Karla Cabezas Esquivel PFG Finaluniversidad para la cooperacion internacional (uci) plan de gestiÓn...

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO: DISEÑO DE PÁGINA WEB PARA LA COMPAÑIA SPINEMED CR SA

KARLA REBECA CABEZAS ESQUIVEL

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

FEBRERO, 2011

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como

Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos

__________________________ Yorlenny Hidalgo Morales

PROFESOR TUTOR

_________________________ Lector 1

Edwin Mendieta

__________________________ Lector 2

William Gutiérrez

________________________ Karla Rebeca Cabezas Esquivel

SUSTENTANTE

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DEDICATORIA

Quiero dedicar este proyecto final de graduación a mi familia ya que sin su

apoyo, cariño y guía no hubiera llegado a ser la persona que soy.

iv

AGRADECIMIENTOS

Quiero agradecer a mi familia por estar siempre en todo momento mi vida.

Además a mis compañeros de maestría sobre todo a Karen, Mariela, Manuel y

Carlos y a los profesores que nos ayudaron en todo este proceso de

conocimientos.

Muy especialmente quiero agradecerle a mi mejor amigo y jefe Cristian Carrillo por

la confianza incondicional que ha depositado en mí y el apoyo que me ha brindado

en el desarrollo de mi maestría y de este proyecto en particular.

Gracias a mi tutora Yorlenny Hidalgo por su valiosa guía durante la formulación de

este proyecto, los lectores, los profesores de la maestría y todos aquellos que de

una u otra forma estuvieron conmigo en este proceso.

A todos muchas gracias.

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INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv INDICE v INDICE ILUSTRACIONES vii INDICE CUADROS viii INDICE DE ABREVIATURAS ix RESUMEN EJECUTIVO x INTRODUCCION .................................................................................................................. 1

1.1 Antecedentes ....................................................................................................... 1 1.2 Problemática. ...................................................................................................... 2 1.3 Justificación del problema .................................................................................. 3 1.4 Supuestos ............................................................................................................ 3 1.5 Restricciones ....................................................................................................... 4 1.6 Objetivo general .................................................................................................. 4 1.7 Objetivos específicos. ......................................................................................... 4

MARCO TEORICO ............................................................................................................... 6 2.1 Marco referencial o institucional ........................................................................ 6 2.1.1 Antecedentes de la Institución ............................................................................ 6 2.1.2 Misión y visión ................................................................................................... 7 2.1.3 Estructura organizativa ....................................................................................... 7 2.1.4 Productos que ofrece ........................................................................................... 8 2.2 Teoría de Administración de Proyectos ............................................................ 11 2.2.1 Proyecto ............................................................................................................ 11 2.2.2 Administración de Proyectos ............................................................................ 12 2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ........................... 12 2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto ............................................................................ 14 2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos .................................................... 14 2.3 Sitios y páginas web ......................................................................................... 15

MARCO METODOLOGICO .............................................................................................. 17 3.1 Fuentes de información ..................................................................................... 17 3.2 Métodos de Investigación ................................................................................. 19 3.3 Herramientas. .................................................................................................... 20

DESARROLLO .................................................................................................................... 22 4.1 Plan de Gestión del alcance .............................................................................. 22 4.1.1 Dentro del alcance: ........................................................................................... 24 4.1.2 Fuera del alcance: ............................................................................................. 25 4.1.3 Estructura de Trabajo ........................................................................................ 26 4.1.4 Verificación del alcance: .................................................................................. 32 4.2 Plan de gestión del tiempo ................................................................................ 37 4.3 Plan de gestión de costos: ................................................................................. 47

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4.4 Plan de gestión de recursos humanos: .............................................................. 50 4.5 Plan de gestión de comunicaciones .................................................................. 56 4.6 Plan de gestión de adquisiciones: ..................................................................... 60

CONCLUSIONES ................................................................................................................ 66 RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 68 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................. 70 ANEXOS .............................................................................................................................. 71

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ................................................................................. 71 Anexo 2: EDT ................................................................................................................... 73 Anexo 3: CRONOGRAMA .............................................................................................. 74

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama Spinemed CR SA ........................................................................ 7 Figura 2. Placa Cervical Blue Mountain ........................................................................... 8 Figura 3. Caja Cervical Ayers Rock .................................................................................. 9 Figura 4. Toraco lumbar Lox .............................................................................................. 9 Figura 5. Toraco lumbar Novataurus ................................................................................ 9 Figura 6. Toraco lumbar Mont Blanc ............................................................................... 10 Figura 7. Lumbar Intraspine ............................................................................................. 10 Figura 8. Pediguard ........................................................................................................... 10 Figura 9. Biológicos ........................................................................................................... 11 Figura 10. Tareas resumen del proyecto ....................................................................... 27 Figura 11. Actividades entregable 1 ............................................................................... 28 Figura 12. Actividades entregable 2 ............................................................................... 29 Figura 13. Actividades entregable 3 ............................................................................... 30 Figura 14. Actividades entregable 4 ............................................................................... 31 Figura 15. Actividades entregable 5 ............................................................................... 32 Figura 16. Horas de trabajo por actividad y responsable ............................................ 43 Figura 17. Cronograma ..................................................................................................... 44 Figura 18. Tracking Gantt ................................................................................................. 45 Figura 19. Estimación de costos por actividad .............................................................. 47 Figura 20. Estimación de costos totales ......................................................................... 49 Figura 21. Fechas de productos entregables ................................................................ 62

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ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1: Resumen para el desarrollo del marco metodológico ............................... 21 Cuadro 2. Involucrados y sus expectativas ................................................................... 22 Cuadro 3. Criterios de aceptación ................................................................................... 25 Cuadro 4. Verificación del alcance .................................................................................. 33 Cuadro 5. Descripción de actividades ............................................................................ 37 Cuadro 6. Identificación y descripción de recursos ...................................................... 41 Cuadro 7. Plantilla para solicitud de cambios en cronograma ................................... 46 Cuadro 8. Plan de recursos humanos, Roles y responsabilidades ........................... 51 Cuadro 9. Matriz de Roles, responsabilidades y funciones ........................................ 52 Cuadro 10. Competencias y autoridad ........................................................................... 54 Cuadro 11. Plan de comunicaciones .............................................................................. 56 Cuadro 12. Plantilla de reuniones ................................................................................... 58 Cuadro 13. Plantilla Solicitud de cambio para HTML ................................................... 59 Cuadro 14. Adquisiciones ................................................................................................. 61 Cuadro 15. Métrica de adquisiciones ............................................................................. 65 Cuadro 16. Solicitud de cambios en la gestión de adquisiciones .............................. 65

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INDICE DE ABREVIATURAS

AC: Actual cost.

AJAX: Asynchronous JavaScript And XML.

ASP: Active Server Pages.

CPI: Cost performance index.

CR: Costa Rica.

CSS: Cascade Style Sheet.

CV: Cost variance.

EDT: Estructura de Desglose de Trabajo.

EV: Earned value.

HTML: Hyper Text Markup Language.

HTTP: Hyper Text Transfer Protocol.

JSP: JavaServer Pages.

PC: Personal Computer.

PDA: Digital Assistant.

PFG: Proyecto Final de Graduación.

PHP: Hypertext Pre-processor.

PM: Project Manager.

PMBOK: Project Management Body of Knowledge.

PMI: Project Management Institute.

PV: Planned value

SA: Sociedad anónima.

SEO: Search Engine Optimization.

SEM: Search Engine Marketing.

SQL: Structured query Language.

SV: Schedule variance.

UCI: Universidad para la cooperación internacional.

x

RESUMEN EJECUTIVO Spinemed es una compañía nacional fundada en mayo del 2009 por su gerente Cristian Carrillo Badilla dedicado a la representación de marcas médicas con el fin de suplir las necesidades quirúrgicas del sector de neurocirugía y ortopedia del país. El nombre de la empresa Spinemed nació de la idea de representar productos de columna, la palabra vendría de su traducción del inglés Spine y med como referencia a medicina. Con esta idea la compañía ha ido creciendo en su cartera de productos y representaciones, sin embargo ya que se ha establecido en cuanto a proveedores y calidad de productos del área de columbra vertebral la compañía dirige su rumbo a la ampliación de las áreas médicas iniciando con la complementación de ortopedia en rodilla, cadera y micro-fragmentos además de la incursión en el área de la neurocirugía. La organización está conformada por cuatro personas actualmente y con ello debe cubrir todo lo que conlleva una organización su logística, finanzas, ventas, distribución entre otras labores por lo cual la página web ayudará a filtrar información importante, agilizará comunicaciones para mejor cobertura nacional, capacidad de respuesta e información. La compañía lleva poco tiempo en el medio y tiene competidores de marcas fuertes mundialmente reconocidas tales como Synthes y Medtronic las cuales poseen mucha presencia y fueron las primeras que incursionaron al país por lo cual los médicos están acostumbrados a sus productos, tienen una infraestructura fuerte y su equipo de trabajo ha crecido mucho. El objetivo general del proyecto fue elaborar el plan de gestión del proyecto “”Diseño de una página web para la compañía Spinemed”. Los objetivos específicos definidos fueron: elaborar el plan de gestión del alcance para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para ser completado satisfactoriamente, elaborar el plan de gestión del tiempo para lograr la conclusión del proyecto en el tiempo estipulado, elaborar plan de gestión de costos para planificar, estimar, preparar y controlar los costos del proyecto, elaborar plan de gestión de recursos humanos para organizar y dirigir el equipo del proyecto, elaborar plan de gestión de comunicaciones para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma y por ultimo elaborar el plan de gestión de adquisiciones para comprar o adquirir los productos,

xi

servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. La página será utilizada como una opción de información y educación de sus clientes a modo de ventaja sobre sus competidores promoviendo el conocimiento de sus marcas y por ende el aumento de sus ventas además de un medio de mejora para sus operaciones diarias. La metodología desarrollada para este proyecto fue con base en el método de investigación mixto ya que correspondió a una investigación documental y campo utilizando como método la observación en forma directa, indirecta y por entrevista. El fin dentro de la metodología fue elegir médicos clave en las especialidades de neurocirugía y ortopedia tomando en cuenta el volumen de mercado que estos representan así como su nivel de refrescamiento de conocimientos. Se trabajó en pequeñas entrevistas que trataron la información que querían obtener de la página web de la empresa tal como lo fueron, brochures para pacientes en inglés y español, técnicas quirúrgicas, cotizaciones, información de futuros eventos y congresos entre otros. En cuanto a las fuentes primarias la observación y el juicio experto fueron las principales por medio de los diseñadores y el conocimiento ya inherente de la empresa sobre las necesidades de su medio; por otro lado como fuente secundaria principal se tomó la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos en su cuarta edición para el uso de las mejores prácticas en los diferentes planes de gestión desarrollados, además brochures de productos, técnicas quirúrgicas, sitios web interactivos que sirvieron como base de información detallada de los productos así como para la idea del diseño en los aspectos de creación de páginas. Como conclusión es preciso considerar que los mercados actuales son muy competitivos por ello las ventajas que una compañía pueda proveer a sus clientes como un valor agregado harán la diferencia en la obtención de resultados positivos, en su exposición y mejoramiento del posicionamiento de la misma. Dicho esto el proyecto fue aprobado por los interesados, tiene un alcance definido en tiempo, costo y recursos de acuerdo a las necesidades de la empresa. Se formulo con la ayuda de la herramienta de proyectos MS Project para definición de cronograma de trabajo, asignación de recursos, asignación de costos y será utilizado para el control del alcance. Se recapacita en el uso de las mejores prácticas propuestas en el PMBOK para la elaboración de proyectos adaptados a la empresa y sus necesidades para la obtención de más y mejores resultados positivos. Se recomienda que el desarrollo del proyecto se haga con apego a los planes de gestión propuestos para lograr el éxito del mismo, que se utilicen las plantillas en

xii

los casos en que sea necesario y se documente toda la información para la generación de las lecciones aprendidas. Además se debe mantener una revisión periódica del avance del proyecto en tiempo y costo para asegurar el cumplimiento del alcance del proyecto y hacer los ajustes necesarios al plan de gestión del proyecto de ser requerido. Para esto se recomienda el uso de MS Project como herramienta de control.

1

INTRODUCCION

1.1 Antecedentes

Spinemed es una compañía nacional fundada en mayo del 2009 por su gerente

Cristian Carrillo Badilla dedicado a la representación de marcas médicas con el fin

de suplir las necesidades quirúrgicas del sector de neurocirugía y ortopedia del

país.

El nombre de la empresa Spinemed nació de la idea de representar productos de

columna, esto incluiría todas las aplicaciones de la columbra vertebral. Hasta la

fecha solo se han realizado contratos con casas suplidoras de estos productos y

sus derivados como son el monitoreo y los halo injertos o biológicos.

Con esta idea la compañía ha ido creciendo en su cartera de productos y

representaciones, para lo cual se puede seguir el siguiente recuento histórico:

junio del 2009 inició con la representación la empresa Argentina Trym, noviembre

2009 representación de la casa estadounidense Captiva Spine, mayo 2010 se

incluyó el monitoreo de marca francesa Spineguard, noviembre 2010 obtiene la

representación de la marca francesa Spineway y para marzo 2011 se iniciará la

representación de productos biológicos de la empresa inglesa Biocomposites.

Sin embargo ya que se ha establecido en cuanto a proveedores y calidad de

productos del área de columbra vertebral la compañía dirige su rumbo a la

ampliación de las áreas médicas iniciando con la complementación de ortopedia

en rodilla, cadera y micro fragmentos además de la incursión en el área de la

neurocirugía.

Actualmente la difusión de información sobre los productos que ofrece la empresa

se hace mediante visitas a los médicos especialistas donde se comentan las

diferentes aplicaciones y características de los productos además de entrega de

artículos de revistas médicas donde se comentan casos donde se han utilizado

satisfactoriamente los productos. La comunicación con los hospitales se realiza

por teléfono para solicitudes de cotizaciones y respuesta por correo.

2

Por el momento la comunicación con los pacientes es nula ya que entre las visitas

al médico y las cirugías no hay una comunicación con este y la única información

que recibe de la casa comercial es la cotización por parte del hospital.

1.2 Problemática.

Spinemed está conformada por tres personas actualmente y con ello debe cubrir

todo lo que conlleva una organización su logística, finanzas, ventas, distribución

entre otras labores por lo cual la página web ayudará a filtrar información

importante, agilizará comunicaciones para mejor cobertura nacional, capacidad de

respuesta e información.

La compañía lleva poco tiempo en el medio y tiene competidores de marcas

fuertes mundialmente reconocidas tales como Synthes y Medtronic las cuales

poseen mucha presencia y fueron las primeras que incursionaron al país por lo

cual los médicos están acostumbrados a sus productos, tienen una infraestructura

fuerte y su equipo de trabajo ha crecido mucho.

Por ello se genera la necesidad de un mejoramiento en el mercadeo de los

productos representados por Spinemed, difusión de información sobre los mismos,

atención a consultas de médicos y pacientes, agilidad de procesos de

cotizaciones, información sobre congresos nacionales e internacionales

La difusión de información es muy importante en la venta de implantes

biomédicos, los clientes directos son los médicos ellos eligen los productos que

utilizaran en sus procedimientos y para ello requieren folletos, técnicas quirúrgicas,

estudios clínicos pero no siempre reciben estos oportunamente ni tienen el tiempo

para recibir vendedores que puedan comentar sus productos; por otro lado los

clientes indirectos son los pacientes a los cuales el médico informa su decisión

sobre la casa comercial que utilizará y los dirige a información del hospital para

que coticen con la casa comercial. En el caso de los pacientes buscamos un mejor

servicio en lo que refiere información dirigida a ellos para que por la página el

3

médico pueda explicarles los procedimientos que realizara y puedan preguntar sus

dudas y consultas.

Al no tener un medio efectivo para propagar información de manera ágil y segura

se pierden oportunidades de venta, tiempo en visitas donde se podrían discutir

dudas específicas en lugar de exposiciones, se mantiene un perfil muy bajo para

el mercado donde se desarrolla la empresa y no hay ninguna comunicación con

los pacientes además que el volumen de trabajo a manejar comparado con

empresas más establecidas es mucho menor dada la fuerza laboral con la que

cuentan y por ello es necesaria una herramienta que ayude a reforzar las

debilidades que se han ido estudiando.

1.3 Justificación del problema

Actualmente conocemos la fuerza del internet como medio de difusión de

información así como la fuerza de atracción de sus redes sociales. Todo esto da

una idea del número de personas que utilizan este medio diariamente y el

crecimiento que ha tenido a través de los años. Su utilización se ha vuelto vital

para todo tipo de actividades desde las cotidianas de comunicación, investigación

para trabajos, hasta las compras.

Por todo lo planteado se desea incursionar en la publicidad por vía web para lo

cual iniciará con un plan de gestión para el diseño de su página. La cual espera

utilizar como una opción de información y educación de sus clientes a modo de

ventaja sobre sus competidores promoviendo el conocimiento de sus marcas y por

ende el aumento de sus ventas además de un medio de mejora para sus

operaciones diarias.

1.4 Supuestos

Como supuestos del proyecto encontramos:

A. Se va a tener el apoyo gerencial para realizar el proyecto.

B. Se dispone del tiempo necesario para la elaboración del plan de gestión del

proyecto.

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C. Se cuenta con los recursos financieros necesarios para la elaboración del

proyecto.

D. Se dispone de los recursos humanos para la elaboración del proyecto.

E. Se dispone de medios de comunicación apropiados para la realización del

proyecto.

1.5 Restricciones

Dentro del presente proyecto se toman como restricciones:

A. El plan de riesgos y calidad del proyecto fueron suprimidos por el gerente de la

empresa a su criterio y responsabilidad.

B. En vista del tiempo que se tiene para desarrollar el proyecto no se incluirá los

resultados de la ejecución del plan.

1.6 Objetivo general

El objetivo de este proyecto final de graduación es realizar el plan de gestión para

el diseño de una página web para la compañía Spinemed CR SA.

1.7 Objetivos específicos.

Los objetivos específicos del proyecto son:

A. Elaborar el plan de gestión del alcance para asegurar que el proyecto

incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para ser

completado satisfactoriamente.

B. Elaborar el plan de gestión del tiempo para lograr la conclusión del proyecto

en el tiempo estipulado.

C. Elaborar plan de gestión de costos para planificar, estimar, preparar y

controlar los costos del proyecto.

D. Elaborar plan de gestión de recursos humanos para organizar y dirigir el

equipo del proyecto.

5

E. Elaborar plan de gestión de comunicaciones para asegurar la generación,

recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la

información del proyecto en tiempo y forma.

F. Elaborar el plan de gestión de adquisiciones para comprar o adquirir los

productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto

para realizar el trabajo.

6

MARCO TEORICO

2.1 Marco referencial o institucional

2.1.1 Antecedentes de la Institución

Spinemed es una compañía nacional fundada en mayo del 2009 por su gerente

Cristian Carrillo Badilla dedicado a la representación de marcas médicas con el fin

de suplir las necesidades quirúrgicas del sector de neurocirugía y ortopedia del

país.

Actualmente está ubicada 75mts oeste de la Clínica Bíblica en el Edificio MYN

oficinas 6 y 7.

El nombre de la empresa Spinemed nació de la idea de representar productos de

columbra vertebral la palabra vendría de su traducción del inglés Spine y med

como referencia a medicina.

Con esta idea la compañía ha ido creciendo en su cartera de productos y

representaciones, para lo cual se puede seguir el siguiente recuento histórico:

junio del 2009 inició con la representación la empresa Argentina Trym, noviembre

2009 representación de la casa estadounidense Captiva Spine, mayo 2010 se

incluyó el monitoreo de marca francesa Spineguard, noviembre 2010 obtiene la

representación de la marca francesa Spineway y para marzo 2011 se iniciará la

representación de productos biológicos de la empresa inglesa Biocomposites.

Sin embargo ya que se ha establecido en cuanto a proveedores y calidad de

productos del área de columbra vertebral la compañía dirige su rumbo a la

ampliación de las áreas médicas iniciando con la complementación de ortopedia

en rodilla, cadera y micro fragmentos además de la incursión en el área de la

neurocirugía.

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2.1.2 Misión y visión

La visión y misión de la empresa fueron declarados para consideración en el

diseño de la página web en febrero del 2011 y se describen a continuación:

Misión:

Ofrecer biomateriales a la población interesada en mejorar su salud y calidad de

vida mediante productos de alta calidad, con tecnología de avanzada, personal

calificado y a un precio competitivo.

Visión:

Ser la mejor solución en los implantes que representamos, basados en el respaldo

de las marcas, efectividad de los servicio y calidad humana respetando las

mayores normas de seguridad y valores éticos.

2.1.3 Estructura organizativa

El organigrama de Spinemed, presentado en la siguiente figura 1, es bastante

sencillo ya que la empresa empezó como algo pequeño con miras al crecimiento.

Figura 1. Organigrama Spinemed CR SA

Cristian Carrillo Gerente General

Karla Cabezas Especialista de productos

Randy Blanco Logística

Leonardo Castro Gerente financiero

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A continuación una breve descripción de los puestos ilustrados en el organigrama:

Gerente General: Desarrollador de la empresa, encargado de la misma como un

todo y asegurador de que se cumplan las estrategias de la misma.

Logística: Encargado de mensajería, inventario, facturación.

Especialista de productos: Encargado de atraer nuevos clientes, con

responsabilidad de las operaciones empresariales en general.

Gerente Financiero: Manejo del capital de la empresa, control y utilización del

mismo.

2.1.4 Productos que ofrece

El portafolio de productos de la empresa se basa en sus aplicaciones en la

columbra vertebral y se dividen de la misma forma a continuación en las figuras 1,

2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9:

• Cervical Anterior:

o Placa cervical: Spineway -Blue Mountain.

Figura 2. Placa Cervical Blue Mountain

9

o Caja Cervical: Spineway -Ayers Rock.

Figura 3. Caja Cervical Ayers Rock

• Toraco-lumbar Posterior:

o Captiva Spine – Lox

Figura 4. Toraco lumbar Lox

o Trym - Novataurus

Figura 5. Toraco lumbar Novataurus

10

o Spineway - Monte Blanc

Figura 6. Toraco lumbar Mont Blanc

o Cousin - Intraspine.

Figura 7. Lumbar Intraspine

• Monitoreo:

o Spineguard–Pediguard

Figura 8. Pediguard

11

• Biológicos Biocomposites:

o Allogran - N

o Allogran - R

o Stimulan Pellets

o Stimulan Kit

o geneX

o geneX Putty

o geneX DS

Figura 9. Biológicos

2.2 Teoría de Administración de Proyectos

2.2.1 Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,

servicio o resultado único. (Pmbok, 2008, p.5)

Los conceptos que se desarrollaran a continuación se toman Características de

los proyectos:

Son temporales:

“La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El

final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el

proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos o

12

cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Temporal no

necesariamente significa de corta duración. (…) (Pmbok, 2008, p.5)

Son únicos

“Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado único” (Pmbok, 2008, p.5)

Se desarrollan gradualmente:

Los proyectos se desarrollan en pasos y van conformando el todo que conformaría

el proyecto final.

2.2.2 Administración de Proyectos

Los proyectos son una forma de organizar el trabajo que se realiza, normalmente

las organizaciones los utilizan para cumplir sus planes estratégicos y para ello

deben tomarse en cuenta algunas consideraciones estratégicas descritas en el

Pmbok 2008 p.10 que se detallan a continuación:

• Una demanda del mercado

• Una necesidad de la organización

• Una solicitud de un cliente

• Un avance tecnológico

2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos

En la guía de conocimientos Pmbok 2008 se describen nueve áreas del

conocimiento: integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos,

comunicaciones, riesgos y adquisiciones. A continuación una breve descripción de

cada una de ellas en su cuarta edición:

13

• Gestión de la integración del proyecto: incluye los procesos y actividades

necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos

procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de

procesos de la dirección de proyectos

• Gestión del alcance del proyecto: incluye los procesos necesarios para

garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido

para completarlo con éxito.

• Gestión del tiempo del proyecto: incluye los procesos requeridos para

administrar la finalización del proyecto a tiempo.

• Gestión de los costos del proyecto: incluye los procesos involucrados en

estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el

proyecto dentro del presupuesto aprobado.

• Gestión de la calidad del proyecto: incluye los procesos y actividades de la

organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y

políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por las

cuales fue emprendido.

• Gestión de recursos humanos: incluye los procesos que organizan, gestionan y

conducen el equipo del proyecto.

• Gestión de comunicaciones del proyecto: incluye los procesos requeridos para

garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el

almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del

proyecto sean adecuados y oportunos.

• Gestión de los riesgos del proyecto: incluye los procesos relacionados con

llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, la planificación de

respuesta a los riesgos, así como su seguimiento y control en un proyecto.

• Gestión de las adquisiciones del proyecto: incluye los procesos de compra o

adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener

fuera del proyecto.

14

Para el proyecto a presentar se desarrollara los procesos de planificación para las

siguientes áreas de conocimiento: Alcance, tiempo, costos, recursos humanos,

comunicación, adquisiciones.

2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto

“El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente

secuenciales y en ocasiones superpuestas” (Pmbok, 2008, p. 15). No existe un

numero definido de fases esto dependerá de la naturaleza del proyecto y la

administración que se le dé al mismo. El dividir los proyectos en fases ayuda a un

mejor control de los entregables y da una referencia básica para el seguimiento

del mismo.

2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos

“Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas

para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.” (Pmbok, 2008, p.37)

Según la cuarta edición del Pmbok existen cinco grupos de procesos que

describen brevemente a continuación:

• Grupo del Proceso de Iniciación: Aquellos procesos realizados para definir un

nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la

obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.

• Grupo del Proceso de Planificación: Aquellos procesos requeridos para

establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de

acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el

proyecto.

15

• Grupo del Proceso de Ejecución: Aquellos procesos realizados para completar

el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con

las especificaciones del mismo.

• Grupo del Proceso de Seguimiento y Control: Aquellos procesos requeridos

para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del

proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para

iniciar los cambios correspondientes.

• Grupo del Proceso de Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas

las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar

formalmente el proyecto o una fase del mismo.

2.3 Sitios y páginas web

Un sitio web es una serie de páginas que se encuentran en un dominio público en

Internet, estas son accesibles a través del protocolo HTTP. (Alfaro, 2009, pp. 30)

Un sitio web puede estar conformado por múltiples páginas y puede ser accedido

de cualquier dispositivo con conexión a internet como lo son computadoras, PDA´s

y celulares.

Para este proyecto se utilizaran muchas de las últimas tecnologías o herramientas

para el diseño de páginas web como lo son:

• c# .net: permite hacer una página dinámica que interactúe con bases de datos

y otros componentes importantes que son requisito para el proyecto.

• Flash: permite animar y mejorar el diseño visual de la página.

• AJAX: permite hacer una página amigable y visualmente óptima mejorando

así la interacción entre los objetos de la página y el usuario.

16

• Microsoft Access: para el almacenamiento de datos requeridos para

administración de la página e interacción dinámica con el usuario

• Telerik: objetos de telerik muy amigables, útiles y fáciles de configurar

17

MARCO METODOLOGICO

3.1 Fuentes de información

“La fuentes de información es el lugar donde se encuentran los datos requeridos,

que posteriormente se pueden convertir en información útil para el investigador”.

(Eyssautier, 2002, pp. 108)

Fuentes Primeras: “Las fuentes de datos primarios o fuentes primarias se refieren a aquellos

portadores originales de la información que no han retransmitido o grabado en

cualquier medio o soporte la información. Esta información de fuentes primarias la

tiene la población misma. Para extraer los datos de esta fuente se utiliza el método

de encuesta, de entrevista, experimental o por observación” (Eyssautier, 2002, pp.

108).

La fuente primaria de este proyecto será la observación ya que al ser utilizado el

proyecto como medio de difusión masiva a su conveniencia se debe mantener una

observación directa con el medio y potenciales usuarios, además del juicio experto

de los diseñadores y el conocimiento por observación del mercado ya inherente de

la empresa sobre las necesidades de su medio.

Durante el estudio de mercado realizado por la empresa en el periodo de

propuesta del proyecto se estudiaron las paginas de los proveedores conocidos, el

tipo de información que estos proveen a los médicos y sus pacientes de esto se

concluyo que ninguna posee un enfoque interactivo a diferencia de las casas

comerciales a las que se representan las cuales enfocan la información a

pacientes como usuarios finales y manejan la parte medica por usuarios. Esto

resulta laborioso para una empresa ya que constantemente hay que estar

alimentando la pagina pero hay mayor acercamiento y penetración en el mercado.

18

El juicio experto de los diseñadores se basa en el conocimiento que por su rama

tienen en la programación en este caso web y los colaboradores de Spinemed

como experiencia de las necesidades del mercado. Estas fuentes se utilizan

durante todo el proyecto ya que la naturaleza del mismo requiere de la intima

relación de los programadores y la empresa.

Fuentes Secundaria: “Las fuentes secundarias se refieren a todos aquellos portadores de datos e

información que han sido previamente retransmitidos o grabados en cualquier

soporte y que utilizan el medio que sea; dicha información se encuentra a

disposición de todo investigador que la requiera” (Eyssautier, 2002, pp. 108).

Como fuente secundaria será vital la guía de los fundamentos para la dirección de

proyectos en su cuarta edición para el uso de las mejores prácticas en los

diferentes planes de gestión a desarrollar. Además brochures de productos,

técnicas quirúrgicas, sitios web interactivos servirán como base de información

detallada de los productos así como para la idea del diseño en los aspectos de

creación de páginas

Al ser un inicio de la aplicación de proyectos en la empresa se elige seguir la

norma del PMBOK para lograr un cumplimiento efectivo de los objetivos así como

toda la información de los proveedores para que el producto final sea sustancioso

en la imagen que se desea proyectar, esto durante toda la elaboración del

proyecto.

El proyecto consiste en el diseño de diferentes paginas para crear el sitio web de

la empresa Spinemed, por ello en la etapa de diseño se considera con énfasis la

recolección de toda la información que desea tomarse en cuenta para la misma

desde brochures de productos, material didáctico sobre enfermedades que se

tratan con los productos hasta estudios clínicos, congresos y demás.

19

En el cuadro número 1 se detallan las fuentes de información para cada objetivo

del proyecto.

3.2 Métodos de Investigación

Los métodos de investigación se definen como “Una fuente de información es el

lugar del que manan los conceptos, las ideas y los pensamientos que sirven para

la creación de nuevo conocimiento. Es, por tanto, el fin último de una fuente de

información facilitar datos con los que reflexionar y posteriormente constituir

ciencia.” (http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num8/jmarcos.html, 15

de marzo).

Para este proyecto el método de investigación será mixto ya que corresponderá a

la investigación documental y campo utilizando como método la observación en

forma directa, indirecta y por entrevista además del método sintético como forma

de “razonamiento que tiende a reconstruir un todo, a partir de los elementos

distinguidos por el análisis (…)” (http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.2.htm,

31 de mayo 2011). En el método analítico- sintético se estudiaran las áreas del

conocimiento y procesos de Administración según PMBOK 2008 que puedan ser

aplicadas en el diseño de una página web.

El fin de esta metodología será elegir médicos clave en las especialidades de

neurocirugía y ortopedia tomando en cuenta el volumen de mercado que estos

representan así como su nivel de refrescamiento de conocimientos. Se trabajará

en hacer pequeñas entrevistas durante la valoración del proyecto que traten la

información que les gustaría obtener de la página web de la empresa tal como lo

serían, panfletos para pacientes en inglés y español, técnicas quirúrgicas,

cotizaciones, información de futuros eventos y congresos entre otros.

En el cuadro número 1 se detalla el método de investigación para cada objetivo

del proyecto.

20

3.3 Herramientas.

Se puede decir que una herramienta a nivel de administración de proyectos es

todo aquello que nos ayude a lograr cumplir los objetivos propuestos en el alcance

de un proyecto.

Las herramientas a utilizar a lo largo de la elaboración de este proyecto

mayormente en este proyecto serán: el juicio experto del gerente, el especialista

de producto y los programadores, entrevistas al medio de la cirugía ortopédica

para recolectar sus opiniones sobre lo que les gustaría ver en la página, sistemas

para administración de proyectos en los que destaco el MS Project 2007 como

herramienta para dar seguimiento y control de los diferentes objetivos durante la

planificación de este proyecto, será la herramienta más importante ya que

reuniones de seguimiento como avance del proyecto y cambios serán controlados

a partir de ella mediante las líneas base.

En el cuadro número 1 se detallan las herramientas para cada objetivo del

proyecto.

Seguidamente se muestra en el cuadro 1 un resumen del marco metodológico

donde se rescatan fuentes de información, métodos de investigación,

herramientas, supuestos y restricciones así como los entregables de cada uno de

los objetivos del proyecto.

21

Cuadro 1: Resumen para el desarrollo del marco metodológico

Objetivos Fuentes de información Métodos de Investigación

Herramientas Entregables Primarias Secundarias Analítico-Sintético Observación

Elaborar el plan de gestión del alcance

Criterio de expertos de la unidad de negocios gerente y especialista de productos. Interesados del proyecto.

PMBOK 2008 Criterio de

expertos en sistemas

X X

Análisis del producto. Juicio de expertos Análisis de los interesados. Plantilla EDT Plantilla verificación del alcance MS Project

Plan de gestión de alcance del Proyecto

Elaborar el plan de gestión del tiempo

X X Juicio de expertos MS Project

Plan de gestión del tiempo del Proyecto

Elaborar plan de gestión de costos. X X

Análisis de propuestas para licitaciones Suma de costes.

Plan de gestión de costos del Proyecto

Elaborar plan de gestión de recursos humanos.

X X Plantilla recursos humanos, roles y responsabilidades

Plan de gestión de recursos humanos del Proyecto

Elaborar plan de gestión de comunicaciones

X X

Análisis de requisitos de comunicaciones. Tecnologías de comunicación. Plantilla de comunicaciones.

Plan de gestión de comunicaciones del Proyecto

Elaborar el plan de gestión de adquisiciones X X

Juicio de expertos. Contratos. Plantilla de adquisiciones

Plan de gestión de adquisiciones del Proyecto

.

22

DESARROLLO

4.1 Plan de Gestión del alcance

El proyecto abarca el diseño de la página web para la compañía Spinemed CR SA

cuyo mercado se basa en la venta de implantes para cirugía en la rama de la

ortopedia y la neurocirugía, específicamente la columna vertebral.

A continuación el Cuadro N.2 muestra los interesados del proyecto, su rol,

expectativas a tomar en cuenta para la definición del alcance así como la

influencia y poder que poseen dentro del proyecto.

Cuadro 2. Involucrados y sus expectativas

Involucrados Rol Expectativas Generales

Nivel de influencia, poder y/o impacto

Gerente General de Spinemed

Patrocinador

Contar a futuro con una página web que sea una herramienta de información y comunicación con los médicos, proveedores y hospitales para beneficio de todos y aumento de ventas por exposición.

Alto nivel de influencia. Alto nivel de impacto. Aprobaciones del proyecto, financiamiento.

Administradora del proyecto

Director del proyecto

Gestionar una página web para los clientes directos e indirectos de la compañía Spinemed CR SA contemplando los requerimientos de ambos.

Alto nivel de influencia. Alto nivel de impacto. Toma de decisiones importantes y aprobaciones.

23



Médicos Beneficiario

Beneficiarse de la herramienta como medio de información en educación profesional de métodos, técnicas quirúrgicas y congresos cercanos en el mercado, así como para guiar a sus pacientes.

Nivel alto de influencia ya que de sus requerimientos se generan varios requerimientos de la página. Nivel bajo de poder ya que las decisiones continúan a lo interno de la empresa.

Pacientes Beneficiario

Beneficiarse de la información de la página para un entendimiento de los procedimientos quirúrgicos.

Nivel medio de influencia. Los requerimientos de la página se apegan a sus necesidades como pacientes. Nivel bajo de poder. No tienen decisión ni conocimiento sobre la elaboración de la página.

Empresa contratista Participante

Página amigable. Web up time 99%. Velocidad de la página. Requerimientos explícitos por parte de la empresa Spinemed.

Alto nivel de influencia. Diseñadores de la página. Alto nivel de impacto. De sus diseños se generaría el desarrollo e implementación futuras de la página con lo que se busca mejoramiento en posición de mercado de la empresa.

24



Marcas representadas Beneficiario

Exposición nacional, aumento de ventas regionales.

Alto nivel de influencia. Alto nivel de impacto. Productos a exponer deben contar con permisos de los representantes

4.1.1 Dentro del alcance:

Diseño de los HTML’s necesarios para la conformación de la página y las

herramientas para su futura aplicación, estos son:

− Menú principal donde se muestren los accesos a los HTML's: quienes somos,

productos, enfermedades comunes, contáctenos, estudios clínicos además de

la opción de visualización en idiomas inglés ó español.

− Productos: Aquí se observarán de forma dinámica las divisiones de la columna

por aplicación y tipo de implante siendo estas: cervical, toraco lumbar,

biológicos, monitoreo. En ellas se desplegaran de forma dinámica información

individual de los productos dentro de su clasificación contando con información

de marca representante, indicaciones, contraindicaciones, descripción de

producto y fotografía del mismo. Esta página mostrará dos versiones

dependiendo del ingreso autorizado ya que en ese caso contará con opciones

de descarga de documentos tales como panfletos y técnicas quirúrgicas de

cada producto.

− Enfermedades comunes: En esta página se enlistarán las diferentes

enfermedades que son tratadas con los productos que ofrece la empresa,

25

estos serán diseñados a manera de links individuales a sus respectivos

HTML’s para mejor visualización de la información.

− Contáctenos: En esta página se podrá realizar todo tipo de solicitudes a la

empresa con interacción al correo electrónico, la persona ingresara sus datos

y dudas sobre los productos, petición de información, solicitud de cotizaciones

que serán enviadas a un correo electrónico y almacenados en una base de

datos para control de información de los visitantes.

− Estudios clínicos: esta página solo estará disponible en la sección con log in

para personas autorizadas por la compañía para descarga de estudios clínicos

así como su discusión mediante un foro abierto.

− Compra de Servidor: Herramienta para optimizar el control del dominio futuro.

4.1.2 Fuera del alcance:

Se encuentra fuera del alcance la subida a la web de la página ya que solo se

contarán los diseños en la parte de planificación y luego de esto se procedería al

desarrollo de la página que corresponde a los procesos de ejecución y control que

no están contemplados dentro de este proyecto donde cada diseño se alimentará

de la información para poder darle forma al contenido de la página y probar sus

características a modo demo para obtener retroalimentación de los usuarios

finales entiéndase médicos y pacientes hasta lograr su implementación.

Los criterios de aceptación para la elaboración del alcance se detallan en el

Cuadro N.3:

Cuadro 3. Criterios de aceptación

Nivel 1 EDT Descripción Criterio de aceptación Formalización del proyecto

Presentación al gerente general del acta de proyecto por parte de la administradora para su

Firma de autorización del gerente de la empresa.

26

formalización. Nivel 1 EDT Descripción Criterio de aceptación Contratación del diseñador web

Cotizar sitios de programación de acuerdo a los requerimientos de los interesados. Y formalización del contrato.

Empresa de diseño seleccionada deberá cumplir con los requisitos de forma, contenido dentro del presupuesto autorizado. Así como el esquema de trabajo propuesto por el PM.

Diseño de página web Luego de definir la forma de comunicación con los diseñadores de la página, el PM dará seguimiento a las fechas de entrega de los entregables y aprobará los mismos de acuerdo a su criterio.

PM será encargado de la aceptación de los entregables de acuerdo a los requisitos previamente pactados.

Aceptación de diseño de la pagina web

Luego de que el PM a dirigido el proyecto se realizara la presentación de los diseños definitivos al gerente general que dará la su aceptación definitiva.

Gerente general dará la aceptación final en acuerdo con el PM.

4.1.3 Estructura de Trabajo

Una EDT es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los

entregables a realizar en un proyecto.

A través de la siguiente EDT, la cual se ha dividido para su mejor visualización y

mayor comprensión, se puede identificar más fácilmente los entregables y

elementos finales que conforman el alcance del proyecto.

También se agrega una descripción de la lista de actividades a realizar en cada

una de las tareas.

27

Tareas resumen o principales entregables del Proyecto:

− Entregable 1: Formalización del proyecto.

− Entregable 2: Contratación del diseñador web.

− Entregable 3: Diseño de la pagina web.

− Entregable 4: Aceptación de diseño de la página web

− Entregable 5: Planes de gestión a desarrollar.

A continuación se muestra el WBS general de este proyecto:

Figura 10. Tareas resumen del proyecto

Entregable 1: Formalización del proyecto. Actividades:

1. Reunión gerente y administrador de proyecto: La reunión será para mostrar

el acta de constitución del proyecto y su revisión.

2. Aceptación gerente general del proyecto: Corresponde al visto bueno por

parte del gerente a los objetivos planteados mediante una firma que lo haga

entendido del inicio del proyecto.

28

Figura 11. Actividades entregable 1

Entregable 2. Contratación del diseñador web Actividades:

1. Cotización de sitios de programación web: cotizar al menos tres lugares de

programación que puedan cumplir con los requisitos planteados.

2. Análisis de ofertas: analizar costos, requisitos a cumplir, tiempo, disposición

del contratista.

3. Escogencia de ofertas: Elegir la mejor opción acorde a las necesidades del

proyecto.

4. Notificación: notificar el resultado de la escogencia y programar reunión

para inicio del proyecto de diseño.

29


Entregable 3. Diseño de página web Actividades:

1. Primer reunión formal para solicitud de fechas de entregables: en esta

reunión se definirá en detalle los requisitos de la empresa en su página web

así como las fechas de entrega, revisión y cambios de los diferentes

HTML’s

2. Entrega de primer diseño HTML menú: los contratistas enviaran el HTML

definido como menú para la revisión por parte del PM.

3. Cambios y aprobación de diseño menú principal: El PM aprobará o

solicitara cambios al diseño entregado.

4. Entrega de segundo diseño HTML productos: los contratistas enviaran el

HTML definido como productos para la revisión por parte del PM

5. Cambios y aprobación de diseño productos: El PM aprobará o solicitara

cambios al diseño entregado.

6. Entrega de tercer diseño HTML enfermedades comunes: los contratistas

enviaran el HTML definido como enfermedades comunes para la revisión

por parte del PM

30

7. Cambios y aprobación de diseño enfermedades comunes: El PM aprobará

o solicitara cambios al diseño entregado.

8. Entrega de cuarto diseño HTML contáctenos los contratistas enviaran el

HTML definido como contáctenos para la revisión por parte del PM

9. Cambios y aprobación de diseño contáctenos: El PM aprobará o solicitara

cambios al diseño entregado.

10. Entrega de quinto diseño HTML estudios clínicos: los contratistas enviaran

el HTML definido como estudios clínicos para la revisión por parte del PM

11. Cambios y aprobación de diseño estudios clínicos: El PM aprobará o

solicitara cambios al diseño entregado.


31

Entregable 4. Aceptación de diseño de la página web Actividades:

1. Reunión gerente, PM y contratista para revisión de diseños finales: Mostrar

los resultados de los diseños al gerente y obtener sus observaciones.

2. Posibles cambios a diseños: Dependiente de la opinión del gerente habrá

un periodo para ajustar los cambios que el mismo sugiera.

3. Aceptación de diseños finales: Una vez realizados los cambios finales se

procede a la aceptación del proyecto por parte del gerente general.


Entregable 5. Planes de gestión a desarrollar Actividades:

1. Plan de gestión del tiempo: definición de actividades, secuencia de

actividades, duración de actividades, cronograma del proyecto.

2. Plan de gestión de costos: estimación de costos y determinación de

presupuesto del proyecto.

3. Plan de gestión de recursos humanos: planificar los recursos humanos del

proyecto.

32

4. Plan de gestión de comunicaciones: planificar las comunicaciones del

proyecto.

5. Plan de gestión de adquisiciones: planificar las adquisiciones del proyecto.

6. Documento de planes de gestión para diseño de la página web finalizado:

Compendio de planes de gestión desarrollado de acuerdo al alcance del

proyecto.


4.1.4 Verificación del alcance:

Para el cumplimiento del objetivo principal que consiste en el diseño de página

web para la compañía Spinemed CR SA se definen en el cuadro 4 de verificación

del alcance los requisitos mínimos para la aceptación de cada actividad de los

entregables 3 y 4.

33

Se disponen de dos opciones aceptación o revisión en cuyo caso como parte del

contrato habrá un tiempo de respuesta a cambios.

Cuadro 4. Verificación del alcance

Requisitos de

aceptación Aceptado Revisión Observaciones

Primer reunión formal para solicitud de fechas de entregables

Deberán quedar asentados: Requisitos detallados de cada HTML a diseñar, Fechas de entrega por HTML, Medio de comunicación a utilizar para la entrega de las mismas, tiempo de correcciones aceptable. Y compra de servidor.

Entrega de diseño HTML menú

Menú principal donde se muestren los accesos a los HTML: quienes somos, productos, enfermedades comunes, contáctenos, estudios clínicos además de la opción de visualización en idiomas inglés ó español. Que muestre la información principal de la empresa historia, visión y misión.

Cambios y aprobación de diseño menú principal

El PM aprobará o solicitara cambios al diseño entregado.

34

Requisitos de

aceptación Aceptado Revisión

Observaciones

Entrega de diseño HTML productos

Productos: Que muestre de forma dinámica las divisiones de la columna por aplicación y tipo de implante siendo estas: cervical, toraco-lumbar, biológicos, monitoreo. Que pueda soportar información individual de los productos dentro de su clasificación contando con información de marca representante, indicaciones, contraindicaciones, descripción de producto y fotografía del mismo. Con dos tipos de acceso pacientes y médicos ya que el último caso se desea contar con opción de descarga de documentos tales como panfletos y técnicas quirúrgicas de cada producto.

Cambios y aprobación de diseño productos


Entrega de diseño HTML enfermedades comunes

Enfermedades comunes: En esta página deberá enlistar las diferentes enfermedades que son tratadas con los productos que ofrece la empresa, estos serán diseñados a manera de links individuales a sus respectivos HTML para mejor visualización de la información.

35

Requisitos de


Cambios y aprobación de diseño enfermedades comunes


Entrega de diseño HTML contáctenos

Contáctenos: Esta página deberá dar la posibilidad de realizar todo tipo de solicitudes a la empresa con interacción al correo electrónico, la persona podría ingresar sus datos y dudas sobre los productos, petición de información, solicitud de cotizaciones que serían enviadas a un correo electrónico y almacenados en una base de datos para control de información de los visitantes.

Cambios y aprobación de diseño contáctenos


Entrega de diseño HTML estudios clínicos

Estudios clínicos: que solo esté disponible en la sección con log in para personas autorizadas por la compañía para descarga de estudios clínicos así como su discusión mediante un foro abierto.

36

Requisitos de


Cambios y aprobación de diseño estudios clínicos


Reunión gerente, PM y contratista para revisión de diseños finales

Mostrar los resultados de los diseños al gerente y obtener sus observaciones para cambios o aceptación.

Posibles cambios a diseños

Dependiente de la opinión del gerente habrá un periodo para ajustar los cambios que el mismo sugiera hasta lograr su aceptación.

Aceptación de diseños finales

Una vez realizados todos los cambios finales se procede a la aceptación del proyecto por parte del gerente general

37

4.2 Plan de gestión del tiempo

A continuación se define el plan de gestión de tiempo del proyecto, con base en el

EDT del proyecto, el cual cuenta con cinco tareas resumen y estas con un total de

veintiséis actividades que se detallan en el cuadro 5 Descripción de actividades a

continuación:

Cuadro 5. Descripción de actividades

Actividad Descripción

Formalización del proyecto

Reunión gerente y administrador del proyecto

Reunión para propuesta del proyecto al gerente

Aceptación del proyecto por el gerente general

Formalización de la aceptación del proyecto por parte del gerente general

Contratación del diseñador web

Cotización de sitios de programación web

Búsqueda de sitios que diseñen páginas web y cotizar los requisitos de la empresa

Análisis de ofertas Recibir y estudiar las diferentes propuestas que cumplan con los requisitos propuestos por Spinemed

Escogencia de oferta Elección de la oferta tomando en cuenta características, costos, cronograma

Notificación Notificar a la compañía seleccionada para el diseño

Diseño de la página web

Primer reunión formal para solicitud de fechas de entregables

Reunión para detallar los requerimientos, pactar fechas de entrega, periodos para cambios y compra de servidor.

Entrega de primer diseño HTML menú principal Cambios y aprobación de diseño menú principal

Entrega de diseño para ser estudiado por el administrador de acuerdo a los requisitos propuestos Solicitud y aprobación de cambios en diseño, forma o contenido de ser necesario

38


Entrega de segundo diseño HTML menú productos

Entrega de diseño para ser estudiado por el administrador de acuerdo a los requisitos propuestos

Cambios y aprobación de diseño menú productos

Solicitud y aprobación de cambios en diseño, forma o contenido de ser necesario.

Entrega de tercer diseño HTML menú enfermedades comunes


Cambios y aprobación de diseño menú enfermedades comunes


Entrega de cuarto diseño HTML menú contáctenos


Cambios y aprobación de diseño menú contáctenos


Entrega de quinto diseño HTML menú estudios clínicos


Cambios y aprobación de diseño menú estudios clínicos


39


Aceptación de diseño de la página web

Reunión del gerente, PM y contratista para revisión de diseños finales.

Reunión para mostrar los diseños al gerente general y que este de la aprobación final o indicaciones de cambios mínimos.

Posibles cambios a diseños

Tiempo para cambios en los diseños finales

Aceptación de diseños finales

Reunión con el gerente general y el administrador del proyecto para entregar la página final y conexión al servidor

Planes de gestión a desarrollar

Plan de gestión del tiempo

Definir actividades, secuencia de actividades, duración de actividades y cronograma del proyecto.

Plan de gestión de costos

Estimar los costos y presupuesto del proyecto.

Plan de gestión de recursos humanos

Planificación de los recursos humanos.

Plan de gestión de comunicaciones Planificación de las comunicaciones.

Plan de gestión de Adquisiciones Planificación de las adquisiciones.

Documento de planes de gestión para diseño de página web finalizado

Entrega de documento con la planificación del proyecto: Diseño de página web para la compañía Spinemed CR SA

40

Se denota como primer entregable la formalización del proyecto que consiste en

una reunión con el gerente de la empresa para mostrar el Charter del proyecto y

que este apruebe la realización del mismo.

El segundo entregable encierra los aspectos para la contratación del diseñador

web donde las tareas a desarrollar explican el contenido del mismo: cotizar sitios

de programación, analizar ofertas de acuerdo a los requisitos de la empresa,

escoger oferta y notificar la empresa elegida.

El diseño de la página web corresponde al tercer entregable e inicia con una

reunión formal para el establecimiento de fechas de entrega (o reuniones) para las

entregas de los diferentes menús o HTML que conformaran el diseño final, cada

entrega con un plazo para solicitud de cambios y aprobación parcial del mismo así

como la compra del servidor para la aplicación futura.

Luego de entregados todos los menús viene el entregable cuatro que corresponde

a la aceptación de todos los diseños de la página web donde el equipo de diseño,

gerente del proyecto y gerente de la empresa se reúnen para la aceptación formal

de los mismos. Existirá un tiempo para pequeños cambios que solicite el gerente y

entrega para finalizar con el proceso de aceptación.

Como quinto entregable esta el desarrollo de los planes de gestión los cuales son

finalizados antes de la puesta en marcha del proceso de diseño para cumplir de

mejor manera con el plan del alcance.

Para la estimación de recursos las herramientas utilizadas fueron el juicio experto

y el software de gestión de proyectos conocido como Project 2007. El desarrollo

del proyecto se lleva a cabo casi en su totalidad por dos recursos que son: el

administrador del proyecto que labora en la empresa y es el encargado directo con

alto poder de decisión y por otro lado el contratista se debe entender como el

Ingeniero en sistemas que desarrollara el Diseño web. El gerente general solo

participará en reuniones generales para aprobación y el administrador de sistemas

será un recurso a contratar hasta la implementación del proyecto.

41

En el cuadro 6 se brinda la identificación, descripción de los tipos y cantidades de

recursos necesarios para este proyecto.

Cuadro 6. Identificación y descripción de recursos

Tipo Cantidad Descripción

Administrador del proyecto 1

Este recurso es parte de la empresa y será responsable de cumplir con los objetivos del proyecto. Deberá ser capaz de aplicar conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas de administración de proyectos en lo concerniente a la integración de los procesos que envuelven esta rama: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. Esto adecuado a los requisitos y necesidades del proyecto. Sus conocimientos en el área médica y proyectos proporcionan el juicio experto para la toma de decisiones y guía de este proyecto.

Gerente de empresa 1 Seguimiento del proyecto y aprobación de

entregables finales.

Diseñador web 1

El diseñador web deberá contar con los siguientes conocimientos: Administrador de servidor: Configuración avanzada servidor, normativas y protocolos seguridad, redes y telecomunicaciones. Leguajes: Lenguajes de script avanzado (PHP, ASP, JSP), bases de datos, AJAX, Rubí & Rails, etc. Marketing, analítica, usabilidad: Crear y dirigir campañas de marketing online, optimización de conversiones, comunicación en social media. SEO y SEM Avanade. Conducer test de usabilidad. Diseño: Nivel experto de suites de diseño web, conocimientos avanzados de animación y 3D. Convertir bocetos complejos a HTML/CSS. Este conocimiento será contratado por lo que de haber alguna inconformidad por parte de la empresa se recurrirá al contrato entre ambos.

42

Tipo Cantidad Descripción

Administrador de sistemas 1

El administrador de sistemas deberá contar con los siguientes conocimientos: Estudios informáticos o afines, con experiencia demostrada en el campo y conocimientos amplios de sistemas y tecnologías de red. Conocimientos amplios de mercado informático, tanto de hardware como de software, en el caso que haya que evaluar compras de material o montar nuevos sistemas o instalaciones completas. Conocimiento en sistemas operativos. Conocimientos en seguridad informática, seguridad del sistema, auditoría, sistemas de respaldo, etc. Conocimientos en bases de datos, SQL, otros. Instalación y reparación de hardware y/o cableados de red y dispositivos. Administración y mantenimiento de servidores Windows Server 2003,2008, preferiblemente certificado. Este recurso será contratado de forma mensual para el mantenimiento de equipos de computación tales como redes, servidores y sistemas informáticos.

Es importante destacar que demás involucrados del proyecto: pacientes, marcas

representadas y médicos no figuran como recursos en este cuadro ni están

asignados a ninguna actividad del cronograma del mismo debido a que fueron

considerados durante la etapa de formulación del alcance como parte de un

estudio de mercado de la empresa para definir claramente los objetivos y de ese

estudio en adelante aunque se conocen sus necesidades y requisitos no participan

en forma activa en la realización de las actividades del proyecto en marcha

aunque serán beneficiarios finales de la herramienta. El perfil del administrador de

sistemas se define para quedar definido en el contrato del proyecto aunque no

iniciará funciones en el transcurso de este proyecto.

43

A continuación en la Figura 16 se detallan las actividades divididas de acuerdo a

su encargado y las horas de trabajo estimadas para su realización

Figura 16. Horas de trabajo por actividad y responsable

Seguidamente en las figuras 17 y 18 se muestra en la primera el cronograma del

proyecto con todas las tareas, su duración, fechas de inicio, secuencia y

asignación de recursos, en la segunda se detallan las tareas con el tracking Gantt.

44

Figura 17. Cronograma

45

Figura 18. Tracking Gantt

En caso de ser necesarios cambios en el cronograma estipulado por parte de la

empresa o el contratista se procederá a la utilización de la plantilla de cambios

descrita en el cuadro N7 donde según sus datos se estudia el motivo del cambio y

su autorización.

46

Cuadro 7. Plantilla para solicitud de cambios en cronograma

Aprobado Rechazado Postergado Fecha de autorización Autoriza Fecha de implementación

Observaciones y recomendaciones

Fecha de solicitud de cambioOriginador del cambioSolicitanteDescripcion del cambio

Razón del cambio

Impacto en el cronograma

Impacto en el presupuesto

Impacto en Recursos

Solicitud de cambios de cronograma

Autorización de cambio

Evaluación del cambio

47

4.3 Plan de gestión de costos:

Los costos de este proyecto radican principalmente en la compra de servicios

externos para poder cumplir el objetivo principal de Diseño de la página web para

la compañía Spinemed CR SA, así como la contemplación de herramientas

necesarias para el mantenimiento de la misma luego de su desarrollo futuro. En la

figura 19 se detalla la estimación de costos por actividad del proyecto, los cuales

se obtienen por análisis de propuestas a centros de diseño tales como Servicios

de diseño Alexander Durán Rojas, MyHost.com, Servicios de diseño Luis Diego

Flores Romero y compañías de venta de equipo entre las cuales se destaca

Cococo, PC Store y Dell, esta información fue obtenida a manera general con

criterio experto del Administrador de proyecto para evaluar el costo del proyecto y

requisitos del mismo.

Figura 19. Estimación de costos por actividad

48

Los fondos del proyecto provienen de la empresa, como respuesta a una

necesidad de mercadeo, se puede observar en los supuestos que se cuenta con el

aval del gerente general el cual excluye a su vez un plan de riesgos para el plan

de costos.

El monto pre aprobado para este proyecto por el gerente general fue de 6 mil

dólares para el diseño de la página y las herramientas para su futura puesta en

marcha, dichos montos se declaran como costos fijos en un estimado de

setecientos mil colones para diseño y un millon para el servidor, dicho estimado

proviene del análisis por juicio experto de análisis de propuestas generales en

centros relacionados a diseño y venta de equipos considerando las características

del proyecto y los precios actuales del mercado. Estos montos no contemplan el

mantenimiento que se estima para un costo mensual promedio de ciento cincuenta

mil colones del cual el gerente se encuentra informado y esta de acuerdo con el

monto.

Para las reuniones se toma en cuenta un monto por alimentación y materiales, en

el caso de las entregas se suma la impresión para observación de diseños.

El unico costo definido por hora fue el salario del administrador de proyecto ya que

sus labores se consideran dentro de su rol dentro de la empresa con un

aproximado de 140 horas destinadas al proyecto para un total estimado de

quinientos sesenta mil colones.

En el costo no se incluye ningún rubro a los stackeholders conocidos como

pacientes, médico y marcas representadas ya que estos solo se tomaron en

cuenta como parte de un estudio de mercadeo propio de la empresa para la

definición del alcance del proyecto pero no impactan el costo del mismo.

En la siguiente figura 20 se detallan los costos estimados totales del proyecto.

49

Figura 20. Estimación de costos totales

Para el control de costos es importante tomar en cuenta que al ser este proyecto

una adquisición de servicios por contrato la variación que pueda haber será

previamente aprobada y de carácter incuestionable para cambios durante el

transcurso del proyecto a menos que haya un acuerdo por los interesados a

realizar cambios más allá de lo pactado en el contrato.

50

Dicho esto hay gastos que no son fijos como lo son las reuniones, horas de trabajo

del administrador del proyecto, papelería entre otros que pueden serán

controlados mediante el seguimiento del cronograma y alimentación al software

Project.

Asimismo, como se expuso anteriormente este proyecto tiene un monto pre

aprobado de seis mil dólares lo que brinda una holgura a nivel de costos de más

de medio millón que si se asocia al tipo de proyecto y la información que se puede

encontrar en el plan de adquisiciones muestra que el control a realizar puede

darse tomando en cuenta las plantillas de solicitudes de cambio de cronograma y

de adquisiciones donde se hará nota del impacto al presupuesto. Las medidas a

tomar en caso de aprobaciones de cambio que alteren el presupuesto deberán ser

planteadas y aprobadas en las reuniones generales ya que este plan de gestión

no incluye un plan de gestión de riesgos.

4.4 Plan de gestión de recursos humanos:

El plan de Recursos humanos se dirige a organizar las personas que contribuirán

en el proyecto describiendo sus roles y responsabilidades dentro del mismo.

A continuación en el cuadro 8 se describe el plan de recursos humanos con sus

roles y responsabilidades propuesto para el proyecto.

51

Cuadro 8. Plan de recursos humanos, Roles y responsabilidades

Tipo Rol Responsabilidades

Gerente General Patrocinador Autorizar la ejecución del proyecto, el presupuesto y

los entregables finales.

Administrador del proyecto

Director del proyecto

Gestionar el tiempo, costo, recursos humanos, comunicaciones y adquisiciones del proyecto para cumplir con el alcance del mismo. Específicamente: reuniones, cotizaciones, análisis de ofertas, escogencia de ofertas, notificaciones, solicitar y aprobar cambios en diseños de menú principal, productos, enfermedades comunes, contáctenos y estudios clínicos, aceptación de diseños finales, compra de servidor. Documentación del proyecto.

Diseñador web (empresa contratista)

Participante

Cumplir con los requisitos impuestos por la empresa, asistir a las reuniones programadas de acuerdo al cronograma para entregas y en caso de cambios cumplir con el tiempo acordado.

Pacientes Beneficiario No tienen una responsabilidad de participación pero en estudio previo sus dudas e inquietudes aportaron conocimiento para la formulación de los objetivos.

Marcas representadas Beneficiario Corroborar la información mostrada en la página web.

Médicos Beneficiario Dar a conocer a sus pacientes el sitio web para información de sus pacientes sobre los procedimientos que se les realizará.

Tomando en cuenta los roles y responsabilidades de los recursos humanos se

procede a mostrar el cuadro 9 que muestra la matriz de roles, responsabilidades y

funciones. Se hace la anotación que pacientes, marcas representadas y médicos

no aparecen en el cuadro ya que estos no influyen en forma directa a las

actividades del proyecto

52

Cuadro 9. Matriz de Roles, responsabilidades y funciones

Matriz de roles y funciones para el proyecto: Diseño de página web de la compañía

Spinemed CR SA

E ejecuta, P participa, C coordina, R revisa, A autoriza

Actividad Gerente general


Diseñador web

Reunión gerente y administrador del proyecto P-A C-P

Aceptación del proyecto por el gerente general A P

Cotización de sitios de programación web R-A P

Análisis de ofertas R Escogencia de oferta R-A Notificación C-A P Primer reunión formal para solicitud de fechas de entregables

P-A C-P P

Entrega de primer diseño HTML menú principal R-A E

Cambios y aprobación de diseño menú principal C-R-A E

Entrega de segundo diseño HTML menú productos R-A E

Cambios y aprobación de diseño menú productos C-R-A E

Entrega de tercer diseño HTML menú enfermedades comunes R-A E

53

Matriz de roles y funciones para el proyecto: Diseño de página web de la compañía

Spinemed CR SA

E ejecuta, P participa, C coordina, R revisa, A autoriza

Actividad Gerente general


Diseñador web

Cambios y aprobación de diseño menú enfermedades comunes

C-R-A E

Entrega de cuarto diseño HTML menú contáctenos R-A E

Cambios y aprobación de diseño menú contáctenos C-R-A E

Entrega de quinto diseño HTML menú estudios clínicos R-A E

Cambios y aprobación de diseño menú estudios clínicos C-R-A E

Reunión del gerente, PM y contratista para revisión de diseños finales.

P-A C-P P

Posibles cambios a diseños C-R-A E

Aceptación de diseños finales A P P

Plan de gestión del tiempo E Plan de gestión de costos E Plan de gestión de recursos humanos E

Plan de gestión de comunicaciones E

Plan de gestión de Adquisiciones E

Documento de planes de gestión para diseño de página web finalizado

E

54

Las competencias y autoridad de los recursos para el desarrollo de las actividades

de este proyecto se detallan en el cuadro 10 Competencias y autoridad

Cuadro 10. Competencias y autoridad

Tipo Descripción Autoridad


Deberá ser capaz de aplicar conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas de administración de proyectos en lo concerniente a la integración de los procesos que envuelven esta rama: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. Esto adecuado a los requisitos y necesidades del proyecto. Sus conocimientos en el área médica y proyectos proporcionan el juicio experto para la toma de decisiones y guía de este proyecto.

Toma de decisiones y aprobaciones parciales. Establece los criterios de conformidad para con el contratista. Define cambios y criterios de aceptación del producto. Controla los procesos de los planes de gestión definidos.

Gerente de empresa

Seguimiento del proyecto esporádico y aprobación de entregables finales.

Autoriza y financia o cancela el proyecto

Diseñador web

El diseñador web deberá contar con los siguientes conocimientos:

No posee una autoridad en el proyecto ya que debe cumplir con los requisitos de la empresa. Su autoridad se limita a la integridad de la herramienta.

Administrador de servidor: Configuración avanzada servidor, normativas y protocolos seguridad, redes y telecomunicaciones. Leguajes: Lenguajes de script avanzado (PHP, ASP, JSP), bases de datos, AJAX, Ruby & Rails, etc. Marketing, analítica, usabilidad: Crear y dirigir campañas de marketing online, optimización de conversiones, comunicación en social media. SEO y SEM avanzado. Conducir test de usabilidad. Diseño: Nivel experto de suites de diseño web, conocimientos avanzados de animación y 3D. Convertir bocetos complejos a HTML/CSS.

55

Tipo Descripción Autoridad

Administrador de sistemas

El administrador de sistemas deberá contar con los siguientes conocimientos:

No posee una autoridad en el proyecto ya que debe cumplir con los requisitos de la empresa. Su autoridad se limita a mantenimiento de la integridad de los sistemas de redes y servidor de la empresa.

Estudios informáticos o afines, con experiencia demostrada en el campo y conocimientos amplios de sistemas y tecnologías de red. Conocimientos amplios de mercado informático, tanto de hardware como de software, en el caso que haya que evaluar compras de material o montar nuevos sistemas o instalaciones completas. Conocimiento en sistemas operativos. Conocimientos en seguridad informática, seguridad del sistema, auditoría, sistemas de respaldo, etc. Conocimientos en bases de datos, SQL, otros. Instalación y reparación de hardware y/o cableados de red y dispositivos. Administración y mantenimiento de servidores Windows Server 2003,2008, preferiblemente certificado.

La capacitación del personal para el uso futuro de la herramienta de la página web

se negociará en la contratación del diseñador web y se facilitará luego del proceso

de diseño en la implementación del mismo.

Este proyecto es pequeño y para el éxito del mismo se mantendrá el

profesionalismo, compromiso y responsabilidad de las partes involucradas.

Las contrataciones se realizarán mediante un análisis por juicio experto por parte

del administrador del proyecto que tomara en cuenta el cumplimiento de requisitos

y oferta económica.

En cuanto a los criterios de liberación se apegará este al cumplimiento de los

objetivos y a la aceptación de los entregables por parte del Administrador del

proyecto y el Gerente de la empresa.

56

En cuanto a los horarios de trabajo se buscará el seguimiento del cronograma

estipulado en el plan de gestión del tiempo.

4.5 Plan de gestión de comunicaciones

El cuadro 11 detalla el Plan de Comunicaciones para este proyecto donde se

describen los elementos más importantes para asegurar que la información del

proyecto sea tramitada de forma eficiente entre los involucrados del mismo

Cuadro 11. Plan de comunicaciones

Elemento Finalidad Frecuencia Formato / Medio Responsable Destinatario

Reuniones presenciales

Aprobación de proyecto, definición de modo de trabajo entre PM y contratista, aprobación de diseños finales

Etapas de formalización del proyecto, contratación del diseñador web, diseño de la página web y aceptación de la página web

Reunión de involucrados en la empresa

Gerente General, Administrador del proyecto, Contratista

Gerente General, Administrador del proyecto y Contratista

Adquisiciones

Cotizar sitios de diseño y soporte web, así como notificar la elección del diseñador web, compra de servidor

Durante la etapa de contratación de diseñador Web

Correo electrónico, teléfono, internet

Administrador del proyecto Contratista

57

Elemento Finalidad Frecuencia Formato / Medio Responsable Destinatario

Entregas de diseños y cambios

Solicitar cambios a los diferentes diseños en caso de ser necesario y aprobación de los mismos.

Etapa de diseño de página web

Correo electrónico Contratista Administrador

del proyecto

Anuncios internos y externos

Informar adquisiciones y estado de los entregables

Durante todo el proyecto

Correo electrónico, Visitas a procesos de adquisición


Gerente General y Contratista

Informes de avance de los entregables

Informar el estado del proyecto

Durante todo el proyecto

Correo electrónico y reuniones generales de la empresa


Gerente general

Para poder cumplir con éxito el plan de comunicaciones se utilizarán las siguientes

plantillas para reuniones, solicitudes de cambio para los HTML

Dichas plantillas se detallan en los cuadros 12 y 13 respectivamente.

58

Cuadro 12. Plantilla de reuniones

La reunión se levanta a las _____________ del día _____________

5

Gerente del proyecto:Fecha:Lugar:Hora:

Comentarios

Acuerdos123

Registro de firmas de asistentes

4

Nombre Fima

Agenda- otros

Reunión N.______Proyecto: Diseño de pagina web para la empresa Spinemed CR SA

59

Cuadro 13. Plantilla Solicitud de cambio para HTML




Revisión de cambios


Solicitud de cambios para HTML:_____________________________Fecha de solicitud de cambioDescripcion del cambio

Razón del cambio

Requisitos previos del HTML_________________________:

60

4.6 Plan de gestión de adquisiciones:

Para la gestión de adquisiciones se tomara el juicio experto del administrador del

proyecto que se encargará de formular los requisitos de compra, orden de compra,

cronograma, negociar garantías, generar el enunciado del trabajo, identificar

proveedores y establecer métricas de adquisiciones, además será necesario un

experto legal para la formulación formal del contrato.

El tipo de contrato a formular será de precio fijo ya que por definido el contratista el

contrato tiene por beneficio un producto bien definido que será especificado en el

contrato. Asimismo el contrato será de forma simple, una orden de compra

detallada en los objetivos del producto y fechas de entrega definidas.

En el cuadro 14 denominado adquisiciones se detallan los productos que la

empresa va a adquirir a lo largo de este proyecto como parte de un proceso de

compra.

61

Cuadro 14. Adquisiciones

¿Qué? ¿Cuanto? ¿Cuando? ¿Cómo?

Elemento Especificaciones Cantidad Proveedor

Inicio

de

compra

Fecha

Límite Costo Responsable

Pagina

web

Diseño de HTML de: 1. Menú principal

donde se muestren los accesos a los

HTML: quienes somos, productos,

enfermedades comunes, contáctenos,

estudios clínicos además de la opción de

visualización en idiomas inglés ó

español. 2. Productos: se solicita que en

este se observe de forma dinámica las

divisiones de la columna por aplicación

y tipo de implante siendo estas: cervical,

toraco lumbar, biológicos, monitoreo. Y

desplieguen de forma dinámica

información individual de los productos

dentro de su clasificación contando con

información de marca representante,

indicaciones, contraindicaciones,

descripción de producto y fotografía del

mismo. 3. Enfermedades comunes: En

esta página se solicita enlistar las

diferentes enfermedades que son

tratadas con los productos que ofrece la

empresa. 4. Contáctenos: En esta página

se pide poder realizar todo tipo de

solicitudes a la empresa con interacción

al correo electrónico, la persona

ingresara sus datos y dudas sobre los

productos, petición de información,

solicitud de cotizaciones que serán

enviadas a un correo electrónico y

almacenados en una base de datos para

control de información de los visitantes.

5. Estudios clínicos: esta página deberá

estar disponible solo para médicos.

1 Contratista 02

Agosto

2011

12

Octubre

2011

Setecientos

mil

colones

Administrador

del proyecto

Servidor Soportado en plataforma Windows, que

funcione como servidor de correo,

archivos, impresión y controlador de

dominio.

1 Contratista 02

Agosto

2011

16

Agosto

2011

Un millón

de colones

Administrador

del proyecto

62

De acuerdo a estudios de cotizaciones previas se identificaron posibles candidatos

para el diseño de la página web así como las herramientas necesarias para su

óptimo funcionamiento.

En diseño se destacan:

Servicios de diseño Alexander Durán Rojas

MyHost.com

Servicios de diseño Luis Diego Flores Romero

Para la adquisición del servidor los diseñadores incluyeron en sus cotizaciones el

servidor relacionando compañías de ventas de equipo y generaron las

recomendaciones del caso tomando en cuenta la visión de la compañía y sus

necesidades tecnológicas dando como opción los siguientes: Cococo, PC Store y

Dell.

De acuerdo con el cronograma del proyecto en la gestión del tiempo, se destacan

en la figura 21 las fechas planificadas en cada producto para los productos

entregables a las cuales deberán adecuarse los proveedores para su

participación.

Figura 21. Fechas de productos entregables

63

El enunciado del contrato enfatiza los requisitos de diseño, compra de servidor y

condiciones, este enunciado podrá ser revisado y ajustado a lo largo del proyecto

hasta contar con un contrato firmado por las partes en presencia de un abogado.

Dicho documento se presenta a continuación como una base para realizar la

orden de compra:

Diseños:

• Menú principal donde se muestren los accesos a los HTML’s: quienes somos,

productos, enfermedades comunes, contáctenos, estudios clínicos además de

la opción de visualización en idiomas inglés ó español.

• Productos: Aquí se observarán de forma dinámica las divisiones de la columna

por aplicación y tipo de implante siendo estas: cervical, toraco lumbar,

biológicos, monitoreo. En ellas se desplegaran de forma dinámica información

individual de los productos dentro de su clasificación contando con

información de marca representante, indicaciones, contraindicaciones,

descripción de producto y fotografía del mismo. Esta página mostrará dos

versiones dependiendo del ingreso autorizado ya que en ese caso contará con

opciones de descarga de documentos tales como panfletos y técnicas

quirúrgicas de cada producto.

• Enfermedades comunes: En esta página se enlistarán las diferentes

enfermedades que son tratadas con los productos que ofrece la empresa,

estos serán diseñados a manera de links individuales a sus respectivos

HTML’s para mejor visualización de la información.

• Contáctenos: En esta página se podrá realizar todo tipo de solicitudes a la

empresa con interacción al correo electrónico, la persona ingresara sus datos

y dudas sobre los productos, petición de información, solicitud de cotizaciones

que serán enviadas a un correo electrónico y almacenados en una base de

datos para control de información de los visitantes.

64

• Estudios clínicos: esta página solo estará disponible en la sección con log in

para personas autorizadas por la compañía para descarga de estudios clínicos

así como su discusión mediante un foro abierto.

Servidor:

• Servidor para soporte de dominio, correos, impresoras y archivos.

• En plataforma Windows.

Condiciones:

• El proveedor deberá ser capaz de cumplir con el total de las especificaciones

solicitadas, luego de recibidas las cotizaciones se procederá a aplicar la

métrica propuesta en el cuadro 15 donde se tomarán el cuenta precio, tiempo,

experiencia y garantía.

• Proveedores con 60 puntos o menos serán excluidos del proceso de

adquisición.

• En el caso de la página web deberá hacerse cargo el contratista de capacitar

dos personas de la empresa para el manejo adecuado de la misma.

• Para el servidor además de la garantía se tomarán en cuenta ventajas

tecnológicas que deberán venir especificadas en su totalidad.

• Serán considerados como valor agregado con un valor de 10 puntos periodos

de mantenimiento de cuatro meses libres de costo con dos visitas mensuales

que se consideren incluidos en precio total de la oferta por parte del

contratista.

• El proveedor deberá cancelar el equivalente a 5% sobre el monto total de la

oferta en caso de retirarse del proyecto luego de su notificación como

adjudicatario, en caso de estar en periodo de diseño y retirarse deberá

cancelar un 10% sobre el total de la oferta y brindar todo el material

desarrollado a la fecha junto con un informe de estado.

65

Cuadro 15. Métrica de adquisiciones

Precio Tiempo Experiencia Garantía

Según lo programado o hasta un 10% de variación. 25 puntos

Entrega de diseños en el tiempo de contrato. 25 puntos

5 años en diseño. 25 puntos

3 años sobre servidor. 25 puntos

Incremento de 11% a 20%. 20 puntos

Hasta un mes de atraso en diseños. 20 puntos.

2 a 3 años en diseño. 20 puntos

2 años sobre servidor. 20 puntos

Incremento de 21% a 30%. 15 puntos

Hasta dos meses de atraso en diseños. 15 puntos

1 año en diseño. 15 puntos

1 año sobre servidor. 15 puntos

En caso de que la empresa o el proveedor requieran realizar cambios en el

proceso de adquisiciones se usará la plantilla descrita como solicitud de cambios

en la gestión de adquisiciones del Cuadro 16 con el fin de realizar su estudio y

aprobación o rechazo por la parte afectada.

Cuadro 16. Solicitud de cambios en la gestión de adquisiciones


Solicitud de cambios en la gestión de adquisiciones


Evaluación del cambio


Fecha de solicitud de cambioOriginador del cambioSolicitanteDescripcion del cambio

Razón del cambio

Impacto en el cronograma

Impacto en el presupuesto

Impacto en Recursos

66

CONCLUSIONES

Los mercados actuales son muy competitivos por ello las ventajas que

una compañía pueda proveer a sus clientes como un valor agregado harán la

diferencia en la obtención de resultados positivos, en su exposición y

mejoramiento del posicionamiento de la misma.

El proyecto fue aprobado por los interesados, tiene un alcance definido en tiempo,

costo y recursos de acuerdo a las necesidades de la empresa. Se formulo con la

ayuda de la herramienta de proyectos MS Project para definición de cronograma

de trabajo, asignación de recursos, asignación de costos y será utilizado para el

control del alcance.

Se puede concluir que esta herramienta será de gran utilidad para el mercadeo y

el desarrollo de actividades cotidianas de la empresa Spinemed CR SA una vez

que ésta este implementada, siempre y cuando la misma empresa se encargue de

promover su uso como medio de comunicación para intercambio de información

con hospitales, médicos y pacientes.

La creación de la pagina traerá entre otros beneficios los internos tales como el

exponer la empresa a aquellas casas comerciales que busquen que los

representen en nuestro país o bien como una carta de presentación del

compromiso y calidad de trabajo que podemos ofrecer al solicitar una

representación.

Se han creado plantillas para el control de cambios, cronograma y actividades

para ser utilizadas tanto por la empresa como por el contratista durante esta etapa

de diseño de la página web pero podrán ser utilizadas para la implementación

siempre y cuando de necesitarse algún dato extra se modifiquen.

.

67

El presente proyecto se debe considerar como un esfuerzo inicial de la empresa

para su exposición y acercamiento con los clientes directos e indirectos pero es

importante que la compañía tome como un proyecto continuo la alimentación

Se recapacita en el uso de las mejores prácticas propuestas en el PMBOK para la

elaboración de proyectos adaptados a la empresa y sus necesidades para la

obtención de más y mejores resultados positivos.

Se obtiene buena respuesta en la empresa a las prácticas de los proyectos para el

logro de mejores y efectivos resultados por lo que se documentan lecciones

aprendidas y se contempla la creación de una metodología empresarial sobre la

cual se orienten futuros proyectos.

68

RECOMENDACIONES

Se recomienda que el desarrollo del proyecto se haga con apego a los planes de

gestión propuestos para lograr el éxito del mismo, que se utilicen las plantillas en

los casos en que sea necesario y se documente toda la información para la

generación de las lecciones aprendidas.

Se debe mantener una revisión periódica del avance del proyecto en tiempo y

costo para asegurar el cumplimiento del alcance del proyecto y hacer los ajustes

necesarios al plan de gestión del proyecto de ser requerido. Para esto se

recomienda el uso de MS Project como herramienta de control.

Para que el sitio web tenga éxito entre los clientes se recomienda la actualización

periódica de la información expuesta en el mismo como es el caso de los estudios

clínicos y congresos ya que de esta forma los clientes se convertirán en visitantes

del sitio y se logrará una mejor proyección. Además dicha información puede ser

adquirida por las mismas recomendaciones de los clientes para que se vean como

parte de la empresa.

Se recomienda tener presente la actualización de los productos expuestos a no

más de dos meses y de sus noticias a no más de un mes ya que una página que

no se actualice pierde el interés de sus usuarios.

Dado que algunas casas comerciales representadas radican en Francia es

recomendable considerar la traducción de la página a este idioma además que el

simple hecho de ver un idioma europeo en este mercado genera mayor atención a

los productos por su origen.

69

Luego de un mes en implementación se recomienda realizar un estudio con los

principales médicos y hospitales para recolección de opiniones sobre el sitio web

para de esta forma pulir defectos y resaltar virtudes del mismo.

Para el óptimo funcionamiento del dominio a futuro se considera de importancia

alta la adquisición de un servidor para el soporte del mismo.

Debido a las características solicitadas para el diseño se recomienda el

entrenamiento de las personas con autorización a la alimentación de información

de la página así como la recolección de datos para evitar pérdidas, desvíos o

tergiversación de la información.

70

BIBLIOGRAFIA

Alfaro, B. (2009).Creación del plan de gestión de proyecto para la creación del sitio

web de mercadeo myboomer para tractores new holland. Proyecto final de

graduación presentado como requisito para optar por el título de máster en

administración de proyectos. Universidad para la cooperación internacional, San

José, Costa Rica.

Eyssautier, M. (2002). Metodología de la investigación. (Cuarta Edición). Bogotá:

Thomson learning.

Marcos, J.C. (2011, Marzo 15) Fuentes de información, educación y proyectos de

investigación multimedia. Extraído el 15 de marzo, 2011, de

http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num8/jmarcos.html

Project Management Institute (2008). Guía de los Fundamentos para la Dirección

de Proyectos (Guía del PMBOK). (Cuarta edición). Newton Square, PA: Project

management institute.

Ruiz, R. (2006). Historia y evolución del pensamiento científico. Extraído el 31 de

mayo, 2011, de http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.2.htm (pp. 129)

71

ANEXOS Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO

ACTA DEL PROYECTO Fecha Nombre de Proyecto 16/2/11

Plan de gestión de proyecto: Diseño de pagina web para compañía SPINEMED CR SA

Areas de conocimiento / procesos:

Area de aplicación (Sector / Actividad):

Alcance, tiempo, costos, recursos humanos, comunicación, adquisiciones.

Sector comercial-salud

Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto 21/02/2011 20/05/2011 Objetivos del proyecto (general y específicos) General: Elaborar el plan de gestión del proyecto “”Diseño de una página web para la compañía Spinemed” Específicos: Elaborar el plan de gestión del alcance para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para ser completado satisfactoriamente. Elaborar el plan de gestión del tiempo para lograr la conclusión del proyecto en el tiempo estipulado. Elaborar plan de gestión de costos para planificar, estimar, preparar y controlar los costos del proyecto. Elaborar plan de gestión de recursos humanos para organizar y dirigir el equipo del proyecto. Elaborar plan de gestión de comunicaciones para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Elaborar el plan de gestión de adquisiciones para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. Justificación o propósito del proyecto Spinemed se creó en octubre del 2009 como una empresa para brindar soluciones quirúrgicas en la rama de la neurocirugía y ortopedia de la columbra vertebral. Actualmente cuenta con productos para cirugías cervicales anterior y toraco lumbares posterior además de una gama de productos biológicos aplicables a la ortopedia de rodilla, cadera y maxilofacial. En vista al crecimiento que se ha dado en la empresa y en miras a nuevas representaciones así como la vasta competencia que tiene la empresa se decidió realizar un plan de gestión en torno al desarrollo de una página web donde pueda haber intercambio de información para los clientes directos (médicos) y los indirectos referidos (pacientes).

72

Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto Plan de gestión del alcance: Definición del alcance, crear EDT, verificación del alcance. Plan de gestión del tiempo: definición de actividades, secuencia de actividades, duración de actividades, cronograma. Plan de gestión de costos: estimación de costos y determinación de presupuesto. Plan de gestión de recursos humanos: planificar los recursos humanos. Plan de gestión de comunicaciones: planificar las comunicaciones. Plan de gestión de adquisiciones: planificar las adquisiciones.

Supuestos 1. Se va a tener el apoyo gerencial para realizar el proyecto. 2. Se cuenta con los recursos financieron necesarios para la elaboración del proyecto. 3. Se dispone del tiempo necesario para la elaboración del plan de gestión del proyecto. 4. Se dispone de los recursos humanos para la elaboración del proyecto. 5. Se dispone de medios de comunicación apropiados para la realización del proyecto Restricciones

1. El plan de riesgos y calidad del proyecto fueron suprimidos por el gerente de la empresa a su criterio y responsabilidad.

2. En vista del tiempo que se tiene para desarrollar el proyecto no se incluirá los resultados de la ejecución del plan.

Información histórica relevante Empresas nacionales con anos de experiencia en el medio no se han preocupado por la información constante a medicos como forma de mercadeo ni tampoco de la necesidad de entendimiento de los procedimientos para los pacientes. Empresas como Meditek y Synthes que son los mayores competidores hicieron sus paginas muy basicas y desde su formación no se han actualizado los sitios por lo que no son referencia para los clientes. Identificación de grupos de interés (Stakeholders Cliente(s) directo(s): Gerente de la empresa, administrador de proyectos, Médicos neurocirujanos y ortopedistas. Cliente(s) indirecto(s): Pacientes, administradores del dominio, contratista web.

Realizado por: Karla Cabezas Esquivel

Firma: Aprobado por: Manuel Álvarez

Firma:

73

Anexo 2: EDT

74

Anexo 3: CRONOGRAMA

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