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Tips Lenguaje Ciudadano

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Tips Lenguaje Ciudadano2


En palabras para el ciudadano

El Ministerio de Relaciones Exteriores en su compromiso por fortalecer el proceso de

rendición de cuentas con la ciudadanía, presenta a continuación una serie de herra-

mientas, que serán de gran utilidad para los funcionarios de la Entidad a la hora de pre-

sentar información a los distintos grupos de interés, utilizando un Lenguaje Ciudadano1.

A través de estos herramientas, se pretende mejorar la información que se entrega a la

ciudadanía, tomando como referencia los criterios de comprensibilidad, interés ciuda-

dano, actualización, oportunidad, disponibilidad y lleno de los requisitos..

¿En qué documentos pueden ser de ayuda estos tips?

❚ En los informes, mediante los cuales se presentan avances en la gestión de la Entidad

a la ciudadanía.

❚ Presentaciones de apoyo (Power Point).

❚ Información de trámites y servicios que ofrece la Entidad.

❚ Boletines dirigidos a la ciudadanía.

1 El lenguaje ciudadano busca el uso de un lenguaje simple, claro y directo que permite a los lectores concentrarse en el mensaje

que quiere transmitir la institución que lo emite y comprenderlo de manera efectiva. La utilización de un lenguaje ciudadano en toda

comunicación gubernamental ya sea oral o escrita fomenta la transparencia y la eficacia de las instituciones.

Fuente: Secretaría la Función Pública de México. Lenguaje Ciudadano. Un manual para quien escribe en la Administración Pública

Federal. México. (S.F.).

Tips

Etapa 1: Planear ..................5

Etapa 2: Escribir ..................9

Etapa 3: Revisar .................. 13


5Tips Lenguaje Ciudadano


Etapa 1: Planear

Cuando tenemos que redactar un documento, con frecuencia empezamos a escribir

directamente, sin sentarnos a pensar qué es lo que queremos decir, y cómo queremos

decirlo. Si bien, ésta es una forma común de empezar, no siempre es la mejor, ya que

al final, el tiempo utilizado será mayor, dado que no tenemos claro nuestro objetivo

desde un principio. Los siguientes tips le ayudarán a planear mejor su proceso de escri-

tura, con lo cual ahorrará tiempo y presentará la información de forma más organizada

y clara para el ciudadano.

1. Proyecte: ¿Cuál es su objetivo?

Antes de empezar a escribir, tómese un tiempo para preguntarse: ¿Qué es lo que quie-

ro lograr con este documento?, ¿Qué espero que haga el ciudadano con la informa-

ción que le estoy brindando?, ¿Enterarse de las novedades del Ministerio?, ¿Realizar un

trámite?, ¿Asistir a un foro?

No es lo mismo escribir para dar información, que para dar instrucciones o para pro-

mover un evento. Una vez tenga claro cuál es su objetivo, será más fácil organizar su

texto y escribirlo.



2. Identifique: ¿Quién es su lector?

Tenga siempre en mente a quién va dirigido su texto. Si se trata de un grupo de interés

en particular, se puede utilizar un lenguaje especializado. Si, por el contrario, se trata de

un público más amplio, será necesario dirigirse a ellos con un lenguaje menos técnico.

En cualquier caso, recuerde que la información debe estar completa y organizada de

una manera simple, pero clara, de forma tal que no dé lugar a ambigüedades o malas

interpretaciones.

3. Anticípese: ¿Cuáles son las necesidades de su lector?

Una vez tenga claro el objetivo de su texto y el público a quién va dirigido, piense

qué información necesitará el lector. No se contente con dar la información básica.

Prevea todas las dificultades y las dudas que puedan surgirle al ciudadano y asegúrese

de incluir en el texto toda la información necesaria para resolverlas. De esta forma su

documento será más efectivo, e incluso podrá ahorrar tiempo, ya que probablemente

no recibirá tantas preguntas por parte de los ciudadanos más adelante.



4. Estructure: ¿Cómo organizará su texto?

En este punto del proceso, ha llegado la hora de planear cómo va a presentar la infor-

mación dentro de su texto. Piense en toda la información que deberá incluir, y organí-

cela en un esquema que pueda utilizar a modo de referencia, ya sea un mapa concep-

tual, una matriz o una gráfica. Este esquema le ayudará a mantener el hilo conductor

durante el proceso de escritura, evitando que se desvíe de su objetivo o que omita

información importante. Recuerde que este esquema es variable, así que podrá modi-

ficarlo cuantas veces sea necesario a medida que va escribiendo el texto. Sin embargo,

si dedica suficiente tiempo y atención a su creación, no será necesario realizar muchos

cambios, con lo cual ahorrará tiempo y esfuerzos.



Etapa 2: Escribir

Finalizada la etapa de planeación, podemos pasar a la parte central del proceso: la

escritura. El siguiente grupo de tips le ayudarán a escribir documentos interesantes y

comprensibles para los ciudadanos.

5. Sea conciso: escriba documentos cortos

No existe una regla para determinar la extensión de un documento, ya que esto depen-

derá de su finalidad. Sin embargo, los documentos dirigidos a la ciudadanía deben ser

lo más breves posible, teniendo en cuenta que no se debe omitir información relevan-

te. Un texto excesivamente largo puede desmotivar al ciudadano para continuar con su

lectura. Por lo tanto, evite repetir información que ya ha dado, sea concreto y preciso,

y sobre todo, vaya al grano.

6. Lea y relea el documento

No espere a terminar de escribir el documento para leerlo. La revisión constante du-

rante el proceso de escritura no sólo le ayudará a encontrar errores ortográficos o tipo-



gráficos2, sino que le permitirá mantener el enfoque de lo que está diciendo, evitando

repetir información que ya ha dado u omitir datos relevantes.

7. Use un lenguaje común

Recuerde que su texto va dirigido a ciudadanos del común que probablemente tienen

poco o ningún conocimiento acerca de los temas frecuentes dentro del Ministerio de

Relaciones Exteriores. Por esta razón es importante evitar siglas o acrónimos3 que no

sean ampliamente conocidos, lenguaje altamente especializado o, en general, térmi-

nos demasiado técnicos. En caso de ser necesario, procure incluir una definición del

término la primera vez que lo utilice dentro del texto. Así el ciudadano podrá familiari-

zarse con él y consultarlo cuando le surjan dudas.

8. Consulte

Es frecuente que al momento de escribir se presenten dudas acerca del significado de

una palabra o de la forma correcta de decir algo. En estos casos, lo más recomendable

siempre es verificar en una fuente confiable.

2 Por ejemplo, cuando se omiten letras en una palabra, o se cambian de orden. A menudo, los errores tipográficos son producto de

problemas de digitación.

3 Las siglas utilizan la primera letra de cada palabra para formar una nueva palabra de referencia, por ejemplo GIT (para referirnos a

un Grupo Interno de Trabajo). Los acrónimos, por su parte, funcionan de la misma manera, pero generalmente se utilizan para crear

nombres que adquieren un significado por sí mismos, como en el caso de Mercosur (para Mercado Común del Sur).



9. Sea creativo

Una buena presentación es una invitación a leer el documento. Evite los párrafos largos

y monótonos, y reemplácelos con bullets siempre que sea posible. Utilice encabezados

ilustrativos, gráficas e imágenes relacionadas con la información que quiere presentar.

Recuerde que este será el primer gancho con el cual puede atraer a los ciudadanos a

su documento y en muchas ocasiones será lo único que leerán, así que asegúrese de

organizarlo para que sea estéticamente agradable.

10. Si reutiliza, tenga cuidado

Debido al carácter de los documentos que se producen en el Ministerio de Relaciones

Exteriores, es frecuente que se reutilice información que ya se ha planteado en docu-

mentos previos. Si es así, sea cuidadoso a la hora de incluir esa información en un nue-

vo texto. Revise atentamente datos como fechas, nombres, y otros datos sensibles que

puedan afectar la calidad de la información que se le está brindando a los ciudadanos.

Para más información, puede consultar los lineamientos de Gobierno en Línea, que se

encuentran relacionados en el siguiente enlace:

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/lineamientos.shtml



Etapa 3: Revisar

Así como es importante planear antes de escribir, también lo es revisar el documento

cuando ya está terminado. Si bien a medida que vamos escribiendo debemos ir leyen-

do, también es necesario dedicar mucha atención a la etapa de revisión. Esto con el

fin no sólo de encontrar errores, sino de verificar que la información sea correcta, clara

y comprensible para el ciudadano. Los siguientes tips resultan muy útiles a la hora de

consolidar el texto final.

11. Apóyese en otros.

Una vez terminado y releído el documento, pídale a alguien más que lo lea; esto con

el fin de recibir comentarios o sugerencias del texto. En principio lo ideal sería que lo

leyera un miembro de su público objetivo, de no ser posible, busque a una persona

que no tenga conocimiento previo del tema que se está tratando. A menudo, después

de haber trabajado en un documento por un periodo prolongado de tiempo, puede

parecer que la información está muy clara, puesto que nosotros mismos la hemos es-

crito. Sin embargo, una segunda opinión puede resultar muy ilustrativa, ayudándonos a

identificar qué puntos es necesario incluir, aclarar u omitir dentro del texto.



12. Consolide el texto final.

Finalmente, vuelva a leer el texto y, con base en esa lectura y en las sugerencias recibi-

das, realice los cambios pertinentes. Revise cuantas veces sea necesario, hasta que se

sienta satisfecho con la información y con la forma en que la está presentando. Si es

necesario, haga una pausa y retome el ejercicio más adelante. Esto le permitirá organi-

zar sus ideas y encontrar nuevas formas de mejorar el texto final.

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