GESTION EMPRESARIAL

TRABAJO DE INVESTIGACION

TEMA

INTRODUCCION A LA GESTION EMPRESARIAL

NOMBRECinthya Bermúdez Pacheco

MASTERLuis Guevara

MARKETING 3

MISIÓN

El Instituto Tecnológico de Formación Profesional Administrativa y Comercial, forma profesionales íntegros a través de una educación innovadora y de excelencia para cumplir con la demanda de los sectores productivos y sociales, mediante la Docencia, Investigación y la Vinculación con la comunidad, logrando pertinencia en el desarrollo sostenible y la preservación de la naturaleza.

VISIÓN

El Instituto Tecnológico de Formación Profesional Administrativa y Comercial, en el año 2015 será una institución con excelencia académica y reconocimiento nacional, cuyos profesionales emprendedores, solidarios estén insertados eficientemente en el aparato productivo del país, mejorando la calidad de vida de la población.

VALORES INSTITUCIONALES

Excelencia Participación Liderazgo Emprendimiento Solidaridad

Los Preliminares Básicos

En este tema se describen los preliminares básicos de la Organización; lo que significa la organización de una empresa o negocio y examina algunos de sus objetivos principales. Cuando usted haya terminado estará en disposición de distinguir lo que es una organización empresarial de otro tipo de organización humana e identificará las claves del éxito en la gestión empresarial.

Toda empresa o negocio existe si obtiene beneficios. Sin beneficios la empresa pierde su capacidad de crecer y desarrollarse. Como organización debe competir con otras que realizan idénticos productos o servicios. Una empresa que no obtenga beneficios, a pesar de la buena voluntad de sus gestores, tiene que gestionar perfectamente sus recursos, tanto disponibles como obtenibles para alcanzar aquellos, tratando por todos los medios de conseguir un óptimo equilibrio entre los mismos.

En un entorno donde por lo general dichos recursos escasean, el empresario debe aplicar fórmulas para persuadir y motivar continuamente a los inversores o fuentes de capital, para que apoyen su proyecto empresarial.La mayoría de las empresas son de propiedad privada y se las conoce como SECTOR PRIVADO. Una empresa o Departamento del Estado entra dentro del SECTOR PÚBLICO. Aunque ambos tipos de organización tienen que administrar recursos de la forma más eficaz, no ha sido preciso hasta ahora que las empresas del gobierno obtengan beneficios, porque existen diferencias entre los objetivos financieros de las empresas del sector privado y las del Gobierno.

Una característica por lo general idéntica para las organizaciones de ambos sectores es la necesidad de tener en cuenta como objetivo final de su actividad al Cliente o Consumidor.

Finalidad de la Gestión

La finalidad de la gestión empresarial se enfoca en la constante necesidad de la sociedad de adquirir nuevos productos y servicios de calidad. El suministro de bienes y servicios de calidad es la obligación más elemental de una empresa. Para que una empresa sea exitosa, debe existir un nivel de armonía muy elevado entre los integrantes de ésta. La armonía beneficia el funcionamiento interno de la empresa, y por consiguiente incrementa la productividad.

El éxito de una correcta gestión empresarial dependerá de algunos factores como por ejemplo: la localización, la competencia, el acceso a las fuentes de financiamiento, la calidad del producto, los canales de distribución, etc. Sin embargo, el empresario puede crear su propio modelo de gestión adaptándose a sus habilidades empresariales y recursos disponibles actuales y futuros.

Para que haya éxito en una empresa es necesario que una persona desarrolle competencias; que sea capaz de solucionar problemas y obtener resultados de manera eficiente. La persona que es competente puede proporcionar evidencia; es decir, mostrar la posesión individual de un conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que le permiten contar con una base para el desempeño eficaz dentro de una organización y le permita ejercer liderazgo.

Una persona competente tiene una mente muy bien organizada y es capaz de adaptarse a las diferentes circunstancias que acontezcan en su vida diaria. Es indispensable la confianza en uno mismo y tener una actitud positiva en todo momento. También es importante saber trabajar en equipo porque un buen trabajo grupal nos permitirá tener información de nuestros contactos y obtener resultados de manera conjunta.

Cualidades y Conocimientos de un Buen Gestor

El progreso de la empresa, su continuidad y el mantenimiento de una estructura que garanticen su desarrollo, precisan de un control permanente de todas sus elementos, mejorando sus puntos débiles y potenciando sus puntos fuertes.

El gestor tiene una responsabilidad especial con sus subordinados, que deben conocer con claridad lo que se espera de ellos y sentirse apoyados con los recursos necesarios para desarrollar adecuadamente sus tareas. La empresa deberá ayudarle a conseguirlo mediante el asesoramiento, ayuda permanente e incluso con formación adicional. A veces esto es tan importante o más que los meros incentivos económicos.

Un problema muy común en las empresas que crecen con rapidez es que las cualidades que propiciaron que la empresa emergiera, pueden ser ahora el obstáculo principal. El emprendedor o empresario que sobrevivió al principio por su ingenio y valentía, no puede resistirse a los cambios pues puede con ello provocar el principio del fin de la empresa.

El sistema de dirección de tipo autocrático, hoy en día tiene muchos inconvenientes: Los mandos intermedios dejan de pensar y se atienen únicamente a las órdenes y decisiones del Jefe de quien son todos los éxitos y los fracasos que se producen, dificulta el trabajo en equipo. Ahora se considera mejor el método participativo, con la formación de equipos responsables en la gestión y la consecución de objetivos comunes.

Todo empresario, para alcanzar su máximo desarrollo, debe tener vocación por los negocios, no tiene que temer los cambios que se puedan producir en su entorno y debe estar dispuesto a dejar de lado prácticas obsoletas o desfasadas en interés de su empresa. Tiene que estar continuamente aprendiendo y ser capaz de adquirir nuevas habilidades y conocimientos.

Aunque posea una imaginación bien desarrollada, el empresario debe concebir siempre ideas prácticas. Debe saber delegar tareas, necesita cualidades

especiales para relacionarse con los demás, normalmente de personalidades distintas a la suya, tiene que saber planificar su tiempo.

La Organización Empresarial y su Entorno

En este Tema se introduce al lector en los escenarios donde se mueve la empresa y la gestión adecuada para la toma de decisiones. Describe los factores principales que rodean al mundo empresarial, como le afectan las decisiones que toman los gerentes y por qué es necesario estar al día en los cambios sociales, económicos y políticos.

Una empresa no funciona aisladamente sino que se relaciona estrechamente con su entorno empresarial que le sirve de contexto. Podemos identificar los dos tipos principales de entornos que afectan directamente a la empresa y que son:

Entorno próximo. Entorno general.

Entorno próximo Es el término que se utiliza para definir todos aquellos factores de producción y distribución "próximos" a la empresa. Así, la mano de obra, entidades financieras, proveedores y, por supuesto, el mercado objetivo para la promoción y venta de sus productos, podemos considerarlos "próximos" o "cercanos". Este entorno también comprende las organizaciones de tipo económico, gremiales y sindicales, la comunidad autónoma a la que pertenece y las empresas de la competencia. La empresa tendrá además que relacionarse con los organismos oficiales que tengan relación con su actividad económica, como Industria, Seguridad, Sanidad, Educación, etc.

Entorno general Es el que tiene efectos directos e indirectos en la gestión general de la empresa, y es interesante conocer bien estas interrelaciones, porque pueden aportar a la empresa oportunidades de negocio en otras áreas geográficas, tanto del propio país como de otras comunidades internacionales.

Niveles y Estructura de la Gestión

En este Tema se consideran las distintas alternativas para una visión más exacta de las relaciones internas de la empresa. Identifica las conexiones entre las distintas funciones de la gestión y las compara con las ideas tradicionales sobre la estructura corporativa.

Hace muchos años que los científicos descubrieron que nuestro universo lo conforman una multitud de formas estructurales que operan en un sistema de jerarquías íntimamente ligadas. Al extrapolar estas ideas a las mentes de las personas que configuran nuestra sociedad, vemos como las mismas van siendo asimiladas y consecuentemente se ven reflejadas en nuestra forma de proceder y organizarnos.

Recientemente, uno de estos postulados ha emergido entre las ciencias modernas: el concepto de ecosistema. En él los elementos de nuestro medio ambiente se combinan entre sí, de tal forma que cualquier cambio que se produzca en alguno de ellos, se ven afectados directamente todos y cada uno de los elementos que se estén considerando. Esto contrasta con las ideas que se barajaban antiguamente, donde las distintas partes del medio ambiente no tenían otra relación que la simple secuencia, como una máquina. Pongamos un ejemplo: consideremos las dos actitudes de un agricultor que desea que su granja sea rentable.

Si considera la granja como un mecanismo o instrumento de producción, realizará acciones:

Para aumentar las cosechas, el agricultor utilizará fertilizantes para mejorar los cultivos, y pesticidas para eliminar los insectos y las malezas que hacen peligrar la cosecha.

Para aumentar la productividad empleará tractores en vez de animales y mecanizará los elementos de la producción para reducir o evitar la mano

de obra. Por el contrario, si nuestro agricultor considera que su granja forma parte de un ecosistema de equilibrio compensado.

El fertilizante se filtrará por la tierra hasta llegar a las corrientes subterráneas de agua, provocando una concentración orgánica que impedirá la oxigenación de este valioso e imprescindible líquido.

Esto provocará la desaparición de muchos seres vivos, y las algas y malas hierbas impedirán el paso del agua, bloqueando las corrientes naturales y afectando el drenaje de las tierras.

El uso indiscriminado de pesticidas hará que los insectos se vuelvan más resistentes y habrá que aumentar las dosis para eliminarlos. Estos componentes químicos entran en la cadena alimenticia que llega por ultimo a los animales de quienes tomamos la leche.

Con el tiempo los seres humanos introducimos en nuestro organismo estos venenos, con resultados que afectan al sistema nervioso, comportamientos, manera de pensar etc.

Con este ejemplo podremos llegar a entender lo que ocurrirá tarde o temprano en nuestro ecosistema. Lo mismo sucede en cualquier sistema de organización, sobre todo los que se componen de personas. Los sistemas tradicionales que representan gráficamente las organizaciones empresariales, pueden tener una serie de imperfecciones, como tratamos de analizar en el presente tema.

La Comunicación en la Empresa.

La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.

La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos lingüísticos ni información innecesaria.

Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos tipos: comunicación externa y comunicación interna:

Comunicación externa

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es decir, se dirige hacia los consumidores, el público en general, grupos de opinión, etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio, informar sobre sus principales beneficios o características, informar sobre las actividades en que participa la empresa, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la televisión, la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-mails, Internet, afiches, carteles, volantes, paneles, tarjetas de presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.

Un aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones públicas, en donde, a través de la participación en eventos, actividades, seminarios,

labores sociales, etc., se busca crear y mantener una buena imagen o reputación de la empresa.

Comunicación interna

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es decir, se dirige hacia el personal de ésta. Tiene como objetivo informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

Este tipo de comunicación interna se puede dividir en comunicación formal y comunicación informal:

Comunicación formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico inferior, de un nivel superior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los miembros de la empresa, sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.

Y, a su vez, la comunicación interna también se puede dividir en comunicación vertical descendente, comunicación vertical ascendente, y comunicación horizontal.

Comunicación vertical: descendente: es aquella en donde el mensaje se origina en un nivel jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico inferior (a un subordinado, un operario, etc.). Se presenta bajo la forma de órdenes, instrucciones, enseñanzas, correcciones, etc.

Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje surge en un nivel jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico superior (a la dirección, a un jefe, etc.). Se presenta bajo la forma de sugerencias, propuestas, reclamos, etc.

Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un mismo nivel jerárquico. Tiene como principal función la de facilitar la coordinación de actividades.

La Comunicación Efectiva

La comunicación es el proceso a través del cual se transmite información. Tradicionalmente se entendía como comunicación “el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales”. Partiendo de esta definición la comunicación a nivel general para poder ser trasmitida de forma eficaz y eficiente necesita ser clara y concisa, ser transmitida de forma objetiva e imparcial.

La comunicación en las empresas es uno de los puntos más importantes y críticos, pues de esta depende el desarrollo de todas las actividades y proyectos. Si esta no es efectiva y no cuenta con los métodos correctos y eficientes se corre el riesgo de llegar a puntos críticos como: malos entendidos, notificación inadecuada de las prioridades, órdenes confusas o aplicación de criterios personales mal interpretados (yo pensé que…a mí me dijeron que…yo no sabía que…), todo esto genera un clima organizacional tenso y poco productivo. Uno de los principales obstáculos, es no reconocer que existen barreras. Lo cual va de la mano con la falta de consciencia con relación a la complejidad de la comunicación interpersonal y organizacional.

Las personas comúnmente creen que comunicarse es tan fácil y natural como hablar y oír, cuando en realidad la comunicación es compleja y representa un reto manejarla eficientemente. Algunos aspectos de la complejidad en la comunicación son:

Lo “verdadero” no es lo que dice el emisor, sino lo que entiende el receptor. El resultado de la comunicación se mide por el efecto en el receptor (no por las intenciones del emisor). La responsabilidad de la comunicación efectiva es

tanto del emisor como del receptor, cuanto mayor es la identificación del receptor con el emisor tanto mayor será su “voluntad de absorber” el mensaje emitido.

Cada persona oye y ve selectivamente. Un mensaje que coincide con los valores del receptor resulta ampliado (y viceversa). La comunicación requiere que los receptores digan que han recibido un mensaje y que demuestren que lo han entendido realmente.

Existen además ciertas creencias y paradigmas que impiden la comunicación. Son barreras que se pueden superar o sortear sólo si se toma consciencia de ellas.

Principales barreras en la comunicación: Creemos que lo que comunicamos es tan claro para los demás como lo

es para nosotros. Creemos que todos damos el mismo significado a las palabras. Creemos que la manera en que percibimos las situaciones es igual a

como la perciben los demás. Creemos que estamos en lo correcto y los demás están equivocados. Creemos que sólo hay una manera correcta de hacer las cosas, por

supuesto la nuestra.Y a nivel organizacional:

Los niveles jerárquicos. La autoridad y el estatus. La especialización y su jerga relacionada.

A estas barreras se suman algunos puntos críticos que llevan a la comunicación como a presentarse con trabas:

1. Generalización. Se obtienen conclusiones universales a partir de una sola experiencia.

2. Eliminación. Omisión de información.3. Distorsión. Transformación de la realidad percibida en una

representación interna y que se asegura es la única opción verdadera.

En las organizaciones cuando un mensaje va desde una persona que tiene un cargo alto hasta una persona de un nivel medio pasa a través de un número de subestaciones en cada nivel. Cada nivel puede agregar o quitarle enunciados al mensaje original, calificarlo y transformarlo en otro mensaje completamente.

Otro de los tantos errores u obstáculos de la comunicación efectiva es pensar que quién habla (emisor) es el único con derecho a hablar, y el oyente es pasivo y no puede emitir ningún juicio de valor, cuando debe ser todo lo contrario, ambas personas deben ser activos en la conversación para que esta sea efectiva y asertiva, para esto se debe emplear una escucha activa que debe considerar:

Ser empático (anímica y físicamente) Formular preguntas Resumir (parafrasear) Adecuada posición corporal y contacto visual Reflejar las emociones del hablante (reconocer los sentimientos del

otro) Evitar interrumpir No hablar demasiado

Otro de los tantos errores u obstáculos de la comunicación efectiva es pensar que quién habla (emisor) es el único con derecho a hablar, y el oyente es pasivo y no puede emitir ningún juicio de valor, cuando debe ser todo lo

contrario, ambas personas deben ser activos en la conversación para que esta sea efectiva y asertiva, para esto se debe emplear una escucha activa que debe considerar:

Ser empático (anímica y físicamente) Formular preguntas Resumir (parafrasear) Adecuada posición corporal y contacto visual Reflejar las emociones del hablante (reconocer los sentimientos del otro) Evitar interrumpir No hablar demasiado

Estrategia de la Comunicación

La estrategia de comunicación es el conjunto de decisiones y prioridades basadas en el análisis y el diagnóstico que definen tanto la tarea como el modo de cumplirla por parte de las herramientas de comunicación disponibles.

La estrategia de comunicación es a la vez una decisión, una intención y una estratagema.

Prioriza objetivos y valora la información disponible tanto sobre el contenido o entidad objeto de comunicación, como sobre los sujetos receptores de esa comunicación, así como establece decisiones tanto en materia de contenidos como en la utilización de canales o herramientas de comunicación. La estrategia es un análisis, una ambición o intención y una decisión.

Comunidad entre Departamentos

En este Tema se muestra como poner en práctica los conceptos y principios de la comunicación efectiva en la empresa. Se definen los distintos métodos de comunicación utilizados y se enumeran las diferentes formas de mejorar las comunicaciones entre Departamentos.

En el tema anterior hemos tratado todo lo referido a la comunicación, tanto ascendente como descendente. Los elementos principales eran:

Dar instrucciones. Hacer llegar el mensaje al receptor. Obtener de una forma adecuada, un comentario sobre el mismo.

También hemos estudiado el efecto de la comunicación en la organización y las expectativas creadas en el personal, respecto a la estrategia de la comunicación.

En este tema vamos a estudiar la relación existente entre los diferentes equipos de gestión. Es frecuente observar que los responsables desarrollan sus trabajos sin tener en cuenta los problemas de otros departamentos. Es sintomática la lucha interna entre departamentos de Ventas y Producción o entre Marketing y Administración y éste es el problema con el que frecuentemente se encuentra la Dirección, cuando existe una deficiente o nula comunicación entre departamentos.

El responsable de Marketing quiere invertir en los distintos medios para incrementar las ventas, pero el responsable financiero se preocupará más de controlar los costes y gastar lo menos posible. Cada uno hará que la balanza

se incline a sus propuestas o necesidades y esto, posiblemente desemboque en perjuicios ostensibles en los objetivos y metas generales de la empresa.

Gestión de los Grupos Primarios. La Gestión del Conflicto

Este Tema trata de la gestión de los conflictos internos de la empresa y como resolverlos de forma positiva. Define lo que significa “conflicto” dentro del contexto de una organización empresarial. Muestra los efectos positivos del conflicto y distingue los distintos tipos de conflictos. Los problemas más comunes en la gestión empresarial más comunes: absentismo laboral, baja productividad, cambios continuos en las plantillas, mal clima y moral baja, etc. que afectan directamente a la vida de los grupos primarios.

Este problema podríamos resolverlo, si desde el inicio de las actividades empresariales realizamos una cuidadosa selección del personal. Los trabajadores desean siempre formar parte de grupos en los que encuentre seguridad y donde sean debidamente reconocidas sus cualidades personales y profesionales.

Estas manifestaciones se expresan ante todo en términos de cómo se les considera en la empresa y estas consideraciones son más importantes desde el punto de vista social, que las demandas salariales. Las quejas de los empleados no siempre se manifiestan o se basan en hechos, sino que aparecen sintomáticamente y hay que diagnosticarlos, como hacen los médicos. Por ejemplo, una persona que está enferma de gripe tendrá síntomas como: dolor de garganta, mucosidad nasal y dolor de cabeza, pero si el médico le receta un spray para tratar de despejar la nariz no atacará la causa del problema.

Por eso el médico tratará la infección viral mediante antibióticos. Uno de las misiones principales del gestor es la de resolver los problemas, sobre todo, humanos. Por eso podemos compararle con el médico y deberá entender que las quejas de los trabajadores son los síntomas de problemas mayores, que no

saben como evidenciarlo o, ni siquiera se dan cuenta ellos mismos. Al igual que el médico, el gestor no conseguirá nada si se limita solo a resolver las quejas (paños calientes).

Un sistema de comunicación abierto que propugne la cohesión, reducirá el riesgo de malentendidos y conflictos. Los cambios ambientales que afectan a los trabajadores de la empresa se aceptan más, cuando se permite a estos trabajadores participar en la toma de decisiones, en asuntos que sean importantes, en este sentido.

Responsabilidades sociales de la Empresa

Asumir una posición de indiferencia ante los crecientes problemas que están afectando a la humanidad (contaminación ambiental, violencia, desorden social, perdida de principios y valores, aumento de los estados depresivos, deslegitimación del orden establecido y más), será para el mundo entero la peor catástrofe vivida. Son las organizaciones empresariales, los profesionales, el estado y las entidades educativas las que deben asumir una posición de liderazgo para combatir estos flagelos.

Por afectados que estemos, es hora de replantear la responsabilidad social de la empresa en todas sus dimensiones, pues de no hacerlo, para ella misma y para toda la sociedad, será tomar palco para ser testigos de nuestro propio entierro. Son los padres de familia, los maestros de colegios y escuelas, las universidades, los gremios empresariales, los gobiernos territoriales, el estado, la misma iglesia y todas aquellas personas y organizaciones que de alguna forma inciden hoy en el mañana, los llamados a asumir un liderazgo con una posición ética, moral y de responsabilidad que no permita seguir construyendo un nefasto y fatídico futuro.

Aunque mucho hay escrito sobre la responsabilidad social de la empresa, puedo atreverme a afirmar que el tema se ha centrado más en asuntos de tipo ambiental, desarrollo sostenible y producción más limpia, que sin lugar a duda es uno de los frentes de gran atención por la importancia que ello reviste para el planeta y la misma humanidad, pero no debe ser el único. Hay otros tratados que con más atrevimiento presentan la responsabilidad social con componentes de formación positiva en su comunidad laboral y de impacto en

las comunidades a través de obras sociales, también reconociendo su importancia, pero todos ellos se quedan en la parte romántica del asunto y

Descuidan otros aspectos que son vitales para la sana convivencia y para el beneficio de nuestras sociedades.

El tema de la responsabilidad social en las empresas, aún no ha sido asimilado con la suficiente seriedad que merece, pues su filosofía y la forma en que se ha venido tratando, tiende a ir en contradicción con los intereses empresariales, los que son sin discusión alguna, producir ganancias, es decir, que la actividad empresarial sea un ejercicio rentable.

Es por dicha razón, que interesado en el tema, lo presentó con una serie de componentes que harán de él algo interesante para empresarios y unidades productivas, pues la "RESPONSABILIDAD SOCIAL, ES UN BUEN NEGOCIO", dicho de otra forma, las acciones con responsabilidad social no son un gasto, es una inversión que genera Ganancias y Utilidades, en algunos casos de forma inmediata, y en otros a mediano y largo plazo.

Es poco probable que una empresa asuma una política de responsabilidad social si se le convierte en un gasto que va en contra de sus intereses y estados financieros, pues no podemos desconocer que en el lenguaje empresarial todo se mide en costos de inversión y en la recuperación de la misma.

Cuando se adquiera conciencia de que la Responsabilidad social es una inversión que produce retornos en utilidades, los empresarios y directivos asumirán un liderazgo positivo en el tema, y esto es más que probable, es una realidad hacer de la responsabilidad social una acción de ganancias para la misma empresa.

Motivación y Liderazgo

Motivar al personal es una entre tantas tareas que debieran cumplir las personas que ejercen como supervisores o jefaturas de distinta índole, juntos con potenciar el desarrollo de las competencias y la retroalimentación de su desempeño.

¿Pero por qué motivar al personal? ¿Por qué motivar al uso de implementos de seguridad? ¿Acaso no firmaron un contrato al inicio de sus funciones?

La motivación es un proceso interno y propio de cada persona, que consiste en la ejecución de conductas hacia un propósito que el individuo considera necesario y deseable. Es un proceso producido por el resultado de una evaluación que el individuo realiza de una situación determinada. El sujeto evalúa su entorno y toma la decisión de movilizarse para lograr tal o cual cosa, siempre que eso traiga una recompensa asociada (o evite un estimulo aversivo). Veamos un ejemplo: un sujeto toma la decisión de no aceptar un nuevo trabajo, aunque el sueldo es mucho mayor, pero las condiciones de vida menores a las actuales. En este ejemplo, el individuo no se sintió motivado al cambio de trabajo, dado que al evaluar dinero v/s calidad de vida, esta última prevaleció. De la misma manera, otra persona podría perfectamente aceptar este trabajo gracias a una evaluación dinero/deudas o dinero/ ahorros futuros de cómo favorecido al dinero.

Siguiendo el ejemplo, la motivación no la creó un externo, sino que se generó en la mente del sujeto. Bajo esta mirada, ninguna persona puede motivar a otra directamente, sino que sólo puede presentar alternativas o modificar el ambiente para que sea el sujeto a motivar quien tome la decisión que queremos que tome. Esto es más fácil cuando conocemos a las personas que trabajan con nosotros, función importantísima de un líder, conocer sus aspiraciones, deseos y necesidades, de manera que seamos capaces de

identificar la forma de ofrecer alternativas correctas que “movilicen a otros” hacia las metas deseadas.

El Control Permanente de la Gestión

En este Tema se presentan los métodos de control utilizados en la Gestión Empresarial. Define puntualmente lo que significa control e identifica los elementos principales de los sistemas de control aplicados en la empresa.

En cualquier organización, el control suele estar relacionado con otras actividades, como por ejemplo, la planificación. Esta actividad detecta e identifica, a través del control, cualquier variación de los planes existentes y las estrategias.

El “control” es una actividad que observa los hechos ocurridos y de este ciclo de control, existe una etapa preliminar que es como se va a realizar dicho control a todas y cada una de las actividades de la gestión.

Existen otros elementos en el proceso de control:

- El control financiero, que es llevado a cabo a través del seguimiento de la política presupuestaria y la corrección de las desviaciones.

- El control de personal, para observar el grado de disciplina de los empleados y la influencia que mantienen los mandos intermedios sobre las distintas actividades en línea.

- El control de ventas, para comprobar el rendimiento de las zonas de venta, vendedores, productos, etc.

- El control de producción, para observar la evolución de los costes, rendimiento de la maquinaria, productividad, plazos de entrega, calidad, etc.

El control podríamos definirlo como una síntesis crítica del funcionamiento de la gerencia, su personal y demás elementos de la gestión. La delegación de responsabilidad y autoridad a los empleados es visto por muchos gerentes

como una estrategia que implica cierto riesgo y, para que llegue a funcionar con éxito, los mecanismos de control deberán ser más eficientes.

EL CONCEPTO DE CONTROL

Kast y Rosenzweig definieron el término control como: “ la fase del proceso de la dirección por la cual ésta mantiene la actividad de la empresa dentro de los límites establecidos de acuerdo a las expectativas de la misma dentro de su mercado objetivo”.

Estas expectativas pueden ser:

- Implícitas, es decir, lo que se desea hacer.- Explícitas, en términos de: planes, procedimientos, normas

reguladoras de la actividad, etc.

Existen cuatro elementos dentro de esta definición:

Mantener constantemente la actividad de la empresa. Prestar especial atención a los clientes establecidos. Ejercer algún tipo de medida o contraste. Comparar los resultados con las expectativas previstas.

Estos elementos de control definen los puntos básicos a tener en cuenta en todos los sistemas de control implantados. Existen algunas actividades en la empresa a las cuales se les asignan distintos niveles de actuación esperados. En el proceso de la actividad se marcan inicialmente unas medidas estandarizadas que posteriormente son comparadas y valoradas con las que definitivamente se han alcanzado.

La función del control es hacer que los sistemas operen del modo más eficaz posible. El Director de Producción propone planes que incorporan:

- La compra de materias primas.- Personal necesario para alcanzar los niveles de producción.- La logística en la expedición de mercancías y servicios.

Este control incluye todas y cada uno de los elementos del proceso productivo. En cualquier etapa del proceso, el control permanente aporta una valiosa información que nos sirve para contrastarla con la que habíamos planificado, permitiendo introducir y/o modificar vectores, e incluso introducir una estrategia alternativa.

Eficiencia y Eficacia

A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos)

Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos. Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.

Se puede dar el caso que se alcanzó la meta de construir una autopista en un semana tal como se había previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir la autopista, se utilizaron mas recursos de lo normal (no fuimos eficientes).

Caso contrario, se utilizaron un 10% menos de los recursos previstos para construir la autopista pero no se logró terminar en una semana (fuimos eficientes pero no eficaces).

Lo ideal sería construir la autopista en una semana y utilizar no más del 100% de los recursos previstos. En este caso seriamos tanto eficaces como eficientes.

La Gerencia Excepcional

Este Tema desarrolla la eficacia/eficiencia de forma práctica, y como los gerentes deben ocupar su tiempo de la forma más rentable posible. Define el concepto de “Gerencia Excepcional” como medio de lograr tanto la eficacia como la eficiencia y demuestra que la función del gerente es multidisciplinar, las tareas numerosas y el tiempo muy limitado.

La gerencia “excepcional” es el método que permite administrar el trabajo de la organización estableciendo controles que resaltan las “excepciones”, es decir, los trabajos no habituales que los gerentes prestan especial atención, mientras que las tareas cotidianas siguen su curso normal. En una técnica que combina perfectamente los principios de delegación con el control sistemático de la misma. Los gerentes se liberan así de las presiones diarias a que se ven sometidos y concentran toda su atención en aquellas circunstancias donde debe aplicar políticas excepcionales.

La delegación, en sí, es un propósito excepcional y la forma y momento en que se produce ésta, debe ser la expresión del sentido práctico de la organización. La aplicación de los principios generales de la gerencia puede obtener respuestas, no siempre consistentes, porque se debe tener en cuenta la calificación de los trabajadores, los métodos de producción, los tipos de mercado, la financiación, y otras variables importantes.

Resumen 1.- La organización empresarial se orienta, como mínimo, a transformar las necesidades de los clientes en oportunidades de beneficios.

2.- La gestión, siempre deberá centrarse en las personas, sea cual fuere la dimensión de la empresa.

3.- El gestor tiene una responsabilidad especial con sus subordinados, que deben conocer con claridad lo que se espera de ellos y sentirse apoyados con los recursos necesarios para desarrollar adecuadamente sus tareas.

4.- Una empresa no funciona aisladamente sino que se relaciona estrechamente con su entorno empresarial que le sirve de contexto

5.- Una organización desarrollará inicialmente sus propios tipos de estructura: en algunos casos de una forma centralizada producirá los mejores resultados.

6.- La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos ni información innecesaria.

7.- La comunicación es el proceso a través del cual se transmite información. Tradicionalmente se entendía como comunicación “el intercambio de sentimientos, opiniones

8.- La estrategia de comunicación es el conjunto de decisiones y prioridades basadas en el análisis y el diagnóstico que definen tanto la tarea como el modo de cumplirla por parte de las herramientas de comunicación disponibles.

9.- Incrementar las consultas con su personal antes de tomas las decisiones.Observar con detenimiento el procedimiento de las relaciones entre los distintos departamentos, mejorar los métodos de comunicación.

10.- Mantener regularmente reuniones entre los departamentos.Mantener un estilo de gestión amplio y comunicativo.Ejercitar un fuerte liderazgo en la Dirección.

11.- La responsabilidad social de las empresas en general y sobre todo las industriales, implican un importante elemento de controversia. Es un tema muy delicado que durante los últimos años ha puesto en evidencia los crecientes temores de la humanidad por la preservación y conservación del medio ambiente.

12.- La responsabilidad social de las empresas en general y sobre todo las industriales, implican un importante elemento de controversia. Es un tema muy delicado que durante los últimos años ha puesto en evidencia los crecientes temores de la humanidad por la preservación y conservación del medio ambiente.

13.- Se han definido las características de los distintos procesos del control y hemos puesto ejemplos para su ilustración. No obstante, desde el punto de vista práctico y para que el alumno conozca como implantar estas técnicas, en los próximos temas entraremos con más detalle en su explicación.

14.- La eficacia, implica que se han tomado las decisiones correctas.La eficiencia, se refiere a los métodos que hemos empleado para llevarlas a cabo.

15.- La Gerencia siempre toma sus decisiones dentro de un entorno que cambia constantemente. Esto lo podremos comparar con el artesano que trata de buscar la perfección o la optimización de las piezas que está manipulando. Hemos visto que la gerencia trabaja casi siempre con problemas de tiempo y con recursos limitados, por tanto el gerente deber ser preciso y concreto a la hora de tomar decisiones.

Bibliografía http://www.monografias.com/trabajos53/libro-gestion-empresarial/libro-gestion- empresarial2.shtml#temas

http://html.rincondelvago.com/finalidad-de-la-gestion-empresarial.html

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