La archivística: Objeto e identidad

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22222La Archivstica.


La archivsticaObjeto e identidad

Serie Formacin Archivstica

Gustavo Villanueva Bazn

Archivo HistricoBUAP

HeroicaPuebla de Zaragoza

Red Nacional de Archivosde Instituciones deEducacin Superior


Benemrita Universidad Autnoma de PueblaArchivo Histrico Universitario

Reforma 531Centro Histrico

Tel: 2327479e-mail: [email protected]

ISBN 968 863 931 1Impreso y hecho en MxicoPrinted and made in Mexico

Rector de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla,Enrique Agera Ibez

Presidente Municipal del H. Ayuntamiento de Puebla,Enrique Doger Guerrero

Director del Archivo Histrico Universitario,Alfonso Yez Delgado

Director de la Serie Formacin Archivstica,Gustavo Villanueva Bazn

Diseo:L.D.G. Ileana Gmez Torres

Fotografa de portada:Composicin Fernando Hernndez


P r e s e n t a c i n

En Mxico hemos sido testigos, durante los ltimos aos, de un inters sin precedentes por elestado actual y destino de los archivos. El detonante de tal situacin es sin duda la publicacin en2002 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. Estehecho ha motivado que los actores institucionales en aras de los requerimientos que la ley seala,se preocupen por la informacin y con ello, por los archivos. Por supuesto, le han dado tambinimportancia a la profesin que los rige, dada la necesidad de capacitacin y en lo posible deprofesionalizacin de quienes estn a cargo de los mismos, ya sea administrativos o histricos, o de

quienes trabajan en ellos realizando los diversos procesos archivsticos.En ese sentido, el presente nmero de Formacin Archivstica titulado La Archivstica, obje-

to e identidad, sale a la luz en un momento coyuntural y por lo mismo oportuno pues entre susvirtudes se encuentra el estar dirigido tanto a los lectores avezados en la materia como a aquellosque se inician en la misma.

En efecto, la lectura de la presente obra resulta provocadora para quienes tenemos aos en

el ejercicio de la profesin pues nos conduce a la reflexin de los temas fundamentales de laarchivstica, mientras que a los de recin ingreso al mundo de los archivos, los introduce en lacomprensin del pensamiento y prcticas que ataen a nuestra comunidad. Para el logro de estoscometidos, el autor se vale de un eje rector, el concepto de archivo.

El tratamiento que el autor hace de cada uno de estos temas lo aparta del nivel de los manua-les; su intencin es introducir al lector precisamente en la lgica del anlisis y de la reflexin, hecho


que en s mismo representa una contribucin a la discusin sobre los asuntos que ahora ms quenunca, requieren de un tratamiento serio y sustentado en un conocimiento slido de la materia.

La obra en general es una compilacin de ensayos escritos por Gustavo Villanueva. Se trata,como hemos venido apuntando, de la temtica fundamental que rige a la archivstica. A travs de

la lectura de los mismos el autor comparte y nos contagia de las diversas inquietudes que ha tenidosobre la teora y metodologa archivstica y por supuesto, de la problematizacin que ha hecho entorno al tema.

En efecto, la serie de escritos reunidos en este nmero de Formacin Archivstica, sonproducto de las reflexiones del autor en su ejercicio como docente y de su experiencia en laaplicacin de la teora y prctica archivstica en el terreno profesional o laboral. Son fruto, asimis-

mo, de sus intervenciones en congresos, jornadas o seminarios, de sus lecturas cotidianas de labibliografa especializada, de sus cursos, diplomados y asesoras impartidas y en fin de su incesanteactividad acadmica.

Los textos fueron elaborados en diversos momentos y presentados en eventos especializa-dos en archivstica, uno de ellos ya ha sido publicado. Gustavo Villanueva ha retomado esos textos,les ha dado una unidad temtica y la coherencia necesaria para constituir con ellos un corpus quesin lugar a dudas, cumple con el cometido de contribuir al anlisis y la reflexin archivstica tan

necesarios en este momento en nuestro pas.As, el presente nmero se compone de siete textos que a manera de captulos presentan la

temtica elegida por el autor y que a nuestra consideracin, constituyen, en su conjunto, la partetoral de la archivstica. Teniendo como hilo conductor el concepto de archivo, Gustavo Villanuevaanaliza desde una perspectiva terico metodolgica cada uno de los temas que aborda en el pre-sente nmero de Formacin Archivstica, buscando con ello la esencia e identidad misma de laprofesin.

En su indagatoria nos lleva a profundizar en el primer captulo en torno a los conceptos dearchivo y de archivstica. El archivo es concebido por el autor como un factor cultural, ese ingre-diente que permite a las sociedades buscar en las entraas de s mismas para alimentar su identidad,sin la cual no le es posible el entendimiento retrospectivo ni su desarrollo ulterior. Pero paracumplir cabalmente con ese propsito, el archivo debe estar organizado, tarea que cae en el


mbito de la archivstica, la cual dicta la teora y metodologa apropiadas para que los archivistasrestablezcan la formacin natural de los documentos contenidos en el archivo, cuyos limites, for-mas y discurso, estn delineados y dispuestos a partir de la existencia misma de las instituciones, dela forma en que stas se estructuran y plantean sus relaciones internas y su vinculacin con entida-

des externas.El orden de la memoria y la memoria del orden, seala el autor, son los conceptos a partir de

los cuales el archivista debe plantearse la esencia de sus tareas a fin de darle sentido y rumbo anuestra profesin desde una perspectiva cientfica, evaluada a partir del conocimiento que el archivistaproduce y no a partir del documento que aporta para la utilizacin por parte de otros.

El autor nos invita a analizar el desarrollo de los conceptos de archivo, nos dice que esa

tarea nos permitir comprender de mejor manera la forma en que se ha ido estructurando elconocimiento archivstico y los momentos de variaciones y alteraciones que han provocado ruptu-ras en el desarrollo lineal y que, de una u otra manera, nos permitir entender lo que somos y porqu lo somos.

Con esa misma inquietud Villanueva aborda el segundo captulo, dedicado al problema de laterminologa archivstica y seala que toda disciplina o ciencia necesita tener como vehculo deexpresin un lxico comn para conseguir un entendimiento correcto, objetivo que an la archivstica

no ha alcanzado tal vez debido al poco tiempo que tiene de concebirse como autnoma. Concep-tos tales como archivstica, archivonoma y archivologa no siempre los tenemos suficientementeclaros. De igual forma ocurre con los temas de debate entre las autoridades en la materia sobre sla archivstica es ciencia, disciplina o tcnica; si se es archivista, archivero o gestor de documentos;sobre el concepto de archivo y de instrumentos descriptivos. Trminos, temas en los que la archivsticaan no alcanza un consenso y que nos hablan de una ciencia en continua bsqueda por unificar las

tcnicas y procedimientos propios de la materia. En cada caso, el autor se detiene a revisar labibliografa especializada, asumiendo y comprometindose con una postura por dems intere-sante, contribuyendo as al esclarecimiento de la problemtica que plantea.

Sin duda, nos dice, la homologacin de trminos y conceptos necesariamente aportaranelementos para una concepcin acorde con las necesidades y requerimientos propios de nuestrasociedad y desarrollo.


El captulo tres lo dedica al Principio de procedencia y su importancia en el desarrollo de laarchivstica y como en los puntos anteriores, pasa revista a la literatura archivstica con el fin deestudiar la trayectoria histrica del Principio; nos desglosa el concepto, analiza sus caractersticasy ventajas y estudia la forma de su aplicacin. En este punto, se detiene en los procesos de identi-

ficacin, elaboracin de estudio preliminar, clasificacin y ordenacin de los grupos documentalesque proceden de una institucin o persona, aportando con ello una metodologa producto delinterrogatorio al que somete a sus fuentes y a su experiencia como profesional en la materiadistinguiendo adems estos grupos documentales de las colecciones, sobre las cuales tambin nosofrece una puntual disertacin.

La teora archivstica contempornea nos dice el autor, descansa sobre dos pilares; el Principio de

Procedencia y el Ciclo Vital del Documento. De este ltimo da cuenta en el captulo tres, en dondeescudria la bibliografa sobre la materia y con base en ello, establece los momentos claves que sealanel surgimiento de la teora del Ciclo Vital del Documento. Su estudio sobre el desarrollo discursivo de losconceptos le permite diferenciar los elementos que constituyen la visin del archivo como conjunto dedocumentos sometidos a una doble valoracin: aquellos que son tiles a la administracin y los queadquirirn un valor para la cultura. Esta visin, nos dice, ha tenido repercusiones pues de ella se haderivado tanto una divisin en el concepto mismo de la archivstica como en la personificacin del

profesional que atiende una u otra etapa del documento y que a saber son la gestin documental y laarchivstica. La primera tiende a desaparecer a partir de la idea de una archivstica que integre las diversasvisiones sobre la utilidad y valoracin del documento.

Por supuesto esta idea repercute en la formacin profesional del archivista quien, con baseen ese planteamiento, deber de prepararse de manera integral con el propsito de dar tratamientoal documento en cualquiera de sus fases administrativa o histrica.

El autor tambin trata con acuciosidad, la disyuntiva de la valoracin y el mtodo a seguirpara retirar los documentos que hayan finiquitado su vigencia administrativa. As, en el captulocinco se ocupa de reflexionar sobre las siguientes cuestiones: Qu se debe conservar y qu no?Con qu criterios se establece la importancia de unos documentos sobre otros? Cmo evitar lasubjetividad ante tal actividad? El estudio de tales interrogantes lo lleva necesariamente a regresara la concepcin misma de archivo. En esa tnica subraya que al hablar del carcter orgnico de los


documentos, entendido como los vnculos que existen entre la documentacin producida poruna entidad resulta interesante observar los diversos momentos de abultamiento y adelgaza-miento de la masa documental y las razones por las cuales se han producido esas caractersticas dela documentacin en cuanto a volumen y por consiguiente, se requiere tambin plantear la posibi-

lidad de valorar no solo la cantidad sino la calidad, ms que de la informacin, del lugar que ladocumentacin ocupa en el contexto total de lo que es el archivo, es decir conocer el valor archivsticode la documentacin. Este concepto, nos dice Villanueva, se refiere a la ubicacin de una deter-minada agrupacin documental dentro del conjunto orgnico que es el archivo. Desde esa pers-pectiva plantea que cada una de las unidades documentales tiene importancia no slo a partir dela informacin que poseen sino ms an, a partir del lugar que ocupan dentro del conjunto y sobre

todo, de las relaciones que guarda con el resto del conjunto documental.Cuando hablamos de valoracin, la interdisciplinariedad surge como tema recurrente, as la

cooperacin entre archivistas, historiadores, juristas, contadores, administradores e ingenieros ensistemas automatizados, es del todo obligada si se trata de valorar para depurar lo innecesario yconservar la documentacin con valor histrico o cultural.

Con todo, el valorar para eliminar determinadas series documentales es una labor delicadaque ha tenido opositores, no slo dentro del gremio de los historiadores, sino tambin dentro de la

comunidad de archivistas. As Lodolini, seala que la destruccin documental es un acto en smismo antiarchivstico y que la depuracin es un mal necesario que se justifica solo por la conser-vacin del resto del conjunto documental. Sobre este punto el autor dialoga con sus fuentes yconcluye que la valoracin documental es una tarea que debe ser concebida desde la etapa activadel documento, debe ser un proceso razonado y planificado por el archivista desde el origenmismo de la documentacin. Debemos evitar que la explosin documental y su consiguiente resul-

tado de falta de espacios, nos conduzcan a situaciones que nos apremien a valoraciones apuradasde cuyo efecto se espere la inminente eliminacin de series documentales.

Depurar para conservar, seala el autor, pero depurar de manera consciente y programada,a fin de eliminar o en su caso conservar permanentemente lo que de hecho tiene un valor para lainvestigacin histrica y cientfica y sobre todo para la conservacin en lo posible, de la integridaddel conjunto.


Por supuesto dentro del discurso del autor, tambin los documentos electrnicos tienencabida y se pregunta si la depuracin pierde su razn de ser dada la inexistencia del problema deespacio y si es posible la conservacin integra de un archivo o fondo, sin necesidad de dejar enel camino documentos que, independientemente de su importancia para la institucin y por tanto

para el archivo, forman parte de ese conjunto orgnico que en su totalidad puedan ser un fielreflejo de quien los produce.

En el sexto apartado, el autor analiza la relacin de la archivstica con otras disciplinas yciencias a las cuales, por el apoyo que se recibe, denomina, citando a otros autores, cienciasauxiliares de la archivstica. La administracin pblica, la historia, la diplomtica, la paleografa yms recientemente la informtica, son ciencias que apoyan a la archivstica y que le dan un carcter

de inter y multidisciplinaria, mismo que debe tomarse en cuenta en la formacin y profesionalizacindel personal de archivos.

En el sptimo y ltimo apartado, Gustavo Villanueva analiza el tema de la gestin de archi-vos como una posibilidad por parte del profesional de aplicar los conocimientos y experiencias enla materia para siguiendo siempre ese eje rector poder conducir un archivo y desarrollarproyectos encaminados a su buen desarrollo y a su reconocimiento por parte de la sociedad.

En efecto, seala que las escuelas deban tener entre sus objetivos el preparar profesionales

dedicados no solamente a servir la documentacin al administrador o al investigador, sino prepa-rarlo para ser l mismo un investigador de los archivos y de la archivstica. En ese sentido, para elautor la investigacin para el archivista es el establecer o restablecer las relaciones que se dan entrelos documentos a fin de conformar la visin global del conjunto archivstico. Investigar al archivo atravs de sus relaciones intrnsecas, de su relacin con otros archivos y finalmente, de su relacincon el entorno cultural. Ver el archivo como un objeto de investigacin que permita realmente

desarrollar un conocimiento que le de sentido y validez a la figura acadmica del archivista. Con-cluye que debemos administrar el conocimiento archivstico, gestionar la transmisin del mismo,pero antes, debemos construir ese conocimiento.


En sntesis la lectura de la presente obra nos mueve a la reflexin, a la bsqueda de losfundamentos que le dan esencia, sentido y rumbo a la archivstica.

Sirva esta presentacin para ponderar las bondades que ofrece este nmero de FormacinArchivstica y para motivar a la comunidad archivstica a su lectura, con el fin de analizar junto conGustavo Villanueva los temas que nos ha puesto sobre la mesa de la reflexin.

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En este primer apartado se pretende analizar y pensar en la archivstica y en los archivos como una

forma de conocimiento, ya no como simple dato en busca de anlisis e interpretacin y procesa-miento, sino como una estructura intelectual que implica un mtodo, una sistematizacin y porsupuesto un tratamiento para formar parte, as, de una generalidad de aportes para un mayor ymejor conocimiento de las sociedades en su conjunto.

La archivstica y la historia

Es indudable que la historia y la archivstica comparten una serie de elementos que las acercan,aunque tambin una serie de diferencias que las hacen entenderse como independientes, en unmbito especfico de saberes que tienen que ver con la reconstruccin de algn elemento de lasociedad. Objetivos, mtodos, fuentes, son algunos de esos factores comunes entre la historia y laarchivstica, que las acercan o las alejan.

Uno de los objetivos, tal vez el fundamental, que comparten la archivstica y la historia es la

indagacin del pasado a travs de los testimonios documentales. Una y otra sin embargo, contem-plan al documento y consecuentemente al archivo, desde perspectivas que bien pueden diferen-ciarse claramente. Mientras que la archivstica busca en los grupos documentales la identidadinstitucional1 sin ms, la historia se afana en descubrir en esos grupos documentales la materiaprima para la investigacin. As, para Antonia Heredia, el documento cumplida su misin admi-nistrativa pasa a ser fuente de historia, de aqu su relacin total con ella de tal manera que la

Historia se considera, hoy por hoy, salvo algunos puntos de vista, indispensable para cimentarsobre ella los conocimientos archivsticos.2

1 Cook define como el mbito especfico de la archivstica ... la gestin de documentos, la administracin de archivos, lasciencias de la interpretacin y la historia administrativa. En Directrices para la preparacin de programas de estudio sobrela gestin de documentos y la administracin de archivos modernos: un estudio RAMP, Pars, UNESCO, 1982.2 Heredia Herrera, Antonia, Archivstica general. Teora y prctica, Diputacin Provincial de Sevilla, 1987, p. 45.


En cuanto al mtodo, la objetividad del trabajo archivstico depende de la rigurosidad conque se apliquen los principios y tcnicas propios de la disciplina pero adems, del anlisis histricodel sujeto productor o acumulador de los documentos.

Esa metodologa, indispensable al emprender la organizacin de cualquier grupo de docu-

mentos, al mismo tiempo que compromete a la archivstica, requiere del apoyo de la historia, porcuanto el mtodo de sta es utilizado para identificar a los documentos como ...fruto de laactividad de las personas, fsicas o morales (empresas, instituciones...) que los han producido a lolargo del tiempo.3

Esa actividad de ubicar al documento en su contexto preciso es tarea del archivista y partede que el documento no slo tiene un contenido determinado, sino que ste no puede significar lo

mismo si no se le relaciona con ese entorno que significa el conjunto.Es as que, a semejanza de lo que ocurre con la historia, el carcter orgnico de los archivos

slo se puede evidenciar a partir de la distincin de los vnculos que fluyen entre los documentosque conforman cada una de las unidades archivsticas.

Por cuanto la historia no es solamente descripcin sino interpretacin del pasado, la archivsticaproyecta sobre la historia un halo que en buena medida condiciona los resultados de su inves-tigacin. De igual manera que los estudios realizados por la historia sobre un personaje deter-

minado, no se circunscriben a los datos biogrficos del sujeto sino, adems, al entorno en que sedesenvuelve, la investigacin que se realiza en los archivos requiere de una documentacin lgica-mente organizada segn su natural acumulacin de manera que el investigador podr tenerno slo el dato aislado sino la visin sobre el conjunto en que se halla inmerso.

Pero no obstante la evidente validez del objetivo y del mtodo archivstico, en aras de unreconocimiento y bsqueda de prestigio social se ha venido desvirtuando el verdadero sentido de la

archivstica y se ha considerado que su principal aporte es el arrimar los datos a una historia queesa s, puede construir un conocimiento vlido para la sociedad.

Por qu no se generaliza la idea, por ejemplo, de que la archivstica de igual manera que lahistoria, puede aportar mucho a la identidad de las comunidades humanas a partir del conocimien-

3 Cruz Mundet, Jos Ramn, Manual de archivstica, Germn Snchez Ruiprez, Madrid, 1994, p. 86.


to de las sociedades e individuos con base en los documentos de su archivo?; por qu no pensarque la archivstica es una pieza fundamental en el desarrollo de un conocimiento social basado noen las diversas piezas documentales, sino en el conjunto de esos documentos que se entrelazan yacumulan de una manera natural en las instituciones para formar un todo orgnico que habla de las

mismas a lo largo del tiempo?; no tiene acaso validez el pensar en los archivos como esa memoriaque cualquier sociedad necesita para comprenderse a s misma como un todo orgnico en el queconfluyen diversos elementos que interactan para formar la realidad? En fin, un gran logro paralos archivos es el otorgamiento por parte de la sociedad, de constituirse en memoria de las institu-ciones, de las sociedades, aunque sin darle a la archivstica su verdadera dimensin, sin compren-der que una memoria desorganizada es como dira algn connotado archivista digna de una

sociedad descerebrada.En ese sentido de buscar en la archivstica un conocimiento vlido por s mismo, estructura-

do o portador de otros conocimientos tiles al mismo tiempo que de ellos se ayuda para producirsus propias concepciones, intentar desarrollar una serie de planteamientos que permitan esclare-cer nuestro concepto de archivo.

El archivo como memoria

Quisiera detenerme un momento en la idea del concepto de memoria y su relacin con la historiay los archivos, como algo crucial que remite como menciona Jacques Le Goff a un complejode funciones squicas que se manifiestan en mltiples aspectos de la vida humana de manera tantoindividual como social. 4

Al mencionar algunas de las concepciones recientes de la memoria, se suelen denunciar

problemas de la memoria histrica y de la memoria social; hacerse alusin a las que ponen el acentoen los aspectos de estructuracin sobre los de autoorganizacin, los que plantean los fenmenos

4 Jacques Le Goff, El orden de la memoria: el tiempo como imaginario, Barcelona, Paids, 1991, 278 pp., p. 131 y ss.(Paids bsica 51).


de la memoria como resultado de sistemas dinmicos de organizacin, existentes solamente a partirde esa organizacin que los conserva, o de la reconstitucin de la misma.5

En este sentido, consideramos interesante abordar el tema especfico de los archivos a partirde dos aspectos fundamentales: la concepcin de archivo ligado con el de la memoria y la concep-

cin de ambos (archivos y memoria) como parte de sistemas dinmicos de organizacin es decir,estructurados a partir de un ordenamiento que los distingue de otros conocimientos en tanto cadauno de los elementos que lo integran, ocupan un lugar especfico y le otorgan sus caractersticasdefinitorias. En palabras de Le Goff, la memoria colectiva basada en una reconstruccin generativay no en una memorizacin mecnica.6

Y esto, por supuesto, debe significar mucho para quienes nos dedicamos a las tareas

archivsticas como resguardo de la memoria colectiva, pues el valor de la disciplina ya no se concibesolamente a partir de la utilizacin que los dems hacen de los documentos que todo archivoofrece, sino a partir de la construccin de un conocimiento que busca sobre todo dar orden alconjunto de documentos que emanan de la vida misma de las instituciones y por tanto, comoarchivo, las reflejan a lo largo del tiempo y del espacio, convirtindose en la memoria misma de lasinstituciones y que, por otro lado, aparte de ser el orden de esa memoria institucional se conviertea su vez en la memoria de ese orden ya que los documentos si bien pueden ser considerados la

memoria de la sociedad, sta requiere de un orden que organice, estructure, jerarquice, de cohe-rencia y sentido a los datos entindanse documentos que integran esa memoria social.

El orden de la memoria, la memoria del orden, seran dos conceptos con los que el archivistadebe plantearse la esencia de sus tareas y darle as, sentido y rumbo a su profesin desde unaperspectiva cientfica, evaluada a partir del conocimiento que produce y no a partir del documentoque aporta para la utilizacin por parte de otros.

Y esta sera una parte esencial cuando hablamos de la relacin de los archivos y la historia,precisamente, la concepcin del archivo como una forma de memoria, individual o colectiva, queincide en la sociedad y a su vez aprende de ella los lineamientos bsicos para su estructuracin,para afrontar las formas de su planteamiento interno. Independientemente de la connotacin social

5 Ibid., p. 132.6 Ibid., p. 137.


de la memoria como una forma crucial de apropiacin de los aspectos histricos, arqueolgicos yantropolgicos, por mencionar solo algunos, los archivos, como manifestacin de esa memoria oan ms como mtodo de administracin de la misma, plantean una irrupcin a travs de distintasformas de conocimiento y aplicacin del mismo a lo largo de un tiempo y de un espacio que no se

ubican necesariamente en el pasado. Los archivos, como aportacin no solo a la ciencias humanasy sociales sino tambin a las de la administracin, no dejan en ningn momento de ser memoria, esdecir, capacidad de conservacin de informaciones determinadas, de conocimientos que se inser-tan de distintas formas en la sociedad, ya para su utilizacin inmediata, ya para un mejor anlisis dela sociedad en sus aspectos histricos.

Los archivos, vistos desde esta perspectiva de la memoria, constituyen lo que el mismo

Jacques Le Goff llama la frontera donde la memoria se hace historia y no solamente eso sino, ens mismos, los archivos son historia desde un aspecto institucional que se reproduce a partir de laexistencia de documentos organizados de acuerdo con una procedencia y un orden originales.

El archivo como orden

Y de esta ltima idea surge precisamente otro de los aspectos que quisiramos recalcar en este

trabajo, la necesidad de conceptuar el archivo como una forma de ordenamiento, condicin sinequa non, esencia misma del concepto, aspecto caracterstico y distintivo que define y explica, quedescribe y distingue, que da forma y da sentido.

En este aspecto considero necesario destacar que, si bien el archivo es una forma de man-tenimiento y conservacin de informaciones y de conocimientos, es decir, una memoria, stosrequieren de un ordenamiento que los haga accesibles y efectivos para los fines que se guardan y

adems los disponga de mejor manera en tanto sean susceptibles de proporcionar no solo unaspecto determinado de la informacin es decir, un dato, sino un conjunto de informaciones de unsistema relacional en el cual el contexto en que se crean no solo se sujete al aspecto histrico, sinotambin se someta a un aspecto orgnico de relaciones interdocumentales.

De esta manera, ser preciso resaltar que una memoria no es solamente un conjunto deinformaciones aisladas sino que stas son parte de un sistema dinmico de organizacin que re-


quiere precisamente, para ser social, del contexto humano, cronolgico, espacial y en el caso delos archivos, del contexto especfico que hace que la informacin surja de una manera determinaday no de otra.

As, si bien los archivos son una forma de memoria, mediata e inmediata, de gestin e

histrica, social e individual, requieren sobre todo, de un estudio y anlisis de la disposicin de loselementos que la integran a fin de establecer la diferencia con otras formas de memorizacinsocial, es decir, con otras actitudes que humanamente se han establecido para conservar la infor-macin del hombre y su circunstancia.

Esto trae consigo una serie de planteamientos terico-metodolgicos que van desde laidentificacin de los aspectos contextuales y fsicos de los documentos, hasta la propuesta de

seriacin de los mismos en tanto, como unidades archivsticas, son producto de relaciones, jerar-quas, influencias, recortes, lmites, reanudaciones, olvidos, repeticiones, en fin, significaciones deconjunto que son por eso mismo, susceptibles de establecer en series documentales que a su vezreflejan esa serie de series de que nos habla Foucault en su Arqueologa del saber, refirindose porsupuesto, a la historia. 7

Es preciso hablar, en fin, del archivo como un conjunto organizado de documentos en elcual cada una de sus partes tiene un sentido y una importancia fundamental en tanto ocupa un

lugar determinado y no otro dentro de su universo. Conjuntos documentales que son producto delas actividades propias de una administracin determinada y que, con base en la estructuracin deesa misma administracin se van acumulando dicho a la manera de Lodolini como una formade sedimentacin documental de una actividad prctica, administrativa, jurdica. Por eso estconstituido por un conjunto de documentos unidos entre s recprocamente por un vnculo origi-nal, necesario y determinado, por el que cada documento condiciona a los dems y es por los

dems condicionado.8

Mucho hemos insistido en la importancia del orden como concepto en el desarrollo de laarchivstica y como parte fundamental de un sistema bien estructurado de conceptos, lineamientos,

7 Michel Foucault, La arqueologa del saber, Mxico, Siglo XXI Editores, 1997, 4 p. y ss.8 Lodolini, Elio, Archivstica, principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993, p. 24-25.


polticas y principios a partir de los cuales se debe realizar una prctica de conservacin, organi-zacin y servicio de los documentos que integran los archivos.

Para esto es necesario, como punto de partida, establecer las diferencias existentes entre loque se considera propiamente un archivo y cualquier otro grupo documental, llmese biblioteca,

centro de documentacin, coleccin documental, fototeca, etctera. Me parece conveniente traera colacin la polmica suscitada desde tiempos de los grandes filsofos griegos, cuando se plantea-ban la pregunta eterna de qu es la realidad que, trasladada a trminos concretos se traduca alpensar en una cosa cualquiera, en qu es lo esencial y qu es lo secundario?

Las posibles respuestas crearon dos corrientes de pensamiento, no necesariamente contra-dictorias aunque s de diferente gnero. Una contestacin se refera a la materia de la que estaba

hecha la cosa mientras que para otros, lo esencial era el destino, la funcin que inclua por supues-to, la forma, porque la estructura sirve a la funcin y depende de ella.9

Citando a William Guthrie, estudioso de la filosofa griega, diramos con l que esta divisinde los filsofos en materialistas y teleologistas filsofos de la materia y filsofos de la forma esquiz la ms fundamental que puede hacerse en cualquier poca, incluida la nuestra.10

Si trasladamos esas posturas filosficas al tema de los archivos, considero que durante unlargo tiempo predomin la corriente materialista, es decir, aqulla que estableca que lo fundamen-

tal en los archivos era la masa documental que los integraba, haciendo poco caso a la forma en queestaban o deban de estar dispuestos los documentos. De esto, entre otras razones, deriva laconfusin y el acercamiento entre esas agrupaciones documentales que, precisamente tienen comocomponentes materiales a los documentos. Las bibliotecas, los centros de informacin y documen-tacin, las colecciones, las fototecas y an los museos y por supuesto los archivos, son todos ellosconjuntos documentales y por lo tanto, si no establecemos las diferencias en la forma en que

disponen sus piezas al interior, no establecemos tampoco ninguna diferencia sustancial y es posibleentonces, su tratamiento indiscriminado con tcnicas similares aplicables a uno o a otro grupo.

Sin embargo cuando surge, a mediados del siglo XIX, una corriente que intenta desligar eltrabajo archivstico del aplicado a otros grupos de documentacin, surge tambin la necesidad de

9 Guthrie, William, Los filsofos griegos, Mxico, FCE, 1985, p. 28 y ss.10 Ibid., p. 27.


acercarse a la forma, a la estructura que, como hemos dicho, tiene que ver con la funcin y de elladepende.

El principio de procedencia y orden original se convierte entonces en el sustento terico queprovoca un giro en el tratamiento documental de los archivos pues se resalta para la organizacin

y para el sentido mismo de la profesin, la conformacin interna de los diversos elementos quecomponen al archivo, es decir, se buscan en su interior las formas de agrupamiento natural o, dichocon base en las ideas de Pitgoras, el orden como parte de un cosmos, es decir, de un todoordenado en el cual, los diversos elementos que lo conforman, obedecen a ese orden en las relacio-nes de sus diversas partes; la organizacin dentro de esta idea, adopta una importancia relevanteen tanto conlleva la idea de una disposicin y subordinacin de las partes para mantener un

carcter orgnico.Siguiendo esta idea de preponderancia de la forma sobre la materia, se puede deducir que

cada cosa particular es lo que es no por sus elementos materiales, que pueden ser los mismos encada caso, sino por la proporcin en que estos elementos se combinan; y puesto que es por dichaproporcin por lo que una clase de cosas difiere de otra, esto, o sea la ley de su estructura, es laparte esencial que hay que descubrir para comprender la esencia de las cosas. Es entonces cuandose da la importancia esencial a la estructura del archivo, a la forma sobre la materia.

Esto, como hemos dicho, sucede en la Europa del siglo XIX y sin embargo todava y enmucho debido a esa posicin inmediatista, de la finalidad de los archivos como forma de respondera la sociedad dotndola de elementos de informacin la idea de la preponderancia de la materiasobre la forma no ha sido desterrada en muchas instituciones archivsticas y a partir de esta con-cepcin se construye todo un herraje metodolgico y toda la teora y principios en qu basar lasactividades prcticas. As, olvidndose de la forma, de la estructura, de la disposicin interna de las

piezas documentales, del orden inherente, se procesan los archivos y se busca otorgarles un sitioen el desarrollo cultural de la sociedad sin saber que desde un principio se est desvirtuando elsentido real, la esencia de esas agrupaciones documentales que tienen que ver con las formas deorganizacin interna, con la concepcin de un todo orgnico en el cual cada una de las partes quelo conforman adquiere importancia, adquiere un sentido en tanto se relaciona con las dems.


De esta manera considero necesario y esencial para la archivstica, el desarrollo terico de lamisma a partir de esa visin que permita acercarse de manera ms decidida a ese aspecto quedistingue al archivo con base en la forma, en la conjuncin de los elementos formativos, en ladisposicin natural de cada uno de los componentes del archivo as concebido.

La archivstica toma sentido en tanto requiere profesionales que integren la materia con laforma y en una visin ms amplia, de la archivstica integrada, el archivista debe ser concebido comoel arquitecto que da forma a la materia, a los documentos y los integra en un conjunto de relacionesque se establecen de manera natural y que de esa misma manera los debe conservar a travs deltiempo. Pero, tambin, en un momento dado, el archivista debe ser considerado como un arquelogoen tanto es capaz de reintegrar ese sentido original de la documentacin cuando por alguna razn se

ha perdido; debe ser considerado como el profesionista que con base en el contexto histrico de ladocumentacin y de las instituciones, se ha de abocar al restablecimiento de las relaciones que seproducen entre los documentos para darle al conjunto ese sentido orgnico que caracteriza al archi-vo. De esta manera, la profesin del archivista debe ser considerada como esa visin integrada queconstruye y restablece dicho a la manera de Foucault refirindose a la arqueologa las configu-raciones que han dado lugar a diversas formas del conocimiento emprico.11

Arquitecto y arquelogo de la documentacin, esa es la visin integrada que considero

debemos plantear para una concepcin profesional del archivista, para una verdadera aportacin ala administracin y a la cultura, al presente y al pasado, a las instituciones y a la sociedad y an ms,a todo el esquema del desarrollo archivstico, de la planeacin y del trabajo tcnico, de los diversosprocesos aplicados a los documentos y, por supuesto, de las labores de servicio y difusin que,para muchos dan su razn de ser al archivo.

Al respecto, habra que revisar la idea de tensin entre la reunin y la dispersin que

menciona Jacques Derrida al referirse a bibliotecas y libros y que nosotros nos permitimos adaptara nuestro inters de estudio es decir, el archivo.12

11 Foucault, op. cit., p. 7.12 Vase de Jacques Derrida, Papel mquina: La cinta de mquina de escribir y otras respuestas, Madrid, Editorial Trotta,2003, p. 24.


Diremos que el proceso de formacin y construccin archivstica se encuentra constante-mente inmerso en el marco de la tensin entre la unin y la dispersin y, aadiramos nosotros,entre la memoria y el olvido, entre la conservacin y la destruccin.

De esta concepcin, de esta pulsin entre reunin y dispersin, entre lo secreto y lo p-

blico, entre lo semejante y lo heterogneo, surge precisamente la posibilidad antittica de la co-leccin como una forma ya no de formacin natural sino de construccin artificial de documentoslo cual establece en s mismo, una diferencia fundamental y permite a su vez, entender con mayorclaridad la posibilidad de construir un concepto de archivo a partir de sus relaciones especficas, desus reglas de formacin y en este caso, de ciertos flujos de informacin que se crean a travs del sermismo de la agrupacin documental y sobre todo, a partir de su proceso de conformacin.

Otro elemento que en este aspecto establece o permite establecer la regularidad es el de laconsignacin que, a decir de Jacques Derrida, tiende a coordinar un solo corpus en un sistema ouna sincrona en la que todos los elementos articulan la unidad de una configuracin ideal. Setrata de la consignacin como ese poder ms all del arcntico, referido al depsito querene las funciones de unificacin, de identificacin, de clasificacin.13

El archivo como cultura

El concepto de archivo como parte del bagaje cultural de los pueblos, bajo ninguna circunstancia lopondramos en duda es ms, los archivos son elementos fundamentales en tanto forman parte de lacadena histrico cultural de nuestra sociedad.

Correspondera entonces dilucidar algunas cuestiones acerca del lugar que ocupan los ar-chivos en esa cadena es decir, del papel que juegan en el desarrollo de la cultura. Desde qu

perspectiva deben ser considerados piezas de ese conjunto de componentes que, a manera deideas, de enseanzas, de conocimientos y ms an, de relaciones sociales y simblicas, aseguranestructuralmente el mantenimiento, la renovacin o la reproduccin de ese sistema de representa-ciones que conocemos como cultura.

13 Jacques Derrida, Mal de archivo: una impresin freudiana, Madrid, Editorial Trotta, 1997, p. 11.


El trmino cultura en su significacin filosfica, como realizacin del espritu humano, o,como la definiera Marrou, forma personal de la vida del espritu, ha sido constante objeto debsqueda por delimitar su esencia la cual en principio, se restringe a la actividad humana.

Esto hace que el pensamiento se plantee en cuanto a la cultura algunos problemas

bsicos como la relacin o interaccin entre el sujeto productor de cultura y el objeto producidocomo acto cultural, y es en este sentido que la cultura remite en ltima instancia, a una reflexinsobre el hombre, tanto en el quehacer como en el pensar y el transmitir.

La reflexin humana no puede ser objetivada si no es a travs del discurso que, a fin decuentas, es el vehculo natural de la cultura en tanto se concibe como una preparacin para la vidaen sus diversos aspectos y a partir de las tcnicas cognitivas y persuasivas que lo integran.

El discurso entendido como estructura verbal, es la forma en que se hace objetiva la culturay se transmite; el pivote de la vida social en tanto constituye la esencia manifiesta del pensamientoy de la accin, del rito y la imaginacin, de la estructuracin y de la promocin y movilidadsociales, de la relacin poltica y econmica entre los individuos, en fin, de todas aquellas manifes-taciones humanas que pudieran entenderse como portadoras de valores.

Y es entonces cuando el discurso adopta una posicin por dems trascendental en el desa-rrollo cultural de los pueblos, y no puede ser de otra forma en tanto constituye el vehculo de

creacin, recreacin y transmisin de los valores culturales. Y es as que el discurso a su vez, sedefine y materializa como un conjunto de signos, de sentidos, como un sistema de efectos sobre elpensamiento y la conducta de los individuos y los grupos sociales; el discurso es no slo aquelloque manifiesta una accin sino que, en una interaccin bsica, tambin la produce, la construye, larecrea, la transmite y reproduce.

Los signos que dan concrecin al discurso son a su vez plasmados, materializados, conser-

vados y transmitidos a travs del documento que se define en este sentido, como una representa-cin de la accin volitiva de la humanidad, como una manifestacin del pensamiento y la voluntadde los individuos en aras de la consecucin de objetivos.

Es as que el documento, entendido como la materializacin del discurso que interactacomo pieza clave en el desarrollo cultural, no puede ser concebido sino a partir de un sistema,perfectamente estructurado, de signos relacionados de tal forma que constituyen un cuerpo inte-


ligible de pensamientos, de palabras, de ideas, de acciones, en fin, de todo aquello que permiteentender un contenido especfico.

As como no podramos entender un documento en idioma ajeno si antes no aprendemos elsignificado de cada uno de los signos que lo conforman y su relacin con los dems, tampoco

podramos entender un documento en el cual las letras, las palabras y las relaciones entre lasmismas, no obedecieran a un sistema preestablecido que, a manera de sintaxis, de ortografa, degramtica en general, se impone como la normatividad que rige al discurso mismo y por supuesto,otorga la posibilidad de hacerlo comprensible a los dems.

Es as que un documento, discurso materializado, lleva en s de manera tcita, casi natural,pero fundamental, un conjunto de normas, de relaciones evidentes; un contexto que no se enuncia

pero se conoce, de reglas que se han venido acumulando a travs del tiempo y que han pasado aformar parte de ese todo que constituye el lenguaje.

El documento, fragmento inteligible de lenguaje, requiere pues, para su total comprensin ycabal concepcin, conservar ntegramente el conjunto de signos que lo conforman y conservar,tambin ntegramente, el conjunto de relaciones que se dan entre esos signos para, de esa manera,representar realmente una voluntad y no otra; representar ideas coherentes y no solo fragmentos depensamientos que indican parcialmente las ideas y personalidad de sus creadores. No podemos ni

debemos pensar en un discurso, en un documento, como una coleccin de signos sin relacin, sinuna coherencia mnima que habla de la organicidad y de la sistematizacin que entre ellos se contiene.

De esta manera, en medio de relaciones que se dan de manera natural entre los signos, losdocumentos se crean y se transmiten y manifiestan las ideas que dan coherencia a un doble cono-cimiento: el contenido en s del mismo y la relacin tcita que envuelve a los signos que lo confor-man, lo que aparentemente no es un dato significativo (salvo para algunos especialistas), pero que

representa en s todo un contexto de diversa ndole: normativo, histrico, filolgico, estructural,en fin, arqueolgico en el sentido de que, a partir de l, se pueden restablecer, como dira Foucault,las configuraciones que han dado lugar a diversas formas del conocimiento emprico.14

14 Michel Foucault, Las palabras y las cosas: una arqueologa de las ciencias humanas, Mxico, Siglo XIX editores, 1998, p. 7.


Entonces, el valor cultural del documento no solamente se refleja en el contenido expresodel mismo sino en todo aquello que se lee a veces entre lneas y que da elementos para un msamplio y profundo conocimiento de ese contenido.

Cuando hablamos de archivos, la lgica no puede ser distinta si pensamos en stos como los

repositorios de esa documentacin que emana de una voluntad, individual o colectiva, en aras deobjetivos especficos.

Los archivos entonces, no como formacin voluntariosa sino natural, como una forma deacumulacin orgnica que en principio nos hablan de actitudes y actividades concretas y finalmen-te de testimonios e informacin histrica son, en ese mismo sentido, conjuntos orgnicos queguardan asimismo, esa relacin discursiva contenida en los documentos y que, como apuntamos,

son parte fundamental del desarrollo cultural.Los archivos guardan documentos y con ello solamente, habra motivo para considerarlos

parte relevante del patrimonio cultural de una sociedad cualquiera. Sin embargo, los archivos,entendidos como conjuntos orgnicos de acumulacin natural, de relaciones estructurales entresus componentes, de coherencia interna basada en un ordenamiento lgico y espontneo, quesurge de la estructuracin misma de quien los crea o acumula, aportan un doble conocimiento a lasociedad y por lo tanto al sustento que la cultura necesita para desarrollarse y ofrecer un conoci-

miento profundo y amplio de s misma.Por una parte, los archivos, y me refiero concretamente a los histricos, en primera instan-

cia, como acervos documentales, son depositarios de datos y conocimientos que sirven a la socie-dad para buscar soluciones a preguntas emanadas de esa inquietud social que requiere un mayorconocimiento acerca de su identidad, como un elemento bsico para desarrollar sus capacidades.Es un tanto lo que dice Marc Bloch refirindose a la historia, cuando habla de que cito de

memoria la incomprensin del presente nace fatalmente de la ignorancia del pasado.Pero el archivo no solo es eso, acopio de datos siempre listos para que el investigador social

construya con ellos el conocimiento histrico. El archivo histrico es tambin conocimiento en s ypor s mismo, es un conjunto de elementos estructurados que adquieren valor precisamente encuanto se mantiene esa estructura unida, en la que las relaciones entre las partes conforman unelemento ms, adicional, el ms valioso, cuyo desentraamiento requiere a su vez de un proceso de


investigacin social y que aporta a cambio, referencias obligadas tales como el contexto, la estruc-tura administrativa y sus transformaciones a travs del tiempo, los personajes y funciones realiza-das, as como las competencias que cada una de las partes de la administracin realizan y hanvenido realizando, y muchos otros elementos ms que sirven para conocer de mejor manera a esas

instituciones que inciden en el desarrollo de la sociedad en sus mltiples aspectos.El orden de los documentos, y quiero recalcar esta idea, es el elemento bsico para conside-

rar al archivo como tal ya que es dicho nuevamente en palabras de Foucault refirindose alorden: a la vez, lo que se da en las cosas como su ley interior, la red secreta segn la cual se miranen cierta forma unas a otras, y lo que no existe a no ser a travs de la reja de una mirada, de unaatencin, de un lenguaje.15

Entonces, el orden de los elementos del archivo, constituye un dato ms, el ms importante,en tanto le da su razn de ser al archivo y lo hace diferente de otras agrupaciones documentalescreadas al capricho y voluntad y sin un orden natural y orgnico entre sus componentes sinoartificial, voluntarioso, inorgnico.

El archivo es sin duda alguna, un componente ms de la estructura cultural de una sociedad,en la cual interacta en dos sentidos; aportando datos a quienes se encargan de estudiar a lassociedades en sus diversas vertientes y, aportando y esto para m es lo ms importante un

conocimiento vlido en s mismo, una interpretacin de la sociedad en su conjunto, a travs delorden expresado en los documentos y de las relaciones que mantienen entre s estos mismos ascomo, pensando ms ampliamente, de las relaciones que mantienen entre s los diversos archivosencargados de dar coherencia al conocimiento de las instituciones.

Resumo pensando en la sistematizacin que se tiene que dar a distintos niveles para hacercoherente el conocimiento en tanto, como mencionbamos al principio, existe una cadena en la

cual cada uno de los eslabones tiene una funcin especfica y el conjunto entrelazado sera lacultura sin ms, producto a su vez del contenido de cada uno de esos eslabones y de la forma enque stos se relacionan entre s.

15 Foucault, Las palabras y las cosas..., p. 5.


Los archivos, al igual que el discurso y que el documento, son un factor cultural, eseingrediente que permite a las sociedades buscar en las entraas de s mismas para recuperar elsentido de identidad sin el cual no es posible el entendimiento retrospectivo ni el desarrollo ulterior.

Los archivos histricos son pues, esa parte del engranaje social que a travs de la cultura se

encarga de aportar los elementos necesarios para sustentar y fundamentar el conocimiento de lasociedad a travs de sus instituciones.

El archivo como proceso

Finalmente, es necesario plantear la idea del archivo ya no solo como memoria, como orden y como

cultura, sino como un proceso que vincula a los elementos que intervienen en su formacin a lolargo del tiempo, los relaciona y produce ese conjunto orgnico con una determinada historicidadque requiere rescatarse para darle su verdadera y total identidad.

De esta manera el archivo se concebira como una sucesin de etapas, de momentos que ledan ciertas caractersticas y prolongan su valor a lo largo de las mismas. Los archivos as, tienenvarias etapas que definen su funcin especfica y su valor ante las instituciones y la sociedad.

Como todo concepto, el de archivo es una conjuncin de elementos que se ubican como

integrantes de un todo, de un cuerpo cuyas partes desarrollan funciones especficas que dan a finde cuentas la idea de conjunto, de organicidad. As tenemos por supuesto que en el concepto dearchivo confluyen varios elementos: materia documental, la forma u organizacin documental, elservicio o la finalidad inmediata del archivo, las relaciones entre los documentos de que nos hablaLodolini. Pero habra que aumentar a estos elementos, a estos componentes, el de la sucesin en eltiempo, el de las diversas formas de estructuracin que el archivo ha venido desarrollando o

desarroll a lo largo de su existencia.Esto es, como dice Jacques Derrida, pensar en el archivo a partir de su origen an etimolgico;

el archivo como arkh que en s y ms an como concepto, abriga la memoria del nombre, es decir,el aspecto ontolgico y nomolgico del concepto archivo: lugar, inicio y mandato. Lugar en elsentido fsico pero no slo en el aspecto de seguridad fsica del soporte y del depsito sino laseguridad y competencia hermenutica, es decir, la capacidad de interpretacin no slo del docu-


mento o documentos, sino del archivo en s y en su conjunto. Se entiende as, el aspecto fsico delconcepto, como lugar con significado, con capacidad de hacer o de consignar la ley y por tanto, deadministrarla.16

Tendramos tambin que plantear el trmino archivo sobre todo como inicio, como co-

mienzo, ya que un inicio implica en si la posibilidad de un desarrollo.Y es que el hablar de archivo como principio plantea necesariamente la posibilidad de un

origen, de un momento, de un espacio temporal que requiere para un cabal entendimiento a travsdel tiempo, una secuencia, una serie de momentos posteriores al origen que dan sentido total alproceso de creacin y acumulacin documental.

Y como en todo proceso, para su mejor entendimiento, se requiere de una periodizacin,

de una divisin en etapas, en edades, que ayuden a entender de mejor forma el papel que jueganlos documentos y el archivo en su totalidad en cada una de ellas y, finalmente, en el proceso de lainformacin.

De esta manera, el archivo se concibe como una sucesin de etapas, de momentos que ledan ciertas caractersticas y prolongan su valor a lo largo de las mismas. Los archivos as, definensu funcin especfica y su valor ante las instituciones y la sociedad.

Considero, atendiendo a estas caractersticas, que es preciso ir siempre un poco ms all en

cuanto a la concepcin del archivo.Podramos pensar entonces en el archivo como un proceso de formacin natural de docu-

mentos cuyos lmites, formas y discurso, estn delineados y en cierto modo, dispuestos, a partir dela existencia misma de las instituciones, de la forma en que stas se estructuran y plantean susrelaciones internas y su vinculacin con entidades externas.

Se trata de pensar en el archivo ya no solamente desde un aspecto formal y material,

tampoco y mucho menos a partir de una utilidad, ni siquiera a partir de la informacin que dehecho proporciona. Se trata de pensar en el archivo como un proceso en donde varios momentosintervienen, varios factores se suceden, de tal forma que podamos, a la manera de Foucault,observar los desplazamientos y las transformaciones del archivo, la historia de sus diversos campos

16 Derrida, Mal de archivo..., p. 10.


de constitucin y de validez, de sus sucesivas reglas de uso, y ubicarlo dentro de un esquema deunidades arquitectnicas para ubicar sus influencias, sus continuidades culturales, sus coherenciasinternas, sus cadenas deductivas, en una palabra, su estructura como un todo unitario que sedesplaza a lo largo del tiempo. 17

El concepto propio y particular de cada archivo siguiendo las ideas de Foucault obedecea ciertas reglas de construccin formal que definen su configuracin interna, los modos de relacionesy de interferencia y refleja adems las caractersticas de una poca determinada as como el origen ysu alcance cronolgico; y pensando de esta manera, lo que podra considerarse ms importante encuanto a la formacin discursiva, es la forma en que sus diferentes elementos se hallan en relacinunos con otros lo que, finalmente constituye un sistema de formacin conceptual.18

Desde este punto de vista es importante analizar el desarrollo de esos conceptos de archivo,sus desplazamientos y transformaciones, la historia de los mismos a travs de sus campos deconstitucin, de sus reglas sucesivas de uso y de los medios tericos donde su elaboracin se harealizado y acabado.

Todo esto, con el fin de obtener el mayor nmero de elementos que nos permitan establecerlas etapas en que el conocimiento se ha ido estratificando, en que el concepto, como formulacinverbal de ese conocimiento, se ha ido estructurando a partir de un entorno espacial y temporal y

que a fin de cuentas es el reflejo objetivado de las circunstancias y a su vez las influye determinandoas el desarrollo de lo conceptualizado.

En archivstica considero que esa tarea de revisin y anlisis histrico de los conceptos,empezando por el de archivo mismo, es un campo casi virgen que nos permitir, a medida en quese avance, comprender de mejor manera la forma en que se ha ido estructurando el conocimientoarchivstico y los momentos de variaciones y alteraciones que han provocado rupturas en el desa-

rrollo lineal y que, de una u otra manera, nos permiten entender lo que somos y por qu lo somos.Siguiendo ese mismo esquema, desarrollado por Foucault en la Arqueologa del saber, con-

sidero que podra plantearse la conceptualizacin y el conocimiento pleno del archivo como pro-

17 Foucault, La arqueologa del saber..., p. 4.18 Ibid.


ceso de formacin natural, a partir de tres elementos que lo ubicaran en un contexto fundamental,de la descripcin intrnseca de s mismo y con el exterior, que lo limita en un tiempo y espaciodeterminados.

Es decir, habran que tomarse en cuenta los siguientes elementos para el anlisis y determi-

nacin del archivo como proceso:19

1. El archivo desde sus relaciones intrnsecas, es decir ese espacio colateral, asociado,adyacente, formado por elementos que constituyen parte del mismo grupo.

Lo que forma un grupo o una familia de enunciados (en este caso podramos decir deelementos constitutivos del archivo como pueden ser los documentos mismos) son las reglas detransformacin o de variacin, del mismo nivel, que pueden convertir a la familia como tal en un

medio de dispersin y de heterogeneidad, justo lo contrario de homogeneidad.Un enunciado, una familia de enunciados, una formacin discursiva, segn Foucault, y un

archivo agregaramos nosotros se define por lneas de variacin inherentes o por un campode vectores que se distribuyen en el espacio asociado: es el espacio como funcin primitiva, o elprimer sentido de regularidad.

2. El archivo en su relacin con otros archivos, se trata de un espacio correlativo, es elorden discursivo de enunciados. En este sentido, podramos entender que el archivo es de igual

manera, un orden discursivo de los emplazamientos o posiciones de sujetos, de objetos y deconceptos en una familia de archivos. Es decir, se trata de entender el archivo no como sujeto uobjeto aislado sino en relacin con otras, aparentemente distintas, formaciones documentales condiversas construcciones que si bien tienen sus propias particularidades, de alguna manera puedenenlazarse entre s para darle un sentido total a ese proceso de estructuracin documental. Enten-der pues que cada una de las partes integrantes de un archivo puede estar perfectamente relacio-

nada con las de otro archivo y a su vez, ese archivo ser parte de otro proceso ms amplio deformacin e integracin documentaria.

Como dira Foucault refirindose al enunciado: un mismo enunciado puede tener variasposiciones, varios emplazamientos.

19 Esta visin est basada en la obra de Gilles Deleuze: Foucault, Barcelona, Paids, 1987, 172 pp.


3. El archivo como espacio complementario o de formaciones no discursivas por ejemplo,instituciones, acontecimientos polticos, prcticas y procesos econmicos.

Una institucin implica enunciados entendidos en este caso, como documentos, por ejem-plo, una constitucin, una carta, contratos, inscripciones y registros. Y a la inversa, los enunciados

remiten a un medio institucional sin el cual no podran formarse ni los objetos que surgen en taleslocalizaciones del enunciado, ni el sujeto que habla desde tal.

Se trata de establecer las relaciones discursivas con los medios no discursivos, que no soninteriores ni exteriores al grupo de los enunciados, sino que constituyen el lmite del horizontedeterminado sin el cual tales objetos de enunciados no podran aparecer, ni tal emplazamiento serasignado en el propio enunciado.

En este sentido tendramos que acercarnos al planteamiento del contexto no discursivo, esdecir, acercarnos al contexto fundamental, para nosotros como archivistas, de la institucin quepermite no slo la creacin o formacin discursiva traducida en documentos sino la forma en quese entretejen esos documentos y las formas de estructuracin que los mismos adoptan, ya no en suinterior sino en el contexto mismo en el cual y para el cual son creados. Por supuesto que aqucabra tambin la posibilidad y la necesidad de analizar el acontecer mismo, las prcticas polticas,econmicas, jurdicas que dan sentido y espacio a la institucin y por lo mismo, tambin a las

formas de agrupacin de sus contenidos. La institucin como posibilidad de movimiento perotambin y fundamentalmente, de contexto.

Aqu cabra una acotacin en el sentido del archivo no slo como estructura es decir, noslo como relacin con la existencia de modelos y realidades denominadas estructuras, sino enrelacin con la posicin y el estatuto que le corresponden en dimensiones que presumiblementepudieran no estar totalmente estructuradas.

La estructura es proposicional, tiene un carcter axiomtico asignable a un nivel bien deter-minado, forma un sistema homogneo mientras que el archivo, entendido como conjunto de enun-ciados y como enunciado mismo, es una multiplicidad que atraviesa los niveles, que cruza undominio de estructuras y de unidades posibles y hace que aparezcan, con contenidos concretos, enel tiempo y en el espacio.20

20 Ibid., p. 41.


Sera necesario concluir que todo proceso que conlleva a la formacin del archivo estdeterminado por una serie de elementos, de circunstancias, de otros procesos que no solo estable-cen su desarrollo mismo sino la forma en que se realiza ese proceso y ms aun, su sentido, es decir,su origen y su destino.

En este aspecto, habra que hacer alguna anotacin en cuanto al sentido del proceso deformacin archivstica y de la archivstica en s, en tanto que para sta ltima como ciencia odisciplina, el sentido sera entonces no el conjunto, no la agrupacin sino el proceso mismo, esdecir, el trnsito, la formacin en si, entendida como la posibilidad de ser a partir de los elementoscaractersticos que los formalizan y tambin, de alguna manera, los interpretan, es decir, le danesencia y sentido.

El sentido mismo del proceso es otro de los cuestionamientos que al respecto interesan,hacia dnde se dirige el proceso?, el proceso puede establecer un desarrollo pero, en qu senti-do?, dnde se inicia y dnde termina el proceso as como cules son las etapas y si stas puedenestablecerse de manera general o son particulares y especficas en cada uno de los procesos deformacin documental que constituyen el archivo?

De esta manera tendramos que replantear asimismo la posibilidad de investigacin archivsticapues se tratara de plantear como objeto de estudio el sentido mismo de ese desarrollo, de ese

proceso, a partir de los elementos que lo formalizan, a partir de las relaciones que se establecen ydel contexto mismo que lo envuelve.

Y por supuesto, en este aspecto formal, ser necesario trabajar en cuanto a la formulacinde los elementos y de la forma en que stos debern disponerse para presumir la existencia de unarchivo como proceso y como formacin documental.

Resumiendo, el archivo como proceso, surge a partir de ciertas condiciones especficas, de

un contexto, estructurado o no, que le da sentido, forma y esencia, de ciertas prcticas que lomoldean y a su vez son moldeadas por el archivo. El archivo debe verse pues desde este aspecto,como una constante interrelacin consigo mismo y entre sus diversos elementos constitutivos, conotros archivos como parte de una totalidad que se limita desde sus propias condiciones y caracte-rsticas y, finalmente, con el contexto, no necesariamente documental ni discursivo, ms bieninstitucional y de prcticas polticas, econmicas y de otra ndole, que le dan sentido y esencia.


Esto tal vez pueda o ms bien deba llevarnos a un replanteamiento de algunas de las ideasy principios que han venido rigiendo nuestra disciplina, tal vez y esto solamente lo dejo apunta-do podra llevarnos a la total consecuencia del principio de procedencia y orden original o porotro lado, a una reformulacin del ciclo vital del documento, ahora en un ciclo vital de los archivos.

Conclusiones

Memoria mediata e inmediata con satisfaccin de afanes institucionales y culturales; ordenamientonatural regido por la institucin que produce y acumula la documentacin, y proceso de acumula-cin natural y original, son factores que hacen del archivo una entidad histrica en s misma y por

tanto cultural, un sujeto histrico con la caracterstica particular de ser, adems de historia, laobjetivacin misma de la historia, es decir, la manera en que los actos humanos se manifiestan y serenen a partir de discursos y documentos para formar, finalmente al archivo como entidad culturalsusceptible de producir conocimiento vlido por s mismo.

Como vemos, el concepto de archivo es una suma de elementos que hacen posible la visinintegral como un conjunto documental con caractersticas especficas de formacin y acumulacinoriginal, que le dan sentido y esencia al archivo y adems objeto y finalidad de ciencia a su estudio.

La archivstica viene a ser por tanto, un conjunto de conocimientos que se sustentan no soloen las especificaciones de un pasado histrico sino adems en un presente administrativo, lo quele confiere una doble perspectiva de estudio, de tratamiento y de razn de ser o utilidad comoparte de una justificacin social a su existencia. La archivstica entonces estudia cuestiones no solode inters histrico y cultural sino de planteamientos inmediatos y de orden prctico como es laadministracin misma.

Sin embargo, y a pesar de la diversidad en ese sustento que le da sentido y razn de ser ala archivstica, el planteamiento de la misma como un proceso, como un ciclo de vida, como uncontinuo, la acercan a la categora de ciencia en tanto se desarrolla como una forma de construc-cin y reconstruccin en su caso, de los elementos que en su conjunto formalizan un conocimientode las sociedades y ms especficamente de las instituciones a partir de los documentos que las


integran y sobre todo, de la forma en que se configuran e interrelacionan entre s para formar eltodo que constituye ese archivo.

Adems, la perspectiva administrativa, inmediata, hace partcipe a la archivstica de losaportes que se pueden y deben hacer a una sociedad para desarrollar formas adecuadas a fin de

cumplimentar las necesidades de administracin, de gestin para una mejor administracin y en lassociedades democrticas, de transparencia y acceso a la informacin para el ciudadano.

En este tenor podemos concluir pues, que la archivstica, con sus dos aportes fundamenta-les, a la administracin y a la historia, constituye no solo una forma de aportar servicio a lasociedad como tradicionalmente se ha venido delineando y cuyo sentido y esencia es precisamenteese, el servir de informacin a una sociedad vida de ella, sino que ms an, la archivstica es y se

constituye cada vez ms como una forma de conocimiento, como una forma de acercarse al pasadoy al presente de las instituciones y por tanto de la sociedad misma, de la humanidad para contribuiras como un conocimiento cientfico que se construye a partir de una serie de elementos tericos,metodolgicos, tcnicos, para arribar a la esencia de su ser, al esclarecimiento de un orden que seda de manera natural en tanto existe una institucin con estructuras, funciones, competencias yacciones concretas que se muestran en documentos y en su caso, a la reconstruccin de ese mismoorden cuando por alguna razn, entre mltiples, se hubiera perdido.


2E

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A manera de introduccinLos conceptos y los trminos

Los conceptos en primera instancia, los pensamos como la relacin mental que se establece entre

la realidad y la representacin que de una forma u otra se obtiene de esa realidad, expresadamediante el lenguaje.

En este sentido el concepto es una idea que representa, construye o forma el entendimientoespecialmente por la va de la observacin lo que, aplicado a nuestro objeto de estudio que son losarchivos, dara por resultado una serie de juicios y opiniones que con base en la prctica cotidianade la archivstica se determinaran mentalmente y manifestaran verbalmente a partir de las circuns-

tancias concretas que se viven en cada una de las unidades de acopio documental que son nuestrosarchivos.

Esto ltimo sera otra limitante para lograr esa terminologa comn tan buscada y a vecesrebuscada en nuestro medio ya que las condiciones especficas determinan a fin de cuentas larealidad que se produce en un mbito especfico y siguiendo estas ideas, cada archivo tiene supropia realidad concreta y por lo mismo, a partir de ella, su propia visin terica, su propiametodologa y an ms, sus propios conceptos.

De esta manera, la forma en que se realizan las actividades archivsticas en Mxico, enEspaa, en Francia, en Estados Unidos o en Canad, son tan distintas que no podemos pensarnecesariamente en la adopcin de una misma y concreta metodologa ni en una misma nocinterica ya que stas se desarrollan a partir de los elementos, condiciones, herramientas y recursoshumanos destinados a las tareas propias de los archivos.

Siguiendo con los conceptos a partir de los cuales se estructura cualquier forma del pensa-

miento y cualquier disciplina, cientfica o no, es muy conveniente distinguir entre ste (el concepto)que es el contenido significativo y la palabra, que es un smbolo de significaciones mediante el cualse denominan los conceptos. Sin embargo, debemos entender que no se superponen totalmente elcontenido y el smbolo ya que existen palabras vacas de sentido, conceptos sin palabra adecuaday signos diversos a las palabras (los nmeros, los smbolos, etctera).


Tambin cabe distinguir entre concepto y objeto: ambos se hallan en una correlacin inten-cional y esta distincin obliga a otra: fijar el objeto tal y como es en s (objeto material) y tal comoes representado en el concepto (objeto formal).

Uno de los problemas centrales respecto al concepto es el de la determinacin de su natu-

raleza. Se subrayan dos de las respuestas posibles: La que sostiene que el concepto expresa laesencia de la cosa (Scrates, Platn, Aristteles, Epicuro, Santo Toms, Descartes, Espinoza, Kant,Hegel y Husserl, entre otros) y la que considera el concepto como un signo referido a travs de lasignificacin, al objeto (estoicos, Abelardo, Pedro Hispano, escolstica del siglo XIV, Occam,empirismo, neocriticismo, Frege y Carnap).

De todo esto derivamos nuevamente la importancia de la terminologa dentro de nuestro

objeto de estudio puesto que si un trmino no es el apropiado o no est lo suficientemente arraigadoy generalizado para hacerlo de un comn entendimiento, podr resultar que las labores que serealicen a partir de esta terminologa seran tan variadas como variada fuera la forma de entender lasacciones dictadas por esa terminologa. Sin embargo, si el problema slo es de trminos, de signi-ficacin en las palabras, es decir de semntica, esto se podra resolver mediante la elaboracin de uncatlogo de trminos y sus equivalentes de acuerdo con las diversas realidades, de tal forma que sebuscara solamente una adecuacin a la realidad especfica que se vive.

Cuando hablamos de conceptos, el problema se agudiza ya que si adoptamos una posicinesencialista estaremos entrando a situaciones de ms fondo pues en el concepto podra estarprecisamente la esencia de las cosas, y aun ms, como deca Aristteles, el nombre puede ser elarquetipo de las cosas; expresado a la manera de Borges diramos recordando el extraordinarioAleph: Si como el griego afirma en el Cratilo, el nombre es arquetipo de las cosas, en el nombrede rosa est la rosa y todo el nilo en la palabra Nilo.

Es as que, parafraseando a Borges, diramos que las diversas actividades de la archivstica seencuentran en los trminos que se emplean para designarlas y si para una misma labor utilizamosdiversas palabras o diversos nombres, estaremos entrando en una confusin ya no solo semntica sinoconceptual lo que provocara serios problemas en la concepcin de la archivstica como ciencia.

Recordemos que el conocimiento que se produce a partir de la ciencia, tiene necesariamentecuatro niveles:


a) el nivel terico que es la explicacin general de algo, la forma de concebir y pensar una realidad

y la estructuracin que se hace de ese pensamiento.

b) el nivel metodolgico que es el camino por el cual se llega al conocimiento, las diversas etapas

o fases de la actividad cientfica que conducen a la produccin intelectual.

c) el nivel tcnico o instrumental, la utilizacin de las herramientas adecuadas para alcanzar los

objetivos de nuestra actividad cientfica tales como el uso pertinente de las palabras o de

categoras apropiadas y adecuadas.

d) el nivel epistemolgico que es una revisin de segundo nivel a partir del comportamiento ante

la produccin cientfica, una reflexin sobre el conocimiento en lo que respecta a la forma en que

ste se produce, ms concretamente, cul es la relacin entre sujeto y objeto en la produccin

del conocimiento.

Pensando as la situacin que ahora nos ocupa, podremos concluir en este sentido que estosniveles para llegar al conocimiento cientfico, deben de estar debidamente relacionados de talmanera que cada uno de los niveles se correspondan con los dems. Es as que lo terico deberelacionarse correctamente con lo metodolgico y ste a su vez, con lo instrumental para poderlograr un ejercicio epistemolgico que encuentre apropiada la relacin entre el sujeto que conoce

y el objeto que es susceptible de ser conocido.Si no existe tal coherencia entre estos niveles, podremos decir que algo no est funcionando

en la produccin cientfica o simplemente no se est dando la posibilidad de establecer las correctasrelaciones entre las palabras y los conceptos, por ejemplo, la teora y la forma de concebir larealidad, las tareas que la realidad provoca y los mtodos que se utilicen para cumplimentarlas, enfin, las tareas, en este caso archivsticas, sern solamente producto de ciertas necesidades especfi-

cas de acopio y mantenimiento de informacin que le darn un carcter de tcnicas empricas,prcticas que ni siquiera llegaran a constituir una praxis.

Sin embargo, si logramos compaginar esos distintos niveles de los que hablamos, la teora yla prctica sern una forma homognea de ver y analizar la realidad denominando las cosas por sunombre que ser universalizado de tal manera que ah si, podamos decir que el nombre es arque-tipo de la cosa; dicho de otra manera, que cuando hablemos de archivos, de fondos, de coleccio-


nes, de documentos, en fin, de todo aquello que constituye nuestra realidad cotidiana de archivistas,estaremos seguros de que alguien, en algn otro lado es capaz de entendernos, y que a pesar delos idiomas podemos ser capaces de establecer el dilogo tan necesario en la vida de todo conoci-miento que se precie o que aspire a ser cientfico.

La terminologa archivstica

Schellenberg deca que el mayor impedimento al que se enfrenta la metodologa archivstica es lafalta de uniformidad terminolgica. Deca igualmente, que existe una gran tendencia entre lospracticantes de una nueva profesin a crear trminos que tengan muy elevada significacin espe-

cializada. Y si, adems aade le falta algo de acadmico o sustancia cientfica a la disciplina deque se trate, surge entonces una tentacin mayor para desarrollar no slo trminos con significa-cin especializada sino de significado tan obscuro que nada ms proporcionar una ilusin deprofundidad.

A la profesin archivstica, aunque relativamente nueva (esto lo escriba Schellenberg en1954), no le falta sustancia cientfica o acadmica y en contra de la costumbre, se ha tratado deevitar el desarrollo de una terminologa especializada. Pero para el mismo uso de trminos comu-

nes, frecuentemente los archivistas se acercan a la obscuridad en su literatura profesional.1

Sin embargo, el problema se extiende con respecto a la cuestin terminolgica en tanto queuna disciplina o ciencia, sea cual fuere, necesita tener como vehculo de expresin un lxico comnpara conseguir un entendimiento correcto. Antonia Heredia dice al respecto que es preciso contarcon trminos claros, exactos, que respondan a conceptos universales en materia de archivos. Pero,dice Heredia, se est muy lejos de alcanzar esta situacin ya que el problema no slo son las

denominaciones que podran salvarse con una tabla de equivalencias o un glosario comnsino que tambin son los conceptos, algunos de ellos fundamentales, los que no ponen de acuerdoa la generalidad de los archivistas mundiales. Es pues la archivstica, una tarea tradicionalmenteemprica, prctica, que pocas veces se intenta teorizar.2

1 Schellenberg, T. R., Archivos modernos: principios y tcnicas, Mxico, SG-AGN, 1987, p. 37.2 Heredia, Antonia, Archivstica General, teora y prctica, Sevilla, Diputacin Provincial de Sevilla, 1987 p. 165-166.


Y esto es muy comn en cualquier disciplina que pretende llegar a niveles cientficos ya quela visin que se tenga de los problemas planteados ir adquiriendo una mayor solidez en tanto losmtodos y la concepcin de los diversos elementos de anlisis, vayan desarrollndose a partirprecisamente de una praxis, es decir, de una prctica racionalizada, posterior a un momento

terico de reflexin y anlisis de la realidad, en busca de su teorizacin y adopcin universal dentrode la disciplina.

De esta manera, podramos plantear en principio los siguientes esquemas tericos para unacomprensin del porqu esta problemtica terminolgica dentro de la actividad archivstica.

Cualquier anlisis que se haga sobre algn tema especfico, deber partir de la perspectivaque se tenga conforme a una concepcin terico metodolgica, determinada generalmente por las

condiciones que se viven o por los conceptos que se aprenden y se reproducen.Los diversos niveles de la produccin intelectual se interrelacionan de manera estrecha, a tal

grado que la clarificacin entre ellos, conlleva a una determinada caracterizacin del trabajo producido.Si hablamos del nivel terico, metodolgico y tcnico, veremos por ejemplo que la

teora y la forma de pensar un problema, conllevan una metodologa, o sea, una forma de hacer,que a su vez dictar las herramientas idneas que debern utilizarse en la produccin del conoci-miento o de tcnicas para instrumentalizarlo.

Toda realidad produce un conocimiento, pero ste no siempre es susceptible de ser captadode la misma manera por todos aquellos que lo aprehenden.

Es as que la realidad en ocasiones va a marcar la pauta para la conceptualizacin de losdiversos segmentos del saber; es a partir de una realidad que vamos a concebir todas y cada una delas cosas que con nuestros sentidos podemos captar en las diversas formas cotidianas de la exis-tencia. Sin embargo, si bien los conceptos surgen de una realidad, sta a su vez es susceptible de

ser modificada, o cuando menos influida en su forma, por el concepto mismo.Una experiencia puede dar pie a una teora y a partir de ella se puede abrir todo un campo

terico; por su parte, esa experiencia una vez teorizada, puede intervenir en otras realidades queinfluyen en el cambio y en la transformacin de una realidad, a travs de esa experiencia que yaconceptualizada puede difundirse, propagarse y reproducirse.


De esta manera es necesario que para actuar correctamente, exista una concordancia, unacoherencia entre lo que se piensa con lo que se realiza.

A tal grado es importante esta coherencia que podemos pensar que muchas de las actitudes,a nuestro juicio incompletas, equvocas o errneas, parten de una concepcin terica que funciona

de esa misma manera.Podemos afirmar an ms, que cuando falta una clarificacin en lo metodolgico, en la

forma de hacer, de llevar a cabo, en ese nivel intermedio entre lo terico y lo instrumental, esprecisamente porque falta tambin una clarificacin terica que fundamente las actitudes. Yendoms lejos podemos decir que si no existe una clarificacin terico metodolgica, difcilmente sehar uso de tcnicas y herramientas apropiadas para el quehacer que nos propongamos.

Ya decamos que a Schellenberg le preocupaba el hecho de que el mayor impedimento conque se enfrenta la metodologa archivstica es la falta de uniformidad terminolgica, de ah que enlas reuniones de archivistas se refleje constantemente esta preocupacin por remediar el problematerminolgico dentro de las tareas de archivo.3

De hecho esta problemtica se ha tratado de resolver desde los inicios de la archivsticaconcebida como una disciplina independiente de las otras ramas relacionadas con la informacin.

Intentos de unificacin terminolgica

En 1931, el Comit Consultivo Permanente de Especialistas de Archivo, se plante la unificacinterminolgica a nivel internacional y propuso la publicacin de un lexicon; el I y II CongresosInternacionales de Archivos (Paris 1950 y la Haya, 1953, respectivamente), hicieron suyo el tema.En Francia se discuti la cuestin en el Stage technique international d archives y mientras enAlemania, Heinrich Otto Meisner, insista en el problema, un Comit Internacional patrocinado porel Consejo Internacional de Archivos, trabaj de 1954 a 1963 para publicar el Elseviers Lexiconof archives terminology en 1964 en las ciudades de Amsterdam, Londres y Nueva York. Este

3 Schellenberg, op. cit.


diccionario segn Maygen Daniels provey las bases para una comparacin internacional detrminos de archivo ya que fue publicado en varias lenguas.4

Por su parte, el destacado terico de los archivos Sir Hilary Jenkinson, public en 1958 eltrabajo titulado: The problems of nomenclature in archives.

En Hispanoamrica, la Reunin Interamericana sobre archivos celebrada en Washington en1961 produjo varios glosarios de trminos archivsticos (entre los que destacan los de Carrera Stampa,Agustn Hernndez y Enrique L. Morales). En 1980 la Escuela Nacional de Biblioteconoma yArchivonoma (ENBA) edit un glosario de terminologa archivstica y de ciertas expresiones de admi-nistracin. En 1985 en Lima, se presenta un trabajo importante de Wilma Fung titulado precisamenteterminologa archivstica, para el Primer Seminario Nacional de Archivos Histricos.

La Sociedad de Archivistas Norteamericanos public su propio glosario de trminosarchivsticos en 1974, varios aos despus de un largo debate, bosquejo y revisin. Este glosariose titul: A basic glosary for archivists, manuscript curators and record managers, compilado porFrank B. Evans, Donald F. Harrison y Edwin A. Thompson. Las definiciones incluidas en eseglosario han sido ampliamente aceptadas como la base para la discusin de la terminologa archivsticaen Norteamrica y han sido el punto de partida para subsecuentes esfuerzos por definir trminosarchivsticos en Amrica. Desde la publicacin de este glosario dice Maygen Daniels muchos

archivistas han concluido que algunas de estas definiciones requieren ser revisadas y que algunostrminos adicionales deberan incluirse. As, profesores de archivstica y de administracin de do-cumentos y archivos y autores de textos bsicos, en consecuencia, han desarrollado sus propiosglosarios que revisan e incrementan el trabajo de 1974, de tal forma que a la fecha, podramosasegurar que ningn glosario puede ser considerado definitivo.5

En 1988, el Archivo General de la Nacin publica de Elio Lodolini un pequeo glosario

titulado: Terminologa archivstica.

4 Maygen F. Daniels, Introduction to archival terminology, en A modern archives reader national archives and recordsservice, Washington DC, 1984, p. 336.5 Ibid.


Un momento importante dentro de esta cuestin de nomenclaturas fue en 1984 cuando sepublica el Dictionary of archival terminology, producto de un equipo de trabajo integrado en 1977por Peter Walne de Inglaterra, Michel Duchein de Francia, Eckhart G. Franz de Alemania, AntonioMa. Arag de Espaa y Frank B. Evans de Estados Unidos. En este diccionario, algo de lo ms

universal que se tenga hasta la fecha en cuestin de trminos archivsticos, se incluyen 503 vocescuyas definiciones se dan en ingls y en francs con las equivalencias en otros idiomas: el holands,el alemn, el italiano, el ruso y el espaol.6

En 1993, el Grupo Iberoamericano de Terminologa Archivstica (Brasil, Cuba, Espaa, Mxico,Portugal) presenta el Diccionario bsico de terminologa archivstica y dos aos ms tarde, la Comisinde Terminologa de la Subdireccin de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura en Espaa, presenta

el Diccionario de terminologa archivstica, uno de los que a mi ver, es de los ms completos y que mejorse adaptan a las condiciones y caractersticas de la realidad archivstica de nuestro pas.7

Ms recientemente (2003) la Presidencia del Decanato del Instituto Politcnico Nacional,publica el Glosario de trminos del archivo histrico elaborado por una Comisin Especial delArchivo Histrico del IPN, digno esfuerzo que habra que tomarse en cuenta.8

Mencionaremos finalmente, la Compilacin terminolgica de Rousseau y Couture y por serel que mayor influencia debiera tener a nivel internacional, me referir al Glosario que acompaa

a la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ISAD-G) presentada en Sevilla en elao 2000 en el Congreso Internacional de Archivos por la Comisin Ad Hoc del Consejo Interna-cional de Archivos.9

6 International Council of Archives, Dictionary of archival terminology K.G. Saur, Mnchen, New York, London, Paris,editado por Peter Walne, compilado por Frank B. Evans, Francois-J.Himly y Peter Walne, International Council on Archives,1984, ICA Handbooks series, vol. 3, 226 pp.7 Ministerio de Cultura de Espaa, Diccionario de terminologa archivstica, Madrid, Subdireccin General de los archivosestatales, 1995, Normas Tcnicas 1.8 IPN, Glosario de trminos del Archivo Histrico, Mxico, IPN-Presidencia del Decanato, 2003, 122 pp.9 Versin final de la ISAD-G presentada durante el XII Congreso Internacional de Archivos efectuado en Sevilla, Espaa.Consejo Internacional de Archivos, ISAD (G), Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, Madrid, Ministerio deEducacin, Cultura y Deporte, 2000, 126 pp.


Todo esto se menciona para fundamentar, precisamente, la bsqueda de una clarificacinterica en cuanto a conceptos, para poder establecer mtodos y tcnicas instrumentales con lafinalidad de llevar a cabo los objetivos que como archivistas nos tracemos.

La archivstica adems, en su desarrollo, se ha ido vinculando siempre con otras disciplinas,

tales como la diplomtica, la paleografa, la biblioteconoma, por mencionar algunas, y por lomismo, sus conceptos no se han podido hacer universales, lo que en cuestiones prcticas se tradu-ce en confusiones o en maneras particulares de actuar.

Si pensamos en la archivstica como una ciencia, veremos que su meta es construir princi-pios tericos, metodolgicos y tcnicos para la ptima utilizacin de las fuentes documentales, quea su vez servirn para construir el conocimiento y las hiptesis de vida. Pero ms an, si pensamos

en la archivstica como la ciencia de los archivos, que no de los documentos, pensaremos que sumeta es construir esa misma serie de principios en aras de un conocimiento vlido por s mismo quees el conocimiento del archivo como forma de agrupacin documental orgnica cuya forma devincular cada uno de sus elementos implica en s el sentido y la identidad del conjunto.

En la archivstica hay un mtodo, conceptos y definiciones, existen campos de accin, esta-blecidos as como principios y normas que buscan extenderse y hacerse universales; hay un desa-rrollo evolutivo de la disciplina enfocado hacia lo cientfico, hay objetivos y metas, en fin, lo

suficiente para avanzar.Sin embargo, tal vez debido al poco

La archivística: Objeto e identidad

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