Manual de Organizaci n de Caja Central
67
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA DIRECCION GENERAL FINANCIERA MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE CAJA Aprobado por Acuerdo de Rectoría No. 581-99 de fecha Mayo de 1999 Actualización: Acuerdo de Rectoría No. 1768-2006 De fecha 28 de noviembre de 2006 Guatemala, agosto de 2006
Transcript of Manual de Organizaci n de Caja Central
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA DIRECCION GENERAL FINANCIERA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE CAJA
Aprobado por Acuerdo de Rectoría No. 581-99 de fecha Mayo de 1999
Actualización:
Acuerdo de Rectoría No. 1768-2006 De fecha 28 de noviembre de 2006
Guatemala, agosto de 2006
DIRECTORIO
Lic. Estuardo Gálvez Barrios Rector
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo
Secretario General
Lic. Carlos René Sierra Romero Director General de Administración
Dr. Jorge Solares Aguilar
Director General de Extensión Universitaria
Lic. Olmedo España Calderón Director General de Docencia
Lic. Miguel Angel Lira Trujillo Director General Financiero
Lic. Gerardo Arroyo Catalán
Director General de Investigación
Msc. Eduardo Enrique Sacayón Manzo Director del Instituto de Estudios Interétnicos
Ing. Edgar Ponce Villela
Jefe, División de Desarrollo Organizacional
Msc. Milton Antonio Herrera Orozco Jefe del Departamento de Caja
Elaboración
Ángela Maribel Caceros Yat Delegada del Departamento de Caja
Apoyo y Asesoría
Lic. Frank Emilio Barrios Terreaux División de Desarrollo Organizacional
División de Desarrollo Organizacional Edificio de Recursos Educativos, 1er. Nivel Ciudad Universitaria, Zona 12
e-mail [email protected]; telefax 2476-9736; PBX 24439500: ext. 1622 y 1623
ÍNDICE Contenido Página
I Presentación
II Autorización 2
III. Definición 3
IV Base Legal 3
V. Antecedentes 3
VI. Misión 4
VII. Visión 4
VIII. Objetivos 5
IX. Funciones 5
X. Estructura Organizativa 7
XI. Descripción técnica de puestos 14
I. PRESENTAICIÓN
A medida que aumenta la complejidad de nuestro mundo, se hace cada vez más difícil
tomar decisiones inteligentes bien documentados, estrategias y acciones para cumplir la
misión institucional. Un desarrollo dentro de la Universidad de San Carlos de Guatemala
significa implementar nuevos procesos de cambio para la satisfacción de necesidades en
una gestión administrativa. El manual de organización es uno de los instrumentos que
contiene información detallada sobre los antecedentes, legislación, funciones, estructura y
descripción de puestos que lo conforman tanto la organización global como la de sus
unidades administrativas.
Por lo que se considera indispensable la elaboración de dicho instrumentos como una
estrategia técnica que de una manera u otra facilita los canales de comunicación y
coordinación referente a los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad,
organigramas en forma grafica de la estructura de la institución.
La utilidad de esta herramienta traerá consigo objetivos que se esperan alcanzar en forma
eficaz tales como:
Facilitar la comprensión de los objetivos, funciones y organización actual de la
dependencia.
Definir las atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo a fin de evitar el
incumplimiento de tareas.
Asegurar y facilitar al personal la adecuada realización de las labores encomendadas para
lograr uniformidad en los procedimientos de trabajo, la eficiencia y calidad esperada de los
servicios.
El presente Manual de Organización del Departamento de Caja contiene: Base Legal,
Propósitos, Objetivos, Funciones, Organigrama específico e índice de descripción técnica
de puestos.
II AUTORIZACIÓN
PROYECTO DE ACUERDO
“EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA,
Considerando: Que el Departamento de Caja es la unidad administrativa encargada de la
recepción y control de fondos provenientes de las distintas fuentes de ingresos para la
Universidad, por concepto de tasas, derechos, cuotas aranceles, y otros que en la ley le
corresponda. Considerando: Que el Departamento de Caja requiere contar con un
instrumento administrativo que permita a su personal conocer con mayor amplitud la
estructura organizativa y de puestos de esta unidad, especialmente las atribuciones y
responsabilidades de su recurso humano, para el efectivo desempeño laboral en función de
la misión institucional. Considerando: Que el Manual de Organización constituye un aporte
a la gestión administrativa del Departamento de Caja para agilizar y optimizar sus recursos.
POR TANTO: Con las atribuciones que le confiere el Articulo 17 de los Estatutos de la
Universidad de San Carlos de Guatemala; ACUERDA: Primero: Aprobar el Manual de
Organización del Departamento de Caja, que fue elaborado conjuntamente con delegados
de esta dependencia y de la División de Desarrollo Organizacional. Segundo: Encargar a la
Jefatura del Departamento de Caja, revisar periódicamente dicho Manual y actualizarlo,
con la asesoria de la División de Desarrollo Organizacional. El presente Manual entre en
vigencia a partir de la fecha de su aprobación. Comuníquese. Dado en la ciudad de
Guatemala, a los del mes de del año. (ff) Licenciado. Estuardo Gálvez Barrios,
Rector; Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.
III. DEFINICIÓN
El Departamento de Caja es una dependencia de la Dirección General Financiera que
tiene como especialización el analizar, registrar operaciones contables con exactitud y
prontitud. Dirigir, coordinar y controlar la recepción y custodia de ingresos, inversiones
y egresos. Con alta responsabilidad y precisión, de completa discreción y alto grado de
iniciativa para ejecutar tareas de apoyo hacia los colaboradores y lograr sus objetivos.
IV. BASE LEGAL
El departamento de Caja fue creado según acuerdo No. 11,172, dictado por Rectoría el
12 de septiembre de 1977.
V. ANTECEDENTES
El departamento de Caja nace como sección adscrita a la hoy Dirección General
Financiera, según punto 6to. del Acta No. 834 de fecha 20 de abril de 1963,
posteriormente se le da la categoría de Departamento dentro de la estructura orgánica de
la Institución, según acuerdo No. 11,172, dictado por Rectoría el 12 de septiembre de
1977. Es la unidad administrativa que actúa por delegación de la Dirección General
Financiera, encargada de la recepción y control de fondos provenientes de las distintas
fuentes de ingreso para la Universidad de San Carlos de Guatemala, según las tasas,
derechos, cuotas, aranceles y otros que en ley le correspondan.
Se creo el Reglamento de Administración Estudiantil aprobado por el Consejo Superior
Universitario en Punto Octavo del Acta No. 12-85, de fecha 24 de abril de 1985 y Punto
Segundo del Acta No. 20-85, de fecha 21 de agosto de 1985.
Se implanto el Sistema General de Ingresos –SGI- aprobado por Acuerdo de Rectoría
No. 837-2001.
-Sistema Integrado de Compras -SIC- aprobado por Acuerdo de Rectoría No. 096-
1999; -Sistema Integrado de salarios –SIS- impresión, de nomina y cheques, anulación
y reposición de cheques por medio de tesorería y liquidación de nomina aprobado por
Acuerdo de Rectoría No.464-2002.
IV. MISIÓN
Ser el Departamento encargado de brindar, a estudiantes, docentes, profesionales y
trabajadores administrativos, clientes y proveedores, servicios específicos del control de
ingresos y egresos en forma confiable y eficaz, que coadyuven a elevar la formación,
control y evaluación de la gestión humana y el uso de recursos tecnológicos para cumplir
con el adeudo de la institución y optimizar mejor los recursos.(1)
VII. VISIÓN
Ser la Dependencia líder, entusiasta, interdisciplinaria con personal multiprofesional,
que generen conceptos innovadores y los cambios necesarios para la actualización de
programas de las distintas secciones que conforman el Departamento de Caja, a fin de
llevar a cabo el control especifico de los ingresos y egresos, con mayor efectividad y
optimización de tiempo y recursos, fomentando el trabajo en equipo, y la creación de un
espíritu de mejora continúa para los miembros de la Universidad de San Carlos de
Guatemala. (2)
(1)-Elaborado por personal del Departamento de Caja (2)-Elaborado por personal del Departamento de Caja
VIII. OBJETIVOS: Son objetivos del Departamento de Caja los siguientes:
a. Captar y ejercer control sobre los ingresos provenientes de las distintas fuentes y
asignar los recursos económicos necesarios para el funcionamiento de la Institución.
b. Custodiar fondos oficiales, cheques, valores, documentos y otros que forman el
patrimonio universitario.
b. Ejercer el control auxiliar de las cuentas de depósitos de ahorro y monetarios que se
utilizaran para absorber los gastos de funcionamiento, inversión, extensión y servicio
que desarrolla la universidad.
d. Constituirse responsable del Control de Cuentas Corrientes de Matricula Estudiantil,
de estudiantes regulares, Pensum Cerrado e inactivos, tanto nacionales como
extranjeros.
e. Centralizar el control de pagos de sueldos, gastos y otros necesarios para el
funcionamiento institucional.
IX. FUNCIONES: Son funciones del Departamento de caja las siguientes ingresos:
a. Ejercer la función de los formularios oficiales mediante los cuales se comprueban los
ingresos que se perciben, tanto en su receptoria como en las unidades académicas y
administrativas autorizadas para la recepción de fondos.
b. Efectuar cobros por diversos conceptos (matricula, equivalencias, reconocimiento de
especialidades, registro de títulos, etc.) tanto a estudiantes como trabajadores
públicos y gobierno central.
c. Centralizar y analizar los reportes de ingresos de las distintas receptorias (Agencias
de Tesorería)
De Control de Cuentas Corrientes:
a. Operar la cuenta corriente de matriculas anuales y consolidadas para aquellos
estudiantes que se encuentran pendientes de exámenes generales, que han dejado de
estudiar y que deciden reincorporarse.
b. Atender gestiones de reingreso de pagos de mas, efectuados por los interesados.
c. Cancelar matriculas de estudiantes a quienes se les ha eximido de pago y aquellos
estudiantes que se retiran y que reportan dicho extremo.
De Control de Cuentas Bancarias:
a. Llevar el control específico de las cuentas bancarias, ahorros y monetarios que opera
la administración central.
b. Controlar movimientos de cuentas bancarias por transferencias entre cuentas, pago de
intereses y otros inherentes.
De Pago:
a. Entregar cheques a tesorerías de las Unidades Académicas y administrativas,
proveedores, pagos de becas a estudiantes, pagos de ayudas económicas, pagos de
servicios, Sueldos, Fondos Fijos, Órdenes de compra. Etc.
X. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La Dirección General Financiera esta constituida por los Departamentos de Presupuesto,
Departamento de Proveeduría, Departamento de Contabilidad, Departamento de
Procesamiento Electrónico de Datos, y el Departamento de Caja.
Estructuralmente el Departamento de Caja esta formado por la Jefatura, Subjefatura,
Secretaria, Coordinación de Ingresos, Coordinación Administrativa y Coordinación de
Egresos.
La Dependencia por su estructura organizativa se compone de tres Coordinaciones las
cuales son Ingresos, Administrativo, Egresos.
La Coordinación de Ingresos vela porque los ingresos que se perciban mediante los
formularios oficiales que se manejan en las distintas unidades académicas y
administrativas queden centralizados y registrados en su debida forma eficaz y de
manera eficiente dentro del periodo correspondiente. Operar cuenta corriente de
matriculas anuales y consolidadas a estudiantes que requieran de su solvencia. Así como
actualizar, tabular registros al Libro Auxiliar de Bancos en forma continua.
La Coordinación Administrativa en esta se llevan a cabo diferentes actividades como el
presupuesto del departamento, elaboración del Modelo P para el registro de las
diferentes formas oficiales que se manejan dentro y fuera de la Universidad, la recepción
de documentos y atención al publico en general y, la seguridad y mensajería que toda
unidad administrativa necesita para brindar apoyo al personal de la misma.
La Coordinación de Egresos se faculta para la emisión y pago de cheques voucher a
proveedores, con la mayor eficiencia y eficaz; la recepción y control de entrega de
cheques de salarios gastos de funcionamiento y privativos a diferentes tesorerías de la
Universidad, de acuerdo a calendarización.
1. COORDINACIÓN DE INGRESOS
1.1 DEFINICIÓN
Es la encargada de percibir todos los ingresos de formas que se utilizan en la institución, así
como el control en cuenta corriente de los registros de matricula estudiantil tanto anual
como consolidada.
Llevar a cabo todas las diferentes transacciones, registros de las cuentas bancarias,
monetarias y ahorro en el Libro Auxiliar de Bancos.
1.2 OBJETIVOS
a. Que los ingresos provenientes de las distintas fuentes se puedan captar en forma real y
eficaz para un mayor control de los mismos.
b. Facilitar de manera fácil, rápida solvencia de matricula anual o consolidada.
c. Manejar el Libro Auxiliar de Bancos con el mayor recurso óptimo computarizado.
d. Aprovechar los recursos financieros, tecnológicos y materiales para ofrecer los
servicios de la recepción de ingresos y entrega de solvencias
1.3 FUNCIONES
a. Velar que los ingresos que se perciban lleguen en forma ordenada, sistematizada y
verificada por cada una de las tesorerías de las unidades administrativas o académicas.
b. Manejar los pagos de matricula estudiantil en cuenta corriente y en programas
específicos para su control y registro.
c. Registrar al libro auxiliar de Bancos lo concerniente a estados de cuentas bancarias,
depósitos, intereses, etc.; con el fin de demostrar información oportuna y eficaz.
2 COORDINACION ADMINISTRATIVA
2.1 DEFINICIÓN
Consolidar todos los recursos financieros aprovechándolos de manera eficiente y óptima
para el buen funcionamiento del Departamento.
Presentar con puntualidad el resumen tanto de las formas utilizadas como las de existencia
ante la entidad correspondiente.
Ejecutar todo lo relacionado a seguridad, mensajería y limpieza.
2.2 OBJETIVOS
a. Optimizar los recursos económicos del Departamento, hacia diferentes asignaciones que
se requieran para el funcionamiento del mismo.
b. Manifestar en forma precisa y objetiva el resumen y existencias de las formas oficiales.
c. Crear un ambiente agradable de los servicios que brinda el departamento al público en
general.
d. Visualizar el reluciente lugar de trabajo por los servicios de seguridad y limpieza así
como la agilidad de todo tramite interno y externo de mensajería.
2.3 FUNCIONES
a. Registrar cuentas bancarias, de ahorros y monetarios que opera la Administración
Central.
b. Suministrar disponibilidad de presupuesto a los diferentes movimientos que estén
planificados o puedan surgir en su momento.
c. Preparar en forma mensual ante la Contraloría General de Cuentas el Modelo P, de las
formas utilizadas y las de existencias.
d. Atender a nivel general, con la recepción de documentos internos y externos de la
universidad.
e. Enviar y recibir correspondencia de las diferentes unidades académicas y administrativa
de la universidad así como notas fuera del campus central.
3. COORDINACIÓN DE EGRESOS
3.1 DEFINICIÓN
Encargada de realizar todo tipo de pagos y gastos referente a utilización de servicios que
presta y vende la institución, así como todo tipo de proveedor, pagos de salarios a
trabajadores de la universidad, y la emisión de cheques voucher para el funcionamiento de
la misma.
3.2 OBJETIVOS
a. Desarrollar el control de pagos de sueldos, gastos y otros necesarios para el
funcionamiento institucional.
b. Ejercer con prontitud, exactitud la emisión de cheques para gestionar todo lo referente
al funcionamiento de la Universidad.
c. Centralizar el cobro por diversos conceptos a manera de poder controlar, registrar de
manera sistematizada.
3.3 FUNCIONES
a. Entregar cheques a tesorerías de las unidades Académicas y Administrativas como pago
de becas a estudiantes, pagos de ayudas económicas, pagos de servicios, Sueldos y
Proveedores.
b. Emitir cheques voucher con el fin de ejecutar pagos a diferentes portadores.
c. Llevar la recepción de cheques sueldos, cheques de becados, en forma periódica, para
el control y revisión de los mismos.
ORGANIGRAMA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CAJA
SubJefatura
Coordinación deIngresos
CoordinaciónAdministrativa
Coordinación deEgresos
D.D.O agosto de de 2006
Jefatura
Dirección GeneralFinaciera
ORGANIGRAMA DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA
¡Error!
SubJefe
Coordinación deIngresos
CoordinaciónAdministrativa
Coordinación deEgresos
D.D.O agosto de 2006
Jefe
Director GeneralFinanciero
ProfesionalContable ( I )
Receptor ( I )
Contador I (2)
Oficinista I
Agentes de Vigilancia (2 )
Mensajero I
Profesional Contable
Receptor Pagador
Oficinista IIIOficinista III
Oficinista I
Contador I
Oficinista I
Mensajero II
Auxiliar de Servicios I
Secretaria IV
INDICE DE DESCRIPCION TECNICA DE PUESTOS
Para el cumplimiento de sus fines y desarrollo de sus actividades, el Departamento de Caja,
esta organizada de la siguiente manera:
NOMBRE DEL PUESTO CODIGO DE LA PLAZA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA 04.10.36 SUBJEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA 04.10.31 SECRETARIA IV 12.05.19 PROFESIONAL CONTABLE 04.05.19 CONTADOR I 04.05.17 RECEPTOR PAGADOR 04.10.21 RECEPTOR 99.99.90 OFICINISTA III 12.05.58 OFICINISTA I 12.05.56 MENSAJERO II 14.15.17 MENSAJERO I 14.15.16 AUXILIAR DE SERVICIOS I 14.05.16 AGENTE DE VIGILANCIA I 14.10.16
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Cajero General CÓDIGO : 04.10.36 PUESTO FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Caja INMEDIATO SUPERIOR : Director General Financiero SUBALTERNOS: 1 Subjefe Del Departamento de Caja 7 Oficinista I 3 Profesional Contable 1 Mensajero II 3 Contadores I 1 Mensajero I 1 Receptor Pagador 2 Agentes de Vigilancia 2 Oficinistas III 1 Receptor 1 Secretaria IV 1 Oficinista 1 Auxiliar de Servicios I
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo de Dirección que consiste en planificar, organizar, coordinar, dirigir, y controlar labores de recepción y custodia de ingresos, su inversión y/o los depósitos en cuentas bancarias, así como agilizar el trámite para el pago de documentos que generan egresos en la Universidad.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS: a. Gestionar la asignación estatal y otros aportes por distintos conceptos. b. Dirigir, coordinar, asignar, supervisar y controlar las labores que realiza el personal a cargo del
Departamento. c. Efectuar negociaciones o invertir a las mejores tasas de interés los valores de la Universidad d. Administrar y autorizar los ingresos y egresos, mediante el control diario de los movimientos bancarios
que se realizan en las principales cuentas de la Universidad. e. Revisar y aprobar las operaciones relativas a los ingresos específicos, que se generan en la Caja Central. f. Revisar y aprobar las erogaciones que resultan de la ejecución, emisión de gastos que se canalizan por
medio del fondo fijo asignado. g. Analizar e interpretar el flujo de caja mensual que refleja el movimiento financiero de la Universidad.
Continúan actividades ordinarias... h. Preparar para el Consejo Superior Universitario y otras instancias administrativas, los informes
específicos sobre la gestión financiera. i. Participar en reuniones con funcionarios de igual o mayor jerarquía, para tratar asuntos relacionados
con el trabajo del Departamento. j. Controlar las cuentas de depósito monetario k. Estudiar y resolver consultas y expedientes relacionados con la gestión financiera. l. Promover reuniones con personal subalterno para discutir y/o resolver consultas. m. Firmar cheques para los pagos de correspondientes de sueldos, gastos de funcionamiento, fondos
privativos, becados y otros. n. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIÓDICAS a. Evaluar las diferentes coordinaciones, verifica ingresos. b. Controlar la cuenta corriente. c. Controlar cuentas bancarias y sus rendimientos. d. Pagar sueldos correspondientes a las unidades de la Universidad de San Carlos. e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.3 EVENTUALES a. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el buen funcionamiento del Departamento de Caja. b. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. c. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Interno Contador Publico y Auditor con aprobación del 50% de cursos de una Maestría en el área financiera y cinco años en la ejecución de tareas relacionadas con el puesto, que incluya recepción y pago de fondos y supervisión de recurso humano.
b. Personal Externo Contador Público y Auditor y seis años en la ejecución de tareas relacionadas con el puesto, que incluya recepción y pago de fondos y supervisión de recurso humano. Otros Requisitos Puesto del servicio exento
I. IDENTIFICACIÓN UBICACION ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Subjefe del Departamento de Caja CÓDIGO: 04.10.31 PUESTO FUNCIONAL: Subjefe del Departamento de Caja
INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo de dirección que consiste en asistir al Cajero General en planificar, programar, revisar, controlar y evaluar las actividades propias del Departamento de Caja.
2. ATRIBUCIONES: 2.1 ORDINARIAS a. Coordina, supervisa, atiende y resuelve consultas de personal subalterno. b. Efectuar corte y arqueo de caja. c. Revisar y firmar cheques voucher y sueldos. d. Revisar y firmar diversos documentos con destino a diferentes dependencias. e. Controla los ingresos y egresos de los recursos financieros de la Universidad. f. Atender al público. g. Planificar, programar y evaluar junto con el Cajero General el desarrollo de las actividades técnicas y
administrativas del Departamento de Caja. h. Discutir y realizar junto con el Cajero General las ofertas o propuestas de carácter financiero para ser
sometidas a la consideración del Tesorero y Director General Financiero. i. Elaborar el plan operativo anual del Departamento, para someterlo a aprobación del Cajero General. j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Asistir a reuniones diversas en representación del departamento, en ausencia del Cajero General o por
designación de este. b. Representar al departamento ante entidades públicas y privadas.
c. Realizar reuniones de trabajo en el Departamento. Continúan atribuciones periódicas…. d. Resolver problemas en los bancos donde la universidad tiene cuentas habilitadas. e. Coordinar la elaboración del anteproyecto de presupuesto. f. Revisar y calcular mensualmente los intereses que se generan en las distintas cuentas monetarias de
ahorro e inversión de la administración central. g. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.3 EVENTUALES a. Asumir la Jefatura interinamente. b. Dar cumplimiento a instrucciones por órganos superiores en casos especiales. c. Representar al Jefe del Departamento de Caja de ingresos y egresos. d. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior. e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO
Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD
a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Contador Público y Auditor y cuatro años como Contador General o Gerente Financiero en empresas públicas o privadas. b. Personal Interno Contador público y Auditor y tres años en labores de manejo de fondos. En ambos casos ser colegiado activo. Reubicación autorizado por el consejo Superior Universitario, Punto DÉCIMO PRIMERO, Acta 20-2002 de fecha 21 de agosto de 2002
I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Secretaria IV CÓDIGO: 12.05.19 INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo de oficina de alta responsabilidad y precisión, de completa discreción y alto grado de iniciativa para ejecutar tareas de apoyo a un superior responsable de la dirección de una escuela no facultativa, subdirección, división y dependencia de similar jerarquía.
2. ATRIBUCIONES
2.1. ORDINARIAS a. recibir, revisar, distribuir correspondencia por medio del libro de control de correspondencia
recibida y entregarla según indicaciones del Jefe, al personal del Departamento. b. Efectuar y atender llamadas telefónicas, proporcionar información cuando se requiera, previa
autorización del Jefe inmediato. c. Revisar que los documentos recibidos para el trámite correspondiente, cumplan con las leyes
reglamentos y demás disposiciones legales vigentes. d. Revisar que los documentos para el trámite correspondiente, cumplan con las leyes, reglamentos y
demás disposiciones legales vigentes. e. Redactar y elaborar mecanográficamente, proyectos de respuesta de informes, circulares, reportes,
actas, certificaciones y demás documentos, de acuerdo con instrucciones recibidas. f. Tomar dictados y trascribirlos, así como mecanografiar correspondencia, informes y otros
documentos en español u otro idioma. g. Traducir correspondencia, artículos, folletos u otros documentos, redactar y mecanografiar cartas,
notas en español u otro idioma, siguiendo instrucciones de autoridades superiores. h. Hacer recordatorios de sesiones u otras actividades pendientes a autoridades superiores, así como
revisar y actualizar la agenda respectiva. i. Suministrar útiles de oficina al personal del Departamento de Caja. j. Archivar correspondencia enviada y recibida; conciliaciones bancarias, Acuerdos de Rectoría,
actas USAC. Continúan actividades ordinarias... k. Controlar la existencia de útiles de oficina y hacer pedido de almacén. l. Actualizar la base de datos del personal de toda la Universidad, incluido en póliza del Crédito
Hipotecario Nacional. m. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Llevar registro de la correspondencia enviada y recibida. b. Supervisar y/o ejecutar labores de archivo y responder por el buen funcionamiento del mismo. c. Elaborar cartas a los bancos del sistema solicitando saldos y estados de cuenta. d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.3 EVENTUALES a. Transcribir actas al libro respectivo. b. Asistir a reuniones, sesione u otras actividades pendientes a autoridades superiores, así como
revisar y actualizar la agenda respectiva. c. Tabular información académica estudiantil, previa a la realización de eventos electorales. d. Anualmente elaborar listados de todo el personal de la Universidad que quedará incluido en la
póliza de fianza de fidelidad y póliza de trasporte de valores. e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. f. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de la Dependencia, así como con otras dependencias internas y externas de la Universidad que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIAD
a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado del mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato por su trabajo.
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Poseer título de secretaria bilingüe u otra carrera afín al campo secretarial, amplios conocimientos de computación y tres años en la ejecución de trabajos secretariales, que
incluyan supervisión de personal. b. Poseer título de Secretaria Bilingüe u otra carrera afín en el campo secretarial, amplios conocimientos de computación y tres años en la ejecución de trabajos secretariales, que incluyan supervisión de personal.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Profesional Contable CÓDIGO: 04.05.19 PUESTO FUNCIONAL: Receptor de Ingresos
INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
2. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo de especialización que consiste en analizar, dictaminar y registrar operaciones contables con exactitud y prontitud.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS a. Atender público en la recepción de fondos por diversos conceptos, extendiendo los respectivos recibos
y comprobantes con firma, sello e impresión de la maquina registradora. b. Recibir ingresos de fondos por concepto de asignaciones del Estado, exámenes privados, públicos,
incorporaciones, inscripciones, reinscripciones, ventas y otros. c. Preparar los depósitos de fondos destinados al banco, adjuntar cinta de la maquina registradora y demás
documentos de reportes de ingresos. d. Efectuar desglose de formas utilizadas, asignar partida presupuestal de ingresos y realizar sumatoria por
rubros. e. Efectuar y verificar sumatorias de valores recibidos y los documentos correspondientes. f. Elaborar la integración de los valores recaudados y hacer el deposito respectivo g. Recibir ingresos monetarios. h. Recibir documentos para su análisis, interpretación y registro contable. i. Recibir documentos para revisión, análisis y elaboración de cheques póliza. j. Controlar el estado de cuenta de estudiantes extranjero. k. Controlar el estado de cuenta de negocios ambulantes. l. Controlar el estado de cuenta colegios profesionales. m. Realizar conteo, depósito bancario, elaborar informe diario de ingresos. n. Cobrar las ventas de tarjeta de parqueos. o. Cobrar las cuotas mensuales del Jardín Infantil.
Continúan actividades ordinarias... p. Llevar registro contable de Cuentas Corrientes y otros, aplicando normas administrativas, financieras y
contables. q. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Preparar informes financieros y estados de cuenta, cuando se solicitan. b. Atender al Auditor presentando la documentación y valores recibidos y realizar otras actividades varias,
cuando practican corte y arqueo de caja. c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.3 EVENTUALES a. Analizar órdenes de compra y pago de los mismos, cuando los señores receptores pagadores, lo
solicitan. b. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias internas y externas de la universidad que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Contador Público y Auditor, con aprobación de cursos especializados en el área contable y tres años relativas al área contable. b. Personal Interno. Contador Publico y Auditor y cuatro años en labores relativas al manejo y control de documentos contables. En ambos casos ser colegiado activo.
I. IDENTIFICACION
UBICACION ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Profesional Contable CÓDIGO: 04. 05.19 PUESTO FUNCIONAL: Encargado de Ingresos INMEDIATO SUPERIOR : Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo de especialización que consiste en analizar, dictaminar y registrar operaciones contables con exactitud y prontitud.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS: a. Verificar en forma física todos los informes de ingresos recibidos de las diversas unidades de la
Universidad que perciben ingresos (52 dependencias), b. Revisar y analizar cada uno de ellos para establecer la veracidad y exactitud de sus operaciones
contables así como el correcto manejo de los formularios oficiales. c. Elaborar y registrar póliza de ingreso. d. Elaborar devoluciones de todos los informes incorrectos y envío a las diversas dependencias. e. Con base en todos los informes correctos, elaborar el Informe General de Ingresos, que es el
documento donde se centralizan los ingresos percibidos en todas las dependencias, para establecer cuanto ingresa diariamente, qué cantidad ha sido depositada, en qué cuentas bancarias se han efectuado los depósitos y cual es el saldo que les ha quedado en Caja para depósito al siguiente día.
f. Elaborar un informe de los recibos oficiales utilizados en cada dependencia, el cual sirve de base al Encargado del Modelo “P” (utiliza las diferentes formas de percibir ingresos en la USAC), de este Departamento, para rendir cuentas del manejo de los mismos ante la Contraloría General de Cuentas.
g. Archivar copias de los informes de ingresos y del Informe General para su consulta posterior. h. Entregar a las diversas dependencias de la Universidad de los formularios oficiales, (recibos 101-C;
101-C FU; 104-C y 104-C1; previa solicitud específica, los cuales se encuentran bajo mi custodia. i. Actualizar las tarjetas de control de la entrega de los formularios oficiales al momento de entregarlos a
las diversas unidades. j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIÓDICAS a. Semanalmente actualizar el libro de control de formularios oficiales, así como las tarjetas de control de
formularios las que están autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. b. Entregar exenciones de IVA a las diversas dependencias que lo soliciten. c. Recibir documentos para su análisis, interpretación y registro contable. d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES a. Previa solicitud del Subjefe del Departamento de Caja, entregar cheques de las Cuentas de Fondos
Privativos y de Gastos de Funcionamiento. b. Previa solicitud del Departamento de Procesamiento Electrónico de Datos, entregar cheques de Becados
que se necesiten. c. Actualizar las tarjetas de Control de entrega de Cheques. d. Entregar, trimestralmente al Departamento de Procesamiento Electrónico de Datos, los cheques que
servirán para el pago de salarios de todo el personal de la Universidad, los que se encuentran también bajo su custodia.
e. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior. f. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias internas y externas de la universidad que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Contador Público y Auditor, con aprobación de cursos especializados en el área contable y tres años en labores relativas al área contable. b. Personal Interno Contador Público y Auditor y cuatro años en labores relativas al manejo y control de documentos contables. En ambos casos ser colegiado activo.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Receptor CÓDIGO: 99.99.90 PUESTO FUNCIONAL: Receptor
INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCION
1. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo técnico que consiste en recibir fondos por diversos conceptos en la Caja Central de la Universidad.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS: a. Atender publico en la recepción de fondos por diversos conceptos, extendiendo los respectivos recibos
y comprobantes con firma, sello e impresión de la maquina registradora. b. Recibir ingresos de fondos por concepto de asignaciones del Estado, exámenes privados, públicos,
inscripciones, reinscripciones, ventas y otros. c. Recibir ingresos por concepto de traslados, incorporaciones de estudiantes. d. Recibir cobros de cafeterías y ventas internas de todo tipo. e. Recibir pagos universitarios (matricula estudiantil, negocios ambulantes, jardín infantil). f. Cuadrar remesas de recibos de acuerdo a máquina registradora. g. Cuadrar caja. h. Elaborar informe diario de ingresos. i. Efectuar y verificar sumatorias de valores recibidos y los documentos correspondientes. j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIÓDICAS a. Presentar quincenal informe de ingresos. b. Atender al Auditor presentando la documentación y valores recibidos y realizar otras actividades
varias, cuando practican corte y arqueo de caja. c. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior. d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO
Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Perito Contador, Perito en Administración Pública o Perito Contador con especialidad en computación comercial y dos años en tareas relacionadas con recepción de fondos. b. Personal Interno Título de nivel medio y tres años en tareas relacionadas con recepción de fondos.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Oficinista III CÓDIGO: 12.05.58 PUESTO FUNCIONAL: Coordinador de la Sección de Matrícula Estudiantil
INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo de oficina que consiste en dirigir y ejecutar trámites administrativos, académicos y legales y/o tareas variadas y complejas que requieren experiencia y conocimiento en un área especifica.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Asistir a un superior en tareas específicas en un área del conocimiento y/o supervisar personal de menor
jerarquía, verificando que los documentos presentados se apeguen a instrucciones, procedimientos y disposiciones legales establecidas.
b. Observar que los documentos que se reciben y tramitan, cumplan con las leyes, reglamentos y demas disposiciones universitarias.
c. Coordinar, asignar y supervisar el trabajo de oficinistas I. d. Elaborar toda la correspondencia requiriendo o proporcionando información relacionada con Matricula
Estudiantil. e. Revisar, controlar, tramitar y/o archivar documentación procesada electrónicamente relacionada con
Cuenta Corriente de Matrícula Estudiantil. f. Revisar las boletas de pago efectuadas por los estudiantes en los bancos del sistema y preparación para
su grabación. g. Revisar los envíos ya procesados en el programa de cuenta corriente previo al traslado del
Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su registro contable. h. Revisar la documentación recibida por el jefe inmediato sobre retiros de Matrícula Estudiantil,
exoneraciones por acuerdo de Rectoría, solicitudes de reintegros de matricula estudiantil y fondos privativos, modificaciones de los acuerdos.
i. Atender al público en general. j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIÓDICAS a. Planificar las actividades relacionadas con el proceso de impresión de solvencias de estudiantes
regulares y listados de centros regionales y secciones departamentales. b. Depurar saldos de matrícula del año actual para la impresión de solvencias y listados de fin de año. c. Planificar y calendarizar la entrega de solvencias a los estudiantes para la inscripción del próximo año,
de todas las unidades académicas del Campus Universitario. d. Planificar y calendarizar la entrega de solvencias a los Coordinadores de las secciones departamentales. e. Atender a los diferentes coordinadores de las secciones departamentales, de los centros regionales y
como de las tesorerías de las diferentes unidades académicas que solicitan información respecto al estado de cuenta de cada estudiante que tenga algún problema en su saldo.
f. Elaborar los reportes diarios de ingresos de matricula por envío bancario. g. Analizar y preparar respuesta de expedientes y/o documentos especiales de diversa naturaleza y
entregar para revisión y aprobación. h. Elaborar documentos necesarios a fin de poder dar seguimiento a los trámites de reintegros de pagos
efectuados de más, por matrícula estudiantil y de fondos privativos., y certificaciones provisionales de recibos de pagos de matrícula extraviados por cada estudiante.
i. Atender a estudiantes de post-grado, maestrías y estudiantes regulares por alguna información que requiera.
j. Reunirse en sesiones preliminares con las diferentes dependencias como lo son: Departamento de Registro y Estadística, Departamento de Procesamiento de Datos, Departamento de Contabilidad, Departamento de Presupuesto, Biblioteca Central y la Dirección General Financiera.
k. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES a. Coordinar con los Departamentos de Procesamiento Electrónico de Datos y Registro y Estadística, las
comunicaciones necesarias entre las redes de los departamentos. b. Constituirse a las diferentes agencias bancarias para lograr la depuración de los cuadres de los envíos
para que estén al día mensualmente con los Estados de Cuenta de los bancos a la hora que se presente algún problema en los envíos de pagos de matrícula estudiantil.
c. En períodos de inscripción prestar colaboración a las agencias de tesorería y Control Académico con las diferentes unidades académicas en la solución de problemas de matrícula estudiantil.
d. Elaborar solicitudes de compra mobiliario y equipo de computación, impresión de solvencia regular y general y sobre el convenio del mantenimiento del equipo de computación del departamento y otras.
e. Revisar la existencia del material necesario que se emplea, como lo es el papel simple continuo, papel para impresión de listados y reportes, solvencias regulares, solvencias generales, cintas y cartuchos para las impresoras que utiliza todo el personal del departamento.
f. Cuando existe algún problema ya sea en la red o en cualquier equipo de cómputo del departamento hacer el contacto necesario con el Departamento de Procesamiento de Datos para su solución.
g. Imprimir boletas de primer ingreso. h. Coordinar y planificar la fecha que en que se llevara a cabo el mantenimiento del equipo de
computación, con la empresa contratada. i. Elaborar los documentos para el trámite de tiempo extraordinario del personal que laborara, en las
fechas de fin de año. j. Apoyar a mensajerìa para ir al banco a traer las boletas de pago de matricula estudiantil. k. Capacitar a personal extraordinario, que se requiera para las inscripciones de cada año. l. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias internas y externas de la universidad que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Velar por el buen funcionamiento de toda la red del Departamento. c. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACION DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Título de nivel medio, conocimientos de computación y tres años en la ejecución de trabajo de oficina, que incluya trámites administrativos. b. Personal Interno Título de nivel medio, conocimientos de computación y dos años como Oficinista II o Secretaria II.
I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Oficinista I CÓDIGO: 12.05.56 PUESTO FUNCIONAL: Oficinista Sección de Matrícula Estudiantil INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en realizar diversas tareas mecanográficas rutinarias y repetitivas, así como de ejecutar otras labores auxiliares de apoyo en el proceso de trámites administrativos y/o académicos.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS: a. Realizar tareas de recepción, despacho, clasificación, registro y archivo de correspondencia y otros
documentos. b. Ejecutar labores mecanográficas de diversa naturaleza, rutinarias y sencillas. c. Atender personal o telefónicamente a catedráticos, estudiantes y público que realiza trámites en la
dependencia. d. Realizar cálculos aritméticos y elaborar cuadros estadísticos sencillos. e. Cuadrar remesas efectuadas por estudiantes en bancos del sistema. f. Entregar solvencias de matrícula consolidada y estudiante regular, estudiantes extranjeros tanto
Nacionales como Extranjeros. g. Informar al estudiante para el proceso de actualización de saldos e integración por irregularidades. h. Elaborar certificación provisional de recibos. i. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Actualizar cuenta corriente (Digitación de recibos). b. Realizar inscripciones de estudiantes anualmente. c. Entregar solvencias a estudiantes retirados que deseen ingresar nuevamente. d. Capacitar al personal extraordinario en los procesos de inscripción anualmente.
e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES a. Recoger en bancos del sistema, recibos por pago de matrícula estudiantil. b. Grabación de retiros de matricula, enviados por el Departamento de Registro y Estadística c. Grabación de Exoneraciones de becados, provenientes de la Sección Socioeconómica. d. Otras inherentes al puesto, que le asigne el Jefe Inmediato Superior. e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias internas dentro de la universidad que tenga relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACION DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Título de nivel medio, conocimientos de computación y un año en ejecución de labores de oficina afines al puesto. b. Personal Interno Poseer titulo de nivel medio, conocimientos de computación y seis meses en ejecución de labores de oficina.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACION ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Oficinista I CÓDIGO: 99.99.90 PUESTO FUNCIONAL: Oficinista INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en realizar diversas tareas mecanográficas rutinarias y repetitivas, así como de ejecutar otras labores auxiliares de apoyo en el proceso de trámites administrativos y/o académicos.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS: a. Realizar tareas de recepción, despacho, clasificación, registro y archivo de correspondencia y otros
documentos. b. Ejecutar labores mecanográficas de diversa naturaleza, rutinarias y sencillas. c. Atender personal o telefónicamente a catedráticos, estudiantes y público que realiza trámites en la
dependencia. d. Realizar cálculos aritméticos y elaborar cuadros estadísticos sencillos. e. Cuadrar remesas efectuadas por estudiantes en bancos del sistema. f. Entregar solvencias de matrícula consolidada y estudiante regular. g. Informar al estudiante para el proceso de actualización de saldos e integración por irregularidades. h. Elaborar certificación provisional de recibos. i. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Actualizar cuenta corriente (Digitalización recibos). b. Inscripciones de estudiantes anualmente. c. Entregar solvencias a estudiantes retirados que deseen ingresar nuevamente. d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES a. Recoger en bancos del sistema, recibos por pago de matrícula estudiantil. b. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias internas dentro de la universidad que tenga relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACION DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo
Título de nivel medio, conocimientos de computación y un año en ejecución de labores de oficina afines al puesto.
b. Personal Interno Título de nivel medio, conocimientos de computación y seis meses en ejecución de labores de oficina.
I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Oficinista I CÓDIGO : 12.05.56 PUESTO FUNCIONAL: Auxiliar de Libro de Caja y Bancos INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en realizar diversas tareas mecanográficas rutinarias y repetitivas, así como de ejecutar otras labores auxiliares de apoyo en el proceso de trámites administrativos y/o académicos.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Recibir ingresos de las tesorerías de las unidades académicas, administrativas, centros regionales b. Recibir, revisar, registrar y archivar documentos de tipo contable, relacionados con la actividad de la
dependencia. c. Verificar el control de calidad de la documentación contable procesada electrónicamente. d. Proporcionar documentación contable que sea requerida por la Delegación de la Contraloría de Cuentas. e. Realizar los Ingresos de informes diarios. f. Revisar los mismos. g. Archivar transferencias. h. Llevar el control y registro de libro de Caja y Bancos. i. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Registrar informes de los centros regionales, que fueron enviados en fecha posterior para su registro
contable en el Libro de Bancos b. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES
a. Cuadrar cuentas bancarias. Continúan actividades eventuales… b. Asistir a reuniones que sean requeridas por el jefe inmediato c. Otras inherentes al puesto, que le asigne el Jefe Inmediato Superior. d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO
Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias internas dentro de la universidad que tenga relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Título de nivel medio, conocimientos de computación y un año en ejecución de labores de oficina afines al puesto. b. Personal Interno
Título de nivel medio, conocimientos de computación y seis meses en ejecución de labores de oficina.
I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja
PUESTO NOMINAL: Contador I CÓDIGO: 12.05.07 PUESTO FUNCIONAL: Auxiliar de Profesional Contable. INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en realizar tareas auxiliares variadas y de alguna dificultad, en apoyo a la administración, docencia, investigación y extensión.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Recibir, revisar, registrar, y archivar documentos de tipo contable, relacionados con la actividad de la
dependencia. b. Proporcionar documentación contable que sea requerida por la Delegación de la Contraloría de Cuentas. c. Auxiliar al Profesional Contable, en la entrega de cheques de sueldos a las unidades académicas,
administrativas y centros regionales. d. Auxiliar al Profesional Contable en: pago de cheques voucher a proveedores, indemnizaciones, ayudas
becarias, pensiones por alimentos, fondos fijos de las diferentes unidades y facultades de la USAC. e. Manejar el libro auxiliar de Caja y Bancos. f. Llevar el control de los depósitos en la conciliación bancaria. g. Control de recepción de Informes de Ingresos diarios de agencias de tesorerías de todas las Unidades
Académicas de la Universidad (52) h. Revisarlos y grabarlos diariamente en el Libro de Bancos i. Recepción diaria de nominas de cheques en Libro de Bancos. j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Mensualmente realizar conciliaciones bancarias de las cuentas de fondo fijo y documentos pendientes y
cinco cuentas del Banco de la Republica. b. Resumir mensualmente cheques voucher de las cuentas bancarias.
c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto…
2.3 EVENTUALES a. Realizar inventario de bienes muebles inservibles o en desuso. b. Realizar registro de transferencias internas en Libro de Bancos y de Banca Remota realizadas
directamente por la jefatura. c. Realizar informes para la Contraloría General de Cuentas en relación a conciliaciones bancarias y libro
de bancos. d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD
a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Titulo de nivel medio, conocimientos de computación y un año en ejecución de labores de oficina afines al puesto. b. Personal Interno Título de nivel medio, conocimientos de computación y seis meses en ejecución de labores de oficina.
I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Contador I CÓDIGO : 04.05.17 PUESTO FUNCIONAL: Encargado de Valores INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo técnico que consiste en ejecutar tareas de recepción, verificación, archivo y custodia de documentos contables.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Recibir, revisar, registrar y archivar documentos de tipo contable, relacionados con la actividad de la
dependencia b. Controlar y tabular formas (de recibos) c. Comparar los ingresos con la forma de control de formas utilizadas. d. Registrar cada uno de esas formas utilizadas a las bases en el programa del Modelo P e. Elaborar del Modelo “P” (formularios (formas) que se utilizan para percibir los ingresos de la
Universidad de acuerdo con lo centralizado en el formato establecido y de ahí sacar los datos requeridos para la formulación del mismo.
f. Reportar mensualmente a la Delegación de la Contraloría de Cuentas el uso de los formularios oficiales de ingreso que la Universidad utiliza y la existencia de que se dispone.
g. Si existiera faltantes pedir notificación por parte del Departamento a la Unidad Académica o administrativa, o dependencia y centro regional en donde se tendría la inexistencia de formularios de formas.
h. Registrar y trasladar notas de crédito y abono y estados de cuentas bancarias i. Recibir informes de ingresos USAC. j. Realizar notas a la Contraloría General de Cuentas para dar de baja a recibos extraviados en las
unidades o dependencias de la universidad en el Modelo P. Así como a la Auditoria Interna de la universidad.
k. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIÓDICAS a. Registrar y enviar en forma trimestral retenciones de IVA a Finanzas de las diferentes unidades
académicas o dependencias administrativas. b. Controlar y archivar tarjetas de distribución de formas en instituciones de la USAC. c. Elaborar a desarrollar manuales administrativos del Departamento. d. Presentar en forma periódica informes sobre sus actividades o cuando sean requeridos por el Jefe
Inmediato. e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.3 EVENTUALES a. Apoyar al personal interno. b. Representar al Departamento de Caja en Comisiones para impresiones de cheques voucher y de sueldos
y cheques voucher de funcionamiento y privativos., cheques de becados. c. Proporcionar documentación contable que sea requerida por la Delegación de la Contraloría de Cuentas. d. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior. e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras Dependencias Externas y Centros Regionales de la Universidad como la Contraloría General de Cuentas, Empresas que se adjudican para la impresión de cheques, y todas las que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD
a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Perito Contador, tres años de estudios universitarios en la carrera de Contador Público y Auditor y tres en años en labores de manejo y control de documentos contables. b. Personal Interno Perito Contador, un año de estudios universitarios en una de las carreras de Ciencias Económicas y cuatro años en labores de contabilidad.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACION ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Contador CÓDIGO : 04. 05.17 PUESTO FUNCIONAL : Profesional Contable INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo técnico que consiste en mantener actualizados registros y controles varios relativos a la actividad de asignación y movimiento de fondos y/o activos varios en las dependencias que le son asignadas.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS: a. Recibir, revisar, registrar, y archivar documentos de tipo contable, relacionados con la actividad de la
dependencia. b. Proporcionar documentación contable que sea requerida por la Delegación de la Contraloría de Cuentas. c. Elaborar acreditamiento de fondos a todos los Centros Regionales y Fincas de la Universidad. d. Dar disponibilidad a facturas. e. Efectuar transferencias Bancarias. f. Enviar Notas de Debito y Crédito Originales al Departamento de Contabilidad g. Enviar Estados Bancarios originales al Departamento de Contabilidad. h. Liquidar cheques voucher de funcionamiento y privativos. i. Elaborar cheques para transferencias bancarias. j. Controlar el presupuesto del departamento. k. Enviar notas a los diferentes bancos del sistema. l. Controlar cheques rechazados por parte de los bancos del sistema. m. Elaborar respuesta de correspondencia a Contabilidad y Auditoria. n. Fotocopiar cheques voucher para los Centros Regionales. o. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIÓDICAS a. Elaborar requerimientos para personal. b. Tramitar sueldos de los trabajadores del departamento c. Extender solvencias en el servicio. d. Extender solvencias de Biblioteca. e. Llenar formularios de planillas de IGSS para tramitar tarjetas de afiliación a los trabajadores del
Departamento de Caja que están como personal de planta y personal supernumerario. f. Llenar cuestionarios para creación de plazas, cuestionarios para prorrogas de plazas g. Transferencias Bancarias por errores que cometen los tesoreros de las diferentes unidades de la
Universidad de San Carlos. h. Elaborar planillas de contrato. i. Realizar declaraciones juradas que se adjuntan a los nombramientos. j. Elaborar nombramientos de personal de planta y personal supernumerario del Departamento de Caja. k. Aperturar cuentas bancarias que maneja la administración central. l. Solicitar chequeras. m. Rendir informe al Cajero General de los Cheques Rechazados. n. Elaborar certificaciones. o. Elaborar variaciones de sueldos, trámites de sueldos, anular cheques con reposición y sin reposición. p. Elaborar constancias de ingresos. q. Elaborar recibos por prestaciones. r. Elaborar ejecución presupuestaria. s. Controlar saldos bancarios. t. Controlar los intereses bancarios de cada uno de los bancos del sistema. u. Elaborar forma 92 “A” para el trámite de la asignación del 5% del Estado. v. Presentar en forma periódica informes sobre sus actividades o cuando sean requeridos por el jefe
inmediato. w. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.3 EVENTUALES a. Controlar las firmas registradas en cada uno de los bancos del sistema. b. Tramitar cheque de fondo fijo de la Farmacia Universitaria. c. Liquidar fondo fijo de la Farmacia Universitaria d. Tramitar las situaciones de fondo y solicitar reintegros por divisas no utilizadas (Departamento de
Proveeduría). e. Elaborar forma 92 “A” para el trámite de la asignación del EFPEM. f. Proporcionar documentación contable que sea requerida por la Delegación de la Contraloría de Cuentas. g. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior. h. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias internas y externas que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD
a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACION DEL PUESTO
REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Perito Contador, tres años de estudios universitarios en la carrera de Contador Público y Auditor y tres en años en labores de manejo y control de documentos contables. b. Personal Interno Perito Contador, un año de estudios universitarios en una de las carreras de Ciencias Económicas y cuatro años en labores de contabilidad.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACION ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Oficinista I CÓDIGO: 12.05.57 PUESTO FUNCIONAL: Recepcionista INMEDIATO SUPERIOR: Subjefe del Departamento de Caja SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo de oficina que consiste en realizar diversas tareas mecanográficas rutinarias y repetitivas, así como de ejecutar otras labores auxiliares de apoyo en el proceso de trámites administrativos y/o académicos
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Realizar tareas de recepción, despacho, clasificación, registro y archivo de correspondencia y otros
documentos b. Ejecutar labores mecanográficas de diversa naturaleza, rutinarias y sencillas. c. Atender personal, o telefónicamente a público que realiza trámites de la dependencia. d. Recepción de documentos dirigidos al pagador central y correspondencia. e. Liquidar cheques voucher, de funcionamiento y sueldos f. Llevar control de todas las unidades de Fondos Fijos. g. Listar correspondencia. h. Elaborar planillas para trámite de auditoria interna, Contabilidad, Dirección General Financiera i. Atender planta telefónica. j. Ante la Dirección General Financiera, tramitar reintegro de todas las unidades académicas, Centros
Regionales hasta el pago final. k. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Elaborar planillas para el Departamento de Contabilidad para trámite de cheques de pago de agua, luz,
teléfono. b. Entregar Nomina de sueldos a las unidades académicas y administrativas. c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias externas de la universidad tales como las Fincas de la universidad, Centros Regionales, Juzgados de Familia, Civil, Trabajo y Previsión Social que se relacione con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Externo
Título de nivel medio, conocimientos de computación y un año en ejecución de labores de oficina afines al puesto.
b. Personal Interno Titulo de nivel medio, conocimientos de computación y seis meses en ejecución de labores de oficina.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACION ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Agente de Vigilancia I CÓDIGO : 14.10.16 PUESTO FUNCIONAL: Agente de Seguridad INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo de servicio que consiste en ejecutar tareas que garanticen las condiciones de seguridad de las instalaciones de centros regionales, escuelas, facultades y dependencias administrativas en general, resguardando los bienes muebles y/o inmuebles que tienen asignados los mismos.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Cuidar el orden y seguridad de las instalaciones, efectuando recorridos en las zonas asignadas. b. Abrir y cerrar las instalaciones del edificio, así como las puertas de cada coordinación y las que se le
requieren. c. Controlar el ingreso y egreso de las personas, vehículos, mobiliario y equipo. d. Velar porque los vehículos estacionados en su área no sean dañados. e. Vigilar que ninguna persona, sin autorización, permanezca dentro de las instalaciones después de la
jornada ordinaria de labores. f. Verificar que al concluir la jornada de trabajo, las luces estén apagadas y que ventanas, puertas y llaves
de agua permanezcan cerradas. g. Velar por la seguridad de los bienes inmuebles de la universidad. h. Velar por el orden. i. Realizar las funciones que le asigne el jefe inmediato superior. j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Rendir informe de las anormalidades ocurridas durante el turno de trabajo. b. Brindar seguridad en eventos culturales, deportivos. c. Cuidar y dar seguridad a los vehículos de los funcionarios. d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES a. Cubrir turnos de emergencia. b. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con el Ministerio Publico, Organismos Judiciales, Policía Nacional Civil.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Por la seguridad de la universidad c. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Externo
Diploma de Educación Básica, adiestramiento en forma de seguridad y defensa personal y dos años en el desempeño en puestos similares.
b. Personal Interno
Diploma de Educación Básica, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y un año en el desempeño de puestos similares.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACION ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja
PUESTO NOMINAL: Mensajero II CÓDIGO: 14.15.17 PUESTO FUNCIONAL: Mensajero INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo de servicio que consiste en distribuir correspondencia y otros documentos dentro y fuera de la Ciudad Universitaria, según instrucciones recibidas.
2. ATRIBUCIONES
2.1 ORDINARIAS a. Recibir, clasificar, sellar y ordenar la correspondencia geográficamente, para su distribución. b. Llevar o recoger mensajes, paquetes, correspondencia y otros documentos, a pie, motocicleta o vehiculo
automotriz. c. Hacer depósitos bancarios y recoger o entregar documentos de valor. d. Solicitar de los destinatarios la constancia de recepción de los documentos entregados. e. Distribuir documentos y correspondencia dentro del campus universitario. f. Entregar correspondencia a bancos y otras dependencias tanto externas como internas del campus
universitario y otros. g. Trasportar valores y efectuar depósitos bancarios. h. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Pagar retenciones IGSS y cuota patronal en sus respectivas instalaciones. b. Pagar colegiatura timbre de los profesionales al Colegio de Ciencias Económicas c. Cotizar proformas para compra de materiales. d. Sustituir al mensajero interno cuando se necesite. e. Otras inherentes al puesto, que le asigne el Jefe Inmediato Superior. f. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO
Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias externas de la universidad que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Segundo año básico, licencia para conducir motocicleta y/o vehículo automotriz, según lo requiera la dependencia y un año en la ejecución de tareas relacionas con mensajería. b. Personal Interno Primaria completa, licencia para conducir motocicleta y/o vehiculo automotriz, según lo requiera la dependencia y dos años como Mensajero I.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACION ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja
PUESTO NOMINAL: Mensajero I CÓDIGO: 14.15.16 PUESTO FUNCIONAL: Mensajero INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo de servicio que consiste en distribuir correspondencia y otros documentos en su dependencia y en otras situadas dentro del campus de la Ciudad Universitaria.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS: a. Recibir, clasificar, sellar y ordenar la correspondencia geográficamente, para su distribución. b. Entregar o recoger mensajes, paquetes, correspondencia y otros documentos de las distintas oficinas. c. Solicitar de los destinatarios las constancias o conocimientos de entrega de documentos. d. Devolver a las oficinas de origen las constancias o conocimientos de entrega de documentos. e. Entregar correspondencia a dependencias internas del campus universitario y otros. f. Recoger en el Departamento de Contabilidad, oficios para la elaboración de cheques voucher,
proveedores, Pago de nomina IGSS, Tesorería, colegio de CC.EE. g. Recibir útiles de oficina, en el Departamento de Proveeduría que serán utilizados para el
Departamento. h. Entregar bolsas de informes de ingresos al Departamento de Contabilidad. i. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Efectuar algunas labores de oficina y atender teléfono cuando se requiere. b. Recibir y entregar nómina de cheques sueldos. c. Recibir y entregar nómina de cheques becados. d. Operar ocasionalmente equipo de fotocopiadora. e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES a. Repartir eventualmente documentos y correspondencia en áreas fuera del campus universitario. b. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias externas de la universidad que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACION DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Primaria completa, conocimientos de mensajería y un año en la ejecución de tareas relacionadas con el puesto. b. Personal Interno Poseer primaria completa, y dos años como Auxiliar de Servicios I.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Auxiliar de Servicios I CÓDIGO: 14.05.16 PUESTO FUNCIONAL: Auxiliar de Servicios
INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General
SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo de servicio que consiste en realizar tareas relacionadas con limpieza, mensajeria y aquellas auxiliares, manuales o mecánicas del área de oficina.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS: a. Barrer, lavar, trapear, pulir y desarrollar aquellas tareas necesarias para mantener la limpieza en las
áreas de trabajo asignadas. b. Sacudir, ordenar y trasladar mobiliario y equipo, materiales, maquinaria de diversa naturaleza, enseres y
cualquier objeto que se requiera. c. Depositar la basura en los recipientes y trasladarla al área respectiva. d. Abrir y cerrar puertas y llaves de distribución de agua que corresponda, y/0 estén asignadas al área bajo
su responsabilidad. e. Operar maquinas sencillas de reproducción. f. Mantener el equipo de oficina ordenado. g. Preparar café para el personal. h. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Realizar labores de mensajeria, cuando se requiera necesaria. b. Cubrir en sustitución de recepción en periodo de almuerzo de la misma. c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES a. Realizar compras de bienes de consumo diario. b. Realizar eventualmente tareas de mensajeria, llevando, entregando, recogiendo mensajes, objetos y
otros documentos. c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de dependencia, así como con otras dependencias que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Primaria completa, conocimiento en el manejo de útiles y materiales de limpieza y seis meses en labores de limpieza. b. Personal Interno Primaria completa, conocimiento en el manejo de útiles y materiales de limpieza y seis meses en labores de limpieza.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA : Dirección General Financiera Departamento de Caja
PUESTO NOMINAL: Profesional Contable CÓDIGO: 04.05.19 PUESTO FUNCIONAL: Pagador INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo de Especialización que consiste en analizar, dictaminar y registrar operaciones contables con exactitud y prontitud.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Recibir documentos para su análisis, interpretación y trámite. b. Recibir solicitudes para revisión, análisis y elaboración de cheques. c. Llevar control de cuentas corrientes y otros aplicando normas administrativas, financieras y contables. d. Pagar cheques por medio del fondo fijo asignado. e. Pagar complementos de sueldos. f. Actualizar del libro auxiliar de bancos. g. Elaborar exenciones de IVA. h. Informar de cheques recibidos y pagados i. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.2 PERIÓDICAS a. Pagar cheques de sueldos por reposición - semanal. b. Elaborar planillas de liquidación de sueldos y complementos pagadas, así como de fondo fijo c. Pagar sueldos mensuales a las unidades académicas, administrativas y centros regionales. d. Liquidar nóminas de sueldos mensuales, diferidos, bono 14 y Aguinaldo. e. Elaborar listados de cheques anulados y enviar a los Departamentos de Procesamiento de Datos y
Auditoria Interna. f. Elaborar cheques por concepto de combustible mensual a funcionarios (Fondo fijo). g. Informar de constancias de IVA extendidas, trimestralmente ante la SAT.
Continúan atribuciones periódicas…. h. Recepción de Estados de cuenta enviados por el Banco por manejo de la cuenta de fondo fijo, establecer
saldos, previo a la elaboración de las conciliaciones bancarias. i. Elaboración de conciliación bancaria mensual. j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES a. Ejecutar retenciones del ISR a las personas sujetas a este. b. Asesorar compras que efectúan las diferentes unidades administrativas, siempre y cuando se relacionen
con el fondo fijo. c. Entregar circulares a las diferentes tesorerías de la universidad. d. Pagar cheques sueldos por diferentes conceptos (diferido, bono 14 y aguinaldo). e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACION DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Contador Público y Auditor, con aprobación de cursos especializados en el área contable y tres años en labores relativas al área contable. b. Personal Interno Contador Público y Auditor y cuatro años en labores relativas al manejo y control de documentos contables. En ambos casos ser colegiados activos.
I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTONOMINAL: Receptor Pagador CÓDIGO: 04. 10.21 PUESTO FUNCIONAL: Profesional Contable INMEDIATO SUPERIOR : Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo técnico que consiste en recibir y pagar fondos por diversos conceptos en la Caja Central de la Universidad.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Analizar expedientes por orden de compra y sin orden de compra. b. Atender al Público en General. c. Emitir cheques y efectuar pago de viáticos, gastos diversos tramitados por documentos pendientes y
reintegros. d. Revisar que las facturas y otros documentos de comprobación de pagos, estén debidamente legalizados
y completos. e. Realizar pagos por medio de caja chica, documentos pendientes, y fondo fijo y preparar la liquidación
respectiva. f. Llevar control de cheques voucher de proveedores y reintegro de fondo fijo entregados a las tesorerías,
así como del pago de servicios brindados a la Universidad. g. Manejar y custodiar el fondo fijo para documentos de Q100.01 a Q60, 000.00. h. Liquidar el fondo fijo y caja chica. i. Elaborar exenciones de IVA. j. Pagar a Proveedores. k. Entregar cheques a tesoreros de las diferentes unidades académicas, administrativas y centros
regionales. l. Grabar cheques voucher de funcionamiento y privativos m. Pagar indemnizaciones. n. Realizar informe diario financiero del saldo pendiente de pago.
Continúan actividades ordinarias… o. Efectuar cálculo del Impuesto al Valor Agregado -IVA-, Impuesto Sobre la Renta -ISR-, en solicitudes
de compra. p. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIÓDICAS a. Ejecutar informe de las exenciones de Impuesto al Valor Agregado -IVA-, trimestral. b. Anular cheques que prescribieron, mensualmente. c. Elaborar Fondo fijo semanalmente. d. Realizar pagos por servicio telefónico mensualmente. e. Conciliar mensualmente. f. Elaborar informe de cheques en tesorería mensualmente. g. Pagar Impuesto sobre la Renta h. Pagar Timbre del Colegio de CC.EE. i. Pagar Timbre del Colegio de Arquitectos. j. Pagar Banco de los Trabajadores Mensual de préstamos. k. Pagar Banco Banrural Mensual. l. Elaborar formulario SIC-10 para reponer cheques de proveedores. m. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.3 EVENTUALES a. Informar cheques pagados por voucher (verificación de cheque; cuenta, monto, valor). b. Informar el saldo bancario de la cuenta que está a cargo, contra extracto bancario. c. Realizar notas de reparo por expedientes que no llenan los requisitos fiscales y los internos. d. Liquidar Fondo Fijo. e. Pagar cheques por descuentos judiciales por alimentación. f. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior. g. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias externas como Colegio de CC.EE. y Colegio de Arquitectos, Bancos Privados y del Estado, que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
REQUISITOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Perito Contador, Perito en Administración Publica o Perito Contador con especialidad en computación comercial y dos años en tareas relacionadas con recepción de fondos. b. Personal Interno Titulo de nivel medio y tres años en tareas relacionadas con recepción de fondos.
I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja PUESTO NOMINAL: Oficinista III CÓDIGO: 12.05.58 PUESTO FUNCIONAL: Oficinista III INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO
Trabajo de oficina que consiste en dirigir y ejecutar trámites administrativos, académicos y legales y/o tareas variadas y complejas que requieren experiencia y conocimiento en un área especifica.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Revisar cheques de sueldos en lo que se refiere a reposiciones, complementos IGSS, extraviados y
revocados. b. Observar que los documentos que se reciben y tramitan, cumplan con las leyes, reglamentos y demás
disposiciones universitarias. c. Analizar y preparar respuesta de expedientes y/o documentos especiales de diversa naturaleza y su
entrega para revisión y aprobación. d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIÓDICAS a. Controlar y revisar nominas con sus respectivos cheques de sueldos, Nominas de cheques de Becados
de Rectoría y USAC-USAID, complementos normales y extraordinarios de sueldos, prestaciones. b. Controlar ingresos y egresos de las Escuela de Ciencias Lingüísticas para la transferencia mensual
correspondiente. c. Elaborar y mecanografiar circulares, informes, reportes y otros. d. Atender personal o telefónicamente a funcionarios, catedráticos, estudiantes y público en general,
proporcionando información que soliciten u orientar en el trámite y requisitos legales a cumplir. e. Revisar, controlar y/o archivar la documentación procesada.
f. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.3 EVENTUALES a. Tramitar la papelería para cheques extraviados de sueldos para su respectiva solicitud de reposición. b. Apoyar a personal de matricula para grabación de recibos de pago. c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Título de nivel medio, conocimientos de computación y tres años en la ejecución de trabajo de oficina, que incluya trámites administrativos. b. Personal Interno Poseer titulo de nivel medio, conocimientos de computación y dos años como oficinista II o Secretaria II.
I. IDENTIFICACIÓN
UBICACION ADMINISTRATIVA: Dirección General Financiera Departamento de Caja
PUESTO NOMINAL: Oficinista I CÓDIGO: 12.05.56 PUESTO FUNCIONAL: Encargada de Emisión de Cheques Voucher
INMEDIATO SUPERIOR: Cajero General
SUBALTERNOS: Ninguno
II. DESCRIPCIÓN
1. NATURALEZA DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en realizar diversas tareas mecanográficas rutinarias y repetitivas, así como de ejecutar otras labores auxiliares de apoyo en el proceso de trámites administrativos y/o académicos.
2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a. Realizar tareas de recepción, despacho, clasificación, registro y archivo de correspondencia y otros
documentos. b. Ejecutar labores mecanográficas de diversa naturaleza, rutinarias y sencillas. c. Atender personal o telefónicamente a público que realiza trámites de la dependencia. d. Realizar cálculos aritméticos y elaborar cuadros estadísticos sencillos. e. Revisar Expedientes de cheques voucher que se trasladan del Departamento de Contabilidad a Caja
Central. f. Ejecutar la emisión de cheques Fondos Privativos y de Gastos de Funcionamiento (Fondo Fijo,
Documentos Pendientes, Proveedores, Indemnizaciones, Viáticos, Ayudas Becarias, Ayuda Económica, Servicios Profesionales).
g. Elaborar Planilla de cheques. h. Ejecutar la Planilla Electrónica i. Certificar cheques. j. Archivar oficios y planillas de listado de oficios. k. Enviar original y copia del voucher y documentos de respaldo al Departamento de Contabilidad y
Auditoria. l. Trasladar cheques voucher al Receptor Pagador del Departamento de Caja. m. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
2.2 PERIÓDICAS a. Elaborar Planilla de Transacciones Voluminosas. b. Ejecutar la emisión de cheques de Sindicato de Trabajadores de la Universidad, Plan de Prestaciones,
Banco de los Trabajadores, Banrural, Tesorería Nacional, Colegios Profesionales, Descuentos Judiciales, Tasas Estudiantiles, Indemnizaciones.
c. Archivar cheques anulados. d. Archivar Planillas provenientes del Departamento de Contabilidad. e. Realizar Back-up de Programa de cheques. f. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto. 2.3 EVENTUALES a. Realizar emisión de cheques de ayuda funeraria y prestaciones, Póstumas. b. Elaborar formulario SIC-10 de cheques voucher con y sin reposición por anulación. c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.
3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con el personal de Dependencia, así como con otras dependencias que tengan relación con sus labores.
4. RESPONSABILIDAD a. Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. b. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA a. Personal Externo Poseer título de nivel medio, conocimientos de computación y un año en ejecución de labores de oficina afines al puesto. b. Personal Interno Poseer título de nivel medio, conocimientos de computación y seis meses en ejecución de labores de oficina.
