OFICINA DE CONTROL INTERNO...Interno, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Información...

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PLANEACIÓN VIGENCIA 2017

I. GRUPO DE TRABAJO INTERNO

La labor diaria de la Oficina está constituida por la programación de accionesinstitucionales para una vigencia específica y los requerimientos de los entes decontrol con respecto al funcionamiento del Sistema de Control Interno; para loanterior, la misma cuenta con el siguiente recurso humano para el cumplimiento desus funciones :

Nelly Esperanza Sánchez Muñoz, Secretaria Ejecutiva (Planta–Carrera) Ángela María Rincón Echeverry, Profesional Especializado (Planta-Provisional) Francisco Javier Guzmán Mahecha, Profesional Especializado (Planta-Libre) Claudia Viviana Molina Barón, Profesional Universitario (Planta-Provisional) Lizeth Nathalia Rojas Forero, Profesional Especializado (Planta-Provisional) Miguel Ángel Alarcón Mora, Profesional Especializado (Contratista) Víctor Raúl Hugueth Olarte, Profesional Especializado (Contratista) José Francisco García Méndez, Asesor (Contratista)

Equipo que tiene a cargo las siguientes responsabilidades:

Seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. (Cuatrimestral) Informe Evaluación Institucional por Dependencia (Anual) Informe de actualización del sistema EKOGUI (Semestral) Austeridad en el Gasto Público - Institucional. (Trimestral) Informe avance al Plan de Mejoramiento CGR – SIRECI - MI y FPFD (Semestral) Informe Ejecutivo Anual Evaluación del Sistema de Control Interno (Anual) Informe de Evaluación del Control Interno Contable (Anual) Informe Auditoria Presupuestal (Semestral) Informe Rendición Cuenta Fiscal - CGR – SIRECI - MI y FPFD (Anual) Informe de Personal y Costos – CGR - MI y FPFD (Anual) Informe Derechos Autor Software (Anual) Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno, Art. 9 Ley 1474

(Cuatrimestral) Asistencia Comité de Conciliación (Permanente) Asistencia Comité Institucional de Desarrollo Administrativo - Seguimiento Sostenibilidad

Contable (Permanente) Asistencia Comité de Contratación (Permanente) Seguimiento a los Contratos Publicados en la Plataforma del SECOP (Permanente) Seguimiento a la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y Derecho de Acceso a la información

(Seguimiento Permanente, Actualización Trimestral)

Seguimiento al Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP (Permanente)

Seguimiento Plan de Mejoramiento Institucional (Trimestral)

Seguimiento Gestión Institucional (Trimestral)

Suscripción Plan de Acción OCI (Trimestral)

Seguimiento Indicadores de Proceso OCI (Trimestral)

Seguimiento Mapa de Riesgos OCI, (Cuatrimestral)

Informe de Seguimiento Procesos Disciplinarios (Semestral)

Informe al Congreso, requerimiento OAP (Anual)

Seguimiento al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, sobre la aplicaciónde los requerimientos técnicos y de seguridad. (Anual)

Seguimiento arqueos de caja menor. (Semestral)

Seguimiento Informe Ley de Cuotas (Anual)

Seguimiento a la Racionalización de Trámites OIP (Anual)

Seguimiento a los compromisos sectoriales del Sistema de Seguimiento a Metas de GobiernoSISMEG (Trimestral)

Seguimiento al Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión FURAG – OAP. (Anual)

Informe de Seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS. (Semestral)

Austeridad en el Gasto Público Sectorial. (Trimestral)

II. VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ASESORIA

Direcciones y Subdirecciones Fecha

1) Dirección de Consulta Previa 6 marzo – 5 mayo

2) Dirección para la Democracia la Participación Ciudadana y

la Acción Comunal 6 marzo – 5 mayo

3) Dirección de Derechos Humanos15 mayo – 14 julio

4)Dirección de Asuntos para Comunidades Negras,

Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. 15 mayo – 14 julio

Nota: 1) y 2) en estas visitas se estudiará la vigencia 20163) y 4) en estas visitas se estudiará la vigencia 2017

Direcciones y Subdirecciones Fecha

5- Dirección de Gobierno y Gestión Territorial - Subdirección

de Seguridad y Convivencia Ciudadana

24 julio – 22

septiembre

6- Subdirección de Infraestructura – FONSECON24 julio – 22

septiembre

7- Dirección de Asuntos Legislativos2 octubre – 30

noviembre

8- Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías 2 octubre – 30

noviembre

Nota: En estas visitas se estudiará la vigencia 2017.

III. TEMÁTICA (Visitas de Seguimiento y Asesoría)

La Oficina de Control Interno durante las visitas de asesoría y seguimiento estaráacompañando a las Direcciones y Subdirecciones en temas de su competencia y quetengan injerencia en sus funciones misionales, involucrados con cada una de lasOficinas y Subdirecciones de apoyo (Oficina Asesora Jurídica, Oficina de ControlInterno, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Información Pública del Interior,Subdirección de Gestión Humana, Subdirección de Gestión Contractual y SubdirecciónAdministrativa y Financiera), acorde con el recurso humano con que dispone la oficina.

OFICINA ASESORA JURÍDICA

RESOLUCIONES: Verificar que las resoluciones expedidas por el Ministerio seencuentren debidamente elaboradas, cumplimiento de términos, asesorías recibidaspor parte de la Oficina Jurídica.

Decretos, acciones de tutela, demandas y comité de conciliación.


PLANES DE MEJORAMIENTO: Adelantar seguimiento a las acciones realizadas por lasdependencias para dar cumplimiento a los Planes de Mejoramiento elaborados con base en lasvisitas de seguimiento y asesoría, practicados por la Oficina de Control Interno, AuditoríasExternas y de Calidad durante la vigencia 2016.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

PRESUPUESTO: Se realizará seguimiento al cumplimiento y ejecución del presupuesto asignadopor la Oficina de Planeación para cada uno de los proyectos presupuestales, incluyendo losproyectos de carácter administrativo y proyectos misionales. Asignación Presupuestal y Ejecución(Funcionamiento e Inversión)

PLANES DE ACCION: Realizar seguimiento a las actividades ejecutadas por los responsables de losproyectos y la retroalimentación efectuada (Planes, Programas, Proyectos y metas de gobierno -Plan Nacional de Desarrollo).

Riesgos de los procesos.

OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA DEL INTERIOR

PQRS, Trámites y Servicios, Gobierno en Línea, Sistemas de Información y Ley de Transparencia.

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANAVIATICOS, GASTOS DE VIAJE Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO: Cumplimiento de la normatividadexistente respecto a resoluciones, memorandos circulares, memorandos de Secretaria General, de laSubdirección Administrativa y Financiera, trámite de legalizaciones, pagos .Recurso Humano (Planta de Personal, Sigep, nómina, encargos, novedades, reintegros, descuentos,bienestar social e incentivos y acuerdos de gestión (Gerentes Públicos).

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRACTUALCONTRATACION: Se continuará con la asesoría y seguimiento al cumplimiento de los procedimientosestablecidos, términos y toda la documentación requerida para los procesos de contratación de acuerdocon las modalidades establecidas. (Contratos de prestación de servicios, contratos de fiducia, contratosde logística, SECOP, plan anual de adquisiciones, adquisición de bienes y servicios, contratación engeneral, supervisión y liquidación).CONVENIOS: Se verificará el cumplimiento de los controles establecidos por la Subdirección de GestiónContractual respecto a suscripción, ejecución, supervisión y liquidación de los Convenios.

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAPresupuesto de funcionamiento, registros contables, estados financieros, causaciones, pagos,mantenimientos locativos y de vehículos, servicios generales, archivo general (Gestión Documental) yalmacén general (Inventarios, traslados, avalúos, seguros, actas de baja de bienes, control de entrada ysalida de elementos).

1. Plan de Acción y Ejecución Presupuestal

• Metas de Gobierno – SISMEG.

• Proyectos de Inversión – SPI.

• Plan Anual de Adquisiciones – PAA.

2. Mapa de Riesgos

• Riesgos por proceso y de corrupción.

• Efectividad de los controles.

• Seguimiento de los controles (evidencias).

3. Contratación

• Convenios.

• Contratos de prestación de servicios.

• Otros contratos.

Cruzar todo con PAA y SECOP, revisar cumplimiento de requisitos de ley en las

etapas precontractual, contractual y post contractual – Liquidación y verificación

de controles en los pagos a los contratistas.

TEMAS DE LAS VISITAS 2017

4. Gestión Humana.• Personal.

Planta SIGEP. Encargos. Novedades. Reintegros. Pago de nómina. Descuentos. Plan de Bienestar Social e Incentivos. Plan Institucional de Capacitaciones. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Prestación de Servicios. SIGEP Tabla de Equivalencias.

• Acuerdos de Gestión. Suscripción del acuerdo. Seguimiento al acuerdo. Cumplimiento del acuerdo.


5. Comisiones• Programación• Ejecución• Legalización

Informes: Pagos. Viáticos – Gastos de desplazamiento. Gastos de viaje.

6. Plan de Mejoramiento – Acciones• Acciones de mejora• Ejecución• Seguimiento• Cumplimiento

7. Archivo y Gestión Documental• Formato Único de Inventario Documental – FUID.• Tablas de Retención Documental – TRD.• Procedimiento de organización del archivo de gestión.• Programa de gestión documental.


8. PQRS.• Tipificación y direccionamiento de la correspondencia.• Seguimiento al cumplimiento de términos.• Respuestas completas y de fondo.• Manejo del SIGOB.• PQRS sin responder

9. Trámites y Servicios – TICs.• SUIT, Página Web y documentos SIGI.• Información pertinente y actualizada.• Racionalización de trámites.• Automatización de trámites.

Sistemas de Información. Privacidad de los datos personales. Módulos del sistema. Soporte técnico. Mantenimiento. Actualización.

• Gobierno en Línea

10. Ley de Transparencia.• Cumplimiento • Seguimiento • Actualización.


11. Almacén General• Inventarios• Actas de baja de bienes• Inclusión de pólizas• Valoración de activos• Traslados• Control de entrada y salida de elementos

12. Asuntos Jurídicos• Proyectos de decretos• Proyectos de resoluciones• Sistema eKOGUI• Demandas• Conciliaciones• Tutelas


IV. PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD YAPOYO EN LA COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS MISMAS.

V. COORDINAR LAS AUDITORIAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LAREPÚBLICA: Auditorias Regular y Especifica al Ministerio del Interior y FPFD.

VI. ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO A ENTES DE CONTROL: Atender losRequerimientos de los diferentes órganos de control (y otros).

VII. COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

Ejecución Asesoría




DIRECCION DE ASUNTOS INDIGENAS, MINORIAS Y

ROOM

PREPARACION DE

ASESORIAS/VISITAS




PLAN DE AUDITORÍAS - VIGENCIA 2017


VISITAS, ACOMPAÑAMIENTOS, SEGUIMIENTOS E INFORMES. Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Programa / Actividad


Temas a revisar:

1. Plan de Acción y Ejecución Presupuestal (Planes, Programas, Proyectos de Inversión - SPI, Metas de Gobierno - SISMEG, Plan Anual de Adquisiciones - PAA)

2. Mapa de Riesgos (Riesgos por proceso y de corrupción, efectividad y seguimiento de los controles)

3. Contratación (contratos de prestación de servicios, convenios, contratos de fiducia, contratos de logística, adquisición de bienes y servicios y contratación en

general, SECOP, Plan Anual de Adquisiciones - PAA, controles en los pagos de la contratación en general, liquidación de los contratos y convenios)

4. Gestión Humana (Personal de planta, prestación de servicios, hojas de vida en SIGEP, encargos, pagos de nómina, novedades, reintegros, descuentos, Plan de

Bienestar Social e Incentivos, Plan Institucional de Capacitaciones, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Acuerdos de Gestión)

5. Comisiones (Programación, ejecución, legalización, informes de comisión, pagos de viáticos - gastos de desplazamiento y gastos de viaje)

6. Plan de Mejoramiento - Acciones (Auditorías Externas, Internas y de calidad, acciones de mejora, ejecución, seguimiento, cumplimiento y efectividad, )

7. Archivo y Gestión Documental (Formato Único de Inventario Documental - FUID, Tablas de Retención Documental TRD, Procedimiento de Organización del

Archivo de Gestión, Programa de Gestión Documental)

8. PQRS (Tipificación y direccionamiento de la correspondencia, seguimiento al cumplimiento de términos, respuestas completas y de fondo, manejo del SIGOB, PQRS sin responder)

9. Trámites y Servicios - TICs (SUIT, página web, documentos SIGI, información pertinente y actualizada, racionalización de trámites, automatización de trámites, sistemas de información,

privacidad de los datos personales, módulos del sistema, soporte técnico, mantenimiento, actualización, Gobierno en Línea)

10. Ley de Transparencia (Cumplimiento, seguimiento y actualización)

11. Almacén General (inventario, traslados, Avalúos, Seguros, Actas de baja de bienes, control de entrada y salida de elementos)

12. Asuntos Jurídicos (Proyectos de decreto, proyectos de resolución, eKOGUI, demandas, conciliaciones, tutelas)

En todos los temas se revisará la comunicación (interna y externa), la actualización de procedimientos y los puntos de control.

ALCANCE------>

DIRECCION DE ASUNTOS PARA COMUNIDADES

NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y

PALENQUERAS

ASESORIAS / VISITAS POR PROCESOS

DIRECCION DE CONSULTA PREVIA

DIRECCION PARA LA DEMOCRACIA LA PARTICIPACION

CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL

DIRECCION DE DERECHOS HUMANOS

DIRECCION DE GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL -

SUBDIRECCION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA

CIUDADANA

SUBDIRECCION DE INFRAESTRUCTURA - FONSECON

DIRECCION DE ASUNTOS LEGISTATIVOS

Informe Ejecutivo

Anual Evaluación del

Sistema de Control

Interno.

Informe Auditoría

Presupuestal.

Comité Coordinación

SCI

Informe de Evaluación

Institucional por

Dependencias.

Comité Coordinación Sistema de Control Interno

Informe de Austeridad del

Gasto.

Informe Auditoría

Presupuestal.

Auditoria Regular y Especial Ministerio del Interior y FPFD

Asesoría y Acompañamiento Entes de Control

Coordinar Auditoria Regular y Especial CGR

Atender los Requerimientos de los diferentes Entes de Control (y otros)

Informe Rendición de

Cuenta Anual

Consolidado para la

CGR - SIRECI.

Seguimiento Plan

Anticorrupción y Servicio

al Ciudadano.

Seguimiento Plan

Anticorrupción y

Servicio al Ciudadano.

Seguimiento Plan

Anticorrupción y

Servicio al Ciudadano.

Informe

Pormenorizado de

Control Interno.

Informe Pormenorizado

de Control Interno.

Informe

Pormenorizado de

Control Interno.

Informe de Austeridad

del Gasto.

Reunión de Coordinación

Auditorías Internas de

Calidad.

Coordinación y Seguimiento de las Auditorías Internas

de Calidad

Informe de Control

Interno Contable.

Fomento de la Cultura de Autocontrol. Actividades de Fomento del Autocontrol - tips o recomendaciones y publicaciones


del Gasto.


del Gasto.

Informe Avance Plan de

Mejoramiento SIRECI.

Informe Avance Plan de

Mejoramiento SIRECI.

Reunión de Coordinación


Calidad.

Reunión de Seguimiento


Calidad.

INFORMES DE LEY

Reunión de Seguimiento


Calidad.

Informe Derechos de

Autor Software.

Informe de

Actualización del

Sistema eKOGUI.

Informe de

Actualización del

Sistema eKOGUI.

Comité Coordinación SCI

Informe Personal y

Costos.

Seguimiento al

Sistema Integrado de

Información

Financiera, SIIF

Nación, aplicación de

los requerimientos

técnicos y de

Seguimiento a

Procesos

Disciplinarios.

Seguimiento Mapa de

Riesgos Corrupción

OCI.

Seguimiento Mapa de

Riesgos Corrupción

OCI.

Seguimiento al Plan

de Acción OCI.

Seguimiento al Plan de

Acción OCI.

Seguimiento al Plan

de Acción OCI.

Seguimiento Mapa de

Riesgos Proceso OCI.

Seguimiento Mapa de


Seguimiento Mapa de


Seguimiento

Indicadores de

Proceso Institucional.

Seguimiento Mapa de

Riesgos Institucional.

Seguimiento al

Informe Austeridad en

el Gasto del Sector

Interior.

Seguimiento Mapa de


Seguimiento al


el Gasto del Sector

Interior.

Seguimiento Mapa de


Seguimiento al


el Gasto del Sector

Interior.

Seguimiento Mapa de


Seguimiento al


el Gasto del Sector

Interior.

Seguimiento Indicadores

de Proceso Institucional.

Asistencia a los Comites de:

Gerencia - Institucional de Desarrollo Administrativo

Conciliación

Contratación

Seguimiento al Plan de

Acción OCI.

Seguimiento Mapa de


Seguimiento Plan de

Mejoramiento

Institucional.

Seguimiento Plan de

Mejoramiento

Institucional.

Seguimiento Plan de

Mejoramiento

Institucional.

Seguimiento Plan de

Mejoramiento

Institucional.

Informe al Congreso,

logros de la OCI.

Seguimiento

Indicadores de

Proceso Institucional.

Seguimiento

Indicadores de Proceso

Institucional.

Informe Ley de Cuotas

(SGH).

Informe sobre las

Peticiones, Quejas,

Reclamos y Sugerencias

PQRS.

Informe sobre las

Peticiones, Quejas,

Reclamos y

Sugerencias PQRS.

Seguimiento a la Ley

de Transparencia y

Derecho de Acceso a

la Información.

Seguimiento a la Ley

de Transparencia y

Derecho de Acceso a

la información.

Seguimiento a la

Gestión Institucional

Metas SISMEG.

Seguimiento Mapa de

Riesgos Corrupción OCI.

Seguimiento Arqueos

de Caja Menor.

Seguimiento a la


Metas SISMEG.

SEGUIMIENTOS INTERNOS

Seguimiento a la


Metas SISMEG.

Seguimiento a Procesos

Disciplinarios.

Seguimiento al

cumplimiento de

Gobierno en Linea

GEL.

Seguimiento de

Control Interno

Contable.

Seguimiento Arqueos

de Caja Menor.

Seguimiento NIIF Seguimiento NIIF Seguimiento NIIF Seguimiento NIIF

Seguimiento al

Formulario Único

Reporte de Avance de

la Gestión - FURAG

(OAP).

Informe a la Cámara

de Representantes.

GRACIAS¡Control Interno, Responsabilidad de Todos!

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