MANUAL DE FUNCIONES GERENCIAL

GERENTE GENERAL

Funciones y Autoridad

El Gerente General de la DISTRIBUIDORA EL SABOR DEL CAFÉ S.A.S actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados. Es responsable ante los socios. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización. Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de aplicación de nuestros productos y servicios. Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e interno, provee de contactos y relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel internacional. Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas. Sus principales funciones:

Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.

Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.

MANUAL DE FUNCIONES

Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada por su gerente.

Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.

Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades.

Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.

Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.

Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión).

OTRAS ACTIVIDADES

Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño de la empresa.

Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologías o materias primas, insumos y productos más adecuados.

Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al mercado.

Se encarga de la contratación y despido de personal.

Está autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin límite de monto.

Cualquier transacción financiera mayor como obtención de préstamos, cartas de crédito, asignación de créditos a clientes, etc. deben contar con su aprobación.

Jefe Inmediato: Reporta a la Junta de Socios Supervisa a: Jefe de Mercadeo, Asistente Administrativa. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por las gerencias que el designe en áreas específicas de acción.

Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.

MANUAL DE FUNCIONES

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Funciones y Autoridad El gerente administrativo financiero tiene varias áreas de trabajo a su cargo, en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo de las bodegas y el inventario, y todo el proceso de administración financiera de la organización. Sus responsabilidades son:

Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general (activos).

Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las variables de decisión incluyen fondos internos vs. Externos, fondos provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.

La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarán ingresos. Esta área representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de estructura del capital de la empresa.

Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el objeto de obtener información valiosa de la posición financiera de la compañía.

Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.

Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.

Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.

Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la organización y maximizar el valor de la misma.

El gerente financiero interactúa con las otras gerencias funcionales para que la organización opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que tengan implicaciones financieras deberán ser consideradas. Por ejemplo, las decisiones de negocios de la gerencia general afectan al crecimiento de ventas y, MANUAL DE FUNCIONES

consecuentemente modifican los requerimientos de inversión, por lo tanto se deben considerar sus efectos sobre la disponibilidad de fondos, las políticas de inventarios, recursos, personal, etc.

El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los valores de la empresa, siempre con autorización previa del Gerente General.

Es el encargado de la elaboración de presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la empresa, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.

Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la empresa.

Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos.

Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener los días de inventario lo más bajo posibles.

Control completo de las bodegas, monitoreo y arqueos que aseguren que no existan faltantes. Monitoreo y autorización de las compras necesarias por bodegas.

Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el SRI. Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable y oportuna para el uso de la gerencia.

Manejo de la relación con el proveedor del servicio de tercerización contable y auditores.

Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos, nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.

Manejo del archivo administrativo y contable.

Aprobación de la facturación que se realiza por ventas de bodega.

Supervisión de la facturación de proyectos hecha por bodega bajo lo establecido en los contratos firmados con el cliente.

Otras actividades Administrar y autorizar préstamos para empleados.

Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de préstamos, transacciones en dólares, etc.)

Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia General.

El Gerente Administrativo Financiero deberá llevar a cabo cualquier otra actividad determinada por el Gerente General.

Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: Asistente administrativa, contabilidad, asistente contable, bodeguero. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por el Gerente General y las personas que se designen para tareas operativas específicas. Cualquier delegación específica se hará a través de un memorándum.

1.1.3 GERENTE DE OPERACIONES Funciones y Autoridad El Gerente de Operaciones tiene a su cargo el manejo del departamento técnico dentro del que se incluye la elaboración y supervisión de proyectos de riego, así como también brindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los productos, planea y ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora. Tiene total autoridad en el manejo del personal a su cargo autorizada para la contratación de personal temporal para proyectos, contratación de personal definitivo junto con la gerencia general. Adicionalmente tiene autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad del negocio. Tiene la libertada para negociar con los clientes y otorgar crédito tomando en cuenta ciertos criterios como: el financiamiento recibido por los proveedores, el tiempo del proyecto, el monto de la venta, la rentabilidad del proyecto y el efecto en la liquidez de la empresa. Además se encarga totalmente del manejo de la importación y exportación de materiales. Ventas MANUAL DE FUNCIONES

Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con el objetivo de detectar las necesidades del cliente.

El Gerente de Operaciones elabora un bosquejo del proyecto con los datos proporcionados por el cliente para que los dibujantes puedan realizar el plano.

Es el encargado de realizar los cálculos de pérdida de presión y capacidad del sistema para aquellos proyectos que lo requieran.

Es el responsable de elaborar la lista de materiales que se va a utilizar en un determinado proyecto así como también el presupuesto del mismo.

El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentación del proyecto junto con su cotización, además de encargarse de la negociación con el cliente en cuento a precio y crédito.

Técnico El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la planificación de materiales y tiempo de entrega de todos los proyectos de riego.

Para cada uno de los proyectos se debe asignar el personal que va a llevar a cabo toda la ejecución.

El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisión del proyecto y de la entrega del mismo al cliente.

Es el responsable de atender al cliente cuando requiere servicio técnico, asignándole un técnico para resolver el problema del cliente, considerando que se debe atender al cliente el mismo día o máximo al día siguiente de ser posible.

GERENCIA DE MERCADEO

1. FINALIDAD La Gerencia de Mercadeo tiene como finalidad, mantener la presencia de la Empresa en el Mercado de las Telecomunicaciones, mediante una efectiva labor de Mercadotecnia, orientada a desarrollar nuevos Negocios tanto a nivel Nacional como Internacional.

2. FUNCIONES PRINCIPALES

1. Definir un plan estratégico de Marketing, acorde con los objetivos empresariales. 2. Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia de Ventas, que permita conocer el avance y los resultados de las ventas.

3. Realizar análisis del sector de telecomunicaciones que incluya Clientes, Proveedores, Competencia, Servicios Sustitutos y a los posibles ingresantes al Mercado. 4. Estudiar las Tendencias Tecnológicas como Soporte a nuevos Mercados de Servicio en los que pueda participar la Empresa. 5. Realizar planes estratégicos de mercadeo, que permitan modificaciones y adaptaciones para operar en diferentes ambientes. 6. Analizar y determinar la Rentabilidad de los diferentes Servicios que presta y/o prestará la Empresa. 7. Analizar el Comportamiento de la Demanda de los diferentes servicios que presta la empresa. 8. Formular e implementar políticas, que orienten los estudios de Mercado, Promoción y labor Publicitaria de los servicios que brinda o brindará la Empresa. 9. Realizar el análisis cualitativo y cuantitativo del Mercado, de tal manera que se pueda proyectar la demanda de los distintos servicios de telecomunicaciones. 10. Mantener una estructura tarifaria dinámica y flexible que responda a los cambios que puedan suscitarse financiera o Comercialmente. 11. Elaborar Escenarios futuros de acuerdo a los diferentes estados posibles del entorno. 12. Elaborar y dar seguimiento a los planes de Comercialización de los Servicios actuales y futuros que proporcionara la Empresa. 13. Elaborar y aplicar planes de descuentos flexibles y personalizados. 14. Publicitar y Promocionar los diferentes servicios que presta o prestara la empresa. 15. Identificar, analizar y aplicar alternativas para penetración y desarrollo de Mercados mediante la introducción de nuevos Servicios y la utilización de la Red existente. 16. Definir Estrategias de Comercialización.

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica

La Gerencia de Mercadeo depende Directamente de la Gerencia General 3.2 Estructura Interna

La Gerencia de Mercadeo está estratificada internamente por 3 Departamentos: 1. Departamento de Publicidad. 2. Departamento de Productos y Servicios. 3. Departamento de Investigación de Mercado.

MERCADEO

PUBLICIDAD PRODUCTOS Y SERVICIOS

INVESTIGACION DE MERCADO

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A nivel Interno Se relaciona con las áreas Técnicas y Administrativas involucradas en la prestación de los servicios. 4.2 A Nivel Externo Se relaciona con Clientes, Proveedores, Agencias Publicitarias, Instituciones varias y Organismos del Estado

DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD

1. FINALIDAD El Departamento de Publicidad tiene como finalidad, convencer al cliente con un mensaje comercial para que tome la decisión de compra de los productos y servicios que ofrece Hondutel y a la vez posicionarla en el mercado de las telecomunicaciones en una forma más competitiva.

2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Definir la imagen publicitaria que se quiere comunicar al mercado y/o consumidores. 2. Establecer que medios publicitarios serán utilizados para promover los diferentes productos y servicios que ofrece la Empresa. 3. Identificar que tipos de canales directos de distribución serán utilizados para la comercialización de los productos o servicios: Preventa, Autoventa y/o Televentas, entre otros. 4. Establecer el tipo de material Publicitario a utilizar y especificar la zona geográfica donde serán distribuidos. 5. Definir que tipo de promociones o lanzamientos serán utilizados y donde. 6. Actualizar y dinamizar la comercialización de los productos y servicios. 7. Análisis de temas en el área de publicidad con énfasis en las tendencias más modernas de mercadeo. 8. Elaboración y distribución de forma periódica de boletines con los servicios que presta la Empresa, en las zonas de mayor afluencia de consumidores. 9. Utilización de Panelitos vallas, volantes, mercadeo de puerta en puerta, para la publicidad de la gama de productos que presta la Empresa.

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

3.1 Dependencia Jerárquica

El Departamento de Publicidad depende directamente de La Gerencia de Mercadeo. 3.2 Estructura Interna

El Departamento de Publicidad no tiene dependientes dentro de su estructura organizacional.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A nivel Interno Se relaciona con la Gerencia de Ventas, Relaciones Externas y Gerencia General, todas las Áreas de la Empresa. 4.2 A Nivel Externo Se relaciona con Clientes, Proveedores, Medios de Comunicación, Instituciones varias y Organismos del Estado

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DE MERCADOS

1. FINALIDAD El Departamento de Investigación de Mercados tiene como finalidad, investigar la apertura de nuevos mercados, precios, calidad y servicios que presta la competencia con el fin de mantener nuestros clientes y atraer a los consumidores cautivos.

2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Efectuar estudios de mercado a través de: Encuestas, Grupos Foco, entrevistas, sugerencias u otras herramientas de mercadeo. 2. Definir estrategia de mercados para la identificación de oportunidades y amenazas. 3. Estudio de las variables controladas por la empresa: Precio, Producto, Plaza y Promoción. 4. Establecer precios, nuevos productos o servicios, cambio de nombre o de etiqueta

(Slogan). 5. Definir si los productos o servicios de la Empresa son competitivos y de calidad. 6. Investigar los precios del mercado de las Empresas de la competencia. 7. Investigar el precio que esta dispuesto a pagar el mercado por los productos y servicios que se ofrecen. 8. Elaborar planes de descuento flexible y personalizado. 9. Analizar e identificar la demanda insatisfecha de las empresas que se dedican al sector de las telecomunicaciones. 10. Crear ideas innovadoras para la Empresa, con el fin de satisfacer las expectativas de los clientes. 11. Analizar de forma periódica las tasas de crecimiento en coordinación con: Gerencia General, Ventas y Finanzas, para que no afecte la estimación de ingresos futuros de la Empresa. 12. Participar con (Gerencia de Asuntos Regulatorios), para definir las tarifas de los productos y servicios que presta Hondutel. 13. Identificar cual es el mejor segmento de mercado al que se puede dirigir ya con una política comercial definida. 14. Realizar investigaciones de mercado de cambio de imagen, diseño de estrategias publicitarias y estudios de competencia. 15. Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa actividades de mercado, divulgación, comunicación y Relaciones Publicas por medio de un sistema empresarial.

. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica

El Departamento de Investigación de Mercados depende directamente de La Gerencia de Mercadeo. 3.2 Estructura Interna

El Departamento de Investigación de Mercados no tiene dependientes dentro de su estructura organizacional. 4. RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A nivel Interno Se relaciona con la Gerencia de Ventas, Relaciones Externas y Gerencia General. 4.2 A Nivel Externo Se relaciona externamente con Clientes, otras instituciones del sector de las telecomunicaciones para realizar BENCHMARKING, e Instituciones varias y Organismos del Estado.

DEPARTAMENTO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 1. FINALIDAD El Departamento de Productos y Servicios tiene como finalidad, la búsqueda permanente de nuevos productos y servicios para ofrecer al cliente, y la mejora continúa de los mismos, con el fin de lograr la satisfacción del cliente y la productividad de la empresa. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Realizar estudios de mercado para lanzar nuevos productos o servicios, de tal manera que nos permita conocer las condiciones del entorno (socioeconómicas, demográficas, cambios culturales y tecnológicos, etc.) 2. Crear propuestas únicas de Venta atractivas al cliente. 3. Buscar innovar con productos o servicios diferentes que ofrezcan mayores beneficios al usuario final. 4. Mantener actualizado la Pagina Web de la DISTRIBUIDORA EL SABOR DEL CAFÉ S.A.S en cuanto a la gama de servicios y productos que ofrece. 5. Determinar cómo distribuir de la mejor manera en el mercado los productos y servicios existentes, así como los nuevos. 6. Definir estrategia de Marketing para el lanzamiento de nuevos productos. 7. Mantener informado a la Gerencia de Relaciones Externas, para transmitir oportunamente información de los nuevos productos y servicios que lanzara al mercado.

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.3 Dependencia Jerárquica

El Departamento de Productos y Servicios depende directamente de La Gerencia de Mercadeo. 3.4 Estructura Interna

El Departamento de Productos y Servicios no tiene dependientes dentro de su estructura organizacional.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A nivel Interno Se relaciona con la Gerencia de Ventas, Relaciones Externas y Gerencia General. 4.2 A Nivel Externo Se relaciona externamente con Clientes, otras instituciones del sector de las telecomunicaciones para realizar BENCHMARKING, e Instituciones varias.