Manual de Compra de Materia Prima Principal (Maní Rama)

7/26/2019 Manual de Compra de Materia Prima Principal (Maní Rama)

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MANUAL DE COMPRA DE MATERIA PRIMA PRINCIPAL

(Maní rama)

Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad AlimentariaMarzo 2015

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Contralor General Gerente de SGCSA Gerente GeneralEmisión Referencia Fecha de revisión

0 PA.09.01 15/03/2016



Manual de compra de materia prima principal (Maní en rama)PA.09.01

E0: 15/03/2015 – Rev.: 15/03/2016

2 de 16 Sistema de Gestión y Seguridad Alimentaria

INDICE

I.

PROPOSITO ......................................................................................................... 3

II.

OBJETIVO ............................................................................................................ 3

III.

ALCANCE .......................................................................................................... 3

IV.

RESPONSABILIDADES .................................................................................... 3

V.

POLÍTICAS ........................................................................................................ 4

5.1 Requisitos para poder ser proveedor de materia prima (Maní en rama) ............ 4

5.2 Selección de Productores (Proveedores de materia prima) ............................... 4

5.3 De la elaboración y firma de contratos ............................................................... 5

5.4 Aseguramiento de la Calidad e Inocuidad de la materia prima .......................... 5

5.5 Recepción de materia prima .............................................................................. 6

VI.

PROCEDIMIENTO ............................................................................................ 6

6.1 Selección y aprobación del proveedor. .............................................................. 6

VII.

FLUJO DE PROCESOS .................................................................................... 8

7.1 Solicitud de firma de contrato ............................................................................. 8

VIII.

ANEXOS ............................................................................................................ 9

Anexo 1: Ejemplo de “Solicitud de inscripción de unidades de producción para la

implementación de las buenas prácticas agrícolas y trazabilidad” ........................... 9

Anexo 2: Ejemplo de contrato ................................................................................ 11

Anexo 3: Ejemplo “Lista de chequeo para la evaluación de la implementación de

BPA en producción primaria de maní .................................................................... 14

Anexo 4: Ejemplo de “Remisión de maní en campo” ............................................. 15

IX.

DOCUMENTOS RELACIONADOS Y/O LISTA DE PRE-REQUESITOS......... 16

X.

PROTOCOLO DE REGISTRO ........................................................................ 16

XI.

DEFINICIONES ............................................................................................... 16

XII.

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................ 16

XIII.

HISTORIAL DE CAMBIO ................................................................................. 16




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I. PROPOSITO

Definir los controles para la aceptación de materia prima para garantizar que estasno comprometen la legalidad y seguridad del producto.

Cualquier recomendación a su contenido debe ser notificado al Contralor General,quien es el responsable de su actualización.

Este documento es propiedad única y exclusiva de CUKRA INDUSTRIAL, S.A. Sucontenido es de carácter confidencial, por tanto, el usuario es el responsable de suimplementación, custodia y buen uso, así como de no permitir su salida de lasinstalaciones de la empresa.

II. OBJETIVO

Asegurar que los Productores cumplan con los requisitos y estándares de calidadestablecidos por CUKRA INDISTRIAL, S.A.

III. ALCANCE

Aplica a todos los Productores que entregan materia prima en CUKRAINDUSTRIAL, S.A, Gerente General y Contralor General.

IV. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de:

1. Contralor General:

a) Mantener actualizado el procedimiento por cambios en políticas internasde la empresa o por normas regulatorias externas.

b) Implementar y hacer cumplir lo descrito en este documento.c) Enfocar el contenido del documento a la mejora continua.d) Notificar cambios en los diferentes procesos, normativas o regulaciones

que pudiesen afectar lo establecido en estas políticas.

2. Departamentos que intervienen en este procedimiento:

a) Ajustarse a los lineamientos aquí descritos.b) Asegurar su implementación en conjunto con los involucrados.




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V. POLÍTICAS

5.1 Requisitos para poder ser proveedor de materia prima (Maní en rama)

1. El Productor nuevo interesado en entregar su producción de Maní rama aCUKRA INDUSTRIAL, S.A. solicita información de requisitos a cumplir alContralor General;

a) Entrega de carta de intención dirigida al Gerente General, entre los mesesde enero a marzo, la que debe detallar:

a.1) Cantidad de manzanas a sembrar.a.2) Ubicación de las fincas/lotes a sembrar.a.3) Compromiso de los incisos b) al f).

b) Inscripción y/o reinscripción de BPA ante el IPSA. (Ver anexo 1)c) Cumplimiento de las BPA.d) Recibir auditorias de seguimiento al BPA de nuestra empresa.e) Tipo de semilla a cultivar la cual debe ser certificada o autorizada por el

IPSA.f) Respetar las políticas internas de acopio (Planificación, recepción y

segregación de materia prima principal, de acuerdo a resultados deanálisis emitidos por la empresa).

2. El Gerente General debe determinar la cantidad a acopiar en base a los siguientes

criterios:a) Capacidad instalada de bodegas de maní rama.b) Capacidad instalada en Planta Descascarado.d) Capacidad de comercialización (en dependencia del mercado internacional.e) Tendencias en el precio internacional.

5.2 Selección de Productores (Proveedores de materia prima)

1. El Gerente General autorizará al Productor como proveedor en base a lainformación brindada en la carta de intención de siembra.

2. El Contralor General, llevará registro de la gestión de compra/contratación ydeberá archivar los documentos en expediente por Productor:

a) La Carta de intención.b) Copia de inscripción y/o reinscripción BPA ante el IPSA.c) Contrato deben estar junto en un solo expediente.




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5.3 De la elaboración y firma de contratos

1. El Contralor General deberá elaborar los contratos (Ver anexo 2) de los

Productores que han sido seleccionados en base a los datos proporcionados enla carta de intención.

2. El Gerente General o en su defecto el Contralor General, deberán firmar loscontratos entre los meses de marzo y abril en conjunto con el Productor.

2.1 El Contralor deberá entregar a cada Productor un ejemplar del manual de BPA,para su ejecución y cumplimiento.

2.1.2 El recibido del documento deberá realizarse conforme acta de entrega.

3. El Productor que por causa no justificada no haga entrega de la cantidad pactada

o haga entregue parcial de lo establecido en el contrato, deberá justificar ante laGerencia General su incumplimiento.

3.1 La Gerencia General deberá valorar las circunstancias del incumplimiento yactuará de acuerdo a lo establecido en el contrato y/o acuerdo(s) de ambaspartes.

5.4 Aseguramiento de la Calidad e Inocuidad de la materia prima

1. El Equipo de BPA realizará inspecciones de la aplicación de las BPA, las cualesquedan registradas en el formato “Lista de chequeo para la evaluación de laimplementación de BPA en producción primaria de maní”1(Ver anexo 3) los cualesse archivan en el expediente de cada Productor.

2. El Personal de Control de Calidad ubicado en Plantel Telica, deberá efectuar lossiguientes análisis durante el acopio de la materia prima, para establecer lacalidad e inocuidad de la misma:

a) Aflatoxina.b) Humedad.c) Parámetros físicos:

c.1) Daños físicos (menores, mayores).

c.2) Materia extraña.d) Sensoriales: Olores extraños.e) Plaga

1 Este formato es propiedad del IPSA.




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2.1 El Personal de Logística de acuerdo a los resultados obtenidos en los análisis,realizará segregación de la materia prima con el fin clasificar y distribuir lacalidad de la misma.

5.5 Recepción de materia prima

1. La trazabilidad de la materia prima iniciaría desde el formato “Remisión deCampo al Productor ”.

2. El Productor debe presentar el formato “Remisión de Campo al Productor ” (Veranexo 4) para la entrega la materia prima, el cual deberá cumplir con lassiguientes condiciones:

a) Llenado correcto, completo y legible.b) Sin manchones.c) Sin borrones.d) Entregar el original y las copias respectivas.

3. Los Productores deben entregar la materia prima a granel.

3.1 Se exceptúa de dicha política, la recepción en sacos, previa notificación delproductor de 3 días, para tal efecto deberá indicar la cantidad a remitir.

4. Los Productores deberán transportar la materia prima en camiones limpios, libresde plagas, materia extraña de animales y granos de otro cultivo.

VI. PROCEDIMIENTO

6.1 Selección y aprobación del proveedor.

No. Ejecutor Actividad Documentos

1 Productor. Envía carta de intención de entrega. Carta de intención

2

ContralorGeneral.

Recibe carta de intención. Carta de intención

3 Revisa. Carta de intención

4 ¿Cumple con lo requerido en la política 1. Del acápite 5.1?

Si: Sigue paso 5.

No: Sigue paso 15.

5 Envía carta de intención al Gerente General.

6 Recibe resultado. Carta de intención




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No. Ejecutor Actividad Documentos

7

GerenteGeneral.

Revisa. Carta de intención

8 ¿Es seleccionado el Productor?Si: Sigue paso 9.

No: Sigue paso 16.

9 Notifica al Contralor que lo ingrese a la base de datos. Correo electrónico

10 Entrega carta al Contralor. Carta de intención

11

ContralorGeneral.

Recibe notificación y carta. Carta de intención

12 Inscribe al Productor.

13 Archiva. Carta de intención

14 Notifica al productor que su solicitud ha sido aceptada y puedeasistir a firmar contrato.

Fin del Proceso

15 ContralorGeneral.

Regresa carta al Productor y lo retroalimenta para que lamodifique y envié correctamente de nuevo.

16 Productor Recibe carta. Carta de intención

17 Productor Envía carta corregida

18 GerenteGeneral.

Notifica al Contralor General que no da pase a la solicitud. Correo electrónico

19

ContralorGeneral.

Notifica al Productor el resultado. Correo electrónico

20 Archiva. Correo electrónico

FIN DEL PROCESO




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VII. FLUJO DE PROCESOS

7.1 Solicitud de firma de contrato

Selección y aprobación de proveedor

Contralor GeneralProductor Gerente General

F a s e

Inicio

Envía

1Carta de

intención

Recibe

2

Revisa

3

Revisa

7

Recibe

6

¿Cumple con lo

requerido en la

política 5.1?

4

Envía

5

SI

NORegresa

15

Carta de

intención

Carta de

intención

Carta de

intención

Carta de

intención

Carta de

intención

Carta de

intención

¿Es seleccionado

el productor?

8

Notifica

9

Entrega

10Carta de

intención

Recibe

11Carta de

intención

SI

Inscribe

12Carta de

intención

Archiva

13Carta de

intención

Recibe

14

Correo electrónico

A

Recibe

16Carta de

intención

A

Notifica que

no da pase

18

NO

B

B

Notifica

resultado

19

Archiva

20

Correo electrónico

Correo electrónico Correo electrónico

Correo electrónico

Inicio

Inicio




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VIII. ANEXOS

Anexo 1: Ejemplo de “Solicitud de inscripción de unidades de producción para la

implementación de las buenas prácticas agrícolas y trazabilidad”




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Anexo 2: Ejemplo de contrato




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Anexo 3: Ejemplo “Lista de chequeo para la evaluación de la

implementación de BPA en producción primaria de maní




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Anexo 4: Ejemplo de “Remisión de maní en campo”




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IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y/O LISTA DE PRE-REQUESITOSN/A

X. PROTOCOLO DE REGISTRO

XI. DEFINICIONES

Materia prima: Maní con cascara procedente del campo.

Carga a granel: Es la materia prima (Maní en grano) que es transportada sinempaquetar/embalar en grandes cantidades. Esta carga esusualmente trasladada en camiones, trailes y/o tolvas.

XII. BIBLIOGRAFIANorma mundial de seguridad alimentaria Edición 6, julio 2011 Capitulo 3.5 acápite3.5.2.

XIII. HISTORIAL DE CAMBIOEmisión Referencia Fecha

0 PA.09.01 15/03/2015Oficialización del Manual de compra de materia prima principal (Maní enRama).

Nombredel

registro

Código del registro Responsable de

laelaborac

ión

Distribución

Frecuencia Forma deenvío

Forma deResguard

o

To

re

N/A

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