PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

ELBORADO

Firmado : Rodrigo Oliva.Cargo : Ingeniero de alimentos.Fecha : 18/ 05/2015REVISADO

Firmado : Carolina Tapia.Cargo : Jefe produccin .Fecha: 18/ 05/2015APROBADO

Firmado : Roberto Kelly.Cargo : Gerente de Produccin.Fecha : 18/ 05/2015

Indice

Tabla de contenidos

Indice21. Alcance del Sistema de Gestin32. Politica43. Elaboracin de procedimiento para el control de documentos y registro.5Alcance5Referencias5Definiciones5Autoridad y Responsables7Equipos y Materiales7Metodologia8Anexo10

1. Alcance del Sistema de Gestin

Empresa : Colun S.A

Colun opera en 97 paises alrededor del mundo , estamos a la vanguardia en los avances de la industria gracias a nuestro amplio alcance, podemos ofrecer un servicio personalizado e informado basandonos en varias operaciones de mercado y conocimiento en las perspectivas del consumidos.

Uno de nuestros productos creados, gracias a nuestra tecnologia de vanguardia es la matequilla o manteca. Entre los procesos utilizados para su produccion es la neutralizacion ,pasteurizacion y embazado que consisten en comvertir a la nata en mantequilla atravez de un proceso de amasado, y sometida a una alta temperatura para su posterior embazado.

2. Poltica

Una de las piezas principales y fundamentales del exito de colun S.A, es garantizar a los consumidores los estandares de seguridad y calidad de sus productos lacteos, independientemente donde se encuentren o donde sean consumidos.

La calidad se manifesto en cada una de las acciones que se generaron en la empresa Colun. Es importante que cada integrante de la empresa asuma cada mision como propia, con el objetivo de asegurar la promesa de la calidad que establecemos a cada uno de nuestros clientes .

Para lograr estandares de calidad para nuestros productos, se emplea o se entrega siempre las mejores materias prima disponibles, asi es como todos nuestros productos lacteos cumplen con los requisitos del cliente.

Por ultimo, garantizamos productos de alta calidad a cada consumidor, desde que son elaborados hasta que llegue a casa uno de los hogares donde son consumidos, manteniento asi la moral de la empresa y a la vez mantener la confianza de nuestros consumidores.

Debemos garantizar nuestros productos con la mxima calidad a cada uno de nuestros consumidores es prioridad para la empresa Colun S.A , con la firme intencin de mantener la reputacin de nuestra empresa . Los ingredientes, envases, elaboracin, almacenamiento o transporte de los productos son eslabones de la larga cadena que une la empresa Colun S.A con el consumidor, y en consecuenciacada eslabn debe estar sometido y comprometido a estrictos protocolos de inocuidad.

3. Elaboracin de procedimiento para el control de documentos y registro.Alcance

Se aplica en su totalidad a los procedimiento de documentacion y registros que son parte del control del Sistema de Gestin de Calidad actual , todo es esto aplicado directamente a la ISO 22.000. Se aplicara directamente al personal que se encuentre involucrado en la preparacion , revision y apobacion de este procedimiento de control del Sistema de Gestion de Calidad (SGC).4. Referencias

Legislacion ISO 22.000

Gestin de la Inocuidad de los alimentos que especifica claramente los requerimientos para desarrollar e implementar un sistema de alimentos, asegurndonos una seguridad alimentaria. 5. Definiciones

SGC: Sistema de Gestin de Calidad.

Productividad : Esta preocupacion por entregar productos de calidad, debe ser extensibles a toda organizacion dentro del sistema colun, que ademas tendra que complir con la legislaciion vigente y con las especificaciones y requerimientos de la compaia.

Aprobacin: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuacin del documento revisado previamente.

Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por la Universidad Nacional de Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Sistema de Gestion : Se garantiza la implementacion de la politca de calidad, estandares y programas de gestion, proporcionado los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de calidad de cada organizacion.

Gestion y Evalucion de Riesgo : Se usan herramientas de evaluacion, tanto internas como externas, para garantixar el cumplimiento de los requisitos legales y propios de Colun. Identificar evaluando y abordando los riesgos de calidad y tendencias emergentes.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados .

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, por qu y cmo.

Cumplimiento legal : En cada uno de los mercados que Opere la empresa Colun , se cumplen los requistos legales.

Gestion de Incidentes y Resolucion de Crisis (IMCR) : La gestion de incidente , cumple en primer lugar con el objetivo de , protejer a clientes y consumidores , y en segundo lugar a la marca y a la imagen de la compaia .

Fabricacion : Con la intencion de que los productos de fabricacion , cuenten con el comprimiso de calidad , se codifican y etiquetan los productos finales , los equipos de procesado y llenadi deben estar sujetos a las especificaciones de la compaia Colun y continuamente se monitorea y controlan los procesos.

Distribucion y mercado : Con el fin de garantizar la calidad y la integridad se almacenaran, manejaran, distribuiran , dispesaran y comercializaran ingredientes , productos intermedios y productos finales.

Formato : Hojas impresas donde se sealan y registran los datos e informaciones dependiendo de la informacin contenida ,se convierte en documentos o registros.

6. Autoridad y Responsables

Los responsables para que este procedimiento de control se lleve a cabo son los siguientes:

ResponsablesActividades

Ingeniero en AlimentosOptimizar y desarrollar nuevas tecnologas para el proceso de elaboracin de alimentos, cuidar y mejorar su poder nutritivo, y formular nuevos productos alimenticios.

Jefe de Produccin-Distribuir los documentos y lleva registro de ello.- Mantener una copia del original de los documentos del Procedimiento, y tambin de las versiones obsoletas

Gerente de produccinIdentificar e informar las nuevas normativas en el pas respecto a la industria lctea.

Responsable de calidad-Elaborar, revisar, aprobar, modificar y distribuir los documentos bajo su responsabilidad.-Velar por la aplicacin del presente procedimiento -Mantener actualizada la documentacin vigente de del presente procedimiento en Coln S.A

7. Equipos y Materiales

Los materiales equipos y lugares a utilizar en el presente procedimiento son los siguientes:

Hojas tamao carta, para registrar la informacin documentada, carpetas

Equipos relacionados con la deteccin y medicin, para mejorar la calidad de los alimentos:-Termmetros-Medidores de Ph-Instrumentos de medicin microbiolgica

Bodegas de almacenamiento de alimentos

Lista de chequeo (aparece en anexos).

Ficha de recepcin de mercadera a la bodega

Instrumentos de registro digital ( Microsoft Excel, Word, Intranet de la empresa).

8. Metodologa

Aqu se especificarn los mtodos de seleccin de informacin documentada y como seran archivado.La metodologa de documentacin de orden ser en base a distintos criterios segn la informacin que se contenga y como se clasifiquen estas , sern separadas en categoras .

Los criterios a la hora de ordenar y sealar la forma de documentar ser :

Tamao de hojas : dependiendo la informacin estas sern documentadas en distintos formatos de hojas

Las informaciones del producto estarn sealadas en informes con hojas tamao carta al igual que los documentos generales.

Por fecha: los archivos y documentos con informacin tanto de los procesos ya actividades de la empresa como de los productos sern almacenados y clasificacin segn su antigedad y segn el ao que fueron desarrollados de manera as facilitar la obtencin de algn documento .

Los documentos ms recientes y actualizados son los primeros.Colores de carpeta : mtodo de clasificacin de colores por carpetas, donde se clasifican por rea segn el color que posea cada una :

Color rojo : archivos y documentos de seguridad . Color amarillo : archivos y documentos de mantencin y maquinaria . Color verde : archivos y documentos de recursos humanos . Color azul : archivos y documentos de administracin. Color naranja :archivos y documentos de produccin y almacenamiento del producto .

Clasificacin alfabtica : clasificacin de las estanteras donde se almacenaran los documentos clasificados y juntados de manera alfabtica segn el contenido que presente cada uno y su categora y sub categoras dentro de las carpetas juntadas con las dems formas de clasificacin.

Documentacin digital : toda la informacin almacenada y documentada en informes y carpetas tendrn un respaldo digital de manera que en caso de la perdida de algn documento exista , tambin facilita la obtencin de estos de manera mas sencilla y rpida al momentos de estas clasificados de manera ms sencilla.

Lugares de documentacin : la gran mayora de informes y documentos fsicos sern almacenados dentro de archivadores dentro de estanteras mantenidos en las oficinas .

9.Anexos

Lista de chequeo

Nombre de la empresa

Fecha que se realiza la lista de chequeo

Encargado

Direccin y Comuna

Aspectos a identificarCumpleNo cumpleObservaciones

Se cuenta con elementos de proteccin , control por residuos de origen animal , domsticos , agrcolas , etc.

Se cuenta con agua potable para los procesos de alimentos.

La empresa cuenta con un sistema de proteccin de plagas.

El sistema productivo cuenta con medidas de higiene para evitar la contaminacin de los alimentos.

Los equipos y recipientes que se utilicen en la produccin, se encuentra certificados.

Los lugares de almacenamiento cuentan con las ptimas condiciones para mantener la inocuidad de los alimentos.

La iluminacin es la adecuada.

Las instalaciones elctricas se encuentran en buen estado de conservacin, seguridad y uso.

La temperatura para el proceso es la adecuada.

Se hacen controles microbiolgicos.

El personal se encuentra con su vestimenta adecuada para su trabajo.

Las instalaciones de la empresa permiten un buen estado de conservacin.

Buen funcionamiento de los equipos y utensilios.

El personal cuenta con capacitaciones sobre la limpieza y desinfeccin.

Se cuenta con un registro para la limpieza y desinfeccin.

Se cuenta con un programa de limpieza y adems se cuenta con recipientes.

Los productos de limpieza y desinfeccin se encuentran en un lugar adecuado y sealizados.

Proteccin adecuada para el ingreso de animales domsticos al proceso productivo.

Ingreso de mercadera a Bodega

Este mdulo se debe utilizar para efectuar la recepcin de cualquier bien o artculo en la bodega.11