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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Código:

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el control de los documentos internos requeridos por

el SGC y el SGSI de PROMPERÚ, bajo las normas ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013, respectivamente, lo cual

incluye: su elaboración, revisión, aprobación y difusión; la identificación de los cambios y el estado de revisión

actual; la disponibilidad de las versiones pertinentes en los puntos de uso; la permanencia de documentos

fácilmente identificables y la prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos.

2. ALCANCE

La presente norma es administrada por la Unidad de Racionalización de la OPP y es fuente de consulta y aplicación

para las áreas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPERÚ. El procedimiento se inicia con la

identificación de la necesidad de elaborar o actualizar un documento del SGC o SGSI y finaliza con la difusión de la

aprobación de un nuevo documento o versión entre el personal involucrado en su aplicación.

Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las Normas

ISO 9001:2015 y NTP-ISO/IEC 27001:2013, respectivamente.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

3.1. Ley Nº 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo

- PROMPERÚ.

3.2. Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición

Complementaria Final.

3.3. Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el

Turismo - PROMPERÚ aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.

3.4. Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014-

PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.5. Manual de Funciones y Perfiles de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 102-2008-

PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.6. Directiva Nº 002-2008-PROMPERÚ/SG/OPP: Lineamientos para la Elaboración de Directivas de PROMPERÚ,

aprobada por Resolución de Secretaría General Nº 069-2008-PROMPERU/SG.

3.7. Directiva Nº 001-2014-PROMPERÚ/SG/OPP: Lineamientos para el Ingreso o Procesamiento, Entrega o

Validación, Actualización y Publicación de la Información de Acceso Público, aprobada por Resolución de

Secretaría General Nº 093-2014-PROMPERU/SG.

3.8. Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,

vigente.

3.9. Manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información vigente.

3.10. Manual de Normalización de Documentos de Comunicación vigente.

3.11. Norma ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

3.12. Norma ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

3.13. Norma NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de

Gestión de la Seguridad de la Información. Requisitos.

4. SIGLAS Y ACRÓNIMOS

4.1. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.

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4.2. OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

4.3. OTI: Oficina de Tecnologías de la Información.

4.4. RSG: Resolución de Secretaría General.

4.5. SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

4.6. SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

4.7. URCN: Unidad de Racionalización.

5. DEFINICIONES

Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones, las mismas que se encuentran

señaladas en la norma ISO 9000:2015:

5.1. Documento: Información y el medio en el que está contenida.

Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o muestra patrón o una combinación de

éstos.

5.2. Información: Datos que poseen significado.

5.3. Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio

que la contiene.

5.4. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades realizadas.

Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones,

acciones preventivas y acciones correctivas.

Nota 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

Para caso específico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:

5.5. Área: Se refiere tanto a órganos como a unidades orgánicas y funcionales de una Entidad.

5.6. Discusión Pública: Modalidad de revisión de los documentos internos, en la cual participan las áreas

involucradas con la aplicación del documento, con la finalidad de manifestar su conformidad o comunicar sus

observaciones o recomendaciones.

5.7. Documento Controlado: Documento sujeto a controles que impiden el uso no intencionado de versiones

obsoletas o defectuosas del mismo.

5.8. Documento Derogado: Documento que ha perdido su vigencia debido a la aprobación de una nueva versión

o haber sido dado de baja.

5.9. Documento Interno: Documento creado y aprobado por PROMPERÚ en el ámbito de su SGC o su SGSI.

5.10. Documento No controlado: Documento, generalmente una copia informativa, que no está sujeto a controles

que impidan el uso no intencionado de versiones obsoletas o defectuosas.

5.11. Dueño del proceso: Puesto con la responsabilidad y autoridad para gestionar un proceso en términos de

planificación, ejecución, seguimiento y mejora continua. Además, desempeña el rol de Propietario de los

registros del SGC/SGSI identificados para su proceso.

5.12. Hoja de Control de Cambios: Elemento de la estructura del documento que describe las modificaciones

incorporadas con respecto a su versión anterior.

5.13. Nivel de Aprobación: Es el nivel máximo de aprobación para un documento, según su tipo.

5.14. Responsable de Elaboración: Rol responsable de la elaboración del documento interno. Este rol puede ser

asumido por el Dueño del proceso o asignado por este a cualquier Especialista de la misma área a la que

pertenece el proceso.

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5.15. Versión: Identifica el número de ediciones que ha tenido el documento, es decir cuántas veces se ha

modificado.

Asimismo, se presentan las definiciones de los documentos internos de PROMPERÚ:

5.16. Directiva: Son lineamientos generales o reglas particulares, necesarias para detallar acciones derivadas de

una o varias normas de mayor jerarquía.

5.17. Documento de Gestión Institucional: Documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza

una organización y orienta el esfuerzo institucional para el logro de su misión, visión y objetivos.

5.18. Ficha de Indicador de Gestión: Es un documento que define formalmente un indicador de gestión, cuyas

características básicas son: forma de cálculo, periodicidad para la medición y el seguimiento, la forma de

representación, los responsables y el resultado esperado, entre otros.

5.19. Formato: Documento que indica la información que debe registrarse para mantener evidencia de la

realización de un proceso, actividad o tarea. Cuando el formato contiene datos y/o información se convierte

en registro.

5.20. Guía: Es un documento que contiene el marco conceptual, las pautas básicas, y eventualmente la

metodología, para la ejecución de actividades específicas.

5.21. Instructivo: Es un documento que describe en forma detallada cada paso de una tarea determinada,

clarificando la forma de realizarla, siguiendo una secuencia lógica que permite evitar errores en el proceso

de ejecución. Generalmente se constituye en un elemento de apoyo de un procedimiento. Indica el ¿Cómo

se lleva a cabo? Es corto, de fácil lectura y entendimiento, puede contener imágenes y otros elementos para

ayudar a la comprensión.

5.22. Manual: Es un documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada

y sistemática, las atribuciones, funciones, procedimientos y actividades, en concordancia con los objetivos y

políticas de la Entidad. Un Manual también puede contener un compendio de documentos normativos,

aprobados con anterioridad, y que se considera conveniente agruparlos para facilitar su acceso y

disponibilidad para los usuarios.

5.23. Matriz de Objetivos: Es un documento que plasma los objetivos de un sistema de gestión.

5.24. Política: Es un conjunto de principios generales o directrices expresadas por la Alta Dirección de la Entidad,

de cumplimiento obligatorio en la toma de decisiones, a nivel institucional.

5.25. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

5.26. Reglamento: Es un conjunto ordenado de reglas o preceptos de carácter general dictada por la Alta Dirección

de la Entidad y de cumplimiento obligatorio. No incluye aquellos reglamentos establecidos por norma legal.

6. CONDICIONES BÁSICAS

6.1. El procedimiento para la elaboración, revisión, aprobación y difusión de los documentos de gestión

institucional se encuentra regulado por las normas vigentes en la materia; sin embargo, para efectos del

control de vigencia de tales documentos, se empleará la Lista Maestra de Documentos Internos que forma

parte del presente procedimiento.

6.2. Todo documento aprobado entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación o publicación en el

diario oficial El Peruano, según corresponda, salvo disposición contraria dispuesta en el documento de

aprobación o en el mismo documento.

6.3. Los documentos vigentes y controlados se encuentran a disposición, en formato digital, tanto para consulta

como para impresión en el Portal de Transparencia y en el módulo “Búsqueda de Documentos” ubicado en

la Intranet de PROMPERÚ.

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6.4. Los formatos que requieran ser descargados para su uso, se publicarán en su formato original en el Portal de

Transparencia y en el módulo “Búsqueda de Documentos” ubicado en la Intranet de PROMPERÚ.

6.5. Todos los documentos controlados deberán llevar al momento de ser impresos la leyenda “Toda copia en

PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original”.

6.6. Los tipos de documentos internos establecidos en PROMPERÚ se encuentran detallados en el Anexo Nº 2:

Tipos de Documentos Internos. La figura siguiente representa de manera esquemática la jerarquía de los

documentos internos de PROMPERÚ.

6.7. Todos los documentos internos serán identificados por su título, código y/o versión, de ser el caso.

6.8. La codificación de los documentos deberá realizarse de acuerdo a lo siguiente; quedando exceptuados los

Documentos de Gestión Institucional y los Reglamentos, los que no serán codificados:

6.8.1 La codificación de las Directivas se dará de acuerdo con lo señalado en la Directiva Nº 002-2008-

PROMPERÚ/SG/OPP: Lineamientos para la Elaboración de Directivas de PROMPERÚ, que la regula:

6.8.2 Codificación de los demás documentos internos se dará de acuerdo con lo siguiente:

XX–XXX–XXX–XXX

(d) Número correlativo

(c) Sigla del proceso nivel 0

(b) Sigla del órgano

(a) Tipo de documento

Descripción de campos:

a) Código de tipo de documento: Campo alfabético de dos (2) caracteres que representa el tipo de

documento. Ver Anexo Nº 2: Tipos de Documentos Internos.

b) Sigla del órgano: Campo alfabético que identifica la sigla del órgano que administra y/o emite el

documento. Consultar siglas de los órganos en el Manual de Normalización de Documentos de

Comunicación publicado en el Portal de Transparencia y en la Intranet.

c) Sigla del proceso nivel 0: Campo alfabético de tres (3) caracteres que indica el nombre del proceso

(Nivel 0) al cual hace referencia el documento. Ver Anexo Nº 3: Inventario de Procesos Nivel 0.

d) Número correlativo: Campo numérico de tres (3) dígitos representado por un número secuencial

que identifica al documento.

7. CONDICIONES ESPECÍFICAS

7.1. Los cambios (entre una versión y otra) que se realicen en los Manuales, Procedimientos e Instructivos serán

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identificados en el mismo documento, en el capítulo: “Hoja de Control de Cambios”. En el caso de las Políticas,

Directivas, Reglamentos, Formatos, Fichas de Indicador de Gestión y Guías, los cambios serán identificados

por comparación con la versión anterior o el documento que lo precede.

7.2. Cuando se realicen cambios a los formatos que forman parte de otros documentos internos tales como

directivas, manuales, procedimientos, entre otros, se deberá actualizar el número de versión del formato, sin

que esto implique la modificación de los documentos de los que forman parte.

7.3. Cuando sólo se realicen cambios de forma en los documentos internos, no será necesario modificar el número

de versión. Estos cambios pueden ser: de ortografía o de redacción (para mejorar el entendimiento) siempre

que no se modifique el sentido del texto original.

7.4. Los documentos internos se protegen contra su pérdida y/o modificación mediante controles tales como:

a) Niveles de acceso a los documentos, claves o contraseñas de acceso a computadores, claves o contraseñas

de usuario, respaldos (backup) u otros similares, son administrados por la OTI.

b) Claves o contraseñas de apertura de archivos, claves o contraseñas de protección de archivos contra

escritura, son administrados por la URCN.

c) Control de acceso a las instalaciones de la entidad, lo cual es administrado por el Departamento de

Servicio Generales.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº Actividad Responsable

A. Elaboración o Modificación de Documento Interno

1 Define la necesidad de elaborar o modificar un documento

(requerido por el SGC o del SGSI, según corresponda) y verifica la

existencia y alcance de otros documentos relacionados, a fin de

determinar correctamente el documento a elaborar o modificar.

1.1. Si se requiere elaborar un nuevo documento, define e

identifica la jerarquía del documento, en coordinación con la

URCN y de acuerdo con los tipos de documentos internos

señalados en el Anexo Nº 2 del presente procedimiento.

Continúa en el paso 2.

1.2. Si se requiere modificar un documento existente, obtiene de

la URCN el archivo electrónico del documento en formato

editable. Continúa en el paso 2.

Dueño del Proceso

2 Define quién será el Responsable de Elaboración y le encarga dicha

labor mediante correo electrónico, adjuntando el archivo

electrónico del documento vigente en formato editable, de ser el

caso.

Nota: El Dueño del Proceso puede optar por elaborar o modificar el documento,

obviándose el presente paso.

Dueño del Proceso

3 Elabora o modifica el documento, según corresponda, en

coordinación con los actores involucrados en el proceso y con la

asistencia técnica de la URCN.

Responsable de Elaboración

4 Somete a discusión pública, vía correo electrónico o por

convocatoria a una reunión, la versión preliminar del documento

hasta obtener una versión consensuada de dicho documento, de

acuerdo con los niveles de revisión establecidos en el Anexo Nº 4:


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Niveles de Revisión, Visación o Firma y Aprobación de los

Documentos Internos.

Nota: Se exceptúa de la discusión pública los casos de aplicación directa ya sea por

mandato o normativa interna que tenga carácter de aplicación obligatoria sin

necesidad de requerir consenso de las áreas involucradas.

5 Presenta por correo electrónico el proyecto de documento al

Dueño del Proceso para su revisión, de ser el caso.


B. Revisión y Aprobación de Documento Interno

6 Revisa el proyecto de documento interno y determina:

6.1. Si el proyecto de documento es conforme, eleva el proyecto

de documento al Jefe del Órgano o Unidad Orgánica, al que

pertenece el proceso, para su revisión y trámite de

aprobación. Continúa en el paso 7.

6.2. Si el documento no es conforme, comunica, mediante correo

electrónico, sus observaciones a quien elaboró o modificó el

documento, para su ajuste, según corresponda. Regresa al

paso 3.

Dueño del Proceso

7 Revisa el proyecto de documento interno y determina:

7.1. Si es conforme, imprime y firma o visa el proyecto de

documento en señal de conformidad, de acuerdo con los

niveles de revisión establecidos en el Anexo Nº 4: Niveles de

Revisión, Visación o Firma y Aprobación de los Documentos

Internos, y remite el proyecto a la OPP, mediante

Memorándum, para su revisión. Continúa en el paso 8.

7.2. En caso contrario, comunica las observaciones, mediante

correo electrónico, al Responsable de Elaboración para su

atención. Regresa al paso 3.

Jefe del Órgano / Unidad Orgánica

8 Recibe el proyecto de documento interno y lo deriva al Jefe de la

Unidad de Racionalización, para su atención.

Jefe de la OPP

9 Recibe el proyecto de documento interno y lo asigna a un

Especialista de la Unidad de Racionalización para su atención.

Jefe de la URCN

10 Recibe el proyecto de documento interno y coordina con el

Responsable de Elaboración la remisión de los archivos

electrónicos utilizados para su elaboración.

Especialista de la Unidad de

Racionalización

11 Revisa la estructura, congruencia y consistencia del proyecto de

documento, a fin de que éste no se contraponga a la normatividad

interna o disposiciones legales vigentes:

11.1. Si es conforme, codifica el proyecto de documento interno de

acuerdo con lo señalado en la condición básica 6.8. Continúa

en el paso 12.

11.2. Caso contrario, coordina con el Responsable de Elaboración,

la realización de los ajustes o la subsanación de las

observaciones encontradas en el proyecto de documento

interno. Continua en el paso 11.1.


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12 Prepara proyecto de informe técnico de sustento o Exposición de

Motivos, en caso se trate de una Directiva, para la aprobación del

documento interno y lo eleva junto con el proyecto de documento

interno al Jefe de la Unidad de Racionalización para su revisión y

trámite correspondiente.


Racionalización

13 Revisa el proyecto de documento y el informe técnico de sustento

o Exposición de Motivos:

13.1. Si son conformes, gestiona la revisión del proyecto de

documento interno, de acuerdo con los niveles de revisión

establecidos en el Anexo Nº 4: Niveles de Revisión, Visación o

Firma y Aprobación de los Documentos Internos. Continúa en

el paso 14.

13.2. Caso contrario, comunica sus observaciones al Especialista de

la Unidad de Racionalización para su ajuste o subsanación.

Regresa al paso 11.2.

Jefe de la Unidad de Racionalización

14 Gestiona la aprobación del documento interno revisado, de

acuerdo con los niveles de visación o firma, y los niveles de

aprobación establecidos en el Anexo Nº 4: Niveles de Revisión,

Visación o Firma y Aprobación de los Documentos Internos


C. Archivo de Documento Interno y documentos derogados

15 Recibe copia física del documento aprobado y del documento de

aprobación, de ser el caso y dispone que el Especialista de la URCN

lo archive y coordine su publicación.


16 Archiva en medio físico y digital el documento interno aprobado,

garantizando que el documento custodiado sea el vigente y que la

documentación derogada esté debidamente identificada.

Nota: El archivo en medio digital del documento comprende el archivo PDF

escaneado del documento físico y los archivos electrónicos utilizados para su

elaboración.


Racionalización

17 En caso aplique, archiva la versión obsoleta del documento

modificado en la carpeta de “Derogados” tanto en soporte físico

como digital.


Racionalización

18 Solicita al responsable de la actualización de la información en el

Portal de Transparencia, la publicación del documento aprobado

en el Portal de Transparencia, mediante correo electrónico dirigido

a [email protected] adjuntando el archivo

electrónico que serán publicado o la ruta de acceso en una unidad

de red, y verificando posteriormente la publicación, de acuerdo con

lo señalado en Directiva Nº 001-2014-PROMPERÚ/SG/OPP:

Lineamientos para el Ingreso o Procesamiento, Entrega o

Validación, Actualización y Publicación de la Información de Acceso

Público.


Racionalización

19 Publica el documento aprobado en el módulo “Búsqueda de

Documentos” ubicado en la Intranet y actualiza el estado de los

documentos derogados y/o actualizados relacionados.


Racionalización

mailto:[email protected]

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20 Actualiza la Lista Maestra de Documentos Internos (Ver Anexo Nº

5), incluyendo el documento aprobado y actualizando el estado de

los documentos modificados y/o derogados, de ser el caso.


Racionalización

D. Difusión de Documento Interno aprobado

21 Proyecta memorándum de difusión dirigido a las áreas

involucradas comunicando la aprobación del documento e

indicando la ruta donde éste ha sido publicado en el Portal de

Transparencia, y gestiona la firma del memorándum por parte del

Jefe de la OPP.


Racionalización

22 Difunde la aprobación de un nuevo documento o versión entre el

personal a su cargo, involucrado en su aplicación.

Jefe del Área

23 Comunica la aprobación del documento, vía correo electrónico, al

personal involucrado de PROMPERÚ precisando las fechas y

horarios en los que se realizará la reunión de presentación del

documento aprobado.


Racionalización

24 Realiza la reunión de presentación del documento aprobado con el

personal convocado. Fin del procedimiento.


Racionalización

9. REGISTROS

Descripción Código Nº de

ejemplares Lugar de archivo

Tiempo de

archivo (Años)

Lista Maestra de Documentos Internos

FO-OPP-DOC-002 1 Carpeta de red: SGC_ISO_9001 \1)

Procesos del Sistema\Registros

\1) Gestion Documental

Permanente

10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

Párrafo/ Figura/ Tabla/

Nota Modificaciones

02 1 --- Se modifica el objetivo del documento, precisando que incluye la

difusión y no la distribución de los documentos aprobados.

02 2 --- Se modifica el alcance del documento de acuerdo con la nueva

descripción del procedimiento, la cual termina en la difusión del

documento aprobado.

02 3 --- Se actualizaron las versiones del Reglamento de Organización y

Funciones, de las normas ISO 9000, 9001 y 27001, y de la Directiva

de Lineamientos para el Procesamiento, Entrega o Validación,

Actualización y Publicación de la Información de Acceso Público.

02 3 --- Se incorporaron el Manual de Normalización de Documentos de

Comunicación y el Manual de Perfiles de Puestos vigentes.

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Nº de versión



Nota Modificaciones

02 4 --- Se eliminaron los términos OSI y RED; se reemplazó UPRA por URCN

y UTIN por OTI; y, se agregaron los términos OAJ y RSG.

02 5 --- Se incorpora definiciones señaladas en la norma ISO 9000:2015.

02 5 --- Se agregan las definiciones objetivos, discusión pública y dueño del

proceso; se eliminan las definiciones de equipo de trabajo y cartilla;

y se reemplaza la definición historial de cambios por hoja de control

de cambios.

02 6 6.9 Se precisó que la vigencia también se puede dar a partir del día

siguiente de la publicación de la norma en el diario oficial El

Peruano.

02 6 --- Se incorporó un nuevo numeral 6.3 que señala que los documentos

vigentes y controlados se encuentran en formato digital para su

consulta en el portal de transparencia y en el módulo de búsqueda

de documentos ubicado en la Intranet de PROMPERÚ.

02 6 --- Se incorporó un nuevo numeral 6.4 que señala que todos los

documentos deben llevar una leyenda al momento de ser impreso

que recuerde que no son una versión controlada y que se debe

consultar el portal de transparencia o el módulo de búsqueda de

documentos.

02 6 --- Se incorporó un nuevo numeral 6.5 que precisa qué y cómo publicar

los formatos que forman parte de los documentos internos.

02 6 6.3 y 6.4 Se eliminaron las condiciones específicas, pues la referencia al

contenido de los documentos se tratará en un manual específico.

02 6 6.2 Se estandarizo el modo de codificar los documentos internos.

02 6 6.7 y 6.8 Se eliminaron por estar contenidos en la descripción del

procedimiento.

02 7 7.2 y 7.3 Se realizaron precisiones con respecto al control de versionado de

los documentos internos.

02 7 7.4 y 7.5 Se eliminaron las condiciones por ser redundantes con lo señalado

en la nueva condición general 6.4.

02 7 7.6 Se eliminó por estar contenida en la nueva condición específica 7.4.

02 7 7.7, 7.8, 7.9,

7.10, 7.11, 7.12,

y 7.13

Se eliminaron por no ser congruentes con el nuevo enfoque del

procedimiento propuesto.

02 8 --- Se modifica la descripción del documento, siendo los principales

cambios la eliminación de los equipos de trabajo (que no se dan en

la práctica); se elimina la sección de modificación del documento,

pues esta se considera como una variable en la elaboración de un

documento]; se establece que la URCN es la responsable de la

gestión de la base documental de la entidad y ya no el

Representante de la Dirección o el Oficial de Seguridad de la

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Nº de versión



Nota Modificaciones

Información; se precisa que la difusión del documento se dará

mediante memorándum y mediante correo electrónico y que

además se hará una presentación del documento a los principales

actores involucrados en su aplicación.

02 9 --- Se colocó la nueva ubicación de red para almacenar los registros

producto del procedimiento.

02 11 B Se eliminaron las siglas de los órganos y unidades orgánicas, pues

estos se tomarán del Manual de Normalización de Documentos de

Comunicación.

02 11 C Se actualizaron los tipos de documentos internos, eliminándose la

cartilla.

02 11 D Se modificaron los niveles de aprobación de los documentos y se

incorporaron los niveles de revisión y de visación o firma.

02 11 E Se modificó la Lista Maestra de Documentos Internos, de modo tal

que se maneje en una única hoja y que no se trabaje en una hoja

por cada proceso.

02 11 F Se eliminó la Lista de Distribución de Documentos.

11. ANEXOS

Descripción Anexo

Diagrama de Flujo 1

Tipos de Documentos Internos 2

Inventario de Procesos Nivel 0 3

Niveles de Revisión, Visación o Firma y Aprobación de los Documentos Internos 4

Formato: Lista Maestra de Documentos Internos 5

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ANEXO Nº 1

DIAGRAMA DE FLUJO

Dueño del Proceso

Inicio

1

Define la necesidad de elaborar o modificar un

documento (requerido por el SGC o del SGSI) y verifica la

existencia y alcance de otros documentos relacionados


2

Define quién elaborará o modificará el documento

requerido

Eleva el proyecto de documento al Jefe del Órgano

o Unidad Orgánica al que pertenece el proceso para su

revisión y trámite de aprobación

Revisa el proyecto de documento interno y

determina

6

¿Proyecto conforme?

Si

No

Comunica, mediante correo electrónico, sus observaciones a quien elaboró o modificó el documento inicialmente, para

su ajuste

6.2

6.1

Obtiene de la URCN el archivo electrónico del documento en

formato editable

Define e identifica la jerarquía del documento, en

coordinación con la URCN y de acuerdo con los tipos de

documentos internos

¿Nuevo documento?

No

Si1.1

3Elabora o modifica el

documento en coordinación con los actores involucrados

en el proceso y con la asistencia técnica de la URCN

Somete a discusión pública la versión preliminar del

documento hasta obtener una versión consensuada

4

1.2

Presenta por correo electrónico el proyecto de documento al Dueño del Proceso para su revisión

5

1

A. ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO IN TERNO

B. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTO IN TERNO

Revisa el proyecto de documento interno y

determina

Imprime y firma o visa el proyecto de documento en

señal de conformidad y remite a la OPP para su revisión

Comunica las observaciones, mediante correo electrónico,

al Responsable de Elaboración para su atención

¿Proyecto conforme?

Si

No7.2 7.1

Jefe del Órgano / Unidad Orgánica

7

a

a

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C. ARCHIVO DE DOCUMENTO INTERNO APROBADO Y DOCUMENTOS DEROGADOS

Jefe de la OPP Especialista de la URCN

11

Revisa la estructura, congruencia y consistencia del proyecto de documento, a fin

de que éste no se contraponga a la normatividad interna o

disposiciones legales vigentes

Jefe de la URCN

Coordina con el Responsable de Elaboración, los ajustes o sub-sanación de las observa-ciones encontradas en el pro-yecto de documento interno

Codifica el proyecto de documento interno

¿Conforme? No

Si

11.1

8Recibe el proyecto de

documento interno y lo deriva al Jefe de la Unidad de

Racionalización, para su atención

Recibe el proyecto de documento interno y lo asigna a un Especialista de la Unidad

de Racionalización para su atención

9

11.2

1

B. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTO IN TERNO

2

Prepara proyecto de informe técnico de sustento o

Exposición de Motivos, para la aprobación del documento

interno y lo eleva junto con el proyecto de documento

interno al Jefe de la URCN

12

Revisa el proyecto de documento y el informe

técnico de sustento o Exposición de Motivo

Comunica sus observaciones al Especialista de la Unidad de

Racionalización para su ajuste o subsanación

Gestiona la revisión del proyecto de documento

interno, de acuerdo con los niveles de revisión

establecidos

¿Conformes? No

Si13.1 13.2

13

Recibe copia física del documento aprobado y

dispone que el Especialista de la URCN lo archive y coordine

su publicación

15 Archiva en medio físico y digital el documento interno

aprobado, garantizando que el documento custodiado sea el

vigente y que la documentación derogada esté

debidamente identificada

16

Recibe el proyecto de documento interno y coordina

con el Responsable de Elaboración la remisión de los

archivos electrónicos utilizados

10

Gestiona la aprobación del documento interno revisado, de acuerdo con los niveles de visación o firma, y los niveles de aprobación establecidos

14

Título:


Código:

PR-OPP-DOC-002

Versión:

03

Página:

14/18

Especialista de la URCN Jefe del Área

En caso aplique, archiva la versión obsoleta del

documento modificado en la carpeta de “Derogados” tanto en soporte físico como digital

17

18Solicita al responsable de la

actualización de la información en el Portal de Transparencia, la publicación del documento

aprobado en el Portal de Transparencia

Publica el documento aprobado en el módulo

“Búsqueda de Documentos” ubicado en la Intranet y

actualiza el estado de los documentos derogados y/o actualizados relacionados

19

C. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO

Actualiza la Lista Maestra de Documentos Internos

20

Proyecta memorándum de difusión dirigido a las áreas

involucradas comunicando la aprobación del documento e indicando la ruta donde éste ha sido publicado en el Portal

de Transparencia, y gestiona la firma del memorándum por

parte del Jefe de la OPP

21

Difunde la aprobación de un nuevo documento o versión entre el personal a su cargo, involucrado en su aplicación

22

Comunica la aprobación del documento, vía correo electrónico, al personal

involucrado de PROMPERÚ precisando las fechas y

horarios en los que se realizará la reunión de presentación del

documento aprobado

23

Realiza la reunión de presentación del documento

aprobado con el personal convocado

24

D. DIFUSIÓN DE DOCUMENTO IN TERNO APROBADO

Fin

2

Título:


Código:

PR-OPP-DOC-002

Versión:

03

Página:

15/18

ANEXO Nº 2

TIPOS DE DOCUMENTOS INTERNOS

Código Tipo de Documento Interno

DG Documento de Gestión Institucional

PO Política

OB Matriz de Objetivos

FI Ficha de Indicador de Gestión

RE Reglamento

DI Directiva

MA Manual

GU Guía

PR Procedimiento

IN Instructivo

FO Formato

Título:


Código:

PR-OPP-DOC-002

Versión:

03

Página:

16/18

ANEXO Nº 3

INVENTARIO DE PROCESOS NIVEL 0

Nombre del Proceso Sigla

Planeamiento y Control de Gestión PLA

Gestión de la calidad y seguridad de la información CSI

Gestión del desarrollo organizacional ORG

Promoción de la imagen país IMA

Promoción de las exportaciones EXP

Promoción del turismo TUR

Gestión de las comunicaciones COM

Producción de eventos y material promocional PRO

Gestión logística LOG

Gestión contable y tesorería CYT

Asesoría jurídica JUR

Gestión de recursos humanos HUM

Gestión de tecnologías de la información y comunicación TIC

Gestión documentaria DOC

Cooperación Técnica Internacional CTI

Gestión de apoyos y auspicios AYA

Atención al ciudadano CIU

Gestión del Control Institucional COI

Título:


Código:

PR-OPP-DOC-002

Versión:

03

Página:

17/18

ANEXO Nº 4

NIVELES DE REVISIÓN, VISACIÓN O FIRMA Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

Tipo de Documento

Alcance Nivel de Revisión(a) Nivel de Visación o Firma(b) Nivel de

Aprobación Oficialización

con RSG(c)

Política Institucional Jefe de la OAJ

Jefe de la OPP

Jefe de la URCN

Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas involucrados en la elaboración de la política

Jefe de la OAJ

Jefe de la OPP

Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas involucrados en la elaboración de la política

Secretario General

Requerida

Matriz de Objetivos

Institucional Jefe de la OPP

Jefe de la URCN

Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas involucrados en formulación de los objetivos

Jefe de la OPP

Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas involucrados en la formulación de los objetivos

Secretario General

---

Ficha de Indicador de

Gestión

Proceso Jefe de la OPP

Jefe de la URCN

Dueño del Proceso

Jefe del Órgano o Unidad Orgánica al que pertenece el proceso

Jefe de la OPP

Jefes del Órgano y Unidad Orgánica al que pertenece el proceso

Secretario General

---

Reglamento Institucional Jefe de la OAJ

Jefe de la OPP

Jefe de la URCN

Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas involucrados en elaboración del reglamento

Jefe de la OAJ

Jefe de la OPP

Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas involucrados en la elaboración del reglamento

Secretario General

Requerida

Directiva Institucional Jefe de la OAJ

Jefe de la OPP

Jefe de la URCN

Jefes de las áreas involucradas en la elaboración de la directiva

Jefe de la OAJ

Jefe de la OPP

Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas involucrados en la elaboración de la Directiva

Secretario General

Requerida

Manual y Guía Proceso Jefe de la OPP

Dueño del Proceso


Jefe de la URCN


Jefe del Órgano

Requerida

Procedimiento Proceso Jefe de la OPP

Jefe de la URCN

Dueño del Proceso


Jefe de la URCN


Jefe del Órgano

Requerida

Instructivo Proceso Jefe de la OPP

Jefe de la URCN

Dueño del Proceso


Jefe de la URCN


Jefe del Órgano

Requerida

Formato(d) Proceso Jefe de la OPP

Jefe de la URCN

Dueño del Proceso


Jefe de la OPP


Jefe del Órgano

Requerida

(a) En aquellos casos en que existan comités Ad Hoc que tengan por funciones la revisión de documentos normativos (internos) como paso previo a su aprobación, se deberá contemplar tal revisión.

(b) Únicamente se firmarán en señal de conformidad aquellos documentos internos que cuenten con carátula, los demás documentos serán visados.

(c) Como mínimo la RSG deberá contar con el visto bueno de los jefes de la OPP, la OAJ y de los órganos involucrados en la aplicación del documento.

(d) Formatos que no se encuentren comprendidos dentro de otro documento interno.

Título:


Código:

PR-OPP-DOC-002

Versión:

03

Página:

18/18

ANEXO Nº 5

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