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La organización, el orden y la limpieza como herramienta para lograr un entorno de trabajo más agradable, seguro y eficiente.

Decálogo para conseguirlo.Artículo de Alberto Hernando, formador de la ECLAP.

¿Habitualmente no dispones de tiempo suficiente para realizar todas las tareas previstas y rara vez haces algo para remediarlo?, ¿pierdes tiempo buscando documentos? o ¿no dispones de material y tienes que pedirlo?

En esta línea, un aspecto fundamental para mejorar nuestro trabajo y el funcio-namiento de la Administración, es eliminar todo aquello que no añade valor, es decir, situaciones del tipo:

• Falta de documentos y materiales, que genera pérdida de tiempo e impide continuar con nuestro trabajo.

• Excesivos desplazamientos debido a una incorrecta ubicación de los docu-mentos y materiales necesarios.

• Desorden debido a una acumulación de elementos innecesarios o que no se van a utilizar inmediatamente.

La solución es utilizar las 5S, ya que aplicar organización, orden y limpieza nos ayuda a solucionarlo, logrando incrementar un 15% el tiempo medio entre inci-dencias, reducir un 70% el nº de accidentes y un 40% los costes de mantenimien-to. Por tanto, un buen lugar de trabajo empieza con las 5S.

Y es que no alcanzamos nuestro máximo potencial en entornos inadecuados y sucios, ni una persona organizada funciona igual en lugares desordenados, por ello hemos elaborado este decálogo para conseguir un entorno mejor:

1. Identificar primero lo innecesario: Ser conscientes que en nuestro entorno se van acumulando elementos que ya no son necesarios y tenemos que ser capaces de identificarlos. Es importante asegurar su eliminación antes de ubicar las cosas porque, en caso contrario, corremos el riesgo de guardar

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aquello que realmente no necesitamos. Como en otros muchos países, en España nos cuesta desechar las cosas, quizás debido al apego que les tenemos, así como a nuestra tendencia a darles un valor sentimental. Por lo tanto, debemos de mantener sólo lo necesario en nuestro puesto de trabajo.

2. Decidir qué hacer con los elementos innecesarios: No todos los inne-cesarios identificados tienen que eliminarse, sino que algunos tendrán únicamente que reubicarse. Además, debemos considerar que cuando hablamos de eliminar, también nos referimos a reciclar, vender, regalar... No existen objetos dudosos porque siempre se toma una decisión consensuada para evi-tar prolongar indefinidamente la decisión final. Esto implica dejar sólo lo mínimo esencial y, en caso de duda, descartar. Por ejemplo, una impresora no utilizada y sin cartuchos de tinta, lo lógico es comprobar si interesa a otras áreas y, si la respuesta es negativa, informar y llevarla a un punto limpio.

3. Cuantificar la cantidad de cada uno de los elementos necesarios: Cuando tenemos claro lo que es necesario e innecesario en nuestro puesto, debe-mos establecer en qué cantidades se necesitan. Por ejemplo, podemos tener un bolígrafo en nuestro puesto de trabajo o diez. Puede que con uno sea suficiente y no necesitemos más, pero en algunos casos puede ser necesario tener más porque atienden al ciudadano, como podría ser el caso de una oficina de información y atención al ciudadano en la que se tiene que cumplimentar un formulario.

4. Establecer la ubicación de los elementos necesarios: Conocido lo qué es necesario y cuánto se necesita, buscamos la mejor ubicación para cada uno de ellos. Un criterio útil es acercar a nuestro puesto aquellos objetos utilizados más habitualmente, mientras que el resto tenerlos más alejados. Por ejemplo, si consultamos diariamente un expediente deberíamos tenerlo en nuestro puesto o en una estantería próxima al mismo, mientras que si ese documento se consulta una vez al mes debería estar en una estantería general, si lo consultan varias personas, o en una próxima a nuestro puesto si únicamente lo utilizamos nosotros. Cabe recordar que el orden tendrá poco efecto si muchos de los elementos son innecesarios. Además, se debe disponer de un sistema para organizar los documentos, los materiales y/o herramientas, de una forma sencilla y que sea fácilmente comprensible por cualquiera. Buscar un sitio para cada cosa y colocar cada cosa en su sitio.

5. Aplicar la organización y el orden también a los archivos informáticos: Actualmente muchos puestos utilizan equipos informáticos como principal herramienta de trabajo, por lo que es imprescindible aplicar un criterio parecido al seguido para los documentos físicos. Es decir, eliminamos los innecesarios del equipo y fijamos la metodología pertinente para ubicarlos en el mismo. Por ejemplo, podemos crear carpetas diferentes para loca-lizarlos y buscar una denominación adecuada a cada una de ellas, como expedientes en curso, expedientes cerrados, documentos administrativos... Una organización similar puede utilizarse para el correo electrónico, por ejemplo creando carpetas en función de las categorías necesarias (boletín, urgente, formación...).

6. Disponer de un puesto de trabajo en adecuadas condiciones para realizar nuestra actividad: Identificar las fuentes de suciedad es relativamente fácil, ya que en una oficina suele haber menos fuentes de suciedad que en otros lugares, como talleres, almacenes... También se identifican los lugares de difícil acceso para su limpieza. Por ejemplo, en aquellos puestos donde se

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consume mucho papel, deberían existir papeleras o zonas específicas para depositar el papel utilizado, de forma que evitemos que estos papeles se dejen en el lugar de trabajo o se tiren al suelo. Además, informamos de los elementos que no funcionan correctamente, como una impresora sin tinta en los cartuchos, un vehículo sin pasar su ITV, un vehículo sin combustible o con un nivel de aceite insuficiente, una fuga en un equipo de aire acondi-cionado, etc. Finalmente, tenemos que recordar que la limpieza no consiste en contratar a alguien, sino en no generar suciedad, buscando eliminar los focos de suciedad.

7. Establecer procedimientos de trabajo para mantener la organización, el orden y la limpieza: Este tipo de rutinas deben incorporarse en el día a día, y para ello es importante disponer de procedimientos de trabajo que per-mitan estandarizar nuestras actividades y mantener el puesto en perfecto estado.

8. Realizar periódicamente un control visual del puesto: La rutina hace que la organización, el orden y la limpieza decaiga con el paso del tiempo, por ello es imprescindible realizar revisiones periódicas del estado del puesto.

9. Generar el hábito y la disciplina: Implica trabajar permanentemente según las normas y criterios establecidos para la organización, el orden y la limpieza, por ello deben ser aspectos recogidos en la cultura de nuestra área.

10. Aplicar en todos los ámbitos de nuestra vida, tanto en el profesional como en el personal: Generalmente nos comportamos de manera diferente en función del entorno en el que estamos. Habitualmente una persona organizada lo es en todos los ámbitos de su vida, mientras que una desor-ganizada también suele serlo en todos ellos, si bien gracias a los procedi-mientos y a los compañeros puede minimizarse el grado de desorden.

Finalmente, os recordamos que este año la ECLAP ha realizado el primer curso de metodología 5S y los participantes han resaltado su utilidad y aplicación al puesto, así como han afirmado que gracias a la implantación de esta metodo-logía se consigue un lugar de trabajo más agradable, mayor espacio disponible para realizar las tareas, menos estrés, menos accidentes laborales y puestos más ergonómicos, así como más eficacia y eficiencia en el desarrollo de los trabajos. También han indicado menos errores, menor cantidad de existencias almacenadas, mejor imagen ante ciudadanos y compañeros, menos movimien-tos y traslados inútiles, mejor identificación de los problemas, así como menos averías.

Por todo ello, os animamos a conocer más de esta metodología y a que la apli-quéis en vuestro puesto de trabajo.

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Administración electrónica.Un paso más hacia una administración más ágil.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de administración electrónica?

Es la incorporación de las TICs en las administraciones públicas en dos vertien-tes: desde una perspectiva de las relaciones externas, habilitando la vía elec-trónica como un nuevo medio para la relación con el ciudadano y la empresa, y desde el enfoque intraorganizativo, transformando las oficinas tradicionales, convirtiendo los procesos en papel en procesos electrónicos, con el fin de crear una administración más ágil, aportando una mejora sustancial en la gestión de los servicios públicos.

Para qué nos sirve:

• Buscar procedimientos disponibles • Cumplimentar, firmar y registrar solicitudes por vía electrónica, obtenien-

do el acuse de recibo. • Consultar el estado de un trámite. • Ver documentación entregada a la Administración. • Recibir notificaciones electrónicas. • Evitar la presentación de documentación ya en poder de la Administra-

ción . • Obtener certificaciones oficiales por vía electrónica.

Comprueba todo lo que te ofrece la Sede electrónica de Castilla y León.

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•Requisitos:

Para navegar, obtener información sobre un trámite o servicio y/o descar-garse documentos y solicitudes cumplimentadas, basta con que se disponga de un equipo con sistema operativo, navegador y lector de documentos PDF estándares.

Para iniciar una teletramitación con registro electrónico y para entrar en la Ventanilla del ciudadano es necesario disponer de:

• Un ordenador con conexión a internet y navegador web debidamente configurado.

• Disponer de Certificados Reconocidos o DNI Electrónico. Éste certificado pudiera estar :

• Instalado en el navegador Web. • Alojado en tarjeta criptográfica.

• En caso de usar tarjeta criptográfica o DNIe: • Debe tener instalados correctamente los controladores de acceso al

lector de tarjetas criptográficas. • Debe tener instalados correctamente los controladores de acceso a

la tarjeta criptográfica o DNIe.

En este enlace puedes realizar una comprobación de los requisitos del nave-gador del usuario.

Si te interesa, en este enlace puedes acceder a toda la normativa sobre adminis-tración electrónica autonómica, estatal y europea.

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Comité de Ética de los Servicios Sociales de Castilla y León.Un órgano creado por la Junta de Castilla y León para ayudar a los profesionales

a tomar decisiones lo más éticas posibles.

Con la creación del Comité de Ética de los Servicios Sociales de Castilla y León (CESSCYL), regulado por el Decreto 69/ de 12 de Noviembre de 2015, se preten-de dotar a los servicios sociales de un recurso que facilite el debate, la reflexión, el estudio y la sensibilización ante los problemas éticos que puedan surgir, con el fin de generar conocimiento y modos de actuación que repercutan en la cali-dad de la intervención social y en el bienestar de las personas usuarias de los servicios sociales.

¿Qué es el Comité de Ética?

El Comité de Ética de los Servicios Sociales de Castilla y León es un órgano de consulta y deliberación, de naturaleza interdisciplinar y funcionalmente indepen-diente, creado para el análisis y asesoramiento de las cuestiones de carácter ético que surjan en el ámbito de los servicios sociales.

¿Quiénes lo forman?

El CESSCYL está integrado por 11 profesionales de diversas disciplinas con formación en ética.

La participación como miembro de este equipo es a título individual, totalmente voluntaria y no retribuida.

Todas las personas que integran el Comité están obligadas a garantizar la confi-dencialidad.

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¿Qué funciones tiene?

• Analiza, asesora y facilita la toma de decisiones en los conflictos éticos que se produzcan en la intervención social. Es decir, en situaciones en las que los valores de los intervinientes se contraponen y es necesario conciliarlos, o en circunstancias en las que es muy difícil respetar de modo absoluto prin-cipios como el de autonomía, sin menoscabar el principio de beneficencia (hacer bien a la persona atendida, proteger su integridad, o su imagen).

• Promueve la sensibilización y el interés de los profesionales, personas y organizaciones por la dimensión ética en los servicios sociales.

• Impulsa y facilita la formación de grupos de reflexión ética.

• Promueve la elaboración y difusión de publicaciones, documentos, reco-mendaciones y protocolos de actuación con el fin de dar respuesta a situa-ciones que pudieran generar conflictos de valor a las personas implicadas.

• Impulsa la formación en ética en el ámbito de los servicios sociales.

¿Qué no hace el comité?

• No sustituye la responsabilidad de quien pide su asesoramiento.

• No tiene capacidad de decisión.

• No emite juicios sobre la ética profesional o la conducta de las personas usuarias.

• No promueve ni ampara acciones jurídicas, ni elabora informes sobre proce-dimientos de queja o reclamaciones administrativas.

• No actúa de oficio ante potenciales conflictos éticos, ni propone sanciones.

¿Cómo se realiza una consulta al comité?

La consulta puede ser planteada por profesionales, personas usuarias o sus re-presentantes legales, y siempre presentada al Comité, a través de un profesional del sistema de servicios sociales.

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La solicitud se hará mediante escrito del profesional, dirigido a la secretaría del comité y podrá presentarse a través del correo electrónico, correo postal de la sede del Comité, o por cualquier otro medio dispuesto a tal fin.

Para ello, se encuentra disponible un formulario en la página Web de la Conseje-ría de Familia e Igualdad de Oportunidades.

En todo caso, la solicitud deberá contener una exposición del motivo de la con-sulta y una descripción detallada del caso, y en la misma, el solicitante estará debidamente identificado.

El Comité facilitará respuesta a la persona que haya realizado la consulta, emitiendo informe en los casos que así proceda. Dicho informe tendrá carácter asesor, no vinculante.

Algunas consideraciones sobre el CESSCYL

El CESSCYL se propone como funciones y tareas principales el análisis, el ase-soramiento y la ayuda en la toma de decisiones, ante las cuestiones éticas que puedan plantearse en la atención a las personas en el ámbito de los servicios sociales. Las actuaciones prácticas del Comité estarán regidas por referencias básicas tales como:

• El respeto a la dignidad de las personas, sobre el que se sustentan el res-to de los derechos inherentes al ser humano, tal como se recoge en la Ley 16/2010, de 20 de Diciembre, de Servicios Sociales de Castilla y León. Del mismo modo, en la citada Ley, se dispone que la actuación de los profesiona-les de los servicios sociales se ajustará a los principios y deberes de la ética y la deontología profesional, así como a los principios de calidad, eficiencia y eficacia.

• La promoción de los derechos de las personas desde la integración de la dimensión ética en la prestación de servicios sociales. Para ello, los profe-sionales, los centros y servicios que gestionan y prestan servicios sociales, habrán de orientar su actividad de manera que se garantice especialmente la igualdad, la dignidad de las personas y el respeto a su autonomía e intimidad.

Metodología

El Comité utiliza principalmente el método de la ética deliberativa, como procedi-miento para tomar decisiones prudentes, sin que necesariamente prevalezcan en sus consideraciones las razones legales y de seguridad, orientándose más bien a la búsqueda de decisiones óptimas. Se prioriza en este sentido la decisión más coherente y adecuada con el objetivo fundamental de proteger la dignidad y

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los derechos de las personas, y lograr intervenciones que mejoren la calidad de vida de las personas usuarias.

El análisis de la situación se realizará, teniendo en cuenta los principios éticos universales: no maleficencia, justicia, autonomía y beneficencia.

Por consiguiente dicha metodología deliberativa analizará los valores y princi-pios éticos, considerando sus niveles e implicación en el conflicto, sin perjuicio de que, cuando proceda, se apliquen además otros métodos de análisis.

La deliberación se orientará a identificar los conflictos éticos existentes en el caso presentado, y permitirá decidir cuáles serán objeto de informe o reco-mendación, incluyendo necesariamente entre ellos los que estén relacionados directamente con la petición.

El Comité podrá invitar a personas expertas en la materia para enriquecer la deliberación y ampliar todas las perspectivas posibles del problema.

Cabe destacar como factor crucial para el logro de una intervención social adecuada en unos servicios sociales de calidad, la necesidad de que en dicha intervención se preste especial atención a la perspectiva ética, como garante de la dignidad y de los derechos fundamentales del ser humano, procurando así la mejora de la atención, y la promoción de los valores éticos y las buenas prácti-cas, en el cuidado de las personas a las que se atiende.

Puedes ponerte en contacto con el comité en el correo electrónico: comite.etica.gss@jcyl.es

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• LEY 3/2016, de 30 de noviembre, del Estatu-to de los Altos Cargos de la Administraciónde la Comunidad de Castilla y León.

• ORDEN EDU/1044/2016, de 12 de diciem-bre, relativa al uso del correo electrónico “@educa.jcyl.es” como medio de comunicaciónen el ámbito de la educación no universita-ria.

• ACUERDO 79/2016, de 7 de diciembre, dela Junta de Castilla y León, por el que seaprueba el Plan Anual de Actuación de laInspección General de Servicios de la Ad-ministración de la Comunidad de Castilla yLeón para el año 2017.

Desde el 1 de enero del presente año el permi-so de paternidad por el nacimiento, guarda con fines de adopción o adopción de un hijo tendrá una duración de 4 semanas.

La ampliación de este permiso se estableció en la Ley 9/2009, de 6 de octubre, (BOE núm. 242, de 7 de octubre), pero su entrada en vigor se fue retrasando hasta el 1 de enero de este año.

La regulación de este permiso se encuentra establecida en el artículo 49.c) del Estatuto Básico del Empleado Público (Texto Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre) y en el artículo 48.7 del Estatuto de los Trabajadores (Texto Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre).

El dato

La Junta de Castilla y León en RRSS

¿Sabías que la Junta de Castilla y León tiene 18 cuentas en diferentes redes sociales? A finales de diciembre ha empezado a funcionar el Face-book castellanos y leoneses en el exterior.

Aumenta el permisode paternidad

Normativa de interésLa noticia Normativa

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Año nuevo, contenido nuevo.Os traemos los cambios que ha sufrido el e-boletín de la ECLAP para el 2017,

así como información sobre el nuevo Plan de Formación.

Hemos modificado los contenidos del boletín para incorporar vuestras propues-tas recogidas en la encuesta. ¡Muchas gracias por vuestra colaboración!

En la primera semana de enero se va a publicar la Orden que recoge las activida-des formativas incluidas en el Plan de Formación 2017 de la ECLAP. Como nove-dad destacar que, determinados cursos, podrán ser solicitados por empleados públicos de la administración local autonómica y por el PAS de las universidades públicas de Castilla y León.

A finales de enero en nuestra Web podréis encontrar un espacio donde resolver dudas sobre las nuevas leyes administrativas, con 400 y más preguntas y res-puestas sobre régimen jurídico y procedimiento de las Administraciones Públi-cas.

Aprende Expondremos las novedades de las Leyes 39 y 40/2015.

Léeme Este apartado desaparece como tal, si bien se incluye dentro del “interésate".

Interésate Se divide en tres secciones donde destacaremos información en formato:

dato, noticia o publicación y normativa (autonómica, estatal y europea)

Actualidad Se ha incorporado información sobre los temas tratados en las redes sociales

de la ECLAP que han tenido mayor interacción.

Fórmate Hablaremos sobre administración electrónica

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De qué se habla en las Redes Sociales de la ECLAP.

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Cómo eliminar completamente tu rastro de navegación en Internet http://ow.ly/BCJA306II6F #privacidad.

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Novedades de la LEY 39/2015 de 1 de octubre en su título preliminar.

OBJETO DE LA LEY: ÁMBITO SUBJETIVO:

Incluye en el objeto de la Ley:

• El procedimiento sancionador y el de reclamación de responsabilidad de las Administraciones Públicas como especialidades dentro del procedi-miento administrativo común.

• Los principios a los que se ha de ajustar el ejercicio de la iniciativa le-gislativa y la potestad reglamentaria de las Administraciones Públicas.

Indica que esta ley se aplica al Sector Público. ¿Qué engloba este término?

• Administración General del Estado.

• Administraciones de las Comunidades Autónomas.

• Entidades que integran las Administración Local.

• El sector público institucional:

• Organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de las Administraciones Públicas.

• Entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las Administraciones Públicas.

• Las universidades públicas.

Solo mediante Ley y de manera motivada podrán incluirse trámites adicio-nales o distintos a los contemplados en esta Ley. No obstante, reglamenta-riamente podrán establecerse especialidades del procedimiento referidas a:

• Los órganos competentes. • Plazos propios del concreto procedimiento por razón de la materia. • Formas de iniciación y terminación. • Publicidad. • Informes a recabar.

Establece una excepción para las Corporaciones de Derecho Público, que se rigen por su normativa específica.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.