INFORME EJECUTIVO PLAN DE ACCIÓN 2014 CUARTO TRIMESTRE

2014

Oficina Asesora de Planeación

Superintendencia del Subsidio Familiar

(091) 3487777 / PBX: 3487800

Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804

Bogotá D.C., Colombia

www.ssf.gov.co /E-mail: [email protected]

2014

INFORME EJECUTIVO PLAN DE ACCIÓN 2014 CUARTO TRIMESTRE

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Línea Gratuita Nacional 018000910110

Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

1

Contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 2

LISTA DE ABREVIATURAS ............................................................................................................ 3

1. Nivel de cumplimiento del Plan de Acción. .................................................................................. 4

2. Análisis de ejecución física por dependencias ............................................................................. 6

2.1 Despacho: Área Asesora de Difusión y Comunicaciones .......................................................... 6

2.1 Oficina Asesora de Planeación .................................................................................................. 7

2.3 Oficina de Control Interno .......................................................................................................... 9

2.4 Oficina de Protección al Usuario .............................................................................................. 10

2.5 Oficina Asesora Jurídica .......................................................................................................... 12

2.6 Oficina Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ................................................. 13

2. 7 Secretaria General ................................................................................................................. 14

2. 8 Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación De Proyectos ............ 19

2.9 Superintendencia Delegada para la Gestión y las Direcciones para la Gestión de las Cajas de

Compensación Familiar ................................................................................................................. 22

2.10 Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales

...................................................................................................................................................... 24

3. CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 25



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

2

INTRODUCCIÓN

En el presente informe se da a conocer el porcentaje de cumplimiento de las actividades del Plan de Acción de la Superintendencia del Subsidio Familiar que fueron ejecutadas y gestionadas por cada una de las dependencias en el cuarto trimestre de 2014. Así mismo, contiene las metas alcanzadas respecto a las áreas temáticas y a los proyectos de inversión de la entidad. La información presentada por cada una de las dependencias fue revisada y sistematizada por la Oficina Asesora de Planeación, donde se identificaron y analizaron los niveles de cumplimiento que cada una de las dependencias presentó en los reportes del cuarto trimestre (octubre a diciembre). Los niveles de cumplimiento permitieron calificar el desempeño, el cual es catalogado de acuerdo a los siguientes rangos: i) Nivel Esperado: Cumplimiento de metas en un 100%. ii) Atraso Moderado: cumplimiento de metas que se encuentran en un rango del 75.01 al 99%. iii) Atraso Significativo: cumplimiento de metas que se encuentran en un rango del 50.01 al 75%. iv) Atraso crítico: Cumplimiento de metas que se encontraron en valores menor o igual al 50%. De igual forma, dentro de las metas descritas en el Plan de Acción se encuentran indicadores de cobertura a demanda, de los cuales, aquellos que no presentaron una calificación durante el periodo evaluado, se denominaran “por empezar”. Asimismo, este informe contiene los reportes de cada una de las dependencias y sus niveles de cumplimiento de la ejecución anual de la vigencia 2014, donde se pueden observar los productos alcanzados y las causas de incumplimiento de las metas programadas.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

3

LISTA DE ABREVIATURAS

AGN Archivo General de la Nación

CCF Cajas de Compensación Familiar

CGR Contraloría General de la República

CNSC Comisión Nacional del Servicio Civil

DNP Departamento Nacional de Planeación

IVC Inspección, vigilancia y control

MinHacienda Ministerio de Hacienda y Crédito Público

OAP Oficina Asesora de Planeación

PAA Plan Anual de Adquisiciones

PAC Plan Anual de Caja

TRD Tablas de Retención Documental

SIG Sistema Integrado de Gestión

SISMEG Sistema de Metas de Gobierno

SSF Superintendencia del Subsidio Familiar



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

4

1. Nivel de cumplimiento del Plan de Acción.

Para el cuarto trimestre de 2014 la entidad presentó un promedio general de cumplimiento del 97,61%, correspondiente a 154 metas. Por otra parte, frente a los rangos de calificación definidos se obtiene la siguiente información: el 90,3% correspondiente a 139 metas programadas para este trimestre, cumplieron con el nivel deseado del 100%; el 1,3% correspondiente a 2 metas programadas mostraron un atraso moderado; el 2,6% correspondiente a 4 metas obtuvieron un atraso significativo y; el 1,9% correspondiente a 3 metas programadas presentaron un atraso crítico. Así mismo, se identificaron 6 metas correspondientes al 3,9% por empezar, es decir, cuyo indicador es de cobertura a demanda, por lo cual, no presentaron ejecución para el cuarto trimestre 2014. Estas metas no afectan el nivel de cumplimiento por dependencias.

Gráfico 1. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en la entidad. Cuarto Trimestre- Vigencia 2014.

Fuente: Basado en la información suministrada por las dependencias. Cálculos realizados por la Oficina Asesora de Planeación-SSF.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

5

Gráfico 2. Nivel de cumplimiento por entidad y dependencias. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014 Fuente: Basado en la información suministrada por las dependencias. Cálculos realizados por la Oficina Asesora de Planeación-SSF.

De acuerdo con el anterior gráfico, se resalta el nivel de cumplimiento en un 100% de las Oficinas de Control Interno, la Asesora de Planeación y Jurídica y la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa de Medidas Especiales. Cuadro 1. Cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014

Dependencias Por

empezar Nivel

esperado Atraso

moderado Atraso

significativo Atraso critico

Total metas trimestre

Despacho Área Asesora de Difusión y Comunicaciones 7 1 8

Oficina Asesora de Planeación 21 21

Oficina de Control Interno

7

7

Oficina de Protección al Usuario

9 2

11

Oficina Asesora Jurídica 3 10

13

Oficina TICS 2 6

1

9

Secretaria General

29

1 1 31

Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación De Proyectos

1 11

1

13

Superintendencia Delegada para la Gestión y las Direcciones para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar

25

1 1 27

Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales

14

14

Total 6 139 2 4 3 154


De un total de 154 metas programadas para esta vigencia, las ejecutadas para el presente trimestre fueron 148 metas, donde las dependencias que contaron con un mayor número de metas



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

6

realizadas en este periodo, fueron la Secretaria General (31 metas) y Superintendencia Delegada para la Gestión y las Direcciones para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar (27 metas), como se observa en el anterior cuadro. 2. Análisis de ejecución física por dependencias 2.1 Despacho: Área Asesora de Difusión y Comunicaciones En el cuarto trimestre esta área efectuó 8 metas, obteniendo una eficacia del 87,5%, comparada con las demás áreas de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1). Del total de metas programadas el 88%% (7 metas) cumplieron el nivel esperado y el 13% (1 meta) presentó atraso crítico, así: Gráfico 3. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en el Despacho: Área Asesora de Difusión y Comunicaciones. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.

Fuente: Basado en la información suministrada por las dependencias. Cálculos realizados por la Oficina Asesora de Planeación-SSF. Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: a) El Plan se elaboró en el segundo trimestre. En este período se contrató la empresa Pixel Club

para que adelantara la implementación de la estrategia que incluye rediseño Portal Corporativo, estrategia Redes Sociales y cambio de imagen institucional. Este proceso va hasta diciembre de 2014.

b) La actividad de los programas de televisión se amplió la meta a 20 programas. En el trimestre se emitieron los cinco últimos.

c) Se grabaron y emitieron los programas que estaban programados para la vigencia. d) Se produjeron dos Boletines de Prensa y se atendieron cinco entrevistas para la revista de

Compensar, el diario El Universal de Cartagena, la República, El Espectador y el Canal Cable Noticias, durante el evento de capacitación a las Caja en el nuevo Aplicativo de PQRSD.

e) Se publicaron las actualizaciones con las solicitudes que me hicieron en el período a través de Lotus Notes.

f) Mensajes diseñados. Se actualizó la información con las publicaciones. g) Apoyo a las actividades de Calidad, Plan Anticorrupción, Rendición de Cuentas, etc.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

7

Cuadro 2. Metas con atraso en el cumplimiento: Área Asesora de Difusión y Comunicaciones. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.

Meta Clase de

atraso Nivel de

cumplimiento Observaciones

Elaborar, diagramar e imprimir publicaciones institucionales sobre aspectos legales y normativos del subsidio familiar.

Atraso crítico

0% Esta actividad no se ejecutó por los cambios administrativos en la Superintendencia aunque se tiene listo un documento legal sobre Vivienda elaborado por la Oficina Jurídica.


2.1 Oficina Asesora de Planeación Para este periodo esta Oficina ejecutó 21 metas, obteniendo una eficacia del 100%, comparada con las demás dependencias de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1). Como se muestra en el siguiente gráfico: Gráfico 4. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en la Oficina Asesora de Planeación. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.


Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron:

a. Se realizó el informe de ejecución del PA tercer trimestre 2014, el cual fue remitido a las dependencias mediante el memorando 2014-1604 del 20 de octubre de 2014.

b. Planes de Acción vigencia 2015 formulados, aprobados y publicados. Los planes de acción fueron remitidos a esta dependencia aprobados por los líderes de las dependencias. De igual manera, fueron remitido el consolidado aprobado a la Superintendente el 30 de diciembre de 2014, mediante correo electrónico, para las observaciones y precisiones de la alta dirección.

c. Se realizó el seguimiento a las actividades programadas desde el Plan Anticorrupción para las dependencias responsables de sus actividades: mapa de riesgos, programación, etc.

d. Fue elaborado la Propuesta del Marco de Gasto Mediano Plazo 2015-2018, la cual fue remitida al Ministerio del Trabajo mediante correo electrónico el 12 de mayo de 2013.

e. Se elaboró un informe mensual de la ejecución de los proyectos de inversión de los meses de octubre, noviembre y diciembre; y un informe consolidado de la ejecución del tercer trimestre.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

8

f. Las fichas fueron enviadas nuevamente al Ministerio del Trabajo y a Planeación Nacional en el mes de abril de la presente vigencia. g. Se formuló el Proyecto de Inversión para la Adquisición y Adecuación de la Sede Administrativa de la SSF. Posteriormente fue eliminado porque no hubo concepto favorable por parte de MinHacienda respecto a la aplicación de los recursos que afectaban el presupuesto. Esta actividad fue desarrollada en el mes de marzo. h. Se llevó a cabo la audiencia de rendición de cuentas el 12 de diciembre de 204, en las instalaciones de RTVC. i. En cuanto a apoyar la continuidad del proceso de mejora en la efectividad de la planeación, ejecución y seguimiento de los procesos y procedimientos de la SSF, llevó a cabo la contratación con la ESAP para el alistamiento a la certificación en calidad. Donde se realizaron diferentes actividades que permitieron la entrega de los siguientes productos: Plan de trabajo para el logro de la certificación del SGC; Diagnóstico SGC; cronograma de actividades; Procesos, procedimientos, indicadores, mapa de riesgos, flujogramas de procesos actualizados en Isolución, bajo la validación de los líderes de los procesos; formación de auditores internos; Manual de Calidad de la Entidad; organización y realización del Día de la Calidad; plan de mejoramiento de conformidad a los hallazgos de las no conformidades u observaciones encontrados en la auditoria interna; acompañamiento a la certificación de la renovación del SGC. Y las actividades de apoyo al modelo de planeación y gestión.

j. Aunque esta actividad estaba programada para el segundo trimestre, desde esta Oficina se elaboró la proyección de la resolución para fijar la cuota de las contribuciones de las CCF, desde el mes de febrero. Esta resolución No. 0209, fue publicada el 12 de marzo de 2014

k. Se elaboró el informe del estado de cumplimiento de planes de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

l. Se elaboró y se envió para su publicación 2 actividades de sensibilización entre las cuales (1 acróstico y 1 pareja de palabras). Se elaboró el informe de seguimiento a los controles de riesgos.

m. La auditoría de certificación de calidad fue realizada entre el 12 y 18 de diciembre de 2014, con el ente certificador ICONTEC, el auditor que realizó el proceso fue Álvaro Perdomo Burgos. Donde se logró la Certificación del Sistema de Gestión de Calidad, sin ningún hallazgo y acción de mejora para la entidad.

n. Se llevó a cabo una depuración Registro de Cuadro de mando y se encuentra medido, analizado y publicado en el aplicativo consultada en Isolución.

o. Con el fin de implementar, mantener y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad el Sistema Integrado de Gestión, se hicieron las siguientes reuniones:

- 2 campañas de sensibilización fondo de escritorio.

- Informes de seguimiento al SGI.

- Se realizó una capacitación de auditoria en SGC.

- Cargue de las fichas de caracterización al aplicativo de Isolucion.

- 1 Celebración día de la calidad.

- Auditoria interna y planes de mejora para las dependencias.

p. Informes presentados a la CGR:

-Se elaboró un informe de avance del estado del plan de mejoramiento de la CGR, dirigido a la Oficina de Control Interno.

q. Informe elaborados dependencias y entes nacionales:

- 1 Informe Auditoria interna



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

9

- 1 Informe de revisión por la Alta Dirección

- 1 Informes de avances del SGC emitidos a la OCI.

- 1 informe de gestión de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

- 1 informes del plan de acción.

- 1 Informe segundo trimestre de ejecución presupuestal presentado a la OCI.

- 2 informe de ejecución de los proyectos de inversión y funcionamiento ante el Mintrabajo.

- 1 Informe de seguimiento a riesgos.

- 1 Informe del estado de cumplimiento de planes de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

r. Informe al Congreso elaborado y enviado en la fecha establecida.

s. Informes de Gestión elaborados en el primer y tercer trimestre de 2014.

t. Informes de reporte de los indicadores en el aplicativo SISMEG. 2.3 Oficina de Control Interno Para este periodo esta Oficina ejecutó 7 metas, obteniendo una eficacia del 100%, comparada con las demás dependencias de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1). Como se muestra en el siguiente gráfico: Gráfico 5. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en la Oficina Control Interno. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.



a. Un informe se realizó a la verificación a los (24) contratos, dando cumplimiento de los objetivos de los mismos, este informe es presentado por la Oficina de Control Interno de forma bimestral, al Representante de la Entidad, correspondiente al quinto bimestre del año 2014.

b. Se elaboraron doce (12) informes de acuerdo a las fechas establecidas en la normatividad, así:

-Tres (3) informes de austeridad del Gasto Público para remitir al Representante de la Entidad y a la CGR, correspondiente a los meses de octubre, noviembre y diciembre del 2014.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

10

-Un (1) informe trimestral del tercer trimestre del 2014 de austeridad del Gasto Público para remitir al Representante de la Entidad.

-Un (1) Informe trimestral de Seguimiento del plan de mejoramiento, al representante de la entidad.

-Un (1) Informe de ejecución del plan de acción de la Oficina, del tercer trimestre del 2014.

-Un (1) Informe de actualización de la página web, para enviar al Profesional de prensa.

-Un (1) informe de las auditorías de Gestión y Calidad correspondiente al tercer trimestre del 2014. -Un (1) Informe de Ejecución Presupuestal, correspondiente del tercer trimestre del 2014. -Un (1) informe Zar anticorrupción, correspondiente al bimestre de septiembre y octubre del 2014.

c. Se realizaron seguimientos de verificación, monitoreo y control a las acciones abiertas y a los planes de mejoramiento como resultado de las auditorías.

d. Se realizaron (8) auditorías al Sistema de Gestión Integral en el cuarto trimestre del 2014, de acuerdo a lo programado en nuestro plan de trabajo con los Arqueos de Caja Menor en el cuarto trimestre del 2014.

e. Para el cuarto trimestre se elaboró un (1) informe de evaluación de la política de administración del riesgo institucional, y un (1) informe del comportamiento de los indicadores, sobre el tercer trimestre del 2014.

f. Para el tercer trimestre se elaboró un (1) informe de seguimiento a los (9) planes de acción del tercer trimestre de la vigencia del 2014 de la Superintendencia.

g. Para el tercer trimestre se elaboró (1) informe de seguimiento a los planes de mejoramiento individual.

2.4 Oficina de Protección al Usuario Esta Oficina presentó para este cuarto trimestre la ejecución de 11 metas, obteniendo una eficacia del 99,78%, comparada con las demás áreas de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1). Del total de metas programadas el 81,8% (9 metas) cumplieron el nivel esperado y el 18% (2 metas) presentaron atraso moderado, así: Gráfico 6. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en Oficina de Protección al Usuario. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.




Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

11

Las metas que cumplieron el nivel esperado son:

a. Encuestas de Satisfacción aplicadas a (41) CCF en el año 2014: Resultado de Satisfacción: Excelente 42%, Bueno 48%, Regular 3%, Malo 0%, Sin marcar 6%.

b. Elaborado informe mensual (Octubre, Noviembre y Diciembre de 2014) y trimestral consolidado IV Trimestre 2014, enviado a la Alta Gerencia y demás áreas de la entidad.

c. Registro de ciudadanía atendida en Canal de Atención Personalizada OPU Y Ferias y Eventos IV trimestre 2014: Octubre 12 y feria DNP Cartago 82. Noviembre 7 y diciembre 6. Total 107 consultas atendidas.

d. Envió de material de difusión: 950, repartidos en los eventos de Feria Nacional del Ciudadano DNP en Cartago, evento Góndola, seminario Asocajas y Taller Actualización Sistema de Información.

e. En el IV Trimestre se asistió a 3 eventos: Ferias programados por el DNP En Cartago (Octubre), evento Convención Colombiana de Supermercados, Autoservicios y Proveedores del sector, GONDOLA - Congreso Nacional de Asocajas.

f. Se llevó a cabo la contratación de Buzones Virtuales en las CCF, con el fin de implementar nuevos canales de PQRS. Contrato No 043 del 21 agosto de 2014, Resolución 868 del 5 de diciembre de 2014.

g. Tercerizar los canales de atención al ciudadano: Call Center y Chat: Informe mensual del seguimiento de la ejecución del contrato correspondiente a Octubre, Noviembre y Diciembre de 2014.

h. Para el VI Encuentro Nacional de Atención e interacción con el Ciudadano, se realizaron estudios previos y el análisis del sector. Se radicó el proyecto en el Grupo de Gestión Contractual para su revisión y ajustes. El Seminario se llevó a cabo en la Ciudad de Leticia del 17 al 20 de Septiembre 2014, con la participación de (42) CCF, (75) delegados de CCF, en total (109) participantes incluidos conferencistas y funcionarios de la SSF.

i. Implementar las políticas de desarrollo administrativo: 1) Actividades de difusión realizadas esta Oficina: a. contratación para la convención colombiana de Supermercados, Autoservicios y Proveedores del sector, GONDOLA. b. Instalación de 5 Buzones Virtuales. c. Participación en Congreso Nacional de Asocajas. d. Ferias programados por el DNP en Cartago (octubre). 2) Informe trimestrales presentados y publicados: Los 5 primeros días del mes siguiente a finalizado el mes y el trimestre se presentan los canales consolidados octubre, noviembre y diciembre. Cuadro 2. Metas con atraso en el cumplimiento: Oficina Protección Usuario. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.

Meta Clase de atraso Nivel de


Dar respuesta oportuna a las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos dentro de los términos legales.

Atraso moderado 98,85%

IV Trimestre: PQRS ATENDIDAS: aplicativo 1131, atención personalizada 107, chat 542, atención telefónica 1144 (términos de Ley del 1 Julio 2014 al 9 septiembre 2014): 2924 / RECIBIDAS: Aplicativo 1165, Atención personalizada – 107, Atención Chat - 542 y Atención Telefónica -1144: 2958. En el cuarto trimestre se dejaron de contestar 8 PQRS en los términos de ley recibidas en el aplicativo, que en comparación con los trimestres anteriores, este periodo fue mayor el nivel de cumplimiento.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

12

Aplicar encuesta de satisfacción del servicio a la ciudadanía atendida a través del canal de atención personalizada por la Oficina de Protección al Usuario.

Atraso moderado 98,75% Resultado trimestral: octubre No encuestas 94, Noviembre No encuestas 7 y Diciembre No encuestas 6: Total encuestas IV trimestre 107. Excelente 79%, Bueno 21%.


2.5 Oficina Asesora Jurídica Para el cuarto periodo, la Oficina ejecutó 13 metas, obteniendo una eficacia del 100%, comparada con las demás áreas de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1). Del total de metas programadas, el 77% (10 metas) cumplieron el nivel esperado y el 23% (3 metas) en la categoría “por empezar”, es decir, cuyo indicador es de cobertura a demanda, por lo cual, no presentaron ejecución para el cuarto trimestre 2014, como se muestra en el siguiente gráfico: Gráfico 7. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en Oficina Jurídica. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.


Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: a. Se realizaron 23 visitas de seguimiento a las 23 que debían realizarse a las Cortes y Juzgados

donde cursan demandas en las que es parte la Entidad. 47 actuaciones procesales actualizadas en el trimestre.

b. Visitas de seguimiento en despachos judiciales fuera de Bogotá efectuadas = 3/ Visitas ordenadas = 3 Resoluciones que ordenan comisión de servicios a Tribunales y Juzgados en las ciudades de: Ibagué res 790, Cúcuta res 836, Medellín res 843

c. 9 actuaciones procesales actualizadas en el trimestre. d. Se realizó seminario de actualización normativa para cajas de compensación familiar en la

ciudad de Pereira - circular 19 e. Se realizaron 6 de las 6 reuniones previstas por la Ley. f. Recibidos: 7 demandas y/o trámites dentro de las existentes.

Tramitadas: 7 demandas y/o trámites surtidos dentro de las existentes. g. Se realizó compilación de normatividad de vivienda y se entregó para publicación.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

13

h. De los cobros coactivos a cargo de la SSF iniciados y las Sanciones en firme, fueron Gestionadas 149 y se encuentran Activas = 149.

i. Asesorar en los aspectos jurídicos requeridos tanto interna como externamente. Recibidas: 120, atendidas 120, así: conceptos 95, derechos de petición 6, Acciones de Tutela 7 y se atendieron 22 consultas telefónicas.

j. 26 Proyectos de actos administrativos devueltos para correcciones y que se suben al despacho.

A continuación se relacionan las actividades que no se programaron para este periodo o por ser de cobertura a demanda no presentaron un nivel de ejecución y/o solicitudes durante el periodo así:

Ejecutar las acciones de mejoramiento del Plan de mejoramiento suscrito con la CGR para en el año 2013-2014. Asistir a las visitas ordinarias o especiales en cumplimiento de la función de inspección, vigilancia y control de la SSF. Implementar las políticas de desarrollo administrativo. 2.6 Oficina Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Para este periodo la Oficina ejecutó 9 metas, obteniendo una eficacia del 94,29%, comparada con las demás áreas de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1). Del total de metas programadas, el 66,7% (6 metas) cumplieron el nivel esperado y el 11,1% (1 meta) presentó un atraso significativo y el 22,2% (2 metas) en la categoría “por empezar”, es decir, cuyo indicador es de cobertura a demanda, por lo cual, no presentaron ejecución para el cuarto trimestre 2014, como se muestra en el siguiente gráfico: Gráfico 8. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en Oficina TIC. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014. Fuente: Basado en la información suministrada por las dependencias. Cálculos realizados por la Oficina Asesora de Planeación-SSF.

Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: a. Capacitación en SGSI y componentes de Gobernabilidad.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

14

b. Componentes de Gobernabilidad desarrollados, Plan de Sistema de Gestión de Seguridad entregado.

c. Se contrató el desarrollo e implementación de la solución de PQRDS a través de la adición del contrato de Indenova.

d. Se contrató la actualización de portal corporativo. e. 950 solicitudes resueltas sobre los Servicios y recursos de TIC. f. Documentos actualizados, sobre la planeación y gestión de las actividades de la función

Tecnológica y de comunicaciones. Cuadro 3. Metas con atraso en el cumplimiento: Oficina TIC. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.

Meta Clase de

atraso Nivel de


Realizar mejoramientos y labores de sostenibilidad de la infraestructura en la que se soporta el sistema de información de la entidad

Atraso significativo

60%

Actualización licenciamiento Passport Advantage de IBM. Contratación Microsoft Premier incluyendo sistemas de administración.

Fuente: Basado en la información suministrada por las dependencias A continuación se relacionan las actividades que no se programaron para este periodo o por ser de cobertura a demanda no presentaron un nivel de ejecución y/o solicitudes durante el periodo así: Disponibilidad en horas del portal corporativo Disponibilidad en horas de los servicios de red local (impresión, correo electrónico, gestión documental). 2. 7 Secretaria General Esta dependencia presentó para este trimestre la ejecución de 31 metas, obteniendo una eficacia del 96,32%, comparada con las demás dependencias de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1). Del total de metas programadas, el 93,5% (29 metas) cumplieron el nivel esperado, el 3,2% (1 meta) en un atraso significativo y el 3,2% (1 meta) en un atraso crítico, como se muestra en el siguiente gráfico: Gráfico 9. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en la Secretaria General. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.




Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

15


a. En cuanto a la función disciplinaria, las actividades corresponden a 40 oficios y 19 autos (remisiones, archivos, citación a audiencia y pliegos de cargos) y 1 fallo de primera instancia, librados, expedidos y proferido, respectivamente, durante el periodo en todos los procesos vigentes para el trimestre, la fuente de información son las carpetas de control debidamente contrastada con los reportes efectuados en los libros radicadores en la página correspondiente de cada proceso.

b. Las acciones adelantadas del Plan de mejoramiento: Con el ánimo de dar continuidad a las actividades propuestas en el Plan de Mejoramiento con la Contraloría General de la República con corte al mes de agosto, se decidió frente al informe de seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, continuar con la elaboración del mismo, por lo cual, para el IV trimestre se elaboraron los informes correspondientes a octubre y noviembre.

c. En cuanto a la implementación de las políticas de Desarrollo Administrativo"*Se elaboró y entregó oportunamente la Matriz de Riesgos del Plan Anticorrupción. *Se llevaron a cabo reuniones con el equipo de MECI para fortalecer el sistema y dar cumplimiento al Decreto 943 de 2014. *Se realizó actualización del Sistema de Gestión de Calidad (Indicadores, Riesgos, caracterizaciones). *Se aplicaron Planes de Mejoramiento en los Grupos de Secretaria General *En la estrategia Cero papel, se llevaron a cabo actividades de fortalecimiento y concientización del ahorro en el consumo del papel a través de fondos de pantalla. Adicionalmente, el lanzamiento del aplicativo ESIGNA cuyo objetivo es la mitigación del consumo del papel y que todo se trabaje de forma electrónica. *En Comité Directivo se realizó revisión del Sistema de Gestión de Calidad (indicadores, riesgos etc), adicionalmente, se elaboró el informe de revisión por la Dirección."

d. Dar respuesta a las solicitudes de recursos físicos Se atendieron estas solicitudes con los recursos asignados a la caja menor, para gastos generales.

e. Monitorear la actualización de los aplicativos tecnológicos, las áreas involucradas enviaron los reportes.

f. Registo, notificación y publicación oportuna de los actos administrativos de carácter general: En el cuarto trimestre se recibieron 152 actos administrativos los cuales comprenden desde la resolución 777 hasta la 923, además, 6 circulares externas; a cada uno de los actos administrativos mencionados se les ha dado el trámite respectivo bien sea para notificar, comunicar o publicar dentro del término fijado por la ley. El 90,14% de los actos administrativos se ha terminado el proceso de notificación, comunicación o publicación y el 9,86% se encuentra en trámite dentro de los términos de Ley.

g. Talleres De Capacitación Realizados: Esta actividad se cumplio al 100%, de acuerdo a las 4 capacitaciones proyectadas para el IV Trimestre. 1. Se realizó la Capacitación en redacción y ortografía, en el cual participan actualmente 26 funcionarios, en cumplimiento al CPS N° 053 de 2014, por $17.216.400. 2. Se gestionó la participación de 2 funcionarias a una capacitación sobre el Plan Anual de Adquisiciones y Clasificador, realizado por Colombia Compra el 27 de noviembre de 2014 en el Edificio Seguros Tequendama. Esta actividad no tuvo costo. En el marco del Convenio Interadministrativo N°0571 con la Universidad Militar Nueva Granada. "Prestar el servicio de capacitación para funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar", se realizaron las siguientes actividades:



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

16

3. Capacitación de Protocolo y Etiqueta, con la participación de 14 funcionarios por un monto de $4.200.000, desarrolladas del 26 de Noviembre al 3 de diciembre de 2014. 4. Seminario en Derecho Procesal Administrativo y Contencioso Administrativo del 4 de diciembre al 19 de diciembre de 2014, con la participación de 15 funcionarios por un monto de $4.800.000. 5. Taller de Protocolo y Seguridad para Conductores, del 16 de diciembre al 19 de diciembre de 2014 con la participación de 5 funcionarios por un monto de $2.950.000. Debido a que el proceso de contratación presentó demoras en la suscripción del contrato, fue necesario ampliar el termino de ejecución de las actividades programadas, motivo por el cual $66,050,000 se obligará y pagara en el I Trimestre de 2015

h. Realización de jornadas de integración entre los funcionarios: Esta actividad se cumplió al 100%, en el III Trimestre, en el mes de agosto con la participación en los Juegos Intercajas de 49 Funcionarios Deportista, cuya actividad tuvo un costo de $55.899.951, sin embargo, fue cancelada en su totalidad en el IV Trimestre.

i. Gestionar espacios de proyección de vida de Pre-Pensionados: Esta actividad estaba programadas para el III Trimestre, sin embargo, fue reprogramada y se cumplió en el mes de diciembre esta actividad se cumplió al 100%, el marco de la obligación CPS N° 045, se ha programado una actividad de sensibilización a todos los funcionarios que se encuentran en edad de pensión o retiro, la cual se llevará a cabo en la ciudad de Villavicencio (Meta) los días 9 al 11 de Diciembre de 2014. j. Se utilizó adecuadamente la herramienta y/o aplicación disponible para la liquidación de

nómina, parafiscales y vacaciones de los empleados. k. Plan de vacantes elaborado. l. Informes de seguimiento al Plan de vacantes. m. Evaluaciones de desempeño. De acuerdo a las novedades de personal presentadas por

evaluación parcial o de retiro: -CATALINA CALDERÓN ESPINOSA Profesional Especializado código 2028 grado Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación de Proyectos, Resolución N° 0819 del 31 de octubre de 2014. -ROSA MARLENY MANTILLA DÍAZ Profesional Especializado código 2028 grado 17 Oficina Asesora Jurídica, Resolución N° 0821 del 4 de noviembre de 2014. -CLARA INÉS MARTÍNEZ PINILLA Profesional Especializado código 2028 grado 21 Oficina de Protección al Usuario, Resolución N° 0825 del 10 de noviembre de 2014. - CHRISTIAN EDWER CASTELLANOS ESPITIA Profesional Especializado código 2028 grado 21. Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, Resolución N° 0826 del 10 de noviembre de 2014. -LEONOR ALVARADO VÁSQUEZ Profesional Especializado código 2028 grado 15 Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, Resolución N° 0827 del 10 de noviembre de 2014. -MARTHA LUCIA CARDONA VISBAL Secretario General de Superintendencia código 0037 grado 22 Secretaria General, Resolución N° 0833 del 14 de noviembre de 2014. -EMILIANO JOSÉ ARRIETA MONTERROSA Asesor código 1020 grado 12 Despacho de la Superintendente, Resolución N° 0856 del 3 de diciembre de 2014. - IVÁN JESÚS CASTILLO CAICEDO Director de Superintendencia código 0105 grado 19 Dirección para la Gestión Financiera y Contable, Resolución N° 0857 del 3 de diciembre de 2014.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

17

- LUIS ÁNGEL CARMONA FITZGERALD Superintendente Delegado código f0110 grado 22 Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, Resolución N° 0858 del 3 de diciembre de 2014.

n. Adelantar los procesos de vinculación de personal en el marco de la modificación de la Planta de Personal: - MÓNICA ALEJANDRA MONTEALEGRE CASTRO Profesional Especializado código 2028 grado 21, Dirección para la Gestión Financiera y Contable, Resolución N° 0766 del 29 de septiembre de 2014 - ISABEL BEJARANO CABALLERO Profesional Universitario código 2044 grado 10, Secretaría General, Resolución N° 0767 del 29 de septiembre de 2014 - GRISELDA JANETH RESTREPO GALLEGO Superintendente código 0030 grado 25, Decretos 2141 del 4 de octubre de 2014 y 2307 del 13 de noviembre de 2014, - LUZ MARY CORONADO MARÍN Secretario General de Superintendencia código 0037 grado 22 Secretaria General, Resolución N° 0854 del 1 de diciembre de 2014 - SILVIA LORENA GONZÁLEZ TRONCOSO Profesional Especializado código 2028 grado 13, Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, Resolución N° 0880 del 11 de diciembre de 2014 - MARISOL RINCÓN SERRANO Profesional Especializado código 2028 grado 15, Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, Resolución N° 0883 del 11 de diciembre de 2014 - JOSÉ LEONARDO ROJAS DÍAZ Superintendente Delegado código 0110 grado 22 Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación de Proyectos, Resolución N° 0889 del 16 de diciembre de 2014

o. 50% del inventario documental del Archivo Central realizado. p. Se realizó el inventario documental del archivo central de 160 cajas X 200. Este porcentaje

corresponde a un avance del pedio del 10% que estaba por ejecutarse. q. Implementación del aplicativo de gestión documental: se adelantaron reuniones para el

seguimiento del aplicativo eSigna; capacitaciones y demostración del aplicativo. r. Adecuada administración de los archivos de gestión, de acuerdo a los lineamientos y políticas

establecidas en la Entidad: Se realizó la gestión de apoyo para la adición del contrato de COLVATEL; para trasladar el archivo central de la entidad y recibir las transferencias de las oficinas de gestión. De igual forma se recibió el archivo de Gestión Estadísticas Delegada de Estudios de Proyectos.

s. Recepción, distribución y tramite de los documentos que gestiona la Entidad: Los documentos recibidos durante el IV trimestre fueron tramitados oportunamente.

t. Se adelantó el Plan de Trabajo de la Política de eficiencia administrativa y cero papel. u. La dependencia reporto el 100% de las actividades realizadas sobre la Política de eficiencia

administrativa y cero papel. v. Proyección del Presupuesto de Funcionamiento de conformidad con la Circular de

programación. w. Informe III Trimestre de 2014, presentado a la Contaduría General de la Nación a través del

CHIP. x. Se calculó el porcentaje de PAC ejecutado por cada uno de los conceptos del gastos así:

-92,0% GASTOS PERSONAL. -100% TRANSFERENCIAS -85,0% GASTOS GEN. -100,0% INVERSIÓN.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

18

y. Informe de ejecución presupuestal que muestra el porcentaje de la ejecución mensual de cada uno de los conceptos del Gasto, enviados al Despacho de la Superintendencia, las Delegadas, Ordenador del Gasto, Jefe de Oficina TIC´S, dentro de los cinco primeros días hábiles de cada mes y publicación trimestral en la página web de la entidad.

z. Plan anual de adquisiciones proyectado, aprobado y publicado. aa. Se realizaron cinco solicitudes de contratación que corresponden a:

-Servicio de Vigilancia. -Recarga de extintores. -Dotación para el personal auxiliar. -Servicio de correo. -Mantenimiento Correctivo y Preventivo Planta Eléctrica.

bb. Contratos suscritos en el trimestre: se recibieron 23 solicitudes las cuales se gestionaron así: -Celebrados: 20, -Desistidos: 3.

cc. Procesos de contratación tramitados durante el IV trimestre 2014: se suscribieron 24 contratos en las siguientes modalidades de selección: -Concurso de Méritos: 1. -Contratación Directa: 16. -Licitación Pública: 1. -Mínima Cuantía: 5. -S.A. Menor Cuantía: 1.

Cuadro 4. Meta con atraso en el cumplimiento: Secretaria General. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.



Ejecutar las actividades de formación y capacitación contempladas en el Plan Institucional de Capacitación (Actividades PIC 2014 Realizadas)

Atraso significativo 64,71%

1. La Oficina Asesora de Planeación brindo capacitación a los funcionarios nuevos en la entidad durante el trimestre. (6 Funcionario). Temática Capacitación Isolución. 2. La Oficina de TIC brindo capacitación a los funcionarios nuevos en la entidad durante el trimestre. (6 Funcionario). Temática Capacitación Lotus. 3. Esta temática se abordó en las actividades de fortalecimiento e intervención del clima y cultura organizacional, realizada el 4 de noviembre de 2014, en las instalaciones de la Universidad Piloto de Colombia, con la participación de 120 funcionarios. Tuvo continuidad los días 5 al 7 y 10 al 11 de noviembre de 2014 en el Museo de los Niños, en la cual participaron los funcionarios por grupos. En esta actividad se abordaron tres (3) temáticas Comunicación Asertiva, Sensibilización en cultura organizacional y trabajo en equipo habilidades de liderazgo comunicación imagen corporativa. 4. Participaron 26 funcionarios, se llevó a cabo en el mes de octubre y noviembre en cumplimiento al CPS N° 053 de 2014, la cual tuvo un costo de $17.216.400. Temática Redacción y Ortografía. 5. Se realizó un Seminario en Derecho Procesal Administrativo y Contencioso Administrativo del 4 de diciembre al 19 de diciembre de 2014, con la participación de 15 funcionarios por un monto de $4.800.000. Temática Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Código Disciplinario Único 6. Se realizó una Capacitación de Protocolo y Etiqueta, con la participación de 14 funcionarios por un monto de $4.200.000, desarrolladas del 26 de Noviembre al 3 de diciembre de 2014. Temática Protocolo y Etiqueta.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

19



7. Esta actividad fue liderada por la Oficina Asesora de Planeación y se llevó a cabo con el apoyo de la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP). Temática Indicadores de Gestión. 8. Taller de Protocolo y Seguridad para Conductores, del 16 de diciembre al 19 de diciembre de 2014 con la participación de 5 funcionarios por un monto de $2.950.000. Temática de Protocolo y Seguridad de Conductores. Otras actividades de capacitación no incluidas en el PIC: Se gestionó la participación de 2 funcionarias a una capacitación sobre el Plan Anual de Adquisiciones y Clasificador, realizado por Colombia Compra el 27 de noviembre de 2014 en el Edificio Seguros Tequendama. Esta actividad no tuvo costo. Temática de Plan Anual de Adquisiciones y Clasificador. Gestionar la profesionalización de los servidores públicos: En el IV trimestre el Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivo no recibió solicitudes de capacitación en programas de educación formal, sin embrago a lo largo del año se capacitaron 44 funcionarios.

Gestionar la profesionalización de los servidores públicos garantizando la participación en programas educación formal en instituciones educativas

Atraso crítico 25%

En el primer trimestre debe hacerse la aclaración, toda vez que registra la actividad en el nivel esperado con 16 funcionarios y lo realmente alcanzado fue de 1 funcionario en educación formal, de acuerdo con las observaciones de Control Interno. El informe del II Trimestre, la actividad se registró con atraso y en este periodo no hubo funcionarios que fueran Capacitados en educación formal. El informe de III Trimestre, registró en el nivel esperado la actividad, especificando lo siguiente: "Mediante Acta N° 5 del 22 de julio de 2014 el Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos autorizó la participación de dos (2) funcionarios en Programas de educación formal en instituciones educativas, el cual se ha financiado a través del Convenio del ICETEX. Nota: Es importante resaltar que el 11 de agosto 2014 la OAP informó sobre la aprobación de la modificación en la meta anual de esta actividad, pasando de 40 a 12 funcionarios en el año; por lo cual, se gestionará para el IV trimestre la solicitud de cambio del tipo de indicador y la meta en el Plan de Acción". El informe de IV Trimestre, en este periodo no hubo funcionarios que fueran capacitados en educación formal.


2. 8 Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación De Proyectos Esta dependencia presentó para este trimestre una eficacia del 96,92% (11 metas), comparada con las demás áreas de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1). Del total de metas programadas, el 85% (12 metas) cumplieron el nivel esperado, el 8% (1 meta) se situó en la categoría atraso significativo, y el 8% (1 meta) “por empezar”, es decir, cuyo indicador es de cobertura a demanda, por lo cual, no presentaron ejecución para el cuarto trimestre 2014, como se muestra en el siguiente gráfico:



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

20

Gráfico 10. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en la Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación De Proyectos. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014. Fuente: Basado en la información suministrada por las dependencias. Cálculos realizados por la Oficina Asesora de Planeación-SSF.

Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: a. La Delegada participó en la realización del informe de gestión dela Superintendente del

Subsidio Familiar saliente de acuerdo al liderazgo de la Oficina Asesora de Planeación y se aportó información para los avances de la Rendición de cuentas realizada el 12 de diciembre del 2014.

b. En el cuarto trimestre se recibieron 81 proyectos de inversión, de los cuales 4 se aprobaron por resolución y 27 de autorización general, 18 requeridos a las CCF y 2 fueron devueltos.

c. Los planes operativos y de inversión se conceptuaron en los dos primeros trimestres del 2014. d. Se realizó el Seminario Taller Sistemas de información durante los días 19,20 y 21 de

noviembre, en el Centro de convenciones CAFAM, con la asistencia de 200 personas y con la participación de la Delegada de Gestión y TICS.

e. Estudios realizados: En el mes de octubre se realizó el primer pago correspondiente al 20% del valor total del contrato, el cual se efectuó teniendo en cuenta que la universidad presento el cronograma de actividades y el plan de trabajo de acuerdo con los parámetros establecidos. *Se llevaron a cabo 2 capacitaciones en el lenguaje XBRL, en la cual participaron 35 funcionarios del área financiera y de sistemas. *Se hizo entrega de la información solicitada por la universidad nacional para el desarrollo del contrato, sin embargo se han presentado algunos inconvenientes en la entrega de la información, teniendo en cuenta que algunas cajas no han enviado la totalidad de lo requerido. En el mes de noviembre se realizó el segundo pago correspondiente al 30% del valor total del contrato, el cual se efectuó teniendo en cuenta que la entrega de los informes parciales 1 y 2, previamente aprobados por los supervisores del contrato. Se llevó a cabo 1 socialización de los informes 1 y 2, en la cual participaron 16 funcionarios de la dirección financiera y contable de la Superintendencia. Se realizó 1 socialización a las 43 cajas de compensación, en la cual se les informo el avance y los principales impactos en los estados financieros en la aplicación NIIF.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

21

En el mes de diciembre se realizó una socialización con las 43 cajas de compensación, en la cual se les informo el avance y los principales impactos en los estados financieros en la aplicación NIIF, así mismo se solicitó información específica y detallada mediante oficio 2014-009305 en diciembre a las siguientes cajas: CAFAM, COMPENSAR, COLSUBSIDIO, COMFAMA, COMFATOLIMA, COMFANDI, COMBARRANQUILLA.

f. Reuniones de seguimiento realizadas Estudio de las NIIF. En el mes de octubre se realizaron 4 reuniones de seguimiento a las obligaciones contractuales. Durante el mes de noviembre se realizaron 2 reuniones de seguimiento a las obligaciones contractuales. Durante el mes de diciembre se realizaron 2 reuniones de seguimiento a las obligaciones contractuales. En el presente año los estudios de tarifas se realizaron paralelamente con los planes operativos y queda registrado en los conceptos emitidos.

g. Estudios de tarifas realizados. h. A noviembre, el sistema contaba con una población cubierta total igual a 19.581.054 personas,

con un cumplimiento del 112% de la meta para el año 2014. Es importante aclarar que aún falta el reporte a diciembre del 2014.

i. A noviembre del 2014, el sistema contaba con 489.241 empresas afiliadas. Con un cumplimiento del 90% de la meta para el trimestre. Es importante informar que queda pendiente el reporte al mes de diciembre.

j. En el cuarto trimestre se realizó validación de la información correspondiente al año 2014, reportada a través del SIREVAC por las CCF.

k. En el cuarto trimestre se recibieron en a Delegada 49 consultas y se dio respuesta a las 49, con un cumplimiento del 100%.

Cuadro 5. Meta con atraso en el cumplimiento: Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación De Proyectos. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.



Realizar la evaluación y conceptualización, de los planes, programas y proyectos de inversión para obras o servicios sociales que presenten las C.C.F, para su respectiva aprobación o negación

Atraso significativo 63

En el cuarto trimestre se recibieron 81 proyectos de inversión, de los cuales 4 se aprobaron por resolución y 27 de autorización general, 18 requeridos a las CCF, 30 en análisis y 2 fueron devueltos. De los 81 proyectos recibidos en el trimestre 30 quedaron en análisis con un cumplimiento del 63%.


A continuación se relacionan las actividades que no se programaron para este periodo o por ser de cobertura a demanda no presentaron un nivel de ejecución y/o solicitudes durante el periodo así:

Registro y control de los Planes, Programas y Proyectos de los servicios sociales de las C.C.F. La realización de los informes con el análisis de la información estadística depende de la validación de la información recepcionada por el SIREVAC y suministrada por el SIGER.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

22

2.9 Superintendencia Delegada para la Gestión y las Direcciones para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar

Esta dependencia presentó para este trimestre la ejecución de 27 metas, obteniendo una eficacia del 96,91%, comparada con las demás áreas de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1), Del total de metas programadas, el 93% (25 metas) cumplieron el nivel esperado, el 4% (1 meta) se ubicó en atraso significativo y el 4% (1 meta) en el nivel crítico, como se muestra en el siguiente gráfico: Gráfico 11. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en la Superintendencia Delegada para la Gestión y las Direcciones para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.


Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: a. Consolidar y reportar informes del FOSFEC de las CCF: Se realizaron dos informes a la

Señora Superintendente, a la OAP, Unidad Administrativa de Empleo y al Ministerio de Trabajo.

b. Proyectar los actos administrativos relacionados con las actividades de la Superintendencia Delegada para la Gestión a las C.C.F: -C.E. No. 023 de 12 de noviembre de 2014. -C.E. No. 024 de 19 de diciembre de 2014. -Res No. 0800 de 15 de octubre de 2014. -Res No. 0909 de 29 de diciembre de 2014. -Res No. 0910 de 29 de diciembre de 2014.

c. Se elaboró el mapa de riesgos, se envió a la Superintendente. d. Se elaboró el cronograma, de acuerdo a los resultados arrojados por el mapa de riesgos. e. Se realizaron tres (3) visitas especiales:

- RES. No.0788 Comisión de servicios V. Especial a COMFAMILIAR ATLÁNTICO 08 de octubre de 2014 - RES No. 0841 Comisión de servicios V. Especial a CAFABA 21 de noviembre de 2014. - RES No. 0842 Comisión de servicios V. Especial a COMFAMILIAR CARTAGENA 21 de noviembre de 2014.

f. Se realizó 1 visita ordinaria: - RES No. 0802 Comisión de servicios V. Ordinaria a COMFENALCO VALLE 16 de octubre de 2014.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

23

g. Se incluyó y realizó el seguimiento y análisis trimestral a los informes de gestión de las C.C.F., en cuanto a la ejecución presupuestal, cobertura, costos y subsidios de los Programas y Servicios Sociales; de igual manera, el seguimiento a la apropiación y ejecución de los fondos de ley. Adicionalmente, se realizó el proyecto de Circular Externa con instrucciones contables para el reconocimiento de rendimientos financieros, intereses moratorios, subsidio no cobrado y medidas de control adoptadas para cada caso, el cual se encuentra en estudio para aprobación.

h. Requerimientos: Dirección Financiera:

- 26 Solicitados y respondidos 26 Dirección para la Gestión:

- 3 solicitados y respondidos 3 i. Se emitieron 14 conceptos técnicos de carácter financiero contable. j. Estados Financieros Analizados a 31 de diciembre. k. Se analizaron los 43 estados financieros de las Cajas con corte a junio de 2014. l. Durante el cuarto trimestre se realizó 1 reunión de comité técnico contable. m. Se realizó el seguimiento a los planes de mejoramiento de las C.C.F. que fueron visitadas. n. Informes de análisis con sus observaciones. se generó el informe del II Trimestre y del III

trimestre de 2014, se incluyó y realizó el seguimiento y análisis trimestral a los informes de gestión de las C.C.F., en cuanto a la ejecución presupuestal, cobertura, costos y subsidios de los Programas y Servicios Sociales; de igual manera, el seguimiento a la apropiación y ejecución de los fondos de ley.

o. Informe de ejecución de subsidio de Vivienda. Se consolidó la información reportada por las CCF.

p. 3 Informes de ejecución de subsidio de Vivienda. Se consolidó la información reportada por las CCF.

q. Se realizó el análisis a los Informes trimestrales de gestión del II trimestre y del III trimestre de 2014, los cuales se consolidaron por las 43 Cajas de Compensación.

r. Realizar (1) informe de interés público de la gestión de las CCF. s. Se proyectó acto administrativo el cual se encuentra en estudio para su aprobación. t. Informe gestión en cumplimiento de las actividades realizadas con corte a septiembre del 2014. u. Estudio técnico: Estudio Técnico para el acompañamiento y seguimiento al proceso de

implementación de las Normas de Información Financiera (NIF) realizado. v. Seminario taller sistemas de información y convocatoria Comité Técnico Contable. w. Ante la prioridad del manejo de información implementado mediante Circular Externa 002 y 010

de 2014, esta Superintendencia Delegada realizo taller enfocado en el aplicativo SIREVAC. sistemas de información y convocatoria Comité Técnico Contable.

x. Cajas observadas: Se verificó el control al recaudo y cartera del 4% en las visitas realizadas a las CCF: COMFENALCO VALLE.

y. Actividades políticas de Desarrollo Administrativo: Se remitió oficio a la UGPP, en donde se trasladó la correspondencia relacionada con las empresas expulsados por las Cajas de Compensación familiar para que esa entidad continuara con el proceso de cobro coactivo. *Se apoyó en la elaboración del informe de rendición de cuentas de la Superintendencia, con el propósito de ofrecer un espacio de participación ciudadana y de dar a conocer los aspectos relacionados con la ejecución y evaluación de políticas o programas de esta entidad y en especial, cuando esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos de los afiliados al sistema del subsidio familiar.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

24

*Se realizaron 18 actividades correspondientes a la gestión realizada en el proceso de Elusión y Evasión al Sistema de Subsidio Familiar.

Cuadro 6. Meta con atraso en el cumplimiento: Superintendencia Delegada para la Gestión y las Direcciones para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.

Meta Clase de

atraso Nivel de


Reuniones de seguimiento realizadas

Atraso crítico 50%

Se llevó a cabo 1 socialización de los informes 1 y 2, en la cual participaron 16 funcionarios de la dirección financiera y contable de la superintendencia. *Se realizó 1 socialización a las 43 cajas de compensación, en la cual se les informo el avance y los principales impactos en los estados financieros en la aplicación NIIF. *Durante el mes de noviembre se realizaron 2 reuniones de seguimiento a las obligaciones contractuales.

Informes Entregados Atraso significativo

66,66%


2.10 Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales

Esta dependencia presentó para este trimestre la ejecución de (14) metas, obteniendo una eficacia del 100%, comparada con las demás áreas de la entidad (Gráfico 2 y Cuadro 1. Gráfico 12. Porcentaje de cumplimiento de las metas programadas para el trimestre por niveles de desempeño en la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales. Cuarto Trimestre - Vigencia 2014.





Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

25

a. Proyectar los actos administrativos que aprueban o imprueban las decisiones de las Asambleas Generales así como de los miembros de los Consejos Directivos. Se puede evidenciar en la base de datos de público de la entidad.

b. Actas de posesión de los integrantes de los diferentes órganos que conforman las CCF. Se puede evidenciar en el cuadro de control que se lleva en la delegada y en la carpeta en la que se archivan todas las actas que se emiten, se suscribieron las siguientes: Director Administrativo de Nariño, Directora Administrativa de Comfamilar Cartagena, Directora Administrativa (E) de Comfamilar Cartagena, Directora Administrativa (E) de Comfenalco Tolima.

c. Rubricación de libros de actas de asambleas y de consejos directivos, Se puede evidenciar en los oficios remisorios y en el cuadro de control que se lleva en la delegada se rubricaron 3.765 folios de libros de actas.

d. Registros en la tabla de parámetros, se puede evidenciar en la tabla de parámetros de Lotus notes, se registraron 24 de miembro del Consejo Directivo y de Revisoría Fiscal.

e. Certificaciones suscritas en término, se puede evidenciar en el archivo de los oficios remitidos. f. Realizar el seguimiento de la gestión de agentes especiales de intervención, revisores fiscales

y liquidadores. En el tercer trimestre se recibieron los informes de los Agentes Especiales de intervención administrativa de las Cajas de Compensación Familiar de: Comfasucre, Camacol, Comfamiliar Cartagena, Comcaja y Cafaba, correspondientes al tercer trimestre de la gestión.

g. Iniciar las investigaciones administrativas a las Cajas de Compensación Familiar (Debido a las quejas, informes de visitas, requerimientos de las áreas SSF, entre otros), se iniciaron 2 investigaciones a las Cajas de Compensación Familiar: Comfama Exp 18,Cafaba Exp19.

h. Resolver los recursos de reposición que se interpongan contra los actos administrativos que deciden una investigación administrativa, se emitieron las Resoluciones números No. 00792, No. 00805, No.00864.

i. Resolver las revocatorias directas (de oficio o a petición de parte) contra los actos que resuelven una investigación administrativa: Resolución No .0894 del 18 de diciembre de 2014, expediente No. 011 de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar "Colsubsidio.

j. Proceder a dar contestación a los diferentes requerimientos remitidos dentro de los términos de Ley, se puede evidenciar en el cuadro de control que se lleva en la delegada.

k. Dar respuesta a las solicitudes hechas por las entidades del Estado y a los particulares, Se puede evidenciar en el aplicativo de Lotus notes.

l. Ejecutar las acciones de mejoramiento del Plan suscrito con la Contraloría General de la República y presentar los informes requeridos, Tarea cumplida, se puede evidenciar en el memorando No, 2014-003453 del 9 de abril de 2014.

m. (1) Seminario dirigido a las C.C.F. sobre normatividad del sistema del subsidio familiar de Directores Administrativos y Consejos Directivos, tarea cumplida en el tercer trimestre.

n. Implementar las políticas de desarrollo administrativo. Se rindió informe el 5 de enero dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

3. CONCLUSIONES

En el cuarto trimestre de la presente vigencia, fueron ejecutadas un total de 148 metas. Del total de las metas programadas, 139 alcanzaron el nivel esperado.

Se reporta una eficacia en general para la entidad del 97,61%, 0,97 puntos porcentuales más que el anterior trimestre del presente año.



Calle 45 A No. 9-46

Bogotá Colombia

Fax 3487804

[email protected]

26

Las dependencias de nivel misional que presentaron un mayor porcentaje de eficacia para el trimestre fueron: Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales con el 100% de eficacia en las metas. Para el nivel estratégico fueron las Oficinas de Control Interno, Asesora de Planeación y Jurídica, con el 100% cada una.

Las dependencias que contaron con un mayor número de metas en el nivel esperado

fueron Secretaria General y la Superintendencia Delegada para la Gestión y las Direcciones para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar.

INFORME EJECUTIVO PLAN DE ACCIÓN 2014 CUARTO TRIMESTRE

Documents

Transcript of INFORME EJECUTIVO PLAN DE ACCIÓN 2014 CUARTO TRIMESTRE