los archivos y las tablas de retencion documental

OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OSMAN SANDOVAL BECERRA

DOCENTE

LUZ MARINA ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE HUMANIDADES Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

ARMENIA QUINDÍO

2011

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

SECCIONAL CALI

LOS ARCHIVOS Y LA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

LOS ARCHIVOS Y LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CONSTITUCIÓN

NACIONAL:

Articulo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la

Nación. Articulo 15. Todas las personas tienen derecho … a conocer, actualizar y rectificar las informaciones

que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado

podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos

que señale la ley. Articulo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,

la de informar y recibir información veraz e imparcial…

Articulo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por

motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

Articulo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio

arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son

inalienables, inembargables e imprescriptibles.

Articulo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos

que establezca la ley.

DE LA FINALIDAD SOCIAL DEL ESTADO Y DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS (Titulo XII Capitulo 5)

……Será objetivo fundamental de su actividad la

solución de las necesidades insatisfechas de salud,

educación, saneamiento ambiental y agua potable.

CONSTITUCIÓN

NACIONAL:

Arts. 67, 68

Arts. 365 y 366

DE LOS DERECHOS SOCIALES, ECONOMICOS Y CULTURALES (Titulo II Capitulo 2)

La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene

una función social. Los particulares podrán fundar establecimientos

educativos. La ley establecerá las condiciones para su creación y gestión.


OTRAS

DISPOSICIONES:

Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Acuerdo 060 de 2001, Ventanilla Única o Unidades de Correspondencia

Acuerdo 038 de 2002, Responsabilidad de los funcionarios ante los

documentos de archivo

Acuerdo 039 de 2002, Procedimiento para la elaboración y aplicación de

las Tablas de Retención Documental (TRD)

Acuerdo 042 de 2002, Organización de los archivos de gestión


Ámbito de aplicación

…Las entidades privadas que cumplen funciones públicas…

Obligatoriedad de crear, organizar, preservar, y controlar los archivos, teniendo en cuenta los

principios de procedencia, orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa

archivística.

Garantizar los espacios y las instalaciones necesarios para el funcionamiento de sus

archivos, con especificaciones técnicas.

LEY 594 del 14 de JULIO de 2000

Elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental

Elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de

manera que asegure el control

La junta Directiva del AGN, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el

procedimiento que se establezca para tal efecto, podrá declarar de interés público los

documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio

documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

Artículo 11

Artículo

13

Artículo

24

Artículo

39

Artículo

26

Artículo 2


TIPOLOGÍA

DOCUMENTAL

Producida por la universidad Aportada por los usuarios

Resoluciones, actas, informes, circulares,

comprobantes, cartas, solicitudes, etc.

Facturas, derechos de petición, solicitudes,

etc.

Criterio:

Valor administrativo, legal y fiscal

Valor contable

Valor cultural, científico e histórico

¿Que documentos y por cuanto tiempo se conservarán?

Muchos documentos son transitorios o de apoyo y por lo

tanto se eliminan una vez hayan cumplido su tramite.


¿ QUE ES LA TRD?: Es el listado de asuntos derivados de un proceso, que dan cuenta de las funciones

asignadas a cada unidad administrativa, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una

de las etapas de su ciclo vital.

IMPORTANCIA:

Identifican y reflejan las funciones

institucionales.

Facilitan el manejo de la

información.

Sirven de apoyo para la

racionalización de los procesos

administrativos.

Facilitan el control y acceso a los

documentos.

Facilitan la organización de los

documentos.

Controla la producción y el trámite

documental.

PASOS PARA SU

ELABORACIÓN:

Estructura orgánica

Funciones

Se conforman:

Series

Subseries y

Tipos documentales

Procesos técnicos:

Clasificación

Valoración

Selección

Eliminación


O

R

G

A

N

I

G

R

A

M

A


RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CODIFICADAS

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE DEFINICION

1 RESOLUCIONES 1.1 Resoluciones de rectoría

Documento que resuelve o decide disposiciones institucionales. 1.2 Resoluciones de grado

INFORMES

2.1 Informes de gestión Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre alguna actividad, que tiene relación a un asunto concreto.

2.2 Informes estadísticos

2.3 Informes de control interno

2 2.4 Informes de estados financieros

2.5 Informes de cartera

2.6 Informes presupuestales

2.7 Informes a entes de control

3 COMUNICADOS 3.1 Comunicados institucionales

Comunicación escrita de interés común, dirigida a nivel personal o a un grupo de personas.

3.2 Comunicados de medios masivos

4 ACTAS

4.1 Actas de consejo Documento escrito que contiene lo sucedido o tratado en una reunión y/o evento.

4.2 Actas de comité

4.3 Actas de reunión

4.4 Actas de grado

5 CIRCULARES 5.1 Circulares Informativas

Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido, dirigida a un grupo de personas de manera interna o externa.

5.2 Circulares Normativas

6 PROCESOS

6.1 Procesos Autoevaluación Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación, que tiene un fin determinado.

6.2 Procesos Elecciones

6.3 Procesos Jurídicos

6.4 Procesos de Certificación

7 EVENTOS

Cualquier actividad de tipo académico y/o administrativo que desarrolle directamente la unidad administrativa.

PLANES

8.1 Plan Estratégico de Desarrollo Institucional

Modelo sistemático de una actuación , que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla.

8 8.2 Plan de acción

8.3 Plan de mejoramiento

9 PROGRAMAS

9.1 Programa de Gestión Documental Conjunto de acciones que se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos y políticas institucionales.

9.2 Programas Académicos

9.3 Programas de Investigación

9.4 Programas de Proyección Social

9.5 Programas de Bienestar Institucional

9.6 Programa de Salud Ocupacional

9.7 Programa de Egresados

S

E

R

I

E

S

Y

S

U

B

S

E

R

I

E

S


AG AC CT S M/D E

SG.1 RESOLUCIONES 1 20 X

SG.1.2 Resoluciones de grado

SG.9 PROGRAMAS

SG.9.5 Programa de Gestión Documental2 5 X

* Instrumentos de control

* Manual de correspondencia

* Solicitudes

* Actas de comité

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE : SECRETARÍA

CODIGO SERIE, SUBSERIE TIPOS

DOCUMENTALES Retención Disposición final

PROCEDIMIENTO

Dado que los documentos han

terminado su plazo precausional y

no tienen ningún valor testimonial

ni legal se proceden a eliminar.

Pasado el tiempo de retención se

proceden a microfilmar y a

conservar totalmente por formar

parte histórica de la Universidad.

SERIE: Conjunto de tipos

documentales de estructura y contenido

homogéneo, producidos por una oficina

en cumplimiento de sus funciones. Ej.

Resoluciones

SUBSERIE: Es una división de la

serie. Ej. Programa de Gestión

Documental.

TIPO DOCUMENTAL: Son los

documentos en sí. Ej. un acta, un

informe, un registro, una solicitud, etc.


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