MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTO

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Edición: 01 1 Revisión : 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTO

UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

AUTORIZÓ:

ELABORÓ:

Licda. Bangi Encargada d Documental y Archivo.

VISTO BUENO:

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UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO INTITUCIONAL

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Edición: 01 1 Revisión: 02

1.0 INFORMACIÓN GENERAL

Nombre/ Titulo del Puesto:

Puesto Superior Inmediato:

Departamento/Sección/Unidad:

2.0 MISIÓN

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1

GOBIERNO O t H ~ -\L\~\ DO H:

Fecha: Diciembre 201 8 1 Modificación: 01

Encargado(a) de Archivo Institucional.

Ministra(o) , Viceministro(a) y Dirección Ejecutiva.

Unidad de Gestión Documental y Archivo

Institucional.

Dirigir, coordinar y organizar la información y archivos contenido en la Institución,

clasificándolos y archivándolos con el fin de poder facilitar efectivamente al

derecho de los ciudadanos(as) de acceder a la información pública, tal y como lo

establece la Ley de Acceso a la Información Pública y el Instituto de Acceso a la

Información Pública.

3.0 FUNCIONES / ACTIVIDADES BÁSICAS

1. Recibir la entrada de nuevos registros de documentos y archivos de la

1 nstitución.

2. Comunicarse con todas las áreas que producen registros y documentos

para coordinar el ordenamiento, codificación, clasificación y

conservación para efectuar el resguardo respectivo.

3. Realizar la descripción bibliográfica e indización de la información

institucional .

4. Conservar, clasificar y archivar adecuadamente información y

documentación que facilite brindar una respuesta rápida y oportuna.

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Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01

5. Ingresar la información a la base de datos bibliográfica.

6. Evaluar los expedientes en los archivos para completar los inventarios

publicados en la guía de Organización de Archivo.

7. Velar por el control de calidad de la información registrada en base la de

datos bibliográficos.

8. Resolver las búsquedas bibliográficas que solicitan los usuarios(as).

9. Atender a los usuarios(as) internos que soliciten la información de su

respectiva dependencia.

1 O. Recabar información y documentación histórica, clasificarla , hacer

Descripción bibliográfica e indizar.

11. Llevar estadística de los usuarios(as) y niveles de uso de la

documentación existente.

12. Digitalizar la información que se encuentre en duro (escaneo o

levantamiento de texto en procesador de palabras).

13. Empastar o encuadernar los documentos que lo requieran para asegurar

que no se deterioren.

14. Sacar fotocopias de documentos o reproducciones electrónicas.

15. Diseñar un sistema para facilitar la obtención de la información

internamente y proponer las medidas necesarias para la organización de

los archivos.

16. Colaborar en el mantenimiento y actualización de la página web

institucional, en lo que concierne a archivos.

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Edición: 01 1 Revisión: 02 l Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01

17. Apoyar en la solución de problemas relacionados con la búsqueda de

información y documentación de carácter histórico.

4.0 Nivel de Autoridad

Jefatura Inmediata Título del Puesto Ministra(o) Ministra(o) de Trabajo y Previsión

Social Viceministra(o) Viceministra(o) de Trabajo

Previsión Social Director(a) Director(a) Ejecutiva

Puestos bajo su Cargo Título del Puesto Colaborador(a) Colaboradora Administrativa de

Archivo Institucional Auxiliar Auxiliar de Archivo Institucional Ordenanza Ordenanza de Archivo Institucional

5.0 CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO

5.1 Resultados Principales

Mantener un sistema de bibliotecario eficaz y eficiente con una catalogación y clasificación de la información, salvaguardando tanto física como digital la información institucional.

5.2 Marco de Referencia para la Actuación

• Constitución de la República de El Salvador.

• Ley de Acceso a la Información Pública.

• Reglamento de la Ley de Acceso a la Información Pública.

• Tratados y Convenios Internacionales de los Derechos Humanos.

• Convención Americana sobre Derechos Humanos.

y

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• Convención lnteramericana Contra la Corrupción .

• Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción.

6.0 PERFIL DE CONTRATACIÓN

6.1 Formación Básica

Indispensable Poseer título universitario en Administración de Empresas, Derecho, Ingeniería Industrial u otra carrera afín.

Deseable Diplomados, atención a cursos de orientación

Afín al cargo.

6.2 Conocimientos Específicos

Indispensable Conocimiento en Bibliotecología.

Conocimiento en manejo de archivos y documentación

Deseable Conocimiento en Programas utilitarios de

Computación Manejo de bases de datos.

6.3 Experiencia Previa

De preferencia dos años de ejercicio profesional en labores similares.

7 .O OTROS ASPECTOS

Valores generales de la persona que ocupa el puesto.

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• Ética

• Integridad

• Calidad de trabajo

• Orientación a los resultados

• Compromiso

• Capacidad para aprender

• Responsabilidad

• Tolerancia a la presión

• Trabajo en equipo .

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Número de Puesto:

2.0 MISIÓN

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1

GOBI ERN O PI t- 1 , .\l\ ,\D(J J.:.

Fecha: Diciembre 2018 l Modificación: 01

Colaborador(a) Administrativa de Archivo 1 nstitucional.

Encargada de Unidad de Gestión Documental y Archivo.

Unidad de Gestión Documental y Archivo .

1

Colaborar y servir de apoyo, ejecutando de acuerdo a las directrices, las tareas archivísticas de recepción, clasificación , organización, control.

3.0 FUNCIONES/ ACTIVIDADES BÁSICAS

1. Cotejo de los documentos trasferidos

2. Elaboración de Inventario.

3. Elaboración de índice y viñetas para la identificación de series

documentales.

4. Monitoreo de Elaboración de cuadros de control en las diferentes oficinas.

5. Señalización e identificación de las instalaciones.

6. Gestión y control de préstamos, devoluciones y reproducciones.

7. Otras tareas que sean encomendadas por jefatura inmediata.

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4.0 ESTRUCTURA DEL PUESTO

Jefatura Inmediata Título del Puesto Encargada Encargada de Unidad de

Gestión Documental y Archivo.

Puestos bajo su Cargo Título del Puesto N/A







• Reglamento de la Ley de Acceso a la Información Pública .

• Convención lnteramericana Contra la Corrupción.




1 nd ispensable: Estudiante de carreras afines al área.

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Deseable Diplomados, atención a cursos de orientación

Afín al cargo.



Deseable


Conocimiento en Programas utilitarios de



De preferencia dos años de ejercicio profesional en labores similares.

7 .O OTROS ASPECTOS


• Ética

• Integridad



• Compromiso


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• Responsabilidad

• Tolerancia a la presión

• Trabajo en equipo.

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2018






Número de Puesto:

2.0 MISIÓN

1

GOBIEnNO DL H '.-,..\L\ .-\DO M

Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01

Auxiliar de Archivo Institucional.

Encargada de Unidad de Gestión Documental y Archivo.

Unidad de Gestión Documental y Archivo .

1

La misión del puesto es la recepción , organización y control de documentos que envíen del Ministerio Central.

3.0 FUNCIONES / ACTIVIDADES BÁSICAS

1. Facilitar y mantener un excelente sistema de gestión documental. 2. Mantener un archivo visible ordenado, limpio y funcional. 3. Mantener los archivos físicos y digitales debidamente actualizados.


Jefatura Inmediata Título del Puesto Ministra( o) Ministra(o) de Trabajo y Previsión

Social Viceministra(o) Viceministra(o) de Trabajo y

Previsión Social Director(a) Director(a) Ejecutiva

Encargada Encargada de Unidad de Gestión Documental y Archivo.


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• Reglamento de la Ley de Acceso a la Información Pública.

• Convención lnteramericana Contra la Corrupción.




Indispensable:

Deseable

Estudiante de carreras afines al área

Diplomados, atención a cursos de orientación

afín al cargo.



Deseable


Conocimiento en Programas utilitarios de


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PUESTOS \ l'RI \l"h,, "1(1( 1 \1

2018 GOBI ERNO lH t-1 ' -\l\ AllO N.



De preferencia 2 años de experiencia en puestos similares en instituciones

públicas o privadas.

7 .O OTROS ASPECTOS




• Compromiso


• Responsabilidad

• Trabajo en equipo .

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1.0 INFORMACION GENERAL

Nombre/ Título del Puesto: Ordenanza de Archivo Institucional

Puesto Superior Inmediato: Encargada de Archivo Institucional.

Dirección: Unidad de Gestión Documental y Archivo

Departamento/Sección/Unidad: Unidad de Gestión Documental y Archivo

Número de Puesto: 1

2.0 MISIÓN

Hacer que todo quede limpieza con toda honestidad

3.0 FUNCIONES/ACTIVIDADES BASICAS

1. Pulido de piso en las distintas oficinas del Ministerio de Trabajo y previsión Social.

2. Lavar y poner agua purificada en los oasis. 3. Limpiar el área del parqueo, del jardín . 4. Otras funciones/actividades afines asignadas por la jefatura. 5. Limpieza de las instalaciones del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.


Jefatura Inmediata Título del Puesto Ministra(o) Ministra(o) de Trabajo y Previsión

Social

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2018 GOBIERM) t>t 1-l ~ \I \ ,-\Dt lt,i:


Viceministra(o) Viceministra(o) de Trabajo y Previsión Social

Director(a) Director(a) Ejecutiva

Jefatura Jefatura Unidad de Gestión Documental y Archivo.




Garantizar que las instalaciones, se encuentren en condiciones de limpieza y

orden.


Lineamientos de parte de la jefatura



Indispensable Poseer 9º Grado o Título de Bachiller General


Indispensables


Conocimientos básicos sobre el funcionamiento de

equipo de oficina y de limpieza

De preferencia 2 años de experiencia en puestos similares en instituciones

públicas o privadas.

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MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE MDP PUESTOS 2018

Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018

7.0 OTROS ASPECTOS

Valores generales de la persona que ocupa el puesto

•

•

•

•

•

•

Imagen personal

Actitud de servicio

Responsabilidad

Trabajo en equipo

Buenas relaciones interpersonales

Disciplina

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GOBI ER:"10 LH tl \ \ 1 \AllOk

1 Modificación: 01

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