MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - MPA

Fábrica de Ataúdes América SAC

“Manual de Procedimientos Administrativos - MPA”

Lima, Febrero del 2011

FÁBRICA DE ATAÚDES AMÉRICA SAC

C O N T E N I D O

1. GENERALIDADES

Introducción Finalidad Alcance

2. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:

Área de Contabilidad y Tesorería:

- Sistema Contable- Contabilidad- Tesorería

Área de Logística:

- Sistema Logístico- Requerimiento de Materiales e Insumos- Cotizaciones- Orden de Compra- Guía de Internamiento- Inventario de Existencias- Registro de Distribución o Entregas- Registro de Proveedores

Área de Informática:

- Base de Datos - Sistemas

Área de Recursos Humanos:

- Control de Asistencia y Puntualidad- Planilla de Pagos- Información y Pago de Tributos y Otros

Área de Marketing

- Publicidad y Relaciones Interinstitucionales- Contratos

Área de Ventas y Cobranzas:

- Tarifas y Proformas- Compromiso de Entregas- Orden de Trabajo / Entrega- Sistema de Facturación- Facturación- Reporte de Ventas

Manual de Procedimientos Administrativos - MPA


Área de Almacenamiento:

- Sistema de Inventario de Productos Terminados- Control de Inventarios

3. ANEXOS:

01 - Gráficos de Sistemas y Procesos 02 - Formatos de Procedimientos

Lima, 03 de Marzo del 2011



GENERALIDADES

INTRODUCCIÓN:

El Manual de Procedimientos Administrativos - MPA, es un instrumento técnico que tiene como propósito orientar la actividad administrativa que se desarrolla en la Fábrica de Ataúdes América SAC, estableciendo los pasos que deben ejecutarse para el procesamiento y control de la documentación e información referida al financiamiento, abastecimiento y utilización de la mano de obra requerida en el proceso de producción, así como al sistema de comercialización y cobranzas.

El uso adecuado de este instrumento técnico permitirá, fundamentalmente, optimizar el sistema administrativo. Su aplicación práctica está sujeta a la responsabilidad con que cada integrante de la organización desarrolle las actividades que le compete, señaladas en este Manual, basándose en una lógica interpretación del mismo.

FINALIDAD:

La finalidad del presente Manual de Procedimientos Administrativos - MPA, es proporcionar información al personal sobre los pasos que debe cumplir al realizar su trabajo; buscando maximizar su desempeño y obtener mejores resultados, tanto en calidad como en productividad.

ALCANCE:

El ámbito de aplicación del presente Manual de Procedimientos Administrativos - MPA, alcanza a toda la organización de la Fábrica, incluyendo al personal que labora en la misma. Los usuarios del MPA deberán cumplir estrictamente con lo prescrito en éste, proponiendo, de ser el caso, los ajustes y mejoras que se pudieran introducir; siendo responsabilidad de los Gerentes de Línea su aplicación y cumplimiento.



ÁREA DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA



SISTEMA CONTABLE

CONCEPTO:

Es el sistema operativo usado para registrar y contabilizar, en forma pormenorizada, según el Plan Contable, las operaciones de compra y venta, así como para registrar las cuentas por pagar y por cobrar de la Fábrica y formular los Estados Financieros (Balances, Estados de Ganancias y Pérdidas, Análisis de Cuentas, etc.).

OBJETIVO:

Integrar y procesar, en forma automática, la información del Área de Contabilidad y Tesorería y realizar los registros y operaciones contables que corresponden y tener al día los Estados Financieros.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Contabilidad y Tesorería; sin embargo, el sistema operativo debe integrar las demás Áreas que se vinculan; coordinando su elaboración y operatividad con el Área de Informática.

DISPOSICIONES GENERALES:

1. El responsable del Área de Contabilidad y Tesorería debe diseñar el “Sistema Operativo” que requiere y coordinar con el Área de Informática para su elaboración y funcionamiento

2. Todas las operaciones contables y de tesorería, tanto de ingresos como de gastos, que realice la Fábrica deben ser registradas y ejecutadas a través del Sistema Contable, según su naturaleza

3. Las órdenes de pago de cualquier naturaleza deben ser autorizadas a través del Sistema Contable. No proceden pagos fuera del Sistema

4. Igualmente, los ingresos que se obtengan por ventas y otros conceptos, deben ser registradas en el Sistema Contable. El incumplimiento de la presente disposición constituye grave falta disciplinaria, pasible de destitución



CONTABILIDAD

Normado por el Sistema de Contabilidad, aplicable a la actividad empresarial, según el Plan Contable vigente. Comprende, básicamente:

REGISTRO DE COMPRAS

REGISTRO DE VENTAS

ESTADOS FINANCIEROS

- Balances- Estado de Ganancias y Pérdidas- Análisis de Cuentas

TESORERÍA

Normado por el Sistema de Tesorería, aplicable a la actividad empresarial, según el Plan de Cuentas vigente. Comprende, básicamente:

FLUJO DE CAJA

CUENTAS POR PAGAR

CUENTAS POR COBRAR

OPERACIONES EN BANCOS

- Depósitos y Transferencias- Giro de Cheques



ÁREA DE LOGÍSTICA



SISTEMA LOGÍSTICO

CONCEPTO:

Es el sistema operativo usado para desarrollar e integrar el proceso de compra de los bienes requeridos por la Fábrica y registrar, en forma detallada, todos los productos que ingresan y salen del Almacén y el destino y usuario de los mismos.

OBJETIVO:

Registrar y conocer la magnitud de las compras y programar su adquisición, buscando racionalidad y economía para la Fábrica.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, el sistema operativo debe ser elaborado en coordinación con el Área de Informática.


1. El responsable del Área de Logística debe diseñar el “Sistema Operativo” que requiere y coordinar con el Área de Informática su elaboración y funcionamiento

2. Todos los materiales e insumos que requiere la Fábrica deben ser registrados en el Sistema Logístico, según su naturaleza

3. Toda compra de materiales e insumos que realice la Fábrica y su distribución, se hará a través del Sistema Logístico. No proceden compras fuera del Sistema



REQUERIMIENTO DE MATERIALES E INSUMOS

CONCEPTO:

Es un Instrumento (Cuadro) en el que se describen todos los materiales e insumos que se utilizará, durante el año, en la fabricación de los productos, indicando el nombre del material o insumo y características, la unidad de medida, la cantidad y los precios (unitario y total) de los mismos. Este cuadro se elabora, de preferencia, al inicio del año.

OBJETIVO:

Concentrar y conocer, en detalle, todos los materiales e insumos que requiere la Fábrica y programar (fraccionar) la compra de los mismos, a lo largo del año.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete, básicamente, al Área de Logística; sin embargo, para conocer todas las necesidades de la Fábrica, ésta debe coordinar con las demás Áreas usuarias, a fin de que proporcionen su requerimiento.


1. El responsable del Área de Logística debe elaborar, en el mes de Enero, el “Cuadro de Requerimiento de Materiales e Insumos”, para todo el año y solicitar, en forma mensual, la autorización de compra respectiva acuerdo al requerimiento del usuario

2. Cada responsable de Área, debe informar al Área de Logística, la cantidad y características o especificaciones de los materiales e insumos que requerirá, para la programación de compra respectiva

3. El “Cuadro de Requerimiento de Materiales e Insumos”, contendrá, únicamente, aquellos productos que son de uso común y permanente en la Fábrica, evitando la compra de productos no utilizables y/o el exceso o desperdicio de los mismos

4. Para los efectos indicados precedentemente, se utilizará el Formato 01

REQUERIMIENTO DE MATERIALES E INSUMOS(Formato 01)

DESCRIPCIÓN UNIDAD DEMEDIDA CANTIDAD PRECIO EN SOLES

UNITARIO TOTAL1. Pintura Gl 50 30.00 1,500.002. Cola Kg 35 15.00 525.003. Tachuelas Kg 10 3.00 30.004. Masilla Bl 30 5.00 150.005. Laca Gl 20 18.00 360.006. Tela seda Mt 150 10.00 1,500.007. Clavos de 2” Kg 30 3.00 90.00

COTIZACIONES



CONCEPTO:

Es un Instrumento (Cuadro) en el que se describen, en forma detallada, todos los materiales e insumos que se requieren comprar, a través del cual se solicita al proveedor indique el precio de los mismos y las condiciones de compra/venta (tiempo de entrega, forma de pago, etc.). Este Cuadro se elabora cada vez que se requiere realizar compras, especialmente si se trata de grandes volúmenes.

OBJETIVO:

Comparar precios y conocer las condiciones de venta que oferta el proveedor (tiempo de entrega, forma de pago, etc.) a fin de direccionar la compra, según costo/beneficio.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, el Área usuaria puede sugerir o recomendar aquella que considere conveniente, con base a la calidad y costo de oportunidad del producto.


1. El responsable del Área de Logística debe elaborar el “Cuadro de Cotizaciones” de los materiales e insumos que se requieren, de acuerdo a la programación mensual, con base al Cuadro de Requerimientos del año y remitirlo al proveedor respectivo

2. El proveedor que recibe el Cuadro de Cotizaciones, debe completar la información requerida en éste (recuadros rojos), indicando los precios, el plazo de entrega y las condiciones de pago y devolverlo al cotizante. Los precios deben incluir impuestos

3. El responsable del Área de Logística comparará el precio de cada producto cotizado y decidirá la compra, según las condiciones que más favorezca a la Fábrica. En algunos casos, por el costo y volumen de compra, no se requiere cotización


CUADRO DE COTIZACIONES(Formato 02)

Señores:CORPORACIÓN SANTA MARÍAAv. El sol 580 – San Juan de Lurigancho

Sírvanse cotizarnos los materiales e insumos siguientes:

PRODUCTO CARACTIRÍSTICAS UNIDADDE MED

CANTI DAD

PRECIO PLAZO DE ENTREGA

FORMA DE PAGOUNITARI TOTAL

Masilla blanca Bl 30 25.00 750.00 Inmediato Cash Grapas de cobre 0.25 x 0.75 x 1.00 Kg 25 15.00 375.00 05 días 30 días

TOTAL 1,125.00 (Llenado por el proveedor)ÓRDEN DE COMPRA



CONCEPTO:

Es un Instrumento en el que se detallan todos los materiales e insumos que se van comprar, indicando el nombre y características, unidad de medida, cantidad y precios de los mismos. Esta Órden se emite cada vez que se compra un producto requerido por la Fábrica, cumpliendo previamente con el proceso de cotización respectivo.

OBJETIVO:

Ordenar al proveedor la compra/venta de los materiales e insumos requeridos por la Fábrica, con base a los Cuadros de Requerimientos y de Cotizaciones.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, la Gerencia General puede negociar las condiciones que más convenga a la Fábrica, según ofertas del proveedor.


1. El responsable del Área de Logística debe elaborar la Órden de Compra de los materiales e insumos que requiere comprar la Fábrica, con base al Cuadro de Cotizaciones presentado por el proveedor favorecido

2. El proveedor debe atender la Órden de Compra en el plazo indicado, entregando los productos solicitados en ésta y adjuntar la Guía de Remisión y la Factura respectiva. Los productos de bajo costo y en menor escala no requieren de Orden de Compra

3. Previo a la compra de cualquier producto debe verificarse la existencia física suficiente de éste en el Inventario de Existencias en Almacén. Por ningún motivo procederán compras de productos existentes en el Almacén

4. Los productos próximos a agotarse deben ser repuestos de inmediato, tratando de mantener un stock mínimo aconsejable, para casos de urgencias o imprevistos


ÓRDEN DE COMPRA(Formato 03)


Sírvanse remitirnos, en calidad de compra/venta, los materiales e insumos siguientes:

PRODUCTO CARACTERÍSTICAS CANTIDAD PRECIOUNITARIO TOTAL

1. Masilla blanca 30 25.00 750.002. Grapas de cobre 0.25 x 0.75 x 1.00 25 15.00 375.003.4.

TOTAL 1,125.00GUÍA DE INTERNAMIENTO



CONCEPTO:

Es un Instrumento en el que se describen, en forma detallada, todos los materiales e insumos que, en atención a la Órden de Compra, hace entrega el proveedor, los cuales deben ingresar al Almacén debidamente revisados y/o chequeados; indicando la cantidad y las características de los mismos. Esta Guía se elabora cada vez que ingresa al Almacén un producto nuevo comprado por la Fábrica.

OBJETIVO:

Asegurar el ingreso al Almacén del material o insumo comprado por la Fábrica y su registro en el inventario respectivo; garantizando el stock mínimo de existencias.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Logística.


1. El responsable del Área de Logística debe elaborar la “Guía de Internamiento” de los materiales e insumos que ingresan al Almacén, con base a la Guía de Remisión entregada por el proveedor

2. Cada producto que ingresa al Almacén debe ser registrado e inventariado, según detalle y características del mismo, a fin de hacerle el seguimiento respectivo

3. Debe recibirse sólo la mercadería indicada en la Orden de Compra y controlar que la cantidad entregada no supere la solicitada en la misma

4. Este Instrumento puede obviarse si se cuenta con un Sistema de Inventario, en que se descarga directamente los ingresos y salidas de los materiales e insumos


GUÍA DE INTERNAMIENTO(Formato 04)

CÓDIGO PRODUCTO CARACTERÍSTICAS UNID DE MEDIDA CANTIDAD

1. 00154937 Pintura Tekno blanco Tr 502.3.4.5.

INVENTARIO DE EXISTENCIAS EN ALMACÉN



CONCEPTO:

Es un Instrumento en el que se describen, en forma detallada, todos los materiales e insumos que han ingresado al Almacén y aún continúan en éste, indicando las características y cantidad de los mismos. Este Inventario se actualiza cada vez que ingresa o sale del almacén un producto de propiedad de la Fábrica.

OBJETIVO:

Conocer las existencias en Almacén y asegurar el abastecimiento de materiales e insumos y la entrega oportuna al usuario y controlar el uso racional de los mismos, evitando compras indebidas o desproporcionadas.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Logística.


1. El responsable del Área de Logística debe elaborar y llevar al día el “Inventario de Existencias en Almacén” de los materiales e insumos que ingresan y salen, con base a la Guía de Remisión y al Registro de Distribución emitidos oportunamente

2. El Inventario de Existencias en Almacén contiene la información detallada de todos los materiales e insumos existentes físicamente en éste, como: código, nombre del producto, características, marca, modelo, unidad de médica, cantidad, etc.

3. Cada producto que ingresa o sale del Almacén debe ser registrado e inventariado, según detalle y características del mismo; incrementando o disminuyendo el stock respectivo, según corresponde.

4. El Inventario de Existencias en Almacén implica, además, el recuento periódico y minucioso de todas las existencias física de mercaderías o materiales y la recuperación de aquellos que no registren salida conforme a lo establecido


INVENTARIO DE EXISTENCIAS EN ALMACÉN(Formato 05)

CÓDIGO PRODUCTO CARACTERÍSTICAS MARCA MODELO UNID MED CANTIDAD

1.2.3.4.5.

REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN O ENTREGAS



CONCEPTO:

Es un Instrumento en el que se describen, en forma detallada, todos los materiales e insumos que se entregan o distribuyen a los usuarios o solicitantes de la Fábrica, indicando el nombre, las características y la cantidad de los mismos. Este Registro se actualiza cada vez que se entrega o sale del Almacén un producto inventariado.

OBJETIVO:

Controlar la entrega del material o insumo al usuario y hacerle el seguimiento, a fin de asegurar su empleo en el propósito para el que fue entregado. Implica, así mismo, el control del rendimiento respecto de la cantidad de piezas que dicho material produce.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, el control del rendimiento del material o insumo, está a cargo del Jefe directo del trabajador que lo utiliza.


1. El responsable del Área de Logística debe elaborar el “Registro de Distribución o Entregas” de los materiales e insumos que hace entrega, con base al Inventario de Existencias en Almacén y hacer el descargo o rebaja respectiva, en forma inmediata

2. Cada producto que sale del Almacén debe registrarse previamente, indicando el código y nombre del producto, sus características, cantidad, fecha y usuario a quien se entrega, debiendo éste firmar un cargo de recepción


REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN O ENTREGAS(Formato 06)

CÓDIGO PRODUCTO CARACTERÍSTICAS CANTIDAD FECHA USUARIO FIRMA

1.2.3.4.5.

REGISTRO DE PROVEEDORES



CONCEPTO:

Es un Instrumento en el que se registra a proveedores de los productos que requiere la Fábrica, por tipo de producto o servicio que proveen, indicando las características, marcas, precios referenciales, tiempo de entrega, etc. Este Registro se actualiza cada vez que haya variación en los datos o se produzca alguna alta o baja de proveedores.

OBJETIVO:

Contar con un registro o listado de empresas proveedoras de los diferentes productos que requiere la Fábrica; incorporándolos, al mismo tiempo, como “socios estratégicos” para facilitar la relación comercial entre las partes.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Logística; sin embargo, el Área usuaria puede sugerir o recomendar a aquel que considere conveniente, con base a la calidad del producto.


1. El responsable del Área de Logística debe elaborar y actualizar constantemente, el “Registro de Proveedores”, con base a los distintos productos y/o servicios que utiliza o requiere la Fábrica

2. El Registro de Proveedores contendrá el nombre o razón social y dirección de la empresa, el producto que vende, el precio referencial (si fuera el caso), la capacidad y tiempo de atención (inmediata o diferida en días) y la forma de pago y descuentos que aceptaría

3. El Registro de Proveedores implica que cada proveedor está obligado a cotizar los productos requeridos por la Fábrica, cuando ésta le solicite

4. Los proveedores que no aceptan cotizar o que incumplan las condiciones de compra/venta acordadas, serán retirados del Registro, sin aviso previo y no vueltos a invitar a los procesos de compras que convoque la Fábrica


REGISTRO DE PROVEEDORES(Formato 07)

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DIRECCIÓN

PRODUCTO QUE VENDE

PRECIO REFERENCIAL

TIEMPO DE ATENCIÓN FORMA DE PAGO

Antonia EIRL Av. Grau 105 – La Victoria Cola blanca S/. 10.00 Kg Inmediato Cash Pinturas Vencedor Av. Iquitos 345 – Surquillo Pinturas en general S/. 50.00 Gl 15 días Crédito 30 díasMaderera Gutiérrez Jr. Moquegua 729 - Breña Maderas S/. 8.00 p” 30 días Contraentrega



ÁREA DE INFORMÁTICA

BASE DE DATOS - SISTEMAS



CONCEPTO:

Es el conjunto de información técnica clasificada (datos) producida por la Fábrica en el desarrollo de sus actividades productivas, que se deposita en una base (servidor) para ser procesada y usada en la gestión y toma de decisiones.

OBJETIVO:

Almacenar información técnica clasificada para desarrollar los sistemas de gestión de la Fábrica y orientar y/o sustentar la toma de decisiones.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Informática; sin embargo, todas las demás Áreas están obligadas a alimentar la Base de Datos (Data) con la información que producen.


1. El responsable del Área de Informática debe desarrollar la “Base de Datos” y los “Sistemas Operativos” que requiera la Fábrica aplicables al proceso de producción, así como a los sistemas contable, logístico, ventas, facturación, inventarios y otros

2. Todos los sistemas funcionan en forma integrada, utilizando la misma información respecto del proceso que desarrolla cada Área

3. Cada Área procesa su propia información y alimenta constantemente la Base de Datos, según el sistema operativo que le corresponde



ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD



CONCEPTO:

Es el conjunto de actividades que se desarrollan para ejercer un control sobre el comportamiento del personal respecto de su asistencia y puntualidad al centro de trabajo, así como la permanencia en el mismo, dentro de la jornada y horario de trabajo; en respaldo de la planilla de sueldos.

OBJETIVO:

Controlar que el personal cumpla con asistir diaria y puntualmente a su centro de trabajo y asegurar el desarrollo de las labores y la producción diaria.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Recursos Humanos; sin embargo, dentro de la jornada, horario y Área de trabajo, el control compete al Jefe directo del trabajador.


1. El responsable del Área de Recurso Humanos debe implementar el “Sistemas de Control de Asistencia y Puntualidad” que aseguren la asistencia de los trabajadores al centro laboral y la permanencia dentro del mismo

2. Todos los trabajadores de la Fábrica están obligados a asistir diaria y puntualmente

a su centro de trabajo y permanecer en éste, dentro de la jornada y horario establecido

3. El trabajador deberá registrar su asistencia al centro de trabajo, antes de vencerse la hora de ingreso y luego de cumplida la de salida del mismo

4. El registro de asistencia, puntualidad y permanencia es el sustento técnico de la planilla de remuneraciones; por tanto, no está permitido pagar sueldos por días no laborados y/o justificados conforme a las normas vigentes

5. El sistema de control lo establece la Fábrica, acorde a la política de personal que implemente en su condición de empleador

PLANILLA DE PAGOS



CONCEPTO:

Es un instrumento en el que se detallan las personas que laboran en la Fábrica, especificando los datos establecidos por la autoridad administrativa del Ministerio de Trabajo y cumpliendo las características señaladas por la SUNAT.

OBJETIVO:

Cumplir las normas legales y tributarias que rigen la actividad laboral respecto del pago de remuneraciones a los trabajadores de la Fábrica.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Recursos Humanos; sin embargo, el dinero para cubrir los montos de la planilla debe ser habilitado por el Área de Tesorería.


1. El responsable del Área de Recurso Humanos debe elaborar, en forma mensual, la planilla de remuneraciones de los trabajadores de la Fábrica, siguiendo los parámetros establecidos para el efecto

2. La planilla de remuneraciones contiene todos los conceptos de pago que deben efectuarse en el mes al trabajador, así como los descuentos y/o retenciones que corresponden, de acuerdo a Ley o Reglamento Interno de Trabajo de la Fábrica

3. La planilla de pagos se sustenta en el registro de asistencia, puntualidad y permanencia del trabajador producido en el mes; por tanto, los días no asistidos o no justificados no son pagados

INFORMACIÓN Y PAGO DE TRIBUTOS Y OTROS



CONCEPTO:

Es el conjunto de información clasificada que se remite a distintas entidades respecto de las retenciones y obligaciones de pago que corresponde realizar por tributos o aportes tanto al trabajador como a la Fábrica en su condición de empleador.

OBJETIVO:

Cumplir las normas legales y tributarias que rigen la actividad laboral respecto del pago de tributos y aportaciones derivados de la actividad laboral de la Fábrica.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Recursos Humanos; sin embargo, el dinero para cubrir los montos de los tributos y aportes debe ser habilitado por el Área de Tesorería.


1. El responsable del Área de Recurso Humanos, al momento de elaborar la planilla de pagos, debe efectuar la retención de los tributos y aportes de Ley, así como los descuentos que corresponden por inasistencias y/o autorizados por el trabajador

2. Los tributos y aportes obligatorios son:

A CARGO DEL EMPLEADOR:

Aportes a EsSalud: 9% Depósito de la CTS (medio sueldo en Mayo y medio sueldo en Noviembre, en el

Banco que indique el trabajador)

A CARGO DEL TRABAJADOR:

Impuesto a la renta por quinta categoría (a la SUNAT) Aportes al sistema pensionario: Promedio 13% (AFP u ONP) Otros aportes o descuentos autorizados

3. Tanto la información como el pago relativo a estos conceptos se remite y efectúa, dentro del plazo establecido, a la entidad correspondiente. El incumplimiento genera pagos de multas y sanciones, por lo que debe tenerse mucho cuidado



ÁREA DE MARKETING

PUBLICIDAD Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES



CONCEPTO:

Es el conjunto de acciones y eventos orientados a promocionar la venta y/o colocación, en gran escala, de los productos en el mercado de consumo.

OBJETIVO:

Promocionar y lograr la venta de los productos de la Fábrica, buscando abarcar un amplio margen del mercado local y nacional, con proyección al internacional.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Marketing.


1. El responsable del Área de Marketing debe elaborar un “Programa de Publicidad y Relaciones Interinstitucionales” que considere eventos de difusión y promoción de los productos, a gran escala

2. La publicidad estará orientada a hacer comprender a la población la irrenunciable necesidad de contar, en su momento, con un producto de innegable utilización

3. Las relaciones con instituciones se orienta a entidades que cuentan con gran cantidad de trabajadores o que incorporen personas con fines de servicios sociales; llámense afiliados, asociados, asegurados, etc.

4. Los eventos podrán considerar reuniones individuales o en conjunto, así como exposición de los productos y ofertas especiales, previamente concertadas, en los que se distribuirán folletos y otros elementos relativos a los productos que atraigan la atención e interés de los asistentes

CONTRATOS



CONCEPTO:

Es un instrumento que suscriben las partes para comprometer la compra/venta de productos luego de una negociación previa, en la que se establecen las condiciones comerciales que se cumplirán al respecto.

OBJETIVO:

Concretar la compra/venta de los productos requeridos por el cliente; comprometiendo la entrega y pago de los mismos en precios, plazos y fechas definidas.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Marketing.


1. El responsable del Área de Marketing debe concretar la firma de contratos de compra/venta de productos, coordinando para ello con el Área de Ventas en cuanto al costo y disponibilidad, el que incluirá un cronograma de entregas

2. El contrato de compra/venta suscrito debe remitirse al Área de Ventas y Cobranzas para su atención y facturación, así como para la entrega respectiva, según el cronograma establecido en dicho contrato

3. Las condiciones del contrato, en la medida de lo posible, no deben ser tan rígidas; asegurando, básicamente, la entrega y pago oportuno de los productos vendidos



ÁREA DE VENTAS Y COBRANZAS

TARIFAS Y PROFORMAS



CONCEPTO:

Tarifas, son los precios de los productos que comercializa la Fábrica, fijados en función al costo de producción más el costo de venta, con un margen que permita negociar.

Proformas, son las cotizaciones o presupuestos que proporciona la Fábrica a sus clientes con fines de venta de sus productos que, en algunos casos, incluyen cierto porcentaje de descuento, cuando la venta es a gran escala (al por mayor).

OBJETIVO:

Tener tarifas competitivas que permitan lograr grandes volúmenes de venta y negociar en forma adecuada y ventajosa con clientes reales y potenciales.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, en la negociación también puede intervenir el Área de Marketing.


1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe fijar las tarifas de los productos que comercializa la Fábrica, con un margen que permita negociar y, en su momento, darlas a conocer a clientes potenciales, a través de proformas

2. Las proformas pueden ser enviadas a: Entidades y empresas públicas y privadas, clientes corporativos actuales (Policía Nacional, Ejército Peruano, Cafaes, Fopasef, etc.), agencias funerarias particulares a nivel nacional, clientes particulares atendidos con anterioridad, clientes potenciales y público en general

3. La Gerencia General, a propuesta de la Gerencia de Comercialización, aprobará la política de descuentos aplicable a ventas masivas, sin afectar el costo de producción


PROFORMA(Formato 08)


En atención a su grata solicitud, le cotizamos los productos siguientes:

PRODUCTO MODELO TIPO COLOR TONO CANTIDPRECIO PLAZO DE

ENTREGAFORMA DE

PAGOUNITAR TOTALAtaúd Príncipe Madera Natural Cedro 500 1,200.00 600,000.00 15 días Contado Ataúd Imperial Metal Entero Natural 200 800.00 160,000.00 5 días Contado

TOTAL 700 760,000.00

COMPROMISO DE ENTREGAS



CONCEPTO:

Es un instrumento en el que se detallan los compromisos adquiridos con los clientes en cuanto a la entrega de los productos, según contrato o pedido, que permite controlar lo entregado y los saldos pendientes, así como las fechas de las próximas entregas.

OBJETIVO:

Controlar las entregas a los clientes en aplicación de los contratos o pedidos y prever la producción oportuna para cubrir/cumplir los compromisos al vencimiento de los mismos.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, para una mejor aplicación, debe coordinar con el Área de Producción.


1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe elaborar el Compromiso de Entregas y hacer el seguimiento respectivo, el cual considerará:

Nombre del cliente Nº y fecha del Contrato o Pedido Cantidad Modelo Tipo Color Tono Cantidad entregada Saldo pendiente Fecha de la próxima entrega

2. Las entregas se realizarán en función a las condiciones y fechas que figuran en el contrato o pedido de compra/venta; debiendo establecerse un cronograma que permita cumplir con dichos compromisos


COMPROMISO DE ENTREGAS(Formato 09)

CLIENTECONTRATO/PEDIDO CANTI

DADMODE

LO TIPO COLOR TONOENTRE GADO SALDO

PROXIMA ENTREGANº FECHA

PNP 2547 22.02.10 1,500 Príncipe Madera Entero Arena 1,300 200 30.03.11500 Imperial Metal Marmolead Caoba 280 220 05.04.11

EP 1836 17.03.10 700 Fígaro F Madera Natural Cedro 350 350 10.04.11300 Marquez Metal Laqueado Brilloso 120 180 15.04.11

ORDEN DE TRABAJO / ENTREGA



CONCEPTO:

Es un instrumento en el que se detallan los datos del cliente, según contrato o pedido de compra/venta, para ordenar al Área de Producción - Acabados la preparación del producto solicitado, siempre que en el Almacén no se cuente con stock suficiente.

OBJETIVO:

Ordenar el acabado o preparación inmediata de productos próximos a entregarse o atender pedidos urgentes.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, el Área de Producción - Acabados, debe proceder de inmediato a culminar y entregar el producto.


1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe elaborar la “Orden de Trabajo” indicando la fecha de entrega, modelo, cantidad, tipo, color y tono del producto solicitado y remitirlo al Área de Producción - Acabados para su atención inmediata

2. Las Órdenes de Trabajo deben ser atendidas por el Área de Producción - Acabados en el más breve tiempo posible; debiéndose facilitar y/o apoyar dicha labor


ÓREDEN DE TRABAJO / ENTREGA(Formato 10)

CLIENTE : Policía Nacional del PerúREFERENCIA : Contrato Nº … / Pedido Nº … / Factura Nº …CANTIDAD TOTAL : 165 Ataúdes FECHA DE ENTREGA : 30 de Marzo del 2011LUGAR DE ENTREGA : Av. Brasil Nº 2745 - Magdalena – Lima

MODELO CANTIDAD TIPO COLOR TONO

Príncipe 50 Cedro Entero Champagne Fígaro Francés 20 Tallado Natural Caoba Lincoln Redondo 30 Madera Laqueado Mate Romano 40 Enchapado Marqueteado Cobre Nápoles 25 Metal Marmoleado Azulino

SISTEMA DE FACTURACIÓN



CONCEPTO:

Es el sistema operativo usado para procesar la facturación de la Fábrica, registrando detalladamente, todas las ventas y cobranzas realizadas. Este sistema permite llevar un control estricto del movimiento económico de la Fábrica, en cuanto a sus ingresos y ordena el proceso de emisión de los Comprobantes de Pago.

OBJETIVO:

Registrar y procesar la facturación de la Fábrica y controlar los ingresos generados por la actividad empresarial que desarrolla.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, el sistema operativo debe ser coordinado y elaborado por el Área de Informática.


1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe diseñar el “Sistema Operativo” que requiere y coordinar con el Área de Informática para su elaboración

2. Todos los Comprobantes de Pago deben registrarse y emitirse a través del Sistema de Facturación

3. El Sistema de Facturación se sustenta en las ventas realizadas y se integra con el Sistema Contable y procesa automáticamente las operaciones de registro, emisión y control que corresponden

FACTURACIÓN

CONCEPTO:



Es el proceso de emisión del comprobante de pago y el requerimiento al cliente para su cancelación respectiva, conforme a lo normado por la SUNAT, que contiene la relación detallada de los productos vendidos, según contrato o pedido de compra/venta.

OBJETIVO:

Cobrar el valor de los productos vendidos y registrar los ingresos obtenidos por la Fábrica, cumpliendo con la normatividad vigente al respecto.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, el Área de Contabilidad y Tesorería debe efectuar los registros contables que corresponden.


1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe elaborar el “Comprobante de Pago” respectivo y entregarlo al cliente para su cancelación, en la fecha acordada

2. Conforme a las normas vigentes, el Comprobante de Pago puede ser: Factura, Boleta de Venta o Recibo, según corresponda

3. El Comprobante de Pago (Factura o Boleta de Venta) se elabora atendiendo la órden de compra o pedido del cliente, el cual debe adjuntarse a dicho comprobante, como sustento del mismo

4. Ninguna Factura o Boleta de Venta será cancelada (firmada y sellada como tal) sin antes haber recabado o hecho efectivo el cobro del monto que en ésta se indica

5. Todo Comprobante de Pago será registrado y archivado en el Área de Contabilidad y Tesorería, siguiendo el orden cronológico de su emisión

PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

REPORTE DE VENTAS

CONCEPTO:



Es un instrumento en el que se detallan las ventas realizadas a una determinada fecha, para conocer el nivel de producción y contrastarlo con los ingresos obtenidos; permitiendo a la gestión realizar los reajustes necesarios.

OBJETIVO:

Conocer el nivel de producción y ventas a una determinada fecha y realizar los ajustes a la gestión, que resulten necesarios.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Ventas y Cobranzas; sin embargo, los resultados deben ser conocidos por las Gerencias de Línea para la acción correspondiente.


1. El responsable del Área de Ventas y Cobranzas debe elaborar el Reporte de Ventas, indicando el documento que originó la venta (contrato, pedido, etc), modelo, tipo, cantidad, cliente, fecha de entrega y estado del producto que se entrega

2. El Reporte de Ventas es una información elemental para la evaluación de la gestión y para la toma de decisiones respecto de la producción de la Fábrica. Debe emitirse con periodicidad mensual


REPORTE DE VENTAS(Formato 11)

DOCUMENTO DEVENTA MODELO TIPO CANTIDAD CLIENTE

FECHA DEENTREGA ESTADO

OC 0025387 Lincoln Madera 50 FONSERFUTS 21.02.2011 NuevoFC 0196823 Cuadrado Metal 07 FOPASEF 21.02.2011 ReparadoBV 0045875 Príncipe Madera 15 Funeraria Nacional 21.02.2011 Nuevo

OC = Órden de CompraFC = FacturaBV = Boleta de Venta



ÁREA DE ALMACENAMIENTO

SISTEMA DE INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS

CONCEPTO:



Es el sistema operativo usado para inventariar los productos terminados de la Fábrica, asignándoseles un código a fin de conocer con exactitud el stock existente, lo que permitirá programar la producción, en función a los requerimientos de los clientes.

OBJETIVO:

Conocer el stock de productos terminados que se encuentran listos para su venta y programar la producción de la Fábrica.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Almacenamiento; sin embargo, el sistema operativo debe ser coordinado y elaborado por el Área de Informática.


1. El responsable del Área de Almacenamiento debe diseñar el Sistema Operativo que requiere y coordinar con el Área de Informática para su elaboración

2. Todos los productos terminados deben codificarse e inventariarse, indicando código, producto, modelo, tipo, color, tono, cantidad y estado

3. El Sistema de Inventario de Productos Terminados se sustenta en los resultados de producción y se relaciona con el Sistema de Facturación por efectos de las ventas y entregas al cliente


INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS(Formato 12)

CÓDIGO PRODUCTO MODELO TIPO COLOR TONO CANTIDAD ESTADO

1.2.3.

CONTROL DE INVENTARIOS

CONCEPTO:



Es un instrumento que sirve para controlar el estado y ubicación de los productos terminados, en cuanto y en tanto éstos se encuentren en proceso de acabado; controlando, al mismo tiempo, la fecha en que ingresaron al proceso siguiente.

OBJETIVO:

Conocer en qué estado, dónde se encuentran y cuándo ingresaron los productos terminados y cuánto tiempo demora en el proceso de acabado.

APLICACIÓN:

Su aplicación compete al Área de Almacenamiento; sin embargo, la información debe ser proporcionada por el Área donde se encuentra el producto.


1. El responsable del Área de Almacenamiento debe realizar el Control de Inventarios en cuanto y en tanto el producto terminado se encuentre en proceso de acabado; determinando los tiempos de demora en el Área de destino

2. Semanalmente el área de Almacenamiento debe realizar el control de inventarios, recabando información de las Áreas donde se encuentre el producto terminado

3. Salvo imprevistos, en ningún caso el producto terminado debe permanecer por más de tres (03) días en el Área de destino; debiendo informar a la Gerencia respectiva los retrasos que se produzcan, a fin de dar solución a los impases

4. Los productos que se encuentran en almacenamiento deben ser considerados en el Inventario de Productos Terminados y reportados a las Áreas de Marketing y de Ventas para las acciones de su competencia


CONTROL DE INVENTARIOS(Formato 13)

Al …… de ….……………. del 2011

LOTE MODELO CANTIDAD UBICACIÓN FECHA DE INGRESO

0002 Biblia 200 Depósito Temporal 21.02.20110001 Cuadrado 150 Sala de Pulido 08.02.20110001 Biblia 80 Sala de Pintado 27.01.20110002 Lincoln 70 Sala de Tapizado 10.01.20110001 Lincoln 20 Almacenamiento 17.02.20110001 Príncipe 05 Sala de Exhibición 15.01.2011



ANEXO 01

Gráficos de Sistemas y Procesos



ANEXO 02

Formatos de Procedimientos


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - MPA

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