PROCEDIMIENTO : PR-1 CONTROL DE Fecha : 05.09.17 ... Control de Documentos y Registros.pdf · ......
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Elaborado por: Coordinadora SGC 0. PR-1 1. PROCEDIMIENT 2. CONTENIDO. 0. Código 1. Nombre 2. Contenido 3. Objetivo y A 4. Considerand 5. Responsabili 6. Actividades 7. Anexos / Reg 8. Historial de 3. OBJETIVO Y ALC El objetivo de este (documentos, regist Calidad, tanto inter reglamentarios) sea controlados, identifi Alcance: A toda la d 4. CONSIDERANDO Documento control documento que dé in cual es distribuido CONTROLADA N Documento no Con todo documento d distribución. La dist de la unidad emisor efecto. Se identifica Documento no vige documento obsoleto Revisado por: Secretario General / Coordinadora SGC Aprobado Secretario PROCEDIMIENTO CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA Código Fecha Página Revisión TO: Control de Información Docume Alcance dos Previos idades gistros Cambios CANCE. e procedimiento es asegurar que la informa tros, datos, etc .) que forman parte del Sist rnos (nuevos o revisados), como externos (té an generados, formateados, corregidos, apro icados y actualizados de una manera consist documentación del SGC OS PREVIOS. lado: En CMQ, se define como documen nformación sobre los procesos del sistema o d o, registrado e identificado en la portad N°___” ntrolado: En CMQ, se define como docum de carácter informativo que no estará som tribución de este tipo de copias es de exclus ra del documento, la cual debe aplicar su pro a como “COPIA NO CONTROLADA”. ente: En CMQ, se define como documen o tanto interno como externo, que dé informa COPIA por: General : PR-1 : 05.09.17 : 1 de 9 n : 2 entada ación documentada tema de Gestión de écnicos, legales y/o obados, distribuidos, tente y efectiva. nto controlado todo de sus resultados, el da como “COPIA mento no controlado metida a registro de siva responsabilidad opio criterio para tal nto no vigente todo ación o se utilice en A FIEL DEL ORIGINAL
Transcript of PROCEDIMIENTO : PR-1 CONTROL DE Fecha : 05.09.17 ... Control de Documentos y Registros.pdf · ......
Elaborado por:
Coordinadora SGC
0. PR-1 1. PROCEDIMIENTO: 2. CONTENIDO. 0. Código
1. Nombre
2. Contenido
3. Objetivo y Alcance
4. Considerandos
5. Responsabilidades
6. Actividades
7. Anexos / Registros
8. Historial de Cambios
3. OBJETIVO Y ALCANCE.
El objetivo de este
(documentos, registros,
Calidad, tanto internos (nuevos o revisados), como externos (técnicos, legales y/o
reglamentarios) sean generados, formateados, corregidos, aprobados, distribuidos,
controlados, identificados y actua
Alcance: A toda la documentación del SGC
4. CONSIDERANDOS PREVIOS.
Documento controlado: En
documento que dé información sobre los procesos del sistema o de sus r
cual es distribuido, registrado e identificado
CONTROLADA N°___
Documento no Controlado
todo documento de carácter informativo que no estará sometida a registro de
distribución. La distribución de este tipo de copias es de exclusiva responsabilidad
de la unidad emisora del documento, la cual debe aplicar su propio criterio para tal
efecto. Se identifica como
Documento no vigente:
documento obsoleto tanto interno como externo, que dé información o
Revisado por:
Secretario General / Coordinadora SGC
Aprobado por:
Secretario General
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Fecha Página Revisión
PROCEDIMIENTO: Control de Información Documentada
Objetivo y Alcance
Considerandos Previos
Responsabilidades
/ Registros
8. Historial de Cambios
OBJETIVO Y ALCANCE.
este procedimiento es asegurar que la información documentada
documentos, registros, datos, etc.) que forman parte del Sistema de Gestión de
Calidad, tanto internos (nuevos o revisados), como externos (técnicos, legales y/o
reglamentarios) sean generados, formateados, corregidos, aprobados, distribuidos,
controlados, identificados y actualizados de una manera consistente y efectiva.
: A toda la documentación del SGC
CONSIDERANDOS PREVIOS.
controlado: En CMQ, se define como documento
documento que dé información sobre los procesos del sistema o de sus r
o, registrado e identificado en la portada
N°___”
Documento no Controlado: En CMQ, se define como documento no controlado
documento de carácter informativo que no estará sometida a registro de
distribución. La distribución de este tipo de copias es de exclusiva responsabilidad
de la unidad emisora del documento, la cual debe aplicar su propio criterio para tal
ntifica como “COPIA NO CONTROLADA”.
Documento no vigente: En CMQ, se define como documento no vigente todo
documento obsoleto tanto interno como externo, que dé información o
COPIA FIEL DEL ORIGINAL
Aprobado por:
Secretario General
: PR-1 : 05.09.17 : 1 de 9
Revisión : 2
Información Documentada
la información documentada
que forman parte del Sistema de Gestión de
Calidad, tanto internos (nuevos o revisados), como externos (técnicos, legales y/o
reglamentarios) sean generados, formateados, corregidos, aprobados, distribuidos,
lizados de una manera consistente y efectiva.
se define como documento controlado todo
documento que dé información sobre los procesos del sistema o de sus resultados, el
en la portada como “COPIA
se define como documento no controlado
documento de carácter informativo que no estará sometida a registro de
distribución. La distribución de este tipo de copias es de exclusiva responsabilidad
de la unidad emisora del documento, la cual debe aplicar su propio criterio para tal
se define como documento no vigente todo
documento obsoleto tanto interno como externo, que dé información o se utilice en
COPIA FIEL DEL ORIGINAL
Elaborado por:
Coordinadora SGC
los procesos del
OBSOLETO” para prevenir el uso no intencionado
Documento original: Es aquel documento
Registro de Calidad: Toda aquella información necesaria para demostrar la
ejecución de una actividad establecida
Registros se generan por la implementación de la documentación del sistema y
pueden estar en papel o medios electrónicos.
Identificación: Nombre o código de referencia que individualiza a los documentos
y/o registros.
Almacenamiento: Indica el lugar físico donde se mantienen los registros.
Protección: Cualquier método físico o digital que evite el deterioro, daño o
destrucción de los registros.
Recuperación: Método de ordenamiento de los registros.
Tiempo de Retención: Período de tiempo durante el cual se mantendrá el registro
vigente.
Disposición: Acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su período
de “tiempo de retención”. Además indica quién efectuara esta acción.
5. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del
que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, los cuales serán aprobados
mediante su firma.
Es responsabilidad del
área correspondiente, elaborar, revisar, realizar modificaciones, recopilar y
distribuir toda la documentación
también controla, archiva y destruye los documentos obsoletos.
Las responsabilidades de elaboración, revisión
cada área definir.
Revisado por:
Secretario General / Coordinadora SGC
Aprobado por:
Secretario General
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Fecha Página Revisión
los procesos del sistema, el cual es identificado como
para prevenir el uso no intencionado.
Documento original: Es aquel documento físico que contiene las firmas en original.
Registro de Calidad: Toda aquella información necesaria para demostrar la
ejecución de una actividad establecida en el Sistema de Gestión de Calidad. Los
Registros se generan por la implementación de la documentación del sistema y
pueden estar en papel o medios electrónicos.
Identificación: Nombre o código de referencia que individualiza a los documentos
Almacenamiento: Indica el lugar físico donde se mantienen los registros.
Protección: Cualquier método físico o digital que evite el deterioro, daño o
destrucción de los registros.
Método de ordenamiento de los registros.
de Retención: Período de tiempo durante el cual se mantendrá el registro
Disposición: Acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su período
de “tiempo de retención”. Además indica quién efectuara esta acción.
SABILIDADES
Es responsabilidad del Secretario General la aprobación de todos los documentos
que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, los cuales serán aprobados
Es responsabilidad del Coordinador del SGC y/o quien designe,
área correspondiente, elaborar, revisar, realizar modificaciones, recopilar y
toda la documentación del Sistema, según corresponda. El CSGC es quien
también controla, archiva y destruye los documentos obsoletos.
lidades de elaboración, revisión de los documentos corresponden a
Aprobado por:
Secretario General
: PR-1 : 05.09.17 : 2 de 9
Revisión : 2
mo “DOCUMENTO
que contiene las firmas en original.
Registro de Calidad: Toda aquella información necesaria para demostrar la
en el Sistema de Gestión de Calidad. Los
Registros se generan por la implementación de la documentación del sistema y
Identificación: Nombre o código de referencia que individualiza a los documentos
Almacenamiento: Indica el lugar físico donde se mantienen los registros.
Protección: Cualquier método físico o digital que evite el deterioro, daño o
de Retención: Período de tiempo durante el cual se mantendrá el registro
Disposición: Acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su período
de “tiempo de retención”. Además indica quién efectuara esta acción.
General la aprobación de todos los documentos
que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, los cuales serán aprobados
SGC y/o quien designe, en conjunto con el
área correspondiente, elaborar, revisar, realizar modificaciones, recopilar y
del Sistema, según corresponda. El CSGC es quien
de los documentos corresponden a
Elaborado por:
Coordinadora SGC
Todos son responsables del buen uso y custodia de las copias controladas que se le
entreguen, así como de los documentos internos y externos que deban estar
poder.
Toda la información digital, para garantizar la seguridad y conservación de los
archivos informáticos, es respalda en
periodicidad definida.
El cumplimiento de este procedimiento, es responsabilidad de todas las p
que tienen que registrar datos y mantener los archivos de los registros de calidad.
6. ACTIVIDADES
6.1 DETECCIÓN DE LA NECESIDAD DE GENERACIÓN O DE UN DOCUMENTO O REGISTRO DE CALIDAD.
La necesidad de generar un nuevo documento
los ya existentes, puede ser detec
manifestar su inquietud a su jefe directo.
Este informará la proposición de la necesidad manifestada, ya sea generación de un
nuevo documento; modificación de uno ya existente; fusión de dos o más; copia
extra; necesidad de derogar un documento; creac
Coordinador del SGC
analizaran si corresponde.
6.2 GENERACIÓN O MODIFICACIÓN
La generación de un documento
realizada por la(s) persona(s) involucradas en el uso de éste,
estandarizado (anexo 7.
Una vez desarrollado, revisado y codificado el documento nuevo o modificado
(letra cursiva subrayada
del SGC y/o a quien se designe para revisión y posterior e
General para su aprobac
En el caso de modificaciones en la documentación de carácter informativo, como
son los procedimientos, la naturaleza y fecha de las últimas modificaciones
quedarán registradas en las pertinentes tablas de revisiones que para tal fin f
en la última página del documento
Revisado por:
Secretario General / Coordinadora SGC
Aprobado por:
Secretario General
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Fecha Página Revisión
Todos son responsables del buen uso y custodia de las copias controladas que se le
entreguen, así como de los documentos internos y externos que deban estar
Toda la información digital, para garantizar la seguridad y conservación de los
archivos informáticos, es respalda en SERVIDOR y/o disco duro, con una
periodicidad definida.
El cumplimiento de este procedimiento, es responsabilidad de todas las p
que tienen que registrar datos y mantener los archivos de los registros de calidad.
E LA NECESIDAD DE GENERACIÓN O DE UN DOCUMENTO O REGISTRO DE CALIDAD.
La necesidad de generar un nuevo documento o registro o efectuar modificaciones a
los ya existentes, puede ser detectada por cualquier colaborador
su inquietud a su jefe directo.
la proposición de la necesidad manifestada, ya sea generación de un
mento; modificación de uno ya existente; fusión de dos o más; copia
extra; necesidad de derogar un documento; creación o corrección de formularios,
SGC, y en conjunto con el Jefe y/o responsable del proceso
analizaran si corresponde.
GENERACIÓN O MODIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO O REGISTRO
La generación de un documento o registro o modificación de uno ya existente, será
realizada por la(s) persona(s) involucradas en el uso de éste, y plasmado en formato
estandarizado (anexo 7.3).
vez desarrollado, revisado y codificado el documento nuevo o modificado
(letra cursiva subrayada), el responsable del documento lo entrega
SGC y/o a quien se designe para revisión y posterior entrega al
aprobación y oficialización.
En el caso de modificaciones en la documentación de carácter informativo, como
son los procedimientos, la naturaleza y fecha de las últimas modificaciones
quedarán registradas en las pertinentes tablas de revisiones que para tal fin f
en la última página del documento
Aprobado por:
Secretario General
: PR-1 : 05.09.17 : 3 de 9
Revisión : 2
Todos son responsables del buen uso y custodia de las copias controladas que se le
entreguen, así como de los documentos internos y externos que deban estar en su
Toda la información digital, para garantizar la seguridad y conservación de los
disco duro, con una
El cumplimiento de este procedimiento, es responsabilidad de todas las personas
que tienen que registrar datos y mantener los archivos de los registros de calidad.
E LA NECESIDAD DE GENERACIÓN O MODIFICACIÓN
o efectuar modificaciones a
tada por cualquier colaborador, quien deberá
la proposición de la necesidad manifestada, ya sea generación de un
mento; modificación de uno ya existente; fusión de dos o más; copia
corrección de formularios, al
Jefe y/o responsable del proceso
DE UN DOCUMENTO O REGISTRO
o modificación de uno ya existente, será
y plasmado en formato
vez desarrollado, revisado y codificado el documento nuevo o modificado
, el responsable del documento lo entrega al Coordinador
ntrega al Secretario
En el caso de modificaciones en la documentación de carácter informativo, como
son los procedimientos, la naturaleza y fecha de las últimas modificaciones
quedarán registradas en las pertinentes tablas de revisiones que para tal fin figuran
Elaborado por:
Coordinadora SGC
La última modificación
Información Documentada
El Coordinador del
del sistema en el registro R
cada vez que se modifica un documento
6.3 DISTRIBUCION
Estando el documento aprobado,
preocupará de anexar el formulario
generando el número de copias necesarias para su entrega y archivo, de acuerdo al
R – 03 Listado Maestro de Documentos.
La documentación
indicando en color rojo “COPIA FIEL DEL ORIGINAL”
documentos del Sistema de Gestión de Calidad es:
6.4 ENTREGA
El documento es despachado por el
Listado Maestro de Documentos
R – 5 Distribución
Coordinador del SGC
En el caso que la documentación se entregue digitalmente,
correo electrónico que la documentación se encue
documento que será guardado como registro.
6.5 CONTROL
El Coordinador del
deberá verificar la devolución de
se preocupará de recordar al destinatario realizar las devoluciones no efectuadas.
Revisado por:
Secretario General / Coordinadora SGC
Aprobado por:
Secretario General
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Fecha Página Revisión
La última modificación quedará registrada en el formato R – 03
Información Documentada.
Coordinador del SGC es el que emite un nuevo listado de documentación vigente
el registro R – 03 Listado Maestro de Información Documentada
cada vez que se modifica un documento o registro.
Estando el documento aprobado, el Coordinador del SGC y/o quien designe
upará de anexar el formulario R – 5 Distribución de
generando el número de copias necesarias para su entrega y archivo, de acuerdo al
Listado Maestro de Documentos.
La documentación digital se subirá al servidor en formato PDF
color rojo “COPIA FIEL DEL ORIGINAL”. La ruta de acceso a los
documentos del Sistema de Gestión de Calidad es: www.cmq.cl/calidad/inicio.html
El documento es despachado por el Coordinador del SGC, de acuerdo al
Listado Maestro de Documentos, dejando registro de la recepción en el
Distribución de Documentación, debiendo el destinatario devolver al
SGC, el documento anterior (no vigente) si fuera el caso.
En el caso que la documentación se entregue digitalmente, informará a través de vía
correo electrónico que la documentación se encuentra disponible en el servidor,
documento que será guardado como registro.
El Coordinador del SGC y/o a quien designe, en el caso del documento físico,
deberá verificar la devolución del documento anterior (no vigente) si fuera el caso, y
se preocupará de recordar al destinatario realizar las devoluciones no efectuadas.
Aprobado por:
Secretario General
: PR-1 : 05.09.17 : 4 de 9
Revisión : 2
Listado Maestro de
un nuevo listado de documentación vigente
Información Documentada,
y/o quien designe se
de Documentación,
generando el número de copias necesarias para su entrega y archivo, de acuerdo al
digital se subirá al servidor en formato PDF, sin firma sólo
La ruta de acceso a los
www.cmq.cl/calidad/inicio.html
, de acuerdo al R – 03
, dejando registro de la recepción en el formulario
, debiendo el destinatario devolver al
fuera el caso.
informará a través de vía
ntra disponible en el servidor,
en el caso del documento físico,
documento anterior (no vigente) si fuera el caso, y
se preocupará de recordar al destinatario realizar las devoluciones no efectuadas.
Elaborado por:
Coordinadora SGC
Los documentos devueltos (no vigentes) serán destruidos, dejando solo
documento original
los que estarán en archivo del
En el caso de documentos electrónicos,
subir el documento
retira el anterior de la misma.
documentos digitales corroborar que la versión impresa corresponde a documento
vigente.
Se considera todo documento impreso sin las firmas co
“COPIA NO CONTROLADA”.
6.6 CAPACITACIÓN
Una vez generado un documento nuevo o efectuada una modificación en uno
existente, y que afecte las operaciones o conceptos,
a conocer a sus colaboradores, dejando registro de la capacitación,
R – 02 Capacitación
6.7 DETECCIÓN VIGENCIA DOCUMENTOS
La necesidad de asegurarse de que se identifiquen
externo, (técnicos,
previniendo el uso no intencionado, es que
información al Coordinador del
R – 06 Listado de Documentos Externos
www.cmq.cl/calidad/inicio.html
se incluye la vigencia de un determinado documen
sí este se mantiene en medios magnéticos o impresos.
Las copias controladas tienen que estar archivadas bajo responsabilidad del
destinatario de la misma en lugares de acceso no restringido para que puedan ser
consultados por cualquier trabajador de la empresa cuando lo necesite.
6.7.1 CONTROL
Todo documento externo impreso
OBSOLETO” para prevenir su uso en los procesos de
documentos externos magnéticos no vigentes se procederá a eliminarlos de archivo.
Revisado por:
Secretario General / Coordinadora SGC
Aprobado por:
Secretario General
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Fecha Página Revisión
Los documentos devueltos (no vigentes) serán destruidos, dejando solo
documento original debidamente marcado como “DOCUMENTO OBSOLETO”
que estarán en archivo del Coordinador del SGC.
caso de documentos electrónicos, el Coordinador del SGC
subir el documento vigente en formato PDF, a través del Jefe de Informática, se
el anterior de la misma. Es responsabilidad de cada usuario que imprima
documentos digitales corroborar que la versión impresa corresponde a documento
Se considera todo documento impreso sin las firmas correspondientes como
“COPIA NO CONTROLADA”.
CAPACITACIÓN
Una vez generado un documento nuevo o efectuada una modificación en uno
existente, y que afecte las operaciones o conceptos, el encargado directo,
a conocer a sus colaboradores, dejando registro de la capacitación,
apacitación Interna.
DETECCIÓN VIGENCIA DOCUMENTOS EXTERNOS
La necesidad de asegurarse de que se identifiquen los document
externo, (técnicos, legales y/o reglamentarios), y se controle su distribución
el uso no intencionado, es que cada encargado de
Coordinador del SGC, quien mantiene un registro y/o b
Listado de Documentos Externos, el cual se encuentra en
www.cmq.cl/calidad/inicio.html que direcciona al documento vigente vía web.
se incluye la vigencia de un determinado documento, edición, además la ubicación y
en medios magnéticos o impresos.
Las copias controladas tienen que estar archivadas bajo responsabilidad del
destinatario de la misma en lugares de acceso no restringido para que puedan ser
consultados por cualquier trabajador de la empresa cuando lo necesite.
nto externo impreso no vigente, se identificara como
para prevenir su uso en los procesos de CMQ
documentos externos magnéticos no vigentes se procederá a eliminarlos de archivo.
Aprobado por:
Secretario General
: PR-1 : 05.09.17 : 5 de 9
Revisión : 2
Los documentos devueltos (no vigentes) serán destruidos, dejando solo el
DOCUMENTO OBSOLETO”,
SGC al momento de
en formato PDF, a través del Jefe de Informática, se
Es responsabilidad de cada usuario que imprima
documentos digitales corroborar que la versión impresa corresponde a documento
rrespondientes como
Una vez generado un documento nuevo o efectuada una modificación en uno
encargado directo, debe darlo
a conocer a sus colaboradores, dejando registro de la capacitación, en el registro
los documentos de origen
legales y/o reglamentarios), y se controle su distribución
cada encargado de área remitirá la
mantiene un registro y/o bitácora en el
el cual se encuentra en
que direcciona al documento vigente vía web.
to, edición, además la ubicación y
Las copias controladas tienen que estar archivadas bajo responsabilidad del
destinatario de la misma en lugares de acceso no restringido para que puedan ser
consultados por cualquier trabajador de la empresa cuando lo necesite.
no vigente, se identificara como “DOCUMENTO
CMQ, en el caso de los
documentos externos magnéticos no vigentes se procederá a eliminarlos de archivo.
Elaborado por:
Coordinadora SGC
El R – 06 Listado de Documentos
encargado de área informe las modificaciones y/o nuevo documento
6.8 USO DE UN REGISTRO DE CA
Todos los registros se encuentran codificados con una R y con un número
correlativo (R – XX) y plasmado en
La persona que ingresa los datos al formulario no debe utilizar lápiz grafito y
asegurarse que el registro esté completo y que los datos sean consistentes con la
actividad ejecutada.
En la Nómina de Registros del Sistema de
Maestro de Información Documentada
indicado el número de revisión.
De ser necesaria la corrección de un registro,
el dato rectificado y
no sea necesario ocupar es inutilizado.
Como parte de la documentación del Sistema de Calidad, el
guarda un modelo de los formatos de los registros que se utilizan en
6.8.1 ALMACENAMIENTO REGISTROS.
Los registros se almacenan y retienen de a
Listado Maestro de
Es responsabilidad de la persona designada para la mantención del registro,
archivarlo en forma ordenada y fácilmente recuperable (por nombre, fecha o N°
correlativo), manteniendo su integridad y preocupándose de eliminar los que hayan
cumplido su plazo de
Cuando sea necesario usar un registro, en lugar distinto al de su almacenamiento,
éste deberá ser controlado por el responsable del registro quien velará por su
recuperación.
El Coordinador del
R – 03 Listado Maestro de
Revisado por:
Secretario General / Coordinadora SGC
Aprobado por:
Secretario General
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Fecha Página Revisión
Listado de Documentos Externos se actualizará cada vez que el
encargado de área informe las modificaciones y/o nuevo documento
DE UN REGISTRO DE CALIDAD.
Todos los registros se encuentran codificados con una R y con un número
XX) y plasmado en formato estandarizado (anexo 7.4
a persona que ingresa los datos al formulario no debe utilizar lápiz grafito y
asegurarse que el registro esté completo y que los datos sean consistentes con la
actividad ejecutada.
En la Nómina de Registros del Sistema de Gestión de Calidad,
Maestro de Información Documentada, en poder del Coordinador del
indicado el número de revisión.
De ser necesaria la corrección de un registro, el dato se modificará
el dato rectificado y validándolo con firma. Cualquier espacio del formulario que
no sea necesario ocupar es inutilizado.
Como parte de la documentación del Sistema de Calidad, el Coordinador del
guarda un modelo de los formatos de los registros que se utilizan en
ALMACENAMIENTO Y TIEMPO DE RETENCIÓN DE LOS
Los registros se almacenan y retienen de acuerdo a lo establecido en el
Listado Maestro de Información Documentada.
Es responsabilidad de la persona designada para la mantención del registro,
archivarlo en forma ordenada y fácilmente recuperable (por nombre, fecha o N°
correlativo), manteniendo su integridad y preocupándose de eliminar los que hayan
cumplido su plazo de retención.
Cuando sea necesario usar un registro, en lugar distinto al de su almacenamiento,
éste deberá ser controlado por el responsable del registro quien velará por su
Coordinador del SGC mantiene un listado de todos los registros, en el formulario
Listado Maestro de Información Documentada.
Aprobado por:
Secretario General
: PR-1 : 05.09.17 : 6 de 9
Revisión : 2
actualizará cada vez que el
encargado de área informe las modificaciones y/o nuevo documento
Todos los registros se encuentran codificados con una R y con un número
estandarizado (anexo 7.4).
a persona que ingresa los datos al formulario no debe utilizar lápiz grafito y
asegurarse que el registro esté completo y que los datos sean consistentes con la
Gestión de Calidad, R – 3 Listado
Coordinador del SGC, está
el dato se modificará, dejando visible
validándolo con firma. Cualquier espacio del formulario que
Coordinador del SGC
guarda un modelo de los formatos de los registros que se utilizan en CMQ.
DE LOS
cuerdo a lo establecido en el R – 03
Es responsabilidad de la persona designada para la mantención del registro,
archivarlo en forma ordenada y fácilmente recuperable (por nombre, fecha o N°
correlativo), manteniendo su integridad y preocupándose de eliminar los que hayan
Cuando sea necesario usar un registro, en lugar distinto al de su almacenamiento,
éste deberá ser controlado por el responsable del registro quien velará por su
registros, en el formulario
Elaborado por:
Coordinadora SGC
6.8.2 DISPOSICIÓN Y/O
El responsable del registro que ha cumplido el período de retención, deberá
proceder a su eliminación o destrucción de acuerdo a las directrices señaladas en el
momento por el Secretario
6.9 DOCUMENTOS Y REGISTROS INTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN NO CODIFICADOS
Todo documento y registro interno no codificado de la forma establecida en el
anexo 7.3 y 7.4 y que indican la manera de hacer las operaciones y evidencian la
realización de actividades, serán listados por sus nombres y controlados en el R
Listado Maestro de Documentos y
Documentada.
7. ANEXOS: 7.1 Registros R – 02 Capacitación Interna
R – 03 Listado Maestro de
R – 05 Ficha Distribución de
R – 06 Listado de Documentos Externos
7.2 FORMATO DOCUMENTOS
Tipo de letra: Times New Roman
Tipo de DocumentoCódigo: PR: Procedimiento
IT: Instructivo
XX: correlativo
Revisado por:
Secretario General / Coordinadora SGC
Aprobado por:
Secretario General
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Fecha Página Revisión
DISPOSICIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE LOS REGISTROS
El responsable del registro que ha cumplido el período de retención, deberá
proceder a su eliminación o destrucción de acuerdo a las directrices señaladas en el
Secretario General.
DOCUMENTOS Y REGISTROS INTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN NO
Todo documento y registro interno no codificado de la forma establecida en el
y que indican la manera de hacer las operaciones y evidencian la
realización de actividades, serán listados por sus nombres y controlados en el R
Listado Maestro de Documentos y R – 03 Listado Maestro de
Capacitación Interna
Listado Maestro de Información documentada
istribución de Documentación
Listado de Documentos Externos
FORMATO DOCUMENTOS
Times New Roman Tipo de Documento: Procedimiento – Instructivo
Aprobado por:
Secretario General
: PR-1 : 05.09.17 : 7 de 9
Revisión : 2
EGISTROS
El responsable del registro que ha cumplido el período de retención, deberá
proceder a su eliminación o destrucción de acuerdo a las directrices señaladas en el
DOCUMENTOS Y REGISTROS INTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN NO
Todo documento y registro interno no codificado de la forma establecida en el
y que indican la manera de hacer las operaciones y evidencian la
realización de actividades, serán listados por sus nombres y controlados en el R - 03
Listado Maestro de Información
Elaborado por:
Coordinadora SGC
Secuencia Elaboración Documento: 0. Código
1. Nombre
2. Contenido
3. Objetivo y Alcance
4. Considerandos Previos
5. Responsabilidades
6. Actividades
7. Anexos / Registros
8. Historial de Cambios
7.4 FORMATO REGISTRO
R: Registro
XX: Correlativo
En el caso de documentos que no procedan de procedimientos, instructivos o
registros se codificaran como DOC y número correlativo.
DOC - XX
8. HISTORIAL DE CAMBIOS
Revisión
0
1 Actualización acorde a Norma ISO 9001
Revisado por:
Secretario General / Coordinadora SGC
Aprobado por:
Secretario General
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Fecha Página Revisión
Secuencia Elaboración Documento:
Objetivo y Alcance
Considerandos Previos
Responsabilidades
Anexos / Registros
8. Historial de Cambios
FORMATO REGISTRO
En el caso de documentos que no procedan de procedimientos, instructivos o
registros se codificaran como DOC y número correlativo.
HISTORIAL DE CAMBIOS
Descripción modificación
Creación del Documento
Actualización acorde a Norma ISO 9001
versión 2015
Aprobado por:
Secretario General
: PR-1 : 05.09.17 : 8 de 9
Revisión : 2
En el caso de documentos que no procedan de procedimientos, instructivos o
Fecha
Febrero, 2016
09.06.17
Elaborado por:
Coordinadora SGC
Revisado por:
Secretario General / Coordinadora SGC
Aprobado por:
Secretario General
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Fecha Página Revisión
Aprobado por:
Secretario General
: PR-1 : 05.09.17 : 9 de 9
Revisión : 2
