Inducción sistema de gestiòn integral

INDUCCIÓN SGIINDUCCIÓN SGI

Brindar información acerca del SGI a los colaboradores nuevos de planta, para lograr que reconozcan la importancia del cumplimiento de las directrices del SGI como medio para asegurar:

•Su aporte a las directrices organizacionales.•Su contribución a la satisfacción del cliente•El éxito de las Auditorias•La mejora continua de la eficacia del SGI

OBJETIVO

Dirección Nacional SGIGerencia de planeación de mejoramiento

http://www.serviasesorias.com.co/

Es un sistema de Gestión que se fundamenta en la integración de los requisitos de mas de dos normas, cubriendo todos los aspectos del negocio, desde la calidad del Servicio y la satisfacción del cliente, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de desempeño, que le permiten a la organización demostrar su compromiso hacia todas las partes interesadas y no solo hacia el cliente.

QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO


Satisfacción del Cliente.

ALCANCE DE CADA SISTEMA DE GESTIÓN

Contamos con un Sistema de Gestión Integral certificado en 3 normas desde el año 2006, por BVQi.


POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO EN CALIDAD,SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y GESTIÓN AMBIENTAL

En S&A SERVICIOS Y ASESORIAS, ejecutamos la prestación de los servicios promoviendo y exigiendo a las partes involucradas en la operación, el cumplimiento de la normatividad legal vigente, aplicable a nuestras actividades y directrices propias de calidad. Seguridad y Salud en el trabajo y Gestión Ambiental, para asegurar la implementación y mantenimiento del sistema de gestión integrado garantizando la satisfacción del cliente, la gestión de riesgos laborales e impactos ambientales en conformidad permanente con lo dispuesto por la ley además de los requisitos suscritos de otra índole.

La gerencia además promueve la presentación de servicios especializados enmarcados dentro de la operación de cada línea de servicios comprometida con las siguientes prácticas:

•Satisfacer las necesidades y requisitos de los clientes a través de la gestión de nuestros procesos.•Propender por la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, para establecer los controles orientados a la prevención de accidentes y enfermedades laborales, promoción de la calidad de vida laboral y evitar daños a la propiedad.•Comunicar esta política integral para promover la participación y colaboración de todos los trabajadores independiente de su nivel de responsabilidad, autoridad y de su forma de contratación, todo lo anterior incluyendo contratistas y visitantes.•Crear compromiso y responsabilidad en todos los niveles hacia la protección de la seguridad y salud de nuestros colaboradores, el autocuidado, la identificación de los peligros, la prevención del consumo de alcohol, tabaco y sustancias psicoactivas.•Dar cumplimiento al plan estratégico de seguridad vial para garantizar la prevención de accidentes en las vías públicas.•Identificar los aspectos y valorar los impactos ambientales significativos derivados de la prestación del servicio, para establecer los controles operacionales enfocados a lograr la toma de conciencia sobre la protección del medio ambiente.•Realizar un esfuerzo permanente hacia el logro de la mejora continúa de la eficacia, el mantenimiento de los estándares establecidos, el cumplimiento de la cultura organizacional y el respaldo económico al sistema de gestión integrado.

GERENCIA S&A 15 de Diciembre de 2016Dirección Nacional SGI

Gerencia de planeación de mejoramiento

SELECCION CONTRATACION

GERENCIAL

CLIENTE

Y

PARTES

INTERESADAS

CLIENTE

Y

PARTES

INTERESADAS

RED DE PROCESOS S&A SERVICIOS Y ASESORIAS

COMERCIAL

Procesos Estratégicos

Procesos de Operación

Procesos de Apoyo

NOMINA Y FACTURACION

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PAGO

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SISTEMA DE

GESTION INTEGRAL

GESTION AMBIENTAL

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIO

NAL

FECHA EMISION: 06-08-2015:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\0-DOCUMENTOS DEL SGI\SYA\SGI\Manual del SGI y Matrices

MANUAL DEL SGI

CONTROL DE DOCUMENTOS

:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\0-DOCUMENTOS DEL SGI

(*) Solo algunos procesos

Todos estos documentos son considerados copias controladas (versiones vigentes) de las actividades estandarizadas por cada proceso, están en formato PDF, se encuentran en la siguiente ruta

La Estructura Documental de un Proceso esta conformada por documentos de diferentes tipos:


TRAMITE SOLICITUDES DE ELABORACION, CAMBIO O ANULACION DE DOCUMENTOS

Para la elaboración de nuevos documentos, el cambio o anulación de documentos existentes el SGI tiene establecido el procedimiento SGI-PRO-001 y en resumen la forma de gestionar estas solicitudes es:

Todas estas actividades siempre bajo el logro del consenso nacional, con la participación de todos los involucrados en todos

los niveles.Dirección Nacional SGI

Gerencia de planeación de mejoramiento

CONTROL REGISTROS

Los registros son documentos que proporciona evidencia de actividades desempeñadas y presentan resultados obtenidos en la gestión de un proceso.

Por esta razón debemos darle la adecuada Protección y preservación de daño o deterioro, asegurar el control de su Identificación, Almacenamiento, Protección, Recuperación, tiempo de retención y disposición. El SGI cuenta con el control de Registros ubicado en la ruta:

:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\0-DOCUMENTOS DEL SGI\SGI.

Como no se permite tachones, ni corrector, el procedimiento SGI-PRO-001 establece el siguiente método de corrección. Con el registro de la firma de corrección ( la inicial de su primer nombre, un punto y su apellido), al momento de la inducción todo colaborador puede realizar hasta tres correcciones en un documento, así por ejemplo:

Al registrar el numero de cedula de un colaborador N° 66.888.520, se escribe por error 66.888.205 se debe corregir de la siguiente manera, trazar una línea trasversal sobre el dato errado, ubicar entre paréntesis un asterisco al lado de este dato, llevar al pie de pagina el dato correcto//la firma de correcciones//fecha en que se realiza//causa de corrección así:


QUEJAS, RECLAMOS Y PETICIONES

• Cualquier colaborador puede atender una Q/R/P y lo debe Reportar al SGI, a través de un ticket, quienes llevan al control la descripción textual de lo expresado por quien reporto y lo y direcciona a quien deba solucionarlo. A través de la pagina web www.serviasesorias.com.co también se reciben estos reportes.

• El tiempo máximo para ATENDERLOS es de 2 días, sin que esto implique estrictamente solucionar.


GESTIÓN DE ACCIONES

RUTA UBICACIÓN DE ACCIONES:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\DOCUMENTOS USO COMUN\3-ACCIONES

T IPOS DE ACCIONT RAMITE


El Procedimiento SGI-PRO-005 consta de tres capítulos que dan respuesta a requisitos de la norma ISO 9001 y se revisaran a continuación.

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACION UNICA, TRAZABILIDAD, PROPIEDAD DEL CLIENTE Y PRESERVACION DE LOS ELEMENTOS NECESARIOS EN LA PRESTACION DEL SERVICIO


CAPITULO A: IDENTIFICACION UNICA Y TRAZABILIDAD DEL SERVICIO

Trazabilidad:Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

Para hacer trazabilidad es necesario contar con una Identificación Única de los servicios.

Identificación ÚnicaHerramienta establecida en la empresa, que se conforma por datos, los cuales se registran en los documentos relacionados con la prestación de un servicio y facilitan el control y seguimiento de los procesos.


Los datos que conforman la Identificación Única en la empresa son:


DATOS QUE CONFORMAN LA IDENTIFICACION UNICA

CAPITULO B: PROPIEDAD DEL CLIENTE

Para asegurar la protección y manejo confidencial de la propiedad del cliente a la que tiene acceso los colaboradores de planta, inclusive la propiedad intelectual, se firma el COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD DE COLABORADOR al momento de ser contratado.

Para la protección en medio físico o archivo electrónico de los documentos y registros que sean propiedad del cliente se preservaran de daño o deterioro y de un inadecuado manejo a través de las directrices contenidas en el procedimiento de control de documentos y registros del SGI.

Considerando los compromisos establecidos en el contrato para algunos clientes se considera también propiedad del cliente las siguientes:- Dotación - Elementos, máquinas / equipos / vehículos / software entregados al colaborador en misión para desempeñar su función, incluyendo EPP’S.

Para estos bienes el responsable de compras, el responsable del cliente y/o el supervisor que los reciban del cliente, dejan registrado el estado de recibo, el manejo que le darán y conservan esta evidencia en el archivo del proceso que lo genere.


CAPITULO C: PRESERVACION DE LOS ELEMENTOS NECESARIOS EN LA PRESTACION DEL SERVICIO

Dentro de la prestación del servicio se hacen necesarios documentos para demostrar la competencia, realizar el proceso de selección o de contratación, reportar las novedades de nomina, que son suministrados por los colaboradores entre otros, los cuales son parte constitutiva y necesaria para la prestación de los servicios como son:

· Hoja de vida. Copias de Documentos de identidad propios y de sus familiares· Pruebas Psicotécnicas· Registro de aptitud· Evaluación médica ocupacional· Contrato· Afiliaciones· Comunicaciones relacionadas con su desempeño

Entre otros documentos constitutivos de la historia laboral de cada colaborador, por tal motivo se garantiza la preservación de estos documentos a través de un adecuado almacenamiento y cuidado de acuerdo a lo estipulado en el procedimiento del control de documentos y registro del SGI y en el ACUERDO DE TRATAMIENTO DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012.


QUE ES Y COMO SE CONTROLA• Es aquel que no cumple con los requisitos

especificados.• Los procesos que generan entregables al cliente son:

SEL, NYF Y SAC, por lo que deben asegurar su control y manejo para asegurar la satisfacción del cliente. A los demás procesos se le miden los servicios NC a través de las Q Y R.

• Para los SAC se mide en la verificación de cumplimiento de cronograma del proyecto.

• Para el control del Servicio No Conforme se utiliza el SGI-FOR-020 y mensualmente se analiza la necesidad de generar una acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo a la ocurrencia o impacto de las situaciones no conformes para los procesos de SEL y NYF.

• Se hace análisis del comportamiento de este indicador como información para la revisión gerencial.

CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME (SGI-PRO-006)


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