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INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

LICITACIÓN ABREVIADA 2010LA-000180-PROV

CONTRATACIÓN DE UNA AGENCIA DE PUBLICIDAD PARA QUE BRINDEN LOS SERVICIOS DE MERCADEO, PUBLICIDAD,

PRODUCCIÓN, LOGISTICA, PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

APERTURA DE OFERTAS:

A LAS 09:00 HORAS DEL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2010

SAN JOSÉ, COSTA RICA

2010

ÍNDICECAPÍTULO I...................................................................................................................................................................... 3

CONDICIONES GENERALES.........................................................................................................................................3

CAPITULO II..................................................................................................................................................................... 4

CONDICIONES PARTICULARES....................................................................................................................................4

1. LICITACION ABREVIADA: 2010LA-000180-PROV.........................................................................................4

2. PRESUPUESTO 2011 : $ 1 000 000,00........................................................................................................4

3. FINANCIAMIENTO : I.C.E...............................................................................................................................4

4. APERTURA DE OFERTAS :............................................................................................................................4

5. CONSULTAS Y ACLARACIONES...................................................................................................................4

6. VIGENCIA DE OFERTA...................................................................................................................................5

7. PRECIOS......................................................................................................................................................... 5

8. TIEMPO DE ENTREGA...................................................................................................................................6

9. LUGAR DE ENTREGA.....................................................................................................................................6

10. FORMA DE ENTREGA....................................................................................................................................6

11. GARANTIA DE PARTICIPACIÓN....................................................................................................................7

12. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO.....................................................................................................................7

13. VIGENCIA DE LA GARANTÍA DEL BIEN........................................................................................................8

14. MODALIDAD DE PAGO..................................................................................................................................8

15. ESTUDIO Y ADJUDICACION..........................................................................................................................9

16. CLAUSULA PENAL O MULTAS......................................................................................................................9

17. REQUISITOS OBLIGATORIOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS OFERENTES PARA CONSIDERARSE ELEGIBLES...................10

18. SISTEMA DE VALORACION.........................................................................................................................13

19. REAJUSTE DE PRECIOS..............................................................................................................................17

20. ESTRUCTURA DE PRECIO..........................................................................................................................18

21. FÓRMULA DE REAJUSTE DE PRECIO.......................................................................................................18

22. RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS..........................................................................................................20

23. CONDICIONES DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO...........................................................................................20

24. OTRAS CONDICIONES.................................................................................................................................21

25. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA...............................................................................................................23

26. CONVENIO DE CONFIDENCIALIDAD..........................................................................................................23

27. FINALIZACIÓN DEL CONTRATO..................................................................................................................24

28. CONTRATO DE FINIQUITO..........................................................................................................................24

29. SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD.........................................................................................................24

CAPÍTULO III.................................................................................................................................................................. 25

Cartel versión final. Incluye aclaraciones y modificaciones.Ref. Carta 0120-749-2010

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REQUERIMIENTOS....................................................................................................................................................... 25

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS................................................................................................................................25


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CAPÍTULO ICONDICIONES GENERALES

Estas condiciones regirán para los procesos de contratación administrativa tramitados por el Instituto Costarricense de Electricidad, de conformidad con lo publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 203 del 20 de octubre de 2009.

Las ofertas deben presentarse en original y tres copias, así como los respectivos timbres indicados en el Diario Oficial La Gaceta No. 203 del 20 de octubre de 2009.


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CAPITULO IICONDICIONES PARTICULARES

El Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará empresa ente público, domiciliado en San José y con cédula jurídica 4-000-042139-02, invita a participar en la Licitación Abreviada 2010LA-000180-PROV, para la “contratación de servicios de una Agencia de Publicidad para que brinden los servicios de mercadeo, publicidad, producción, logística, promoción y relaciones públicas”

INVITACIÓN A CONCURSAR:

1. LICITACION ABREVIADA: 2010LA-000180-PROV

2. PRESUPUESTO 2011 : $ 1 000 000,00

3. FINANCIAMIENTO : I.C.E.

4. APERTURA DE OFERTAS :

El Instituto Costarricense de Electricidad, recibirá ofertas hasta las 09;00 horas del día 30 de noviembre del 2010.

La oferta será entregada en dos sobres separados debidamente identificados, conteniendo uno la oferta técnica y el otro la oferta económica, tendrán que ser entregados en la Dirección Administrativa Proveeduría Institucional del ICE, sita en Sabana Norte, 400 metros norte de la esquina este de las Oficinas Centrales del ICE, antes de la hora señalada para el acto de apertura de ofertas con la siguiente leyenda:

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDADLICITACION ABREVIADA 2010LA-000180-PROV

“Contratación de servicios de una Agencia de Publicidad para que brinden los servicios de mercadeo, publicidad, producción, logística, promoción y relaciones públicas”

5. CONSULTAS Y ACLARACIONES

5.1.Medios para consulta:Las consultas y aclaraciones relativas a esta licitación deberán realizarse por carta o facsímil (FAX), a la siguiente dirección, con copia a la dependencia usuaria mencionada en el punto 5.3.


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CARTA:Instituto Costarricense de ElectricidadAptdo. 10032-1000San José Costa RicaLicitación Abreviada 2010LA-000180-PROVAtención Dirección Administrativa Proveeduría Institucional

FAX:(506) 2220 – 8160 y (506) 2220-8163Aptdo. 10032-1000San José Costa RicaLicitación Abreviada 2010LA-000180-PROVAtención Dirección Administrativa Proveeduría Institucional

Se le comunica a todos los potenciales oferentes que la normativa que se indica en el presente pliego de condiciones puede ser accesada en la siguiente dirección electrónica: www.grupoice.com/PELWeb/inicio.do

5.2. Toda la correspondencia entre el contratista y el ICE, además de la facturación para efectos de pago, deberá hacerse en idioma español.

5.3. DEPENDENCIA USUARIA Oficina: Dirección Mercadeo CorporativoNúmero telefónico: 2220-5677Número de facsímil: 2290-2872Responsable: Marjorie González CascanteCorreo electrónico: [email protected]

6. VIGENCIA DE OFERTA

La vigencia mínima de las ofertas será de 45 días hábiles a partir de la fecha de apertura de ofertas.

7. PRECIOS

Los precios serán unitarios, ciertos y definitivos según la vigencia de la oferta. Los oferentes podrán cotizar en cualquier tipo de moneda. En caso de recibir ofertas en distintas monedas el ICE las convertirá a una misma para efectos de comparación.


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http://www.grupoice.com/PELWeb/inicio.do

La oferta deberá indicar por separado los impuestos que la afecten. De no hacerlo se le aplicará lo dispuesto en el artículo 26 del Reglamento a la Ley 8660.

8. TIEMPO DE ENTREGA

El suministro de entregables deberá iniciarse a los 5 días hábiles posteriores a la notificación de la orden de servicio por parte del ICE.

Asimismo en el capítulo III de especificaciones técnicas se presenta en forma integral los servicios de Mercadeo, Publicidad, Producción, Logística, Promoción y Relaciones Públicas para los productos y servicios que ofrece la empresa, en el ámbito nacional e internacional, para el periodo de vigencia de la contratación. No obstante es un consumo de referencia, por lo tanto, se podrá modificar de acuerdo a la demanda real hasta el monto total contratado de los diferentes eventos o actividades del ICE durante la fase de ejecución del contrato.

La duración del contrato será por un año y podrá prorrogarse hasta por cuatro periodos iguales adicionales para completar un total máximo de cinco años. Si el ICE determina no prorrogar el contrato en cualquiera de sus periodos iguales adicionales, notificará al contratista con al menos 30 días naturales de anticipación al vencimiento del contrato vigente, dejando constancia de dicha notificación.

9. LUGAR DE ENTREGA

La entrega de los bienes o servicios se realizará en las oficinas del ICE en la Dirección de Mercadeo Corporativo o en el lugar que se solicite dentro del territorio nacional.

10. FORMA DE ENTREGA

10.1. Para la entrega de los distintos materiales considerados como artes finales, estos deberán ser entregados en formatos de la calidad especificada en el requerimiento según el tipo de material solicitado y las especificaciones técnicas que requiera el tipo de medio en el cual se utilizará.

10.2. En caso de producción de materiales, el contratista deberá entregar las cantidades solicitadas previamente por escrito por el administrador de contrato, aportando las pruebas de impresión o elaboración correspondientes durante el proceso, para verificar los estándares de calidad, según siguiente cuadro:

PRODUCTO CALIDAD MÍNIMA FORMATO IGUAL O SUPERIOR

Vídeo HDV (High Definition Video)

Betacam, DVcam, DVD, Blu-Ray, Quicktime


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MOV.Radio aif Mp3 (160 kbits/s), aif,

wave.Impresos Digital 200 dpi tamaño real

Psd, ai, jpg, pdf, tif.Impresos Litografía 300 dpi tamaño realImpresos gran formato 80 dpi tamaño realImpresos prensa 180 dpi tamaño realFotografías 12x18 pulgadas a 300

dpiRAW, tif, jpg.

Animación web72 dpi tamaño real

Swf, flash, gif.Ilustración web Png, jpg, psd, ai, pdf.HTML HTMLArtículos promocionales Color, material y

acabado según lo que se solicitará

N/A

10.3 En caso de realización de eventos, el contratista hará las entregas según la planeación logística de la actividad, cumpliendo con los plazos definidos por el ICE para el evento. Los plazos dependerán de las necesidades y la naturaleza de la actividad en la que se vaya a participar; y nunca serán menores a 24 horas, salvo casos de urgencia o necesidad debidamente comprobada y de previo acuerdo entre las partes. En todos los casos el contratista deberá hacer las entregas contra boleta de pedido o sistemas electrónicos oficiales de la empresa.

11. GARANTIA DE PARTICIPACIÓN

La garantía de participación será por un monto de un 3% (tres por ciento) del valor total cotizado, con una vigencia no menor de 60 días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas.

Para el caso de dinero en efectivo, deberá depositarse en la siguiente cuenta corriente del Banco de Costa Rica, presentando el comprobante del depósito en la Proveeduría del ICE antes de la apertura de ofertas:

US $ DOLARES COLONES ¢ COSTARRICENSES

192916-0 192915-1

12.GARANTIA DE CUMPLIMIENTO

La garantía de cumplimiento será por un monto de un 10% del valor total adjudicado, con una vigencia del total de la contratación contado a partir de la firmeza del acto de adjudicación. Si el contrato se prorrogara, la garantía de cumplimiento deberá ampliarse por periodos iguales por cada prórroga. En todo caso, el Contratista se Cartel versión final. Incluye aclaraciones y modificaciones.Ref. Carta 0120-749-2010

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compromete a mantener vigente esta garantía durante toda la duración del presente contrato, misma que se devolverá de acuerdo con lo que establece la ley.

Para el caso de dinero en efectivo, deberá depositarse en la siguiente cuenta corriente del Banco de Costa Rica, presentando el comprobante del depósito en la Proveeduría del ICE antes de la apertura de ofertas:

US $ DOLARES COLONES ¢ COSTARRICENSES

192916-0 192915-1

Si el contratista no cumpliere con el requisito de presentar la Garantía de Cumplimiento en el tiempo establecido, automáticamente quedará sin efecto la adjudicación.

El oferente deberá brindar el servicio en forma continuada, sin interrupción alguna.

13.VIGENCIA DE LA GARANTÍA DEL BIEN

Los oferentes deben garantizar que la totalidad de los bienes a suministrar, tienen garantía sobre la calidad, sobre el material y diseños, y será por un período no menor de 6 meses, contados a partir de la fecha en que el ICE reciba el objeto del contrato a entera satisfacción y previa aceptación del Administrador de Contrato.

Los bienes que presenten daños o incumplan con lo solicitado por el ICE, serán entregados al contratista para su reemplazo, debiendo sustituirse por otros según las características solicitadas, para asegurar su buen funcionamiento. El contratista será el que cubrirá los costos de envío, sustitución y devolución. Para realizar los reemplazos el contratista contará con un plazo que oscilara entre 5 y 10 días naturales, salvo aquellos casos de urgencia o conveniencia institucional en donde la sustitución deberá darse de forma inmediata.

14.MODALIDAD DE PAGO

El pago de los bienes y servicios será por la cantidad de entregables recibidos y aprobados por el ICE, de acuerdo al catálogo de servicios ofrecidos por la empresa con su respectivo precio unitario, que se mantendrá vigente durante el primer año de la contratación, o bien, según la oferta presentada por la agencia y aprobada por el ICE, para los casos en que el bien o servicio no se encuentre incluido en el catálogo de servicios, conforme a lo establecido en el capítulo III de especificaciones técnicas. En este último supuesto el ICE podrá solicitar al contratista la documentación que demuestra la razonabilidad del precio.


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El pago se realizará contra presentación de facturas una vez finalizado cada entregable, previa aceptación y recibo a satisfacción por el Administrador del Contrato.

Sin embargo, alternativamente el oferente podrá presentar otras formas de pago, a lo cual el ICE se reserva el derecho de aceptar, siempre y cuando lo considere conveniente a sus intereses.

En caso de que la oferta no indique claramente la forma y modalidad de pago, se asumirá que ofrece la forma y modalidad de pago utilizada usualmente por el ICE. (Giro a 30 días vista o cuenta abierta).

15.ESTUDIO Y ADJUDICACION

El ICE resolverá el presente concurso dentro de los 30 días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de ofertas. El ICE se reserva el derecho de prorrogar este plazo en caso de considerarlo necesario.

Los oferentes deben cotizar el requerimiento completo.

16. CLAUSULA PENAL O MULTAS

16.1. Si existiera atraso en la entrega del bien o prestación del servicio de acuerdo con las condiciones del cartel y de la oferta, el contratista deberá pagar al ICE por concepto de cláusula penal la suma del 0.5% del valor de la parte incumplida, por cada día natural de atraso. El máximo será el 25% del valor del contrato.

16.2. Igualmente si existe una defectuosa ejecución del objeto contratado, el contratista deberá pagar al ICE por concepto de multa la suma de 0.5 % del valor de la parte incumplida, por cada día natural en que persista esta condición. El máximo será el 25% del valor del contrato.

En caso de que el objeto esté compuesto por distintos entregables el monto máximo para el cobro de multas se considerará sobre el valor de cada uno y no sobre la totalidad del contrato, siempre que el incumplimiento de un entregable no afecte el resto de las obligaciones.

Dentro de las multas a que hace mención este apartado podemos encontrar:

Multa por incumplimiento en plazos de entrega Multa por Entregas Incompletas Multa por incumplimiento en la calidad de los bienes entregados


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El cobro de las multas podrá hacerse con cargo a las retenciones del precio que se hubieran pactado y a las facturas pendientes de pago.

Lo anterior de conformidad con lo que establece la SECCION QUINTA Multas y Cláusula Penal Artículos 41, 42 y 43 del Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones.

16.3. El contratista será responsable y deberá hacer frente a cualquier daño, perjuicio de imagen o pérdida económica que ocasione al ICE y como consecuencia de esto a sus clientes, producto de la no confidencialidad sobre información estratégica del ICE, el uso indebido de material publicitario o promocional que el contratista haya extraviado o que le haya sido sustraído, en la prestación de cualquiera de los servicios contratados.

17.REQUISITOS OBLIGATORIOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS OFERENTES PARA CONSIDERARSE ELEGIBLES

Para que la oferta se considere elegible, los oferentes tendrán que cumplir con cada uno de los requisitos solicitados en este punto, los cuales deberá mantener vigentes durante todo el periodo de la contratación. El ICE se reserva el derecho de verificar la información suministrada.

17.1. Demostrar que cuenta como mínimo con 10 años de prestar servicios como agencia publicitaria en el país.

17.2. Indicar claramente el equipo base de profesionales que el oferente le garantizará al ICE para la atención de los servicios que contempla el presente cartel. Como mínimo dicho equipo contemplará: Director de cuentas, Ejecutivo de Cuenta, Director Creativo, Creativo Senior, Diseñador, Director de Medios y Ejecutivo de Medios. Todos deben poseer el grado académico mínimo de bachillerato en su especialidad.

17.3. Demostrar la idoneidad de todo el personal profesional y técnico que asignen a la atención del ICE, adjuntando el curriculum, el cual debe indicar claramente los siguientes aspectos:

Copia del título de la carrera profesional cursada, en alguna de las siguientes áreas: Publicidad, Diseño Gráfico o Publicitario, Ciencias de la Comunicación Colectiva, Mercadeo y/o Administración de Negocios con énfasis en Mercadeo, expedido por una Universidad reconocida en el país o del extranjero.

Copia del título de grado superior obtenido producto de una especialidad, si la tiene.


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Tres años mínimos de experiencia laboral acumulada a la fecha, asociada a los servicios que brindará al ICE.

Tipo de relación laboral con la agencia: socio, contrato por proyectos, planilla directa, etc.

Proyectos o campañas que ha tenido a cargo relacionados con los servicios que brindará al ICE.

17.4. Garantizar la disponibilidad inmediata y en horario de tiempo completo (inclusive fuera de horario laboral en caso de ser necesario), del equipo de servicio ofrecido al ICE, sin que esto represente un costo adicional para la administración.

17.5. Demostrar que se encuentra asociado o mantiene alianzas estratégicas con empresas internacionales de la industria publicitaria (dos años como mínimo), que le permitan tener acceso a información actualizada sobre las mejores prácticas de mercadeo y publicidad y el constante monitoreo del entorno nacional e internacional con el fin de proponer estrategias que mitiguen, respondan o mejoren las de la competencia. Dicha condición deberá mantenerse o mejorarse durante la vigencia del contrato.

17.6. Presentar carta original de recomendación firmada por el representante legal de 5 proveedores que actualmente le estén prestando servicios a la agencia (por ejemplo, productoras, imprentas, software u otros que no sean medios de comunicación). Cada carta deberá incluir los siguientes aspectos: puntualidad en los pagos, número de años de relación continua con la agencia y la indicación de cinco proyectos diferentes en los que hayan participado de manera conjunta con la agencia.

17.7. Presentar 10 referencias de clientes de la cartera actual a quienes la agencia les este prestando servicios similares o afines a los que pretende contratar el ICE. Por cada cliente deberá presentar una carta original, firmada por el apoderado de la empresa cliente, que indique expresamente que es cliente de la agencia, el año en que inició la relación con la agencia, el tipo de servicios que la agencia le ha brindado (de imagen, promocional, de mercadeo, relaciones públicas, etc.) e indicadores de eficiencia comprobados que califican como exitosa la campaña.

17.8. Demostrar que en su cartera de clientes actuales cuenta con al menos cuatro marcas cuya inversión en medios en el año 2009 ó 2010 es igual o superior a $1.000.000 por cada una. Esto se podrá demostrar mediante un reporte emitido por una empresa de monitoreo de medios o bien otro mecanismo similar.

17.9. Aceptar que el proceso de preparación de campañas (estrategia creativa que incluye conceptualización, propuestas, bocetos, propuestas de tácticas, planning de


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medios y todos los demás servicios asociados a la gestión de medios) no tendrá ningún costo para el ICE. El costo aplicará a partir de la aprobación por escrito de parte del Administrador del contrato.

17.10. Aceptar que todas las bonificaciones y descuentos otorgados por los medios de comunicación, obtenidos por la ejecución de los planes de medios realizados por la agencia para el ICE (previamente aprobados por el administrador de contrato) serán para uso exclusivo y discrecional del ICE.

17.11. Aceptar que la agencia en caso de ser adjudicada dará exclusividad de sus servicios al ICE en el mercado nacional y no ofrecerá servicios a otras empresas que sean competencia del ICE, salvo que el mismo ICE lo autorice por escrito.

17.12. Aceptar que si al momento de concursar los oferentes prestan servicios a alguna otra empresa del sector de electricidad y telecomunicaciones, renunciará a la cuenta o cuentas mencionadas, en caso de resultar adjudicada, esta condición se mantendrá durante la vigencia del presente contrato y se refiere a toda contratación formal, asesoría fija o temporal, cuenta especial o “free lance” del oferente con este tipo de clientes. Si durante la prestación del servicio al ICE no cumple con esta condición, el ICE podrá resolver el contrato de considerar afectados sus intereses institucionales.

17.13. Demostrar que en los últimos tres años la agencia ha recibido 3 premios nacionales y/o internacionales donde se reconozca la creatividad e innovación en temas tales como: concepto creativo, BTL y campañas, promovidos por empresas u organizaciones que cuenten con el reconocimiento de la industria publicitaria. Deberá indicar el nombre del premio, el año en que lo recibió y la campaña o categoría por la que recibió la distinción. Además de la carta deberá presentar los atestados o los documentos probatorios que demuestren este punto.

17.14. Presentar los atestados que demuestren la realización de campañas en los últimos tres años, según se indica a continuación.

Tres campañas publicitarias: dos con una inversión superior a $300.000 y otra con una inversión igual o superior a $200.000, que incluya producción, planificación y ejecución en medios (ATL, BTL).

El oferente deberá presentar la constancia del cliente en original y firmada por el apoderado de la empresa, en la que se indique el producto trabajado, problema comercial a solucionar, objetivo de la campaña, fundamento de la estrategia creativa y de medios, monto de la inversión en la campaña y estudios o evaluaciones de mercado donde se reflejen los indicadores de eficiencia comprobados que califican como exitosa la campaña.


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17.15. Presentar el catálogo de servicios ofrecidos por la empresa con su respectivo precio unitario, dicho catálogo deberá incluir el tarifario que desglose los tipos de servicios que desarrolle la agencia, conforme a lo establecido en el capítulo III de especificaciones técnicas.

17.16. Satisfacer como mínimo los siguientes indicadores financieros: 17.16.1. Solvencia: superior a uno17.16.2. Endeudamiento total: inferior a 317.16.3. Crecimiento en ventas: ventas netas, sin considerar el efecto de inflación

El oferente debe presentar los estados financieros debidamente auditados por el ente fiscalizador para tal fin en los últimos tres períodos fiscales.

17.17. Aceptar que cuenta con: programa optimizador para la planificación eficiente de la compra de espacios en medios de comunicación, el cual deberá ser consistente con la data vigente que se adquiera en el mercado local. Sistema de medición sobre audiencias para medios masivos (tipo People Meters o encuesta coincidental actualizada mensualmente). Sistema de monitoreo para el control de pauta y evaluación sobre comportamiento de la competencia en la inversión para medios masivos. Tecnología de punta en software especializado para la producción audiovisual e impresos de todo tipo.

18.SISTEMA DE VALORACION

Las ofertas que cumplan con los aspectos legales, las condiciones generales, las condiciones particulares y los requisitos obligatorios serán evaluadas de acuerdo con el sistema de valoración y comparación.

El equipo técnico nombrado al efecto, analizará la oferta técnica, considerando los diferentes puntos contemplados en el sistema de valoración de ofertas, una vez analizada se procederá a realizar la apertura del sobre económico.

Todo de conformidad a lo señalado anteriormente, procediendo según las siguientes condiciones:

18.1. Sistema de valoración de ofertas

El método de evaluación y selección de las ofertas será 100% al menor precio siempre y cuando cumplan con el requerimiento técnico mencionado en este apartado.


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En caso de empate, el ICE se reserva el derecho de adjudicar al oferente que cumpla con los siguientes criterios de desempate, aplicándolos según el orden que a continuación se indica:

Criterio 1. Adjudicar al oferente que cuente en su cartera de clientes con el mayor número de marcas cuyo presupuesto de inversión anual en medios en el 2009 ó 2010 sea igual o superior al $1.000.000.

Criterio 2. De persistir el empate se realizará una rifa ante notario público del ICE.

18.2. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

Los siguientes aspectos serán considerados por el equipo técnico designado por el ICE a la hora de analizar las ofertas:

Concepto: Representación simbólica del objetivo de comunicación del proyecto.

Originalidad: Forma en que la propuesta creativa desarrolla el concepto de interés en las diferentes aplicaciones de materiales propuestos para la campaña de manera que logre captar atención de la audiencia sin que ésta se confunda entre todos los mensajes que circulen en el entorno.

Impacto: Efecto de captar y mantener la atención del público objetivo. Armonía: Unidad de los materiales en términos de concepto, propuesta

gráfica, y elementos audiovisuales; capacidad de funcionar en forma conjunta.

Eficiencia y eficacia: Optimización de los recursos de manera que se logren los objetivos planteados con la menor cantidad de recursos en el menor tiempo requerido y a través de los vehículos con mayor capacidad para comunicar el mensaje y llegar a los mejores prospectos.

Para efectos del desarrollo de cada propuesta se deberá presentar cada uno de los ítem detallados a continuación a nivel de boceto, guión o maqueta; a excepción del ítem 18.2.2.12. el cual deberá ser desarrollado por completo.

Para todas las propuestas que se desarrollen en cada medio se deberá incluir las adaptaciones de tamaño según la recomendación de medios a utilizar.

Cada propuesta se deberá cotizar en colones, con su respectivo detalle (costos unitarios y totales), según los requerimientos necesarios. Estos costos deberán presentarse en un sobre independiente al requerimiento técnico.

Para todos los materiales se deben gestionar los derechos de imagen por un año. Cartel versión final. Incluye aclaraciones y modificaciones.Ref. Carta 0120-749-2010

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Los precios cotizados en cada ítem se mantendrán vigentes durante el primer año de la contratación. En caso de existir diferencias entre el precio cotizado en este punto y el catálogo de servicios, prevalecerá el precio menor.

La agencia podrá proponer tácticas o alternativas adicionales, presentando la cotización respectiva de forma separada a la propuesta económica que incluye las de carácter obligatorio solicitadas en el caso propuesto.

CASO PROPUESTO

18.2.1. Planteamiento, formulación y desarrollo de dos propuestas de estrategia creativa para el lanzamiento del servicio de TV por internet, las cuales deben incluir la realización del concepto de la campaña y su justificación (racional creativo).

18.2.2. Propuesta audiovisual y gráfica de las tácticas de comunicación para cada una de las propuestas de estrategia creativa. Item a desarrollar:

18.2.2.1. Producción de 2 anuncios de televisión de 30” cada uno en formato cine de 35 mm. Posteriormente se deberán adaptar los comerciales en dos versiones simplificadas de 15” cada una.

18.2.2.2. Producción de 2 cuñas de radio, con una duración de 30”. Posteriormente se deberán adaptar los comerciales en dos versiones simplificadas de 15” cada una.

18.2.2.3. Producción de 3 anuncios para impresos de una página completa.18.2.2.4. Producción de 2 anuncios para impresos con un tamaño de media

página.18.2.2.5. Producción de 2 anuncios para impresos en espacios no

modulados.18.2.2.6. Producción de 3 anuncios para medios externos.18.2.2.7. Propuesta para implementar mercadeo directo en los clientes que

actualmente cuenten con servicio de internet.18.2.2.8. Propuesta de BTL que incluya activaciones en lugares de alto

tránsito tales como centros comerciales o cabeceras de cantón.18.2.2.9. Propuesta de merchandising para agencias y puntos de venta

autorizados.18.2.2.10. Propuesta de animación interactiva para web. 18.2.2.11. Propuesta de stands para implementar en los eventos que el ICE

contrate bajo las modalidades de patrocinio.


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18.2.2.12. Desarrollo de un plan de medios que contemple una inversión de ¢200.000.000 con su respectiva justificación para pauta en medios masivos y selectivos, el periodo de pauta deberá abarcar tres meses calendario, la propuesta deberá incluir la recomendación de objetivos de alcance y frecuencia para la etapa solicitada, así como los porcentajes de inversión para la mezcla de medios propuesta según el análisis del servicio y del mercado meta. Este ítem deberá ser desarrollado por completo.

La propuesta de comunicación debe transmitir de forma intrínseca lo siguiente: Que sea moderna. Emplear un mensaje sencillo y un lenguaje claro, sin tecnicismos. Demostrativa, de manera que el cliente pueda entender claramente en qué consiste

el servicio. Los mensajes utilizados no deben ofender la integridad moral y física de los clientes. La imagen del Grupo ICE y todos sus servicios debe ser protegida. Por ejemplo, no

se deben utilizar imágenes o diálogos que sugieran la debilidad de un servicio para fortalecer el que se está promocionando.

Evitar la exposición directa de marcas y modelos, en caso de tener que emplearse aparatos electrónicos o sus accesorios.

Estos temas no necesariamente deben explotarse con mensajes directos en la campaña, sino que pueden ser tratados de forma sutil o mostrarse mediante acciones prácticas.

Datos generales del servicio

1. Nombre del Servicio: Kölbi TV

2. Descripción del servicio:

Por medio de kölbi tv, el ICE ofrecerá la tecnología de IPTV con soluciones de video y entretenimiento con una oferta variada de películas, música, videos, entre otros.

La entrega del servicio de IPTV (los programas de televisión y facilidades asociadas) se realiza por medio de una conexión de Banda Ancha, mediante el protocolo IP.

IPTV es una nueva forma de entretenimiento completamente interactiva, que le brinda al cliente muchas facilidades, tales como: contenido de video y audio de calidad, una gama de servicios dentro de la guía del televisor, video bajo demanda (VoD), pay per view (PPV), control parental, contenido en definición estándar y alta. Además, la interactividad con el televisor permite que el cliente pueda retroceder,


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adelantar o pausar eventos en vivo y almacenar el contenido por un tiempo determinado.El servicio se puede integrar a diversas soluciones comerciales como por ejemplo Triple Play (voz, datos y video) e incorporar servicios como tele voto, video juegos interactivos, publicidad (promociones, ofertas, pautas, propagandas, etc.), tienda virtual, widgets-servicios de información (clima, finanzas, salida y llegada de vuelos al país, noticias nacionales e internacionales, etc.), karaoke, álbum de fotografías en línea, acceso a portales web, correo electrónico, redes sociales y mucho más.

3. Principales beneficios: Interactividad y control sobre el servicio de T.V.

Es un servicio innovador dentro de la cartera de servicios del ICE, lo que se concibe como un atractivo para el consumidor.

4. Mercado Meta:

Personas de 30 a 45 años de edad, de NSE medio-medio, medio –alto y alto, con escolaridad de secundaria a estudios superiores, residentes en el GAM con gusto por la tecnología y sus innovaciones, clientes residenciales. Estos clientes buscan diversidad de aplicaciones con características capaces de brindar seguridad, eficacia en la comunicación, que permita ahorro de tiempo, dinero y disponibilidad.

5. Competencia:

En cuanto a servicios de televisión paga compiten: Amnet, Cable Tica, Cable Visión, Sky.

6. Objetivos:

General: Introducir el servicio kölbi tv al mercado costarricense como la nueva forma de entretenimiento para el hogar.

Secundarios: Dar a conocer los beneficios que kölbi tv ofrece al mercado. Establecer una clara diferencia con los servicios similares que ofrece la

competencia.

19.REAJUSTE DE PRECIOS

Con el fin de garantizar el mantenimiento del equilibrio económico del contrato, se debe indicar la fórmula de reajuste de precio en aquellos casos que corresponda.Cartel versión final. Incluye aclaraciones y modificaciones.Ref. Carta 0120-749-2010

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20. ESTRUCTURA DE PRECIO

El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen, integrados como mínimo con los siguientes rubros:

Desglose de costos directosDesglose de costos indirectosLa utilidad o ganancia proyectada

21.FÓRMULA DE REAJUSTE DE PRECIO

El ICE hará una revisión del precio según el comportamiento del mercado, con el cual reajustará sea en aumento o disminución, los precios adjudicados o a solicitud del contratista de acuerdo con el artículo 26 del Reglamento a la Ley 8660.

Con el fin de garantizar el mantenimiento del equilibrio económico del contrato, se debe indicar la fórmula de reajuste de precio en aquellos casos que corresponda.

El reajuste de precios aplicará únicamente para ofertas en colones costarricenses.

Cuando proceda la presentación de una solicitud de reajuste de precios deberá ser planteado con la aplicación de la fórmula matemática establecida por la Contraloría General de la República la cual se detalla a continuación:

iMOtm iLti iGAtgPV= PC MO + I + GA + U IMOtc iLtc iGAtc

Donde:PV = Precio variado.PC = Precio de cotización.

Estructura porcentual del precio:

Para los efectos respectivos, la Estructura Porcentual del Precio es una condición mínima que deberán presentar los participantes en su oferta.Donde:MO = porcentaje costo Mano de Obra del precio de cotización. Se deberá detallar en la oferta por separado: A) El monto correspondiente a salarios B) El porcentaje detallado


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de cargas sociales y su correspondiente monto. Lo anterior involucra que se detalle en forma clara los salarios mensuales a pagar a cada trabajador, así como las cargas sociales relacionadas. Todo lo anterior de conformidad con los horarios de trabajo a cumplir estipulados en el presente cartel.

I = porcentaje costo de Insumos del precio de cotización.GA = porcentaje costo Gastos Administrativos del precio de cotización.U = porcentaje de utilidad del precio de cotización.

Índices oficiales a utilizar

iMOtm = Índice de costo de mano de Obra en el momento considerado para la variación.

iMOtc = Índice de costo de Mano de Obra vigente al momento de la cotización o al último reajuste.

iIti = Índice de costo de Insumos en el momento considerado para la variación.

iItc = Índice de costo de Insumos vigente al momento de la cotización al último reajuste.

iGAtg = Índice de costo de Gastos Administrativos en el momento considerado para la variación.

iGAtc = Índice de costo de Gastos Administrativos vigente al momento de la cotización o al último reajuste.

Se debe entender “vigente al momento de la cotización”, como el momento de la presentación al ICE de la oferta formal por parte de los participantes.

Los índices a que hace referencia la fórmula anterior, deberán ser los más estrechamente vinculados con la actividad objeto de la presente contratación. Los oferentes deberán indicar en su oferta, cuáles índices utilizarán como fuente para eventuales solicitudes de reajuste de precios, de conformidad con el siguiente:

Fuente de los índices:

Esta información es básica para la aplicación de la fórmula matemática antes indicada, con el siguiente detalle:


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La fuente de índices a utilizar deberán ser “estadísticas oficiales”, por lo tanto se deberá especificar en la oferta lo siguiente:

El nombre de la estadística oficial que se utilizará.

La institución pública que la elabora o prepara.

El renglón en particular que se está utilizando.

En los casos que se pretenda usar más de un renglón de determinada estadística, no resultará suficiente indicar solamente cuáles son esos renglones, sino que además se exige en la oferta respectiva, se plasme la forma en que los mismos se combinarán (promedio simple, promedio ponderado, etc.) para obtener ese índice en particular.

No deberán ligar una misma fuente de índice a más de un elemento componente del precio.

22.RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

De conformidad con la Ley 7727 de la Resolución Alternativa de Conflictos y Promoción de la Paz Social y previa autorización expresa del Consejo Directivo del ICE, las controversias de naturaleza patrimonial que no impliquen la renuncia a las potestades de imperio y deberes públicos, en los términos del artículo 16 de la Ley General de Administración Pública, y que se deriven de la presente contratación o cartel, podrán ser sometidas a un Arbitraje de Derecho.

23.CONDICIONES DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

23.1. El ICE a través del Administrador del contrato, comunicará al contratista la cantidad de servicios que se requieren mediante el uso de la fórmula de solicitud de trabajo, junto con la cual se le presentará a la empresa adjudicada un brief o resumen de cada trabajo solicitado. El proceso de solicitud de trabajo de estos servicios se repetirá tantas veces como el ICE lo requiera, siempre y cuando esté vigente el contrato

23.2. Para cada trabajo solicitado por el ICE (campañas, diseño gráfico, audiovisual, eventos, relaciones públicas, ATL, BTL, fotografía, entre otros), la Agencia deberá presentar la propuesta con su debido presupuesto desglosado con los costos que implica desde la conceptualización, diseño hasta la producción, implementación y/o ejecución correspondiente, conforme a lo establecido en el capítulo III de especificaciones técnicas.


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23.3. Durante el proceso de producción de todo el material, éste quedará sujeto a la revisión y aceptación según lo solicitado por la Administración del contrato, quién podrá rechazarlos cuando no cumplan con lo requerido.

23.4. Se debe tomar en cuenta en el momento de elaborar el presupuesto, el arrendamiento de fotografías por un tiempo mínimo de un año, para lo cual en caso que se utilicen, se deberá adjuntar la autorización correspondiente.

23.5. Es responsabilidad del contratista supervisar y controlar la calidad final de los materiales que el ICE apruebe, sean estos impresos, audiovisuales o de cualquier otro tipo. En el caso de impresos también será responsabilidad directa de la empresa contratada supervisar la redacción, corrección de estilo, legibilidad y precisión de colores y formatos, por lo que el ICE, no asumirá ningún costo asociado a faltas de control de calidad en los procesos de producción.

23.6. El contratista será el responsable de asumir los costos totales de proyectos o materiales que no cuenten con la autorización del ICE, la cual deberá emitirse por escrito por parte del área administradora del contrato.

23.7. La fecha de entrega de cada campaña o trabajo será definida por el ICE según sus requerimientos y conveniencia, por lo que para cada campaña o trabajo a realizar, el contratista deberá presentar un cronograma de actividades cuyos plazos de ejecución serán analizados y aprobados por el ICE.

23.8. El contratista deberá presentar un informe de status con el detalle de los trabajos y actividades realizados durante el mes. Así como una presentación cuando el ICE así lo determine.

23.9. El contratista deberá asistir a las reuniones a las cuales convoque el ICE en el desarrollo del contrato.

23.10. El ICE a través del personal debidamente autorizado por la Administración podrá realizar, en el momento que considere necesario, auditoría al contratista en lo concerniente al servicio adjudicado.

24.OTRAS CONDICIONES

24.1. Por la prestación de los servicios objeto del presente cartel, la empresa adjudicada, tendrá derecho a la percepción de los siguientes conceptos:

24.1.1. Las comisiones usuales que los diferentes medios de comunicación conceden a las empresas publicitarias cuando se trate de planes de medios aprobados


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por el ICE para las campañas conceptualizadas por la agencia como parte de esta contratación.

Para efectos de referencia, el consumo promedio en publicidad contratada directamente por el ICE a los medios de comunicación durante los años 2008 y 2009 ascendió a ¢2.305 y ¢1.804 millones de colones respectivamente.

24.1.2. El precio por cada entregable aprobado por el ICE, de acuerdo al catálogo de servicios ofrecidos por la empresa con su respectivo precio unitario, que se mantendrá vigente durante el primer año de la contratación, o bien, según la oferta presentada por la agencia y aprobada por el ICE, para los casos en que el bien o servicio no se encuentre incluido en el catálogo de servicios. En este último supuesto el ICE podrá solicitar al contratista la documentación que demuestra la razonabilidad del precio.

24.2. El contratista no podrá ejercer cobro alguno al ICE por concepto de comisión de intermediación.

24.3. El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e

indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria. Si se omiten se tendrán por incluidos en el precio cotizado.

24.4. El ICE no queda obligado a trabajar en carácter de exclusividad con la Agencia de Publicidad que se adjudique en este concurso.

24.5. El contratista será el responsable ante eventuales conflictos por derechos de autor y derechos de imagen de los servicios indicados en este cartel, a excepción de los que se puedan presentarse a raíz de insumos proporcionados por el ICE.

24.6. Todo material elaborado por el contratista, así como la propiedad intelectual, derechos de autor y conexos del mismo, una vez pagado, pasará a ser propiedad del ICE. El material empleado (video, producción de fotografías y otros) recopilado durante la elaboración del trabajo, será propiedad del ICE, de manera que el contratista no estará autorizada a ceder, vender o alquilar dicho material a terceros.

24.7. El contratista deberá entregar los editables y cualquier material en bruto correspondiente a los trabajos desarrollados, además de los artes finales.

24.8. El contratista deberá respetar y aplicar los lineamientos estipulados en el Libro de Marca del ICE y sus marcas; el cual será entregado una vez adjudicada la


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empresa. El contratista no podrá reproducir ni divulgar parcial o total la información contenida en estos documentos.

24.9. Los derechos de explotación de cualquier obra creada por la empresa adjudicada, al amparo del presente cartel, corresponden únicamente al ICE. Toda creación intelectual resultante de este contrato será propiedad del ICE, por la naturaleza del contrato suscrito, por lo cual no se reconocerá pago adicional, ni derecho alguno sobre ella. El contratista autorizará expresamente al ICE para que en caso de ser requerido se pueda modificar, adicionar, reformar, actualizar, adaptar, variar, renovar, divulgar, reproducir y difundir dicha creación intelectual para que la funcionalidad de la obra no sea perjudicada ni disminuida.

25.OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

25.1. El personal que utilice el contratista no tendrá en lo absoluto ninguna relación laboral con la institución, por tanto, todos los salarios, cargas sociales y otros beneficios sociales regulados por la Ley deberán ser pagados por el contratista, de acuerdo con el ordenamiento jurídico.

25.2. El contratista deberá informar inmediatamente al ICE cualquier situación o acontecimiento que impida o retarde el normal cumplimiento del objeto del contrato.

25.3. Cualquier cambio de personal que se deba realizar por parte del contratista al inicio o durante el transcurso de la relación contractual, deberá ser presentado previamente para la aprobación del ICE, con un mínimo de quince días naturales. El personal que se integra al equipo de servicio no podrá, bajo ningún término, tener menos experiencia, conocimientos, ni menor capacidad comprobada que su antecesor. Se exceptúa del supuesto anterior, los casos de fuerza mayor o caso fortuito, en donde sea imposible prever el retiro de un miembro del equipo de trabajo. En tal caso el contratista deberá sustituir al personal que se retire dentro de los cinco días naturales y ese nuevo recurso, deberá ser aprobado previamente por el ICE y deberá reunir iguales o superiores condiciones en cuanto a experiencia y formación del personal a quien sustituye.

25.4. El equipo de trabajo asignado por el contratista deberá tener disponibilidad permanente, para la realización de trabajos solicitados por parte del ICE, de forma tal que cumpla con los plazos de entrega indicados por este.

26.CONVENIO DE CONFIDENCIALIDAD


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Una vez en firme la adjudicación, el contratista deberá suscribir un convenio de confidencialidad con el ICE sobre el manejo de toda la información y estrategias que le sean suministradas para efectos de cumplir el objeto de la contratación, así como el manejo de la información que generará el contratista producto de todos los trabajos que realice para el ICE.

Además, asumirá toda la responsabilidad y consecuencias propias por incumplimiento ante algún daño que resulte para el ICE por el uso irregular, abusivo, delictivo o genéricamente lesivo que se haga de esa información tanto por parte de sus empleados, colaboradores o personas que hayan tenido acceso a la misma por descuidos o negligencia; para lo cual no podrá divulgar dicha información confidencial, directa o indirectamente a cualquier otra persona y/o empresa; y no deberá hacer uso o copiar dicha información o permitir que la misma sea utilizada para un propósito distinto.

El convenio de confidencialidad, será por el plazo de la contratación respectiva y hasta por dos años posteriores a la finalización del mismo.

27.FINALIZACIÓN DEL CONTRATO

En el caso de que el ICE requiera finalizar el contrato antes del plazo establecido, lo comunicará con al menos 2 meses calendario de anticipación.

28.CONTRATO DE FINIQUITO

El contratista y la Administración se comprometen a firmar el contrato del finiquito, una vez que se reciba el objeto contractual en forma total a plena satisfacción y con el visto bueno del Administrador de Contrato de acuerdo con lo establecido en el artículo 131 del Reglamento a la Ley 8660.

29.SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD

El Administrador de Contrato, verificará que los servicios contratados, se ejecuten conforme está estipulado en el presente cartel.


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CAPÍTULO III

REQUERIMIENTOSESPECIFICACIONES TÉCNICAS

CONTRATACIÓN DE UNA AGENCIA DE PUBLICIDAD PARA QUE BRINDE LOS SERVICIOS DE MERCADEO, PUBLICIDAD, PRODUCCIÓN,

LOGISTICA, PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

1. OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN

El Instituto Costarricense de Electricidad requiere la contratación de una Agencia de Publicidad que brinde en forma integral los servicios de Mercadeo, Publicidad, Producción, Logística, Promoción y Relaciones Públicas para los productos y servicios que ofrece la empresa, en el ámbito nacional e internacional.

2. ESPECIFICACIONES DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS

2.1. Planeación, formulación y desarrollo de estrategias publicitarias, campañas de publicidad, mercadeo directo y promoción, para el lanzamiento de nuevas marcas, productos y servicios y/o mantenimiento de los existentes.

2.2. Planeación, formulación y desarrollo de planes de Relaciones Públicas para las campañas publicitarias, esfuerzos promocionales, eventos corporativos y comerciales, entre otros.

2.3. Formulación de planes de medios eficaces y eficientes para cada esfuerzo de comunicación, que cumpla con los objetivos establecidos en cada campaña o esfuerzo publicitario.

2.4. Realización de investigaciones de mercado, nacional o internacional, referentes a productos o servicios del Grupo ICE y de los competidores dentro de la categoría del negocio, en aspectos de: estudios de imagen, análisis y monitoreo de la competencia, benchmarking, investigaciones sobre estrategias publicitarias y de relaciones públicas, convenios, cobranding, alianzas, así como cualquier otro tipo de investigación de mercado que a juicio del ICE requiera para apoyar e impulsar la gestión comercial. Dichos análisis deberán contar con recomendaciones tácticas a implementar que permitan el máximo aprovechamiento de las oportunidades descubiertas o consecuentemente minimizar las amenazas identificadas.


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2.5. Brindar apoyo táctico a los programas promocionales que implemente o solicite implementar el ICE, siendo estos, todos aquellos que pretendan a través de un incentivo lograr o mantener fidelización y lealtad de los clientes, incursionar en nichos de mercado y adquirir nuevos clientes.

2.6. Elaboración y producción de aplicaciones interactivas para internet, incluyendo producción de banners (Social Ad, Video Banner, Channel), Producción de tecnología (Realidad Aumentada, Aplicaciones, Skin, Rich Media por marca en redes sociales, Home Event, Juegos de Consola, Juegos 2D, Juegos en aplicación) y Producción de Viralidad.

2.7. Asesoría en la negociación y contratación de espacios publicitarios en distintos medios de comunicación en los casos que el ICE lo requiera y expresamente lo solicite.

2.8. Desarrollo de planes y acciones para el programa de responsabilidad social y ambiental del ICE.

2.9. Planeación, formulación y ejecución de planes y campañas de proyectos internos de comunicación corporativa y de recursos humanos.

2.10. Planeación, desarrollo y ejecución de todo tipo de proyectos especiales que conlleven merchandising comercial y/o rotulación (diseño y producción) en:

Canales de atención del ICE. Puntos de venta y recaudación de los servicios del ICE. Rotulación externa e interna de las agencias de servicios, vehículos, e infraestructura física de instalaciones ICE y otros que indicará la administración. Diseño y producción de material informativo y promocional para los call center y frontales de atención.

2.11. Planeación, desarrollo y puesta en marcha de planes y programas promocionales mediante tácticas de BTL, activaciones, entre otros.

2.12. Planeación y desarrollo logístico de eventos o actividades externas según las necesidades de la empresa, tales como: alquiler de salones y alimentación para eventos, contratación de promotores y edecanes o similares, contratación de toldos, stands, sillas, tarimas, ambientación de espacios, entre otros.


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2.13. Diseño y compra de artículos promocionales para apoyar los esfuerzos de comunicación.

2.14. Negociación y contratación de producción audiovisual asociada a los requerimientos de comunicación.

2.15. Realización de evaluaciones, antes, durante y post-campaña publicitaria, según los objetivos de la misma.


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