Gestiòn por Competencias - ITFIP
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1 ERIKA TATIANA REYES HERNANDEZ TATIANA RODRIGUEZ PRADA MARLY PAOLA VARGAS SAENZ INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR “ITFIP” ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA TECNOLOGIA EN GESTION EMPRESARIAL GESTION POR COMPETENCIAS EL ESPINAL – TOLIMA 2013
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La gestión de competencias esta ligada directamente con el talento humano de la organización, tomando como punto de referencia para la realización de este trabajo a la Institución de Educación Superior - ITFIP, recopilamos aspectos en los que aplicamos nuestros conocimientos como técnicas en procesos administrativos y estudiantes de tecnología en gestión empresarial. Encontraran temas como: mapa funcional, manual de funciones, manual de procedimientos, ficha técnica de estandarizacion entre otros aspectos que encierra la gestión por competencias.
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1
ERIKA TATIANA REYES HERNANDEZ
TATIANA RODRIGUEZ PRADA
MARLY PAOLA VARGAS SAENZ
INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR “ITFIP”
ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
TECNOLOGIA EN GESTION EMPRESARIAL
GESTION POR COMPETENCIAS
EL ESPINAL – TOLIMA
2013
2
Tabla de contenido INTRODUCCION ........................................................................................................................................ 3
1. MISIÓN ................................................................................................................................................ 5
2. VISIÓN ................................................................................................................................................. 6
3. ORGANIGRAMA OPERACIONAL ................................................................................................... 7
4. TALENTO HUMANO ......................................................................................................................... 8
4.1. Metodología De Contratación ........................................................................................................... 8
4.2. Tipos De Contratación ...................................................................................................................... 8
4.3. Carrera Empresarial ........................................................................................................................ 10
5. MODELO DE ACTA DE REUNION ................................................................................................ 11
............................................................................................................................................................ 11
6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .............................................................................................. 13
7. MAPA DE FUNCIONES ................................................................................................................... 14
.................................................................................................................................................................... 15
.................................................................................................................................................................... 15
8. FICHA TECNICA DE ESTANDARIZACION ................................................................................. 16
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS TECNOLOGICOS: .................................................................. 18
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS TECNOLOGICOS: .................................................................. 19
9. MANUAL DE FUNCIONES ............................................................................................................. 21
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS TECNOLOGICOS: .................................................................. 23
10. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................................................................. 24
CONCLUSIONES ...................................................................................................................................... 33
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ........................................................................................................ 35
3
INTRODUCCION
La gestión por competencias empleada en la administración de los recursos humanos,
comprende la necesidad inmediata de optimizar y aprovechar las habilidades, destrezas,
conocimientos, actitudes y aptitudes de un colaborador, y así operarlas de la manera más
adecuada y concurrente posible en el medio, para dicha cuestión este trabajo se inclina por
tomar como ejemplo la Institución de Educación Superior – ITFIP, donde de una u otra manera
la totalidad de sus propósitos en motivación y del buen manejo de su talento humano es dirigido
a la profesionalidad que toma la institución ante la sociedad, como consecuencia a esta
investigación, se busca esclarecer y exponer la metodología que aplican con los profesores,
directivos y funcionarios en esta institución, tanto en su trayectoria profesional cuando se hace
énfasis desde su contratación y el de su desarrollo personal cuando es conducente a la carrera
profesional y las oportunidades que a esta se les brinda.
Es de destacar que en primera instancia se entabla el conocimiento de manera global de la
misión y la visión de la institución, encaminada en la búsqueda de su progreso, mostrando lo que
ofrece momentáneamente, de esta misma manera exhibe la estructura organizacional por
procesos en el organigrama operacional, dando a conocer la forma por la cual está compuesta
dicha institución y la manera en que se esclarece la conformación y ubicación de su talento
humano junto con las actividades encaminadas a dichas profesiones u oficios.
Adicionalmente por medio de este trabajo se busca comprender, analizar y aprender la
importancia de un mapa de funciones o mapa funcional y recordar el valor de un manual de
4
funciones; en cuanto al mapa funcional se puede reconocer que es necesario para cada puesto de
trabajo de esta forma la persona que ocupe determinado cargo estará en capacidad de cumplir el
propósito clave por medio del cumplimiento de las contribuciones individuales que a su vez
ayudaran a cumplir las funciones claves, en el instante en que una persona alcanza la
optimización del propósito principal está ayudando a la Institución a escalar hacia el
cumplimiento de su misión.
En este escrito se desglosa sobre el área de Bienestar Universitario de la Institución de
Educación Superior - ITFIP, redactando la importancia de la misma y mencionando las pautas
para que el propósito de esta se cumpla, se representa una ficha técnica de estandarización que
ayuda a definir el criterio de desempeño, el conocimiento, el campo de aplicación y evidencias
de cada contribución individual y que conjuntamente contribuirá al desarrollo del manual de
funciones.
Adicionalmente se destaca en un manual de procedimientos el valor del puesto de trabajo del
director del Bienestar universitario de la Institución, mencionando tres de sus funciones y como
ellas deben ser procesadas, en primera estancia se encuentra la realización de actividades
relacionadas con la salud física y emocional de las personas que componen la comunidad
universitaria, la planeación, coordinación y control del programa de electivas, llevando el
archivo de notas y estadísticas semestrales y en tercer lugar la presentación de informes
trimestrales al Consejo Académico sobre las acciones desarrolladas. En dicho manual de
procedimientos se redacta un objetivo y el alcance de cada función y se establece el debido
procedimiento nombrando los encargados del desarrollo de cada uno de los pasos a seguir.
5
1. MISIÓN
El ITFIP como Institución de Educación Superior, forma integralmente al ser humano por
competencias a través de programas académicos y servicios para generar, transformar, aplicar y
difundir conocimientos y tecnologías en la solución a necesidades del entorno regional y
nacional.
6
2. VISIÓN
Al 2019 el ITFIP será una institución universitaria que forme con calidad, responsabilidad
social y ambiental, mediante programas académicos acreditados de alta
calidad, dándole oportunidad a la sociedad que genere un proyecto de vida que transforme su
entorno y contribuya al desarrollo regional y nacional en un contexto internacional.
7
3. ORGANIGRAMA OPERACIONAL
8
4. TALENTO HUMANO
4.1. Metodología De Contratación
La empresa realiza una contratación directa, abriendo concursos cuando se encuentran
vacantes, mediante resolución.
Referente a los funcionarios, se rigen bajo la Ley 909 de 2004, Por la cual se expiden normas
que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia publica, y se dictan otras
disposiciones.
Al hablar de los docentes la contratación se hace basándose en el acuerdo número 032
(Diciembre 21 de 2005), Por el cual se adopta el Estatuto Docente del INSTITUCION
TOLIMENSE DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL – ITFIP.
Teniendo en cuenta este acuerdo se menciona que, los docentes de tiempo completo o medio
tiempo podrán ejercer temporalmente funciones administrativas cuando la entidad lo requiera.
4.2. Tipos De Contratación
De acuerdo con el tipo de vinculación los docentes de la institución, podrán ser de:
Por horas catedra
9
De medio tiempo
De tiempo completo
Ocasionales
Provisionales
La vinculación del personal docente del ITFIP, podrá ser:
Por nombramiento en la planta de personal docente:
De carrera: Es profesor de carrera la persona natural inscrita en el escalafón docente de la
institución, de acuerdo con los requisitos establecidos en el reglamente. Su vinculación será por
concurso público de méritos y mediante nombramiento.
En periodo de prueba: Docentes nombrados de planta de medio tiempo o tiempo completo,
previo concurso de méritos durante los primeros cuatro meses de vinculación.
Por vinculación especial:
De catedra: Son aquellos docentes vinculados por hora catedra para un periodo académico.
Ocasional: Son docentes ocasionales aquello que con dedicación de tiempo completo o medio
tiempo, sean requeridos transitoriamente por la institución para un periodo inferior a un año.
En provisionalidad: Mientras se provee el cargo en propiedad por concurso de méritos, o para
suplir ausencias temporales de docentes.
10
4.3. Carrera Empresarial
Los funcionarios y/o docentes, tienen oportunidad de ascender inscribiéndose en los
momentos en que se presente concurso para ocupar un determinado cargo que se encuentre
vacante.
A los colaboradores de la entidad se les brindan capacitaciones, en diversas oportunidades.
En lo referente al estudio, pueden solicitar estímulos educativos utilizando los convenios que
oferta la Institución, y solicitar créditos.
11
5. MODELO DE ACTA DE REUNION
ACTA No.
__ de 20__
FECHA: __
de ______ de
20__
HORA INICIO:
__:__ __
HORA
FINALIZACION:
__:__ __
LUGAR:
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
OBJETIVO DE LA REUNIÓN:
RESPONSABLES DE LA REUNION:
CONVOCADOS / ASISTENTES
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO – DEPENDENCIA ASISTIO
SI NO
Se escribe
el número
de acta y el
año.
Fecha de la
reunión
DD/Mes/A
AAA
Hora en la que inicia la reunión
y hora en la que finaliza,
especificando A.M o P.M
Lugar en que se realiza la
reunión
Lo que se pretende obtener con la
reunión.
Nombres y apellidos de las personas responsables de
la reunión, seguidos de su cargo.
Nombres y apellidos de
las personas convocadas
a la reunión
Cargo y dependencia a la
que pertenece cada
convocado, por orden
jerárquico
Si la persona
convocada
asistió o no a
la reunión, se
marca con
una X, en la
casilla
correspondie
nte
12
En la reunión se tomaron las siguientes decisiones:
AGENDA
DESARROLLO DE AGENDA
ANEXOS NO (_) SI (_)
ELABORO:
REVISO :
En constancia firman:
PRESIDENTE DE LA REUNION SECRETARIO (A) DE LA REUNION
_______________________________ ______________________________
Los puntos previamente establecidos y que deben desarrollarse en el transcurso de la
reunión.
Como se desarrollaron las actividades durante la reunión, los aspectos más importantes.
Establecer en que instante se finaliza la primera sesión, y que puntos se trataron en ella.
Especificar a que hora se inicia la segunda sesión, y la hora en que finaliza la reunión.
Si existen anexos o no, se debe marcar con
una X según corresponda
Nombres y apellidos de la persona que elaboro el acta
Nombres y apellidos de la persona que verifico el acta
Firma Firma
Nombres y apellidos de quien preside la
reunión
Cargo – Dependencia o área
Nombres y apellidos de quien toma apuntes
de la reunión
Cargo – Dependencia o área
13
6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
En el siguiente cronograma se estipula el plan de trabajo para elaborar el mapa de funciones.
ACTIVIDADES
DURACION (EN
FECHAS, NUMERO DE
SESIONES, 4 SESIONES POR
SEMANA)
RESPONSABLES PRODUCTO
Elaboración del
propósito principal
para el mapa de
funciones
Inicio de sesiones:
18/10/2013
2 sesiones
Una por hora (2hrs)
Jefes del área y
vicerrectoría
académica.
Primera parte del
mapa de funciones.
Elaboración
funciones claves y
funciones
individuales del mapa
funcional
10 sesiones
De (3hrs) por sesión
Fin de sesiones:
03/11/2013
Recursos Humanos,
profesionales y
asesores de la
dependencia.
Mapa funcional
terminado.
14
7. MAPA DE FUNCIONES
1. Buscar una
consolidación para
la formación de la
cultura
democrática y
ciudadana
2. Desarrollar
programas de
prevención y servicios
de salud, como garantía
al bienestar de toda la
comunidad
3.1 Organizar
congresos, seminarios,
actos culturales,
deportivos, recreativos,
de integración y
cooperación,
gestionando la
satisfacción de las
necesidades de la
comunidad.
1.1 Definir métodos de
participación ciudadana
dentro de las decisiones
de la institución en busca
de alguna reforma o
actividad estratégica.
1.2 Apoyar la
fomentación de desarrollo
en proyectos, planes,
programas y actividades
dirigidas a mejorar la
comunicación efectiva
entre las personas y
dependencias, en el clima
organizacional.
2.1 Realizar actividades
relacionadas con la salud
física y emocional de las
personas que componen
la comunidad
universitaria.
2.2 Planear y ejecutar el
programa de electivas.
3. Coordinar con las
diferentes
dependencias la
realización de
proyectos, planes,
programas y
actividades.
15
4. Planear, promover
y organizar la
conformación de
grupos institucionales
en todas las áreas que
integran el Bienestar
Universitario
4.1 Administrar y
responder por los
recursos asignados y
utilizarlos exclusivamente
en los proyectos, planes
programas y actividades
de Bienestar
Universitario.
4.2 Desarrollar
programas preventivos en
salud física, mental,
afectiva, espiritual y
ambiental. (Acuerdo 001
del 26 de Noviembre de
2002 expedido por el
Consejo Académico).
3.2 Presentar informes
trimestrales al Consejo
Académico sobre las
acciones desarrolladas.
16
8. FICHA TECNICA DE ESTANDARIZACION
Título de la NCL
1. Buscar una Consolidación para la
formación de la cultura democrática y
ciudadana.
TITULO DEL ELEMENTO DE
COMPETENCIA
1.1 Definir métodos de participación
ciudadana dentro de las decisiones de la
institución en busca de alguna reforma o
actividad estratégica.
1.2 Apoyar la fomentación de desarrollo en
proyectos, planes, programas y actividades
dirigidas a mejorar la comunicación efectiva
entre las personas y dependencias, en el clima
organizacional.
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TITULO DE LA NORMA
Buscar una Consolidación para la formación
de la cultura democrática y ciudadana.
TITULO DEL ELEMENTO DE
COMPETENCIA LABORAL
Definir métodos de participación ciudadana
dentro de las decisiones de la institución en
busca de alguna reforma o actividad
estratégica.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSION
ESENCIALES
Supervisión y control del Buzón de
sugerencias, quejas y reclamos registrando y
gestionando la solución.
Verificación de la Participación de los
estudiantes en la elección de su
representante al consejo de facultad, consejo
directivo y consejo académico.
Control de la participación de los
funcionarios, docentes y estudiantes, en los
procesos de Votación para la elección del
rector de la institución.
Ejecución de la elección de representante de
los egresados llevada a cabo por los
estudiantes y egresados de la institución.
1. Previo conocimiento del Reglamento
Estudiantil del Instituto Tolimense de
Formación Técnica Profesional – ITFIP –
según el acuerdo 033.
18
RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS
TECNOLOGICOS:
Manual
Lugar: Institución de Educación Superior –
ITFIP.
DESEMPEÑO: Ejercicios simulando las
actividades en el puesto de trabajo, sobre los
métodos de participación ciudadana dentro de
las decisiones de la institución en busca de
una reforma o actividad estratégica
previamente determinada.
CONOCIMIENTO: Prueba oral sobre los
conocimientos esenciales.
PRODUCTO: Un documento en donde se
estipulen los métodos de participación
ciudadana dentro de las decisiones de la
institución, su procesamiento y las soluciones
de mutuo acuerdo entre estudiantes,
funcionarios, docentes y directivas.
19
TITULO DE LA NORMA
Consolidar la formación de la cultura
democrática y ciudadana.
TITULO DEL ELEMENTO DE
COMPETENCIA LABORAL
Apoyar la fomentación de desarrollo en
proyectos, planes, programas y actividades
dirigidas a mejorar la comunicación efectiva
entre las personas y dependencias, en el clima
organizacional.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSION
ESENCIALES
Servicios complementarios que garantizan
el bienestar de la comunidad académica de
la institución en especial de los estudiantes.
Ofreciendo y administrando los servicios de
salud como: medico, odontológico,
psicológico, y de asesoría espiritual.
Encargada de tratar el control de los
encuentros deportivos, servicio de gimnasia,
encuentros culturales, competencias de
saber y encuentro de egresados.
Previo conocimiento del Reglamento
Estudiantil del Instituto Tolimense de
Formación Técnica Profesional – ITFIP –
según el acuerdo 033.
RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS
TECNOLOGICOS:
Manual
Lugar: Institución de Educación Superior –
DESEMPEÑO: Observaciones directas del
proceso de apoyo a la fomentación de
desarrollo en proyectos, planes, programas y
actividades dirigidas a mejorar la
20
ITFIP. comunicación efectiva entre las personas y
dependencias, en el clima organizacional.
CONOCIMIENTO: Prueba escrita sobre los
conocimientos y comprensiones esenciales.
PRODUCTO: Un informe donde se redacten
los resultados de la fomentación de proyectos,
planes, programas y dependencias, en el clima
organizacional.
21
9. MANUAL DE FUNCIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: Director Área de Bienestar Universitario
Estudio o nivel académico: Licenciado en Educación Física; Psicólogo.
Cargo del jefe inmediato: Vicerrector Académico
Departamento: Bienestar Universitario
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Promover el desarrollo físico, psico-afectivo, espiritual y social para toda la comunidad
institucional de acuerdo a sus atribuciones y marcos legales de la Institución de Educación
Superior ITFIP.
III. DESCRICION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Buscar una consolidación para la formación de la cultura democrática y ciudadana
2. Desarrollar programas de prevención y servicios de salud, como garantía al bienestar de
toda la comunidad.
3. Coordinar con las diferentes dependencias la realización de proyectos, planes, programas
y actividades.
4. Planear, promover y organizar la conformación de grupos institucionales en todas las
áreas que integran el Bienestar Universitario.
IV. CONTRIUCIONES INDIVIDUALES
1.1 Definir métodos de participación ciudadana dentro de las decisiones de la institución en
busca de alguna reforma o actividad estratégica.
22
1.2 Apoyar la fomentación de desarrollo en proyectos, planes, programas y actividades dirigidas
a mejorar la comunicación efectiva entre las personas y dependencias, en el clima
organizacional.
2.1 Realizar actividades relacionadas con la salud física y emocional de las personas que
componen la comunidad universitaria.
2.2 Planear y ejecutar el programa de electivas.
3.1 Organizar congresos, seminarios, actos culturales, deportivos, recreativos, de
integración y cooperación, gestionando la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
3.2 Presentar informes trimestrales al Consejo Académico sobre las acciones desarrolladas.
4.1 Administrar y responder por los recursos asignados y utilizarlos exclusivamente en los
proyectos, planes programas y actividades de Bienestar Universitario.
4.2 Desarrollar programas preventivos en salud física, mental, afectiva, espiritual y ambiental.
(Acuerdo 001 del 26 de Noviembre de 2002 expedido por el Consejo Académico).
V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
1.1.1 Supervisión y control del Buzón de sugerencias, quejas y reclamos registrando y
gestionando la solución.
1.1.2 Verificación de la Participación de los estudiantes en la elección de su representante al
consejo de facultad, consejo directivo y consejo académico.
1.1.3 Control de la participación de los funcionarios, docentes y estudiantes, en los procesos de
Votación para la elección del rector de la institución.
1.1.4 Ejecución de la elección de representante de los egresados llevada a cabo por los
estudiantes y egresados de la institución.
2.1.1 Servicios complementarios que garantizan el bienestar de la comunidad académica de la
23
institución en especial de los estudiantes. Ofreciendo y administrando los servicios de
salud como: medico, odontológico, psicológico, y de asesoría espiritual.
2.1.2 Encargada de tratar el control de los encuentros deportivos, servicio de gimnasia,
encuentros culturales, competencias de saber y encuentro de egresados.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS
1. Previo conocimiento del Reglamento Estudiantil del Instituto Tolimense de Formación
Técnica Profesional – ITFIP – según el acuerdo 033.
VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
1.1.1.1 DESEMPEÑO: Ejercicios simulando las actividades en el puesto de trabajo, sobre los
métodos de participación ciudadana dentro de las decisiones de la institución en busca de
una reforma o actividad estratégica previamente determinada.
2.1.1.1 DESEMPEÑO: Observaciones directas del proceso de apoyo a la fomentación de
desarrollo en proyectos, planes, programas y actividades dirigidas a mejorar la comunicación
efectiva entre las personas y dependencias, en el clima organizacional.
RANGO O APLICACIÓN
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS TECNOLOGICOS:
Manual
Lugar: Institución de Educación Superior – ITFIP.
24
10. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código:
0001
Realizar actividades relacionadas con la salud
física y emocional de las personas que componen
la comunidad universitaria.
Página 1 de 3
Objetivo: Incentivar a la comunidad universitaria para que participen voluntariamente en las
diferentes actividades físicas, recreativas y de salud que ayudan propiciar el ejercicio ético en las
actividades del individuo, contribuyendo a la creación de compañerismo, impactando de forma
positiva en la vida de los estudiantes.
Alcance: Comprende a los estudiantes de la Institución de Educación Superior - ITFIP.
Diagrama Descripción Responsable
Identificación de actividades y eventos a
realizar durante el siguiente semestre.
Coordinador
del área
Identificación de necesidades,
elaboración de presupuesto y
programación preliminar de actividades
para el periodo académico.
Coordinador
del área
INICIO
IDENTIFICAR
PROGRAMAR
SIGUIENTE
Cronograma
Oficios de
presupuesto
25
Código:
0001
Realizar actividades relacionadas con la salud física y
emocional de las personas que componen la comunidad
universitaria.
Página 2 de 3
Diagrama Descripción Responsable
Definición del presupuesto para el
desarrollo de cada actividad
Director
bienestar
universitario
Enviar presupuesto a la rectoría para
su aprobación. Si lo aprueba, se
continua con el siguiente paso si lo
rechaza se devuelve para la revisión.
Director
bienestar
universitario
Solicitud de reserva presupuestal a la
dirección administrativa y financiera
Director
bienestar
universitario
Asignación de la reserva presupuestal
Área financiera
y vicerrectoría
administrativa.
Definición de programación de
actividades con presupuesto aprobado
por periodo académico.
Director
bienestar
universitario
DEFINIR
ENVIAR
SOLICITAR
ASIGNAR
ESTABLECER
SIGUIENTE
CONTINUACION
Presupue
sto
26
Código:
0001
Realizar actividades relacionadas con la salud física y
emocional de las personas que componen la comunidad
universitaria.
Pagina 3 de 3
Diagrama Descripción Responsable
Difusión de la programación de
actividades.
Director y
coordinador
del área
Construcción y difusión del reglamento
para el evento o actividad, de ser
necesario
Coordinador
del área,
universitarios e
instructores
Realización de la actividad.
Coordinadores
del área
Elaborado Revisado Aprobado
Marly Paola Vargas Saenz
Director del área de Bienestar
Universitario
Erika Tatiana Reyes
Hernández
Vicerrector académico
Tatiana Rodríguez Prada
Rector
CONTINUACION
DIFUNDIR
CREAR
FIN
Oficio de
revisión
REALIZAR
Volantes y
carteles
27
Código:
0002 Planear y ejecutar el programa de electivas.
Página 1 de 3
Objetivo: Objetivo: Contribuir a la formación integral de la comunidad estudiantil ayudando a su
vez a desarrollar aptitudes artísticas y la práctica del deporte promoviendo el aprovechamiento
del tiempo libre, y cumplir con un requisito de grado.
Alcance: Como requisito para graduación de los estudiantes del nivel técnico de la Institución de
Educación Superior - ITFIP.
Diagrama Descripción Responsable
Establecer propuesta de electivas para el
siguiente periodo académico.
Director del
área
Citar a las personas que dirigirán cada
electiva.
Coordinador
del área
Horarios establecidos en mutuo acuerdo.
Docentes y
director del
área
INICIO
ESTABLECER
CITAR
COORDINAR
SIGUIENTE
Planilla de
asistencia
Oficios de
acuerdos
28
Código:
0002 Planear y ejecutar el programa de electivas.
Página 2 de 3
Diagrama Descripción Responsable
Cronograma de actividades Docentes
Presentación de informe recopilando
toda la información necesaria para su
aprobación a la vicerrectoría
académica.
Director
bienestar
universitario
Aprobación del cronograma de
actividades.
Vicerrector
académico
Definición del presupuesto para la
remuneración de los docentes
encargados de la ejecución de las
electivas.
Área financiera
y vicerrectoría
administrativa.
Publicación de horarios establecidos.
Coordinador del
área
Cronograma ELABORAR
INFORMAR Informe
APROBAR
DEFINIR
PUBLICAR
SIGUIENTE
CONTINUACION
Si
No
Carteles
29
Código:
0002
Planear y ejecutar el programa de electivas.
Pagina 3 de 3
Diagrama Descripción Responsable
Compra y diligenciamiento del formato
y registro de la electiva
Estudiantes
nivel técnico
Recopilación de registros para la
elaboración de planillas de los
estudiantes, teniendo en cuenta la
electiva y sus respectivos horarios.
Coordinador y
colaboradores
Iniciación de electivas
Docentes y
estudiantes
Entrega de las respectivas notas
académicas de cada estudiante al área
de bienestar universitario.
Docentes
Registro y archivo de las calificaciones
Coordinador
del área
Publicación de notas referentes a cada
electiva
Coordinador
del área
ENTREGAR
RECOPILAR
DILIGENCIAR
INICIAR
CONTINUACION
Formatos y
registros
REGISTRAR
PUBLICAR
FIN
Planilla de
estudiantes
Planilla de
asistencia
Planilla de
calificaciones
Carteles
30
Elaborado Revisado Aprobado
Marly Paola Vargas Saenz
Director del área de Bienestar
Universitario
Erika Tatiana Reyes
Hernández
Vicerrector académico
Tatiana Rodríguez Prada
Rector
31
Código:
0003
Presentar informes trimestrales al Consejo
Académico sobre las acciones desarrolladas.
Página 1 de 2
Objetivo: Informar trimestralmente sobre el cumplimiento de todos los proyectos, planes,
programas y actividades establecidas al inicio de cada semestre.
Alcance: Comprende todos los programas establecidos para ser llevados a cabo por medio del
departamento de Bienestar Universitario de la mano de los departamentos de Vicerrectoría
académica y Vicerrectoría administrativa en un determinado periodo.
Diagrama Descripción Responsable
Recopilación de programas y
actividades realizadas al trascurso del
trimestre.
Coordinador
del área
Redacción del informe mencionando lo
q se hizo y el propósito con el que se
realizó.
Director y
coordinador
del área
INICIO
RECOLECTAR
SIGUIENTE
REDACTAR Informe
trimestral
32
Código:
0003
Presentar informes trimestrales al Consejo Académico sobre
las acciones desarrolladas.
Pagina 2 de 2
Diagrama Descripción Responsable
Presentación del informe al concejo
académico para su revisión
Director de
bienestar
universitario
Almacenar en el archivo central el
informe presentado al concejo
académico.
Coordinador del
área
Elaborado Revisado Aprobado
Marly Paola Vargas Saenz
Director del área de Bienestar
Universitario
Erika Tatiana Reyes
Hernández
Vicerrector académico
Tatiana Rodríguez Prada
Rector
CONTINUACION
PRESENTAR
ALMACENAR
FIN
Oficio de
revisión
33
CONCLUSIONES
La gestión por competencias, como se ha mencionado anteriormente, es una nueva filosofía
que además ha logrado tomar importancia, puesto que es aplicada en el ámbito del talento
humano; al analizar esta entidad, La Institución de Educación Superior – ITFIP, se puede razonar
que ofrece facilidad al conocimiento, dado que, el departamento de talento humano tiende a
preocuparse por que sus empleados estén completamente capacitados y además puedan ascender
a otros cargos por medio de concursos momentáneos en el que aparece la oportunidad de una
vacante.
Dichos concursos son convocados por la institución y gana quien cumpla con los requisitos,
pero no solo se habla de que tenga las competencias necesarias, si no que adicionalmente debe
saber aplicarlas, es aquí en donde la experiencia y la capacidad para adaptarse a los cambios es
tan importante.
Cabe resaltar el rol que juega en este punto el mapa funcional, las fichas técnicas de
estandarización y el manual de funciones. El mapa funcional ayuda a reconocer como
determinado cargo, en este caso el Director del área de Bienestar Universitario, ayuda a la
conclusión de la misión de la Institución, los propósitos principales, las funciones esenciales y
las contribuciones individuales juegan en cadena para que cada persona en su cargo desarrolle las
actividades que ayudaran en conjunto al mejoramiento de la organización.
Al establecerse en la ficha técnica de estandarización el criterio de desempeño, los
conocimientos, el campo de aplicación y las evidencias para el buen desarrollo de las
34
contribuciones individuales, se comprende como todo funciona en cadena para el alcance de la
optimización de la empresa. Y esto ayuda a la redacción del manual de funciones, dicho manual
le da a entender al colaborador las pautas para el buen desarrollo de sus actividades en el puesto
de trabajo.
Cabe destacar adicionalmente la relevancia de un manual de procedimientos en el que se
redacta un objetivo y un alcance por cada función o contribución individual que aporta al
cumplimiento de la misión del puesto de trabajo, y a su vez de la entidad, se comprende como los
procedimientos por simples que parezcan necesitan estar estandarizados para que en ningún
momento se presente un desvió ocasionando un cambio en el resultado final.
Para sintetizar, como estudiantes del espacio académico de Gestión por Competencias de la
facultad de Economía, Administración y Contaduría, de la Institución de Educación Superior –
ITFIP, hemos aprendido por medio del presente trabajo los siguientes puntos:
Aprendimos como realizar un mapa funcional teniendo en cuenta sus tres partes, es
decir su función principal, las funciones claves y las contribuciones individuales.
Estudiamos la manera correcta de redactar cada una de las partes del mapa funcional.
Experimentamos la forma correcta de plantear un cronograma de actividades.
Asimilamos la importancia de formatos especiales en un panel de expertos, mediante la
realización de un modelo de acta de reunión.
Recordamos y pusimos en práctica el desarrollo de un manual de funciones.
Recordamos y aplicamos nuestros conocimientos en la elaboración de un manual de
procedimientos.
Comprendimos como realizar debidamente una ficha técnica de estandarización.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Ortiz María Doris; Secretaria; Área de Talento Humano.
Cesar Julio Bravo Saavedra, Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional – TFIP
Programa de Bienestar Universitario, extraído el día 20 de octubre de 2013,
http://www.itfip.edu.co/index.php/institucional/estructura-administrativa/vicerrectoria-
academica/bienestar-universitario
