GUIA PARA LA APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION
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GUIA PARA LA APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION
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GUIA PARA LA APLICACION
DE LAS TABLAS DE RETENCION
GUIA PARA LA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVOS DE GESTION
Se denomina como archivo de gestión o de oficina aquél que es custodiado y administrado por los productores de la documentación. En él se encuentran los documentos cuyo trámite se ha iniciado o no ha concluido y su consulta, como ya se ha mencionado, es alta. Una vez concluya su trámite y se minimice su consulta, la documentación podrá ser transferida al archivo central en el que permanecerá tanto tiempo como se indique en la TRD.
Documentos dispositivos:
A través de los cuales se emiten órdenes o se toman decisiones importantes para la gestión organizacional.
• Actas
• Circulares
• Manuales
Documentos facilitativos o de transmisión:
Aquellos que permiten el conocimiento general de hechos o actos
realizados por las oficinas en desarrollo de sus funciones.
• Comunicaciones
• Notificaciones
Documentos de Juicio:
Contienen la declaración de juicio de un proceso o área.
• Informes
Documentos de los ciudadanos:
Corresponden éstos a todos los documentos que pueden afectar tos derechos de los ciudadanos:
• Solicitudes
• Denuncias
• Recursos
• Acciones constitucionales
DOCUMENTOS DE APOYO
Se consideran documentos de apoyo todos los documentos que son recopilados para
ayudar administrativamente a las áreas o unidades administrativas. Hacen parte de
este grupo de documentos las copias de escritos remitidos por otras oficinas y que
no corresponden a la misión de la dependencia que las custodia, como copia de la
comunicación solicitando vacaciones, folletos, fotocopia de normas externas, entre
otros. Dichos documentos NO SE TRANSFERIRAN AL ARCHIVO CENTRAL.
NOTA: la organización de estos documentos se realizará según los parámetros de los
productores de información. Sin embargo, es recomendable:
1 Separar del resto de los documentos de archivo
2. Ordenarla temáticamente
3. Evitar la proliferación de copias
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE ARCHIVOS
Archivos de gestión o de oficina:
Son los encargados de conservar la documentación generada o recibida hasta la
culminación de un trámite determinado. Incluyen, además, un lapso adicional que
corresponde a la vigencia administrativa; es decir, que una vez culmine el trámite, se
conservan en esta fase de archivo, uno o dos años más. Este tiempo se determinará
con el jefe de archivo, teniendo en cuenta la TRD.
Archivo central:
Unidad administrativa encargada, tanto de emitir, controlar y administrar la política
archivística de toda la organización, como de conservar, custodiar, permitir el acceso
y consulta de la información que le ha sido entregada a través del proceso de
transferencia documental, según los tiempos establecidos en la TRD.
Archivo Histórico:
Es el encargado de conservar y preservar la información que por sus valores
secundarios (históricos, culturales y técnicos), debe ser conservada como
instrumento potencial para el desarrollo de la ciencia o la historia.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
El ciclo vital del documento se relaciona intrínsecamente con las fases de archivo o
elementos arriba mencionados, par cuanto cumplen una función específica en un
tiempo determinado. A continuación, se puede apreciar de manera sintética esta
interrelación:
Teniendo en cuenta to establecido en la (Ley 594 2000 arts. 3, 11,16, 23; ACUERDO AGN. 027-2006).
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el
documento (Archivo de Gestión Central e Histórico), desde su creación hasta su
disposición final (Microfilmación, digitalización,conservación permanente, selección
o eliminación).
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
Proceso de clasificacion docuemntal que permite agrupar la documentacion según
categorias homogeneas o afines.Para el caso de Notaria unica de La Plata-Huila,sera
bajo procesos y funciones que garantizan la uniformidad y estructura documental de
la organización.
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
La doctrina archivistica considera, en terminos generales,que el Cuadro de
Clasificacion Documental –CCD- es la herramienta que facilita a los responsables de
los archivos de gestion la administracion docuemtal. En el se recopila la informacion y
se muestra la interrelacion entre procesos,series y subseries.
NOTA: Para mayor informacion sobre su estructura y componentes consulte la Tabla
de Retencion Documental.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN
Actividad que consiste en claisficar,ordenar y describir la informacion de modo tal
que los productores de informacion cuenten con archivos organizados,partiendo de
la produccion orecepcion de la documentacion hasta su transferencia al archivo
central.
A continuacion se presentan los pasos basicos a tener encuenta para realizar la
organizacion de los archivos de gestion:
CLASIFICACION DOCUMENTAL:
a) Produzca o reciba el documento,
b) Identifique a que serie o Subserie documental pretenece el documento,
c) Realice la apertura de la unidad documental (expediente),para lo cual debe
proceder a identificar la carpeta,
d) Si ya se cuenta con el expediente incluya el documento en él,
e) Verifique la fecha del docuemnto evitando alterar el orden natural en el que
surgen los tramites.
ORDENACION DOCUMENTAL
La ordenacion documental consiste en disponer de los docuemntos
coherentemente,respetando el principio de orden original.Es decir,teniendo en
cuenta el orden en que sucederon los hechos.Este principio se relaciona con cada
procedimiento de la organización,ser necesario el conocimiento e identificacion de los
fluijos de informacion que pueden responder a un tramite.De alli la importancia de
este proceso,ya que garantiza,al ser cumplido, la pronta y facil recuperacion de la
informacion.
IDENTIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Para identificar el contenido de las carpetas de archivo se debe tener en cuenta lo
siguiente:
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Herramienta administrativa que permite el control, administración y regulación de la
producción documental de todos los procesos de la organización. Su objetivo es
permitir la clasificación y ordenación de la İnformación a través de series y subseries
documentales cuyo resultado físico es una unidad documental simple o compleja. Todos
los procesos deberán organizar su información de acuerdo a los parámetros
establecidos en la TRD, por la cual es responsabilidad de los productores informar al
jefe de archivo sobre la modificación y-o actualización de sus procedimientos.
Asimismo, los productores de información son responsables de su correcta aplicación.
No obstante este proceso deberá ser orientado por el personal de archivo para
garantizar el cumplimiento de los principios básicos archivísticos como son los de
procedencia y orden original.
Para actualizar la TRD se deben seguir los siguientes pasos:
Cabe resaltar la importancia de las TRD en la organización ya que a través de ellas se
facilitará el cumplimiento de los objetivos de la Notaria Única de La Plata-Huila de
manera eficaz y eficiente; así mismo apoyarán la racionalización de los procesos
administrativos, a través de un manejo integral de la información, utilizando
racionalmente los recursos en la producción documental, facilitando el control y acceso
a los documentos.
Con la implementación de las TRD, se garantiza la selección de los documentos de
carácter permanente, se regulan las transferencias de los documentos y se evitará la
acumulación de documentos que no corresponden al archivo.
ARCHIVO CENTRAL
El archivo central es importante por cuanto allí se resguardan todos los documentos
cuyo trámite ha culminado y su consulta es mínima.
• ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
Por tratarse de una unidad vital para la organización, la jefatura de archivo deberá
garantizar la perdurabilidad de la información a to largo del tiempo. Para ello debe
tener en cuenta to siguiente:
NORMAS MININAS DE FUNCIONAMIENTO
Disponer de los materiales, muebles y enseres necesarios para el normal desarrollo de
las actividades archivísticas.
Mantener normas de seguridad, que garanticen la integridad documental.
Garantizar seguridad en los sistemas eléctricos y de seguridad utilizados para las
labores diarias.
Controlar el acceso a las áreas de archivo. (Área restringida)
Contar con extintores portátiles adecuados que permitan combatir posibles conatos
de incendio.
DISPOSICION FINAL
La disposición final de los documentos corresponde a un proceso a través del cual se
conserva totalmente, se elimina o se selecciona, bien sea para conservar totalmente o
para digitalizar.
En todo caso se debe tener come referente lo establecido en la TRD, pues es en ella en
la que se consigna la disposición final de las series en concordancia con los criterios de
valoración determinados por el jefe de archivo y los productores de información.
Conservación total:
La Conservación de documentos consiste en el conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos
de archivo, orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Constituyen este ítem todos los documentos dispositivos que favorecen y
garantizan el conocimiento de la Notaria Única de La Plata-Huila a lo largo del tiempo.
Dichos documentos normalmente son actas, manuales, reglamentos, resoluciones.
El archivo central deberá velar por la perdurabilidad de la información y su
pronta recuperación con fines de consulta.
Eliminación o descarte documental:
Proceso que permite la destrucción física de las series o sub series documentales que
han perdido su valor administrativo, legal, jurídico, fiscal o contable y que no
desarrollan valores históricos o culturales. Para la realización de este proceso se
recomienda lo siguiente:
Nota: los productores de información podrán eliminar la documentación de
apoyo al proceso de la cual se habló anteriormente.
Selección documental:
Procedimiento que se realiza en el archivo central de acuerdo con los parámetros
establecidos en la TRD, para lo cual el jefe de archivo procederá a evaluar
periódicamente dicha herramienta, para verificar la documentación al a que se le
aplicará el proceso.
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