SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

LIZETH YULIANA PINTO ROA

Composición-Trabajo presentado para cumplir con Objetivos de la 4da Unidad:

UNIQUINDÍO – GESTIÓN DOCUMENTAL llActividad: Trabajo de investigación SGD.

Tutora: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – TERCER SEMESTRE

ARMENIA, MARZO 2015

INTRODUCCIÓN:

El presente trabajo es la investigación de un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en una entidad, en este caso es, DECIMO SEXTA BRIGADA- EJERCITO; en como este sistema ayuda a una mejor eficacia, garantiza mejor manejo y puede ser definida como el conjunto de prácticas y procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u organización son administrados.

Entidad:

EJERCITO NACIONAL ~DECIMO SEXTA BRIGADA– GRUPO GUIAS

Entrevistada:ANGELA OSORIO

Tecnóloga. Archivística

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN“Sistema de Gestión Documental”

• 1- Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.

– Un SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, centraliza, controla, administra y resguarda de forma practica y segura la documentación, este sistema cuenta con herramientas tecnológicas que garantiza la disponibilidad y mantenimiento de la información permitiendo un mejoramiento continuo. También garantiza el cumplimiento de los ciclos de la documentación y requerimientos que aseguran su efectividad, esto ayuda a una mejor organización, disminuye errores, minimiza su tiempo de búsqueda y una mejor atención al usuario.

• Como requisitos para implementar este SGD :

- La entidad debe producir y/o elaborar documentación- Recepciona y verifica que la información recibida este

completa con sus respectivos tramites y se radica.- Se digitalizar y se garantiza su entrega a destinatarios

(interno- externo).- Si es el caso, se responde información recibida y se hace envió

de documentos.- Se clasifican los documentos según serie, subserie de las TRD

y se archivan, mientras cumple su tiempo de gestión.

• 2- Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

• Según el decreto 2609, respecto a la entrevista:

• Articulo 2, cap 1: En los tipos de información se manejan físicos, sistemas mensajería electrónica, (ordenes cumplimiento, radiograma, directivas transitoria, por portales de intranet.)

• Art 3- 4 responsabilidad y coordinación de la gestión se cumplen regidos bajo la normatividad del ministerio de defensa en cumplimiento a sus directivas.

• Art 5. en cuanto a los principios de gestión aunque cumple eficiencia, economía, oportunidad y demás, presentan falencias en cuanto a la protección del medio ambiente (No utilidad papel)

• No hay cultura archivística propiamente, y sobre la protección de los datos es 100% ejecutada.

• La organización esta dada y se preserva los documentos con series y subseries y están establecidas en criterios general.

• Manejo de intranet para manejo de difusión de informaciones y se evita el manejo de papel.• En la articulación de las con otros organismos se da la coordinación, responsabilidad

inspección y vigilancia.

• 3- Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

PLANEACIÓN

• Depende la ejecución y el resultado positivo del SGD• De la planeación se crea los documentos la cual debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico.

DIAGNOSTICO

• Se crean pautas, teniendo como finalidad el objetivo (identificación del problema, análisis, las oportunidades, las evaluaciones y dar paso al plan de mejoramiento)

• Contar con Comité de archivo

REQUISITO

S TECNICOS

• Manejar Manual de proceso y procedimientos, manual de funciones.• Crear formatos debidamente regulados• Tablas de retenciones debidamente aprobadas

CONDICION

ES

• Recepción y envió.• Definición de procesos de distribución• Aprobación de la tabla de retención dada por el AGN.• Crear reglamentos y funciones basados en la normatividad del AGN

• 4- Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

• SE TOMA EN CUENTA LA IMPLEMENTACION DE LA LEY CON EL SGD. ( PERO A SU VEZ MODIFICADO POR LA ENTIDAD)

• GENERAR DOCUMENTOS.• DISTRIBUYEN, NO HAY VENTANILLA UNICA, SE PASA AREGISTRO, Y ELLOS DISTRIBUYEN. (NO

CUMPLE VENTANILLA UNICA)• RECIBE CADA DEPENDENCIA PERO NO EXIGEN PLANILLAN DE VERIFICACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS.• SE CREA UNA TABLA ESTANDAR A NIVEL GENERAL.• SE RECIBE EN ARCHIVO POR DEPENDENCIAS, EN ESTE CASO GRUPO GUIAS Y SE HACE SU

DETERMINADA CLASIFICACIÓN, FOLEACIÓN, ROTULACIÓN DE CARPETAS Y CAJAS Y PASA A ESTANTERIA DE ARCHIVO DE GESTIÓN, HASTA CUMPLIR SU CICLO.

• EN UN 100% HAY UN 20% DE FALENCIA EN SU CUMPLIMIENTO.

INVENTARIO DECRETADO POR LA LEY DE ARCHIVO

Inventario decretado por la entidad

EJEMPLO DE ROTULOS UTILIZADOS.

• 5- Indague en la misma entidad lo siguiente:

- ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

- Se basan de la LEY 594 y reglamento de archivo de ministerio de defensa.- Se crean directivas transitorias o permanentes generadas por el min defensa para cada

sección o generalizada, ejemplo (archivo operativo 0246 – 2011) y archivo central (0102) en el cual hay estándares de gestión documental que comprende la administración, transferencia, organización, requisitos.

- ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

Depende del ministerio de defensa y ellos garantiza el cumplimiento, efectividad y responsabilidad, con revista mensuales realizadas por oficiales y suboficiales del ejercito y comité de archivo en el cual verifican el cumplimiento de la gestión por cada unidad y trimestral la revisan por secciones.

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