Presentación SGD 2015

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Capacitación en Organización de Archivos

Universidad Manuela Beltrán

UMB

¿Sabes que es el Sistema de Gestión Documental de la UMB?

• Es la unidad responsable de la captura, organización, procesamiento técnico, accesibilidad, difusión, orientación y conservación del patrimonio documental de la UMB.

• Por tal razón en la UMB existen dos tipos de Archivo:

• Archivo de Gestión• Archivo Central


CLASES DE ARCHIVO DE LA UMB

ARCHIVO CENTRAL

Es la unidad administrativa donde se agrupan los documentos transferidos ó trasladados por los distintos archivos de gestión de la UMB y están ubicados en el Campús Norte Cajicá.


ARCHIVO DE GESTION

Son los documentos que se manejan a diario en cada oficina y los cuales están bajo la responsabilidad del área al que pertenecen

Tablas De Retención Documental (TRD) Unificar Clasificar Eliminar Ordenar Foliar Rotular Inventariar Archivos Digitales Papel Reutilizable

PROCESO ARCHIVISTICO


TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


Las Tablas de Retención Documental (TRD), son un listado de Series, Subseries con sus correspondientes Tipos Documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del Ciclo Vital de los Documentos.(Acuerdo No 039 de 2002)

Serie: Documentos producidos por un área determinada los cuales desempeñan funciones administrativas debido a su importancia en el ámbito organizacional, como lo son: las Historias Laborales, Contratos, Actas, informes, entre otros.

Subserie: Documentos que conforman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplo: Informes

Tipo Documental ó Unidad documental simple: Es una unidad mínima que reúne todas la características necesarias para ser considerada un documento. Ejemplo: Un Oficio.


FORMATO DE TRD


UNIFICAR

• Proceso en el cual se deben agrupar todos los documentos del área al cual pertenecen en un lugar específico, sin importar su origen, fecha o tipología documental.


CLASIFICAR

Identificar y separar los documentos del área según su tipología documental o tema, se debe tener en cuenta las series y subseries que expresan la Tabla de retención documental, perteneciente al área productora de los documentos.


ELIMINAR

Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor primario y que no tienen un valor secundario. Para la eliminación de los documentos se debe tener el criterio del Jefe de área quien considerara pertinente la eliminación de los mismos. En este ítem se debe tener en cuenta que estos documentos pueden ser reutilizables.


ORDENACIÓN DOCUMENTAL

• Ordene cada una de las unidades documentales identificadas en la previa clasificación, este proceso se llevara a cabo en orden cronológico, del mas antiguo al mas reciente, alfabéticamente o por consecutivo.


FOLIAR LOS DOCUMENTOS

Acción de asignar un numero consecutivo a cada uno de los folios por su cara recta, esto con el fin de facilitar, su consulta y control. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB y el numero será por consecutivo ubicado en la parte superior derecha del documento.

FOLIO: Es una Hoja.


ROTULACIÓN

• Enseguida de organizar los documentos en sus respectivas carpetas o expedientes y efectuar la foliación documental, se procederá a diligenciar los formatos de identificación documental donde se podrá describir la información que es depositada en el archivo.


INVENTARIAR

• Proceso en el cual se registra la información que fue identificada y marcada, normalmente se utiliza para el momento que se efectúa una transferencia documental hacia el archivo central.

Actas de Comité de

ComprasActas de Comité de

Archivo

Actas de Comité de

de C. I.

Actas de Comité de

Control I. D.


ARCHIVOS DIGITALES


PAPEL REUTILIZABLE

El Papel Reutilizable es practico para los documentos en los cuales no se tenga la necesidad de imprimirlos por ambas caras, es necesario que se marque con una X por el lado ya utilizado con esfero mina negra, esto nos ayuda a diferenciar que lado es valido.


FORMATOS

Hoja de Control. Rótulo Identificación de Expedientes. Rótulo de Cajas. Formato Único de Inventario Documental.


Hoja de Control

MACROPROCESO GESTION DOCUMENTALNombre del Proceso:

CÓDIGO: SISTEMA GESTION DOCUMENTAL

Nombre del Documento: VERSIÓN:HOJA DE CONTROL FECHA:

NOMBRE DE LA CARPETA:

FECHA ASUNTO O TEMA FOLIOS OBSERVACIONES


ROTULO IDENTIFICACION DE EXPEDIENTESCARPETA


ROTULO IDENTIFICACION DE EXPEDIENTESAZ


ROTULO DE CAJAS


FUID (Formato Único de Inventario Documental)


CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

Documentación Activa

Documentación Semi -activa

Documentación Inactiva

Valores Primarios

Valores Secundarios

• Administrativo• Legal• Fiscal• Contable• Técnico

Valores Primarios

• Histórico• Cultural

• Investigación• Científico



MANEJO ESTANTERIA

RECOMENDACIONES

• Es Importante saber que si se tiene un buen manejo de Archivo de gestión se nos facilitara obtener mejor la información a través de las Tablas de Retención documental, Por lo tanto es una herramienta que se debe poner en practica en todas las áreas acordes a la Universidad Manuela Beltrán.

“Únete a lo que decimos SI a las TRD”


• Los documentos como libretas militares, cedulas de ciudadanía, registros civiles y otros documentos que expresen identificación de alguna persona no podrán ser reutilizados.

• No realice ninguno de los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales , ni otro tipo de marcas sobre el documento.

• Coloque dentro de cada carpeta máximo 200 Folios.• Evitar la duplicidad.• No envié documentos vigentes al Archivo Central.


El Sistema de Gestión Documental de la UMB invita a la Comunidad Manuelista a hacer sugerencias en favor de mejorar el servicio de esta área, escribiendo al correo [email protected] ingresar a nuestro blog: http://sgdumb14.blogspot.com/

Teléfono: 5460600 Ext. 1504 - 2504 – 8504.


GRACIAS.

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