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INSTITUTO DE EDUCACIÓN
LABORAL NUEVA LUZ
CURSO:
CONTABILIDAD BÀSICA
10° GRADO
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Contabilidad Básica
Módulo 1
La Contabilidad como herramienta básica de la gestión empresarial
Necesidad e importancia de la contabilidad
Podemos definir la contabilidad como "la ciencia que orienta a los sujetos
económicos para que éstos coordinen y estructuren, en libros adecuados, la
composición cualitativa y cuantitativa de su patrimonio, tanto desde una
perspectiva estática como dinámica".
Siguiendo este concepto, el empresario, por medio de la contabilidad, tendrá
constancia de la situación y composición de su patrimonio en un momento
determinado del tiempo, así como su evolución.
El patrimonio, por tanto, es el campo de actuación de la contabilidad, que va
a medir y cuantificar dicho patrimonio y sus variaciones posteriores,
distinguiendo un doble aspecto en el mismo:
a- Aspecto económico: o conjunto coordinado de medios de actuación
con que cuenta la empresa para desarrollar su actividad productiva.
b- Aspecto financiero: fuentes de financiación de las que proceden los
medios de actuación anterior.
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Origen y Evolución de la Contabilidad
El objetivo fundamental de la contabilidad es servir de instrumento de
información y, aunque son múltiples los datos que puede suministrar la
contabilidad, podemos sintetizarlos en los tres puntos siguientes:
a- Informar de la situación de la empresa, tanto en su aspecto
económico-cuantitativo como en su aspecto económico-financiero.
b- Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico, al
permitirnos comparar los gastos e ingresos de un período de tiempo
determinado, obteniendo así el resultado.
c- Informar de las causas de dichos resultados, pues tan importante es
saber "cuánto gana o pierde" la unidad económica, como saber el
"porqué" de esos beneficios o pérdidas, para adoptar las estrategias que
más convengan a la empresa.
Principios y concepto de Contabilidad
Aunque existen múltiples definiciones del patrimonio, las más aceptada
en el campo de la contabilidad es la que define el patrimonio como "un conjunto
de bienes, derechos y obligaciones adscritos o pertenecientes a una unidad
económica o empresa".
Este concepto de patrimonio es, por tanto, mucho más amplio que la idea o
concepto que habitualmente se tiene del patrimonio, cuando se lo identifica
como el "conjunto de riquezas pertenecientes a una persona", lo que dista
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mucho de lo que en contabilidad debemos entender como patrimonio, ya que
este estará formado por:
1- Bienes y derechos: que en el apartado anterior definimos como
"conjunto coordinado de medios de actuación con que cuenta la
empresa para desarrollar su actividad productiva", que denominaremos
por estructura económica o activo.
2- Obligaciones: que anteriormente definimos las fuentes de financiación
de las que proceden los medios de actuación anteriores.
La Contabilidad en la Empresa
La contabilidad y su relación con otras ciencias
La contabilidad intercambia elementos con otras ciencias estas son
principalmente de orden económico, matemático jurídico, pertenecientes a la
teoría de a información y a
las ciencias de las motivaciones interacciona con:
La administración que se ocupa de la optimización de los recursos al servicio
de la entidad económica.
El derecho que es el que se encarga del manejo legal de las entidades
económicas. Las leyes repercuten en la contabilidad en diversas formas,
puesto que los contadores actúan en un ambiente jurídico.
Las matemáticas a través de cuantificaciones y modelos matemáticos se
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resuelven los problemas financieros de la empresa. El engranaje contable es
de naturaleza esencialmente matemática, pues a menudo se emplean axiomas
y formulas matemáticas en la resolución de problemas contables.
Las matemáticas son un instrumento útil y valioso para los contadores, en la
formulación de procedimientos contables sistemáticos, distintos a la simple
recopilación de prácticas contables.
La informática, que se encarga del diseño e implementación de sistemas de
información general ofreciendo modelos y sistemas.
La sociología que estudia la realidad social del elemento humano de las
actividades económicas.
Con esto concluimos que ninguna ciencia es autosuficiente. Es decir, que para
poder desarrollarse a cabalidad necesita de los conocimientos de otras
ciencias.
- Matemáticas: Las matemáticas es una ciencia exacta de la cual parte la
contabilidad y se aplica a toda la empresa para poder medir el impacto que
esta tiene en los distintos mercados en los cuales esta posicionada la empresa.
Por ello es necesario hacer mención de ésta actividad ( las Matemáticas) en
relación con la Contabilidad. La contabilidad sostiene interrelaciones con las
matemáticas puesto que uno de los objetivos de ésta es la valuación de los
recursos que registra. Por medio de la estadística la contabilidad
Ecuación fundamental de contabilidad
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Conocida como Activo = Pasivo + Patrimonio (A= P+Pt) es el resultado de la
adopción de un método de registro contable basado en la partida doble a partir
de desarrollos empíricos asociados con el modo de producción dominado por
cada época, iniciando en el siglo XIV, con el mercantilismo, siglo XVII con el
comercio y la aparición del capitalismo, la revolución industrial, hasta llegar a
nuestra época con la revolución del conocimiento y libre mercado
En esta ecuación la unidad de medida es fundamental para la elaboración de la
información contable, dicha unidad monetaria es conocida en contabilidad
como la moneda, que permite determinar la información que corresponde a
cada uno de los rubros contables en los estados financieros. La relación entre
la economía y la contabilidad surge por la apropiación de sistemas económicos
asociados al sistema contable, un ejemplo de ello es el dinero . En este sentido
la contabilidad determina la situación patrimonial y la obtención del beneficio en
términos de unidades monetarias. De tal suerte que la contabilidad toma como
importante todo aquello que es objeto de medida monetaria de esta forma la
utilidad o ganancia empresariales muestran los efectos de la acumulación de
capital, a nivel de unidades nacionales.
Con el nuevo papel del dinero en la fase industrial moderna como ―Mercancía‖
se facilita el intercambio de bienes y servicios, más sin embargo no es éste el
que genera valor sino que solo sirve de medio para facilita el intercambio. En
términos cuantitativos se homogeniza el dinero, para poder equiparar los
niveles de beneficio. La técnica contable facilita la medición del capital
generado, y redistribuye éste en el proceso económico de los inversionistas.
En contabilidad se cuantifican los resultados a partir de unidades monetarias
haciendo la diferencia entre ingresos (I) y gastos (G), obteniendo una utilidad o
pérdida. Esto también es verificable en el estado patrimonial de un periodo a
otro, conocido como estado de cambios en la situación patrimonial. Así al
comparar la ecuación económica C = c + v + p, (Marx Kart, El Capital. Donde
C= capital anticipado; c = Capital Constante; v = capital variable y pl =
plusavalia) con la ecuación contable moderna A = P +Pt (partida doble Luca
Pasiolo A = activos; P = pasivos y Pt = patrimonio) se establecen las fuentes de
producción y ganancia. En contabilidad el costo del capital variable (v) no es
reconocido sino como una fuente de financiación, ―ya que el movimiento de
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dinero que va entrando como un activo a caja va saliendo a medida que los
trabajadores van cobrando salario y por esta razón el balance se reduce a C1 =
c + p, en donde C1 = C - v; el capital aparece como el único generador o fuente
de la plusvalía o ganancia‖ .
Aspectos Técnicos, Contables Y Económicos
La relación entre la ecuación contable y la ecuación económica sugiere algunas
advertencias que deben ser tenidas en cuenta para una mejor interpretación
del enfoque propuesto:
1. El capital fijo solo refleja una parte de su valor, como desgaste de la
maquinaria, al precio - costo de la mercancía.
2. El capital circulante está constituido por materiales y salarios que entran en
su totalidad en el precio - costo.
3. La transformación de la plusvalía (pl) en ganancia (g) para el caso
económico supone que el capital anticipado ( c + v ) es igual a su costo de
producción (pr) más la ganancia (g) por la circulación de las mercancías (m); m
= pr+g, (g = pl).
4. El capital constante agrega valor porque es una reposición del capital
invertido. Reaparece como elemento de valor pero no nace en el proceso de
producción de una mercancía.
5. El capital variable (v) crea valor pues es la fuerza de trabajo la que repone el
capital y por la producción anticipa capital para un nuevo proceso.
6. La tasa de ganancia g = pl * v no contempla el periodo de tiempo igual a la c
magnitud de tiempo contable, pues el primero es tiempo de producción y el
segundo es de apropiación y acumulación.]]]]]]7. La tasa de ganancia se
calcula sobre la totalidad del capital anticipado; en contabilidad se examinan los
ingresos y los gastos de un periodo.
8. La tasa de plusvalía ( pl / v ) en economía se calcula sobre el capital
variable; en contabilidad este hecho se considera como pago de mano de obra
y no es generador de valor sino un costo de producción.
9. El porcentaje de la tasa de plusvalía, ganancia y utilidad contable son
diferentes pues cada uno obedece a naturalezas distintas.
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10. La ecuación económica C1 = c + v + p en un periodo inicial (1) se
incrementa para un periodo final (2) C2 = c + v + p’. La ecuación contable A1 =
p + pt en un periodo inicial (1) se incrementa su patrimonio para un periodo
final (2) A2 = p + pt’
11. La utilidad contable surge, de la diferencia entre ingresos menos gastos ( U
= I - G ) donde se elimina momentáneamente la injerencia del capital constante
en el estado de resultados contable (pérdidas y ganancias), se reconoce una
parte proporcional del desgaste de activos. En esta ecuación (U = I - G) se
observa la generación de valor que se traslada después al patrimonio en un
periodo final (2) así : A = P +Pt + (I - G).
En contabilidad las ecuaciones fundamentales se relacionan con la ganancia y
la plusvalía económicas ofreciendo una información de hechos económicos y
financieros, de cambios patrimoniales, por medio de la igualdad de la moneda
como elemento económico que sirve de magnitud, y desde la cual la
contabilidad elabora sus mediciones. Relación Ecuación Económica y Contable
C = C + V + P (Ecuación económica)
Activo = p + pt + ( I - G ) (Ecuación contable)
Capital = Capital + Plusvalía o ganancia
Constante Circulante
Las ecuaciones contable y económica permiten analizar un enfoque financiero,
la forma como se estructura un balance en contabilidad, donde los activos
representan la inversión realizada, mientras que los pasivos y patrimonio
representan la forma de financiación de la organización empresarial.
La generación de valor en economía es la sumatoria entre capital variable más
plusvalía (v+ pl) y en contabilidad es la diferencia entre ingresos y gastos (I -
G). La relación entre economía y contabilidad en cuanto a generación de valor
corresponde para la primera, cierto grado de generación de plusvalía, y para la
segunda identificación de la ganancia.
El proceso Contable
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Estado de Situación O Balance General
El estado de situación patrimonial, también llamado balance general o balance de situación, es un informe financiero o estado contable que refleja la situación del patrimonio de una empresa en un momento determinado.
El estado de situación financiera se estructura a través de tres conceptos patrimoniales, el activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales.
El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Por el contrario, el pasivo muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse. Estas obligaciones son, naturalmente, económicas: préstamos, compras con pago diferido, etc.
El patrimonio neto es el activo menos el pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas más los resultados no distribuidos. El patrimonio neto o capital contable muestra también la capacidad que tiene la empresa de autofinanciarse.
La ecuación básica de la contabilidad relaciona estos tres conceptos:
Patrimonio neto = Activo - Pasivo
que dicho de manera sencilla es:
Lo que se posee = Lo que se tiene - Lo que se debe
Registro del asiento inicial o de apertura
Este es el primer asiento que se hace en contabilidad. Se realiza al iniciarse las
actividades o al inicio del ejercicio económico.
Consideraremos que el cierre de la contabilidad es la operación a través de la
cual se detiene momentáneamente el registro de operaciones para ofrecer una
visión del patrimonio, de la situación financiera de la empresa y de sus
resultados, en un momento concreto del tiempo.
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Se separa así un ejercicio económico de otro.
Abrir, o reabrir la contabilidad será la operación por la que se inicia o reanuda
el registro de operaciones al iniciarse el ejercicio económico.
El asiento de apertura se formará cargando las cuentas de Activo del Balance y
abonando las de Pasivo.
Supongamos que al finalizar el ejercicio económico anterior, el Balance de la
empresa "APROBARÉ S.L." estaba formado por las siguientes partidas:
ACTIVO PASIVO
Maquinaria 1.000 Capital 1.000
Existencias 500 Reservas 800
Clientes 500 Deudas 1.000
Dinero 800
El asiento de apertura se formará de la siguiente manera.
1.000 Maquinaria
500 Existencias
500 Clientes
800 Dinero a Capital 1.000
Reservas 800
A Deudas 1.000
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Desde el punto de vista práctico a la hora de realizar el asiento de apertura
pueden darse los siguientes casos:
1. Que la empresa no existiese anteriormente (se constituye una sociedad
nueva) y por tanto no hay balance inicial. En estos casos el asiento de apertura
es muy sencillo pues suele ser Caja o bancos (por las aportaciones de los
socios) a capital.
2. La empresa ya existe y estamos llevando nosotros mismos la contabilidad
con un sistema informático. En este caso tampoco hay problema, pues al
realizar el cierre los programas informáticos hacen de forma automática el
asiento de apertura.
3. La empresa ya existiese pero está llevando la contabilidad otra persona y
nos pasa el balance de sumas y saldos (los saldos de todas las cuentas) al 31
de diciembre. Aquí ya tendrá más trabajo, pues lo primero de todo debe crear
todas las cuentas que existen y luego realizar el asiento de apertura (Ver
ejemplo de la empresa "APROBARÉ SL").
Cuidado: en el ejemplo de la empresa citada aparecen conceptos como
maquinaria, clientes, etc. En la vida real es necesario tener una ficha de cada
cliente, de cada máquina, etc. (el balance de sumas y saldos debe venir
detallado de este modo) de forma que no es suficiente crear clientes en su
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conjunto sino que habría que detallar uno a uno con su saldo de apertura. Lo
mismo con las demás cuentas.
Este asiento de apertura, cuando existen muchas cuentas (puede haber varios
cientos o miles de cuentas), suele ser muy difícil de cuadrar, además de la
dificultad práctica y de tiempo de hacer un asiento de este tamaño.
Para solucionar este tema, algunos programas están preparados para
enfocarlo de otro modo. Por ejemplo, hay programas que permiten ir creando
las cuentas con sus saldos iniciales (al crear los códigos de clientes,
proveedores, etc. el sistema ya sabe si son de activo o de pasivo) y una vez
introducidos se pulsa el botón "realizar asiento de apertura" y se hace solo. Si
las sumas del debe y el haber no están cuadradas el sistema lo detecta y
deberemos ver que saldo está mal y corregirlo.
Ver vídeo de cómo se crean las cuentas con sus saldos iniciales y se realiza
automáticamente el asiento de apertura.
4. Por ultimo, lo más difícil de todo para realizar un asiento de apertura, es que
una empresa encargue a alguien que le lleve la contabilidad y le diga que no
tiene nada de nada. Es decir, que deba partir de cero pero con el gran
problema de que es una empresa que ya está funcionando y por tanto ha
realizado compras, tiene movimientos bancarios, le deben dinero sus clientes,
etc.
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En estos casos, además de contable hay que ser "investigador", pues
deberemos hacer lo que se denomina un balance inventario y valorarlo. A partir
de aquí ya se podrá realizar el asiento de apertura.
Este balance inventario valorado consta de los siguientes pasos:
1. Hacer un inventario, que consiste en hacer un listado de todos los bienes,
uno por uno, que tiene la empresa (camión modelo tal, 5 mesas de madera,
ordenador modelo X, cuenta corriente en banco Z, etc.).
2. Hacer un listado de todos los derechos que tiene la empresa: préstamos que
ha concedido, lista de todos los clientes, etc.
3. Hacer una lista de todas las obligaciones que tiene la empresa con los
bancos, hacienda, proveedores, trabajadores, etc.
4. Valorarlo todo. Esto lleva mucho trabajo y dificultad pues a veces no
aparecen las facturas de compra o es difícil descubrir cuánto deben de verdad
los clientes. Es necesario recordar que hay que preparar también las fichas de
inmovilizado de todos y cada uno de los bienes de la empresa, pues lo
necesitaremos para poder valorar adecuadamente dichos bienes y también,
desde el punto de vista fiscal, para poder calcular las amortizaciones de los
próximos ejercicios.
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5. Por último debe hallar la diferencia entre sus bienes y derechos y sus
obligaciones. Dicha diferencia será su capital o patrimonio.
Catalogo o Sistema de Cuentas
Concepto
Por todo lo anterior expuesto se define el catálogo de cuentas como:
Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas".
Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo.
La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.
2. ORGANIZACIÓN DE EL CATÁLOGO DE CUENTAS
Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrán de aparecer en los estados financieros, numerándolas dentro de un sistema decimal. Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre, ya por su número, lo cual en muchos casos es más práctico.
2.1. Clasificación de las cuentas
La mayoría de los elementos de nuestro medio ambiente, como podrían ser una construcción, una bicicleta, un mamífero, un centro de estudios, un automóvil, etcétera, pueden clasificarse de diversas maneras en función de los puntos de vista que se tomen. Las cuentas como elementos de control no son una excepción; por lo tanto también son materia de clasificación.
Tomándose en consideración los conocimientos asimilados, pueden integrarse en dos grupos:
a. a. Cuentas según el Estado Financiero en el cual reflejan su información.
b. b. Cuentas de acuerdo con la naturaleza de su saldo.
Tomando como punto de vista el estado financiero en el cual se presenten, las cuentas se subclasifican en:
• Cuentas de Balance
• Cuentas de Resultados
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Las primeras son todas aquellas cuentas que se presentan en cualquier Balance General, como es el caso de: bancos, almacén, edificio, proveedores, impuestos por pagar, capital, etcétera. Las segundas son las que integran el Estado de Resultados. Ejemplo: ventas, otros productos, costo de ventas, gastos de operación, etcétera.
En función de la naturaleza del saldo de las cuentas, se subclasifican de la siguiente manera:
• Cuentas de Saldo Deudor
• Cuentas de Saldo Acreedor
Las primeras son precisamente aquellas cuyo saldo es deudor, independientemente del estado financiero en que se encuentren contenidas, por ejemplo: bancos, almacén, edificio, costo de ventas, gasto de operación, etcétera.
Cuando el movimiento acreedor es superior al deudor, se produce un saldo acreedor; de esta manera, se estará frente a una cuenta clasificada dentro de las de saldo acreedor, sin tomarse tampoco en consideración el estado financiero del cual forme parte; ejemplo: proveedores, impuestos por pagar, capital, ventas, otros productos, etcétera.
Por lo tanto, al hablar de bancos, estaremos tratando el caso de una cuenta de Balance de saldo deudor. Al referirse a ventas, se entiende como ejemplo de cuenta de resultados de saldo acreedor, y así sucesivamente será la situación de todas las cuentas, con base en el estado financiero del cual formen parte, y en su saldo.
2.2. Cuentas principales de la contabilidad comercial
El número de cuentas que se utilizan en la contabilidad de una empresa depende de varios factores:
El giro de la empresa
El tamaño de la empresa
El tipo de productos que comercializa o elabora El análisis que se haga, etc.
Mientras más detallado sea el análisis, mayor será el número de cuentas que se utilicen.
CUENTAS DE ACTIVO
BANCOS
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieros (bancos)
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2.- Del importe del valor nominal del efectivo depositado en cuenta de cheques
3.- Del importe del valor nominal de los intereses ganados y depositados en cuenta de cheques. Según avisos del abono del banco
Abono:
1.- Del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la empresa
2.- Del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones, etcétera, que el banco cobra por servicios y cargados en cuento de cheques, según avisos del cargo al abono
3.- Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositada en instituciones financieras
INVERSIONES TEMPORALES
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de las inversiones en valores negociables a su valor neto de realización
2.- Del importe del valor nominal de las adquisiciones de inversiones temporales a precio de costo
Abono:
1.- Por la venta de inversiones temporales a precio de costo
2.- Por el importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el valor de las inversiones temporales en valores negociables o su valor neto de realización, el cual representa el valor de cotización en el mercado o el precio de venta de la inversión menos los gastos que se incurran en su enajenación.
CLIENTES
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a sus clientes el pago por la venta de mercancías y la prestación de servicios a crédito
2.- Del importe originalmente pactado con los clientes por la venta de mercancías y la prestación de servicios a crédito
3.-Del importe de los intereses normales y moratorios
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Abono:
1.- Del importe de 1 os pagos parciales o totales que a cuento o en liquidación de su adeudo
efectúen los clientes
2.- Del importe de las devoluciones de mercancías
3.- Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre venta concedidas a los clientes
4.- Del importe de los descuentos sobre venta concedidos a los clientes
5.- Del importe de las cuentas que se consideran totalmente incobrables
6.- Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el importe de ventas de mercancías y la prestación de servicios a crédito, por las cuates se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio a futuro fundadamente esperado
ESTIMACIÓN PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO DE CLIENTES
Cargo:
1.- Del importe de las disminuciones efectuadas a la estimación como resultado de los estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes con abono a los resultados del ejercicio
2.- Del importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables con abono a la cuenta de clientes
3.- Del importe de su saldo para saldarla
Abono:
1.- Del importe de su saldo acreedor el cual representa la cantidad que razonablemente se espera no paguen los clientes, es decir que es de cobro dudoso
2.- Del importe de los aumentos que se efectúen a la estimación, como resultado de los estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes, con cargo a los resultados del ejercicio.
3.- Del importe de la estimación del ejercicio y de los aumentos que se efectúen a la estimación
Saldo:
Su saldo es acreedor y representa la cantidad que razonablemente no se recupera en efectivo de tas ventas de mercancías o la prestación de servicios a crédito
DOCUMENTOS POR COBRAR
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir de los suscriptores de títulos de crédito a favor de la entidad el pago de
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los mismos, derivados de la venta a crédito de conceptos distintos de las mercancías o a la prestación de servicios
2.- Del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagares) expedidos a favor de la empresa
Abono:
1.- Del importe del valor nominal de los documentos cobrados, endosados o cancelados por la entidad
2.- Del importe del valor nominal de los documentos que se consideren totalmente incobrables
3.- Del importe de su saldo para saldarla
Saldo: Su saldo es deudor y representa el importe del valor nominal de los títulos de crédito expedidos a favor de lo entidad, derivados de las ventas de conceptos distintos a l mercancías
DEUDORES
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor que representa el derecho de la entidad a exigir o los deudores el pago, derivado de la venta a crédito, de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de servicios a crédito
2.- Del importe originalmente pactado con los deudores
3.- Del importe de los préstamos concedidos
4.- Del importe de otros conceptos de naturaleza análoga
5.- Del importe de los intereses normales y moratorios cargados a sus cuentas
6.- Del importe de los interese moratorios
Abono:
1.- del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o liquidación efectivo de los deudores
2.- Del importe de las devoluciones sobre ventas a crédito sin garantía documental de conceptos distintos a mercancías
3.- Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre ventas a crédito sin garantía documental
4.- Del importe de los descuentos sobre ventas a crédito sin garantía documental
5.- Del importe de las cuentas que se consideran realmente incobrables
6.- Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de las ventas de crédito de conceptos distintos a las mercancías y la prestación de servicios, sin garantía documental
FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
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Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor que representa el derecho de la entidad a exigir a los funcionarios y empleados de la empresa el pago de los préstamos efectuados
2.- Del importe de los préstamos concedidos a los funcionarios o empleados
3.- Del importe de los intereses normales y moratorios
4.- Del importe de los intereses moratorios
Abono:
1.- Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o liquidación de su adeudo efectúen los funcionarios o empleados
2.- Del importe de las cuentas que se consideran realmente incobrables
3.- Del importe de su saldo para poder saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de los préstamos concedidos a funcionarios y empleados; es decir representa un beneficio a futuro fundadamente esperado
IVA ACREDITABLE
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor que representa el IVA acreditable al inicio del ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar o recuperar del fisco
2.- Del importe del impuesto trasladado por el proveedor o el prestador de servicios en la adquisición de mercancías, bienes o servicios
Abono:
1.- Del importe del impuesto trasladado que se cancelo por una devolución, rebajo o descuento sobre una compra de mercancías adquiridas, o por la cancelación de un servicio
2.- Del importe de su saldo trasladado a la cuenta de impuestos y derechos retenidos por enterar al final de cada mes
3.- Del importe de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas por el fisco.
4.- Del importe de su saldo para saldarla, traspasada a la cuenta de impuestos y derechos retenidos por enterar
Saldo:
Su saldo es deudor y represento el importe del derecho que tiene la entidad de acreditar el impuesto a su cargo pagado contra el impuesto retenido o solicitar lo compensación del mismo
ANTICIPO DE IMPUESTOS
Cargo:
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1.- Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad para solicitar lo devolución o compensación contra otros impuestos a cargo de la entidad
2.- Del importe de los pagos provisionales del I5 efectuados a cuenta del impuesto definitivo del ejercicio
Abono:
1.- Del importe de los saldos a favor cuya devoluci6n se solicita y se hizo efectiva o la compensación realizada contra otros impuestos
2.- Del importe de su saldo, para saldarla, aplicado contra el impuesto definitivo del ejercicio
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el importe del derecho que tiene la entidad de solicitar la devolución a la Secretaría de Hacienda o la compensación contra otros impuestos a cargo
MERCANCÍAS EN TRANSITO
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor, representa el costo de ventas de las mercancías propiedad de la entidad que fueron adquiridas fuero de la plaza, las cuales viajan por cuenta y riesgo de la entidad
2.- Del importe del precio de costo de las compras de mercancías adquiridas fuera de la plaza, libre a bordo de proveedor
3.- Del importe de las primas de seguros contratados contra riesgo de accidentes
4.- Del importe de los fletes y acarreos
5.-En general del importe de todos los costos y gastos sobre compra
Abono:
1.- Del importe de las transferencias a las cuentas de compras o almacén, al tener conocimiento de las mercancías llegaron a la bodega de la empresa
2.- Del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la cancelación de pedidos
3.- Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías propiedad de la entidad, las cuales fueron adquiridas fuera de la plaza
ANTICIPO A PROVEEDORES
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor, que representa el importe de los anticipos efectuados a los proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios
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2.- Del importe de los nuevos anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios
Abono:
1.- Del importe de las amortizaciones del anticipo al momento de efectuar la liquidación en pago de estas mercancías o servicios
2.- Del importe de la devolución del anticipo por no haberse recibido la mercancía o el servicio
3.- Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa los anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios
PAPELERÍA Y UTILES
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de la papelería y útiles de oficina que se tengan almacenados y que se vayan a consumir en el periodo contable
2.- Del importe del precio de costo de las compras de papelería y útiles de oficina
Abono:
1.- Del importe de la parte de dicha papelería y útiles que se vayan utilizando
2.- Del importe de la parte de dicha papelería y útiles que se haya empleado, consumido o utilizado durante el ejercicio
3.- Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de la papelería y útiles de la oficina propiedad de la entidad, que esto pendiente de utilizarse
PROPAGANDA Y PUBLICIDAD
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor que representa el precio de costo de los materiales publicitarios, tales como contratos celebrados con la prensa, radio, televisión, folletos, volantes, etcétera
2.- Del importe del precio de costo de las erogaciones que por los conceptos anteriores se realicen
Abono:
1.- Del importe de la propaganda y publicidad relativa a los productos o servicios lanzados al mercado
2.- Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
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Su saldo es deudor y representa el precio de costo de del material publicitario empleado por 1a entidad para dar a conocer al publico los productos
PRIMAS DE SEGUROS Y FINANZAS
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de las primas pagadas sobre contratos de seguros y finanzas
2.- Del importe del precio de costo de las primas pagadas sobre contratos de seguros y finanzas
Abono:
1.- Del importe de lo porte que de dichas primas de seguro se hayan devengado
2.- Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de pagos efectuados por concepto de primas sobre contratos de seguros y finanzas
RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO
Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de los pagos mensuales, trimestrales, semestrales, etcétera, efectuados por anticipado, es decir pendientes de devengarse; por lo cual se obtiene el derecho de usar locales, edificios y terrenos
2.- Del importe del precio de costo de las rentas pagadas por anticipado
Abono:
1.- Del importe de la parte que de dichas rentas pagadas por anticipado se hayan devengado
2.- Del importe de su saldo paro saldarla Saldo
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las rentas pagadas por anticipado pendientes de devengarse
Análisis de Transacción en cuentas Cuentas T
La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de
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operación, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital,
y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos
permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los
diversos elementos de la ecuación.
Ejemplo:
• Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una
cuenta que refleje ese bien y que llamaremos ―caja‖.
• Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos
“Mobiliario”.
• Los que debemos a tercero mediante facturas lo mantendremos en una
cuenta de pasivo denominada ―Cuenta por pagar‖
La forma y el contenido de la cuenta va a variar de acuerdo de una empresa a
otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté
utilizando para registrar las transacciones.
Podemos enumerar algunos de los métodos para hacer registros de dato
dentro de una empresa.
1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).
2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir
agregando hojas de acuerdo de las transacciones).
3. Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear máquinas
de contabilidad
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4. Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo
utiliza empresas grandes donde existen volúmenes importantes de
operaciones y para lo cual tienen que valerse de procesamiento
electrónico de datos, por medio del computador)....
Cuentas Nominales y temporales
Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas
duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar
este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es
en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida del
negocio.
Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la empresa para registrar
los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder
determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por
ello se le conoce como cuenta de resultados.
Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las
cuentas Mixtas y las cuentas de Orden.
Clasificación de las cuentas
Siguiendo la igualdad anteriormente expuesta, (NETO = ACTIVO - PASIVO),
Podemos clasificar las cuentas que representan el patrimonio de la empresa
en:
1. Cuentas de activo: son aquellas que representan los elementos
patrimoniales que supongan bienes y derechos a favor de la empresa.
Es decir, reflejan el aspecto económico del patrimonio, al representar el
conjunto de medios de actuación con que cuenta la empresa:
construcciones, maquinaria, herramientas, derechos de cobro, etc.
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2. Cuentas de pasivo: son aquellas que representan los elementos
patrimoniales que supongan obligaciones a cargo de la empresa. Es
decir, reflejan las fuentes de financiación ajenas de las que proceden los
elementos patrimoniales integrados en las cuentas de activo:
acreedores, obligaciones de pago, proveedores, etc.
3. Cuentas de neto: representan las aportaciones económicas que
realiza el empresario/os a la empresa, así como la parte de los
beneficios que no han sido distribuidos.
Las masas Patrimoniales
En el apartado anterior hemos visto que los elementos patrimoniales de una
empresa se agrupan en cuentas. Pero éstas, a su vez, se agrupan en unos
conceptos más amplios denominados "masas patrimoniales", abarcando
cada masa patrimonial una serie de cuentas que tienen la misma
funcionalidad económica o financiera.
En una primera clasificación, podemos distinguir dos grandes masas
patrimoniales:
1- ACTIVO: incluye las cuentas que representa los bienes y derechos de
empresa.
2- PASIVO: abarca las cuentas que representan las oblaciones a cargo
de la empresa.El activo, a su vez, se divide en las siguientes masas
patrimoniales:
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Activo circulante: formado por los bienes y derechos cuya realización es a c/p,
(en un
Ejercicio económico como máximo). A su vez, el activo circulante se subdivide
en:
Disponible o tesorería: dinero existente en la empresa o en c/c bancarias a la
vista.
Los elementos Patrimoniales y las cuentas
En contabilidad se define por elementos patrimoniales los distintos bienes,
derechos y obligaciones que forman el patrimonio de la empresa. Así, algunos
ejemplos de elementos Patrimoniales serían:
1. Bienes: dinero en efectivo, muebles, locales, máquinas, etc.
2. Derechos: facturas pendientes de cobro, créditos a favor de la
empresa, etc.
3. Obligaciones: deudas pendientes de pago, préstamos pendientes de
devolver, etc.
La contabilidad agrupa los elementos patrimoniales en unos conceptos
denominados cuentas. Una cuenta podríamos definirla como "un concepto
abstracto representativo de una serie de elementos patrimoniales homogéneos
o de la misma especie". Por ej., en la oficina de una empresa podremos
encontrar sillas, mesas, estanterías, ficheros, etc. Todos estos elementos
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patrimoniales, la contabilidad los agrupa en una cuenta denominada
"mobiliario", cuya representación gráfica se plasmará en una ficha o folio de un
libro, que servirá de instrumento contable tanto para representar dichos
elementos patrimoniales y reflejar la situación inicial y las variaciones
posteriores que experimente los mismos.
En cuanto a la representación gráfica, los formatos de las hojas o fichas que se
utilicen pueden adoptar diferentes estructuras o formas. Sin embargo, para el
estudio de la Contabilidad suele utilizarse, por ser más simple, una cruceta o
"T", (mayúscula), sobre la que se coloca a la izquierda la palabra debe y a la
derecha la palabra haber, poniendo entre ambas el nombre y el código de la
cuenta. En cada una de las dos secciones que quedan en la parte inferior
realizaremos las anotaciones contables que reflejen la situación inicial y las
posteriores variaciones de los elementos patrimoniales.
Diario General
Concepto
Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica
todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro de diario general es
el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se
anotan todas las operaciones.
El primer registro de una operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la
cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra,
ventas, pagos, cobros, gastos, etc.).
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En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables. Este
registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por
fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga
5.000 Bl. que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el
siguiente:
Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo
se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento
en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el
concepto.
En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las
operaciones que se realicen.
Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que
constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa
que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los
conceptos correspondientes a los recursos.
En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá
coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.
El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor,
proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de
débitos y créditos
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. Prepare un balance de comprobación sin ajustar: En el final del período, la
contabilidad double-entry requiere que los debes y los créditos registrados en el
libro mayor general sean iguales.
El debe y el crédito significan simplemente la posición— a la izquierda e a la
derecha, respectivamente. Algunas cuentas tienen normalmente activos y
costos de los saldos deudores (e.g.) y otras cuentas tienen sueldos acreedores
(e.g., responsabilidades, equidad’ de dueños y réditos). Mientras que las
transacciones se registran en el diario general y se fijan posteriormente al libro
mayor, todas las cantidades registradas en el lado de debe de cuentas (es
decir, registrado en el lado izquierdo) deben igualar todas las cantidades
registradas en el lado de crédito de cuentas (es decir, registrado en el
derecho). La preparación de un balance de comprobación sin ajustar prueba la
igualdad de debes y de créditos según lo registrado en el libro mayor general.
Si las cantidades desiguales de debes y de créditos se encuentran en este
paso, la razón de la desigualdad se investiga y se corrige antes de proceder al
paso siguiente. Además, este balance de comprobación sin ajustar proporciona
los equilibrios de todas las cuentas que pueden requerir el ajuste en el paso
siguiente.
5. Prepare los ajustes: los ajustes del Peri'odo-extremo se requieren para traer
cuentas a sus equilibrios apropiados después de considerar las transacciones
y/o los acontecimientos no todavía registrados. Bajo contabilidad acumulada,
se registra el rédito cuando está ganado y los costos cuando está incurrido en.
Así, una entrada se puede requerir en el final del período para registrar el rédito
se ha ganado pero no todavía se ha registrado que en los libros.
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Semejantemente, un ajuste se puede requerir para registrar un costo que pudo
haber sido incurrido en pero no todavía haber sido registrado.
6. Prepare un balance de comprobación ajustado: Como con un balance de
comprobación sin ajustar, pruebas de este paso la igualdad de debes y
créditos. Sin embargo, los activos, las responsabilidades, la equidad’ de
dueños, los réditos, y los costos ahora reflejarán los ajustes que se han hecho
en el paso anterior. Si hay cantidades desiguales de debes y de créditos o si
una cuenta aparece ser incorrecta, se investiga y se corrige la discrepancia o el
error.
7. Elabore los estados financieros: Se elaboran los estados financieros usando
los equilibrios corregidos del balance de comprobación ajustado. Éstos son una
de las salidas primarias del sistema de la contabilidad financiera.
8. Cierre las cuentas: Los réditos y los costos se acumulan y se divulgan por el
período, un mensual, trimestral, o anualmente. Prevenir su que no era
agregado a o comingled con los réditos y los costos de otro período, él necesita
ser cerrado fuera—es decir, de equilibrios cero dados—en el final de cada
período. Sus equilibrios netos, que representan la renta o la pérdida para el
período, se transfieren en equidad’ de dueños. Una vez que el rédito y las
cuentas de costo sean cerrados, las únicas cuentas que tienen balances son el
activo, la responsabilidad, y las cuentas’ de la equidad de dueños. Sus
equilibrios se llevan adelante al período próximo.
9. Prepare un balance de comprobación de poste-cierre: El propósito de este
paso final es doble: determinarse que todas las cuentas del rédito y de costo
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han estado cerradas correctamente y probar la igualdad del debe y sueldos
acreedores de todo el balance considera, es decir, los activos, las
responsabilidades y equidad’ de dueños.
El plan contable automatizado ahorra tiempo y esfuerzo muchos, reduce
considerablemente (si no elimina) errores matemáticos, y tiene en cuenta una
información mucho más oportuna que un sistema manual. En un ambiente en
tiempo real, las cuentas están alcanzadas y puestas al día inmediatamente
para reflejar actividad, así combinando los pasos 2 y 3 según lo discutido en la
sección precedente. La necesidad de probar para la igualdad de debes y los
créditos a través de balances de comprobación no se requiere generalmente en
una contabilidad de sistema automatizada puesto que asciende la mayoría de
la prueba del sistema para la igualdad del debe y del crédito mientras que se
entran. Si alguien procurara a los datos de entrada que contenían una
desigualdad, el sistema no aceptaría la entrada. Puesto que se hace la
computadora se programa para fijar cantidades a las varias cuentas y para
calcular los nuevos equilibrios como nuevo las entradas, la posibilidad de error
matemático se reduce marcado.
Las computadoras se pueden también programar para registrar algunos ajustes
automáticamente en el final del período. La mayoría de los programas del
software pueden también elaborar el estado financiero una vez que se haya
determinado los equilibrios de la cuenta esté correcto. El proceso de cierre en
el final del período se puede también hacer automáticamente por la
computadora. El juicio humano todavía se requiere analizar los datos para la
entrada en el sistema informático correctamente. Además, el conocimiento’del
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contable s y el juicio se requieren con frecuencia determinar los ajustes que
son necesarios en el final del período de divulgación. Los mecánicos del
sistema, sin embargo, pueden ser manejados fácilmente por la computadora.
La hoja de Trabajo
1. Se escribe el encabezamiento en 3 líneas; se centra cada partida del
mismo.
2. Se escriben los encabezamientos de las columnas.
3. Se anotan los datos de la Balanza de Comprobación.
4. Asientos de ajustes en las columnas de ajustes. El concepto de cada ajuste
está indicado al pié de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece
también junto a los débitos y créditos de las columnas de ajustes.
5. Partidas de activos, pasivo y capital a las columnas del Estado de Situación.
6. Partidas de los ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos.
7. Totalizar columnas del Estado de Ingreso y columnas del Estado de
Situación.
8. Se calcula y se anota el ingreso neto (o pérdida neta).
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9. Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Estado de
Situación.
10.Se trazan líneas dobles debajo de los últimos totales de las columnas del
Estado de Ingresos y Estado de Situación. Estas líneas muestran que todo el
trabajo se concluyó y se asume que este correcto.
Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:
El Estado de Resultado
El Balance General
Los asientos de ajuste del diario
Los asientos de cierre del diario
Los Estados Financieros
Son documentos esencialmente numéricos que a una fecha o por un período
determinado presentan la situación financiera de una empresa, los resultados
obtenidos en un período determinado y el comportamiento del efectivo. La
importancia de los Estados Financieros viene dada por la necesidad de las
empresas conocer y dar a conocer su situación determinada generalmente en
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un período contable de 1 año o menos.
Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos de: universalidad, al
expresar la información clara y accesible; continuidad, en períodos regulares;
periodicidad, que se lleven a cabo en forma periódica; oportunidad, que la
información que consiguen sea rendida oportunamente.
Los Estados Financieros son:
Estado de Situación o Balance General
Estado de Ganancias y Pérdidas
Estado Flujo de Efectivo
Son periódicos porque se preparan tras finalizar cada período contable,
que generalmente es de 12 meses. Todos los Estados Financieros
deben contener nombre del negocio, nombre del Estado y período que
abarca.
Características del Libro de Diario General
Es un libro obligatorio exigido por el código de comercio.
En él se registran las operaciones diarias realizadas por un ente u
organización.
Las operaciones tienen el mismo equilibrio de valor, es decir, el mismo
monto en la columna de debito debe estar en la columna de crédito.
Es la herramienta esencial para la elaboración del libro mayor general.
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En él se registran todas las cuentas sin excepción alguna. (Cuentas
reales, Nominales. En este libro se encuentra información como:
La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
La descripción del comprobante.
La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y
registros contables de acuerdo con la normatividad del código del
comercio y las disposiciones legales.
Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber.
Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente
autorizado.
A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro
original o de primera anotación.
El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles
deben acreditarse posteriormente en el mayor. Debe ser llevado:
Con claridad.
Por orden de fechas.
Sin espacios en blanco ni interpolaciones.
Sin tachaduras ni raspaduras.
Sin abreviaturas difíciles de identificar.
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Los valores expresados en monedas.
No se puede borrar nada para que sea oficial.
Los errores u omisiones contables deben corregirse en el momento en
que éstos se adviertan. Los empresarios están obligados a conservar los
libros de diario general, así como toda la documentación y la
correspondencia concernientes a su negocio, durante seis años.
Esquema Del Informe
El esquema del informe diario de operaciones tiene como objetivo primordial
observar, medir, registrar, clasificar y revisar las transacciones comerciales de
una entidad, expresadas en términos monetarios. Además permite a la
administración interpretar la información contenida y lograr oportunamente los
avances requeridos en la búsqueda de sus objetivos empresariales. Los datos
contables constituyen el material clave para la toma de decisiones económicas
fundamentales sobre la asignación de los recursos productivos de la empresa.
Con este informe diario tendremos la oportunidad de registrar las transacciones
diarias de la empresa y contar con el acumulado de los datos más importantes,
los que se constituyen en una fuente de información oportuna. Uno de los
problemas que confrontan las pequeñas y medianas empresas de nuestro
medio es la falta de un sistema de contabilidad sencilla que ofrezca información
constante y sin incurrir en costos elevados de personal y de operación
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El informe recomendado contiene diferentes secciones que permiten mayor
facilidad de registro y control de las operaciones comerciales de los negocios.
Las Secciones Básicas
Sección de ingresos y sus respectivos cargos.
Sección de cheques girados y compras al crédito.
Además existen secciones de control como:
Sección de control de inventario de mercancía.
Sección de controles de saldos de cuentas.
Sección de observaciones.
Sección de firma, de fecha y número.
Descripción
Sección de ingresos y sus respectivos cargos:
Esta sección se divide en tres partes:
Registro de los créditos
Registro de los débitos
Registro de totales de débito y crédito
Registro de los créditos:
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Incluye todos los ingresos ya sean en efectivo o al crédito que obtenga la
empresa. También se anotarán los abonos recibidos de clientes, las cuotas de
club de mercancía pagadas por los socios o dueños de los clubes de
mercancía, depósitos recibidos de clientes en concepto de apartados de
mercancía, I. T. B. M cobrado o cargado al crédito, otros ingresos recibidos y
cualquiera otra entrada de efectivo o cuenta al crédito que obtenga la empresa.
A cada crédito se le asignará una línea y una columna para anotar la suma que
corresponda del día que ocurre la transacción y una columna para el
correspondiente acumulado. Registro de los débitos: Incluye todos los cargos
que corresponden contabilizar por el efecto de los créditos registrados. Es
decir, si se obtiene ingresos en efectivo el cargo
Ventajas del Diario General
El informe diario de operaciones presenta una serie de ventajas si se compara
con lo diarios especiales… A continuación de describen las mencionadas
ventajas:
Diariamente se acumulan cuentas importantes como son ingresos, costos y
gastos de una compañía.
Las transacciones aparecen en forma completa, lo que permite que se pueda
localizar una operación determinada, sin necesidad de buscar en varias cuentas
del mayor.
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Las operaciones se registran por orden de fecha lo que facilita su búsqueda de
los asientos.
Se registrará directamente en el mayor, se podrían originar errores de omisión
o duplicación de registros.
Se garantiza la igualdad de los débitos y créditos de todas las cuentas, pues
desde el diario ya deben estar balanceadas las transacciones.
Se garantiza la igualdad de los débitos y créditos todas las cuentas, pues
desde el diario ya deben estar balanceadas las transacciones.
Se puede conocer mejor la naturaleza de cada operación pues se anota una
Explicación que indica la información relativa a la transacción.
Se pueden obtener los saldos conciliados de cuentas importantes bancos,
Inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
La documentación que sustenta la información registrada puede verificarse en
forma sencilla y eficaz.
Los asientos que se van a contabilizar en el diario general, muestran la
exactitud de débitos y créditos diariamente.
Este informe controla el manejo de los ingresos ya que permite observar si éstos
se depositan íntegramente al banco y se hacen los cargos correctos a cuentas
por cobrar.
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Desventajas
No es posible conocer el acumulado de renglones importantes como son
ingresos, compras y gastos hasta final del mes.
En los diarios generales no tenemos control de cuentas importantes como son
banco, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros.
Los documentos archivados no se pueden localizar rápidamente.
Que el manejo y registro de las operaciones es mucho.
El Diario Cumple Tres Útiles Funciones:
En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se
registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el
débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o
crédito. Este peligro se reduce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos
y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir esta
clase de errores.
En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el
diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la
operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para
describir la operación con el detalle que se desee.
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En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en su
orden cronológico.
El Libro Mayor
Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio
de la cooperativa.
Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes
cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para
que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente
autorizado.
Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro
diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.
Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos
de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al
mayor.
Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el
debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente
lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su
correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo
deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.
Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de
sus elementos será objeto de continuas variaciones.
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El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario
hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones
producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que
figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el
nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la
suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:
– Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.
– Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.
– Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.
En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos
deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor
total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.
Tipos de Libros Mayor
Se reconoce que hay dos tipos:
Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general
Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.
Importancia y Finalidad.
Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo,
el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de
afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan
las diferentes partidas reales y nominales.
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El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art.
32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital,
Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la
contabilidad.
El Software y el proceso contable
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes
contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El
Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se
generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras,
ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances,
producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la
información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer
que el programa realice los cálculos necesarios.
Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la
organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero,
existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un
paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Desde mediados de los años 1990, el mercado ha sobrellevado una
consolidación considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en
grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido
un notable incremento el uso de soluciones de código abierto.
High end
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Es el más complejo y costoso software de contabilidad de los negocios es
frecuentemente parte de un extenso juego de software muchas veces conocido
como y Planificación de recursos empresariales.
DIARIO
FECHA NOMBRE DE LA CUENTA REF DEBITO
CREDITO
2010
Junio
Caja 165 00
Muebles 3500 00
Terreno 20000
00
Edificio 3000 00
Cuentas por Pagar 7000 00
Hipoteca por Pagar 18665
00
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Capital de José Madrid
Registró del asiento inicial de la
Compañía ROSMER
Ejercicio Práctico
Prepare los siguientes Balances y luego registre el asiento en la pagina 2
del Diario.
Caja 9,615.00
Banco 11,390.00
Cuentas por Cobrar 2,695.00
Mobiliario 2,400.00
Equipo de Oficina 1,100.00
Equipo de Cómputo 2,250.00
Cuentas por pagar 3,900.00
Documentos por Pagar 6,700.00
Hipoteca por Pagar 15,350.00
Capital de Mario Serrano 3,500.00
CREDITO
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DIARIO
FECHA NOMBRE DE LA CUENTA REF DEBITO
CREDITO
Compañía ROSMER
Sistema de Cuentas
Nombre de la Cuenta Activo(1) Referencias
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Caja 11
Banco 12
Muebles 13
Equipo de Oficina 14
Equipo Rodante 15
Edificio 16
Terreno 17
Pasivo (2)
Cuentas por Pagar 21
I.TB.M.S 22
Hipoteca por pagar 23
Capital ( 3)
Capital José Madrid 31
Ingreso ( 4)
Ventas 41
Costos (5)
Compras 51
Gastos ( 6)
Agua 61
Electricidad 62
Salarios 63
Teléfonos 64
Publicidad 65
Nombre de la Cuenta: Cuenta N°
Fecha Detalle Ref Débito Fecha Detalle Ref Débito
Nombre de la Cuenta: Cuenta N°
Fecha Detalle Ref Débito Fecha Detalle Ref Débito
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Nombre de la Cuenta: Cuenta N°
Fecha Detalle Ref Débito Fecha Detalle Ref Débito
Nombre de la Cuenta: Cuenta N°
Fecha Detalle Ref Débito Fecha Detalle Ref Débito
Nombre de la Cuenta: Cuenta N°
Fecha Detalle Ref Débito Fecha Detalle Ref Débito
Nombre de la Cuenta: Cuenta N°
Fecha Detalle Ref Débito Fecha Detalle Ref Débito
Nombre de la Cuenta: Cuenta N°
Fecha Detalle Ref Débito Fecha Detalle Ref Débito
Compañía ROSMER
Sistema de Cuentas
Nombre de la Cuenta Activo(1) Referencias
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Cuentas T
Activo Pasivo
