INFORME DE GESTION DIRECCION … DE GESTI… · Presentación de los Estados Financieros bajo NIIF...

INFORME DE GESTION

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA MAYO DE 2017

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Adjunto enviamos el informe de gestión correspondiente al Departamento Administrativo y

Financiero del mes de Mayo de 2017, adelantado por todos los funcionarios del departamento.

En el mes de mayo desde la Dirección Administrativa y Financiera se realizaron reuniones con el personal del área financiera y los líderes de las áreas de Gestión Humana, Gestión

Documental, Gestión Logística y Sistemas, en estas reuniones se abordaron diferentes temas

y se brindó el apoyo desde la Dirección Administrativa y Financiera al personal del área para el normal desarrollo de las Operaciones, De igual manera se promovieron reuniones con los

demás Departamentos y áreas de la Institución con el fin de apoyar la gestión de la Cámara y coordinar las actividades, entre los temas tratados están:

Se realizó apoyo al Departamento de Planeación para la consolidación del Plan

Estratégico Institucional.

Se realizó reunión con las áreas de: Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Gestión Tecnológica, Gestión Humana, Gestión Logística y Gestión Documental, con el fin de

realizar seguimiento detallado y pormenorizado del avance de las actividades

contempladas en el Plan Operativo Interno de cada área.

Se realizó presentación en el comité de control interno de la actual estructura administrativa y la propuesta para actualizarla.

Se trabajó en diferentes sesiones el proyecto de Curva Salarial, con el área de gestión humana y profesional de control interno.

Se participó en reunión de Junta Directiva correspondiente al mes de mayo, en la cual

se abordaron temas sobre Evaluación de Desempeño del Personal y Proyecto para la

Construcción de la sede administrativa de la CCP.

En cuanto al desarrollo de actividades del POA 2017 se tienen los siguientes avances:

Presentación de los Estados Financieros bajo NIIF de manera adecuada y

oportuna.

Al 15 de junio del 2017 se cuenta con los estados financieros bajo NIIF al 31 de mayo de 2017.

Esta actividad presenta un avance del 42%

Presentación de Informes Tributarios y Financieros.

Se realizó la presentación de los informes a la DIAN de IVA, RF en las fechas establecidas,

Reteica, los cuales se remitieron a Revisoría Fiscal para la revisión y posterior pago.

Esta actividad presenta un cumplimiento del 42%.

Presentación de Informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos. Se realizó el informe de ejecución presupuestal consolidado al mes de Mayo de 2017, el cual

presenta el siguiente comportamiento.


Realizar la actualización de los Procesos y Procedimientos Financieros de la Institución en NIIF

Se realizaron reuniones de trabajo en marco del Comité NIIF y se lograrón actualizar los procesos y procedimientos financieros teniendo en cuenta las principales políticas contables

bajo NIIF que tienen impacto directo.

Se implementó el procedimiento de cuentas por cobrar.


Presentación de informes financieros a la presidencia ejecutiva, direcciones

de departamento

Se realizó la presentación del informe de ejecución presupuestal con corte al 30 de Abril de

2017.


Implementar la conciliación contable de todas las cuentas bancarias activas de la institución a través del aplicativo JSP7.

Para el mes de mayo se realizaron en su totalidad las 18 conciliaciones bancarias de las

cuentas a cargo de la Cámara de Comercio de Pasto. Es importante anotar que para generar

las conciliaciones definitivas es necesario realizar las pre-conciliaciones por cada una de las

cuentas, en donde se realiza la comparación de los saldos de los extractos bancarios y libros

CONCEPTO PRESUPUESTO REAL VARIACION REAL CUMPLIMIENTO PPTAL

INGRESOS $4.514.559.450 $5.817.632.000 $1.261.038.833 129%

GASTOS $2.409.936.411 $1.805.913.000 -$595.413.359 75%

EXCEDENTES $2.104.623.039 $4.011.719.000 $1.856.452.191 191%

INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ENERO A MAYO DE 2017

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

auxiliares generando hasta la fecha 20 comprobantes de la clase 05, en las que registré los

gastos e ingresos bancarios de acuerdo a los movimientos presentados de las cuentas

conciliadas.


Realizar la contabilización y cuadre de Ingresos y Egresos Correcta y de

manera diaria.

En el mes de mayo se realizó la contabilización de ingresos y egresos de manera adecuada y

con frecuencia diaria.


Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o

acciones levantadas por la CGR al Departamento Admón y Financiero

En la auditoría realizada en el año 2016 por parte de la Contraloría General de la Republica a

la Camara de Comercio de Pasto y específicamente al Departamento Administrativos y Financiero se levantó un hallazgo con connotación administrativa en referencia a:

“Debilidades en el control de activos de la institución”, para lo cual se definió el

siguiente plan de acción:

Asignar responsable de la administración y control de activos de la institución: OK Actualizar y ajustar del procedimiento del control de activos: OK

levantar y actualizar el inventario de activos de la institución: OK

Asignar de responsabilidades de la custodia de activos a cada funcionario: OK Generar reportes de depreciación de activos: OK

Implementar comité de bajas de activos: OK Realizar seguimiento a los activos de la institución: OK

Esta actividad tiene un cumplimiento del 100%.

Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o

acciones levantadas en auditorías internas y/o externas al Departamento Admón y Financiero

En las auditorías internas de la vigencia 2016, se levantó una no conformidad al Departamento Administrativo y Financiero “ En referencia al control de documentos

y registros”:

Se evidencia el uso del formato “Relación de pagos para revisión del Departamento Administrativo y Financiero el cuándo se encuentra codificado por el SGC. Es indispensable que se incluya en el formato un espacio para la hora de radicación y así ser enviado a codificación ante el SGC. El formato R-GF-002 “Solicitud Traslados – Adiciones y/o reducciones presupuestales mismo capítulo”, no tiene diligenciado los espacios en su totalidad se evidencian firmas mas no nombre del profesional, uno de ellos no tiene firma de Presidencia Ejecutiva. La ficha de caracterización C-GF-001 se encuentra desactualizada. Se verifica la carpeta de Comité de Compras y se evidencia que no se encuentran soportes según los requerimientos como Listados de asistencia y Cotizaciones. El formato “Reporte Diario de Ingresos por Caja” está siendo utilizado por las diferentes áreas por diferentes documentos que se encuentran obsoletos siendo el vigente el R-GF-09 V 03 del 05 de noviembre del 2013. Requisito incumplido 4.2.1.

Para el tratamiento de esta no conformidad se definió el siguiente plan de acción:

Revisar los formatos y caracterización de Gestión Financiera: OK

Realizar la actualización de los formatos y caracterización de Gestión Financiera: Ok

Realizar la codificación, actualización en calidad y divulgación respectiva: Ok

Incorporar en todas las reuniones del área la revisión permanente de los procesos y

procedimientos del área financiera. AV

Esta actividad tiene un cumplimiento del 80%.

Asegurar el cumplimiento del presupuesto de Ingresos

En el mes de Mayo de 2017 se obtuvieron ingresos por valor de $ 223.692.253, los ingresos

en el mes de mayo presentaron un cumplimiento del 116%, ingresos adicionales por $

36.624.747, debido a: Incremento en el recaudo del registro mercantil, de igual manera se presenta un incremento en los rendimientos financieros por la colocación de CDTs.

CODIGO IND: IND-GF-001

VERSION: 001

FECHA: 28 de Febrero de 2017

PROCESO:

Nombre del Indicador:

Meta:

Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD

Análisis x

Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE

Denominador >= 100 90 y 99% <=90

PERIODOIngresos

Presupuestados

Ingresos

Obtenidos Diferencia %

ENERO $247.899.595 $365.758.711 $117.859.116 148

FEBRERO $578.955.313 $538.836.305 -$40.119.008 93

MARZO $2.952.667.304 $4.117.056.977 $1.164.389.673 139

ABRIL $496.619.349 $535.507.000 $38.887.651 108

MAYO $223.692.253 $260.317.000 $36.624.747 116

JUNIO $154.458.613 $0 -$154.458.613 0

JULIO $139.455.784 $0 -$139.455.784 0

AGOSTO $167.510.365 $0 -$167.510.365 0

SEPTIEMBRE $157.778.245 $0 -$157.778.245 0

OCTUBRE $149.175.776 $0 -$149.175.776 0

NOVIEMBRE $139.585.437 $0 -$139.585.437 0

DICIEMBRE $93.006.954 $0 -$93.006.954 0

Total $5.500.804.989 $5.817.475.993 $316.671.005 106

DD MM AAAA

FICHA DE INDICADOR

Código: R-GE-021

Fecha de Aplicación:

16 de Septiembre de 2013

Página 1 de 2 Versión: 01

Trimestral

INDICE

Gestión Financiera

% CUMPLIMIENTO EN LAS METAS DE INGRESO PRESUPUESTADO

OBJETIVO: Cumplir con las metas de presupuesto en un 100% PERIODOENERO A

DICIEMBRE 2017

Ingresos Obtenidos

FECHA DE APROBACIÓN

ANALISIS

Periodicidad de:Mensual

SEGUIMIENTO

Ingresos Presupuestados*100Rangos:

% CUMPLIMIENTO DE INGRESOS

MEDICION

% de Cumplimiento de Ingresos Fuente de Datos:Informe Consolidado de Ingresos

Responsable de la medición y

análisis:Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador

100%

Tipo de Indicador:

En el mes de Mayo de 2017 se obtuvierón ingresos por valor de $ 223.692.253, los ingresos en el mes de mayo tuvierón un cumplimiento del 116%, se obtuvieron ingresos

adicionales por $ 36.624.747, debido a: Incremento en el recaudo del registro mercantil, de igual manera se presenta un incremento en los rendimientos financieros por la colocación de

CDTs.

$0

$500.000.000

$1.000.000.000

$1.500.000.000

$2.000.000.000

$2.500.000.000

$3.000.000.000

$3.500.000.000

$4.000.000.000

$4.500.000.000

% CUMPLIMIENTO DE INGRESOS PRESUPUESTADOS VIGENCIA 2017

Ingresos Presupuestados Ingresos Obtenidos

Asegurar el control del presupuesto de Gastos

En el mes de mayo de 2017 los gastos ascendieron a $ 411.538.000 frente a presupuesto del

mes se logró un ahorro de $ 13.346.716, ejecutando el 97% del gasto destinado para el mes,

la menor ejecución en el gasto obedeció a: Control sobre los gastos de administración en los

rubros de servicios, honorarios.

EJECUIÓN PRESUPUESTAL ENERO A ABRIL DE 2017.

Se realizó el envió del informe de ejecución presupuestal con corte al 30 de abril de 2017,

informe remitido a la presidencia ejecutiva, direcciones de departamento y áreas que ejecutan

recursos.

CODIGO IND: IND-GF-002

VERSION: 001

FECHA: 28 de Febrero de 2017

PROCESO:


Meta:


Análisis X


Denominador ≤94% ≤100% - ≥95% ≥101%

PERIODOGASTO

PRESUPUESTADO

GASTO

EJECUTADODIFERENCIA %

ENERO $562.224.552 $271.528.924 -$290.695.628 48

FEBRERO $454.305.080 $403.205.138 -$51.099.942 89

MARZO $489.461.321 $394.275.294 -$95.186.027 81

ABRIL $465.595.245 $334.520.000 -$131.075.245 72

MAYO $424.884.716 $411.538.000 -$13.346.716 97

JUNIO $482.161.769 $0 -$482.161.769 0

JULIO $453.520.570 $0 -$453.520.570 0

AGOSTO $413.078.137 $0 -$413.078.137 0

SEPTIEMBRE $425.971.341 $0 -$425.971.341 0

OCTUBRE $413.090.957 $0 -$413.090.957 0

NOVIEMBRE $413.095.157 $0 -$413.095.157 0

DICIEMBRE $502.611.155 $0 -$502.611.155 0

TOTAL $5.500.000.002 $1.815.067.356-$3.684.932.646 33

DD MM AAAA

Gestión Financiera

FICHA DE INDICADOR

Código: R-GE-021




% DE EJECUCIÓN DE GASTOS

OBJETIVO: Asegurar que la ejecución de los gastos de funcionamiento no supere el 100% PERIODOENERO A DICIEMBRE

DE 2017

MEDICION

% De Ejecución de Gastos Fuente de Datos:Informe Mensual de Presupuesto y Ejecución de Gastos


análisis:

Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador, Profesional

Universitario Presupuesto <=100%


Tipo de Indicador:Mensual

INDICE Gasto ejecutado x mes *100

Rangos:Presupuesto Total

% DE EJECUCIÓN DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEGUIMIENTO


En el mes de mayo de 2017 los gastos ascendierón a $ 411.538.000 frente a presupuesto del mes se logro un ahorro de $ 13.346.716, ejecutando el 97% del gasto destinado para el mes,

la menor ejecución en el gasto obedecio basicamente a: Control sobre los gastos de administración en los rubros de servicios, honorarios.

ANALISIS

$0

$100.000.000

$200.000.000

$300.000.000

$400.000.000

$500.000.000

$600.000.000

% EJECUCION DEL GASTO

GASTO PRESUPUESTADO GASTO EJECUTADO

INGRESOS

GASTOS

INVERSION

EXCEDENTES / DEFICIT

RUBRO BUEN COMPORTAMIENTO ( LA EJECUCIÓN CUMPLE META PRESUPUESTAL)

RUBRO MAL COMPORTAMIENTO ( LA EJECUCIÓN NO CUMPLE META PRESUPUESTAL)

CODIGO

COLGAAPCODIGO NIIF NOMBRE DEL RUBRO

PRESUPUESTO ENERO

A ABRIL

EJECUCION ENERO A

ABRIL

VARIACION

ABSOLUTA V%

4.295.919.868 5.557.314.502 1.261.394.635 129%

4.095.717.079 5.372.514.442 1.276.797.363 131%

41701011 41100111 De Registro mercantil 3.361.245.474 4.378.593.100 1.017.347.626 130%

41701012 41100112 De Proponentes 311.788.650 364.515.100 52.726.450 117%

41701013 41100113 De registro EPSAL 289.353.950 450.948.200 161.594.250 156%

41701014 41100511 Capacitación 37.232.748 10.407.620 26.825.128- 28%

4170101401 41109014 Devolucion de capacitacion - 200.000- 200.000- 0%

41701015 41100111401 Registro Nacional de Turismo 14.699 - 14.699- 0%

41701016 41100115 Registro RUNEOL 306.000 858.000 552.000 280%

41701018 41100514 Centro de Conciiación 3.281.176 4.739.297 1.458.121 144%

41701019 41100516 Servicios Especiales y varios 8.829.141 25.664.580 16.835.439 291%

4210051 4210051 Financieros 9.613.606 81.026.993 71.413.387 843%

4215051 4215051 Dividendos y participaciones - - - 0%

4220101 4110051607 Arrendamiento construc y edif 72.839.110 59.149.453 13.689.657- 81%

4220201 411005121 Arrendamientos Equipo de Oficina - 502.705 502.705 0%

4220951 4110051012 Otros Ingresos Públicos 450.000 - 450.000- 0%

423595105 41100518 Servicios Centro de Convenciones 33.250 - 33.250- 0%

4250151 41100517 Recuperaciones 669.275 3.935.994 3.266.719 588%

4250451 4250451 De depreciaciones Publico - - - 0%

4250501 41100519 Reintegro Costos y Gsts Públicos 60.000 - 60.000- 0%

417510 411090 Devolución en Ventas - 7.626.600- 7.626.600- 0%

425045 425045 RECUPERACIONES - - - 0%

200.202.788 184.800.060 15.402.728- 92%

41701021 4120052101 Afiliaciones 164.024.773 153.300.000 10.724.773- 93%

41701022 41200522 Capacitación 34.546.491 25.861.372 8.685.119- 75%

41701024 41200524 Conciliación y arbitraje - - - 0%

4170102401 4120052401 Devolución Conciliacion y arbitraje - - - 0%

41701029 41200526 Servicios Especiales y varios 847.763 470.940 376.823- 56%

4175102101 41109021 Devolucion cuota de Afiliacion - 85.000- 85.000- 0%

4210052 421005201 Financieros 283.761 2.951.148 2.667.387 1040%

4215052 4215052 Dividendos y participaciones - - - 0%

4220102 4220012 Arrendamientos - - - 0%

4235202 412005202 Servicios Administrativos Privados - - - 0%

4250152 412005217 Recuperaciones privadas 500.000 2.301.600 1.801.600 460%

4250352 4250352 Recuperaciòn de Provisiòn - - - 0%

4250502 412005219 Reintegro Costos y Gts Privados - - - 0%

4250952 412005252 Estudios o Admon. Convenios - - - 0%

TOTAL INGRESOS

INGRESOS PUBLICOS

INGRESOS PRIVADOS

SEGUIMENTO A LA EJECUCION PRESUPUESTAL ENERO - ABRIL DE 2017

CODIGO


#¡VALOR! #¡VALOR!

VARIACION

ABSOLUTA V%

1.971.586.199 1.394.303.204 577.282.995- 71%

1.816.570.993 1.375.312.402 441.258.590- 76%

1.636.570.993 1.289.574.782 346.996.210- 79%

5105 5105 Gastos de Personal 857.688.155 835.118.324 22.569.831- 97%

5105211 5105211 Viaticos 28.353.978 11.788.733 16.565.245- 42%

5105481 5105481 Bonificacion - - - 0%

5105511 5105511 Dotación y suministro a Trabajadores 11.000.000 219.000 10.781.000- 2%

5105631 5105631 Capacitación al personal 6.166.668 620.000 5.546.668- 10%

5105601 5105601 Indemnizaciones Laborales - - - 0%

5105871 5105871 Salud Ocupacional Público 15.333.332 7.347.485 7.985.847- 48%

510595195 510595195 Otros - - - 0%

- - - 0%

5110 5110 HONORARIOS 46.846.000 27.769.616 19.076.384- 59%

- - - 0%

5115 5115 IMPUESTOS 25.113.783 22.856.687 2.257.096- 91%

- - - 0%

5120 5120 ARRENDAMIENTOS 24.821.332 29.518.568 4.697.236 119%

- - - 0%

5125051 5125051 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 86.962.456 108.909.863 21.947.407 125%

- - - 0%

5130 5130 SEGUROS 5.634.000 1.338.550 4.295.450- 24%

- - - 0%

5135 5135 SERVICIOS 171.161.668 97.639.835 73.521.833- 57%

- - - 0%

5140 5140 GASTOS LEGALES 1.000.000 61.750 938.250- 0%

- - - 0%

5145 5145 MANTEN Y REPARACIONES 21.509.568 3.768.249 17.741.319- 18%

- - - 0%

5155 5155 GASTOS DE VIAJE 38.334.066 15.757.765 22.576.301- 41%

- - - 0%

5160 5160 DEPRECIACIONES 108.805.243 40.802.340 68.002.903- 38%

- - - 0%

5165 5165 AMORTIZACIONES 3.333.332 - 3.333.332- 0%

- - - 0%

5195 5195 DIVERSOS 143.000.000 56.177.304 86.822.696- 39%

- - - 0%

5199 5199 PROVISIONES 666.668 - 666.668- 0%

- - - 0%

5305 5195 FINANCIEROS 29.676.860 29.880.712 203.852 101%

- - - 0%

5310 5310301 PERDIDA EN VENTA RETIRO BIENES - - - 0%

- - - 0%

5315 5195751 IMPUESTOS ASUMIDOS 6.666.668 - 6.666.668- 0%

- - - 0%

5395951 519595195 GASTOS DIVERSOS OTROS PB 4.497.216 - 4.497.216- 0%

PLANES DE ACCIÓN 180.000.000 85.737.620 94.262.380- 48%

CODIGO


#¡VALOR! #¡VALOR! VARIACION

ABSOLUTA V%

TOTAL GASTOS

GASTOS IMPUTABLES A INGRESOS PUBLICOS

DIRECCION Y ADMINISTRACION

GASTOS IMPUTABLES A INGRESOS PRIVADOS 155.015.206 18.990.802 136.024.404- 12%

DIRECCION Y ADMINISTRACION 147.015.206 14.763.478 132.251.728- 10%

5105 5105 Gastos de Personal - - - 0%

5105212 5105212 Viáticos - - - 0%

5105242 5105242 Incapacidades-privada - - - 0%

5105482 5105482 Bonificaciones - - - 0%

5105512 5105512 Dotación y suministro a Trabajadores - - - 0%

5105602 5105602 Indemnizaciones Laborales priv 28.706.797 - 28.706.797- 0%

5105632 5105632 Capacitaciones al personal - - - 0%

5105662 5105662 Gastos Deportivos y Recreación - - - 0%

- - - 0%

5110 5110 HONORARIOS 18.520.000 480.000 18.040.000- 3%

- - - 0%

5115 5115 IMPUESTOS 2.000.000 1.492.418 507.582- 75%

- - - 0%

5125052 5125052 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 18.333.332 5.855.539 12.477.793- 32%

- - - 0%

5130 5130 SEGUROS 8.000.000 - 8.000.000- 0%

- - - 0%

5135 5135 SERVICIOS 1.833.332 - 1.833.332- 0%

- - - 0%

5140 5140 GASTOS LEGALES - - - 0%

- - - 0%

5145 5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES - - - 0%

- - - 0%

5155 5155 GASTOS DE VIAJE 4.087.843 - 4.087.843- 0%

- - - 0%

5160 5160 DEPRECIACIONES 4.820.012 5.201.485 381.473 108%

- - - 0%

5195 5195 DIVERSOS 6.314.035 378.200 5.935.835- 6%

- - - 0%

5199 5199 PROVISIONES - - - 0%

- - - 0%

5305 5195 FINANCIEROS 4.050.000 1.355.836 2.694.164- 33%

- - - 0%

5310 5310302 PERDIDA EN VENTA RETIRO BIENES - - - 0%

- - - 0%

5315 5195222 GASTOS EXTRAORDINARIOS - - - 0%

- - - 0%

531520 5195 IMPUESTOS ASUMIDOS 391.148 - 391.148- 0%

- - - 0%

5395202 5195 GASTOS DIVERSOS(multas , sanciones y litigios) 49.958.707 - 49.958.707- 0%

- - - 0%

GASTOS DE INVERSION PRIVADOS 8.000.000 4.227.324 3.772.676- 53%

2.324.333.669 4.163.011.298 1.838.677.629 179%

2.279.146.086 3.997.202.040 1.718.055.953 175%

45.187.582 165.809.259 120.621.676 367%

SUPERAVIT O DEFICIT

INGRESOS - EGRESOS PUBLICOS

INGRESOS - EGRESOS PRIVADOS

CONCLUSIONES EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

INGRESOS

El presupuesto total de ingresos para el primer cuatrimestre se estimó en $ 4.295 millones y se recaudó (ejecución) $ 5.557 millones; logrando ingresos superiores de $ 1.261 millones, cumplimiento del 129%

Ingresos Públicos se estimaron en $ 4.095 millones y se recaudó $ 5.372 millones, logrando ingresos públicos superiores de $ 1.276 millones, cumplimiento del 131%

El cumplimiento en los ingresos públicos, obedece al buen comportamiento del recaudo en:

Registro Mercantil

Registro de Proponentes

Registro ESAL

Ingresos Financieros (Inversiones en CDTs).

Ingresos Privados se estimaron en $ 200 millones y se recaudó $ 184 millones, logrando ingresos privados inferiores de $ 15 millones, cumplimiento del 92%.

El no cumplimiento al presupuesto estimado de los ingresos privados obedece a:

Capacitaciones: Presenta una ejecución del 75% con corte al 30 de abril de 2017

Afiliaciones: Presenta una ejecución del 93% con corte al 30 de abril de 2017

Se espera que en los próximos meses se cumpla con el presupuesto establecido.

GASTOS

El presupuesto total de Gastos para el primer cuatrimestre se estimó en $ 1.971 millones y se ejecutaron $ 1.394 millones; logrando ahorro de $ 577 millones, Ejecución del gasto del 71%

El presupuesto total de Gasto Público para el primer trimestre se estimó en $ 1.816 millones y se ejecutaron $ 1.375 millones; logrando ahorro de $ 441 millones, Ejecución del gasto del 76%.

El control de los gastos y generación del ahorro obedece al buen comportamiento de rubros como:

Viáticos

Honorarios

Servicios

Gastos de viaje

Diversos (Control sobre el consumo de papelería, elementos de aseo y cafetería, entre otros).

De igual manera el seguimiento estricto a la política de auto sostenibilidad de los diferentes eventos que realiza la Cámara de Comercio.

La aplicación de la política de invitación abierta para la adquisición de bienes y servicios para compras superiores a 8 SMLV, lo que permite escoger los mejores productos y/o servicios a los mejores precios.

Existen rubros que es necesario seguir monitoreando ya que presentan sobre ejecuciones como:

Arrendamientos Contribuciones y Afiliaciones Plan de Medios presenta ejecución del 69%.

El presupuesto total de Gasto Privado se estimó en $ 155 millones y se ejecutaron $ 19

millones; logrando ahorro de $ 136 millones, ejecución del gasto privado del 12%.

GESTION DOCUMENTAL.

Eje Estratégico: Fortalecimiento Institucional

Objetivo: Consolidar y modernizar la gestión de documentos en la Entidad para contribuir de

manera efectiva al fortalecimiento institucional.

Aspectos relevantes: Durante el mes de mayo del presente año, desde el área de gestión documental se adelantaron las siguientes actividades:

1.- Intervención Archivo de Registros Públicos: Durante el mes de mayo se archivaron

4998 documentos, correspondientes a documentos del año 2016 cuyos expedientes se

encontraban en custodia, el mes de marzo del año 2016 cuyos documentos se entregaron

extemporáneamente al área de archivo, el mes de febrero del año 2017, y se inició el mes de

marzo de 2017. Con corte a 31 de mayo se lleva el siguiente avance:

Documentos Registros Públicos 2016: 95%.

Documentos Registros Públicos Enero de 2017: 92%.

Documentos Registros Públicos Febrero de 2017: 100%

Documentos Registros Públicos Marzo de 2017: 5%

Indicador Archivo de Documentos Año 2016

Indicador Archivo de Documentos Año 2017

CODIGO IND:

VERSION:

FECHA:

PROCESO:


Meta:


Análisis X


Denominador ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70%

META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %

100% Abril 1475 1475 100,00%

100% Mayo 2656 2657 99,96%

100% Junio 2668 3046 87,59%

100% Julio 1768 1784 99,10%

100% Agosto 3204 3654 87,68%

100% Septiembre 2251 2383 94,46%

100% Octubre 1954 1879 103,99%

100% Noviembre 1724 1786 96,53%

100% Diciembre 400 400 100,00%

100%

100%

#¡REF! Total 18100 19064 94,94%

DD MM AAAA

FICHA DE INDICADOR

Código:


Página 1 de 2Versión:

% DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS

OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PERIODO ENERO DE 2017

Gestión Documental

MEDICION

Intervención del archivo de registros públicosFuente de Datos: Reporte generado en el SIRP


análisis:Líder de proceso Gestión Documental

100%


Tipo de Indicador:Trimestral

INDICE

Número de documentos archivados por día

*100 Rangos:

Número de documentos recibidos por día

FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA,

PREVENTIVA O DE MEJORA RESPONSABLE

NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO


ANALISIS

PLAN DE ACCION

NO CONFORMIDAD/

OBSERVACION ACTIVIDAD CAUSA

Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Doc. Ingresados 1475 2657 3046 1784 3654 2383 1879 1786 400

Doc. Archivados 1475 2656 2668 1768 3204 2251 1954 1724 400

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

Núm

ero

de D

ocum

ento

s

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Análisis del Indicador:

Fecha de Análisis: 30 de mayo de 2017.

La estadística que refleja la cantidad de documentos que ingresaron durante el mes de marzo

de la presente vigencia son:

- 6881 documentos de la primera quincena - 7433 documentos de la segunda quincena

- 15686 documentos pendientes por digitalizar

- 1300 documentos entregados extemporáneamente al área de archivo

Actualmente existen tres personas asignadas al archivo de documentos de Registros Públicos y se archiva en promedio 300 documentos diarios. Es importante tener en cuenta que la labor

de archivo de “cada documento” requiere:

a.- Organización del documento, perforación, eliminación de material metálico

b.- Verificación en docunet que el documento se encuentre archivado c.- Ubicación del expediente físico (Archivo Cae, Parqueadero, Custodia o Sede Sur)

d.- Apertura del expediente si el formulario de matrícula se encuentra en AZ e.- Foliación

CODIGO IND:

VERSION:

FECHA:

PROCESO:


Meta:


Análisis X


Denominador ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70%

META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %

100% Enero 5138 5614 91,52%

100% Febrero 6471 6471 100,00%

100% Marzo 1727 31300 5,52%

100% Abril 0 0 #¡DIV/0!

100% Mayo 0 0 #¡DIV/0!

100% Junio 0 0 #¡DIV/0!

100% Julio 0 0 #¡DIV/0!

100% Agosto 0 0 #¡DIV/0!

100% Septiembre 0 0 #¡DIV/0!

Octubre 0 0 #¡DIV/0!

Noviembre 0 0 #¡DIV/0!

100% Diciembre 0 0 #¡DIV/0!

100%

#¡REF! Total 13336 43385 30,74%

DD MM AAAA

FICHA DE INDICADOR

Código:


Página 1 de 2Versión:

% DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS

OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PERIODO ENERO

Gestión Documental

MEDICION

Intervención del archivo de registros públicosFuente de Datos: Reporte generado en el SIRP


análisis:Líder de proceso Gestión Documental

90%



INDICE

Número de documentos archivados por día

*100 Rangos:

Número de documentos recibidos por día



NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO


ANALISIS

PLAN DE ACCION

NO CONFORMIDAD/


Doc. Archivados

Doc. Archivados 5138 6471 1727 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Doc. Ingresados 5614 6471 31300 0 0 0 0 0 0 0 0 0

51386471

17270 0 0 0 0 0 0 0 0

5614 6471

31300

0 0 0 0 0 0 0 0 00

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

Doc

umen

tos

Ingr

esad

os p

or M

es

Intervención Archivo de Registros Públicos

Doc. Archivados Doc. Ingresados

f.- Diligenciamiento hoja de control de archivo

g.- Ubicación del expediente en el stand correspondiente

Esta actividad es repetitiva y se realiza directamente en los depósitos de archivo, lugares donde existe poca ventilación y el espacio para maniobrar es reducido; la jornada de trabajo es

agotadora y afecta la producción diaria.

Como puede observarse el volumen de documentos ingresados durante la temporada alta de

renovación supera considerablemente la capacidad del personal asignado al área de archivo; si se continúa con la misma asignación de personal (3 personas), en el mes de octubre se

finalizaría el archivo de los documentos que ingresaron en marzo; restando solo dos meses para archivar los documentos de 9 meses (abril a diciembre).

Plan de Acción:

Se solicita la asignación de personal de apoyo permanente (3 personas) hasta archivar la totalidad de los documentos que ingresaron durante la temporada de renovación (marzo para

el registro mercantil y abril para el registro único de proponentes).

2.- Levantamiento Inventario de Expedientes para Custodia: Con el propósito de

descongestionar el archivo de gestión de Registros Públicos, se enviará a custodia los expedientes pertenecientes a sociedades y establecimientos de comercio cuya matrícula se

encuentre cancelada; según los datos suministrados por el área de registro, se tiene proyectado enviar a custodia 12.000 expedientes.

Para ello se han adelantado las siguientes actividades:

a.- Inventario expedientes cancelados: Esta actividad requiere realizar los siguientes pasos previos:

- Foliación del expediente (si se requiere) - Validar el estado de la matrícula y verificar que el expediente se encuentre digitalizado

- Ingresar los datos solicitados en el formato único de inventario documental FUID

Al finalizar el mes de mayo se han inventariado 4840 expedientes, que representan un avance

del 40%.

3.- Atención de consulta de información del archivo central: Durante el mes de mayo

se atendieron 14 solicitudes de información que reposa en el archivo central ubicado en la sede

sur de la Entidad. El grado de organización del Archivo Central ha permitido suministrar de

manera oportuna todos los requerimientos de información. Es importante mencionar que

debido a la elaboración del libro de los 100 años de la Entidad, se están atendiendo consultas

del personal contratista sobre documentos de tipo histórico como actas de junta directiva,

anuarios estadísticos, informes de gestión, entre otros.

CODIGO IND:

VERSION:

FECHA:

PROCESO:


Meta:


Análisis X


Denominador ≥90% ≥89% - ≤70% ≤69%

META PeriodoNo. De Solicitudes

Atendidas

No. De Solicitudes

Recibidas%

90% ENERO 4 4 100,0%

90% FEBRERO 10 10 100,0%

90% MARZO 10 10 100,0%

90% ABRIL 10 10 100,0%

90% MAYO 14 14 100,0%

90% JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

90% TOTAL 48 48 100,0%

Gestión Documental

FICHA DE INDICADOR

Código:



RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

OBJETIVO: Atender las solicitudes de información que reposa en el Archivo Central PERIODOEne- Febrero de

2017

MEDICION

Atención de Solicitudes Fuente de Datos:Solicitudes de información recibidas vía correo electrónico


análisis:Profesional Universitario de Gestión Documental

90%

ANALISIS



INDICE No. De requerimientos atendidos * 100

Rangos:No. De Requerimientos recibidos

% de Cumplimiento del Proyecto Anual SEGUIMIENTO

PLAN DE ACCION

NO CONFORMIDAD/




4

10 10 10

14

4

10 10 10

14

0

2

4

6

8

10

12

14

16

No. De Solicitudes Atendidas No. De Solicitudes Recibidas

4.- Ejecución Proceso de Transferencias Documentales: Esta actividad permite

garantizar el acceso a la información, evitar la producción y acumulación irracional de documentos, asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación, solucionar

a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las áreas de trabajo y guardar precaucional o definitivamente la documentación en las mejores condiciones de

conservación.

CODIGO IND:

VERSION:

FECHA:

PROCESO:


Meta:


Análisis X


Denominador ≥70% ≥64% - ≤69% ≤63%

META Área No de áreas que

cumplen No total de áreas %

50% Presidencia 1 30 3,33%

50% Sede Sur 1 30 3,33%

50% Seccional Túquerres 1 30 3,33%

50% Seccional La Unión 1 30 3,33%

50% Seccional Sandoná 1 30 3,33%

50% Comunicaciones 1 30 3,33%

50% Civico Social y Veedurías 1 30 3,33%

50% Centro de Convenciones 1 30 3,33%

50% Control Interno 1 30 3,33%

50%Dirección Administrativa y

Financiera1 30 3,33%

50% Contabilidad 1 30 3,33%

50% Tesorería 1 30 3,33%

50% Presupuesto 1 30 3,33%

50% Gestión Documental 1 30 3,33%

50% Sistemas 1 30 3,33%

50% Gestión Humana 1 30 3,33%

50% Logística y almacén 1 30 3,33%

50%

Dirección planeación

institucional y competitividad

regional

1 30 3,33%

50% Calidad 1 30 3,33%

50% Estudios Económicos 1 30 3,33%

50%Dirección jurídica y de registros

públicos 1 30 3,33%

50% Registro y CAE 1 30 3,33%

50% Contratación 1 30 3,33%

50% Conciliación y arbitraje 1 30 3,33%

50%Dirección promoción y

desarrollo1 30 3,33%

50% Desarrollo empresarial 1 30 3,33%

50% Afiliados 1 30 3,33%

50% Emprendimiento 0 30 0,00%

50%Dirección comercio y relaciones

internacionales 1 30 3,33%

50% Gestión comercial 1 30 3,33%

50% PROMEDIO 29 30 96,67%

DD MM AAAA

Gestión Documental

FICHA DE INDICADOR

Código: R-GE-021



Página 1 de 2Versión: 01

CUMPLIMIENTO DIRECTRICES DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO: Asegurar el cumplimiento de las directices de gestión documental en el 90% de las áreas de la organización PERIODO

MEDICION

% de implementación de GD Fuente de Datos:Formatos: Informes de Auditorías Internas Integrales


análisis:Profesional Universitario de Gestión Documental

90%

ANALISIS

Periodicidad de:Semestral

Tipo de Indicador:Semestral

INDICE No de áreas que cumplen *100

Rangos:Total de áreas

% de Implementación del Sistema de Gestión Documental SEGUIMIENTO


En cumplimiento a la planificación establecida en Plan Anual de Transferencia, 29 áreas cumplieron con las directrices de gestión documental para el proceso de transferencia; esto representa un 97% de cumplimiento.

Las áreas de emprendimiento y gestión comercial no evidenciaron producción documental que permita adelantar un proceso de transferencia; en el caso de gestión comercial se incluyó en la transferencia de la Dirección

del Departamento de Comercio y Relaciones Internacionales.

PLAN DE ACCION

NO CONFORMIDAD/


FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA, PREVENTIVA

O DE MEJORA RESPONSABLE

0,766666667

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

Presidencia

Sede Sur

Seccional Túquerres

Seccional La Unión

Seccional Sandoná

Comunicaciones

Civico Social y Veedurías

Centro de Convenciones

Control Interno

Dirección Administrativa y Financiera

Contabilidad

Tesorería

Presupuesto

Gestión Documental

Sistemas

Gestión Humana

Logística y almacén

Dirección planeación institucional y competitividad regional

Calidad

Estudios Económicos

Dirección jurídica y de registros públicos

Registro y CAE

Contratación

Consiliación y arbitraje

Dirección promoción y desarrollo

Desarrollo empresarial

Afiliados

Emprendimiento

Dirección comercio y relaciones internacionales

Gestión comercial

PROMEDIO

META % de Implementación del Sistema de Gestión Documental

Análisis del Indicador:

Fecha de Análisis: 30 de mayo de 2017.

Según la planificación establecida en el Plan Anual de Transferencia, 29 áreas cumplieron con las directrices de gestión documental para el proceso de transferencia; esto representa un

97% de cumplimiento. Las áreas de emprendimiento y gestión comercial no evidenciaron

producción documental que permita adelantar un proceso de transferencia de manera independiente; en el caso de gestión comercial, la documentación se incluyó en la transferencia

de la Dirección del Departamento de Comercio y Relaciones Internacionales.

Finalizada la actividad, el Archivo Central recibió de los Archivos de Gestión 931 Unidades Documentales las cuales contienen 100.503 folios. Estos expedientes se incorporarán al

Archivo y continuarán con el ciclo vital del documento; en los próximos meses se adelantarán

las acciones correspondientes a la actualización de la base de datos del archivo central, identificación de los expedientes que se transferirán al archivo histórico y los que son

susceptibles de eliminación.

5.- Ajuste al Manual de Gestión Documental: Durante el mes de mayo se realizó la primera versión del Manual de Gestión Documental; se programará reunión del Comité Interno

de Archivo para la socialización y aprobación. Esta actividad se realiza en cumplimiento a las directrices establecidas desde Confecámaras en relación a la normalización de la Gestión

Documental en las Cámaras de Comercio del País. Se tomó con referencia el documento editable entregado por Lexco SA y se adoptó a la planeación e implementación específica de

la Cámara de Comercio de Pasto.

6.- Se prestó el servicio de soporte técnico en el aplicativo administrativo y contable JSP7,

durante el mes de mayo se atendieron 35 requerimientos; dichos requerimientos corresponden a correcciones de los trámites administrativos, creación de artículos en el módulo de almacén,

asignación de roles y privilegios, ajuste de la parametrización general y capacitación al nuevo

personal de la Entidad.

7.- Ajuste Plan Institucional de Archivos: Esta actividad tiene como fecha de cumplimiento el 29 de septiembre de 2017.

8.- Ajuste Sistema Integrado de Conservación de Documentos: Esta actividad tiene como fecha de cumplimiento el 29 de septiembre de 2017.

9.- Programa de Gestión Documental Fase III: El objeto contractual establecido con Lexco SA a través de Confecámaras contempla para el año 2017 los siguientes entregables:

9.1. Diseño Reglamento Interno de Archivo

9.2. Diseño Política de Gestión de Documentos

9.3. Diseño Tablero Control de Acceso 9.4. Diseño Programa de Descripción Documental

9.5. Actualización Banco de Series; Tablas de Retención Documental; Cuadro de Clasificación Documental

9.6. Acompañamiento Protocolo de Digitalización

9.7. Acompañamiento Elaboración Tablas de Retención Documental (Administrativas)

9.8. Verificación cumplimiento Programa de Gestión Documental 9.9. Verificación Cumplimiento Sistema Integrado de Conservación

La ejecución del contrato inicia en el mes de abril y finaliza en el mes de enero del 2018, según

la siguiente planificación:

GESTION TECNOLOGICA

Proyecto: Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control de

usuarios.

Eje: Fortalecimiento Institucional

IMPLEMENTACIÓN NUEVO CANAL DE INTERNET Y CONECTIVIDAD

Objetivo: interconectar oficina principal, sedes y seccionales de la Cámara de Comercio a

través de nuevos canales de conectividad e internet.

• Brindar soporte para el levantamiento de información al proveedor tecnológico.

• Analizar las principales soluciones tecnológicas que respondan a las necesidades

intercomunicativas de la institución.

• Configurar los nuevos enlaces para conectividad e internet sobre los dispositivos de la

Camara de Comercio de Pasto.

• Realizar seguimiento al nuevo acoplamiento del servicio.

LICENCIAMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

Objetivo: Actualizar el estado de licencias de todos los equipos de cómputo.

• Levantar la información de las licencias Microsoft equipo por equipo.

• Revisar el estado de activación de productos Microsoft.

• Obtener historial de productos Microsoft.

• Realizar cruce de información para verificar estado de licenciamiento por cada equipo de

la Camara de Comercio de Pasto.

• Realizar reporte de falencias y soluciones para un correcto estado de licenciamiento.

INVENTARIO EQUIPOS DE CÓMPUTO OBSOLETOS

Objetivo: Catalogar por nivel de obsolescencia los equipos de cómputo de la Camara de

Comercio de Pasto.

• Identificar los equipos de cómputo inactivos de la Cámara de Comercio de Pasto.

• Verificar el estado de cada equipo

• Verificar el valor según nivel de obsolescencia y estado.

• Generar reporte técnico de los equipos para dar de baja.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO

Objetivo: realizar el mantenimiento preventivo de los equipos informáticos de la Camara de

Comercio de Pasto con el propósito de disminuir el riesgo operativo ante elementos que

producen alteraciones en el funcionamiento del circuito eléctrico y eliminar todos los virus,

troyanos y malware que interfieren, a nivel de software, en la productividad de cada equipo.

• Identificar los equipos de cómputos activos para su respectiva limpieza.

• Seguir el procedimiento de limpieza de cada equipo de cómputo.

• Generar eventos sobre cada hoja de vida de cómputo.

• Diligenciar el formato de relación de cada equipo con su respectivo evento.

REPORTES DIGITURNO

Objetivo: generar reportes mensuales a través del sistema digiturno para el análisis de la

información contenida.

• Parametrizar la herramienta que ofrece el proveedor digiturno para la correcta generación

de reportes

• Convertir los reportes visuales a contenido editable (Excel).

GENERACIÓN BASE DE DATOS DE REGISTROS

Objetivo: proveer al departamento Juridico y de registros de la información estadística

representada en bases de datos para su procesamiento.

• Empaquetar y enviar las bases de datos al departamento juridico y de registros.

ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS CORREO MASIVO

Objetivo: mejorar la asertividad en el envío de correos masivos.

• Se identificó las bases de datos generadas por las áreas de afiliados, capacitaciones y

comunicación para la ampliación de los registros en la base de datos del correo masivo.

• Se ha desarrollado el envío de reportes por campaña.

SOPORTE TÉCNICO

Objetivo: mantener la continuidad del negocio en Camara de Comercio de Pasto.

• Realizar acciones correctivos de falla en el software de los equipos de computo

• Realizar acciones correctivas de falla en hardware de los equipos de computo

• Cambio de cartuchos de tinta en las impresoras

• Corrección de errores en el sistema de conectividad

• Corrección de errores en el servicio de internet

INDICADORES:

ESTABILIDAD DE LA CONECTIVIDAD

Se termina el ciclo con el proveedor DobleClick con algunas fallas en el servicio.

ESTABILIDAD INTERNET

Se ha cumplido a cabalidad la calidad del servicio de internet sin problema alguno.

INSTALACIÓN IMPRESORAS POS

Este indicador se superó al adquirir e instalar un número mayor de impresoras pos.

LICENCIAMIENTO EQUIPOS DE COMPUTO

Se realizó el avance en la mayoría de los equipos de cómputo para obtener toda la

información con respecto al licenciamiento.

MIGRACIÓN ELEMENTOS WEB

Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente.

INSTALACIÓN ELEMENTOS DE RED

Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente

INSTALACIÓN Y ACTUALIZACIÓN SISTEMA DIGITURNO


INSTALACIÓN SISTEMA DE ASISTENCIA


SISTEMA ESPEJO PARA EL SERVIDOR DE DOMINIO

Se configuró un ambiente virtual en Hyper-V sobre Windows server 2012 para

implementar la máquina virtual del servidor de dominio actual de la institución.

SISTEMA DE CALIFICACION A PROVEEDORES TECNOLOGICOS

Se apoyó al área de contratación para detallar el sistema de calificación a los

proveedores principales a través de la calidad del soporte.

ACTIVIDADES PENDIENTES A SU EJECUCIÓN SEGÚN CRONOGRAMA.

RENOVACION SONICWALL-UTM

Actividad por ejecutarse

MIGRACION SERVIDOR CORREO ELECTRONICO


SISTEMA DE BACKUP AUTOMATICO


SISTEMA DE BACKUP EN LA NUBE


MEJORAR SISTEMA DE CAMARAS DE SEGURIDAD


EJECUTAR MIGRACION PLATAFORMA ESET


AUTOMATIZACION HOJAS DE VIDA DE COMPUTO


SISTEMA DE REQUERIMIENTOS


ACOPLE SISTEMA CONFECAMARAS


SISTEMAS DE PQRS CENTRALIZADO


SISTEMA DE CALIFICACION A PROVEEDORES TECNOLOGICOS


CANAL DE BACKUP – INTERNET


RENOVACION TECNOLOGICA


GESTIÓN LOGÍSTICA

ACTIVIDADES DE ALMACÉN:

1. Asistencia diaria en la recepción y entrega de elementos de consumo.

TIPO DE SOLICITUD N° RECIBIDAS Y ATENDIDAS

PAPEL CERTIFICADO BLANCO 75 GR Y DE SEGURIDAD 3

PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO 37

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA 25

TOTAL SOLICITUDES DEL MES 62

2. Solicitud, trámite y ejecución de solicitudes de compras y mantenimientos:

CONCEPTO ENE FEB MAR ABR MAY VR.ACUM %

ACTIVOS 0 $938 $10.135 $2.908 $620 $14.601 17%

ASEO Y CAFETERIA $7.094 $10.411 $363 0 0 $17.868 21%

PAPELERIA Y UTILES $582 $18.865 $18.520 $1.612 $2.155 $41.734 49%

REPARACIONES $214 $6.952 $1.373 $107 $1.625 $10.271 12%

TOTAL $7.890 $37.166 $30.391 $4.627 $4.400 $84.474 100%

En mayo se realizaron 12 trámites de solicitudes de bienes y servicios, para la compra de un secador manos libres, reparación de dos portátiles, reparación de puertas, vidrios esmerilados,

pintura salón, limpieza de cortinas y adquisición de cajas para archivo central, toners y recargas.

3. Reuniones, capacitaciones y otros actividades grupales

17-05-17 Comité Evaluador de Bajas 18-05-17 Taller Gestión del Riesgo

24-05-17 Comité Evaluador de Bajas

31-05-17 Reunión mensual Departamento Administrativo 31-05-17 Capacitación orden y aseo

A continuación a manera estadística se indica el cumplimiento de actividades de Logística y

Almacén.

CUMPLIMIENTO LOGÍSTICA Y ALMACÉN

DETALLE ENE FEB MAR ABR MAY PROM

N° solicitudes ByE atendidas 51 70 95 62 62 68

N° solicitudes mantenimiento atendidas 15/19 98/100 120/120 100/100 108/108 88

Trámites compras y de mantenimientos S BYS

8 19 17 8 12 13

Capacitaciones, comités 5 14 7 5 4 7

0

20000

40000

60000

80000

100000

ACTIVOS ASEO YCAFETERIA

PAPELERIA YUTILES

REPARACIONES TOTAL

S BYS COMPRAS Y MANTENIMIENTOS 2017

ENE FEB MAR ABR MAY VR.ACUM

0

50

100

ENE FEB MAR ABR MAY PROM

5170

95

62 62 68

0 0 0 0 0

88

819 17

8 12 135

14 7 5 4 7

CUMPLIMIENTO LOGÍSTICA Y ALMACÉN 2017

N° solicitudes ByE atendidas N° solicitudes mantenimiento atendidas

Trámites compras y de mantenimientos S BYS Capacitaciones, comités

4. Informe consumos elementos de aseo y cafetería, papelería y útiles de escritorio a. Papelería y útiles de escritorio

PAPELERÍA Y ÚTILES

CONCEPTO VALOR % INVENTARIO ACUM MAYO

56.908.698 100

CONSUMOS ENE-MAY

18.492.694 33%

Con respecto al valor total de inventario, los consumos de papelería y útiles de oficina se

encuentran en un porcentaje muy normal de consumo, si se considera que en los primeros meses se debió alcanzar el 42% de consumos. Los consumos más representativos están en

elementos de Registros Públicos como calcomanías, carpetas archivo, formatos varios, resmas

de papel, lapiceros, lápices, marcadores, rollos cajeros y mouses. Además, en mayo, los consumos se redujeron en el 33% con respecto a abril de 2017.

VR. ACUM. 2016

VR. ACUM 2017

VARIACION $ 2017-

2016

% VARIACION

VAR $ /AÑO ANT

$2.335.584 $3.655.093 $1.319.509 56% $4.165.477 $7.607.252 $3.441.775 83% $5.912.776 $13.671.864 $7.759.088 131% $7.636.441 $16.564.461 $8.928.020 117% $8.795.293 $18.492.694 $9.697.401 110%

56.908.698100 18.492.69433%

0 20.000.000 40.000.000 60.000.000

VALOR

%

CONSUMOS PAPELERÍA Y ÚTILES

CONSUMOS ENE-MAY INVENTARIO ACUM MAYO

$0

$5.000.000

$10.000.000

$15.000.000

$20.000.000

ENE FEB MAR ABR MAY

VR. ACUM. 2016 $2.335.5$4.165.4$5.912.7$7.636.4$8.795.2

VR. ACUM 2017 $3.655.0$7.607.2$13.671.$16.564.$18.492.

COMPARATIVO CONSUMOS PAPELERÍA 2017-2016

VR. ACUM. 2016 VR. ACUM 2017

Estableciendo un comparativo 2017-2016, se observa que los consumos acumulados a mayo

2017 se incrementaron; situación debida al incremento en los costos de elementos y mayores consumos en las diferentes áreas de la Organización.

Para el período mayo 2017, los consumos más representativos están en carpetas de gestión

documental, formatos y rollos cajeros registros públicos, lapiceros, lápices, marcadores archivo

central, pad mouses, papel carta y mouses.

b. Elementos de aseo y cafetería.

ASEO Y CAFETERIA

CONCEPTO VALOR %

INVENTARIO ACUM MAYO

13.733.875 100

CONSUMOS ENE-MAY

4.785.147 35%

El comportamiento de gastos entre abril y mayo 2017 es uniforme. Persiste el marcado

consumo de aromáticas, azúcar, servilletas, vasos desechables, papel higiénico, vasos plásticos.

PER

IOD

O

CONSUMO ACUMULADO

2016

CONSUMO ACUMULADO

2017

VARIACION $ 2017-2016

% VARIACION VARIACION $

/AÑO ANTERIOR

ENE $ 683.040 $ 616.238 -$ 66.802 -10%

FEB $ 1.768.069 $ 1.949.444 $ 181.375 17%

MAR $ 2.815.316 $ 3.027.032 $ 211.716 20%

APR $ 4.167.790 $ 3.868.677 -$ 299.113 -22%

MAY $ 5.097.012 $ 4.785.148 -$ 311.864 -34%

13.733.875

1004.785.147

35%

0 5.000.000 10.000.000 15.000.000

VALOR

%

CONSUMOS ELEM ASEO Y CAFETERIA

CONSUMOS ENE-MAY INVENTARIO ACUM MAYO

$-

$1.000.000

$2.000.000

$3.000.000

$4.000.000

$5.000.000

$6.000.000

$683.040

$1.768.069

$2.815.316

$4.167.790

$5.097.012

$616.238

$1.949.444

$3.027.032 $3.868.677 $4.785.148

variacion consumos aseo y cafeteria2017-2016

Los consumos a mayo 2017 en comparación con la vigencia 2016, es más baja; sin embargo,

persisten los altos índices de consumo de ciertos elementos de aseo y cafetería como

aromáticas, azúcar y café en mayores proporciones, que desde Almacén no pueden controlarse, porque depende de los consumidores.

5. ACTIVIDADES DE LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO

En mayo de 2017 se atienden 108 solicitudes de mantenimiento y apoyo logístico en Almacén,

Centro de Convenciones y labores de Mensajería, procurando solucionar en un tiempo máximo

de una hora en promedio, todos los requerimientos del cliente interno.

En ejecución del plan de mantenimiento se alcanza el 7% acumulado a mayo 2017.

Las labores de mantenimiento se enfocaron al apoyo en organización y ubicación de muebles

y enseres y equipos de cómputo para dar de baja, cambios de puestos de trabajo, apoyo en mantenimiento preventivo de equipos a Sistemas, pintura del salón 2, salidas para cotizaciones,

traslado de toners e impresoras por reparación outsourcing.

Se reflejan costos por repuestos y reparaciones acumulado a mayo abril de 2017, de

$4.400.000.

Se anexa relación de mantenimientos efectuados a mayo 2017.

6. INFORME ACTIVOS FIJOS

Ingreso de activos al sistema JSP7 teniendo en cuenta las políticas contables de la

organización correspondientes al mes de mayo y plaqueteo de los mismos.

Se corrió la depreciación a mayo en el sistema tanto en entorno COL GAAP, como

en el entorno NIIF.

Se llevó a cabo la interface y generación de los comprobantes en los dos entornos.

Se realizaron los movimientos y salidas de activos del almacén correspondiente al

mes de mayo, tal y como se presentó la necesidad.

Se realizó la actualización de inventarios en las diferentes áreas en las que se llevó a

cabo movimientos o rotación de inventarios.

Se visitó las sedes de La Unión, Sandoná y Túquerres, para el plaqueteo de los

activos que no contaban con placa y se levantó actas individuales a los funcionarios

de estas sedes. Se hizo la verificación del estado de los activos para poder dar de baja

aquellos que se encuentran en mal estado y darles destinación final a algunos activos

que se encuentran aún en las sedes y ya están dados de baja.

Se preparó los listados de los activos a dar de baja en la sede principal y en la sede

sur por su mal estado o por su estado de obsolescencia, activos que se encuentran en

el almacén, en el piso 11 y en la bodega del centro de convenciones.

Se entregó los listados al área de sistemas para la evaluación y conceptos técnicos

para el comité evaluador de bajas.

Se determinó el estado de los muebles y enseres a dar de baja al igual que el precio

de referencia para la venta con acompañamiento del encargado de mantenimiento el

señor CARLOS EMILIO ORTEGA.

Se participó en dos reuniones del comité de bajas los días 17 y 24 de mayo.

Se asistió a la reunión del departamento administrativo y financiero para rendir el

informe del primer cuatrimestre.

Se asistió a la capacitación en orden y aseo programada por el área de Gestion

humana 31 de mayo de 2017.

7. INDICADORES

7.1. CONTROL CONSUMO INSUMOS: ELEMENTOS ASEO Y CAFETERIA

7.2. CONTROL CONSUMOS INSUMOS: PAPELERÍA Y ÚTILES DE OFICINA

7.3 OPORTUNIDAD EN LA RESPUESTA A SOLICITUDES DIARIAS DE MANTENIMIENTO

7.4 CUMPLIMIENTO MANTENIMIENTO SOLICITUDES DIARIAS

7.5. CUMPLIMIENTO MANTENIMIENTOS ESTABLECIDOS EN PLAN ANUAL

7.6. NÚMERO DE ACTIVOS NUEVOS

7.6. ACTUALIZACION DE ACTIVOS FIJOS EN JSP7

7.7. CONCILIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS NUEVOS

7.8. OPORTUNIDAD INFORME DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS

Gestión Humana

1. Cumplimiento Plan de Capacitaciones

En el cumplimiento del plan de capacitaciones en el mes de mayo no se realizaron

capacitaciones que se encuentren dentro de la planeación, el plan se tiene contemplado

empezar a ejecutar desde el mes de junio, esta ejecución se realizará periódicamente hasta

diciembre.

2. Cumplimiento del Perfil del Cargo

En relación al indicador de cumplimiento de perfil, esta medición se hace trimestralmente

contemplando los cambios que se presentan en la organización. La próxima medición se realiza

en el mes de Junio.

3. Ejecución del SGSST

A la actualidad se realizó la revisión del informe final, de los procedimientos, de los anexos y

de la documentación entregada por parte de Halligan, se realizó la reunión de entrega de todos

los archivos a la responsable del SGSST quien se encargará del diligenciamiento y

administración de la documentación.

En relación a este tema, la responsable del SG-SST elaboró el cronograma de trabajo, el cual

desarrollará a lo largo del tiempo del contrato, se hicieron las revisiones pertinentes para que

se ajuste lo correspondiente y desarrolle las actividades.

De las actividades realizadas en el mes de mayo se encuentran, diseño de la encuesta de clima

organizacional, organización de la elección de comités y revisión de algunos procedimientos y

documentación entregada por Halligan.

4. Levantamiento Agendas de Integración

Para el mes de mayo no se resentaron rotaciones internas, el indicador queda con los

resultados de la medicion actual. Al respecto del tema de la rotación, se está trabajando en

un nuevo indicador que permita medir la rotación del personal de la organización en cuanto a

salida y entrada del personal.

5. Cumplimiento de Horario Laboral

En relación al cumplimiento del horario laboral, el indicador para el mes de mayo es del 2.44.

En relación al mes anterior se aumentó en un 0,06. El crecimiento es poco significativo, sin

embargo, se observan casos críticos que requieren intervención.

6. Ausentismo Laboral

El indicador de ausentismo laboral está en un 5,13 %. Respecto del mes anterior el indicador

aumentó en un 2,69%, se evidencia con relacion al mes anterior la cantidad de permisos

personales aumentaron y mas permisos por salud se solicitaron de jornadas completas.

Para poder realizar un análisis mas especifico se modificaron aspectos de la matriz de

ausentismo y se puede evidenciar que el valor que le implica a la organización de los

ausentismos personales y de salud es: $ 1.131.710.

Se presentaron 38 solicitudes de permiso PERSONALES, 48 solicitudes por motivos de SALUD,

26 solicitudes de compensatorios entre jornadas por cumpleaños y por trabajo en temporada

y 46 solicitudes por permisos laborales.

En relacion a los permisos solicitados por departamento se tiene la siguiente relación,

Departamento Administrativo y Financiero 39 solicitudes.

Departamento Juridico y de Registros Publicos 26 solicitudes.

Departamento Planeación Institucional 8 solicitudes.

Presidencia Ejecutiva 10 solicitudes.

Departamento de Promoción y Desarrollo 4 solicitudes.

Para los anteriores datos solo se tuvo en cuenta los permisos de salud y laborales.

7. Cumplimiento del Programa de Inducción

El programa de inducción se ha desarrollado tal cual se ha presentado las novedades de

contratación y rotación.

8. Oportunidad Pago de Nómina

En cuanto a este indicador se implementó un formato de radicación para evidenciar las

fechas en las que cada área responsable en el proceso de pago de nómina hace su proceso.

Para el mes anterior se radicó el día 24 de mayo en la oficina de contabilidad y el pago se

realizó el 26 del mismo mes.

9. Cumplimiento del Plan de Vacaciones

Actualmente el plan de vacaciones ya fue elaborado, presentado y aprobado por la

presidencia ejecutiva para ser publicado a los funcionarios de la organización.

10. Diseño Plan de Pares de la Institución

El plan de pares está relacionado con el plan de vacaciones, al respecto ya se realizaron los

memorandos de notificación para todo el personal y fueron entregados.

11. Cumplimiento del plan de bienestar

Para el mes de mayo se realizó:

- Celebración día de la madre

- Celebración desayuno de cumpleaños

- Desarrollo de pausas activas.

- Actividad de promoción con la empresa Relive.

Cordialmente,

Alvaro Andrés Portilla Montenegro Director Administrativo y Financiero

Camara de Comercio de Pasto. Copia: Archivo Departamento Administrativo y Financiero.

INFORME DE GESTION DIRECCION … DE GESTI… · Presentación de los Estados Financieros bajo NIIF...

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