Margarita Rosa Del Castillo Yances-Coordindora oficina Asesora de Control Interno

Informe Final Oficina Asesora de Control Interno - 2018

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INTRODUCCIÒN

El Sistema de Control Interno define la auditoria como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad, esta herramienta se basa en los principios y metodologías del IIA, organización que emite normas internacionales de auditoria interna, igualmente, en el código de ética para el desarrollo de la profesión de auditoria interna.

El proceso de auditoría interna, adelantado por la oficina asesora de Control Interno, de la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar, ayuda a la entidad a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficiencia de los procesos de gestión de Riesgos, control y gobierno.

El enfoque Sistemático se logra a través de la implementación de las etapas del proceso auditor desarrolladas de forma global estas son: Planificación, ejecución, y comunicación de resultados del proceso auditor, en las fases para la realización de las auditorías Internas, tiene la de la comunicación de los resultados, en ella se presentan los resultados de la auditoria materializados a través del informe final y se suscriben planes de acción o de mejoramiento, el formato y contenido de la comunicación final debe contener los hallazgos y recomendaciones y un pequeño resumen de todo lo transcurrido en la operacionalidad de las auditorias y de la oficina de control interno.

Así mismo es recomendable que la oficina de Control Interno elabore un plan de auditoria anualmente y seleccione los Proyectos, Procesos y actividades a ser auditados basado en un enfoque de riesgos documentado, alineados con los objetivos y prioridades de la entidad.

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DESARROLLO

La oficina Asesora de Control Interno, presenta el Informe Final del año 2018 de las diferentes actividades que realizo, como los diferentes hallazgos y sugerencias entregadas a la Dirección para su resolución de acuerdo a su competencia.

Las actividades realizadas por el equipo de Control interno son las siguientes:

1-. Lo relacionado con la gestión y el funcionamiento, en lo ordenado por la Ley 87 y los Decretos Nacionales reglamentarios de esas normas, y con lo encontrado en el proceso de verificación, “Garantizando que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y control”, en cumplimiento a los principios de eficiencia, eficacia y economía, destacamos la diligencia en los seguimientos a los Planes de Mejoramiento producto de las Auditorías Internas, a siete (7) Dependencias, Contratación, Extensión, Financiera (Contable y Presupuestal), PQRSD, Planeación y Admisiones Registro y Control, todos fueron acogidos y ejecutado por sus áreas. Igualmente seguimientos y envió de avances a contraloría del Plan de Mejoramiento dejado por la auditoría realizada por Contraloría Distrital.

2-. En lo concerniente a los seguimientos, podemos informar, que se hizo al Plan

Anticorrupción con su Matriz de Riesgos Anticorrupción, se revisó tres veces al año, en los meses de Mayo, Septiembre y enero del 2019, esta información fue publicada en la Web Institucional por el Link de Control Interno, encontrando un Riesgo de Corrupción, notificado en el Informe de Riesgos de Corrupción. Se presenta monitoreo a todas las actividades y lineamientos establecidos en la Institución, y se notifican en el Informe Pormenorizado del Control Interno que igualmente, se publica en la Web Institucional en el Link de Control Interno. También se presentó el Informe de Derecho de Autor, Control Interno Contable, se realizó seguimiento de los planes de acción que lleva Planeación, apoyando en la realización del proceso de avance.

3-. Se ejecutó un seguimiento y monitoreo en el aplicativo Sigep, PQRSD, y todo lo

relacionado con MIPG y resultados del FURAG II; como elaboración del Autodiagnóstico y plan de acción del mismo de acuerdo a la política de Control Interno.

4-. Elaboración y publicación del Informe de Austeridad del Gasto Público, recopilado con

las actividades y tareas que se ejecutan en la Dependencia que tienen que ver con Financiera, Recursos Humanos (Nomina), Recursos Físicos (Contratación), Sistemas Informáticos y Secretaria General.

5-. Con respecto a la Auditoria Interna del año 2018, se presentó ante el comité de

Coordinación de Control Interno, el plan de Auditoría Interna basado en Riesgo y el cronograma de la ejecución de esas auditorias, aprobado en acta No. 01 del 8 de Marzo del año 2018, se notificó en la reunión de apertura de auditoria Interna invitando a todos las Dependencias con sus Líderes, el cronograma de la ejecución de la Auditoria Interna de Control Interno y Calidad, unos funcionarios líderes se presentaron otros no, Se auditaron las Dependencias de Financiera, Recursos Humanos, Oficina de Relaciones Internacionales, y Contratación, resultando de algunos hallazgos fueron presentados a los entes de control para lo de su competencia. Igualmente fue presentado ante el Comité, el Estatuto del Auditor Interno, Código de ética del Auditor Interno y el Manual de Auditoria Interna, documentos establecidos en las normas internacionales alineadas al MIPG, herramientas aprobadas en Acta No. 02 de Septiembre de 2018 por el Comité de Coordinación de Control Interno. Atendiendo algunos hallazgos encontrados se realizó a pasar a entes de control y disciplinario y penal lo evidenciado para lo de su competencia.

6-. La oficina Asesora de Control Interno ejecuto acompañamiento al proceso de

convocatoria a la Rectoría De la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar, encontrando un posible fraude en las certificaciones entregadas para puntuación de experiencias, al comprobar que el ente emisor no certifico lo entregado por el aspirante, fue notificado a Rectoría después a los entes de control (Fiscalía y Procuraduría).

7-. Se calificó lo concerniente a la Evaluación de Gestión por Dependencia, teniendo en

cuenta el porcentaje adquirido en los planes de acción Institucional, Ley 87 de 1993, Acuerdo 565 del 2016 de CNSC, Circular No 4 del 27 de Septiembre de 2005 Consejo

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Asesor de Control Interno, Auditorias, seguimientos, monitoreos, y/o visitas realizadas por la oficina de Control Interno.

8-. Se han diligenciado los Informes de obligatorio cumplimiento por norma, como: Control

interno Contable, Informe del seguimiento Riesgos de Corrupción, Derecho de Autor, Informe Pormenorizado del Control Interno, Informe de Austeridad, Seguimiento de Sigep y PQRSD, Informe de Avances del plan de Mejoramiento, en sus cuatro periodos estipulados por la Contraloría Distrital.

9-. Se pidió el apoyo para las capacitaciones de la Esap y Escuela de Gobierno, el equipo

de trabajo realizo por su cuenta el diplomado de Normas Internacionales dictado por la Universidad Politécnico Superior de Colombia, el equipo de trabajo de Control Interno realizo acompañamientos, monitoreos de la gestión, entrevistas con la Rectora para informar a ella las no conformidades encontradas y se le llevo las sugerencias.

La realización de auditorías deja las siguientes observaciones y sugerencias:

FINANCIERA

Hallazgos:

Se observó que la información publicada en la web no tiene un seguimiento

constante por parte de los funcionarios que la envían, y muchas veces se envían a la persona encargada de la publicación y no son publicadas oportunamente, y si no es recordado no vuelven a verificar la publicación.

Se observó, que existen estudiantes que aún están pagando el semestre anterior

debido al constante ceder en mayor tiempo el pago de la matrícula.

Se pudo observar que no se tiene una relación de las cuentas por cobrar por concepto de Incapacidades, y menos aún el monto a cobrar, se hace compromisos para cumplir el 1 de octubre del presente con la persona encargada Liseth Castro.

Se realizó una verificación de los ingresos por concepto de Donación, que tampoco

está registrada contablemente, alegando que no se tenía la factura con el valor de los elementos, pude constatar que existe una resolución 348 de 17 de abril de 2018, donde se acepta la donación de unos bienes muebles por parte de DYNAMO PRODUCCIONES S.A. A la Institución.

Se puede observar que el programa Contable Synersis en la Nube se adquiere

desde hace unos meses con la intención de implementar el uso de las tecnologías y mejor el desempeño de los procesos Administrativos y Financieros, a la fecha no se le está haciendo el uso por el cual se adquirió debido a que el Modulo académico no ha iniciado los procesos que permitan el cruce de la información con el Módulo de Ingresos. Y este a su vez alimentaria el Modulo de Contabilidad y Presupuesto.

Sugerencias:

1- Hacer Mesas de Trabajo con el área Financiera y el ingeniero de sistemas con

actas de compromisos con fechas establecidas para la implementación de

Synersis Web y se dé el uso por cual se adquirió, ya que implica graves riesgos

para las "gestión de activos de software" sin tener la necesidad lo que

representa detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos

producida por una gestión anti-económica. Por Asignar recursos para la

compra de aquellos programas que se le ha hecho el estudio previo para

determinar la necesidad, pero una vez adquirido no se le da uso.

2- Se hace seguimiento al monto de la cartera o las cuentas por cobrar para

establecer el valor y así determinar la forma de recuperación de los ingresos y

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no el castigo de ella. El concepto de deterioro responde a reconocer y

promulgar que la expectativa de recaudar esa cartera es prácticamente

nula, diferente a perdonar al cliente, condonar la deuda o renunciar al

pago. Con base en esto y en el análisis realizado se procede a reconocer un

deterioro. El deterioro se reconoce como un gasto y en consecuencia la utilidad

de la entidad disminuye en los estados financieros de ese año, todo esto debe

estar justificado dentro de lo legal.

3- En lo Relacionado con las fechas de la entrega de la información se analiza

que hubo un retraso en la entrega de la información Financiera Económica

Social y Ambiental de la Institución, por razones relacionadas con el cierre no

oportuno del CHIP en la Plataforma de la Contaduría General de la Nación.

Porque al parecer habían problemas en el cargue. Se recomienda colaborar

con la entrega de la información en forma oportuna para que se hagan los

cierres antes de las fechas pre-establecidas para montarla en el CHIP, porque

si se elabora el informe y le faltan soportes como son los recursos Financieros,

las Cuentas por Cobrar, y las Donaciones se puede considerar que la

información no es real ni veras, y así evitar las sanciones que se pueden

generar por enviar la información de manera extemporánea, más cuando las

sanciones no se pueden pagar con recursos del presupuesto Institucional sino

con el propio pecunio del ordenador del gasto.

4- Se recomienda: En lo que se relaciona con el Plan Anual de Adquisiones, debemos tener en cuenta que es una herramienta para; facilitar a las entidades estatales Identificar, Registrar, Programar, Divulgar sus necesidades de bienes, Obras y Servicios; Diseñar Estrategias de Contratación basadas en agregación de la demanda que permita Incrementar la Eficiencia del proceso de Contracción. Según los criterios establecidos por la guía de Colombia Compra Eficiente las Entidad Estatal debe como órgano creado para Planificar Políticas Unificadas, que sirvan de guía a los Administradores de Compras, y que Permitan Monitorear y Evaluar el Desempeño del Sistema y Generar Mayor Transparencia en las Compras. El Decreto ley 4170 de nov.3 de 2011. Establece que se debe Conformar un equipo de apoyo; Organizar un Cronograma para la elaboración y Actualización del PAA. Designar un funcionario encargado; El funcionario encargado de la Elaboración y Actualización del PAA, es responsable de él; El Plan Anual de Adquisiciones requiere del conocimiento y experiencia de las personas que trabajan en las distintas áreas, de la Entidad Estatal, por lo cual Colombia Compra Eficiente recomienda la conformación de un Equipo, Multidisciplinario que apoye al funcionario a cargo de la Elaboración y Actualización del PAA. Así mismo se debe realizar la Elaboración de un Cronograma de Actividades que muestre en detalles las etapas de Planeación y Diligenciamiento del PAA, al interior de la Entidad Estatal, especificando las actividades coordinada por el funcionario encargado, señalando el tiempo requerido para cada uno de ello.

5- Se sugiere que los funcionarios realicen una constante revisión sobre sus

publicaciones Institucional en la Web, y apliquen la Ley de Transparencia y

Anticorrupción, que exige publicar informes, Resoluciones, Planes,

programas, para que sean consultados por el público.

6- Se Recomienda: Implementar la Comunicación como factor esencial en

cualquier tipo de actividad organizada, como uno de los factores

imprescindibles para que ésta funcione y se desarrolle adecuadamente.

Cualquier actividad humana se desarrolla a través de la Comunicación,

los efectos positivos de la comunicación son evidentes: mejora

la competitividad de la organización, así como la forma en la que se puede

adaptar a los cambios que se produzcan en su entorno, con el fin de conseguir

los objetivos que se hayan propuesto inicialmente. Al mismo tiempo, la

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existencia de una comunicación en la empresa eficaz, fomenta la motivación

de los empleados, así como el compromiso y la implicación en las tareas

corporativas, creando un clima de trabajo integrador.

7- Se Recomienda: En lo relacionado con Donaciones, participan por lo menos

dos partes: el donante y el beneficiario, y cada parte debe realizar la respectiva

contabilización. Lo que se dona es un bien o derecho que forma parte del activo

del donante, y esta es la primera cuenta que se debe afectar dentro de una

Institución Gubernamental. Tomar como norma referencial (Artículo 125-1 Ley

1819 de 2016 Estatuto Tributario).

8- Se Recomienda: En lo que respecta a los ingresos por concepto de Matricula,

establecer fechas flexibles que permita ir registrando los ingresos de forma

oportuna en el tiempo convenido, previniendo que no se genere retraso en la

elaboración de los Informes Financieros.

OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES

Hallazgos:

No se evidenció el Expediente del Convenio 01-2018 en físico con sus respectivos

soportes y documentos. Se verificó la ejecución de pagos de la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar, y no se pudo verificar los avances de informes que debe presentar la Entidad Proactiva Group justificando el cumplimiento de la ejecución del Convenio con la supervisión de la líder de la Oficina de Internacionalización, como está escrito en el artículo 29 del Convenio en “obligaciones de las partes”. Al igual que en el contrato 61/2018 hay incoherencias en el objeto contractual de carácter monetario que afectan el presupuesto Institucional, constituyendo falta gravísima para la ordenadora del gasto. Se evidenció violación a la Ley 1712 de 2014 Ley de la Transparencia, y a la Directiva Presidencial 01 del 2016 como medida adicionales al recorte del 1% en gastos de funcionamiento e inversión aprobados por la Ley de Presupuesto que es la Ley 1873 del 20 de diciembre de 2017.

Se evidenció que no hay coherencia en el objeto contractual y la forma de pago en

el Convenio 01-2018 de fecha 09 de agosto del presente año. Se evidenció Detrimento Patrimonial en la ejecución de los pagos realizados por la Institución a la Entidad asociada.

Se evidenció que la Oficina de Internacionalización no ha suministrado a la Oficina

de Control Interno soporte alguno que demuestre su legalización constitucional, no existe Acto administrativo que justifique si es un Proceso o un Subproceso que esté adscrita a qué Dependencia.

No se evidenció la implementación de las Tablas de Retención Documental en la

Oficina de Internacionalización. Se incumple la Ley 594 de 2000, art 4 literal a: “Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la

documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”.

Literal d “Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la

organización, conservación, uso y manejo de los documentos”. Sugerencias:

Se recomienda realizar una mesa de trabajo con el equipo auditor de Control Interno,

el equipo Financiera y Contratación.

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Revisar los Convenios y Contratos, con el objetivo que sean coherentes entre lo

pactado y lo ejecutado.

Se sugiere solicitar el apoyo de la Oficina de Gestión Documental para la implementación de las TRD (Tablas de Retención Documental).

Se sugiere solicitar mediante Resolución Académica, adoptar la reglamentación de

Movilidad Internacional de los estudiantes.

Se sugiere solicitar a la Oficina de Recursos Físicos Sillas y Escritorios, como también Equipo de Cómputos a la oficina de Sistemas, que cumplan con las indicaciones por Salud Ocupacional, con el objetivo de cumplir con la LEY 1562 DE 2012 (Julio 11), artículo 1 “Salud Ocupacional: Se entenderá en adelante como Seguridad y Salud en el Trabajo, definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

TALENTO HUMANO

Hallazgos:

No se evidenció Plan de Vacantes. Se incumple el Art. 15 números 2, literal “b” de

la Ley 909 de 2004: “Elaborar el plan anual de vacantes y remitirlo al Departamento

Administrativo de la Función Pública, información que será utilizada para la

planeación del recurso humano y la formulación de políticas”.

No se evidenció el envío de los informes trimestrales de la Comisión de Personal a

la CNSC. Es de suma importancia dar cumplimiento al artículo 16 numeral 3 de la

Ley 909 de 2004 y al Acuerdo N° 565 de 2016, que establecen que la Comisión de

Personal debe enviar trimestralmente a la CNSC un informe detallado de sus

actuaciones y del cumplimiento de sus funciones y los asuntos relacionados con la

evaluación del desempeño. “Las Comisiones de Personal de las entidades públicas

deberán informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil de todas las incidencias

que se produzcan en los procesos de selección, evaluación del desempeño y de los

encargos. Trimestralmente enviarán a la Comisión Nacional del Servicio Civil un

informe detallado de sus actuaciones y del cumplimiento de sus funciones. En

cualquier momento la Comisión Nacional del Servicio Civil podrá asumir el

conocimiento de los asuntos o enviar un delegado suyo para que elabore un informe

al respecto y se adopten las decisiones que correspondan”.

Acuerdo No.565 del 25 de enero de 2016 de la CNSC artículo 6, literal d: “Informar

a la Comisión Nacional del Servicio Civil las incidencias que afecten el proceso de

Evaluación del Desempeño Laboral, inmediatamente se produzcan, e igualmente

informarle trimestralmente y por el medio que establezca la CNSC, sobre sus

actuaciones y el cumplimiento de sus funciones en los asuntos relacionados con la

Evaluación del Desempeño Laboral”.

No se observó Encuesta del Clima Organizacional. Artículo 2.2.10.7 del Decreto

1083 del 26 de mayo de 2015, numeral 1 que indica las entidades deben” “Medir el

clima laboral, por lo menos cada dos años y definir, ejecutar y evaluar estrategias

de intervención”.

No se evidenció Plan de Capacitaciones de Seguridad y Salud del Trabajo. Artículo

2.2.4.6.11., Decreto 1072 de 2015. Capacitación en seguridad y salud en el trabajo

– SST: “Para ello, debe desarrollar un programa de capacitación que proporcione

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conocimiento para identificar los peligros y controlar los riesgos relacionados con el

trabajo, hacerlo extensivo a todos los niveles de la organización incluyendo a

trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores

en misión, estar documentado, ser impartido por personal idóneo conforme a la

normatividad vigente”.

No se evidenció el Plan de Mejoramiento conforme a la Evaluación Inicial, como se

establece en las Fases de Adecuación, Transición y Aplicación del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Art. 10 de la Resolución 1111 de 2017

Estándares mínimos del SG-SST (Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el

Trabajo). “Artículo 10. Fases de adecuación, transición y aplicación del Sistema

de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, de

junio del año 2017 a diciembre del año 2019. Las fases de adecuación, transición

y aplicación para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo con Estándares Mínimos, durante este período, es:

Fase 2: Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial:” Durante este período las empresas o entidades deben hacer lo siguiente:

Primero: Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos.

Segundo: Establecer el plan de mejora conforme a la evaluación inicial.

Tercero: Diseñar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y formular el plan anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo año 2018.

Se observó que La Política de Seguridad y Salud en el Trabajo no está actualizada,

actualmente se encuentra firmada como Rectora Encargada la Doctora María Del

Pilar Herrera y la Secretaria General Doctora Lilette Tatiana Aguas mediante

Resolución N° 702 del 13 de julio de 2015.

La Política de Seguridad y Salud en el Trabajo debe revisarse mínimo una vez al

año, y desde su implementación no se evidenció su revisión. Decreto 1072 de 2015,

Artículo 2.2.4.6.6. Numeral 5. Requisitos de la política de Seguridad y Salud en el

Trabajo (SST): “Ser revisada como mínimo una vez al año y de requerirse,

actualizada acorde con los cambios tanto en materia de Seguridad y Salud en el

Trabajo (SST), como en la empresa”. Así mismo debe estar accesible a todos los

funcionarios, en sus lugares de trabajo, Artículo 2.2.4.6.6. Numeral 4: “Debe ser

difundida a todos los niveles de la organización y estar accesible a todos los

trabajadores y demás partes interesadas, en el lugar de trabajo”.

No se evidenció Plan de Capacitaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Decreto 1072 de 2015 Artículo 2.2.4.6.12. Documentación. “El empleador debe

mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes

documentos en relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo SG-SST”. numeral 6. “El programa de capacitación anual en seguridad y

salud en el trabajo – SST”.

Se observó que el Software de Synersis no es robusto para el pago de la nómina,

no apoya para la seguridad del procedimiento de la nómina, no genera el archivo

plano, la funcionaria debe realizar de forma manual los descuentos de la Seguridad

Social y los aportes parafiscales, de igual manera debe copiar y pegar los campos

que corresponden a la cédula, N° de cuenta, valor a pagar, lo que puede ocasionar

errores de pagos en menor o mayor valor a cada funcionario, duplicación del tiempo

de los funcionarios encargados de este procedimiento para corregir las

inconsistencias que se presenten, ocasionando que no se cumplan las fechas

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establecidas en los pagos de estos servicios. Basado en la Norma NTC ISO

9001:2015, 8.4.2 Tipo y alcance del control, Literal d) “determinar la verificación, u

otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos, productos y

servicios suministrados externamente cumplen los requisitos”.

Se evidenció incapacidades de la funcionaria Rosario Madrid Troconis, que aún no

ha sido pagadas por la EPS Coomeva, lo que podría representar un detrimento

patrimonial para la Institución. De acuerdo con la normatividad vigente, no se

apreció diligencia eficiente y coordinada para realizar los trámites para el recobro de

las incapacidades, desde el momento en que esta es cubierta y pagada, hasta la

remisión de la cuenta por cobrar a la EPS Coomeva, poniendo en riesgo el

vencimiento de los términos según lo establecido en la Ley 1438 de 2011 art 28

“Prescripción del derecho a solicitar reembolso de prestaciones

económicas. El derecho de los empleadores de solicitar a las Entidades

Promotoras de Salud el reembolso del valor de las prestaciones económicas

prescribe en el término de tres (3) años contados a partir de la fecha en que el

empleador hizo el pago correspondiente al trabajador”.

Se observó que no se están cumpliendo los lineamientos dados por la Ley de

Archivo General de la Nación – AGN (Ley 594 de 2000). De la muestra de 195

expedientes solo 50 se encuentran debidamente foliados, algunos con

certificaciones ilegibles, formatos sin diligenciar y sin firmar, algunos documentos

mal archivados puesto que no se encuentran en sus respectivas carpetas sino en

los expedientes de otros funcionarios. Lo mencionado infringe la obligatoriedad de

los criterios para la organización de los archivos de gestión, artículos 1, 4, 5, 6, 7,8,

y 12 del acuerdo 002 de 2014, y artículos 3° y 4° del acuerdo 042 de 2002.

Acuerdo 002 de 2014, Artículo 7°. Gestión del expediente. La gestión es la administración

interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que

se realizan durante el desarrollo de un trámite, actuación o procedimiento que dio origen a

un expediente; comprende operaciones como la creación del expediente, el control de los

documentos, la foliación o paginación, la ordenación interna de los documentos, el

inventario y cierre

Así mismo en algunos expedientes no se evidenció el formato de Bienes y rentas

actualizado, requisito indispensable para la vinculación. La normatividad vigente establece

que la actualización de Declaración de Bienes y Rentas es uno de los documentos que

debe contener cada expediente laboral – Circular conjunta No. 004 de 2003 DAFP – AGN

(Archivo General de la Nación).

-Ley 190 de 1995 actualizada el 12 de agosto de 2018, artículo 13. “Será requisito para la posesión y para el desempeño del cargo la declaración bajo juramento del nombrado, donde conste la identificación de sus bienes. Tal información deberá ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro”.

Ley 648 de 2017 Capítulo 1 Artículo 2.2.5.1.9 Declaración de bienes y rentas y hoja de vida. Previo a la posesión de un empleo público, la persona deberá haber declarado bajo juramento el monto de sus bienes y rentas en el formato adoptado para el efecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP, de acuerdo con las condiciones señaladas en el Título 16 de la Parte 2 del Libro 2 del presente Decreto.

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Así mismo, deberá haber diligenciado el formato de hoja de vida adoptado para el efecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP.

De igual manera se observó que algunos funcionarios no han presentado la tarjeta profesional, requisito indispensable para su vinculación.

El artículo 7º del Decreto Ley 785 de 2005, “por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”, establece:

“En los casos en que se requiera acreditar la tarjeta o matrícula profesional, podrá sustituirse por la certificación expedida por el organismo competente de otorgarla en la cual conste que dicho documento se encuentra en trámite, siempre y cuando se acredite el respectivo título o grado. Dentro del año siguiente a la fecha de posesión, el empleado deberá presentar la correspondiente tarjeta o matrícula profesional. De no acreditarse en ese tiempo, se aplicará lo previsto en el artículo 5° de la Ley 190 de 1995, y las normas que la modifiquen o sustituyan”.

Concepto 44671 de 2015 Departamento Administrativo de la Función Pública:

Por lo tanto, es a cada entidad a quien le compete determinar en el respectivo Manual la

acreditación de la tarjeta o matricula profesional, cuando para el desarrollo de sus funciones

se requiera el ejercicio de determinada profesión, en concordancia con las disposiciones

que reglamentarias de las mismas.

Considerando lo anterior, es claro que para el desempeño de cargos públicos se deberán

acreditar los requisitos señalados en el Manual de Funciones y Requisitos.

Sugerencias:

De acuerdo con el resultado de la auditoría practicada a la Dependencia de Talento

Humano, la Oficina Asesora de Control Interno emite las siguientes sugerencias que

pueden ser direccionadas a la construcción de acciones preventivas y correctivas que

permitan mejorar las situaciones descritas.

Elaborar Plan de Vacantes. El reporte de las vacantes permite conocer cuáles son

las necesidades de talento humano que requiere la entidad y facilita la proyección y

planeación de los concursos con la CNSC. En este sentido, el correcto reporte de

esta información es una pieza clave para una buena gestión del empleo público.

Actualizar Manual de Funciones. Se hace necesario ajustarlo a las necesidades

actuales de la Institución, donde se delimite perfiles, funciones y responsabilidades

en todos los cargos.

Realizar Informes detallados cada trimestre sobre el cumplimiento, actuaciones de

la Comisión de Personal y enviarlos a la CNSC (Comisión Nacional del Servicio

Civil).

Revisar los 37 expedientes laborales que no se examinaron, con el objetivo de

identificar los documentos que por norma hacen falta, y que son requisito

indispensable de vinculación. Así mismo verificar la organización de todos los

documentos de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Ley General de

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Archivo (Ley 594 de 2000). Es conveniente reforzar el autocontrol y la revisión

de los documentos en el proceso de vinculación.

Reflejar en al Plan Anual de Trabajo de SST, los responsables de cada actividad

(Numeral 7 del art. 8 de la Ley 1443 de 2014), y definir los recursos que se

destinaran para las medidas de prevención de los peligros y riesgos en el lugar de

trabajo (Numeral 4 art. 8 de Ley 1443 de 2014).

Solicitar a la ARL SURA, capacitar a los funcionarios integrantes del Comité Paritario

que no han recibido esta formación, con el objetivo de dar cumplimiento al Artículo

2.2.4.6.9. Obligaciones de las administradoras de riesgos laborales (ARL).

Publicar la información del Sistema de Gestión de seguridad y Salud en el trabajo

en la página WEB de la Institución, especialmente la de interés general, esto

permitirá a la Comunidad Mayorista conocer y aplicar las disposiciones y

mecanismos que el SGSST tiene establecido.

Diseñar del Plan de Capacitaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo y una vez

culminado socializarlo a la Comunidad Mayorista.

Realizar el Plan de Mejoramiento conforme a la Evaluación Inicial en la Seguridad y

Salud en el Trabajo.

Actualizar el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de la Institución

Tecnológica Colegio Mayo de Bolívar.

Establecer un mecanismo de control que garantice la integridad de información

generada por el aplicativo de nómina a fin de minimizar posibles errores en la

trasmisión de estos archivos.

Impulsar en la alta dirección, el cambio en las condiciones laborales (OPS) del

personal adscrito a la Oficina de Talento Humano.

Realizar Encuesta de Clima Laboral. El principal beneficio es obtener una

información valiosa sobre el estado de la Institución desde la perspectiva de las

personas que se encuentran dentro de ella. De esta forma, se podrán conocer

los principales aspectos a mejorar en relación a los recursos disponibles.

A las personas vinculadas con nacionalidad extranjera, es de suma importancia que

presenten el documento de permiso de trabajo y residencia.

Establecer un control o procedimiento interno para el recobro de incapacidades a

las EPS.

Convocar reuniones del Comité de Ética, para promover la mejora de la calidad, por

su carácter consultivo e interdisciplinar, fue creado para el análisis y asesoramiento

sobre las cuestiones de carácter ético que surjan en el ámbito asistencial de la

Institución.

Nota: La Líder elaboro su plan de mejoramiento, envió a la oficina Asesora de Control

Interno a finales de Febrero del 2019 para revisión, pero aún no se ha dado la aprobación por encontrarse información para modificar.

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CONTRATACIÒN

Hallazgos:

1. Contrato N° 110-2018

Objeto del Contrato: Compra de insumos médicos para el consultorio médico de la

Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar a) No se evidenció en el contrato Acta de entrega de los insumos, en el cual el Consultorio

Médico recibe a satisfacción.

b) Se observó falencias en la etapa contractual porque se designó como supervisora del

contrato a la Coordinadora de Bienestar Universitario Ana Cecilia Puello, Licenciada en Educación Infantil, Especialista en Lecto-Escritura y Matemática y Máster en Educación. Por lo anterior se evidenció que por su formación académica no es la persona idónea para realizar la supervisión del mencionado contrato.

c) Se evidenció que en la invitación Pública, solo participó la Empresa CEMAR IT, cuya

actividad principal es de comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónica y de telecomunicaciones, y en análisis de su objeto social en su registro de la Cámara de Comercio, se evidenció que la actividad de esta empresa no está autorizada para la comercialización de medicamentos. Se Desconoce el Principio de Igualdad y Selección Objetiva del Artículo 13 de la Constitución Política, impide la participación de otros proponentes habilitados para ejecutar el contrato y le otorga una ventaja absolutamente injustificada al titular, al igual que se infringe los Principios de las Actuaciones Contractuales de las Entidades Estatales

d) Al realizar un comparativo del valor de medicamentos reflejados en el formato de Estudios Previos FT-RF-016, se evidenció medicamentos en su mayoría con valores más altos que los se comercializan en Farmacias y Droguerías. No se realizó un análisis de los precios de Mercado con respecto a estos medicamentos, no se evidenció cotizaciones de los servicios requeridos y realizar un comparativo de costos/beneficios, para no generar Detrimento Patrimonial y cumplir con la Austeridad en el Gasto

El Equipo de Control Interno realizó cotizaciones en la Farmacia Cruz Verde y la Farmacia La Inglesa. Con base en las cotizaciones antes mencionadas, se evidenció en la Factura de venta 7VTM-000119 de fecha 25 de septiembre de 2018 por valor de $3.492.412.oo presentada por la empresa Logística y Suministros S.A.S., valores de medicamentos más altos que los que se encuentran en el mercado, por lo que se evidenció violación al Principio de la Economía de La Contratación Estatal, se infringe en las Directrices de la Austeridad en el Gasto, y omisión al deber de determinar el estudio de mercado o de precios, para realizar una selección objetiva a un ofrecimiento más favorable a la Institución y a los fines que ella busca. A continuación citamos algunos casos.

*- Teniendo en cuenta las respuestas enviadas sobre estos hallazgos del área de

Contratación, podemos decir que se nos ratificamos en los hallazgos detectados en este contrato.

2) Contrato N° 62 – 2018

Objeto: Servicio de elaboración de impresos y suvenires para la realización del III Foro

Internacional y IX Nacional de Pensamiento Moderno y Contemporáneo. a)-. No se evidenció documentos/actas de entrega por el contratista de los impresos y

suvenires ni de recibidos de la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar. b)-. No se evidenció un listado de los asistentes al III Foro Internacional y IX Nacional de

Pensamiento Moderno y Contemporáneo, ni soportes de la entrega de los impresos y suvenires a los asistentes de los Foros por parte de la Institución.

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*- Se ratifica el hallazgo porque no se enviaron toda la documentación requerida para su

eliminación.

3) Contrato N° 45 – 2018

Objeto: Suministro de combustible (gasolina corriente) para el vehículo de la Institución

Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar.

a) Se evidenció que no hay control en la documentación, porque se observó documentos (formato de pago, recibo a satisfacción, facturas, orden de pedido, referencia bancaria, planilla de pago de salud) que corresponden al Contrato N° 44-2018 a nombre de XER PRODUCTS S.A.S.

*- Se ratifica este hallazgo, y es aceptado por la Dependencia.

4) Contrato N° 71 – 2018

Objeto: Compra dotación de uniformes para los empleados de la Institución.

a)-. No se evidenció la entrega de los uniformes a la Oficina de Recursos Físicos de la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar, tal y como se estipula en el alcance del objeto del Contrato, literal c: “La entrega de los uniformes debe realizarse en la Oficina

de Recursos Físicos de la Institución y será a cuenta del Contratista”. b)-. No se evidenció la relación de los nombres de empleados y Dependencias a la cual le

entregaron los uniformes. *- Se ratifica el hallazgo por no suministrar evidenciar para eliminarlo.

5) Contrato N° 78 – 2018

Objeto: Mantenimiento, reparación y dotación a todo costo del consultorio médico de la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar.

Objeto de la adición de Contrato: Adicionar las cláusulas quinta, sexta, séptima y octava del Contrato N° 78-2018. a)-. No se evidenció el pago de la seguridad social de los trabajadores, anexan una planilla de los aportes de salud a nombre de la empresa por valor de $297.600 como si fuera una empresa unipersonal. La Entidad Estatal y el contratista no pueden suscribir el contrato sin la acreditación de estas afiliaciones. Si el proponente tiene empleados vinculados que intervienen en la ejecución del contrato, la Entidad debe igualmente exigir que acredite el Cumplimiento de afiliación y pago de los aportes. b)-. No se evidenció la hoja de vida de los trabajadores con sus respectivos soportes de estudios y experiencia requerida para dar cumplimiento a los requisitos generales de salud y seguridad en el trabajo, tal y como se estipula en el alcance del objeto contractual, literal 4. c)-. No se evidenció la inducción en salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente de

sus trabajadores tal y como se estipula en los “Requisitos Generales en Seguridad y Salud en el Trabajo, cláusula Tercera, literal 21. d)-. No se evidenció informe pormenorizado del trabajo realizado tal y como se estipula en

el alcance del objeto contractual, cláusula tercera literal 10: Obligaciones del contratista: “Entregar al supervisor del contrato, un informe pormenorizado del trabajo realizado c)-. Se evidenció con la adición al Contrato inicial, que no hubo una planeación, porque los

estudios previos deben ser diseñados y planeados conforme a las necesidades y requerimientos de la Institución. *- Hallazgos aceptados por el área de Contratación.

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6) Contrato N° 65 – 2018

Objeto: Adquisición de tiquetes aéreos nacionales e internacionales para la realización del

III Foro Internacional y IX Nacional de Pensamiento Moderno y Contemporáneo “Emprendimiento e Innovación Social para la generación de ambientes de Paz sustentables en la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar. a)-. No se evidenció la entrega de los tiquetes aéreos de la empresa Recio Turismo S.A. al

supervisor del contrato (Señor Edgardo Passos Simanca), tal y como se estipula en el alcance del objeto contractual literal 1: “Suministrar los pasajes aéreos en rutas nacionales e internacionales en las diferentes rutas en la clase que requiera el Colegio Mayor a través del supervisor designado”. Así mismo no se evidenció la relación de los usuarios que recibieron los tiquetes aéreos, no se evidenció su entrega. b)-. Se observó sobrecostos en los valores estipulados para los transportes terrestres

detallados en la cláusula quinta del contrato, y pagados por medio de la Factura de Venta BAQ-186386, -Transporte Barranquilla/Cartagena/Barranquilla: $300.000 para una sola persona. -Transporte Carmen de Bolívar/Cartagena/Carmen de Bolívar: $280.000 para una sola Persona. *- Hallazgos aceptados por el área de Contratación.

7) Contrato N° 66 -2018

Objeto: Servicio de alojamiento y movilidad para la realización del III Foro Internacional y

IX Nacional de Pensamiento Moderno y Contemporáneo “Emprendimiento e Innovación Social para la generación de ambientes de paz sustentables en la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar”. a)-. Se evidenció en la cláusula Quinta del contrato y en la remisión de la cuenta de cobro de la Corporación Festijuventud sobrecostos en los valores de alojamiento y movilidad. b)-.Se evidenció que el número del contrato no es igual en los documentos, no hay coherencia en los documentos, no hay control documental. c)-. Se evidenció en los siguientes que a continuación se relacionan que la firma de la Representante Legal la señora Jessica Chiquillo Duran con c.c. 1.047.408.629 de la Corporación Festijuventud no coinciden. -Acta de Liquidación al Contrato de Servicio N° 66-2018. -Factura de Venta N° 05 de la Corporación Festijuventud de fecha 05 de junio de 2018 d)-. Evidenció Planilla de aportes al Sistema de Salud por valor de $191.700 a nombre de

la Corporación Festijuventud. Se observó que no se relaciona el aporte de salud de sus trabajadores. *- Hallazgos aceptados por el área de Contratación. 8) Contrato N° 107 – 2018

Objeto: Proyecto para la reparación, mantenimiento de la cubierta y suministro e instalación

del cielo raso de los salones de clase con nomenclatura 204, 205, laboratorio de Arquitectura y Oficina de la Clínica De Lo Social, Alero Calle de la Artillería a todo costo para el Colegio Mayor de Bolívar.

Objeto: Adicionar las cláusulas Segunda, Sexta, y Séptima, relativas a las especificaciones

técnicas, valor y forma de pago, imputación presupuestales del Contrato N° 107 del 30 de agosto de 2018. a)-. Se observó una adición al Contrato por valor de $59.593.524, con la cual se evidencia

falta de planificación en los análisis de los estudios previos.

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b)-. Se observó que la sustentación de las actividades complementarias de la Coordinadora

de Infraestructura Gisela Román, la presenta en folios sin ningún membrete institucional, teniendo en cuenta que la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar instaló en todos los equipos de cómputos Plantillas de Proyectos, Hojas Membretadas con el logo Institucional. *- Se ratifica el hallazgo ya que el hecho que no estuviese visible la estructura en mal estado, no es justificación para realizar una adición al contrato, porque en los estudios previos se debe formular los imprevistos que se puedan presentar. Así mismo se presume de la experiencia del que hace los estudios previos teniendo en cuenta la estructura física de la Institución. 9) Contrato N° 69

Objeto: Adquisición de 250 licencias antivirus, incluye instalación, configuración,

capacitación para la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar. a)-. No se evidenció el listado de las 250 licencias Antivirus, el recibido de estas licencias, un informe de su instalación, ni la relación de los funcionarios de la Institución que recibieron la capacitación como se estipula en el Objeto Contractual.

*- Se ratifica el hallazgo porque no fue suministrado la evidencia para la eliminación del

hallazgo. 10) Contrato Nº 63

Objeto: Suministro de refrigerios, comidas, bebidas, para la realización del III Foro

Internacional y IX Nacional de Pensamiento Moderno y Contemporáneo “Emprendimiento e Innovación social para la generación de ambientes de paz sustentables” en la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar. a)-. Se evidenció el “Informe de Recibo a Satisfacción Final”, firmado por el supervisor del contrato con fecha del 06 de mayo de 2018, cuando la fecha de Suscripción Inicial es del 17 de mayo de 2018. No hay coherencia en la información, porque no se puede recibir a satisfacción la ejecución de un contrato, cuando ni siquiera ha iniciado. Así mismo se evidenció en el Acta de Liquidación al Contrato de suministro, que se refleja el número de 62 y no el 63 como realmente corresponde. b)-. No se evidenció listado de los asistentes al Buffet por valor de $6.800.000. No se evidenció el listado de los 10 conferencistas que asistieron al almuerzo por valor de $230.000.oo, no hay soportes de facturas del suministro de cien (100) botellas de gaseosas por valor de $230.000, de factura de suministro de veinte (20) Pack por 24 bolsas de agua por valor de $60.000, del suministro de veinte y un (21) estaciones con Termos de café y aromáticas, cada Termo por valor de $80.000 arrojando un total de $1.680.000, no se evidenció el listado de los asistentes que recibieron refrigerios por tres (3) por un total de $5.750.000. No hay evidencia de estos hechos. Por todo lo anterior se observó sobrecostos en los valores de servicios, se viola el Principio de la Economía de la Contratación Estatal y las Directrices de la Austeridad del Gasto. c)-. No se evidenció documentos que soporten la Orden de Pago N° 15491 de fecha 18 de

junio de 2018 ni en la Factura de Venta N° 057 de fecha 05 de junio de 2018, ambas por el valor de $21.540.000. Toda operación que realicen las entidades públicas, cualquiera que sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. d)-. No se evidenció el pago de los aportes al Sistema de Salud de los trabajadores, solo

presentan una Planilla de Salud a nombre de la Entidad por valor de $191.700. e) No se evidenció los certificados sanitarios expedidos por la autoridad competente en la

materia de manipulación de alimentos, tal y como se estipula en el Alcance del Objeto del Formato de Estudios Previos literal 6, de fecha 07 de mayo de 2018. Así mismo no se

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evidenció las hojas de vida de los trabajadores con sus respectivas certificaciones de estudios (mínimo Bachiller) y experiencia, tal y como se estipuló en el Proceso de Selección de Mínima Cuantía, Invitación Pública N° 19-2018:”Experiencia del Proponente”. *- Se ratifican todos los hallazgos, por no evidenciar documentos para su eliminación.

11)-. Contrato 106/2018. Objeto: Mantenimiento del Programa ERP Synersis para la ITCMB. a)-. No hay evidencia de las capacitaciones reforzadas, que se debían realizar al personal

de presupuesto, cuentas por pagar, Contabilidad, Tesorería, Almacén y Activos Fijos, Personal y Nomina, Académico, como se establece en el contrato en el ítem G. b)-. No se evidencia la justificación del pago en dos partidas, cuando en la propuesta se

establece que se pagara en cinco cuotas, por valor de $1.873.620 + IVA. c)-. No se evidencia justificación que la actualización sería hasta el mes de diciembre como

se establece en la propuesta. d)-. Se evidencia que a pesar de que la última actualización fue Septiembre de 2018, y

haber estado del 1ª al 30 de Septiembre del 2018, existen aún problemas con el cruce de información entre Financiera y Plataforma SNIES. Y los servicios después del mes de septiembre se hacen por vía telefónica de acuerdo a lo anotado en el informe entregado por Synersis a la Institución.

Sugerencias:

De acuerdo con el resultado de la auditoría practicada a los contratos de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la Oficina Asesora de Control Interno emite las siguientes sugerencias que pueden ser direccionadas a la construcción de acciones preventivas y correctivas que permitan mejorar las situaciones descritas. 1. Realizar control documental y revisión de cada uno de los soportes de los contratos,

ejecutar las correcciones de transcripción, Verificar las firmas de los documentos. 2. Solicitar varias cotizaciones de los servicios y necesidades que se requieran en la

Institución, hoteleros, medicamentos y otros y ejecutar las comparaciones de costo /beneficio para no generar Detrimento Patrimonial, violación al Principio de Economía y a las Directrices de la Austeridad del Gasto., 3. Analizar la información soportadas en los Contratos o Convenios, adoptando controles

necesarios para que los empleadores paguen efectivamente las cotizaciones y se evite la evasión de las cotizaciones a Seguridad Social, solicitando apoyo a Los Inspectores de Trabajo y la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) quienes orientarán y vigilarán el cumplimiento de esta disposición. Se sugiere solicitarle a las Empresas que anexen a la documentación la Planilla o el pago de los aportes al Sistema de Salud y Pensión suministrada por la Entidad que ha recibido el pago.

4. Revisar los lugares afectados y cubiertos por las pólizas para su recuperación, antes que se deterioren más. 5. Revisar la formación académica de las funcionarios que se asignen como Supervisores,

para que sus perfiles sean idóneos y de acuerdo a lo requerido en los contratos. 6. Revisar el Objeto Social de las Empresas que participan en las Licitaciones Públicas,

para que se dé cumplimiento a lo establecido en las normas contractuales. 7. Se sugiere que toda actuación en la ejecución y cumplimiento de cada Contrato, se

desarrolle optimizando costos y evitar dilaciones y adiciones a las inicialmente señaladas.

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8. Tomar evidencias de las capacitaciones al personal mencionado en el objeto contractual,

invitando a la oficina Asesora de Control Interno, como apoyo en el proceso de la

implementación. (Synersis).

9. Hacer revisiones periódicas que permitan evidenciar que se subsano el problema que se

presenta con el cruce de la información con financiera y con la plataforma SNIES.

(Synersis).

10. Solicitar los servicios que se hallan dejado de prestar en la actualización en el

cumplimiento del objeto contractual con los errores del sistema en lo que se relaciona con

el cruce de la información.