Tabla de Retencion Documental v3

Nombre del Documento: TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Responsable: DIRECTOR DE CALIDAD

Codigo: No aplica Versión: 3 Fecha: 28/07/2011 Página: 1 de 43

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 2 1. DEFINICIONES ............................................................................................. 3 2. ESTRUCTURA DEL FORMATO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ............ 4 3. FORMATO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ...................................... 5 4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .............................................................. 6




SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

INTRODUCCIÓN

En diciembre de 1996 el Servicio seccional de salud de Córdoba preocupado por el alto costo de los insumos hospitalarios esenciales, comparte con los hospitales del departamento la idea de crear mecanismos para optimizar la adquisición de estos insumos; llevando a la Asamblea Departamental el interés de crear una Administración Pública Cooperativa que se encargue de tal fin. Es así como nace La Cooperativa de entidades de Salud de Córdoba “COODESCOR”, una persona jurídica de derecho privado, creada como empresa de bienes y servicios en la forma de administración pública cooperativa, de responsabilidad limitada, número de entidades asociadas y patrimonio social variable e ilimitado, regida por las disposiciones legales vigentes en Colombia, la doctrina cooperativa y los estatutos. Las organizaciones, de igual forma preocupadas por mejorar cada día, suelen tener muy en cuenta la norma ISO 9001:2001 que normaliza los sistemas de gestión de calidad. La idea de la norma está encaminada a asegurar la disponibilidad de recursos de información útiles y necesarios para los diferentes procesos. Esta disponibilidad se orienta como apoyo de las operaciones y seguimientos de los procesos documentados y controlados que se llevan a cabo y que buscarán establecer controles de documentos y controles de registros. En este sentido la entidad ha optado por buscar mecanismos que ayuden en este proceso, y uno de los resultados obtenidos en esa búsqueda es la TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD), la cual permitirá establecer la importancia de los documentos, así como tomar decisiones en cuanto al tiempo de permanencia de los mismos dentro de las oficinas productoras y establecer las medidas para su disposición final. Para la elaboración de la TRD, se aplicaron unas encuestas-estudios al personal de la entidad y se contó con el Manual de funciones para verificar la producción de la documentación que debe estar directamente relacionada con las funciones de cada uno de los empleados de la Cooperativa.




1. DEFINICIONES

1.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

1.2 SECCIÓN

División administrativa, oficinas de mayor jerarquía dentro de la empresa, la cual debe producir series documentales.

1.3 SERIE DOCUMENTAL

Grupo de documentos de contenido homogéneo, emanados por un mismo órgano.

1.4 SUBSERIE DOCUMENTAL

Divisiones de una serie que tratan de un tema específico, resultado de una misma gestión.

1.5 TIPOS DOCUMENTALES

Grupo de documentos que hace referencia a una especie documental.

1.6 ARCHIVO DE GESTIÓN

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

1.7 ARCHIVO CENTRAL

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

1.8 ARCHIVO HISTÓRICO

Es aquel al que se transfieren desde el archivo central, los documentos de archivo de conservación permanente.

1.9 MICROFILMACIÓN

Proceso técnico mediante el cual los documentos son fotografiados en un rollo de microfilme, para su conservación

1.10 SELECCIÓN

Proceso técnico en el cual se identifica la producción documental de un organismo, y de acuerdo con su valoración, se escoge una muestra representativa de ella, para su conservación.

1.11 MEDIO MAGNÉTICO

Soporte físico resultado de un proceso informático automatizado, para la conservación de la información.

1.12 CONSERVACIÓN TOTAL

Proceso en el que se determina que una serie documental tiene valor histórico, por lo tanto se conservará indefinidamente.




1.13 ELIMINACIÓN

Proceso en el que se destruyen los documentos que han perdido su valor para la empresa. La técnica recomendada es el picado para reciclaje del papel.

2. ESTRUCTURA DEL FORMATO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

(1) DEPENDENCIA PRODUCTORA: Unidad funcional dentro de la organización que genera las

series y subseries. (2) CÓDIGO DEPENDENCIA Y NÚMERO DE SERIE: Combinación de letras y números que le

corresponden a cada dependencia correspondiente a su posición dentro de la estructura orgánica, más el consecutivo de las series.

(3) SERIE Y SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES: Cada una de las unidades

documentales producidas por la dependencia, clasificadas en series y subseries. (4) RETENCIÓN DOCUMENTAL. ARCHIVO DE GESTIÓN: Tiempo de retención de la serie o

subserie en el archivo de gestión. (5) RETENCIÓN DOCUMENTAL. ARCHIVO CENTRAL: Tiempo de retención de la serie o

subserie en el archivo central. (6) DISPOSICIÓN FINAL. CONSERVACIÓN TOTAL: Si se conserva el documento

indefinidamente por sus características y valores secundarios. (7) DISPOSICIÓN FINAL. SELECCIÓN: Se selecciona una muestra del total de la serie porque

no amerite su conservación total pero puede servir como prueba de hecho en el futuro. (8) DISPOSICIÓN FINAL. MICROFILMACIÓN/ MEDIO MAGNÉTICO: Se someterá a un

proceso de microfilmación, lo cual no implica la destrucción del soporte original (Ley 594 de 2000). En el caso de haber generado los documentos en medios magnéticos se conservarán estos y se destruirá el documento impreso.

(9) DISPOSICIÓN FINAL. ELIMINACIÓN: Por carecer de valores secundarios el documento

será eliminado totalmente. (10) PROCEDIMIENTO: Se especifica paso por paso el procedimiento a seguir con cada una de

las series y sus correspondientes subseries y tipos documentales.




3. FORMATO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA:

Código Dependencia Nº de serie

Series y sus correspondientes Tipos documentales

Retención documental

Disposición Final Procedimiento

AG AC CT S M E

CT: Conservación total M: Microfilmación / Medio Magnético S: Selección E: Eliminación

2 3

4

7

6

5

8

9

10

1





4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA Código.

Dependencia Nº de serie




AG AC CT S M E

10-01

ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS � Convocatoria � Listado asociados hábiles e inhábiles � Listado de asistentes � Actas � Orden del día � Reglamento � Informe de Gerencia � Informe de Revisoría Fiscal � Informe de Junta de Vigilancia � Informe financiero � Informe Consejo de admón. � Anexos

15

5

X

X

Se conservan por ser documentos históricos.

10-02

JUNTA DE VIGILANCIA � Comunicaciones � Actas � Informe y anexos � Reglamento

15

5

X

X Se conservan por ser documentos históricos

10-03

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN � Comunicaciones � Actas � Anexos � Reglamento

15

5

X

X

Se conservan por ser documentos históricos










AG AC CT S M E

10-04

COMITÉS

10-04.1

COMITÉ DE SOLIDARIDAD � Comunicaciones � Actas de reunión � Reglamento � Anexo

15

5

X


10-04.2

COMITÉ DE COMPRAS ELIMINADA -Vigente hasta Versión 2

Los documentos generados anteriormente se conservan por ser documentos históricos.

10-04.3

COMITÉ DE GERENCIA � Comunicaciones � Actas de reunión � Informes y Anexos

15

5

X


10-04.4 COMITÉ DE EDUCACIÓN � Comunicaciones � Actas y anexos � Reglamento � PESEM (proyecto educación social y empresarial) y anexos

15

5

X






DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA

Código. Dependencia Nº de serie




AG AC CT S M E

10-04.5

COMITÉ DE RECREACIÓN ELIMINADA -Vigente hasta Versión 2

Los documentos generados anteriormente se conservan por ser documentos históricos

10-04.6

COMITÉ DE CALIDAD ELIMINADO -Vigente hasta Versión 2


10-04.7

COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL ELIMINADA – PASÓ A 30-07.4

10-04.8

COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE FARMACIAS � Actas � Estados financieros � Anexos

15

5

X

X Se conservan por ser documentos históricos

10-05

FARMACIAS ELIMINADO Pasa a 10-04.8 y 30-32

10-06 ACTAS DE ENTREGA FONDOS Y RESERVAS ELIMINADO -Vigente hasta Versión 2


10-07

ESTATUTO COODESCOR

15

5

X

X











AG AC CT S M E 10-08

REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS ELIMINADA – PASA A 30-33

10-09

ÓRGANO ADMINISTRATIVO Y DE CONTROL FEREDSALUD ELIMINADA -Vigente hasta Versión 2

Los documentos generados anteriormente se conservan por ser documentos históricos.

10-10

APORTES Y ACCIONES

10-10.1

COPIDROGAS � Convenio � Comunicaciones

3

7

X


10-10.2

ASOCOLDRO � Convenio � Comunicaciones

3

7

X


10-10.3

ADESCORSU � Convenio � Comunicaciones

3

7

X


10-11

DOCUMENTOS LEGALES COODESCOR � Ordenanza Asamblea � Acta de Constitución

15

5

X


10-12

ASOCIADOS � Solicitud de ingreso � Aceptación de solicitud de ingreso � Comunicaciones

2

8

X











AG AC CT S M E

10-13

CONTROL DE CALIDAD EXTERNO DE LABORATORIO CLÍNICO � Inscripciones � Comunicaciones � Reporte de exámenes � Resultados anuales

1

0

X

Se eliminan por el método picado, porque han perdido su valor para la empresa.

10-14

COPIAS DE SEGURIDAD DEL SISTEMA ELIMINADA – Vigente hasta versión 1

10-15

REVISIONES POR LA DIRECCIÓN � Acta de revisión por la dirección � Anexos

2

5

X

Se selecciona una muestra del 20% de la serie, de acuerdo con su importancia.

10-16

INFORMES DEL SGC

10-16.1 INFORME DE GESTIÓN ELIMINADA -Vigente hasta Versión 2

2 2 X Los documentos generados anteriormente se eliminan por el método picado.

10-16.2 AUDITORIA AL SGC � Programa de auditoria � Agenda de auditoria � Listas de chequeo � Informe de auditoria � Anexos

2

4

X

Se selecciona el 10% del total de la serie, aleatoriamente. El resto de la serie se elimina por el método picado.










AG AC CT S M E

10-17

QUEJAS Y RECLAMOS � Queja y/o Reclamo � Anexos

1

3

X


10-18

NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA ELIMINADA -Vigente hasta Versión 2

Los documentos generados anteriormente e eliminan por el método picado, porque han perdido su valor para la empresa.

10-19

ACCIONES CORRECTIVAS ELIMINADA– Vigente hasta versión 1

10-20

ACCIONES PREVENTIVAS ELIMINADA– Vigente hasta versión 1

10-21 PLAN ESTRATÉGICO � Direccionamiento estratégico � Planes operativos

6

2

X


10-22

MANUALES ELIMINADA– Vigente hasta versión 0

10-23

PROCEDIMIENTOS ELIMINADA– Vigente hasta versión 0

10-24

GUÍAS ELIMINADA– Vigente hasta versión 0

10-25 INSTRUCTIVOS ELIMINADA










AG AC CT S M E

10-26

REVISORÍA FISCAL � Comunicaciones � Informes � Anexos

2

5

X


10-27 CAPACITACIONES A ASOCIADOS � Comunicaciones � Listado de asistencia � Evaluación � Resultados de tabulación de evaluaciones

2 8 X Se eliminan por el método picado, porque han perdido su valor para la empresa.

10-28 ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN � Informes de resultados � Encuesta de satisfacción

1 2 x Se eliminan por el método picado, porque han perdido su valor para la empresa.

10-29 DOCUMENTOS LEGALES ASOCIADOS � Acuerdo u ordenanza de creación de la ESE � Acto de nombramiento del Representante Legal � Acta de posesión del Representante Legal � Fotocopia de cedula de ciudadanía del representante Legal

2 8 X X Se tiene en archivo de gestión documentos vigentes, y se trasfiere solo la documentación de los anteriores Representantes Legales de entidades asociadas. se conservan por ser documentos históricos.

10-30 FELICITACIONES Y SUGERENCIAS � Felicitación y/o sugerencia � Anexos

1

3

X






DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA COMERCIAL Y TÉCNICA





AG AC CT S M E

20-01

ENTRADAS DE INVENTARIO

20-01.1

ENTRADA DE COMPRAS ELIMINADA -Vigente hasta Versión 2

Los documentos generados anteriormente se eliminarán por el método de picado, una vez transcurra el tiempo de retención de la versión 2, por haber perdido valor para la empresa.

20-01.2 TRANSFERENCIAS ENTRE BODEGAS � Transferencia (TI) � Informe de devolución de IHE � Acta de devolución de farmacias

1 3 X Se eliminarán por el método de picado, por haber perdido valor para la empresa.

20-01.3

NOTA DE VENTAS � Nota de ventas � Solicitud de devolución � Factura de origen (copia) � Acta de devolución de clientes

1

3

x Se eliminarán por el método de picado, por haber perdido valor para la empresa.

20-01.4 ENTRADA DE ALMACEN � Entrada de almacén � Anexos











AG AC CT S M E

20-02

SALIDA DE INVENTARIOS

20-02.1

TRANSFERENCIAS � Transferencia � Anexos

1

3


20-02.2 SALIDA DE ALMACÉN � Acta de baja de inventario � Salida de almacén � Anexos � Acta de destrucción �

1 3 x Se eliminarán por el método de picado, por haber perdido valor para la empresa.

20-02.3 NOTA DE PROVEEDOR � Nota de proveedor

1

3


20-03

AJUSTE DE INVENTARIO

20-03.1

INVENTARIO DE BODEGA � Acta de inventario (copia) � Toma del inventario físico � Análisis de diferencias en físico � Existencias en cantidades/costo

1

3






DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA COMERCIAL Y TÉCNICA Código.





AG AC CT S M E

20-03.2

AJUSTE DE INVENTARIO FÍSICO POR COSTO Y/O CANTIDAD � Acta de inventario físico por costo y o cantidad (copia) � Ajuste de inventario físico � Anexos

1

3

X

Se eliminarán por el método de picado, por haber perdido valor para la empresa.

20-04 20-04.1

PROVEEDORES INFORMACION DE PROVEEDORES � Fotocopia de solicitud de crédito, pagaré y carta anexa al pagaré. � Plan de mejora � Comunicaciones

1

3

X


20-04.2

REEVALUACION DE PROVEEDORES (medio electrónico) � Resultados de reevaluación de proveedores. � Acciones tomadas por reevaluación de proveedores � Matriz de evaluación por producto

1

1

X Se eliminarán por el método de picado, por haber perdido valor para la empresa.

20-05

FARMACIA

20-05.1

ACTAS DE VISITA � Lista de chequeo – auditoria de procesos del servicio farmacéutico – Jefe de Farmacias � Anexos

1

3











AG AC CT S M E

20-05.2

INVENTARIO DE FARMACIA � Acta de inventario (copia) � Toma del inventario físico � Análisis diferencias en físico � Existencias en cantidades/costo

1

3


20-05.3

SALIDA DE ALMACÉN � Acta de baja de inventario � Salida de almacén � Anexos � Acta de destrucción de insumos hospitalarios

1

3


20-05.4

ENTRADAS DE ALMACÉN � Entrada de almacén � Acta de recepción � Análisis de defectos técnicos (Si aplica) � Solicitud de cotización � Cotización � Orden de baja de la secretaria de Salud � Recibo de consignación � Anexo


20-05.5

AJUSTE DE INVENTARIO FÍSICO POR COSTO Y/O CANTIDAD � Acta de inventario físico por costo y o cantidad (copia) � Ajuste de inventario físico � Anexos

1

3

X











AG AC CT S M E

20-05.6

SOPORTE TÉCNICO-LEGAL � Certificado de cámara y comercio (última renovación) � Fotocopia de cedula de Representante legal de Coodescor � Fotocopia del contrato laboral del Director Técnico � Hoja de vida del Director Técnico � Fotocopia del diploma del Director Técnico � Fotocopia del acta de grado de Director Técnico � Fotocopia de la cedula del Director Técnico � Fotocopia de la credencial / tarjeta profesional del Director Técnico � Fotocopia de resolución registro de título ante Secretaría de Salud � Certificados de capacitaciones en actualización sobre el servicio farmacéutico � Documentos del Auxiliar de Farmacia, si aplica � Certificado de uso del suelo expedido por la Secretaria de planeación � Certificado de condiciones sanitarias para establecimientos comerciales e industriales expedido por la Secretaria de Salud

1

4

X

Se transfieren a archivo central solo los documentos que pierden vigencia. Después del archivo central se eliminarán por haber perdido valor para la empresa.










AG AC CT S M E

� Certificado de inspección de prevención y seguridad contra incendios expedido por el Cuerpo de Bomberos (Si aplica) � Programa de control de plagas y roedores � Certificado de Control plagas y roedores � Programa de mantenimiento de equipos � Hoja de vida de equipos � Reportes técnicos por mantenimiento de equipos (si aplica) � Contrato de recolección de residuos � Certificado de calibración de termohigrómetros � Listado de instrumentos de inspección y medición � Verificación de instrumentos para medición de temperatura y Humedad � Certificado de recarga de extintores o comprobantes de su realización � Fotocopia de Certificado de habilitación de la ESE � Fotocopia de cedula de Representante Legal de la IPS con tercerización










AG AC CT S M E

� Fotocopia del acta de posesión del Representante legal/Gerente de la IPS � Fotocopia de la Resolución de posesión del Representante legal/Gerente de la IPS � Convenio interadministrativo � Contrato de asociación de riesgo no compartido � Contrato de comodato

20-06

INFORMES

20-06.1

INFORME DE GESTIÓN ÁREA COMERCIAL Y TÉCNICA � Informe � Anexos

1

1

X


20-06.2

INFORMES DE GESTIÓN DE CENTROS DE OPERACIÓN ELIMINADA– Vigente hasta versión 2

1

1

X

Los documentos generados anteriormente se eliminarán por el método de picado una vez transcurra el tiempo de retención de la versión 2, por haber perdido valor para la empresa.










AG AC CT S M E

20-06.3

INFORMES DE FARMACIAS � Informe � Anexos

1

1

X


20-06.4

INFORMES DE BODEGA � Informe � Anexos

1

1

X Se eliminarán por haber perdido valor para la empresa.

20-06.5

INFORMES DE COMPRAS � Informe � Anexos

1

1


20-06.6

INFORMES DE VENTAS � Informe � Anexos

1

1


20-06.7

SISMED (medio magnético) � Informe final en medio magnético � Archivos anexos � Archivo log

1

1

X

x


20-06.8

INFORMES DE SISTEMAS � Informe � Anexos

1

1











AG AC CT S M E

20-07

CLIENTES � Datos generales del cliente � Certificado de cámara de Comercio � Resolución de autorización para manejo medicamentos de control especial � Comunicaciones � Autorización para facturar a clientes bloqueados � Demanda no satisfecha

1

3

x

Se eliminarán por el método de picado haber perdido valor para la empresa.

20-08

SECRETARÍA DE SALUD DE CÓRDOBA � Resolución de medicamentos de control � Informes de medicamentos de control especial � Actas de visita � Comunicaciones (por cambios de local, dirección técnica o Gerente de ESE, etc.) � Comunicaciones

1

3

X

Se eliminarán por haber perdido valor para la empresa.










AG AC CT S M E

20-09

SOPORTE TÉCNICO-LEGAL � Certificado de cámara y comercio (última renovación) � Fotocopia de cedula de Representante legal de Coodescor � Fotocopia del contrato laboral del Director Técnico � Hoja de vida del Director Técnico � Fotocopia del diploma del Director Técnico � Fotocopia del acta de grado de Director Técnico � Fotocopia de la cedula del Director Técnico � Fotocopia de la credencial / tarjeta profesional del Director Técnico � Fotocopia de resolución registro de título ante Secretaría de Salud � Certificados de capacitaciones en actualización sobre el servicio farmacéutico � Certificado de uso del suelo expedido por la Secretaria de planeación � Certificado de condiciones sanitarias para establecimientos comerciales e industriales expedido por la Secretaria de Salud � Certificado de inspección de prevención y seguridad contra

1

4

X

Se transfieren a archivo central solo los documentos que pierden vigencia. Después del archivo central se eliminarán por haber perdido valor para la empresa.










AG AC CT S M E

incendios expedido por el Cuerpo de Bomberos (Si aplica) � Programa de control de plagas y roedores � Certificado de Control plagas y roedores � Programa de mantenimiento de equipos � Contrato de recolección de residuos � Certificado de calibración de termohigrómetros � Listado de instrumentos de inspección y medición � Verificación de instrumentos para medición de temperatura y Humedad





DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA





AG AC CT S M E

30-01

CONTRATOS

30-01.1

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (POR CADA TIPO DE SERVICIOS) � Propuestas � Cotizaciones � Hoja de vida � Fotocopia de cedula � Certificado de Cámara de comercio � Contrato � Pólizas � Acta de inicio � Comunicaciones � Anexos � Certificado del interventor � Acta de liquidación

1

9

X X

Concluidos los 10 años, eliminar el papel por el método picado y conservar solo en soporte digital.





DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código.





AG AC CT S M E

30-01.2

CONTRATOS DE SUMINISTROS CON PROVEEDORES (POR CADA TIPO DE BIEN: CONSUMO O DEVOLUTIVOS) � Propuesta y/o cotizaciones � Certificado de Cámara de comercio � Contrato � Pólizas � Comunicaciones � Acta de inicio � Anexos � Certificado del interventor � Actas de liquidación

1

9

X

X


30-01.3

CONTRATOS DE SUMINISTROS CON CLIENTES (POR CADA TIPO DE BIEN: CONSUMO O DEVOLUTIVOS) � Contrato � Pólizas � Certificado de disponibilidad presupuestal � Comunicaciones � Anexos

1

9

X X











AG AC CT S M E

30-02

HISTORIAS LABORALES

30-02.1

HISTORIAS LABORALES CONTRATACIÓN A TERMINO FIJO E INDEFINIDO Historia laboral � Hoja de vida � Soportes de hoja de vida � Fotocopia de la cedula � Prueba de manejo de equipos de computo � Prueba de conocimientos � Pruebas psicotécnicas � Informe de resultados de prueba psicotécnica � Verificación de referencias laborales � Entrevista de selección � Informe de visita domiciliaria Vinculación y Afiliaciones � Control de ingreso de personal � Plan de Inducción � Contrato laboral � Afiliación a seguridad social � Afiliación a caja de compensación � Afiliación a ARP

1

99

X

El tiempo de retención en archivo de gestión para transferencia a archivo central rige a partir del retiro del funcionario. Se eliminan por el método picado, porque han perdido su valor para la empresa










AG AC CT S M E

Novedades � Control de transferencias y ascensos de Personal � Plan de inducción por transferencias o ascensos � Evaluación del desempeño � Liquidación de Prestaciones sociales y Comprobante de egreso � Certificado de ingresos y retenciones � Solicitud de permiso � Comunicaciones � Listado de activos fijos a cargo � Certificación de paz y salvo por retiro de personal � Control de retiro de personal � Acta de entrega de cargo










AG AC CT S M E

30-02.2

HISTORIAS LABORALES CONTRATOS DE APRENDIZAJE Historia laboral � Hoja de vida � Soportes de hoja de vida � Fotocopia de la cedula � Prueba de manejo de equipos de computo � Prueba de conocimientos � Pruebas psicotécnicas � Informe de resultados de prueba psicotécnica Vinculación y Afiliaciones � Contrato � Afiliación a seguridad social Novedades � Solicitud de permiso � Seguimiento de entidad educativa � Comunicaciones � Certificación de paz y salvo por retiro de personal � Control de retiro de personal

1

99

X

El tiempo de retención en archivo de gestión para transferencia a archivo central rige a partir del retiro del funcionario. Se eliminan por el método picado, porque han perdido su valor para la empresa










AG AC CT S M E

30-03

HISTORIAS CLÍNICAS OCUPACIONALES � Examen médico de preingreso � Examen de seguimiento � Comunicaciones � Incapacidades � Examen de retiro

1

19

X

Se eliminan por el método picado, porque han perdido su valor para la empresa

30-04

PROCESO SELECCIÓN PERSONAL � Listado de participantes en el proceso � Hoja de vida y anexos � Prueba de manejo de equipos de computo � Prueba de conocimientos � Pruebas psicotécnicas � Informe de resultados de prueba psicotécnica � Entrevista de selección � Comunicaciones

1

1

X

X

Se selecciona una muestra del 40% de la serie según su importancia y se conservará en soporte papel y digital.

30-05 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN A TRABAJADORES � Plan de capacitaciones � Registro de asistencia a capacitaciones � Evaluación � Comunicaciones

3 4

X

Se selecciona una muestra del 40% de la serie, según su importancia.










AG AC CT S M E

30-06

GARANTÍAS (POR CLIENTE) � Comunicación interna remisionando solicitud de crédito � Solicitud de crédito, pagarés y carta instrucciones, y anexos � Análisis financiero � Verificación de referencias � Comunicaciones

3

7

X

X

El tiempo de retención en archivo de gestión para transferencia a archivo central rige a partir de la identificación de cliente como inactivo. Se conservarán en soporte papel y digital por ser documentos con valor administrativo y contable para la empresa.

30-07

COMITÉS

30-07.1

COMITÉ DE CRÉDITO � Reglamento � Actas � Anexos

9

19

X

X

Se seleccionará el 40% de la serie, de acuerdo con su importancia y se conservará en soporte papel y digital.

30-07.2

COMITÉ DE PAGO � Reglamento � Actas � Estados de cartera � Comunicaciones � Anexos

1

1

X

Se eliminará por el método de picado por haber perdido su valor para la empresa.










AG AC CT S M E

30-07.3

ACTA DE REUNIÓN DE EQUIPO FINANCIERO � Acta � Anexos

1 1

X Se eliminará por el método de picado por haber perdido su valor para la empresa.

30-07.4

COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL � Documentos de inscripción � Actas � Anexos � Comunicaciones

4

8 X X Se conservan en soporte papel y digital por ser documentos históricos

30-07.5

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL � Actas � Anexos � Comunicaciones

3

7

X

X

Se conservan en soporte papel y digital por ser documentos históricos

30-08

PROYECTO EDUCACIÓN FORMAL � Proyecto � Comunicaciones � Resolución de aprobación � Acta de entrega � Certificado de aceptación � Certificado de la inversión � Propuestas � Copia de factura � Copia de comprobante de egreso � Anexos

2

8

X

X











AG AC CT S M E

30-08.1

PROYECTO SEDE ELIMINADA – Vigente hasta versión 2.

30-08.2

PROYECTO EDUCACIÓN FORMAL Eliminada- pasa a 30-08 desde versión 3

2

8

X

X


30-09

ASUNTOS JURÍDICOS

30-09.1

PROCESOS JURÍDICOS � Cobro pre-jurídico � Poder de autorización � Estados de cartera � Demandas � Póliza de seguros � Comunicaciones � Anexos

9

1

X

Se seleccionará el 10% de la serie, de acuerdo con su importancia

30-09.2

CONCEPTOS JURÍDICOS � Comunicaciones � Conceptos jurídicos � Anexos

1

9

X

Se seleccionará el 10% de la serie, de acuerdo con su importancia










AG AC CT S M E

30-10

LICITACIONES � Convocatoria � Pliegos de condiciones � Propuestas � Pago de impuestos � Registro de proponentes � Registros SICE � Certificados � Pólizas � Resultados de licitación � Contrato � Comunicaciones � Copia de facturas � Adendos � Anexos

1

9

X X


30-11

CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES (POR EMPRESA) ELIMINADA

30-12

SEGURIDAD SOCIAL DE TRABAJADORES

30-12.1

PENSIÓN Y CESANTÍAS � Inscripción del empleador � Certificaciones � Comunicaciones

1

9

X X











AG AC CT S M E

30-12.2

SALUD � Inscripción del empleador � Certificaciones � Comunicaciones

1

9

X X


30-12.3

ASEGURADORA RIESGOS PROFESIONALES � Inscripción del empleador � Certificaciones � Comunicaciones

1

9

X X


30-13

LIQUIDACIÓN DE APORTES PARAFISCALES

30-13.1

CAJAS DE COMPENSACIÓN � Inscripción del empleador � Certificaciones � Comunicaciones � Anexos

1

9 X X Concluidos los 10 años, eliminar el papel por el método picado y conservar solo en soporte digital.

30-13.2

SENA � Resolución de adjudicación de aprendices � Comunicaciones � Certificaciones � Anexos

1

9

X X











AG AC CT S M E

30-13.3

ICBF � Comunicaciones � Certificaciones � Anexos

1

9

X

X


30-14

INFORMES

30-14.1

INFORME A ENTES DE CONTROL (POR ENTIDAD) � Informes (Físico y medio magnético) � Comunicaciones � Anexos

1

9

X X


30-14.2

INFORMES A OTRAS ENTIDADES � ELIMINADO

30-15

NÓMINAS � Nómina � Anexos

1

99

X

Se elimina por el método de picado, por haber perdido valor para la empresa

30-16

ESTADOS FINANCIEROS � Balance general � Estado de resultados

1 9

X

Se elimina por el método de picado, por haber perdido valor para la empresa.










AG AC CT S M E

30-17 PROPIEDAD DE PLANTA Y EQUIPOS � Comprobante contable � Factura (copia) � Traslados � Acta de baja � Depreciación � Comunicaciones � Anexos

1

4

X El tiempo de retención en archivo de gestión para transferencia a archivo central rige a partir del retiro del activo. Se elimina por el método de picado, por haber perdido valor para la empresa.

30-18

LIBROS OFICIALES � Libro mayor � Libro diario � Inventario y balance

1

9

X


30-19

LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS (POR CADA IMPUESTO) � Comprobante de pago � Formularios � Anexos � Comunicaciones

1 9

X


30-20

CUENTAS BANCARIAS � Consignaciones � Transferencias bancarias � Devoluciones de cheques � Documentos de caja � Extracto bancario � Notas bancarias � Movimiento de extracto � Libro auxiliar de banco � Conciliaciones � Comunicaciones

1

9

X











AG AC CT S M E

30-21

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD � Notas contables � Anexos � Comprobante de contabilidad

1

9

X


30-22 30-22.1

VENTAS VENTAS OF. PRINCIPAL (CONSEC.) � Factura (copia) � Remisión � Orden de compra / Solicitud de pedidos � Anexos

1

9

X

X


30-22.2

VENTAS FARMACIAS DE CONTADO � Factura � Nota de venta � Documentos del RIPS – contado – Listado de facturas � Cierre mensual caja general

1

9

X X Concluidos los 10 años, eliminar el papel por el método picado y conservar solo en soporte digital.










AG AC CT S M E

30-22.3

VENTAS DE FARMACIA A CRÉDITO � Cuenta de cobro � Factura (copia) � Notas de venta (copia) � Documentos del RIPS - crédito

1

9

X

X


30-23

CUENTAS POR COBRAR

30-23.1

CUENTAS POR COBRAR ASOCIADOS � Cuentas de cobro � Factura original � Anexo � Nota de venta (original) � Notas de cartera (copia) � Devolución de cheques (copia) � Acuerdos de pago

1 9 X

Se eliminan por el método picado, porque han perdido su valor para la empresa

30-23.2 CUENTAS POR COBRAR A NO ASOCIADOS � Cuentas de cobro � Factura original � Anexo � Nota de venta (original) � Notas de cartera (copia) � Devolución de cheques (copia) � Acuerdos de pago

1 9 X Se eliminan por el método picado, porque han perdido su valor para la empresa










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30-24

EVALUACIÓN DE CARTERA � Comunicaciones � Anexos � Informe financiero del cliente � Estado de cartera � Acuerdos de pago (copia) � Gestión de recuperación de cartera � Análisis financiero � Planilla de evaluación y calificación

1

9

X

Se elimina por el método picado, por haber perdido valor para la empresa.

30-25

COMPROBANTES DE EGRESO ( CONSECUTIVO ) � Comprobante de egreso � Cuenta de cobro � Facturas � Soportes contables � Propuestas /cotizaciones � Anexos

1 9

X X


30-26

TRANSFERENCIAS DE FONDOS ( CONSECUTIVO ) � Transferencias de fondos � Cuenta de cobro � Facturas � Soportes contables � Propuestas /cotizaciones � Anexos

1 9

X X Concluidos los 10 años, eliminar el papel por el método picado y conservar solo en soporte digital.










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30-27

RECIBOS DE CAJA (CONSECUTIVO) � Recibos de caja � Comprobantes de egreso del cliente (si aplica) � Consignación � Recibo provisional de caja � Traslado entre cajas � Estado de cartera (crédito) � Anexos

1

9

X

X


30-28

NOTAS DE CARTERA (CONSECUTIVO) � Notas de cartera � Comunicaciones � Anexos

1 9 X X Concluidos los 10 años, eliminar el papel por el método picado y conservar solo en soporte digital.

30-29

REEMBOLSOS CAJA MENOR DE OFICINA PRINCIPAL � Comprobantes de egreso (copia) � Informes (copia) � Recibos de caja menor � Anexos

1 1 X Se elimina por el método picado, por haber perdido valor para la empresa.

30-30 PÓLIZAS DE SEGURO � Póliza � Comunicaciones

1 9 X Se elimina por el método picado, por haber perdido valor para la empresa.










AG AC CT S M E

30-31

INFORME DE GESTIÓN SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA � Informe � Comunicaciones � Anexos

1

1

X

Se elimina por el método picado por haber perdido valor para la empresa.

30-32

FARMACIAS � Convenio interadministrativo � Contrato de comodato � Condiciones contractuales de farmacia � Lista de chequeo apertura de farmacia � Resolución de aprobación de caja menor � Registro único empresarial � Renovación de matricula mercantil � Lista de chequeo cierre de farmacia

3

7

X


30-33

REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS

30-33.1

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO � Resolución de aprobación � Reglamento

5

5

X











AG AC CT S M E

30-33.2

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL � Resolución de aprobación � Reglamento

5

5

X


30-34

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS � Hoja de vida de equipos � Lista de chequeo de configuración y mantenimiento � Reportes de mantenimiento � Comunicaciones

5

5

X

Se elimina por el método picado siempre y cuando el equipo esté completamente depreciado y no se encuentre en uso

30-35

DEVOLUCIONES DE CHEQUES � Devolución de cheques � Fotocopia del cheque � Anexos

1 9

X

Se elimina por el método picado por haber perdido valor para la empresa.

30-36 EJECUCION DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL � Cronograma de salud ocupacional � Indicadores � Control de Botiquín � Inspecciones de orden y aseo � Control de IMC � Control de extintores � Incidentes y accidentes de trabajo � Visitas de ARP � Plan de actividades practicantes � Informes de practicantes

2 4 X X

Se selecciona una muestra del 20% de la serie, de acuerdo con su importancia.










AG AC CT S M E

30-37

TRASLADO ENTRE CAJAS � Traslado entre cajas

1 9 X Se elimina por el método de picado, por haber perdido valor para la empresa.

Tabla de Retencion Documental v3

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