SISTEMA ADMINISTRATIVO

LAE. LUCÍA REYES MARTÍNEZ

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas, necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través dEs el

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Proceso administrativo

Planeación

Organización

Dirección

Control

ADMINISTRACIÓN

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓNCONTROL

Proceso Administrativo

Un enfoque del estudio de los organismos sociales deben centrar su atención en los procesos administrativos fundamentales (Planeación, Organización, Dirección y Control). Que son esenciales si es que los organismos han de lograr sus objetivos y metas fundamentales.

El punto de vista de un sistema abierto crea un papel más difícil para la organización. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo debe preocuparse por adaptar el organismo a nuevos y cambiantes requerimientos .

La administración es un proceso que abarca y traspasa los distintos subsistemas del organismo.

El enfoque de sistemas sugiere que la administración debe enfrentar situaciones dinámicas, inciertas y ambiguas . La administración tiene un control completo de todos los factores de la producción.

EL ENFOQUE DE SISTEMAS DESTACA QUE LAS ASIGNACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN NO TIENEN LIMITES NÍTIDOS O CLARAMENTE DEFINIDOS; MÁS BIEN, EL ADMINISTRADOR MODERNO ESTA COLOCADO EN MEDIO DE UNA RED DE INTERRELACIONES DEPENDIENTES. EL ÚNICO OBJETIVO PERDURABLE ES EL ESFUERZO PARA CONSTRUIR Y MANTENER UN SISTEMA PREDECIBLE Y DE INTERRELACIONES, , DE PATRONES DE CONDUCTA QUE ESTÁN DENTRO DE LIMITES FÍSICOS RAZONABLES ( PERO ESTO ES LA BÚSQUEDA DE UN EQUILIBRIO DINÁMICO, YA QUE LAS VARIABLES DEL SISTEMA (LA DIVISIÓN DEL TRABAJO Y LOS CONTROLES) EVOLUCIONAN EN CONSTANTE CAMBIO. POR TANTO ÚNICAMENTE AQUELLOS ADMINISTRADORES QUE PUEDAN MANEJAR LA INCERTIDUMBRE, LA AMBIGÜEDAD PUEDEN TENER POSIBILIDADES DE ÉXITO.

DEFINICIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO SAMUEL CERTO: Aquel que esta formado por diversas partes,

que funcionan sobre una base de independencias para alcanzar un propósito.

F.E. KAST: El medio para unir los subsistemas de

metas y valores, técnicos y psicosociales y estructurales de las organizaciones.

CONCEPTO DE CONTROL

Podemos definir el control como “un proceso administrativo a través del cual los administradores realizan un esfuerzo sistemático orientado a comparar el rendimiento con los estándares establecidos por las organizaciones, y estar en capacidad de determinar si el desempeño es acorde con las normas”.

Control: Autoridad, mando, manejo, dominio, etc. Persona o automatismo que lo ejerce. En cuanto a calidad, es la comprobación de que un bien de consumo se halla dentro de los márgenes de tolerancia de calidad preestablecidos. En cuanto a gestión, es la verificación del cumplimiento de un programa de gestión empresarial.

Orden: Distribución armónica y simétrica de un conjunto de personas u objetos. Serie sucesiva de elementos según la variedad de afinidades que puede existir entre ellos. Norma a seguir en la consecución de un fin. Mandato que hay que acatar.

Concepto de control

Para Fayol CONTROL era la verificación y vigilancia de las operaciones, para que las mismas se desarrollen en función de las reglas y órdenes, emitidos. Además establece que, para que el control sea eficaz, debía ser oportuno y debía tener uno secuencia de sanciones o Castigos, cuando se generaban diferencias o desvíos entre lo que se había previsto y lo que se había realizado.

CONCEPTO DE CONTROL

La palabra control tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para el análisis:

• Verificar• Regular• Comparar con una norma• Ejercer autoridad sobre (dirigir y ordenar)• Limitar o restringir

Los factores que decía Fayol que debían existir para que exista el Control son:

1º. Que exista un nivel intermedio de supervisión;

2º. Que exista un nivel superior que sea el que dicte las normas, las instrucciones que deban ser cumplidas y;

3º. Que exista un conjunto de normas o instrucciones que deban ser cumplidas por los subalternos, o sea, que si de antemano no se dice a alguien que debe hacer y como debe hacerlo, ese “alguien” no puede estar sujeto a control porque se aplico un criterio arbitrario para la realización de una acción, y si esa acción no ha sido previamente dirigida o instruida a través de una norma, mal se dice que no la hizo bien, cuando esa persona no sabia como hacerlo.

El control administrativo es el proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la organización.

Primero analizaremos la importancia de contar con un buen sistema de control administrativo, sus objetivos, las principales etapas para diseñarlo, la naturaleza de la contabilidad por áreas de responsabilidad, el análisis de las partidas controlables, la asignación de los costos indirectos a las diferentes áreas, los informes de actuación de las diferentes áreas de responsabilidad financiera, etcétera.

NATURALEZA DEL CONTROL

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO.

Toda organización es perfectible; es decir, siempre pueden mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas.

Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, de modo que constantemente se estén corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. Es errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones de que un sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas. Resulta vital conocer las fallas y los aciertos para lograr una superación constante; se alcanzara esta superación en la medida en que se posea un sistema de información que permita ejercer un buen control administrativo.

Un sistema de control es aquel que sirve para mantener las características de los productos de un sistema de referencia , dentro de un rango de tolerancia predeterminado.

El sistema de control persigue un objetivo de eficacia para la empresa, se concibe como un instrumento para mantenerla, en condiciones de eficiencia. Esto abarca que el administrador debe de contemplar tres grandes aspectos:

1) Logra objetivos, dentro de plazos oportunos

2) Lograr con economía de medios, esto es logrando beneficios

3) Mantener motivado al equipo humano, implicando en su consecución

Existe un conjunto de fases a través de las cuales, se establece un mecanismo para la puesta en práctica del control:

Establecimiento de normas o estándares para control

Medición del funcionamiento Comparación del funcionamiento con la

norma o base Acción correctiva

Las normas en general, reflejan los objetivos de planear una empresa y de sus unidades administrativas internas.

Normas cuantitativas .- Se mide el desempeño en el proceso de control.

Normas Cualitativas Es difícil establecer una norma cualitativa

Normas cuantitativas Normas cualitativas Normas físicas Normas de publicidad Normas de costo Normas de relaciones publicas Normas de capital Normas de desarrollo de personal Normas de ingreso Normas de distrib. para inf. de control Normas de programas Normas de hegemonía del producto Normas de productividad Normas de actitud de los empleados Normas de posición en el mercado.

NORMAS

NORMAS CUANTITATIVAS

Normas fisicas: Horas hombres, por unidad de producto, dureza de los soportes, durabilidad de una tela, permanencia de un color.

Normas de costos. Costo directo e

indirecto por unidad producida, costo de materiales por unidad, costo de hora /máquina, costo de venta por peso o por unidad de venta.

Normas de capital: rendimientos sobre la inversión, tasas de activos corrientes, inversión fija e inversión total, caja y cuentas por cobrar a cuentas por pagar, rotación de inventarios.

Normas de ingreso: Ingreso por kilometro por autobús de pasajeros, pesos por toneladas de acero vendido, ventas promedio por cliente, ventas por zona.

Normas de programas:Programa de presupuesto variable, programa

para el desarrollo de nuevos productos, programa para mejorar la calidad de la fuerza de ventas.

Normas de productividad.Número de horas/hombre requerido para un

nivel establecido de producción, no. de horas hombre empleadas.

NORMAS CUANTITATIVAS

Normas de publicidad: Determinar si un programa de publicidad cumple con objetivos a corto y largo plazo.

Normas de relaciones publicas: Determinar si un programa de relaciones publicas tiene éxito

Normas de desarrollo de personal: Normas para medir la efectividad de los programas de desarrollo de la gerencia.

Normas de distribución para informes de control: Información a la gente que esta en línea operativa.

Normas de hegemonía del producto. Normas de rendimiento de beneficios, posición en el mercado, productividad.

Normas de actitud de empleados: indicadores, rotación de personal, los retardos, las faltas.

TIPOS DE CONTROL

En cuanto a su periodicidad:

CONTROL GUÍA O DIRECCIONAL: Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación.

TIPOS DE CONTROL

CONTROL SELECTIVO: Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. Como ejemplo de este método se encuentran el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción masiva, supervisión directa.

TIPOS DE CONTROL

CONTROL DESPUES DE LA ACCIÓN: Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido. Los presupuestos son un ejemplo claro de este sistema de control.

Entrevistas de evaluación del desempeño, las inspecciones finales.

POR ÁREAS FUNCIONALES:

Producción:

Control de Calidad Control de

inventarios Control de la producción Compras

Mercadotecnia

Control de ventas Investigación y

Desarrollo

POR ÁREAS FUNCIONALES:

Finanzas Control Presupuestal Control contable Costos Auditoría

Personal: Evaluación del desempeño Evaluación de Capacitación y

desarrollo Evaluación de la motivación Evaluación de Sueldos y Salarios Evaluación sobre prestaciones y

Seguridad e Higiene Evaluación de Reclutamiento y

Selección Auditoría de recursos Humanos