Procedimiento de control de documentos. - … de control de documentos Código: P-AP-01 Versión: 03...

“Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.

Procedimiento de control de

documentos.

20/04/2016

VICERRECTORÍA DE CALIDAD Corporación Universitaria Del Caribe CECAR

Procedimiento de control de documentos

Código: P-AP-01

Versión: 03

Fecha: 20/ 04/2016

Elaboró Andrea Torres Meriño Revisó Javier Sierra Carrillo Aprobó Manuel Laureano Mestra

Cargo Coordinador de Calidad Cargo Vicerrector de calidad Cargo Rector

2 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.

Contenido

1. Objetivo ....................................................................................................................................... 3

2. Alcance ........................................................................................................................................ 3

3. Responsables ............................................................................................................................... 3

4. Definiciones ................................................................................................................................. 3

5. Normatividad interna .................................................................................................................. 5

6. Política/Condiciones Generales .................................................................................................. 6

7. Ejecución del procedimiento ....................................................................................................... 6

7.1. Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento ..................................... 6

7.2. Evaluar la necesidad ................................................................................................................ 6

7.3. Elaborar o modificar los documentos ..................................................................................... 7

7.4. Revisar y ajustar los documentos ............................................................................................ 8

7.5. Aprobar los documentos ....................................................................................................... 11

7.6. Difundir el documento aprobado en medios institucionales ................................................ 11

7.6.1. Aquiles ............................................................................................................................... 11

7.6.2. Página web institucional ................................................................................................... 11

7.7. Proteger la información ........................................................................................................ 11

7.8. Socializar los documentos ..................................................................................................... 12

7.9. Controlar las copias ............................................................................................................... 12

7.10. Archivar el documento ...................................................................................................... 12

7.11. Retirar el documento obsoleto ......................................................................................... 12

8. Documentos internos ................................................................................................................ 13

9. Procedimientos Asociados ........................................................................................................ 13

10. Documentos externos ........................................................................................................... 13

11. Control de cambios ............................................................................................................... 13

12. Flujograma ................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.


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Versión: 03

Fecha: 20/ 04/2016




1. Objetivo

Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación,

actualización y retiro por obsoletos de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la

Calidad.

2. Alcance

Este procedimiento inicia desde Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento

hasta su divulgación y publicación.

3. Responsables

El Coordinador de Calidad es el responsable de garantizar el cumplimiento de este procedimiento.

4. Definiciones

Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos, formatos,

planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros).

Registro. Es todo documento que contiene evidencias de las actividades ejecutadas o datos

tomados durante el desarrollo de las diferentes actividades del SGC de CECAR. Por lo tanto,

pueden ser: los formatos una vez diligenciados, las bases de datos y software empleados, los

videos, las actas que provengan de formatos estandarizados y las fotografías, sea que se

mantengan en forma impresa o en medio digital.

Caracterización de procesos: Documento que indica las actividades de un proceso junto con sus

objetivos, responsables, entradas, salidas, proveedores y clientes. Además, define los recursos

necesarios (Infraestructura, equipos, personal, etc.) y la forma de medir su eficacia.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.


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Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle

actividades u operaciones muy específicas.

Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de

vista de recursos y coherencia con el Sistema Integrado De Gestión.

Usuario: organización, entidad o persona que recibe un producto o un servicio.

Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular.

Copia controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

Copia no controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado

a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda

“COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de actualización.

Formato: documento diseñado para recolección de la información que proporcione evidencia

de una acción.

Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los

interesados para su aplicación.

Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que

inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión

de Calidad. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes,

decretos, resoluciones, manuales entre otros.

Documento obsoleto: es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias

u orientaciones sobre un tema específico.

Manual: Conjunto de documentos del mismo tipo, ej. Manual de procedimientos, manual de

calidad, manual de funciones, entre otros.

Listado maestro de documento: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados

de CECAR.


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Manual Del Sistema De Gestión De Calidad: es el documento que describe en forma genérica

el Sistema Integrado de Gestión, incluye entre otros la política integrada del sistema y el

alcance del mismo.

Modificación: mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los

documentos. Pueden ser de forma o de fondo.

PHVA: Corresponde a las siglas de Planear, hacer, verificar y actuar

Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el

Sistema Integrado de Gestión.

Política: Documento que define directrices

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar

valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos. Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma común que unifica los sistemas de gestión del CECAR para orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los subsistemas que lo componen.

Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La

primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda versión correspondería

al número dos (2.0).

5. Normatividad interna

Acuerdo No 19 de 2015


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6. Política/Condiciones Generales

6.1. Si se requiere efectuar cambios de forma en los documentos del Sistema Integrado de

Gestión como: correcciones de ortografía o de redacción se podrán realizar sin que ello

implique el cambio de versión del documento como tampoco el trámite de la solicitud de

modificación, ni la recolección de firmas.

6.2. La producción documental estará organizada de acuerdo al procedimiento de gestión

documental y archivo de la institución.

6.3. Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados NO CONTROLADOS

y la responsabilidad del uso de versiones desactualizadas será responsabilidad del

respectivo empleado.

6.4. Los responsables de las dependencias donde se utilizan formatos pre- impresos deben

asegurar la eliminación de todas las copias del formato desactualizado cuando se

actualicen o den de baja.

6.5. El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que

apliquen a los procesos de la entidad y decidir, si se trata de documentos legales y/o

documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de

actualizar el Normograma.

7. Ejecución del procedimiento

7.1. Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento

Todos los empleados podrán manifestar a su jefe o responsable del proceso la necesidad de crear,

modificar o retirar un documento del SGC.

7.2. Evaluar la necesidad

El responsable del proceso evalúa la necesidad manifestada, si está de acuerdo procede hacer la

propuesta aplicando la actividad “7.3 Elaborar y modificar los documentos”.


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7.3. Elaborar o modificar los documentos

El responsable de la elaboración o modificación del documento elabora o modifica según

corresponda, seguidamente lo envía a calidad teniendo en cuenta los formatos institucionales para

el mismo, relacionados a continuación:

F-AP-13 Formato de Caracterización

F-AP-09 Formato levantamiento de procedimientos

F-AP- 10 Plantilla Formato Excel

F-AP- 11 Plantilla Formato Word

F-AP-12 Plantilla formato para instructivo/guía

Los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos son los relacionados

a continuación, de acuerdo al tipo de documento:

Tipo De Documento

Elaboración Revisión Aprobación

Plan estratégico institucional Objetivos del SGC Mapa de procesos Manual del SIG Mapa de procesos

Director de planeación/

Vicerrectores

Rector

Junta directiva

Políticas institucionales

Rector/ Vicerrectores Secretaría general Junta directiva

Procedimientos Instructivos Guías Fichas técnicas

Empleado responsable

De acuerdo al proceso de su

responsabilidad o liderazgo:

Vicerrector

administrativo y financiero

Vicerrector de

Calidad

Vicerrector de CTeI

Rector


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Vicerrector académico

Vicerrector de posgrados

Hojas de vida de indicadores Formatos


De acuerdo al proceso de su

responsabilidad o liderazgo:

Vicerrector

administrativo y financiero

Vicerrector de

Calidad

Vicerrector de CTeI

Vicerrector académico

Vicerrector de posgrados

Coordinador de calidad

7.4. Revisar y ajustar los documentos

La Coordinación de Calidad recibe las solicitud y evalúa si hay otras dependencias involucradas con

la actividades o si afecta otros procesos, a fin de garantizar la participación de los responsables en

la elaboración y/o ajuste del documento y hace un levantamiento de la información, si es una

modificación se realiza en la sección de control de cambios las modificaciones significativas.

El Coordinador de Calidad deberá garantizar que se tenga los documentos en los formatos

establecidos y que el contenido sea adecuado a los propósitos del sistema, evalúa la solicitud de

acuerdo al cumplimiento de los requisitos legales, de las normas soportes del SIGC de CECAR, de los

requisitos de los usuarios y de todas las partes interesadas.

Los documentos serán identificados, codificados y estandarizados por la oficina de calidad de

acuerdo a la siguiente información:


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Los encabezados estarán estandarizados como se muestra a continuación:

a. Nombre del procedimiento: Es la denominación o título del procedimiento ubicado en la parte central del encabezado

b. Elaboró : Nombre de la persona que elaboró el documento

c. Revisó: Nombre de la persona responsable de revisar el procedimiento

d. Aprobó: nombre de la persona responsable de aprobar el procedimiento

e. Cargo: nombre del cargo de la persona que elaboró, revisó y aprobó.

f. Fecha: Identifica la fecha de creación o modificación del documento (Día- Mes - Año).

g. Versión: Identifica el consecutivo de modificaciones que afecta el documento

h. Código: Se hace referencia a la identidad del documento del sistema de gestión en el cual se utiliza así:

Tipo de documento: Este se indicará con la primera letra del tupo de documento, descrito como se

muestra en la siguiente tabla:

Nombre del documento

Código:

Versión:

Fecha:

Elaboró Revisó Aprobó

Cargo Cargo Cargo

F – FI - 01

Proceso Tipo de Documento Número

C

A

B E

G

F

H

E

D

E


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Procedimientos P Formatos F Manual de Calidad M Documentos externos E Instructivo I

Códigos del Proceso: Los procesos se indicaran con las dos primeras letras de sus nombres, de

acuerdo al mapa de procesos vigente:

Ejemplo:

Direccionamiento Estratégico DE

Formación Integral FI

Desarrollo del Talento Humano TH

Tecnología de la Información TI

Gestión Financiera GF

Gestión de Riesgos, Continuidad de las operaciones y HSE

GR

Gestión Administrativa GA

Relacionamiento Institucional RI Autoevaluación y Gestión de Procesos AP

Número consecutivo al que corresponde el documento según el listado maestro de documento.

El encabezado para los formatos deberá tener la siguiente forma:

Se deberá tener en cuenta para los documentos adicional las siguientes disposiciones:

Fuente: Calabri Tamaño: 11 para todos los documentos y 9 para los formatos Logo de SIGC y Logo de CECAR Bloquear todas las celdas que no modificaran los usuarios como: Encabezados etc. Parar la codificación la hacemos antes de subir al servidor

Seguidamente se debe actualizar el listado maestro de documentos.

Nombre del formato

Código:

Versión:

Nombre del Procedimiento Fecha:

A

B C

E

D


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7.5. Aprobar los documentos

El documento es revisado por el Vicerrector responsable, y se pasa seguidamente al ente o persona

que a prueba, de acuerdo el tipo de documento.

El documento debe ser firmado por quien elabora, revisa y aprueba.

7.6. Difundir el documento aprobado en medios institucionales

El coordinador de calidad actualizara los documentos aprobados a través de las siguientes

herramientas:

7.6.1. Aquiles

En una carpeta denominada “SIGC CECAR” protegida con clave de acceso bajo de responsabilidad

del coordinador de calidad, se deberán mantener todos los documentos de Word, Excel o ppt

protegidos para evitar que sean modificados. Existirán en una copia en pdf con acceso a todo el

personal para su consulta e impresión en cualquier momento.

7.6.2. Página web institucional

Una vez los documentos han sido subidos a la carpeta del servidor, se envía a través del

procedimiento institucional de mercadeo y comunicación para que sea cargado en el siguiente

enlace https://calidad.cecar.edu.co/ , https://calidad.cecar.edu.co/sgc/mapa-de-procesos.html y

los usuarios puedan acceder a la consulta.

7.7. Proteger la información

El director de sistemas diariamente realizara backup a la carpeta “SICG CECAR” ubicada en Aquiles,

manteniendo dos copias, unas dentro de las instalaciones de la institución y otra fuera de ella, según

el instructivo para realizar “Back-up”.

https://calidad.cecar.edu.co/

https://calidad.cecar.edu.co/sgc/mapa-de-procesos.html


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7.8. Socializar los documentos

El Vicerrector o jefe responsable del procedimiento realizara el entrenamiento al personal

involucrado en la aplicación del documento. De esta actividad se deberá mantener registro de

listados de asistencia y la evaluación de la eficacia de la formación

7.9. Controlar las copias

Los documentos en el pie de página tendrán la siguiente información “Asegúrese de usar la versión

vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.

Cualquier parte interesada externa que requiera una copia, debe solicitarlo al coordinador de

calidad quien decide si emite la copia en medio digital o física, la cual debe contener una marca de

agua impresa con una leyenda de “copia no controlada”; lo cual significa que la institución no se

hace responsable por enviarle copia actualizada si el documento es modificado.

7.10. Archivar el documento

El original del documento estará bajo la custodia del Coordinador de Calidad, no se mantendrán

otras copias físicas del documento. Se debe archivar en medio electrónico los archivos fuentes del

documento y archivo original escaneado.

7.11. Retirar el documento obsoleto

Se hace la actualización en el listado maestro de documentos, se descargan los documentos

anulados u obsoletos del sitio web del SGC y de Aquiles de la institución, y al documento físico se le

coloca un sello de obsoleto.

Se debe informar al personal para evitar el uso no intencionado del documento.


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8. Documentos internos

CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO

CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN

F-AP-13 Formato de caracterización Vicerrector responsable

Archivo digital Página web SGC

De acuerdo al listado de registro

F-AP-09 Formato Levantamiento de Procedimientos


Archivo digital página web SGC


F-AP- 10 Plantilla Formato Excel Empleado

responsable Archivo digital

página web SGC De acuerdo al listado

de registro

F-AP- 11 Plantilla Formato Word Empleado

responsable Archivo digital

página web SGC De acuerdo al listado

de registro

F-AP-12 Plantilla formato para instructivo/guía


Archivo digital página web SGC


9. Procedimientos Asociados

NA

10. Documentos externos

IDENTIFICACIÓN NOMBRE RESPONSABLE DE USO Y CONTROL

2015-09-23 NTC ISO 9001:2015 sistemas de gestión de calidad requisitos

Coordinador de Calidad

11. Control de cambios

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

V1

05-03-2013

Numeral 3 / 7 / 8: Se ajustaron las denominaciones de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura organizacional.

Numeral 7.2: Se aclara de quien es la responsabilidad de aprobar los documentos.

Numeral 7.3: Se establece que la difusión de la información del SGC también se realice a través de la página web institucional.


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Versión: 03

Fecha: 20/ 04/2016




Numeral 7.4/ 7.5 Se incluyen las actividades de Control de copias y socialización de documentos.

V2 05-03-2014 Se incluye en el procedimiento la actividad de difusión a través del correo institucional.

V3

11/04/2016

Cambio de formato para registrar procedimientos de gestión de Calidad.

Cambia numerales de las actividades.

Cambia la descripción del objetivo, alcance, definiciones, nombre y secuencia de actividades.

12. Flujograma

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