Metodologia Implementacion TRD (SCA)

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30 de septiembre de2003

SOCIEDAD COLOMBIANADE ARCHIVISTAS

METODOLOGÍA PARA LAIMPLEMENTACIÓN DE UNA TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL.

2002

WALTER HUMBERTO RODRIGUEZ.Bibliotecólogo y Archivista Universidad de la SalleEspecialista en Archivística Universidad Javeriana


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Leyes Colombianas Sobre Archivos.Ley 4 de 1913. Obligación de las entidades

oficiales de entregar y recibir

inventariados los documentos delos archivos.

Ley 47 de 1920. Sobre la protección del patrimonio

documental y artístico.Ley 40 de 1932. Sobre el registro reformas civiles

de las personas.

Ley 163 de 1959. Sobre la protección del

patrimonio cultural.

Ley 14 de 1936. Aprueba el tratado de protecciónsobre el patrimonio cultural.


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Leyes Colombianas Sobre Archivos.Ley 39 de 1981. Sobre la Microfilmación y

certificación de archivos.

Ley 23 de 1981. Regula archivos de las historiasclínicas.

Ley 23 de 1982. Sobre protección de los derechosde autor.

Ley 57 de 1982. Sobre publicidad y acceso a los

documentos públicos.Ley 63 de 1986. Aprueba tratado que prohíbe la

exportación, importación ytransferencia ilegal de BienesCulturales.


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Leyes Colombianas Sobre Archivos.Ley 6 de 1992. Artículo 74. Da valor probatorio al Disco

Óptico.

Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación.

Ley 44 de 1993. Sobre derechos de autor de funcionariospúblicos.

Ley 190 de 1995. Artículos 27 y 29 Sobre faltas y delitos enarchivos.

Ley 200 de 1995. Artículos 40 y 41 Conductassancionables a Servidores públicos sobrelos archivos.

Ley 270 de 1996. Artículo 95 Sobre uso y valor

probatorio de las nuevas tecnologías enlos despachos judiciales..


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Código Contencioso Administrativo

Artículo 29. Formación y examen de expedientes.“… cuando hubiere documentos relacionados conuna misma actuación o con actuaciones que tengan

el mismo efecto, se hará con todos un soloexpediente al cual se acumularán, de oficio o apetición de interesado, cualesquiera otros que setramiten ante la misma autoridad y tengan relación

intima con él para evitar decicionescontradictorias…”


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Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.

Acdo 10 de 1995. Reglamenta la presentación

de las tablas de retencióndocumental al ArchivoGeneral de la Nación.

Acdo 12 de 1995. Reglamenta los Órganos dedirección, coordinación yasesoría para losdepartamentos .

Acdo 02 de 1996. Reglamenta la interaccióndel comité evaluador dedocumentos del

departamento.


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Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.Acdo 06 de 1996. Crea el comité evaluador de

documentos del ArchivoGeneral de la Nación.

Acdo 11 de 1996. Se establecen criterios deconservación y evaluaciónde documentos.

ACUERDO No. 038 de Septiembre 20 de 2002.

Por el cual se desarrolla el Artículo 15 de la Ley 594de 2000. Ley General de Archivos.

“RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO

FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS”.


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Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.

ACUERDO 042 del 31 de octubre 2002.

Por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en lasentidades públicas y las privadas que cumplenfunciones públicas, se regula el Inventario ÚnicoDocumental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23

y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.


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Circular Externa 001-2001Ministerio de Cultura

Archivo General de la Nación

“ETAPA 2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN”establece “... las entidades públicas elaborarán y

presentarán sus respectivas Tablas de RetenciónDocumental ante la instancia archivística queoportunamente se informará y de acuerdo con elsiguiente calendario...” y en el numeral D indica: “

Distritos Especiales, Turísticos, Culturales eHistóricos fecha límite noviembre de 2002”


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Archivo:Conjunto de documentos,sea cual fuere su fecha, su

forma y el soporte material,acumulados en unproceso natural por una

persona, institución pública oprivada, en el transcurso desu gestión.

Conceptos Básicos.


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El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde sereúne la documentación en trámite, en busca de solución

a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continuautilización y consulta administrativa por las mismasoficinas u otras que las soliciten.

Importancia de los Archivos de Gestión:

Facilitan el control y seguimiento de ladocumentación.

Fuente de consulta para la toma dedecisiones.Iniciador del proceso de normalización

archivística (Archivo Total).

Archivos de Gestión


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Unidad administrativa donde se agrupan documentostransferidos trasladados por los distintos archivos de gestión

de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguensiendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinasy los particulares en general

Importancia del Archivo Central:Contribuye a facilitar el cumplimiento de

los principios que informan lasactuaciones de la Administración: Los deEficacia y Eficiencia.

Contribuye a facilitar el cumplimiento delos principios de legalidad y

transparencia de la Administración.

Archivo Central


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Aquel al cual se transfiere la documentación del archivocentral o del archivo de gestión, que por decisión delcorrespondiente Comité de Archivos, debe conservarse

permanentemente, dado el valor que adquiere para lainvestigación, la ciencia y la cultura.

Importancia del Archivo Histórico:

Permiten la elaboración o reconstrucciónde cualquier actividad de laadministración.

Proporcionan un servicio eficaz y eficienteen la consulta de la información.

Son fuente primaria para la historia y sontestimonio de la memoria colectiva de unaNación.

Archivo Histórico


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ArchivoHistórico

Permanente

Ciclo Vital del Documento

ArchivoCentral

(Intermedio)

ArchivoDe Oficina(Activo)

3ra. FASE

2da. FASE

1ra. FASENacimiento yElaboración deDocumentos

Utilización yMantenimiento

Conservación yEliminación


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ARCHIVO

DE

OFICINA

ARCHIVO

DE

OFICINA

ARCHIVO

DE

OFICINA

ARCHIVO

DE

OFICINA

ARCHIVO

DE

OFICINA

ARCHIVO

DE

OFICINA

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO


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Un sistema integral de gestión de documentos se ocuparáde todo lo que le suceda a los documentos de unaorganización, a través de su ciclo vital es decir:

Desde su nacimiento.

Pasando por su vida activa y productiva como medio decumplir con las actividades de su organización.

Hasta su muerte o destrucción.

Las fases básicas de la gestión de documentos son:


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PRINCIPIO DE PROCEDENCIAPRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Archivo General de la NaciArchivo General de la Nacióón.n.Mantener agrupados, sin mezclarlos con otros,los documentos de cualquier naturaleza

procedentes de una entidad, ya sea unaadministración pública, privada o una persona,respetando la estructura con clasificaciónpropia de dicha entidad.

Cada documento en la dependencia quepertenece.Integridad e independencia de cada Serie.

Principios de organización


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Principios de organizaciónPRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINALPRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL

Ordenación interna que conserva losdocumentos de cada serie de acuerdo a lasecuencia que originó el expediente y en elorden que se dieron los documentos quematerializan las actuaciones y diligenciasencaminadas a la razón administrativa de unasunto determinado.

Se debe respetar el orden de los documentos yaque son producidos en una relación causa-efecto.

“Teoría de Muller, Freith y Fruin”.


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ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD

La estructura interna de una entidad estáconformada por las divisiones administrativascreadas para el desempeño de una funciónespecífica y de acuerdo a la jerarquía que las

divisiones tienen en el organigrama de laentidad.

Como quiera que el organigrama es el reflejo de

la entidad productora de documentos, debe sertambién la base fundamental para laorganización de cada archivo.


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AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Son el conjunto de documentos generadospor una Unidad Administrativa en el ejerciciode sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama,

original:

Los Fondos.Las Secciones.Las Series Documentales.Los Tipos Documentales.


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FONDO

Totalidad de las series documentales de la mismaprocedencia o parte de un archivo que es objeto deconservación institucional formada por el mismoarchivo, una institución o persona.

Fondo

El Fondo suele identificarse con el archivo cuando ladocumentación es conservada en la Entidad

Productora. Sinembargo, cuando la documentaciónes transferida a otra Entidad, adquiere una categoriade un Fondo más de la Entidad que lo recibe.


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Secciones Documentales.

Son las divisiones del Fondo identificadas con laproducción documental de una Unidad o DivisiónAdministrativa Funcional de la institución que

produce el Fondo.

Subsección.

Es una subdivisión de la sección, integrada por elconjunto de documentos generales, en razón de esasubdivisión orgánico-funcional.

Sección Documental


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Una vez identificados y establecidos los anterioresniveles jerárquicos se descenderá al niveldocumental:

Nivel Documental

SERIE

SUB-SERIE

UNIDAD SIMPLE (Acuerdo, Resolución)

UNIDAD DOCUMÉNTALCOMPLEJA

(Expediente de Orden de pago,Expediente de Historia Laboral,Expediente de procesos jurídicos)


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Hace referencia a la especie documentalque revela tanto el contenido como la

estructura física del documento. Puedenser entre otros tipos documentales,actas, contratos y facturas.

TIPO DOCUMENTAL

Tipo Documental

Características Internas y Externas.

Definen las series documentales.

Posibilitan la clasificación y posteriorinventario.

Elementos necesarios para lacatalogación.

ATRIBUTOS


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TRAMITEADMINISTRATIVO

Tipo Documental

Carácter

documental

conjuntodedocumentos

revelan unaactividad ouna acción


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Corresponde a un documento oconjunto de documentos con unvalor intrínseco porque revelan una

actividad o una acción.

UNIDAD DOCUMENTAL

Clases de Documentos

Definición: Los que se producen en

relación con las funcionesmisionales de cada entidad.Ejemplo:Documentos “Confis”·Actas del Comitè Interparlamentario

de Crèdito Pùblico.

Definición: Aquellos que son

comunes a toda la administración,debido a que son producto del ejerciciode las mismas funciones.Ejemplo:Leyes, Decretos, Resoluciones,

Circulares, etc.

ESPECÍFICOS O SUSTANTIVOSFACILITATIVOS O COMUNES

Unidad de instalación física dearchivo normalmente se trata decajas o cualquier otro tipo de

contenedor.

UNIDADARCHIVÍSTICA


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Conjunto de tipos documentalesde estructura y contenidohomogéneos, emanados de un

mismo órgano o sujeto productor,como consecuencia del ejerciciode sus funciones específicas.

SERIE DOCUMENTAL

Serie Documental


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Serie DocumentalSERIE

SU

BSE

RIE


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Tablas Retención DocumentalSon un listado de series con sus correspondientes tiposdocumentales a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de losdocumentos.

En otros países reciben diferentes denominaciones:

En Francia Tableaux de tri.

En Brasil Temporalidade de documentos y Tabela detemporalidade de documentos da FGV.

En Canadá Recueil de delais de conservation de

ministeres et organismes gouvernementaux.En países de habla hispana se conocen como Tablade plazos precaucionales, Tabla de plazos mínimos;Catálogos de selección; Calendario de conservación y

Tabla de selección.


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Organigrama actualizado de la Entidad, paradeterminar su conformación y estructura actual.

Compilación de informaciónEsta fase debe comprender el levantamiento de lasiguiente documentación:

Acto administrativo en el que se determinan los

códigos que identifican a cada una de las unidadesadministrativas.

Actos Administrativos y normatividad que incida

en las funciones de cada una de las unidadesadministrativas de la Entidad.

Manuales de procedimientos actualizados de laEntidad.


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Estudio de Unidad Documental 1. Entrevistados: se deben relacionar nombresapellidos y cargos del personal que brinda lainformación, la jefatura y de ser necesario, alguno desus colaboradores inmediatos.

2. Datos de la unidad administrativa: se debe anotarel nombre y el código que por acto administrativo se le

haya asignado a la unidad administrativa a la que seaplica la encuesta. Así mismo se debe indicar el tipo,número y fecha del acto administrativo vigente,mediante el cual se le fijan funciones.

3. Análisis unidades documentales : para la aplicaciónde esta sección de la encuesta el entrevistador debetener claridad sobre la definiciones de unidaddocumental y tipo documental ya que se debe aplicaruna encuesta por cada unidad documental .


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Estudio de Unidad Documental

3.3 ¿La información contenida en este documento sehalla registrada en otros documentos?, señalar con Xsegún corresponda.

3.2 ¿En que funciones de la unidad administrativaincide el documento? Se indicará en razón a que funciónde la unidad administrativa, se produce o se recibe launidad documental analizada.

Si la respuesta fue afirmativa relacione en cuál ocuales: se debe indicar el nombre del o los documentosen los que también se encuentra la información quecontiene la unidad documental que se esta analizando.

3.1 Denominación : nombre con el que se conoce launidad documental analizada.


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Estudio de Unidad Documental 3.4 En caso de que el documento este acompañado deanexos relaciónelos: se debe anotar la denominación de

los documentos que sirvan como soporte a la unidaddocumental que se este analizando.

3.5 Trámite del documento: a fin de hacer seguimientode la unidad documental analizada y poder compararla

con el trámite aprobado en el manual de procedimientoscorrespondiente se debe indicar la ruta del original y suscopias.

3.6 ¿Otras unidades administrativas tienen relación

con el trámite del documento? Se debe marcar X segúncorresponda y en caso afirmativo identificar las unidadesadministrativas indicando brevemente la actividad quecumplen en relación con la producción y/o trámite de la

unidad documental analizada.


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Estudio de Unidad Documental 3.7 Señale las normas que inciden en la producción,trámite y conservación del documento: debe tomarse en

cuenta relacionar tanto normas generadas en actosadministrativos producidos por la entidad ( por ejemploresoluciones, etc.) como normas genéricas (por ejemploleyes, etc.). Es frecuente que algunas de estas normaspor ser de consulta constante se encuentren en la unidadadministrativa en la que se aplique la encuesta, caso enel cual se debe solicitar copia y anexarla a la misma.

3.8 Observaciones: se debe relacionar información que

aclare porque no se diligenció algún campo o algunasituación específica que deba tenerse en cuenta en laelaboración de la TRD, por ejemplo que la unidadadministrativa se encuentra en proceso de

reestructuración.


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Estudio Unidad Documental

Oficina UnidadDocumental

Volumen de

Producción

Aplicación EncuestaEstudio Unidad Documental.

Transferencias

Funciones

Ubicación

Frecuencia de

ProducciónConsulta

Trámite


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Construcción de SeriesEn esta fase del proceso se deben integrar las funcionesseñaladas por norma a cada unidad administrativa, con lasencuestas de unidad documental y el manual de procedimientoscorrespondientes, se busca determinar el nombre con que sedeben agrupar los expedientes que contienen documentacióngenerada con relación a un tramite especifico.

F u n c i o

n e s E

n c u e

s t a

N o r m a s

P r o c e d i m

i e n t o

s

TRD

La denominación de las series

y subseries debe tenerrelación con la función ofunciones que les dan vida,para facilitar la labor tanto aquienes deben conformar losexpedientes, como a quienesdeben cotejar lastransferencias de documentosy quienes deseen consultar la

documentación


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Denominación de SeriesDenominación Incorrecta: Región del Sumapaz.

Denominación Propuesta: VISITAS DE INSPECCIÓN Y

CONTROL.Comentario: Utilizar la denominación de un sitio geográfico noorienta sobre las funciones que dan origen a los expedientes, ya quediferentes dependencias de acuerdo con sus competencias en unamisma entidad pueden mantener una relación con determinadas

zonas de influencia.

Denominación Incorrecta: Contraloría Distrital.

Denominación Propuesta: INFORMES DE CONTROL.

Comentario: Denominar una serie con el nombre de unaentidad no es correcto ya que de acuerdo con las funcionesque cumpla cada unidad administrativa pueden generarsediversos tipos de relación con la misma entidad (entregar

informes, brindar asesoría, solicitud de conceptos)


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Denominación de SeriesDenominación Incorrecta: Planillas.

Denominación Propuesta: CONTROL RECEPCIÓN Y

DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA.Comentario: La denominación genérica de un formato no es correctaya que en el caso de las planillas, pueden utilizarse para adelantardiferentes tipos de trámites relacionados con funciones diversas(contables, control de inventarios, controles de ingreso y salida de

elementos).

Denominación Incorrecta: Comités.

Denominación Propuesta: ACTAS COMITÉ PARITARIO DE

SALUD.Comentario: De acuerdo con los requerimientos propios de cadaAdministración se crean diferentes comités, cuyas actas sonelaboradas y conservadas en la unidad que ejerza su secretaría debedistinguirse al asignar las series debe identificarse con claridad que

tipo de actas le corresponde generar a cada dependencia


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Denominación de SeriesDenominación Incorrecta: Computadores

Denominación Propuesta: INVENTARIO DE SOFTWARE YHARDWARE

Comentario: La denominación de series utilizando nombres deelementos facilita que se presenten equivocaciones alconformar los expedientes ya que sobre un elemento pueden

surtirse diferentes trámites, su adquisición, su facturación, suingreso, asignación, mantenimiento,


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Valoración DocumentalEl Reglamento General de Archivos para Colombia, definevaloración documental como: “proceso por el cual se

determinan los valores primarios y secundarios de losdocumentos con el fin de establecer su permanencia en lasdiferentes fases de archivo”.

Momento de la tramitación: los expedientes, desde elmomento en que se inician debido a necesidades propias dela Administración o por solicitud de un tercero, se encuentran

en formación y frecuente consulta, debido a la constanterecepción y producción de los documentos que los debenintegrar en razón de los diferentes pasos procedimentalesque se adelantan.

La documentación de archivo pasa tres momentos:


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Valoración Documental Momento de la Vigencia: es aquel en el que la informaciónregistrada en los expedientes que se conformaron, sirvecomo medio para obligar, testimoniar o informar.

La vigencia puede terminar por varias razones:

Se vence el plazo establecido (caducidad del plazo parareclamar un derecho)

Desaparece el objeto físico que originó el documento(póliza de seguros que amparaba un vehículo al que se ledeclaro pérdida total).

En ausencia de las razones expuestas la vigencia se puedeestablecer convencionalmente (en las historias clínicas 20años después de haberse producido el último acto médico) Momento del plazo precaucional: este plazo se estableceen razón a que agotada la vigencia, sigue existiendo lanecesidad de conservar la documentación para atender

posibles requerimientos o para que sirvan como antecedente.


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Valores PrimariosEl Reglamento General de Archivos para Colombia, definevalor primario como: “Es el que tienen los documentos

mientras sirven a la institución productora y al iniciador,destinatario o beneficiario. Es decir a los involucrados en elasunto”.

Valor administrativo: aquel que posee un documento parala administración que lo originó o para aquella que le sucede,

como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentosque soportan el conjunto de cuentas, registros de losingresos y egresos y de los movimientos económicos de una

entidad pública o privada. Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen losdocumentos para el tesoro o hacienda pública.

Valor legal: aquel que tienen los documentos que sirven de

testimonio ante la ley.


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Valores Secundarios

Los valores secundarios pueden ser:

El Reglamento General de Archivos para Colombia, definevalor secundario como: “Es el que interesa a losinvestigadores de información retrospectiv. Surge una vez

agotado el valor inmediato o primario. Los docuemntos quetienen este valor se conservan permanentemente”.

No predecibles: como lo indica su nombre no se puedenseñalar desde el momento de la producción de losdocumentos sino que pueden surgir con la ocurrencia desituaciones impredecibles

Predecibles o evidénciales: son aquellos que se puedenadvertir desde el momento mismo de la producción de losdocumentos, por ejemplo el acta del Consejo Directivo deuna entidad, Un Decreto, un Acuerdo de Consejo Directivo.


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Selección Documental Es el proceso mediante el cual se determina el destino finalde la documentación, bien sea para su eliminación o suconservación parcial o total

Selección cualitativa: Consiste en determinar previamenteun criterio mediante el que se determine cuales son losexpedientes que se conservaran, este tipo de selección puedeser extrínseca o intrínseca.

Selección natural: Esta es aplicada por los diferentesproductores, en los archivos de gestión analizando cada unode los expedientes, a fin de eliminar copias, borradores,notas marginales o documentos sin suscribir, antes deproceder a transferirlos al archivo central.

Selección cualitativa intrínseca: Requiere del análisis yconcepto de quienes han conocido el contenido de cadauno de los expedientes se aplica acordando a priori uncriterio que obedece a una característica interna de los

expedientes, por ejemplo conservar los expedientes de lospacientes que hayan presentado hepatitis B.


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Selección DocumentalSelección cualitativa intrínseca: Requiere del análisis yconcepto de quienes han conocido el contenido de cada uno delos expedientes se aplica acordando a priori un criterio que

obedece a una característica interna de los expedientes, porejemplo conservar los expedientes de los pacientes que hayanpresentado hepatitis B.

Selección cualitativa extrínseca: Se basa en la determinación

de una característica relacionada con la identificación de losexpedientes:

Alfabética: usado para seleccionar expedientes encabezadoscon apellidos, determinando que se conservaran loscorrespondientes a determinadas iniciales.

Geográfica: aplicada a expedientes correspondientes a

asuntos relacionados con zonas geográficas.

Cronológica: en este caso se determina la selección deexpedientes correspondientes a determinados días, meses oaños.


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MuestreoEs la operación por la cual se conservan ciertos expedientes decarácter representativo o especial durante la selección, concriterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos,

temáticos, entre otros, con el fin de conservarsepermanentemente.

Muestreo aleatorio: para aplicarse es necesario determinan alazar números aleatorios, siendo el resultado, por ejemplo, queluego de numerar consecutivamente 300 expedientes sedetermina conservar los que correspondan a los números 5,20,45. 82, 120 . 135. 202, 267 y 300.

Muestreo numérico: Similar al anterior, se delimita una

población pero a cambio de números aleatorios se determina unintervalo entre los expedientes que se van a seleccionar sobredicha población por ejemplo un intervalo sobre 10, resultandoasí elegidos los expedientes correspondientes a los números 10,20, 30, 40,50, 60, 70, 80...


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Muestreo

Muestreo sistemático: En este caso también es

necesario numerar todos los expedientes y escogerun numero aleatorio relacionado con la muestra quese quiere conservar, por ejemplo, se deseaconservar una muestra correspondiente a un octavo

(1/8), se escoge al azar un número entre 1 y 8,supongamos 4, entonces se aplicará una progresiónaritmética con base en 4 y se conservará elexpediente N° 4, a este número se sumará 4+8=

12, dando como resultado que el siguienteexpediente elegido será el N° 12, se sumara12+8=20, se conservará el expediente N° 20 y así,sucesivamente.


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Muestreo

Muestreo estratificado: En este caso es necesario

dividir la población escogida en variassubpoblaciones, sobre cada una de las cuales seaplica la determinación de la muestra y la selecciónaleatoria de los expedientes, por ejemplo del total

de los expedientes de historias laborales producidosentre los años 1970 a 1999 se determina laconformación de subpoblaciones del 20% de loscorrespondientes a lapsos de 5 años y cada

subpoblación se determinará de acuerdo con losnúmeros aleatorios escogidos los expedientes aseleccionar.


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MuestreoMuestreo por elección al azar: En este método sintener en cuenta el volumen de la serie se determina

al azar, el número total de expedientes que seconservaran. Este método se puede utilizar cuandoel interés que prima es seleccionar muestras quesirvan para analizar el tipo de formatos utilizados en

el adelanto de determinados asuntos.Dada la importancia de la aplicación objetiva de unproceso de selección documental, convendrá unanálisis del contenido de cada serie paradeterminar la oportunidad de aplicar técnicas detipo cualitativo o cuantitativo y en todo caso paragarantizar la permanencia de fuentes válidas para la

investigación.


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Disposición FinalEl Reglamento General de Archivos para Colombia, la definecomo la que hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,resultado de la valoración con miras a su conservación

permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/omicrofilmación.

Además de definir la conservación permanente de una serie se

debe analizar la posibilidad de aplicar conjuntamente unatécnica de reprografía, cuyo objetivo será facilitar el acceso a lainformación, evitando a la vez que la manipulación constantesobre originales pueda facilitar su deterioro.

Para definir la disposición final se recomienda tener en cuenta:

Cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas seríaconveniente conservar algunos expedientes en su soporteoriginal a fin de que los futuros investigadores puedan analizarcaracteres diplomáticos


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Conceptos BásicosDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

Ley 80 de 1993, Artículo 65, Control previoadministrativo de los contratos.CódigosDecretosResoluciones

OFICINAPRODUCTORA

NORMAS

FUNCIÓN

TRÁMITEManuales de

procedimientos

* Formato Solicitud de Contratación* Copia Disponibilidad Presupuestal

* Justificación* Certificado de Inexistencia de Personal* Especificaciones Técnicas* Pliegos de Condiciones* Comparación con el Mercado


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Retenciónen añosSeries y Tipos

Documentales Proced.Cop.AC Org.AG

Disposición

final

Tradicióndocumental

SbSD

Oficina productora:

Código

Grupo de Contratos

35300 053 Contratación Estatal 1 19 X X

Grupo de Contratos

Seleccionarmuestra 5%para transferir

Archivohistórico

x

* Memorando Solicitud Áreade Origen.* Formato Solicitud deContratación.* Copia DisponibilidadPresupuestal.* Justificación .* Certificado de Inexistenciade Personal.* Especificaciones Técnicas.* Pliegos de Condiciones.* Comparación con elMercado.* Hoja de vida única conantecedentes Certificada.

35300 053 01Contrato Comodato

x

x

x

x

x

X

CT E I S


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ELIMINACION DEDOCUMENTOS

TECNOLOGIA DEIMAGEN

SELECCIÓNDOCUMENTAL

CONSERVACIONTOTAL

Disposición final


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Codificación de Series y SubseriesUna vez definidas y asignadas las series, adelantado su proceso devaloración, determinada su disposición final y los procedimientospara su aplicación puede procederse a codificar las series y

subseries a fin de establecer su relación orgánico-funcional.Codificación

Dependencias

ClasificaciónNumérica

OrdenaciónAlfabética

100.

20.

1

Dependencia

Serie

Subserie


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RESPONSABILIDAD

Definición y responsabilidad

FUNCIONARIO ASIGNADO

Almacenamiento. Conservación. Recuperación. Organización. Localización,préstamo ydevolución de ladocumentación.

EL JEFE DE LA DEPENDENCIA

Autoriza la depuración delos archivos.Firma las transferencias al

Archivo Central.


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Con la implementación de las Tablas deRetención Documental (TRD) se pretendeagilizar los procedimientos de

producción, trámite y consulta de losdocumentos, permitir a la administraciónlogros de transparencia, memoria y latoma de decisiones sobre bases ciertas y

de manera oportuna en el servicio alciudadano

Beneficios


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Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la produccióndocumental.

Posibilitan el control y acceso a los documentos a través de

los tiempos de retención estipulados en ella.

Garantizan la selección y conservación de los documentosque tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en lasdiferentes fases de archivo. Además sirven de apoyo para laracionalización de los procesos administrativos.

Beneficios para la administración


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DIFUSIÓN

ACTO ADMINISTRATIVO.

CAPACITACIÓN

INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN.

NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEGESTIÓN.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

Aplicación


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Debe conformarse según con lo estipulado en el

artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la JuntaDirectiva del Archivo General de la Nación.

Es el grupo asesor interno de la alta dirección,cuyo objetivo es el de coordinar y controlar lasactividades de la gestión de documentos yadministración de archivos de la institución,fijando políticas para su manejo.

Comité de Archivo


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Tiene la función de analizar las propuestas detablas de retención de cada unidad

administrativa y aprobarlas en primera instancia.

Comité de Archivo

El Comité de Archivo debe estar presidido por elSecretario General, o el funcionario que haga sus

veces, el Jefe de la Oficina Jurídica, el jefe de laOficina de Planeación, el jefe de la Unidad deArchivo, quien actuará como Secretario delComité y para el caso de la evaluación de tablas

de retención documental, por el jefe de la Unidada la que corresponda la tabla que se debaanalizar.


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Expedientes

Expediente: Conjunto de documentos

relacionados con un asunto, generadosorgánica y funcionalmente por unaoficina productora en la resolución de unmismo asunto.

CARACATERISTICAS

Obedecen a la clasificación,ordenación y descripción de ladocumentación.

Están relacionadas con losaspectos materiales, la forma ysus clases.

INTERNASEXTERNAS


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ExpedientesExpedientes Administrativos.En las administraciones publicas las funciones administrativas se

materializan, por regla general, en expedientes administrativos,independientemente de su soporte.

CLASES

Obedecen al desarrollo deactividades realizadas por lasdependencias que nocorresponden a procedimientosadministrativos regulados

aunque sean fruto de lasfunciones de las oficinas.

Informes Gestión. Interventoría de Contratos.

Se forman de acuerdo a unprocedimiento administrativo,definido por las funciones que debecumplir una dependencia:

Expediente Historias laborales. Expediente Contratación Estatal. Expediente de ProcesosDisciplinarios.

NO REGLAMENTADOSREGLAMENTADOS


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ExpedientesFormación de Expedientes.

Los expedientes se forman mediante la agregación sucesivade documentos. Un expediente, normalmente, estaconformado por:

La carátula exterior: Lleva el código de la serie

documental, el número del expediente, el nombre de laoficina que lo ha tramitado, el titulo del expediente, la fechainicial, la fecha final, el número de folios.

El contenido: Una breve descripción del asunto que tratael expediente, elaborado por el funcionario que lo hatramitado.

La documentación original: Son los diversos tipos

documentales que conforman una serie documental


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Nombre del Expediente: Administración PostalNacional “ADPOSTAL”

Debe ser claro y especifico.

El titulo por sí mismo, debe permitir conocer ladocumentación que contiene el expediente.

Conformación de series



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Fecha Inicial: 28/12/2000

Las fechas extremas corresponden al primerdocumento que inicia el expediente y el ultimodocumento que finaliza la tramitación delexpediente.


Fecha Final: 15/03/2002



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150Folios:

Corresponde al número total de folios quecomponen el expediente.




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Contenido: CONTRATANTE: Ministerio de Hacienda yCrédito Público.

CONTRATISTA: ADMINISTRACION POSTALNACIONAL – ADPOSTALOBJETO: Prestar el servicio de mensajería

especializada para las diferentesdependencias del Ministerio de Hacienda y

Crédito Público ubicadas en el Edificio SanAgustín carrera 8 No. 6-60


Es un resumen del contenido del expediente.


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ES LA REMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DELARCHIVO DE GESTIÓN AL CENTRAL Y DE

ESTE AL HISTÓRICO DE CONFORMIDAD CONLAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALADOPTADAS POR CADA ENTIDAD.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Se debe establecer un cronograma para realizar lastransferencias desde los archivos de gestión alarchivo central. Cada Entidad debe establecer unperiodo de tiempo precaucional en el cual ladocumentación permanecerá en el archivo de gestióndespués haberse culminado el tramite administrativode los expedientes.


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1.Descongestiona las oficinas donde se hantramitado los expedientes, dejando unespacio libre para aquella documentación en

trámite.

VENTAJAS

2.Al transferir la documentación al depositodel archivo se le aplica un tratamiento

documental/archivístico que asegura tantola conservación como la consulta.


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PROCEDIMIENTO

Acondicionar la documentación a transferir.

Revisar si falta algún documento.

Ordenarlos según la sucesión de cada una delas fases de la tramitación.

Diligenciar el formato de transferencia.


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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESNORMAS DE TRANSFERENCIADE DOCUMENTACIÓN

3. No se debe admitirdocumentación

fragmentada ni suelta, nitampoco documentacióndepositada en grandescontenedores (AZ, cajasgrandes, paquetes,bolsas plásticas ocostales).


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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESNORMAS DE TRANSFERENCIA

DE DOCUMENTACIÓN

5. Las relaciones de transferencia de una misma seriedocumental se regirán por años consecutivos.

6. Se deberá diligenciar un formato de transferencia paracada serie documental que se transfiera. En ningúncaso se utilizara el mismo formulario para mas de unaño.

4. Tampoco se aceptarán cajas o archivadores con ladenominación de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL OSIMILARES.


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Gracias por suAtención !

Identificación Unidad Documental


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Fecha final:

Expedientes:

Titulo Serie Documental :

Folios:

Fecha inicial:

Código Serie Documental

Caja:

8 Carpetas

34300 101 00

Historias laborales

Solo se diligencia enel momento de latransferencia

Solo se diligencia enel momento de latransferencia

DD / MM / AAAA

50


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Metodología de Elaboración TRD

Actualización TRD

Código+Serie+Subserie

Tipos Documentales

“Cuadro deClasificacion”

Inventario

“Muestreo”

Levantamiento de lainformación“Funciones”

Identificación

Resoluciones,

Actas,Inventarios.

T DT D

Producto


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METODO

ALFABE

TICO

NUMER

ICO

01-Ene. 199927-Mar.

199915 May.200010 Jul. 2000

Sala 1Sección bEstante 6

Archivador1aGaveta 3

11.11.222.12.1.1

ArmeniaBogotaCaliMedellín

ActasCalificacionesCotizacionesHojas de vida

Acosta, CesarBarrera, LuisCastro, OmarZea, Oliver

A,B,C,D,E 1,2,3,4,5...

CRONOLÓGICO

TOPOGRAFICO

DECIMALGEOGRAFICO

ASUNTOO

MATERIAS

ONOMÁSTICO

ALFABETICOGENERAL NUMÉRICOSIMPLE

Sistemas de Ordenación

Metodologia Implementacion TRD (SCA)

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