Trd, Tabla de Retencion Documental Para Archivo...

ACTUALIZACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL DOCUMENTAL (TRD)(TRD)

Acuerdo 039 de 2002

MARCO LEGALMARCO LEGAL

Acuerdo AGN N° 039 de 2002 :

ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN TRDSEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO Y

ACTUALIZACION DE TRDACTUALIZACION DE TRD

APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DE TRDACTUALIZACION DE TRD


PARAGRAFO : La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación , siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.

ARTICULO SEGUNDO.- El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere pertinente.



ARTICULO TERCERO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente los demás que le sean contrarios.


Valores Primarios

Archivo de Gestión

Archivo Central

Archivo Histórico

Valores Secundarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico

Cultural Histórico Científico

CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO

LListaistadodo de series con sus correspondientes de series con sus correspondientes ttipos documentales, ipos documentales, a las cuales se asigna el a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentosvital de los documentos..

TABLA DE RETENCION TABLA DE RETENCION DOCUMENTALDOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTALTABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ClasificaciónClasificación CodificaciónCodificación OrdenaciónOrdenación DescripciónDescripción

PROCESOS TECNICOSPROCESOS TECNICOS

Identificar y establecer las series documentales que componen cada agrupación documental de acuerdo a las funciones de la oficina.

SERIESERIE

SUBSERIESUBSERIE

UNIDAD UNIDAD DOCUMENTALDOCUMENTAL

CLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN

“Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Historias laborales, actas, historias clínicas, informes, proyectos, actas” ”.

SERIES - SUBSERIESSERIES - SUBSERIES

PLANES

PLANES DE OPERATIVIDAD

PLANES DE MEJORAMIENTO

•Plan•Informe•Acta

OFICINA DE GESTIÓNProcedencia

Función

Asuntos Específicos

Tipos Documentales


METODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES

1. Identificar Organigramas y Actos administrativos que reflejen la estructura y funciones de las dependencias, dentro del proceso de reestructuración.

2. Definir cada una de las alternativas a seguir de acuerdo con los resultados obtenidos del Cuadro entre estas tenemos:

Creación de una nueva dependencia en la Estructura Orgánica.

Asignación de nuevas funciones conservando el Acto Administrativo Anterior.

Traslado de una función a otra dependencia Supresión de funciones Cambio de denominación de la dependencia Cambio de jerarquía de la estructura orgánica

Identificar los documentos que sólo interesan a la oficina, de acuerdo con las funciones establecidas para la misma, tal como lo ilustra la TRD.

No se debe archivar aquella documentación considerada como material no archivístico, como por ejemplo: plegables, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, catálogos, entre otros.


3. Diligenciar el Cuadro

CUADRO

DEPENDENCIA: ___________________________

ACTO ADMINISTRATIVO ANTERIOR Y FUNCIONES

ACTO ADMINISTRATIVO

ACTUAL Y FUNCIONESDOCUMENTOS QUE

GENERA

ACTO ADMINISTRATIVO: ________

FUNCIONES

ACTO ADMINISTRATIVO: __________

FUNCIONES


Identificar los nuevos documentos.

Según se determine, conformar las nuevas series documentales, o suprimir las que no procedan

5. Modificar o actualizar el Cuadro de Clasificación Documental, con la codificación respectiva.

4. Con base en los resultados del Cuadro, se pueden llevar acabo las siguientes acciones:

6. Efectuar la valoración documental y ajustar la Tabla de Retención Documental


Es importante tener en cuenta que la asignación de una nueva función, no siempre genera una nueva serie documental

El cuadro, debe elaborarse por dependencia para mayor claridad e interpretación de los datos.

Si es necesario asignar nuevos códigos, deben ser congruentes con la codificación existente.


APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALMETODOLOGIA PARA AJUSTESMETODOLOGIA PARA AJUSTES

1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES 1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES DOCUMENTALES DOCUMENTALES

2. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA2. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA

2.1 ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION 2.1 ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTALDOCUMENTAL

- CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIESCONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES- VALORACIÓN DOCUMENTALVALORACIÓN DOCUMENTAL- TIEMPOS DE RETENCIÓNTIEMPOS DE RETENCIÓN- DISPOSICIÓN FINALDISPOSICIÓN FINAL

3. ESTUDIO Y AVAL POR EL COMITÉ DE ARCHIVO3. ESTUDIO Y AVAL POR EL COMITÉ DE ARCHIVO4. PRESENTACIÓN ANTE LA INSTANCIA EXTERNA COMPETENTE4. PRESENTACIÓN ANTE LA INSTANCIA EXTERNA COMPETENTE5. APLICACIÓN DE LA TRD.5. APLICACIÓN DE LA TRD.



Disposiciones legales, actos administrativos, otras normas (cambios estructurales en entidad)

Estructura Interna vigente, manuales de funciones y procedimientos.

Organigrama actual, resoluciones, actos administrativos de creación grupos y asignación funciones.

Compilación

Información

Institucional



Aplicar encuesta a ProductoresDocumentosInstitución

Identificación y definición de unidades documentales.

Análisis producción y trámite documental (Manuales de procedimientos-dependencias).

Identificación valores primarios de la documentación.


OficinaOficina Unidad documentalUnidad documental

Ubicación

Funciones

Trámite

Consulta

Volumen de Producción

Frecuencia de Producción

Transferencias

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTALDOCUMENTAL

Ubicación en la estructura orgánica Fecha de última asignación de funciones Acto administrativo Funciones Unidades documentales que tramita

¿Realizan selección y descarte documental ? Sistema de organización de los Archivos de Gestión ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?

I. Nombre de la oficina


II. Unidad documental

1. Oficina productora2. Nombre de la unidad documental3. Función de la oficina que la genera o tramita4. Caracteres externos4.1. Soporte4.2. Formato4.3. Ordenación4.4. Estado de conservación5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

(normatividad interna y externa)6. Trámite


7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite.

10. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo

establece?



12. ¿Quienes consultan en el Archivo de Gestión?

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de

gestión a otros archivos?

13.1 ¿Con que periodicidad se realizar?

14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?

14.1 ¿Con que frecuencia? ¿Qué años?

15. Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?

16. Observaciones

Funcionarios entrevistados



Analizar la producción y tramite documental de acuerdo a las funciones y/o manuales de procedimientos

Valoración y Disposición Final de la documentación (Encuesta estudio Unidad Documental )

Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales (Encuesta Estudio Unidad Documental y Resultado del análisis de manuales de procedimientos)

Establecer tiempos de retención de las series y subseries documentales en cada fase de archivo

ANALISIS E INTERPRETACION ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION DE LA INFORMACION

RECOLECTADARECOLECTADA

CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIESCONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES

Se deben conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procesos, funciones y procedimientos.

Igualmente se deben codificar las agrupaciones documentales (dependencias,series y subseries documentales).

ELABORACION DE LA ELABORACION DE LA PROPUESTA DE TRDPROPUESTA DE TRD

Propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)

Introducción, Metodología y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

Presentación y aval de la propuesta de TRD (Acta del Comité de Archivo de la Entidad)

ESTUDIO Y AVAL POR COMITÉ ESTUDIO Y AVAL POR COMITÉ DE ARCHIVODE ARCHIVO

NUMERO DE DEPENDENCIAS

1

COMUNICACIONESESTRATEGICAS

ÁREA DE CRIMINALÍSTICA

ÁREAADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

ÁREA DE INFORMACIÓN

DELINCUENCIAL Y

ANÁLISIS CRIMINOLÓGICO

ÁREA INVESTIGATIVA

CONTRAEL TERRORISMO

ÁREA INVESTIGATIVA

DELITOS CONTRA EL PATRIMONIO

ECONÓMICO

ÁREA INVESTIGATIVA

DELITOS ESPECIALES

DESARROLLO DE LA POLICÍA JUDICIAL Y ENLACE SECCIONALES

TELEMÁTICA

SECRETARÍA PRIVADAASUNTOS JURÍDICOS,

DERECHOS HUMANOS y ATENCIÓN AL CIUDADANO

SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CRIMINALSUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL

ÁREA INVESTIGATIVA

DELITOSCONTRA LA VIDA

D.H Y D.I.H

PLANEACIÓN

SECCIONALES DE INVESTIGACIÓN CRIMINALSECCIONALES DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL

ÁREA DE POLICÍACRIMINAL

INTERNACIONAL

2

3

4

5

6

7

14

1513

12

11

10

9

8

16

Entidad Productora: Direccíón de Investigación Criminal

Oficina productora: Secretaría Privada

A.G A.C C.T M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOSRETENCIÓN Disposición Final

100.01 DECRETOS 3 20

1

X X


Oficina productora: Planeación

2


Oficina productora: Telemática

3

NUMERO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALNUMERO DE DEPENDENCIAS

100.02 RESOLUCIONES 3 20 X X

100.03 CIRCULARES

100.03.01 Circulares Externas 1 5

100.03.02 Circulares Internas 1

GRACIASGRACIAS

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