Sistema de Gestiòn Documental
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Sistema de Gestion Documental FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA – QUINDÍO 2015
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Sistema de Gestion Documental
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA
INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDÍO 2015
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
KELLY JOHANNA PERDOMO AVILA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDÍO 2015
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
KELLY JOHANNA PERDOMO AVILA
TUTOR: LUZ MARINA ARIAS GONZÀLEZ
GESTIÒN DOCUMENTAL II
Grupo No.4
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDÍO 2015
CONTENIDO Introducción… Objetivos…1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.
2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
3. ¿Cuál es la Ley General de Archivos y qué dice en su título IV Artículo 19 y título V Artículo 21? 4. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documenta, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
5. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo
6. Indague en la misma entidad lo siguiente:- ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección
del sistema de Gestión de documentos?- ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
Conclusiones…
INTRODUCCIÓN
El siguiente trabajo se realiza con el propósito de reconocer la importancia de los procesos aplicados para SGD, facilitan el acceso a todos los documentos y información de la empresa, con el fin de satisfacer de una manera adecuada y eficaz la necesidad de los documentos para su búsqueda y recuperación rápida.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Identificar aspectos
generales sobre los sistemas de gestión documental
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer los requisitos para la implementación de un SGD
Analizar las generalidades del sistema de Gestion Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
Investigar sobre las fases del proceso de implantación del Sistema de Gestion de Archivos.
Entender las características de los sistemas de Gestion Documental de acuerdo a la normatividad.
1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
REQUISITO DESCRIPCIÓN
Entrada de documentos en el sistema
Permita distintos dispositivos de entrada Soporte distintos formatos entrada Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores
Indexación de documentos en el sistema
Permitir indexación manual o automática, realizar resúmenes automáticos y conocer los distintos criterios de indexación
Almacenamiento de documentos
Tenga la capacidad de almacenar documentos digitales Permita seguir una estructura jerarquizada de Almacenamiento Permita almacenar un gran volumen de datos Permita definir Backus o copias de seguridad periódicos Permita un sistema de almacenamiento de históricos.
Búsqueda de documentos
Debe contar con un motor de búsqueda eficiente Las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en internet Debe soportar gran número de búsqueda simultaneas
Visualización de documentos Permitir realizarse a través de navegador Web
Modificación de documentos Permitir controlar las versiones de un documento
Difusión de documentos Permitir el control de documentos consultados, el envío de los mismos en distintos soportes y formas
Integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad
El Sistema de Gestion Documental sea compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos
FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SGA
DEFINICION DEL PROYECTOEs el estudio detallado del documento Análisis funcional donde queda especificado los requisitos que debe cumplir en PGA de la organización.se selecciona la herramienta que cumplirá las expectativas de la organización.
DISEÑO DE LA HERRAMIENTAcontinuar paso a paso los parámetros en el documento de Análisis Funcional
IMPLEMENTACIÓN análisis de la herramienta, se realizan prueba para verificar si cumple las funcionalidades indicadas en el documento Análisis Funcional
FORMACION DE USUARIOSCapacitación, seguimiento y retroalimentación a los usuarios con el fin de comprobar las unidades de la herramienta según lo indicado en el documento análisis Funcional
EXPLOTACIÒN DEL SISTEMAFase de implementación de la herramienta en toda la organización
ACCESO WEBFase final donde se comprueba que el sistema funciona apropiadamente se divulga en la WEB y se realiza el acceso a los usuarios
2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.
GENERALIDADES EXPLICACIÓN Organizar los documentos físicos y
electrónicos incluyendo sus metadatos a través SGD
Los documentos en físico se deben organizar de acuerdo con los criterios para que estos se puedan pasar a un medio digital e igualmente los documentos que se generen en una serie electrónica
Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en TRD y TVD
Similar a los documentos en físico se debe instaurar el tiempo de retención de los documentos electrónicos en las TRD y TVD.
Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo a los tiempos establecidos en las TRD o TVD
De acuerdo a la disposición final constituida en las TRD y TVD se debe especificar el procedimiento para la eliminación de los documentos electrónicos teniendo en cuenta el tiempo de retención.
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento
Un documento es auténtico cuando existe evidencia sobre la persona que lo ha elaborado firmado
Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries
Se debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos, asegurando la integridad de la información que contienen los documentos como la durabilidad del soporte que se encuentren
Permitir, facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la entidad cuando sean requeridos
Permite facilitar a los usuarios internos y externos el acceso a la información que se hallan en los archivos siempre y cuando estos no tengan restricciones.
Preservar los documentos y sus agrupaciones, en serie y subserie, a largo plazo independiente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación
El sistema tecnológico para el manejo de los documentos series y subseries se debe tener en cuenta su conservación o proteger a largo plazo con el fin de poder salvar la información.
3. LEY GENERAL DE ARCHIVOS TÍTULO IV ARTÍCULO 19
SOPORTE DOCUMENTAL: Las entidades del Estado podrán incorporar
tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico,
electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
Organización archivística de los documentos;
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARÁGRAFO 1 Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
PARÁGRAFO 2 Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación
deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS TÍTULO V ARTÍCULO 21
4. CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERÍSTICAS EXPLICACIÓN
CONFORMIDAD
Se trata de la aprobación de los sistemas de gestión documental por los demás procesos de la organización
INTEROPERABILIDAD
Se trata de la experiencia con que trabajan los sistemas de gestión con los demás sistemas en el intercambio de información
SEGURIDAD
Se representa el estudio, evaluación y prevención de riesgos frente a la perdida de información o inadecuada de ella
METADESCRIPCION
Es la descripción de los metadatos, estos nos ayuda a ser más ordenados y precisos frente a la información que estamos custodiando
ADICIÓN DE CONTENIDOS
Hace referencia a que los SGD deben permitir ampliar más información de datos y metadatos sin el riesgo de perder información o de no tener espacio o volumen suficiente
DISEÑO DE FUNCIONAMIENTO
Establece el uso o manejo abreviado del sistema
GESTIÓN DISTRIBUIDA
Ofrece la capacidad de concernir y despachar información de manera fluida y ágil
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
Ofrece los mecanismos exactos y autosuficiente para orientar y acceder a la información cuando esta sea requerida
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA
El estado certifica la libre aceptación de tecnologías, es decir que la organización está en libertad de preferir el sistema que crea sea adecuado y permanente con las necesidades y conservación de la información
5. ENTIDAD VISITADA, PANALPINA S.A.
La entidad cuenta con el sistema de Gestion Documental denominado SADE.net:
Es un sistema de Administración Documental de la entidad Panalpina S.A. para controlar, elaborar y agilizar eficazmente los tramites que realiza la entidad, ampliando
principalmente la productividad; investigando los tiempos de respuesta y
permitiendo llevar un control correcto sobre las tareas
determinadas de cada tramite.
Persona que atendió: Luis Mauricio Mendivelso Suaza
Document Administration / Super User DFM / Master SADE
Vía Telefónica: Ext. 1093 / 1189
PANALPINA S.A.
El Acervo Documental está ubicado en Bodega Nacional
Capacidad Total
3.436 Cajas de Archivo 7’000.000. Folios.
21 Km.
2.020 FILE
1 3.436
420 Contabilidad 376 RRHH
250 Jurídica
190 DASPA
180 Otras Aéreas
• Documentos Microfilmados(15 - Oct - 1966 A 31- Dic-1993)
• Documentos Físicos(09 – May – 2003 A Hoy).
•Documentos Digitalizados(02 – Sep – 2004 A Hoy)
Estandarizar evitando la acumulación innecesaria de información Infoxicación.
Soporte para la toma de decisiones. Servicios de Préstamo
Cumplimientos de Normas Legales.
Optimización en costos de producción y conservación del acervo documental.
Simplificación de trámites en procesos administrativos.
Recuperar eficaz, eficiente, ágil, oportuna y exacta la información.
Controlar accesos, confidencialidad y protección de documentación vital.
Integrar procesos archivísticos (Gestión, Central y Histórico - disposición final).
Orientar a los funcionarios en los procesos documentales.
Para qué lo Hacemos? Servicios de Información
Cómo lo hacemos?
Servicios de Información - Herramientas
Aplicando los siguientes Instructivos y Manuales Internos.
Instructivo de Transferencia Documental Instructivo para el Usuarios de Servicios de Información. Consulta / Prestamos Manual de Procedimientos para los Funcionarios de Servicios de Información. SOP Causación de Proveedores Tablas de Retención Documental / Sistema de Clasificación Comité de Gestión Documental
Documentos de apoyo Externos: Reglamento General de Archivo / Normatividad Legal.
Recursos Tecnológicos:
SADE.net 3.1 v Sistema de administración Documental Electrónica. El cual cubre todas las necesidades que Panalpina S.A presenta. Es un software escalonable por módulos en ambiente WEB, rueda en un motor de base de datos SQL 2000 Server .
Modulo Administrador Archivo
Imágenes CorreoPortal WEB consultas imágenes Digitalizadas
Proyecto Cero Papel?
Oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.
Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de
archivo y gestión de contenido Conocer el uso correcto de impresoras y
fotocopiadoras Configuración correcta de las
páginas Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar
Guardar archivos no impresos en la red
Fotocopiar e imprimir a doble cara.
Elegir el tamaño y fuente pequeños. Reutilizar el papel usado por una
cara. Lectura y corrección en pantalla.
Reciclar. Revisar y ajustar los formatos.
Evitar copias e impresiones innecesarias.
6. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
♣ Integridad♣ Seguridad física / Software / Hardware♣ Sencillez / fácil de entender♣ Bajos costos♣ Adaptación rápida a los nuevos cambios♣ Integración con otros sistemas / código
abierto♣ Soporte local♣ Cobertura a las necesidades identificadas y
proyectadas
¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?
Documentando todos los procesos en el sistema de calidad que para PANALPINA es el Integrated Management System IMS y realizando diferentes actividades para su correcta aplicación como por ejemplo las inducciones al personal nuevo, y re inducción a todos los empleado, envió masivo de e-mail con Tips ampliando o recordando la responsabilidad documental que cada uno en la compañía tiene.
CONCLUCIONES El empalme de un sistema de Gestión Documental auxiliara
a la organización en la disminución del consumo de papel, proporciona la consulta más rápida de la información, se tiene trazabilidad y búsqueda de los tramites que mejore en el sistema, se mejora el servicio a los usuarios internos como externos, mayor capacidad para la toma de decisiones.
Para finalizar podemos decir que los sistemas de Gestión Documental en una organización son de vital importancia ya que lo fundamental en las entidades es la conservación de sus documentos se especifican de una manera ordenada y coherente y así pueden ser consultados por el usuario o personas encargadas de dicha información logrando mejores resultados dentro de todos sus procesos de organización.
