte un producto no conforme el seguir los lineamientos de este procedimiento.

4. El tipo de tratamiento que se debe dar al producto no conforme, debe ser autorizado por el jefe inmediato y deberá quedar asentado en el registro que corresponda según la etapa donde ocurrió la identificación del producto no conforme.

5. En caso de haber corregido un producto no conforme, éste se somete a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos establecidos.

6. El Producto no conforme puede ser identificado en las siguientes etapas:

Durante el proceso de Edición. Durante el proceso de Producción. En el proceso de almacenamiento de Material en el Almacén Central sea de origen Nacional o

Internacional. En el proceso de distribución. Durante el proceso de Comercialización, tanto nacional como internacional. Durante el proceso de ventas en librerías Durante la entrega al cliente Final. Posterior a la entrega al cliente. En el proceso de atención a usuarios de la biblioteca Gonzalo Robles

7. El seguimiento a la percepción del cliente en cuanto al servicio que proporcionan las áreas del Fondo

de Cultura Económica directamente relacionadas con los clientes, se hará mediante sus encuestas de satisfacción.





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Nivel: 02




8. En la Gerencia Editorial será considerado producto no conforme: el caso de que un manuscrito no cumpla con los requisitos de calidad requeridos para su

producción. 9. En la Gerencia de Producción será considerado producto no conforme:

los reprocesos que se presenten en la gerencia. las desviaciones en el proceso de surtido, que lleva a cabo el almacén central las reclamaciones durante la entrega, que lleva a cabo el almacén central. El servicio que se proporciona a los usuarios y que se detecta a través de las quejas recibidas.

10. En la Gerencia de Comercialización será considerado producto no conforme:

El servicio que se proporciona a los usuarios y que se detecta a través de las quejas recibidas mediante las encuesta de satisfacción de las Librerías del FCE y de la Subgerencia de Comercialización.

En el caso de las librerías del FCE se considerará también, los libros maltratados y defectuosos que no pueden ser comercializados.

11. Será considerado producto no conforme en la Coordinación General de Comercio Internacional:

El servicio que se proporciona a las filiales y que se detectan a través de las quejas recibidas. 12. En el caso de librerías la Subgerencia de Coordinación de Librerías instruirá a los encargados de las

mismas para que en primer término se disponga de un espacio señalado en la bodega de la misma en el cual sean apartados del resto de los libros aquellos que se consideren como producto No conforme, para proceder en su caso al acondicionamiento o devolución.

13. En caso de ser necesario y cuando el cliente así lo requiera, se puede autorizar su uso, liberación o

aceptación bajo concesión, registrando el tratamiento.

14. En el caso del Procedimiento de atención a solicitudes de acceso a la información, cuando la información solicitada por la Unidad de Enlace a las áreas del Fondo no esté completa, sea incorrecta o ilegible, se considerará producto no conforme y la Unidad solicitará al área que corresponda la información de nueva cuenta a través de un oficio.

15. El Representante de la Dirección tomará debido registro de la información que reciba por parte de las

Gerencias y en caso de ser necesario, propondrá una acción correctiva, preventiva o de mejora.





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4 Definiciones En este documento se aplican las definiciones contenidas en la Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción de reacción: Acción Tomada de manera inmediata para eliminar una no conformidad detectada.

Defecto: Incumplimiento de un requisito acordado a un uso previsto especificado.

No - conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Producto: Es el resultado de un proceso sea tangible o intangible.

Producto no conforme: Es el bien (tangible) o servicio (intangible), resultante de un proceso, que no cumple con los requisitos de calidad establecidos en el Fondo de Cultura Económica, los de cliente, así como los legales y reglamentarios.

Queja: Son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, para el FCE se consideraran como quejas aquellas que después de haber sido analizadas se relacionen directamente con el servicio y no tengan que ver con cuestiones imposibles que no se puedan realizar en términos legales o económicos.

Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

Servicio: Es resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente (Externos e internos) y generalmente es intangible.





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5.2 Descripción del proceso Bienes o productos resultantes de un proceso


1. Personal de las áreas

Identifica un producto no conforme y lo registra, de acuerdo con el proceso y área, en el registro correspondiente.

Sistema electrónico vigente.

Vale de salida y reproceso FCE-GPR-RE.08

Material recibido por la Gerencia de Producción FCE-GPR-RE.16

Desviación en recepción de producto FCE-ALM-RE.27

Estado de cuenta (subinventario de defectuosos) FCE-ALM-RE.28

Desviaciones en el proceso de surtido

FCE-ALM-RE.18

Reclamaciones del cliente durante la entrega

FCE-ALM-RE.29

Bitácora de fichas catalográficas

FCE-BIB-RE. 08

Seguimiento al producto no conforme

FCE-LIB-RE.10


Informa al jefe inmediato o responsable del proceso del hallazgo y le entera el registro para que autorice el tratamiento.

3. Jefe de Departamento / Subgerente

Asigna y/o autoriza el tratamiento en el registro correspondiente.

4. Subgerente/ Gerente

En su caso, envía información al Representante de la dirección.

Termina procedimiento

Prestación de un servicio





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Aplica la encuesta de satisfacción o recibe una queja en el formato correspondiente.

Encuesta de satisfacción del cliente

FCE-GCO-RE.23

Encuesta de satisfacción FCE-BIB-RE.06

Encuesta de satisfacción FCE-CCI-RE.03

Encuesta de satisfacción FCE-LIB-RE.09


Informa al jefe inmediato o responsable del proceso del hallazgo y le entera el registro para que autorice el tratamiento.

7. Jefe de Departamento / Subgerente

Asigna y/o autoriza el tratamiento en el registro correspondiente.


Concentra registros para análisis y presentación en la reunión de la Revisión por la dirección.


Envía información al Representante de la dirección.


Recibe de las áreas información del producto no conforme y la integra para su presentación en la comisión de calidad.


Informa de manera semestral a la Comisión de Calidad en la Revisión de la Dirección. Se concluye el procedimiento.





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Id. No. Documento Título 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad

6.2 N.A.

Norma ISO 9001:2008, NMX-CC-9001-IMNC-2008, COPANT/ISO

9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad Requisitos

6.3

N.A.

Norma ISO 9000:2005, NMX-CC-9000-IMNC-2005, COPANT/ISO

9000:2005 Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y

vocabulario

6.4 FCE-RD-PR.06 Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas

7 Anexos y registros usados.

Anexo No. Documento Título Tiempo de retención 7.1 N.A. Matriz de responsabilidades Producto No

conforme 1 año.

7.2 FCE-GPR-RE.08 Vale de salida y reproceso 1 año/expediente DPI. 7.3

FCE-GPR-RE.16 Producto no conforme. Material recibido por la Gerencia de Producción

1 año/expediente SCI.

7.4 FCE-ALM-RE.27 Desviación en recepción de producto 1 año. 7.5 FCE-ALM-RE.18 Desviaciones en el proceso de surtido 1 año. 7.6

FCE-ALM-RE.29 Reclamaciones del cliente durante la entrega

1 año.

7.7 FCE-GCO-RE.23 Encuesta de satisfacción del cliente 1 año. 7.8 FCE-BIB-RE. 06 Encuesta de satisfacción 1 año. 7.9 FCE-CCI-RE. 03 Encuesta de satisfacción 1 año. 7.10 FCE-LIB-RE. 09 Encuesta de satisfacción 1 año. 7.11 FCE-LIB-RE. 10 Seguimiento al producto no conforme 1 año. 7.12 FCE-BIB-RE. 08 Bitácora de fichas catalográficas 1 año.










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COPIAS PUESTO ÁREA

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia Editorial

V. E Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)




04.02.15 07 Todas

Representante de la

dirección

Se agregó la leyenda sobre no discriminación. Se cambió el término revisión por versión. Se complementó la nota de pie de página sobre copia controlada. Se quita la copia original de la gerencia de tecnología. Se eliminó el registro FCE-GEC-RE.10 Visto bueno de pruebas finas.Se eliminó la política 15. Se agregó el tiempo de retención al numeral 7. Anexos y registros usados. Se agrega el numeral 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento.


dirección

Se precisaron algunos pasos para el tratamiento del producto no conforme y el tratamiento de los resultados de la encuestas de satisfacción


Dirección

Se integraron registros para garantizar la identificación y el tratamiento del producto no conforme en los procesos sustantivos del SGC. Se agregó el anexo 7.1 “Matriz de responsabilidades, producto no conforme”



Anexos del procedimiento de Producto No Conforme

Anexo 7.1

Matriz de responsabilidades

Producto No Conforme



Anexos del procedimiento de Producto No Conforme

Área Control Responsable Autoridad

Gerencia Editorial Sistema electrónico vigente Editor Subgerente editorial

Subgerente editorial

Gerencia de Producción

Vale de salida y reproceso FCE-GPR-08

Departamento de producción industrial

Gerencia de Producción

Producto no conforme. Material recibido por la Gerencia de Producción FCE-GPR-16

Subgerencia de Cuidado e Integración

Subgerencia de Cuidado e Integración

Desviación en recepción del producto FCE-ALM-RE.27

Supervisor de Almacén- Recepción /Operador de Almacén

Jefe de Departamento de Tráfico y Control

Desviaciones en el proceso de surtido FCE-ALM-RE.18

Supervisor de Almacén- Recepción /Operador de Almacén

Jefe de Departamento de Tráfico y Control

Reclamaciones del cliente durante la entrega FCE-ALM-RE.29

Chofer / ayudante Jefe de Departamento de Tráfico y Control

Encuesta de satisfacción FCE-BIB-RE.06

Personal de la Biblioteca “Gonzalo Robles”

Departamento de Biblioteca y Catálogos

Bitácora de fichas catalográficas FCE-BIB-RE.08

Personal de la Biblioteca “Gonzalo Robles”

Departamento de Biblioteca y Catálogos

Gerencia de Comercialización

Encuesta de satisfacción del cliente FCE-GCO-RE.23

Agentes de ventas Subgerencia de Ventas Nacionales

Encuesta de satisfacción FCE-LIB-RE.09

Vendedor / Cajero Encargado de librerías

Seguimiento al producto no conforme FCE-LIB-RE.10

Vendedor / Cajero Encargado de librerías

Coordinación General de Comercio Internacional

Encuesta de satisfacción FCE-CCI-RE.03

Personal del Departamento de Ventas Internacionales

Departamento de Ventas Internacionales

Coordinación General de Asuntos Jurídicos

Procedimiento de Atención de Solicitudes de Acceso a la Información

Unidad de Enlace Coordinación General de Asuntos Jurídicos


Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas FCE-RD-PR.06

Departamento de planeación y calidad


Procedimiento de Producto No Conforme FCE-RD-PR.04

Departamento de planeación y calidad






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Páginas : 1


Nivel: 2


Procedimiento de acciones preventivas, correctivas o de mejora






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Páginas : 2


Nivel: 2



El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1 Objetivo Identificar, reducir o eliminar las causas potenciales y reales que pudieran originar hallazgos determinando sus causas, evaluando acciones para asegurar que no sean recurrentes, implementando las acciones correctivas, preventivas o de mejora necesarias a los productos o servicios generados dentro del Fondo de Cultura Económica (FCE). 2 Alcance Este procedimiento deberá aplicar a toda actividad que genere una acción preventiva, correctiva o de mejora en los procesos del FCE. Inicia con la identificación de un hallazgo potencial o real, incluye la gestión de una acción preventiva, correctiva o de mejora, las causas que originaron el hallazgo, la implementación de la acción a tomar para eliminar las causas y prevenir su recurrencia, el control de acciones y concluye con la documentación que evidencie la efectividad de su atención. 3 Políticas

1. El Representante de la Dirección a través del responsable de Calidad del FCE es el responsable de elaborar, modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento, de acuerdo a lo referido en el manual de gestión de la calidad.

2. El responsable de Calidad deberá de compilar las acciones correctivas, preventivas o de mejora en

el registro FCE-RD-RE.08 que se generen en el FCE.

Una acción de calidad tiene como fuentes:

a. Objetivo de calidad b. Quejas del cliente c. Informes de auditoria. (la persona que determinará si es efectiva la acción, en el caso de

auditorías internas, será el auditor que detecto el hallazgo o en su caso otro auditor ajeno al Departamento de Gestión de Calidad)

d. Resultado de la revisión por la dirección e. Resultado de análisis de datos (medición de procesos) f. Resultado de encuestas de satisfacción g. Resultado de autoevaluación (inspecciones) h. Revisión de una actividad cotidiana

3. Cualquier persona en cualquier momento de la operación de su proceso puede identificar un

hallazgo que requiera documentarse como acción de calidad atendiendo el presente procedimiento.

4. Las acciones de calidad están dirigidas a la eliminación de causas potenciales o reales y otras situaciones potencialmente indeseables que aun no se hayan presentado, deberán solicitarse al responsable de Calidad por medio de correo electrónico.





Versión: 05

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Nivel: 2



5. Los enlaces designados en cada área serán los encargados de la atención de las acciones de

calidad que generaron.

6. Una acción de calidad puede considerarse como cerrada cuando se demuestre evidencia objetiva de que la causa del hallazgo ha sido eliminada o atendida.

4 Definiciones En este documento se aplican las definiciones contenidas en la Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario. Acción de calidad: son aquellas acciones correctivas, preventivas o de mejora. Acción correctiva: acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. Comisión de Calidad: grupo de trabajo multidisciplinario integrado por la alta Dirección, para apoyar a la Dirección General en las distintas actividades a desarrollar por la implantación del sistema de gestión de la calidad. Conformidad: cumplimiento de un requisito. Corrección.- acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Enlace: persona designada por cada gerente o coordinador general para el seguimiento y apoyo en la atención de acciones de calidad. Evidencia Objetiva: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Hallazgo: pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora. Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. No conformidad.- incumplimiento de un requisito. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.





Versión: 05

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Nivel: 2



Producto: resultado de un proceso. Representante de la Dirección- es la persona designada por el Director General para atender los asuntos relacionados en materia de calidad en el Fondo de Cultura Económica.





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Nivel: 2




Inicio

Determina la necesidad de solicitar una acción de calidad.

PI 1

Analizan las causas del hallazgo existente y las acciones para su

atención.PI/EN 2

Una vez validadas las acciones, envía correo al RC para formalizar

la atención del hallazgo.EN 4

Se coordina con el enlace y el personal involucrado para empezar a trabajar con las acciones correspondientes.

RC 6

Evidencias de seguimiento

Correo electrónico

Revisan las acciones propuestas y determinan la viabilidad de las

mismas.EN/RC 3

Concentra la solicitud en el registro de control de acciones correctivas, preventivas o de

mejora.RC 5

Fin

En caso de prorroga deberá enviar un correo al RC señalando

la nueva fecha.EN 7

Una vez concluidas las acciones, envían evidencia al RC.

EN 8

Verifican la acción de calidad, su efectividad y seguimiento,

firmando de conformidad en el formato correspondiente.

RC/AU 9

Informa al personal de su área el resultado de las acciones.

RC 10

Informa trimestralmente en la revisión por la dirección, el

seguimiento hasta concluir con su atención.

RD 11

FCE-RD-RE.08


FCE-RD-RE.08


AU: AuditorEN: EnlacePI: Personal InvolucradoRD: Representante de la DirecciónRC: Responsable de Calidad





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1.

Cualquier persona del FCE. (Personal involucrado)

Determina la necesidad de solicitar una acción de calidad, de acuerdo a la información objetiva, que se convierte en fuente de un hallazgo e informa al enlace del área.

2. Personal involucrado/ Enlace

Analizan las causas con base en la información objetiva existente relacionada con el planteamiento del hallazgo, así como las acciones para su atención.

3. Enlace/ Responsable de Calidad

Se reúnen para revisar las acciones propuestas y determinar la viabilidad de las mismas.

4. Enlace

Una vez validadas las acciones, envía correo electrónico al responsable de calidad para formalizar la atención del hallazgo, que deberá contener como mínimo:

La descripción del hallazgo La descripción de la acción de calidad Nombre del responsable que atenderá la

acción Fecha compromiso de atención

En caso de actualización de documentos, adicionalmente levantará el ticket correspondiente en la mesa de servicios.

Correo electrónico con acciones propuestas.


Concentra la solicitud en el registro de control de acciones correctivas, preventivas o de mejora FCE-RD-RE.08

Control de acciones correctivas, preventivas o de mejora FCE-RD-RE.08


Se coordina con el enlace y el personal involucrado del área para empezar a trabajar con las acciones correspondientes, conforme las fechas programadas y dejando evidencia de la atención

Evidencias del seguimiento

7. Enlace En caso de prorroga deberá enviar un correo al responsable de calidad señalando la nueva fecha compromiso.

8. Enlace Una vez concluidas las acciones, envía las evidencias que avalan la efectividad de las acciones al responsable de calidad.


9. Responsable de Calidad /

Verifican la acción de calidad, su efectividad y seguimiento, firmando de conformidad su cierre en

Control de acciones correctivas,





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Auditor el registro correspondiente. preventivas o de mejora FCE-RD-RE.08

10. Enlace Informa al personal de su área el resultado de las acciones.

11. Representante de la dirección

Informa trimestralmente en la revisión por la dirección, el seguimiento hasta concluir con la atención. Termina el procedimiento.





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Páginas : 8


Nivel: 2




Id. No. Documento Título 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad

6.2 N. A. Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario


7 Anexos y registros usados Anexo No. Documento Título Tiempo de retención

7.1 FCE-RD-RE.08

Control de acciones correctivas, preventivas o de mejora

1 año








Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Editorial

V. E. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología Responsable de Calidad




04.02.15 05 Todas Representante de la Dirección

Se adecuó a la actividad actual, se eliminó el registro “solicitud y reporte de acciones correctivas, preventivas y de mejora” FCE-RD-RE.07, se cambió el término revisión por





Versión: 05

Páginas : 9


Nivel: 2



versión y se agregó la política sobre no discriminación. Se agregó tiempo de retención al numeral 7 de anexos y registros usados. Se agregó el punto 8. Listas maestras relacionadas.

26.03.10 04 Anexos Representante de la

dirección

Se actualizó el registro de “solicitud y reporte de

acciones correctivas, preventivas y de mejora”

FCE-RD-RE.07


dirección

Con base a la enmienda ISO 9001:2008 en el

punto 4.2.1, se incorporó el procedimiento de

acciones correctivas al presente procedimiento.

Se actualizaron las referencias de las

Normas Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-

9000-IMNC 2005) Fundamentos y

Vocabulario y la Norma ISO 9001:2008, NMX-CC-9001-IMNC-2008,

COPANT/ISO 9001:2008

Anexos del Procedimiento de acciones preventivas y correctivas

Anexo 7.1

FCE-RD-RE.08

Control de acciones correctivas, preventivas o de mejora


1

2

3 4 5 6

7

8

9 10



1. Título:

Control de acciones correctivas, preventivas o de mejora (CACPM).


Permitir el registro de las acciones de calidad que se tengan en un periodo determinado para su seguimiento y control.


Responsable de Calidad, enlace y responsable de verificar la acción. 4. Forma de llenado:

Manual y electrónico 5. Descripción de llenado de elementos:


1. No. de acción de calidad Anotar el número secuencial de acción de calidad.

2. Fecha Indicar la fecha en que se solicita la acción de calidad.

3. Tipo Refiere el tipo de acción a implementar: Correctiva, preventiva o de mejora; marcar con un “X” la acción de que se trate.

4. Clasificación Breve descripción del hallazgo presentado.

5. Área Área responsable de llevar a cabo la acción de calidad

6. Origen Señalar el motivo generador de la acción a implementar, ya sea auditoría o proceso; marcar con un “X” el origen de que se trate.

7. Seguimiento

Fase en la que se encuentra la acción: marcar con un “X” la fase en la que se encuentre (abierta o cerrada); así como describir la evidencia objetiva y nombre y firma de quién verificó la acción.

8. Observaciones En caso de prórroga anotar las causas de la misma ó cualquier comentario adicional.

9. Elaboró Nombre y firma de quién elaboró el documento

10. Autorizó Nombre y firma del responsable de calidad.




Código de documento: FCE-RD-IT.01

Versión: 07

Páginas : 1

Tipo de documento: Instructivo

Nivel: 03

- Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión

electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad






Versión: 07

Páginas : 2


Nivel: 03




I. Objetivo Ser la guía general para la elaboración y diseño de la documentación que sea generada dentro del Fondo de Cultura Económica (FCE) y específicamente los que integra el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), con la finalidad de estandarizar los contenidos y procesos de acuerdo al apartado 4.2 de la Norma Internacional ISO 9001:2008 y su equivalente mexicana NMX-CC-9001-IMNC 2008. Casos especiales:

Aquellos documentos derivados de un lineamiento o norma de carácter federal y que sean incluidos en el SGC para atender algún requisito de la Norma, podrán tener contenido y estructura diferente a los enunciados en este instructivo.

II. Definiciones

Para el propósito de esta instrucción, son aplicables los términos y definiciones dados en la norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC-2005), sistemas de gestión de la calidad - fundamentos y vocabulario.

COMERI: Comité de Mejora Regulatoria Interna. V.E.: versión electrónica de los documentos y registros que conforman el SGC.

III. Descripción Los documentos generados dentro del Sistema de Gestión de la Calidad del Fondo de Cultura Económica, se elaborará con las plantillas establecidas para cada tipo de documento a excepción de los registros, deben contar con dos tipos de elementos:

1) Generales. 2) Específicos:

1 Elementos generales:

Tipografía: El tipo de letra que se utiliza para la elaboración del texto de los documentos se describe a continuación:

Documento Tipo de letra Tamaño

Manual de gestión de la calidad Verdana 10

Procedimientos reguladores Procedimientos sustantivos Procedimientos adjetivos Instructivos de trabajo

Arial 10

Registros Arial

Dependerá del tipo y cantidad de información que

se maneje.





Versión: 07

Páginas : 3


Nivel: 03




Encabezado:

El encabezado constituye la identidad de la documentación generada en el Fondo de Cultura Económica y dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, la que contiene una serie de elementos que deben estar presentes en los primeros tres niveles del sistema documental, manual de gestión de la calidad (documento que incluye la política de calidad y los objetivos de calidad), procedimientos (sustantivos, adjetivos y reguladores) e instructivos de trabajo. Los registros, contarán con un formato distinto que se describe en el apartado 3 del presente. Los elementos generales del encabezado de la documentación del FCE se muestran en el siguiente cuadro.


Área responsable:

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Páginas : /

Tipo de documento: Nivel:

1. Identificación de la institución: logotipo del Fondo de Cultura Económica. (tamaño 1.32 x 4.42 cm)

2. Título: describe en forma general el tipo de documento y nombre / uso intencionado del documento,

mismo que debe ser redactado en un enunciado corto. (arial 8)

3. Fecha de liberación: fecha en que entra en vigor el documento por primera vez y ya puede ser

utilizado por las áreas involucradas. (día.mes.año; formato: 00.00.00)

4. Área responsable: nombre completo del área responsable del documento.

5. Fecha de versión: fecha en que se realizó la última versión y a partir de la cual el documento se

considera como vigente. (día.mes.año; formato: 00.00.00)

6. Código de documento: es la identificación única que se da a cada documento. Este código deberá

ser una clave alfanumérica irrepetible, y que conste de cuatro partes, separadas, las tres primeras por

guiones cortos (-) y la última (identificación numérica del tipo de documento por parte del área)

separada por un punto. El código del documento también referido como número de documento.

6.1 El primer campo corresponde a las siglas del Fondo de Cultura Económica, que será la imagen

rectora de los códigos asignados a la documentación generada, FCE.

Título

3 4

2

5 6 7

8 9

1

10





Versión: 07

Páginas : 4


Nivel: 03




6.2 El segundo campo identifica al área operativa que emite el documento y varía como se indica a

continuación:

Campo Responsable

GGE Gerencia general

GAF Gerencia de administración y finanzas

GEC Gerencia editorial.

GPR Gerencia de producción

GCO Gerencia de comercialización

CCI Coordinación general de comercio internacional

CAJ Coordinación general de asuntos jurídicos

RD Representante de la dirección

STR Subgerencia de tramitación, reimpresiones y documentación.

SPI Subgerencia de propiedad intelectual

ALM Subgerencia de almacén y tráfico

BIB Biblioteca “Gonzalo Robles” (departamento de biblioteca y catálogos)

LIB Subgerencia de coordinación de librerías

GTE Gerencia de tecnología

ONJ Subgerencia de obras para niños y jóvenes

6.3 El tercer campo indica el tipo de documento de que se trata:

Campo Tipo

MGC Manual de gestión de la calidad

PR Procedimiento

IT Instructivo de trabajo

LM Lista maestra

RE Registro de calidad

FV Ficha de verificación

PO Política de calidad

MP Mapa de proceso

CV Cédula de validación

CA Cédula de aprobación





Versión: 07

Páginas : 5


Nivel: 03




6.4 El cuarto campo es un número consecutivo de dos cifras, asignado al tipo de documento del área

emisora, 01, 02, etc. En el caso del manual de gestión de la calidad (MGC), no se asigna este número consecutivo para su identificación particular, puesto que solamente existe un documento en esta categoría.

Debido a que los registros de calidad, son clasificados en la codificación como RE el consecutivo de los mismos deberá observarse por cada una de las áreas que emiten dichos documentos.

7. Versión: número de la última revisión que se ha realizado al documento. Cuando se refiere a una

versión, se trata de una actualización al documento, por lo que la liberación del mismo se identifica

con el número de versión cero (00) y las siguientes versiones, serán números consecutivos

siguientes.

8. Páginas: identificación individual del número de cada una de las páginas del documento.

9. Tipo de documento: identificación del tipo de documento del que se trata, tal como se describió

en el punto 6.3 del presente instructivo.

10. Nivel: el nivel del documento corresponde a la jerarquía asignada a cada uno de los documentos

que integran el Sistema de Gestión de la Calidad como se muestra en el siguiente esquema:

Cuarto Nivel (04)

Manual de gestión de la calidad Política de calidad

Objetivos.

Procedimientos: Sustantivos. Adjetivos Regulatorios.

Red General Mapeo

Registros

Instructivos de trabajo

Primer Nivel (01)

Tercer Nivel (03)

Segundo Nivel (02)





Versión: 07

Páginas : 6


Nivel: 03




2 Elementos específicos:

Indican el contenido y secuencia de cada uno de los apartados de los documentos generados: manual, procedimientos e instructivos de trabajo.

2.1 Elementos específicos del manual de gestión de la calidad

El contenido del manual de gestión de la calidad se describe a continuación, al igual que cada uno de

estos elementos:

Carátula: en complemento al encabezado descrito en el apartado 1, elementos generales, del presente

instructivo, en la carátula del MGC debe incluirse el título de: “Manual de gestión de la calidad” y la

notificación de propiedad del documento, misma que se menciona a continuación:

LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD EXCLUSIVA DEL FONDO DE CULTURA ECONOMICA Y NO DEBERÁ SER MOSTRADA, REPRODUCIDA O PUBLICADA, SIN PREVIO PERMISO POR ESCRITO POR PARTE DEL TITULAR DEL FCE O DE LA GERENCIA GENERAL O DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN.

Control del documento La primera sección del MGC, describe el control que tiene el FCE sobre el manual, incluyendo los siguientes apartados:

Identificación Título

A Control de cambios

B Control de copias

C Cédula de validación

D Cédula de aprobación

A. Control de cambios: señala las fechas en que el documento sufre alguna modificación

y es considerado como una nueva versión, permitiendo la trazabilidad en cuanto al originador del cambio y la naturaleza del mismo. Se mantendrán en este apartado las últimas tres modificaciones registradas.





Versión: 07

Páginas : 7


Nivel: 03




B. Control de copias: identifica los nombres y puesto de los responsables del resguardo y los

lugares de uso correspondientes. Por las características e infraestructura del FCE el original y la copia electrónica estarán resguardadas por la biblioteca “Gonzalo Robles” y la gerencia de tecnología respectivamente, esta última es responsable del centro de control documental y la actualización del portal de calidad en la Intranet institucional.

El manual de gestión de la calidad llevará hasta el final de sus anexos la cédula de validación, la cédula de aprobación y la justificación regulatoria. Estos documentos aseguran su correcta revisión y aprobación y son documentos esenciales en el proceso de mejora regulatoria. C. Cédula de validación: describe de forma detallada el cambio que sufrió el documento

referenciando el nombre y codificación del documento modificado, fecha de corte de la información. Con la siguiente codificación: CV-GTE.05.0000.00 (siglas de la cédula de validación, código del documento según normateca, año de la actualización, número de versión de la actualización).

D. Cedula de aprobación: contiene la base legal que fundamenta la emisión del documento, debe contener la fecha de aprobación y folio de la cedula este último punto con base en el siguiente ejemplo: Con la siguiente codificación: CA-GTE.05.0000.00

La tabla de contenido del manual de gestión de la calidad del Fondo de Cultura Económica se describe a continuación:


I. Introducción

II. Misión

III. Visión

IV Enfoque basado en procesos

VI. Compatibilidad con otros sistemas de gestión de la calidad

1 Objetivo y alcance

2 Capítulo de exclusiones

3 Referencias, términos y definiciones

4 Sistema de gestión de la calidad

5 Responsabilidad de la dirección

6 Gestión de los recursos

7 Realización del producto

8 Medición, análisis y mejora





Versión: 07

Páginas : 8


Nivel: 03




2.2 Elementos específicos de los procedimientos.

El contenido de los procedimientos reguladores, sustantivos y adjetivos se describe a continuación, a excepción de los casos especiales, al igual que cada uno de estos elementos: Carátula: en complemento al encabezado descrito en el apartado 1, elementos generales, del presente instructivo, en la carátula de los procedimientos debe incluirse el título del mismo, centrado y en arial 12 negritas y el sello de fechas de validación y aprobación en color azul. Este sello indica la fecha de la última autorización de los documentos por parte del comité de mejora regulatoria interna (COMERI) y la dirección general y se deberá posicionar por debajo del titulo del documento y de manera centrada.

FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI:00.00.00

DIRECCIÓN GENERAL:00.00.00

En caso de que no sufra modificación todo el manual sino alguno de sus procedimientos, se deberá colocar otro sello por debajo del sello de autorización de todo el manual y alineado a la derecha.

Actualización COMERI: 00.00.00

DIRECCIÓN GENERAL: 00.00.00

El contenido de cada uno de los procedimientos generados en el SGC del Fondo de Cultura Económica se describe a continuación:


1 Objetivo

2 Alcance

3 Políticas

4 Definiciones

5 Desarrollo

5.1 Diagrama de flujo



7 Anexos y registros usados

8 Listas maestras relacionadas







Versión: 07

Páginas : 9


Nivel: 03




En cada procedimiento antes de que se describa el objetivo del mismo, se deberá poner la siguiente leyenda: El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. En el siguiente apartado se describe el contenido de cada uno de los elementos del procedimiento:

Título Descripción

1. Objetivo Es un enunciado breve que describe el propósito del documento.

2. Alcance Se refiere a las áreas del Fondo de Cultura Económica que deben cumplir con el contenido del procedimiento y describe brevemente como inicia, qué incluye y como termina el procedimiento.

3. Políticas

En esta sección debe indicarse las políticas que deben tomarse como marco de referencia por las personas involucradas para asegurar la aplicación correcta de los documentos, el seguimiento y las modificaciones autorizadas.

4. Definiciones Es la terminología, palabras, siglas o conceptos utilizados en el documento que se definen para evitar confusiones en la comprensión y comunicación interna.

5. Desarrollo Enuncia la secuencia de actividades desarrolladas e implementadas para la ejecución del proceso y propósito del procedimiento. Se compone por dos secciones: diagrama de flujo y descripción de actividades.

5.1 Diagrama de flujo

Se representará en forma gráfica y numerada la secuencia de las operaciones en orden cronológico en el procedimiento de cada proceso. Dichos diagramas se realizarán con los elementos gráficos que se muestran en la tabla que se describen en la siguiente página.


En correspondencia con cada operación del diagrama de flujo, describe quién, qué, cómo, con qué, cuándo y cuánto (según aplique) de cada una de ellas, sin utilizar abreviaturas dentro de lo posible. En caso de que la actividad sea muy compleja, es preferible trasladar los detalles a un instructivo de trabajo, conservando el quién, qué y cuándo en la relación de actividades del procedimiento y haciendo referencia al código del instructivo correspondiente. Se utiliza el siguiente esquema para documentar la actividad.





Versión: 07

Páginas : 10


Nivel: 03





Número consecutivo de la actividad.

Área o puesto que realiza la actividad

¿Quién?, ¿qué?, ¿cómo?, ¿con qué?, ¿cuándo? y ¿cuánto? (según aplique).

Registros y documentos que evidencian la actividad según aplique o que remitan a un proceso/procedimiento en dónde continúe la actividad.

Nombre y código, en su caso.





Versión: 07

Páginas : 11


Nivel: 03




Elementos gráficos utilizados en los diagramas de flujo:

Descripción Símbolo

Símbolo de inicio y final: indica el comienzo o la terminación del diagrama de flujo de un procedimiento.

Símbolo de actividad: es la acción efectuada en cada una de las etapas del

procedimiento de características propias o específicas del proceso relacionado,

el responsable de la actividad se identificará con tres siglas.

Símbolo de decisión o inspección y prueba: los enunciados de decisión se

redactarán brevemente, en forma de pregunta, utilizando verbos en infinitivo y

sin abreviaturas.

Símbolo de documento o registro: el símbolo será utilizado ubicando el

nombre o código dentro del mismo y se colocará junto con la actividad que lo

utiliza o genera separado con una flecha.

Flechas de flujo de la actividad: deberán iniciar en el borde de la parte

inferior del símbolo o del lado derecho pero nunca en la parte superior o

izquierda del mismo.

Bases de datos: aplicación o programa automatizado que se utiliza para

desarrollar la actividad.





Versión: 07

Páginas : 12


Nivel: 03




Descripción Símbolo

Conectores entre actividades dentro de una misma página: vincula

actividades que fueron separadas anteriormente por una decisión o por la

extensión del procedimiento. El número del conector debe coincidir con el de la

siguiente actividad.

Conector de página: deberán ser usados cuando la extensión del

procedimiento no permita la culminación del mismo en una sola página y

vinculará el procedimiento a la siguiente hoja, ejemplo: se deberá colocar

dentro del conector el número de la página siguiente y en la hoja siguiente el

número de la página anterior.

Se sugiere que estos vayan seguidos de una actividad y no de una decisión.

6. Referencias o documentos relacionados

Son documentos que se encuentran vinculados con algún elemento contenido en el documento.

7. Anexos y registros usados

Indican cuáles son los registros o formatos que se emplean en relación con las actividades descritas en el documento y generalmente se enlistan al final del documento, incluye el tiempo de conservación (Se definirá en base al catálogo de disposición documental) de cada uno de los registros que se utilizan para evidenciar algunas de las actividades descritas en el documento.

8. Listas maestras relacionadas

Son listados donde se lleva el control de la liberación, modificación y baja de los documentos internos, externos y registros, así como el número y fecha de versión.

9. Lista de distribución Define dónde se debe contar con el documento. Enlista las copias controladas que están en uso.

La lista de distribución del manual de gestión de calidad y de los procedimientos documentados, será la siguiente:

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA

Original Biblioteca Gonzalo Robles. Gerencia Editorial

V.E. Intranet (Versión electrónica-sólo lectura) Gerencia de Tecnología

(Departamento de Gestión de Calidad)





Versión: 07

Páginas : 13


Nivel: 03




10. Control de cambios Es el historial de los cambios relativos al documento, indicando el responsable del cambio y la naturaleza del mismo. Se mantienen al menos los tres últimos registros de cambios.

2.3 Elementos específicos de los instructivos de trabajo

El contenido de cada una de los instructivos generados en el SGC del Fondo de Cultura Económica se describe a continuación:


I. Objetivo

II. Definiciones

III. Descripción

IV. Referencias o documentos relacionados

V. Control de cambios

Objetivo Es un enunciado breve que describe el propósito del documento.

Definiciones Solo en los casos en que se utilicen términos técnicos o poco usuales.

Descripción

De redacción libre, detallada con el apoyo de dibujos y/o gráficos (cuando sea pertinente), para definir la manera de realizar una actividad específica. Puede contener especificaciones técnicas (¿cuánto?), de modo (¿cómo?), de recursos (¿con qué?) o cualquier otra que se considere necesaria.

Referencias o documentos relacionados

Es el o los documentos con el o los que está relacionado el instructivo.

Control de cambios En ella se documenta la evolución del instructivo, a través de registrar el nivel de versión al que llega el documento, las fecha de los cambios y una descripción de la naturaleza de los mismos. Mantiene los últimos tres cambios.





Versión: 07

Páginas : 14


Nivel: 03




3 Elementos generales de los registros:

Constituyen la identidad documental del Fondo de Cultura Económica y que contiene una serie de elementos que deben estar presentes en los registros empleados dentro del sistema de gestión de la calidad, a excepción de los casos especiales que son detallados a continuación: Casos especiales:

Registros que por sus características de espacio o diseño no pueden contar con todos los elementos. Para este caso, es conveniente que cuenten con el código del documento y su versión.

Registros preimpresos. Cuando los registros ya se encuentran en formato impreso serán conservados hasta que sean consumidos en su totalidad y posteriormente integrados en el procedimiento en que son referidos.

Estos elementos son distintos de los empleados para los documentos referidos en el apartado 1 del presente procedimiento (manual de gestión de la calidad, procedimientos e instructivos de trabajo). Los elementos generales de cada registro se muestran a nivel de ejemplo en el siguiente cuadro.

Fecha de versión


Referencia:

Versión:

Encabezado: Todos los registros que generan las áreas involucradas en el sistema de gestión de la calidad deben tener un encabezado en la primera página (a excepción de los casos especiales), que los identifique como tales y que cuenta con los siguientes elementos:

1. Identificación de la institución: logotipo del Fondo de Cultura Económica. 2. Título: describe el nombre / uso intencionado del registro, mismo que debe ser redactado en un

enunciado corto. 3. Fecha de versión: Identificación de la fecha en que fue realizada la última modificación del

registro.

4. Código de documento: es la identificación única que se da a cada registro del sistema de gestión de la calidad. Este código deberá ser una clave alfanumérica irrepetible, y que conste de cuatro partes, separadas, las tres primeras por guiones cortos (-) y la última (identificación numérica del registro por parte del área) separada por un punto. El código de documento también es referido como número de documento. Su integración se describe en el inciso 6 del primer apartado del presente instructivo, correspondiéndole en el tercer campo la siguiente codificación:

RE Registros de calidad

El código del documento es obligatorio que lo lleven todos los registros, ya sean manuales o electrónicos.

Título 1

4

5

3

62





Versión: 07

Páginas : 15


Nivel: 03




5. Referencia: código del documento en el cuál es referenciado el registro para validar la realización de las actividades. 6. Versión: número de versión que aplica para el registro. Se utilizan dos dígitos. El número de versión es obligatorio que lo lleven todos los registros, ya sean manuales o electrónicos.

El contenido del registro está en función de las necesidades del (de las) área (s) involucrada (s) en su desarrollo y utilización.

IV. Referencias o documentos relacionados Id. No. Documento Título

IV.1 FCE-RD-PR.01 Procedimiento de control de documentos.

IV.2 N.A. Lineamientos para implementar el proceso de calidad regulatoria en el Fondo de Cultura Económica.

V. Control de cambios

Fecha Versión Páginas afectadas



Dirección

Se agregó el símbolo de base de datos, el punto 8 de listas maestras

relacionadas, se adecuó todo el instructivo a la operación actual, se

precisó que todos los procedimientos deben contener la leyenda sobre no discriminación.


Dirección

Se elimina la referencia a la copia controlada 1, se indica el

manejo de procedimientos y registros derivados de un

lineamiento o normatividad Federal, se integra la definición de

la versión electrónica, se sustituye el término revisión por versión y se

modifica la leyenda del documento.


Dirección

Se precisaron los elementos que contiene la carátula de los documentos de calidad.

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