Investigación SGDSINCOSOFT

Presentado a: Luz Marina Arias González

Presentado por: Jorge Becerra R.Universidad del Quindío

Grupo 4CIDBA

Mi visitaLa compañía que visite se llama SINCOSOFT y realice

mi visita en compañía de Mónica Rodríguez, profesional en Bibliotecología de la Universidad Javeriana y se desempeña como Consultora Senior en la compañía; es una empresa dedicada a la venta de software por lo cual ellos mismos implementaron su propio sistema de gestion documental el cual tiene muchas ventajas con respecto a la competencia.

Trazabilidad con todos los componentes del programa o paquetes que ellos ofrecen.

Software 100% web, no es necesario que este preinstalado en alguna maquina o computador.

Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementaciónUn sistema de gestión documental es aquel que se

implementa para el manejo de datos en una compañía usando la tecnología idónea que nos permitirá realizar los procesos necesarios para llevarlo a cabo.

Requisitosa) Política de la calidad, misión, visión y objetivosb) Manual de calidadc) Procedimientos documentadod) Flujos de trabajoe) Formularios f) Planes de calidadi) Registros

Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus

metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los

documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas. Requisitos Política de la calidad: Documento que establece la misión y visión de una

compañía orientada a las expectativas dadas por el mercado y sus clientes. Objetivos: Son las metas que desea alcanzar la compañía en un periodo de

tiempo establecido contando con el apoyo del recurso humano y tecnológico que posea.

Manual de calidad: Documento que explica los procedimientos a seguir para lograr llegar al cumplimientos de las metas propuestas por la compañía en temas de calidad.

Procedimientos documentado: Son documentos de uso administrativo que nos evidencia el quehacer del dia a dia y apoya a los diferentes departamentos en sus acciones que e ven plasmadas para mejorar los procedimientos.

Flujos de trabajo: Actividades registradas en documentos que se evalúan para mejorar tiempos y formas de elaborar las tareas dentro de una compañía.

Formularios: Documentos que trasmiten información de una dependencia a otra.

4-5. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.Indague en la misma entidad lo siguiente:

En SINCOSOFT tiene implementado su propio software ya que se dedican a este oficio y tienen un portafolio de servicios variado donde todos sus sistemas se integran y lo hacen efectivo con respecto a los demás.

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?Funcionalidades Centro de Administración Documental Política de retención documental. Permisos de consulta por usuarios. Indexación administrable. Transacciones de archivos físicos auditables. Almacenamiento y control de planos. Auditoría de transacciones. Impresión de códigos de barras.

Correspondencia Administración de correspondencia interna y saliente. Creación de flujos de documentos. Auditoría del flujo documental. Control de formatos de calidad en Excel.

Radicación de facturas Gestión sobre las facturas de venta administrativas de ADPRO WEB y a nombre de terceros. Generación automática de las cuentas por pagar, desde la radicación. Asociación de actas y entradas de almacén de ADPRO WEB.

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?SINCO-SGD hace posible la administración integral de

información requerida para gestionar el archivo físico y digital de una compañía.

Siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación, SINCO SGD aplica las mejores prácticas para la gestión documental. Parte de la implementación de la política de gestión documental de la empresa, para mantener un archivo organizado y con posibilidades de crecimiento controlado.

Administra flujos de correspondencia entrante y saliente, la radicación de facturas y el archivo físico y digital, priorizando el uso de este último para evitar pérdidas o deterioro de los documentos originales.

Bibliografía

Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. Decreto número, 26 09 de 201://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf marzo 27 de 2015

SINCOSOFT. SINCO-SG. http://sinco.com.co/sinco-sgd/ marzo 27 de 2015