LAS TABLAS DERETENCIONDOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL

DEFINICION: Las TDR son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada fase de Archivo. (Acuerdo AGN 039 de 2002. Procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD)

FINALIDAD E IMPORTANCIA: Remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Central y de éste al Archivo Histórico de cada una de las dependencias de la CVP.

IMPORTANCIA DE LA TRD

Contribuyen a la racionalización de la producción documental. 

Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente. 

Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. 

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL

METODOLOGIA PARA LA ACTUALIZACION DE LAS TRD

Recopilación de información institucional

Análisis de la información copilada

Entrevista a Productores de la Documentación (Aplicada de Formatos)

Análisis de la información compilada

Establecimientos de series y tipos documentales

Primera propuesta de TRD a productores

Presentación de TRD ante Comité de Archivo de la entidad

Ajuste de las TRD productos de análisis en comité

Presentación al Comité de Archivos para su aprobación

Capacitación para su Aplicación

TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL

FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL