Procedimiento Control de Documentos

PROCEDIMIENTO

ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOSCOD: PR-SG-01Pg. 1 de 2

N Revisin: 00Elabor: PaulaSanchez Fecha: 29/09/2015Revis: Hector SandovalFecha:29/09/2015Aprob: Yessenia BoguezFecha: 29/09/2015

INDICE

1. OBJETIVO2. ALCANCE3. DEFINICIONES

4. DIAGRAMA DE FLUJO

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO6. ARCHIVO DE REGISTROS

7. ANEXOS

Firma RevisinFirma Aprobacin

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

N Rev.Prrafo Modificacin realizada

1. OBJETIVO

Describir la forma de elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin, modificacin y control de los documentos que componen el Sistema de Gestin de SSO de GEOSUR Ltda2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los documentos que componen el Sistema de Gestin de SSO de GEOSUR Ltda.3. DEFINICIONES

Documento :Instrumento que posee informacin y/o instrucciones

.

Usuario :Es el destinatario de un documento, ya sea para conocimiento o aplicacin de lo dispuesto.

Procedimiento :Documento que establece la secuencia de operaciones para la realizacin de un determinado proceso o la interaccin entre ellos.

Instructivo de Trabajo :Documento que especifica en detalle las operaciones necesarias para realizar alguna actividad.

Copia Controlada :Documento sometido a un proceso de distribucin controlado, de modo que se asegure que se utiliza la ltima revisin. Este documento posee en su portada un timbre que demuestra dicha situacin.

4. DIAGRAMA DE FLUJO

5.1 Elaboracin de Documentos

5.2 Distribucin de la Documentacin.

5. DESCRIPCIN

6.1 Elaboracin de DocumentosLos siguientes puntos detallan las actividades indicadas en el diagrama de flujo 5.1.Nota 1 La necesidad de preparar un nuevo Documento o de revisar uno que se encuentre en vigencia puede resultar de:

Modificaciones en la organizacin u operativa de GEOSUR Ltda Acciones preventivas y correctivas (Ver procedimiento PR-SG-03).

Acuerdos obtenidos en la reunin de revisin del Sistema de Gestin de SSO por la Gerencia de modo que se mejore la operativa interna y los resultados de SSO.

Errores detectados en los mismos.

Otros

Nota 2El Encargado de SSO le asigna cdigo al Documento de acuerdo con los criterios establecidos en el punto 6.4.

Nota 3El responsable de elaborar el Documento lo prepara (o revisa el existente) de acuerdo con los criterios establecidos en el punto 6.5 y los requerimientos establecidos por la ISO 9001:2000. En caso de que los cambios introducidos en este Documento afecten a otro, iniciar el proceso de actualizacin de este ltimo. Si lo considera oportuno, distribuye una copia para comentarios entre las diferentes reas de GEOSUR Ltda a los que pudiera afectar el Documento.

Nota 4El responsable de elaborar el documento incluir en el mismo los comentarios recibidos que considere adecuados.

Nota 5El responsable de elaborar el documento, lo actualiza con los comentarios recibidos

Nota 6El Encargado de SSO revisa el documento. Si detectara alguna incoherencia en el Documento, la comunicar al responsable para su correccin, en caso de conformidad lo firma en el registro de aprobacin de documento.

Nota 7El Gerente General aprueba el Documento y deja evidencia de su aprobacin en el registro de aprobacin de documentos (Portada de cada Documento).

6.1.1 Elaboracin de Instructivos de Trabajo

Cualquier miembro de GEOSUR Ltda. puede detectar la necesidad de elaborar un Instructivo de Trabajo. En tal caso, se comunicar dicha necesidad al Responsable del rea, quien se responsabiliza de la elaboracin del Instructivo. El Encargado de SSO es encargado de revisarlo y el Gerente General de aprobarlos.

Una vez aprobadas, el Encargado de SSO proceder a la asignacin de la referencia o cdigo, segn lo indicado en el punto 5.4.

6.2 Proceso de Distribucin de Documentos

Los siguientes puntos detallan las actividades indicadas en el diagrama de flujo del proceso de distribucin de documentos.

Nota 1El Encargado de SSO ingresa el documento aprobado al Listado Maestro de Documentos (Ver anexo N1). Genera las copias de acuerdo a la Lista Maestra anterior.

Luego el Encargado de SSO entrega las copias a los distintos usuarios, obteniendo la firma de recepcin en la Lista de Distribucin y Control de Documentos de cada uno de ellos. (Ver anexo N2), retirando a la vez las copias obsoletas para su eliminacin.

Nota 2El Encargado de SSO posee una copia de todos los documentos vigentes del Sistema de SSO y es responsable del correcto almacenamiento de los registros generados por el control y distribucin de los documentos del sistema de SSO.

Los documentos que han sido reemplazados por una nueva revisin poseen la condicin de documento obsoleto y debern ser eliminados. En el caso de dejar una copia de dicho documento para cualquier uso dentro de la organizacin deber identificarse con el siguiente timbre.

DOCUMENTO

OBSOLETO

Nota 3Los usuarios consultan los documentos en la coleccin controlada segn su disponibilidad. Cuando por razones operativas consideren conveniente fotocopiar un documento de la coleccin controlada, debe ser solicitada al Encargado de SSO y considerarse que esta nueva copia tiene el carcter de copia no controlada, de modo que cada vez que vaya a utilizar el documento el usuario es responsable de asegurar que sigue en vigencia.

6.3 Identificacin de los Documentos.

La Documentacin del Sistema de Gestin de SSO se identifica mediante los siguientes datos:

Ttulo del documento

N de revisin

Fecha y firma de las personas responsables de su elaboracin, revisin y aprobacin.

Cdigo del documento.

Todos los documentos irn paginados, indicando el nmero total de pginas.

6.4 Codificacin de los documentos.

La documentacin del Sistema de Gestin de SSO se identifica de acuerdo con la siguiente pauta:

XX-YY-00

Donde:

XX = ndica el tipo de documento

MC =Manual Sistema de Gestin de SSO

PR

=Procedimiento

IT

=Instructivo de Trabajo.YY = Indica el rea responsable del documento.

OP =Operativos

AP

=Apoyo

SG

= Sistema de Gestin de SSO00 = Nmero correlativo del documento.

Ej. PR- OP-01 (Procedimiento - Operaciones Uno)

6.5 Estructura de los Documentos.

Los Procedimientos e Instructivos constan de los elementos que se detallan a continuacin:

A. PORTADA

Contiene la siguiente informacin.

Encabezado: recuadro que contiene Logo de GEOSUR Ltda, Tipo de documento, Nombre del documento, Cdigo del documento, N de revisin, Paginacin, Responsables y fecha de Elaboracin, Revisin y Aprobacin:

LOGOPROCEDIMIENTO

ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOSCOD: PR-SC-01Pg. 9 de 15

N Revisin: 00Elaboro: christian grandonFecha:Reviso: christian grandonFecha:Aprob: Daniel ariasFecha :

ndice: Fuente de letra Arial Mayscula, tamao 12, trama Negrita.

Timbre de Copia Controlada en caso que sea aplicable.

B. PGINAS

Encabezado: recuadro que contiene Logo de GEOSUR Ltda, Tipo de documento, Nombre del documento, Cdigo del documento, N de revisin, Paginacin, Responsables y fecha de revisin y Responsable y fecha de aprobacin.

Ttulos y Subttulos:

Los Ttulos principales numerados tienen fuente de letra Arial Mayscula, tamao 12 y trama Negrita.Los Subttulos numerados tienen fuente de letra Arial Mayscula en las primeras letras de cada palabra, tamao 12 y trama Negrita.

Contenido:

Se utiliza fuente de letra Arial, Tamao 12 y Trama Normal Justificada.Los formularios, tablas u otras planillas, se encuentran libre de norma o formato.6.6 Contenido de los Documentos.

6.6.1 Manual de SSOEl Manual de SSO tendr al menos el siguiente contenido:

Presentacin de GEOSUR Ltda Alcance del Sistema de Gestin de SSO Poltica de SSO de GEOSUR Ltda Mapa de Procesos Organizacin de GEOSUR Ltda Una descripcin de los procedimientos del Sistema de Gestin de SSO 6.6.2 Procedimientos e Instructivos de Trabajo

Se estructurarn segn los siguientes apartados:

Hoja de Control de Cambios

Descripcin de los cambios introducidos en el Documento que dan lugar a revisiones del mismo.

1. Objetivo

Establece la finalidad del documento.

2. Alcance

Define el mbito al cual es aplicable un documento, reflejando claramente las excepciones que pudieran tener lugar.

3. Definiciones

Terminologa que se incluye para el mejor entendimiento del Documento.4. Diagrama de flujo

En este tem se incluye un diagrama de flujo que sintetice la secuencia de actividades de las que consta el Documento.5. Descripcin del ProcedimientoEn este tem se incluyen las aclaraciones necesarias para asegurar la comprensin del Documento.

6. Archivo de Registros

Se detalla, cuando proceda, la manera en que los registros son controlados ver procedimiento PR-SG-02 Control de Registros.

7. Anexos

En este tem se reproducen los formatos, planillas, formularios u otra informacin que halla sido mencionado en el punto 6. Descripcin y que por motivos de espacio o esttica no fueron incluidos en dicho apartado.

6.7 Distribucin de Copias Controladas a Entidades Externas.

Cuando sea preciso distribuir copias controladas a destinatarios externos a GEOSUR Ltda, el Encargado de SSO asignar un nmero correlativo y mantendr una lista de las mismas con la siguiente informacin:

Nmero correlativo asignado

Empresa u organismo destinatario

Nombre de la persona de contacto

Direccin de envo

6.8 Documentos Externos

Los documentos de origen externo, tales como, normas, reglamentos y/o procedimientos e Instructivos de trabajo (entregados por el los clientes) que sean aplicables en el marco del sistema de gestin de SSO, son incorporados al listado maestro de documentos externos (ver anexo 3), por el Encargado de SSO.

La responsabilidad de mantener informada la vigencia de los documentos de origen externo es del propio responsable de su almacenamiento.

7.ARCHIVO DE REGISTROS

identificacinindexacinalmacenamientoaccesomantenciondisposicin

lugarmedio

Lista Maestra de documentos InternosCronolgicoSistema de Gestin GEOSUR Ltda.MagnticoECDurante su vigenciaElimina

Lista de Distribucin y Control de DocumentosCronolgicoSistema de Gestin GEOSUR Ltda..Papel ECDurante su vigenciaElimina

Lista Maestra de Documentos ExternosCronolgicoSistema de Gestin GEOSUR Ltda.Papel y MagnticoECDurante su vigenciaElimina

8. ANEXOS.

Anexo N1: Lista Maestra de Documentos InternosAnexo N2: Lista de Distribucin y Control de DocumentosAnexo N3: Lista Maestra de Documentos ExternosANEXO N 1

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS

NOMBRE DEL DOCUMENTOCDIGOREV.DISTRIBUIDO ATOTAL

GGJTGAF

ANEXO N 2

LISTA DE CONTROL Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOCDIGO

REV.ASIGNADO A:FECHA ENTREGAFIRMAFECHA DEVOLUCINFIRMA

ANEXO N 3

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

NOMBRE DEL DOCUMENTOEDICINASIGNADO A

Cdigo

Fuente letra: Arial mayscula

Tamao letra: 9

Trama letra: negrita

Titulo:

Fuente letra: Arial Mayscula

Tamao letra: 12

Trama letra: negrita

Cuadro de N de revisin, elaboracin, revisin, aprobacin

Fuente letra: Arial primera letra mayscula

Tamao letra: 9

Trama letra: negrita

Sistema de Gestin de SSO GEOSUR

_1233087424.vsd

Elaboracin de documentos

Gerente

Elaborador del documento

Apoyo de colaboradores

Encargado de Calidad

Inicia preparacin /actualizacin del documentoNota 1

En el caso del documento nuevo se asigna su cdigoNota 2

Prepara el documentoNota 3

Circulacin del documento para comentariosNota 4

Actualizacin de documentos con los comentarios recibidosNota 5

Revisa y coordina firma del documentoNota 6

Aprueba y firma el documentoNota 7

_1233087363.vsd

Distribucin de documentos

Registros

Encargado de Calidad

Usuarios

Distribuye documento controladoNota 1

Registro de DistribucinNota 2

Consulta de documentos controladosNota 3

Listado maestro de documentos

Lista de distribucion y control de documentos