Sistema de gestíon documental

SISTEMA DE GESTÍON DOCUMENTAL

ENTREGADO POR: HENNY ALEXANDRA LENIS NAVIA GESTIÓN DOCUMENTAL II G4

La principal ventaja que aportan los sistemas de gestiónelectrónicos frente a los métodos manuales, esbásicamente el ahorro de tiempo y recursos. Las laboresimplicadas en la gestión de un documento son a grossomodo las siguientes: clasificación, registro, distribución,generación de copias, archivado y consulta.

TALLER DE GESTIÓN DOCUMENTAL II G4

HENNY ALEXANDRA LENIS NAVIA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL II G4ARMENIA

2013

TALLER DE GESTIÓN DOCUMENTAL II G4

HENNY ALEXANDRA LENIS NAVIA

DOCENTELUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL II G4ARMENIA

2013

TABLA DE CONTENIDO No. Diapositiva

• 0. Introducción 5• 1. Objetivo general 6• 2.Objetivos específicos 7• 3. Sistema de Gestión Documental 8• 4. 4.INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN

DE DOCUMENTOS 24• 5. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN 58• 4. Conclusiones 106

• 5.Bibliografias 107

0. INTRODUCCIÓN

• El objetivo de este trabajo es dar a conocer el Sistema del Programa de GestiónDocumental de INFITULUA, Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo deTuluá, en donde se describe el paso a paso de la unidad de correspondencia yventanilla única, instructivo de producción documental y el Manual para laAdministración de archivos de Gestión.

• Todo un Sistema basado en la Normatividad vigente, con excelentes tendencias deorganización y herramientas tecnológicas que conllevan a un control optimo y debuena calidad.

1.OBJETIVO GENERAL

• Conocer el Sistema de Gestión Documental de INFITULUA, para obtener unaprendizaje significativo en el ámbito de organización, garantizando su perfectoestado de conservación, conociendo las diferentes herramientas como pilares paraque el S.G.D funcione.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

-Entender la gestión documental como herramienta que se comparta y seaproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.

-Conocer las ventajas de la reducción drástica de situaciones como la duplicidadde documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos,etc.

-Aprender la Seguridad y fiabilidad de Información, documentos de gran valorpara la organización pueden custodiarse con herramientas ofimáticas,tecnológicas.

• Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento,seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estarsiempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.

• En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema degestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitandoperdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentaciónsolamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hayque decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios,ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, paraque se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.

3. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INFITULUA

Se dio inicio a operaciones en el mes de Febrero de 2.006, y a lo largo de los años 2.006, 2007 y 2.008 se hicieron créditos a algunas entidades estatales, a personas jurídicas de

derecho público y privado, y a personas naturales

INFITULUA haceparte de lasinstitucionesdenominadas INFISen nuestro país. Secrea a partir de lamodificación que sehizo a los estatutosde lo queinicialmente sedenominabaINCENTIVA,

entidad que fuecreada en el año2.004 producto delos dineros queobtuvo el municipiode Tuluá por laventa de laTelefónicaTELECOM.

Se obtiene conesta operación unpatrimonio deaproximadamenteSetenta milmillones de pesosmcte($70.000.000.000),dineros con loscuales laAdministraciónmunicipal

de ese momentodecide crear laentidad paraapoyar eldesarrolloeconómico y socialdel municipio y laregión a través dela prestación deservicios decrédito

INFITULUA

siendo este último punto el que conllevó al cambio de estatutosen Diciembre de 2.008, para redireccionar los servicios y losclientes objetivo del Instituto de acuerdo con las directrices dela Contraloría Departamental del Valle del Cauca y de laAdministración Municipal.

Promovemos el modelo de gestión para la innovación industrialy comercial de Tuluá a través de la plataforma tecnológica,Tuluá Compite. Realizamos estudios de prefactibilidad ygestión con el fin de:

Generar empleo.

Crear un Centro de Asistencia Industrial.

Crear un Centro de Reciclaje

Crear un Centro de Bienes y Servicios

Formular el Plan de Desarrollo Turístico.

Ejecutar el Plan de Citymarketing

ORGANIGRAMA

MISIÓN DE INFITULUA

Promovemos el bienestar de Tuluá y la región, gestionando desarrollo socioeconómico a través de servicios de financiamiento y gestión de proyectos

VISIÓN DE INFITULUA

En el año 2015, INFITULUÁ habrá consolidado su modelo de gestión y financiamiento, a través del desarrollo de proyectos socioeconómicos que garanticen su rentabilidad

y promuevan el bienestar de la región.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

1. Gestionar proyectos que generen impacto socioeconómico en Tuluá y la región.

2. Incrementar la utilización de los servicios.

3. Incrementar la rentabilidad económica con impacto social.

4. Contribuir a la dinamización de la economía para la disminución de las

necesidades básicas insatisfechas de Tuluá.

5. Elevar la competitividad institucional mediante el desarrollo de sus capacidades.

6. Mejorar el nivel de competencias individuales.

7. Aumentar el nivel de satisfacción de nuestros clientes.

DESARROLLO ECONÓMICO Y

SOCIAL

DESARROLLO TERRITORIAL

INVERSIONES

DESARROLLO INSTITUCIONAL

EJES ESTRATÉGICOS

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO

Desarrollar actividades especificas que permitan coordinar y controlar de forma sistemática la

recepción, organización, descripción, indexación, almacenamiento, preservación, acceso y difusión

de los documentos,

De manera ágil, segura para el control de los documentos de origen externo e

interno de INFITULUA

ALCANCE

El procesoinicia desde laproducción

Dedocumentoshasta ladisposiciónfinal

Incluyendo surecuperación

UNIDAD DE CORRESPODENCIA Y VENTANILLA ÚNICA

Unidad de Correspondencia y Ventanilla única:

Es la encargada de gestionar de forma centralizada ynormalizada, los servicios de recepción, radicación ydistribución de sus comunicaciones

de tal manera, que estos procedimientos contribuyan aldesarrollo del programa de gestión documental y losprogramas de conservación,

integrándose a los procesos que sellevarán en los archivos de gestión ,centrales e históricos.

MISIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y VENTANILLA ÚNICA

Gestionar los procesos o programasde gestión documental parapromover la conservaciónadecuada de toda ladocumentación escrita (todos lospapeles),

Facilitando y gestionando de formaeficaz su uso oportuno, mediantela utilización de procedimientos yoperaciones Archivísticas.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y VENTANILLA ÚNICA

1) Control de Ingreso de laDocumentación.

2) Organización del Fondo Documental(clasificar, ordenar, describir).

3) Conservación.

4) Servicio y Control de Préstamo de losdocumentos.

5) Selección y Traslado de laDocumentación al archivo central.

6) Digitalización de los Documentos.

7) Atención de consultas sobre informesestudiantiles.

8) El Área de Correspondencia debevelar también por la adecuadaconservación y el control en laproducción documental,

radicando y tramitando solamente lascomunicaciones que cumplan con losrequisitos exigidos en acuerdo 060 del31 de octubre de 2001, en cuanto alformato y firmas responsables.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y VENTANILLA ÚNICA

En la entidad Se implementó el software, “Manejo Integral de Documentos, MiDoc”Versión 5.0 para el manejo de la correspondencia, las tablas de retención y valoracióndocumental y del archivo central o fondo acumulado.MiDoc, se ha desarrollado de acuerdo con las políticas, criterios y procedimientosestablecidos en el Archivo General de la Nación para el manejo integral de losdocumentos en las entidades públicas y privadas.

Objeto del sistema:

Automatizar el manejo integral de los documentos de las entidades, desde el manejo de las Tablas de Retención Documental, el recibo y despacho de los documentos entre entidades y dependencias, ruta interna del documento por actividad, transferencias documentales entre archivos, inventario de documentos, eliminación de documentos y el préstamo de documentos.

PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Objetivo

Describir las actividades para laelaboración de las comunicacionesoficiales,

que se generan como resultado delas funciones del Instituto deFinanciamiento, Promoción yDesarrollo de Tuluá “INFITULUA”.

4.INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Base Normativa

-ACUERDO No. 060 del30 de octubre de 2001),por el cual seestablecen pautas parala administración de lascomunicacionesoficiales en lasentidades públicas y lasprivadas que cumplenfunciones públicas.

-GTC – 185 Guía TécnicaColombiana“DocumentaciónOrganizacional”

-Decreto 2150 de 1995,suprime y reformaregulaciones,procedimientos o

Trámites innecesariosexistentes en laAdministración Pública

INSTRUCTIVO DE NORMAS APLICABLES PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Características de redacción y

presentación

Para todas las comunicaciones oficiales se recomienda:

-Tratar un solo tema por comunicación

-Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

-Usar un tratamiento respetuoso y cortés

-Emplear estilo gramatical natural, sencillo ycontinuo.

-Distribuir el texto de acuerdo a su extensión.

-Es importante que las comunicaciones nopresenten errores técnicos, ortográficos,gramaticales ni de puntuación.

-La presentación deoriginales y copiasdebe ser impecable,sin borrones nirepisados.


Tipo de fuente o letra y tamaño

La fuente será Arial 12, con el fin de hacerla más agradable a la vista del lector y así no presente inconvenientes para su lectura, impresión y digitalización. Se

recomienda no utilizar negrilla.

Márgenes

Superior 4 cm.

Inferior 2 cm.

Lateral Izquierdo 4 cm.

Lateral Derecho 3 cm.

Estilo

Para la distribución del contenido se utilizara el

estilo bloque extremo. En este todas las líneas parten

del margen izquierdo.


Estilo de Bloque: Para la distribución del contenido se utilizara el estilo bloqueextremo. En este todas las líneas parten del margen izquierdo.

-Tipo de fuente o letra y tamaño

La fuente será arial 12, con el fin de hacerla más agradable a la vista del lector y así nopresente inconvenientes para su lectura, impresión y digitalización. Se recomienda noutilizar negrilla.

Líneas especiales:

Si se requieren laslíneas especiales, serecomienda escribirlasa dos Interlineaslibres de los datos delremitente, en la mismafuente y con un tamañode letra 10.

El bloque de anexos y copiasse ubica a un interlineadosencillo, sin abreviar, yalineado. El bloquecorrespondiente atranscriptor y proyectó sedeja a una interlinea libredel anterior y tambiénalineado.


CIRCULAR

Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con elmismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de laInstitución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interéscomún.

PARTES DE LA CIRCULAR

-Encabezado y código: Para el caso del Instituto se entenderá como encabezado el nombre de la Unidad Administrativa que emite la CIRCULAR, el cual se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla a una interlinea libre de la Zona 1.

Lugar de origen y fecha de elaboración: Se inicia de una a dos interlineas libresdel código, se escribe el nombre de la ciudad, seguido de (,) se escribe la fechay el mes. Los meses se escriben en minúscula.

Ejemplo: Tuluá, 12 de enero de 2010


LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION:

Se inicia de una a dosinterlineas libres delcódigo, se escribe elnombre de la ciudad,seguido de (,) se escribe lafecha y el mes. Los mesesse escriben en minúscula.

•Ejemplo: Tuluá, 12 deenero de 2010

ASUNTO:

Se inicia a dos interlineaslibres del encabezamientoy destinatarios, se escribeen mayúscula sostenida,constituye la síntesis de lacircular, expresadomáximo en 6 palabras, conmayúscula inicial y sinsubrayar y sin negrilla.

SALUDO:

Se incluye en el inicio deltexto.

-TEXTO: Se inicia de dos a tresinterlineas libres del asunto.Se escribe a interlineaciónsencilla y cada párrafo sesepara del anterior can unainterlínea libre. En circularesde uno a dos párrafos se puededejar interlineación de uno ymedia entre renglones y dobleentre párrafos.


DESPEDIDA:

•Se inicia de una a dos interlineas libres del texto. Es una expresiónde cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.)(Agradecemos su gentil colaboración.)

REMITENTE Y FIRMAS

RESPONSABLES

•Se inicia de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida,se escriben los Nombres y apellidos en mayúsculassostenidas y el cargo se en la línea siguiente con mayúsculainicial sin centrar. La firma se ubica en la parte superior delnombre del remitente.

LINEAS ESPECIALES

•Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dosInterlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente ycon un tamaño de letra 10.


Ejemplo circular

DIRECCION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA------------------------------------ ( 3 interlíneas )------------------

CIRCULAR 400-12-1.01------------------------------------ ( 3 interlíneas )------------------Tuluá, 13 de octubre de 2009------------------ ( 2 interlíneas )------------------PARA PERSONAL INFITULUA------------------ ( 2 interlíneas )------------------Asunto: Convocatoria Capacitación------------------------------------ (3 interlíneas)------------------Atento saludo, con el fin de dar a conocer la identificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión,se solicita su presencia el viernes 16 de octubre de 2009, a las 7:30 am. En la sala de Juntas del Instituto.


------------------------------------ ( 2 interlíneas )Atentamente, ------------------------------------------------------ ( 3 interlíneas )CAROLINA RODRIGUEZ OSORIO Directora Financiera y Administrativa------------------------------------ ( 2 interlíneas )Anexos: (opcional)------------------ ( 1 interlinea )

Transcriptor: Fabiola Morales Bedoya

Calle 21 # 34-57 PBX- 2261285 2261432 Ext. 101 FAX- 104www.infitulua.gov.co


• Carta

Es una comunicaciónescrita, que tiene comoobjetivo principal dar unmensaje, se emplearán pararesponder oficios,

suministrar información y presentar solicitudes a otras entidades,

personas naturales y/o jurídicas y en las relaciones laborales del

Instituto.


PARTES DE LA CARTA

CÓDIGO: Se escribe a dos interlineas libresdel encabezado, se inicia con el número queidentifica la unidad administrativaproductora seguida de guión ( - ), colocar losnúmeros que identifican la serie o sub-serieque corresponda, a continuación del códigose coloca punto (.) y se asigna el número deconsecutivo.

LUGAR DE ORIGEN Y FECHADE ELABORACION: Se iniciade una a dos interlineaslibres del código, se escribeel nombre de la ciudad,seguido de (,) se escribe lafecha y el mes. Los meses seescriben en minúscula.

Ejemplo: Tuluá, 12 de enerode 2010


DESTINATARIO:

•A PARTIR DEL LUGAR DE ORIGEN Y LA FECHA DE ELABORACIÓN: se recomienda dejar dedos a tres interlineas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos puedenocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento.

Está conformado por los siguientes componentes.

•Denominación o título académico: Primera interlinea libre. Con mayúscula inicial.-Nombre del destinatario: Segunda interlinea libre. Con mayúscula inicial.-Cargo: Tercera interlinea libre. Con mayúscula inicial.

Organización:

•Interlinea libre subsiguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida,es decir razón social, sigla o acrónimo (se escriben en mayúscula sostenida, a menos quela entidad lo haya registrado de manera diferente).


Doctor

GUILLERMO GARCIA SANCHEZ

Director de Talento Humano

Universidad de Desarrollo Tecnológico

Calle 57 43-19

Armenia, Quindío

Ejemplo

Se identifica el lugar deorigen, como ciudad,municipio u otros, por sunombre y se escribe eldepartamento separadopor una coma. Aunque eldestino de la carta sea ellugar de origen de lamisma, es necesarioescribir el nombre dellugar de origen. No seutilizan los términos Laciudad o Presente.

Nombre del lugar de origen:

De acuerdo con el medioa través del cual serealice el envío de lacomunicación, en esteespacio se escribe ladirección denomenclatura, elapartado, el fax o elcorreo electrónico. Nose utilizan abreviaturas.

Dirección


Asunto

•Constituye la síntesis deltema de la carta,expresado máximo en 6palabras, con mayúsculainicial y sin subrayar. Seinicia de dos a tresinterlineas libres de losdatos del destinatario.

SALUDO:

•Como saludoindependiente, seescribe a una o dosinterlineas libres despuésdel asunto.

•TEXTO: Se inicia a una odos interlineas libres delasunto o del saludoindependiente. Seescribe a interlineadosencillo; a una interlinealibre entre párrafos.

DESPEDIDA:

•Se inicia de una a dosinterlineas libres deltexto. Es una expresiónde cortesía que puedeser breve seguida decoma (,) (Atentamente,)o frase de cortesíaterminada en punto (.)(Agradecemos su gentilcolaboración).


REMITENTE YFIRMASRESPONSABLES

Se inicia de cuatro a cinco interlineaslibres de la despedida, se escriben losNombres y apellidos en mayúsculassostenidas y el cargo se en la líneasiguiente con mayúscula inicial sincentrar. La firma se ubica en la partesuperior del nombre del remitente.


Ejemplo Carta :

UNIDAD ADMINISTRATIVA

100-42-3.05------------------ ( 1 interlínea )Tuluá, 30 de diciembre de 2009------------------------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ArquitectaMARTHA LILIANA VALLEJOJefe Oficina Asesora de PlaneaciónCarrera 25 No. 25 - 04Alcaldía Municipal Tuluá------------------ ( 2 interlíneas )------------------Asunto: Plan Parcial cinco------------------

------------------ ( 2 interlíneas)


Cordial saludo.

------------------ ( 1 interlínea)

Requiero información sobre los últimos avances del Plan parcial cinco, con el objetivo de presentar informe al señor alcalde.

------------------

------------------ ( 2 interlíneas )

Agradeciendo su amable atención,

------------------

------------------

------------------ ( 4 interlíneas )

------------------

JOSE EDIER CARDONA DEL RIO

Gerente

------------------

------------------ ( 2 interlíneas )

Transcriptor: Beatriz Torres

Redactor: Lina Romero

Calle 21 Nº 34 – 57 PBX – 2261285 2261432 Ext. 101 FAX 104

www.infitulua.gov.co


ACTA

Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión.

PARTES DEL ACTA

-TÍTULO: EI título estáconformado por el nombre delgrupo que se reúne. Se ubicacentrado a una o dosinterlineas libres del margensuperior. Se escribe enmayúscula sostenida y sinnegrilla.

Ejemplo:

REUNION ORDINARIA COMITÉDE ARCHIVO

-DENOMINACION DELDOCUMENTO Y NUMERO: Auna o dos interlineas libres seubica la palabra acta, enmayúscula sostenida,centrada y a continuación elnumero consecutivo que Iecorresponda. Se suprime elsímbolo (#) o la abreviatura(No.)

Ejemplo:

ACTA 01

ENCABEZAMIENTO: EIencabezamiento estáconformado por las palabrasfecha, hora, lugar, asistentes,ausentes e invitados, cadauna de ellas en mayúsculasostenida. Los datos delencabezamiento van alineadosdespués de dos espaciossiguientes a los dos puntos dela palabra asistentes, enmayúscula sostenida.


Lugar de origen y fechade elaboración:

Contra el margenizquierdo, a dos o tresinterlineas Libres de ladenominación deldocumento, se escribe lapalabra fecha, enmayúscula sostenida yseguida de dos puntos(:). AI frente se anota laciudad o municipiodonde se ha realizado lareunión y la fecha.

Ejemplo. FECHA: Tuluá,12 de enero de 2010

Hora: Contra el margenizquierdo, a unainterlinea libre de lafecha se escribe lapalabra hora, enmayúscula sostenida yseguida de dos puntos(:). AI frente se escribela hora de inicio y definalización de lareunión.

Ejemplo: De las 9:00horas a las 16:00 horas

Lugar: Contra elmargen izquierdo,a una interlinealibre de la hora seescribe la palabralugar, enmayúsculasostenida yseguida de dospuntos (:). AIfrente se escribeel sitio de lareunión.


Asistentes: Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AI frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. EI cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y

se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión.

Invitados: A continuación dela lista de asistentes, a unainterlínea libre del ultimonombre se escribe la palabrainvitados, si los hay, enmayúscula sostenida, seguidade dos puntos (:) y contra elmargen Izquierdo. Losnombres y apellidos completosse escriben con mayúsculainicial, a interlineaciónsencilla y después deltratamiento.

Ausentes: Contra el margenizquierdo, con mayúsculasostenida y seguida de dospuntos (:) se escribe lapalabra ausentes, si los hay, auna interlinea libre del ultimonombre. Es convenienteindicar si la ausencia esjustificada o no.

ORDEN DEL DIA:

Contra el margen izquierdo, ados interlineas libres delultimo nombre y conmayúscula sostenida seescribe la frase orden del día,seguida de dos puntos (:). Auna interlinea libre y contra elmargen izquierdo, seenumeran los temas motivo dela reunión, con mayúsculainicial, identificándolos connúmeros arábigos, todos ainterlineado sencillo.


DESARROLLO: Contra el margen izquierdo, a una o dos interlineas libres del últimotema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos(:). A dos interlineas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer temaidentificándolo con número arábigo.

CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabraconvocatoria en mayúscula sostenida, a tres interlineas libres del ultimo renglón deltexto contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de dos puntas(:).

FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: EI nombre completo de los firmantes responsables seescribe en mayúscula sostenida 0 con mayúscula inicial, de cuatro a cincointerlineas libres a partir de la última línea del acta. EI cargo se escribe ainterlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Ejemplo:MANUEL CHACON CORREA JUAN CAMILO VELEZ CANO

Presidente Secretario


------------------ (1 interlínea)100-1-2------------------ (1 interlínea)

REUNION ORDINARIA COMITÉ DE CREDITO------------------ (1 interlínea)

ACTA 01------------------------------------ (3 interlíneas)------------------FECHA: Tuluá, 4 de enero de 2010------------------ (1 interlínea)HORA : De las 14:00 horas a las 18:00 horas------------------ (1 interlínea) LUGAR: Sala de Juntas INFITULUA------------------------------------ ( 2 interlíneas)

Ejemplo Acta:


ASISTENTES:

ANDRES LEONARDO MEJIA , Director– Presidente

CAROLINA CANO BASTIDAS , Secretario ComitéADALGIZA OROZCO, Técnico, Vocal

------------------ (2 interlíneas)

AUSENTES:

WILLIAM MARTÍNEZ JIMÉNEZ, Jefe División - Vocal

------------------

------------------ (2 interlíneas)

ORDEN DEL DÍA:

------------------ (1 interlínea)

1o. Verificación de Quórum

2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior.

3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de la Alcaldía Municipal de Tuluá.


------------------------------------ (2 interlíneas)

DESARROLLO:------------------ (1 interlínea)1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.------------------ (1 interlínea)2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.------------------ (1 interlínea)------------------ ( 2 interlíneas)

CONVOCATORIA: La próxima reunión se efectuará el 10 de enero de 2010, a partir de las 10:00 horasen la sala de Juntas del Instituto.

RECOMENDACIONES (Cuando aplica)------------------------------------------------------------------------ (4 interlíneas)


ADALGIZA OROZCO ANDRES LEONARDO MEJIA

Presidente Secretario

------------------

------------------ (2 interlíneas)

Transcriptor: Fabiola Morales Bedoya y/oRedactor: Alexander González

Calle 21 Nº 34 – 57 PBX – 2261285 2261432 Ext. 101 FAX 104www.infitulua.gov.co


La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere

solemnidad, puede ser personal.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS La constancia y la certificación tienen como

objetivo fundamental dar a conocer información decarácter personal y pueden ser de:

Tiempo de servicio

Experiencia

Salarios u honorarios, ENTRE OTROS

EI certificado es un documento de carácterprobatorio, público o privado, que asegura laveracidad y la legalidad de un hecho o actosolemne (acontecimiento acompañado deformalidades necesarias para la validez de unacto judicial, juramento, ceremonia, norma yrequiere registro notarial).


RESOLUCIONES

Para las características de redacción y presentación, márgenes, estilo, tipo de fuente y tamaño y líneas especiales, ver el punto 5 de este instructivo.

PARTES DE LA RESOLUCION

ENCABEZADO: Escribir centrado, enmayúsculas sostenida, sin negrilla,INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO,PROMOCION Y DESARROLLO DE TULUA.

CÓDIGO: Consignar al margen izquierdolos números que identifican ladependencia productora seguida de guión( - ), colocar los números que identificanla serie y/o sub-serie que corresponda.

RESOLUCION No.__: Escribir centrado, enmayúsculas sostenidas, sin negrillaRESOLUCION No.__ Escribir el númeroconsecutivo que corresponda a larespectiva sesión; iniciando con 01 cadaaño, y se cierra cada año calendario.

El consecutivo de las resoluciones delInstituto será controlado por la Gerencia ypor la Dirección Jurídica en el caso queaplique.


FECHA: Escribir el día, mes yaño entre paréntesis, así:

12 de agosto de 2010)

REGISTRAR EXPRESION “Pormedio del cual…” De una a dosinterlineas de la identificacióndel documento se escribirá laexpresión: Por medio de lacual, acompañada de unasíntesis del objeto de laResolución, centrada, sinnegrilla, entre comillas “”.

NOMBRE DEL CARGO YDE LA ENTIDAD: Se escribeel cargo y entidad, como semuestra a continuación, sinnegrilla y centrado:

El Gerente General delINSTITUTO deFINANCIAMIENTO,PROMOCIÓN y DESARROLLOde TULUÁ., INFITULUÁ, enuso de sus atribucionesconstitucionales, legales yestatutarias, especialmentelas conferidas…

CONSIDERANDO: Escribircentrado, en mayúsculassostenidas, sin negrilla, seescribirá CONSIDERANDO,y a continuación detallarcada párrafo, una vez sedescriban losConsiderandos, en la partefinal se escribe la frase:

Por lo expuesto, se…


CONSIDERANDO: Escribir centrado, en mayúsculassostenidas, sin negrilla, se escribirá CONSIDERANDO, y acontinuación detallar cada párrafo, una vez se describanlos Considerandos, en la parte final se escribe la frase:

Por lo expuesto, se…

COMUNIQUESE Y CUMPLASE Escribir centrado, enmayúsculas sostenidas, sin negrilla, se escribiráCOMUNIQUESE Y CUMPLASE ó NOTIFIQUESE YCUMPLASE ó PUBLIQUESE en el caso que aplique.

Al final escribir la frase, “dado en la ciudad que se elabore,el día especificado en letras y entre paréntesis en número, elmes y el año en letras y números.

FIRMAS Registrar las firmas de quien corresponda, enmayúscula sostenida, sin negrilla.


Ejemplo Resolución

------------------

------------------ (2 interlíneas)100-50 ------------------------------------ (2 interlíneas)

RESOLUCIÓN No.__ (12 de enero de 2009)

------------------------------------ (2 interlíneas)“Por medio de la cual ………………” ------------------ (1 interlínea) El Gerente General del INSTITUTO de FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN y DESARROLLO de TULUÁ., INFITULUÁ, en uso de sus atribuciones constitucionales, legales y estatutarias, especialmente las conferidas… ------------------------------------ (2 interlíneas)

CONSIDERANDO ------------------------------------ (2 interlíneas)


Ejemplo Resolución

Que… ------------------------- (1 interlínea)Que … ---------------------------(1 interlínea) Por lo expuesto, se… ------------------------------------ (2 interlíneas)

RESULEVE ----------------- (1 interlínea) ARTICULO PRIMERO...............----------------- (1 interlínea) ARTICULO SEGUNDO................ ----------------- (1 interlínea)

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (Según se requiera)----------------- (1 interlínea) Dada en Tuluá, a los veintiocho días (28) del mes de septiembre del año dos mil nueve (2009)---------------------------------- (2 interlíneas) JOSE EDIER CARDONA DEL RIO Gerente ----------------- (1 interlínea) Transcriptor: Fabiola Morales BedoyaRedactor: Alexander González


CORREO ELECTRONICO

MENSAJES ELECTRÓNICOS

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información conuno o Más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través del internet. Este mediose Puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares ycualquier Otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido,

Razón por la Cual se recomienda tener en cuenta lasdisposiciones de esta guía para cada uno de Estos casos.Para garantizar el éxito en el intercambio del correoelectrónico, se presentan las Siguientes subgerencias.

PARTES:

De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de La Internet, a continuación se identifican las partes

del correo electrónico.

Se recomienda a lasorganizaciones quedisponen de Internet yservicios de correoElectrónico,reglamentar suutilización y asignarresponsabilidades conbase en Usuariosdebidamenteautorizados, para elmanejo de correotanto masivo comoinstitucional.


ENCABEZAMIENTO

De (From): Informa a los receptores quién es el remitente delmensaje.

Para (To): indica la dirección del destinatario.

Asunto (Subject): es el resumen que da una idea, poradelantado, de lo tratado en el Correo se recomienda una frasecorta y lo más descriptiva posible del contenido del Mensaje.

NOTA La fecha la suministra el servicio de correo.

CUERPO DE EL TEXTO

Se recomienda que el saludo y la despedida sean como enuna carta normal.

Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta lasreglas básicas de ortografía (Tildes, mayúsculas, diéresis,puntuación, entre otras).


Se aconseja incorporar una firma alfinal de cualquier mensaje, aunquesolo sea el Nombre también puedeincluir el cargo, la organización, eldepartamento, el teléfono Y laextensión, entre otros.

NOTA 1 tener el menor númeroposible de mensajes en la bandejaDe entrada, para ello se sugierecrear carpetas personales. Estascarpetas se Pueden organizar portemas, labores, proyectos, mensajespendientes, años, entre Otros.

Ejemplo:

5. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

• MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

OBJETIVO

Dar a conocer laspolíticas yprocedimientos para laadecuada organizaciónde los archivos degestión del Instituto deFinanciamiento,Promoción y Desarrollode Tuluá,

con fundamentoen la tabla deretencióndocumentalaprobada, yvelar por laconformación,organización,preservación

y control de losarchivos degestión, teniendoen cuenta losprincipios deprocedencia yorden original, elciclo vital de losdocumentos y lanormatividadarchivística.

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

El Instituto deFinanciamiento,Promoción y Desarrollode Tuluá “INFITULUA”en cumplimiento delas disposicioneslegales contenidas enla Ley 594 de 2000, yla reglamentación queviene expidiendo elArchivo General de laNación a través deAcuerdos, Circulares,Decretos,especialmente elAcuerdo No. 042 de

Octubre 31 de 2002“Por el cual seestablecen los criteriospara la organización delos archivos de gestiónen las entidadespúblicas y las privadasque cumplen funcionespúblicas, se regula elInventario ÚnicoDocumental y sedesarrollan los artículo21, 22, 23 y 26 de la LeyGeneral de Archivos 594de 2000”.


Obligaciones de losfuncionarios a cuyo cargoestén los archivos de lasEntidades Públicas.

Artículo 17.Responsabilidad Generalde los funcionarios dearchivo.

Artículo 18. Capacitaciónpara los funcionarios deArchivo.

Artículo 19. SoporteDocumental.

Artículo 16.

Instalaciones para losArchivos: La administraciónpública deberá garantizarlos espacios y lasinstalaciones necesariaspara el correctofuncionamiento de susarchivos.

Artículo 14. Propiedad,manejo y aprovechamientode los archivos públicos.

Artículo 15.Responsabilidad especial yobligaciones de losservidores públicos.

Artículo 13.

TITULO IV

ADMINISTRACION DEARCHIVOS

Artículo 11.Obligatoriedad de laconformación de losarchivos públicos.

Artículo 12.Responsabilidad. LaAdministración Públicaserá responsable de lagestión de documentos yde la administración desus archivos.

Generalidades de la Ley 594 de 2000


TITULO V

GESTION DE DOCUMENTOS

Artículo 21. Programasde Gestión Documental.

Artículo 22. ProcesosArchivísticos.

Artículo 23. Formación de archivos

•Artículo 24.Obligatoriedad de las tablas de retención.

•Artículo 26. Inventario Documental.

•Conservación

Documental, según ACUERDO AGN No. 048 (5 de mayo de 2000)

Condiciones de edificios y locales destinados a archivos, según el Acuerdo AGN 49 DE 2000 (Mayo 5)

•ARTÍCULO 1º-Edificios de archivo.

POLÍTICAS CON RESPECTO A LA CONSERVACIÓN

Conservación Documental, según ACUERDO AGN No. 048 (5 de mayo de 2000)

“Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de

Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental”.

Los documentos de archivodeberán estar contenidos enlas unidades de conservaciónlo más adecuadas posibles ydebidamente identificadas, yque garanticen lapreservación del FondoDocumental.

Para el caso del Instituto seutilizará la carpeta libre deácido de dos tapas y ganchoplástico, los cuales cumplenlos lineamientos yrecomendaciones del ArchivoGeneral de la Nación ygarantizan la conservación dela documentación.

Con la conservación seejecutarán,principalmente, tareastendientes a detener ycorregir los deteriorosmanifiestos que afecten laintegridad de losdocumentos. Se adoptaránlas estrategias, técnicas ymateriales que garanticenla conservación y seguridadde la documentación enrelación con los sistemasde almacenamiento,depósito y unidades deconservación.



Políticas con respecto a la Eliminación Documental, según elAcuerdo 46 de 2000 (Mayo 5) "Por el cual se establece elprocedimiento para la eliminación documental".

ARTICULO 1º-Aprobar el siguiente procedimiento para la eliminaciónde documentos:

-La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoraciónapoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de laentidad.

-La decisión sobre la eliminación de documentos, es responsabilidaddel comité de archivo de cada entidad y del jefe de archivo de lamisma.

-Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la eliminación de documentos se efectuará por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente.

-Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención documental.


Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en lacorrespondiente tabla de retención documental. En las eliminaciones primarias elresponsable de la oficina productora informará por conducto del jefe del archivo central alcomité de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones proyectadas.

Las eliminaciones secundarias serán responsabilidad del jefe de archivo central quiendeberá solicitar autorización al comité de archivo para llevarlas a cabo. en todos los casosdeberá levantarse un acta acompañada de su respectiva relación.

ARTICULO 2º- El "acta de eliminación" contendrá:

Entidad

Dependencia

Código de la dependencia y de la serie documental

Series

Fechas

Volumen

Unidades de conservación

Nombres completos y firmas del presidente, secretario, y otros miembros del comité de archivo.


Políticas con Respecto a la Foliación de la Documentación

La foliación es parte imprescindible delos procesos de organización archivísticapues da fe de la responsabilidad de losproductores documentales; esconstitutiva del inventario únicodocumental y requisito ineludible paralas transferencias tanto primarias (delarchivo de gestión al archivo central)como secundarias (del archivo central alarchivo histórico).

Para el caso del Instituto todos losdocumentos deben cumplir con lassiguientes especificaciones:

-La foliación se realiza a todas y cadauna de las unidades documentales de unaserie, cabe resaltar que se debe verificarsi los documentos responden al trámite oa los tipos documentales de la respectivaserie documental.

-La unidad documental (carpeta)contiene un máximo de 200 folios.

-La foliación se efectúa utilizando lápizde mina negra y blanda, tipo HB ó B, ólapicero negro.


El número debe escribirse en la esquina superior derecha de la cara recta del folio de manera legible y sin enmendaduras, como se muestra en la figura,

sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

1


La numeración se realiza de maneraconsecutiva, es decir, sin omitir nirepetir números. No se folian losdocumentos utilizando números consuplementos como A, B, C, ó bis.

5

5 A


No se realiza foliaciónsobre pastas odocumentos en blanco,que por alguna razóndeban quedar en lacarpeta.

1

Las series de documentossimples (Decretos,Circulares,Resoluciones), se foliande maneraindependiente porcarpeta.

Las series de documentossimples (Decretos,Circulares,Resoluciones), se foliande maneraindependiente porcarpeta.

1


Políticas con Respecto al manejo de Carpetas y demás Unidades deConservación:

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar yrotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha informacióngeneral será: Unidad Administrativa, serie, sub serie, asunto carpeta o expediente,fechas extremas, número de carpeta, número de folios, especificar si tiene reservalegal y su ubicación. La cantidad máxima de folios por carpeta son 200.

Los documentos del archivo de gestióndeben conservarse en carpetas que elinstituto designe, en caso de requerirgancho, se utilizará de plástico, el cualse introduce en la tapa izquierda de lacarpeta, de afuera hacia adentro, deforma que el gancho legajado se cierrasobre el verso del último folio que se haingresado a la carpeta.

La ubicación y organización de losarchivos, cuando existen estantes, seidentifican de izquierda a derecha y labandeja de arriba hacia abajo.


Políticas con Respecto al manejo de Documentos de Apoyo

Para el caso del Instituto os documentos de apoyo (facilitativos o informativos) no se consignarán en la Tabla de Retención

Documental de las Unidades Administrativas y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia; dichos documentos deben identificarse con una marcación visible.


Políticas con Respecto a la Consulta de Documentos

El ACUERDO No. 047 de2000, Por el cual sedesarrolla el artículo 43del Capítulo V “Acceso alos Documentos deArchivo”, del AGN delReglamento General deArchivos sobre“Restricciones porrazones deconservación”.

En el ARTICULO 1: Accesoa los documentos einformación, establece:“Con el objetivo degarantizar la preservaciónde los documentos dearchivo, por ser ellosfuentes de conocimiento ydifusión, fundamento de lamemoria histórica de laNación, garantes dederechos y deberesciudadanos que dan cuentade las actuaciones de lasinstituciones.

Que con el fin defacilitar la prestación delos servicios deinformación que debenbrindar los archivos enel territorio nacional, sedispone que solo porrazones deconservación, se podrárestringir el acceso a losdocumentos originales,cualquiera que sea susoporte, más no a lainformación en elloscontenida”.


Consulta o préstamo de documentos a ciudadanos u otras instituciones

El Acuerdo AGN 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23

y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta dedocumentos en los archivos de gestión, por parte de otrasdependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarsepermitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea susoporte. Si el interesado desea que se le expidan copias ofotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de larespectiva.

Que con el fin de facilitar laprestación de los servicios deinformación que debenbrindar los archivos en elterritorio nacional, sedispone que solo por razonesde conservación, se podrá

restringir el acceso a losdocumentos originales,cualquiera que sea susoporte, más no a lainformación en elloscontenida”.

oficina o elfuncionario en quiense haya delegadoesa facultad y sólose permitirá cuandola información notenga carácter dereservado conformea la Constitución o alas Leyes. En lacorrespondienteoficina se llevara elregistro de préstamoy de forma opcionaluna estadística deconsulta


Consulta o préstamo para trámites Internos

El Acuerdo AGN 042 de 2002, por el cual se establecen loscriterios para la organización de los archivos de gestiónen las entidades públicas y las privadas que cumplenfunciones públicas, se regula el Inventario ÚnicoDocumental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 dela Ley General de Archivos 594 de 2000.

ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentospara trámites internos. En el evento que serequiera trasladar un expediente a otradependencia en calidad de préstamo, ladependencia productora deberá llevar un registroen el que se consigne la fecha del préstamo,identificación completa del expediente, númerototal de folios, nombre y cargo de quien retira elexpediente y término perentorio para sudevolución. Vencido el plazo, el responsable de ladependencia productora deberá hacer exigible sudevolución inmediata.


PROCEDIMIENTOS


ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Seleccionar Papelería

A- Emplear papelería pre-impresa o diseñadaen el computador de acuerdo con el modelodel estándar de carta. Funcionario de la

Unidad Administrativa

2. Elegir el tipo de documento a elaborar

A- Establecer el tipo de documento a elaborarya sea, Comunicación, Acta, Circular,Resolución u otra, si se desconoce la forma deelaboración consultar el instructivo de NormasAplicables a la Producción de documentos.

Funcionario de la Unidad

Administrativa

Documento que aplique


ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

3. Elaboración y entrega de la comunicación oficial

A- Elaborar la comunicación deacuerdo a los requisitos depresentación y firmarla. ▲


Administrativa

Comunicación Original

B- Sacar una o varias fotocopiasdependiendo del número dedestinatarios a los que vayadirigido el documento.

Fotocopias de la

Comunicación Original

C- Entregar la comunicación consus fotocopias en la oficina decorrespondencia y ventanilla únicapara su radicación y posteriordistribución.

Comunicación Original y Fotocopias

D- Archivar la comunicación foliadaen la serie documental de laoficina productora de dichodocumento, de acuerdo a loestablecido en las TRD.


Administrativa

Documentos Foliados


ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Organización de documentos A- Identificar y clasificar por gruposde asuntos (Series – Sub-series) deacuerdo a las Tablas de RetenciónDocumental de cada UnidadAdministrativa.

Funcionario encargado del

Archivo de Gestión

Tabla de Retención

Documental

B- Depurar los documentos que searchivarán y seleccionar aquellosque sean de apoyo los cuales no sonde archivo, así como la duplicidaddocumental.


Archivo de Gestión

Archivos Depurados

C- Organizar cronológicamente losexpedientes (asuntos), ubicando deprimero en la carpeta el documentocon la fecha más antigua deproducción y la fecha más recientese encontrará al final de la misma,de tal manera que se puedaevidenciar el desarrollo de lostrámites.


Archivo de Gestión

Documentos Organizados de

forma Cronológica



2. Organización de carpetas y foliación dedocumentos A- Identificar y rotular las

carpetas de tal forma quepermita su ubicación yrecuperación, utilizando losrespectivos formatos, una vezse realice el cierre respectivo alas carpetas cada año.

Funcionario encargado del Archivo de Gestión

Formato de Rótulos

para Carpetas

B- Foliar cada una de las seriesy sub-series documentales(físicamente cada carpeta), deacuerdo como se indica en elnumeral 4.7 Políticas conrespecto a la foliación dedocumentos del presenteInstructivo.

Funcionario de oficina encargado del Archivo de Gestión

Series y Sub-series

Foliadas



C- Archivar en cada carpeta el máximo de foliospermitidos y abrir una carpeta adicional solo en casode que dicha carpeta supere los 200 folios,identificándola con la información señalada, yanexándole el número de orden de la carpeta.Ejemplo: 1 de 2, 2 de 2 respectivamente.

Funcionario de oficina encargado del Archivo de

Gestión

Carpetas

D- Diligenciar el formato Guía de Archivo de Gestiónpor cada carpeta, con el fin de facilitar suordenación, consulta y control.


Gestión

F-404-06 Formato Guía de Archivos de

Gestión



3. Inventario, ubicación y eliminación de documentos de apoyo.

A- Inventariar los documentosarchivados, utilizando el FormatoÚnico Inventario Documental.

Funcionario de oficina encargado

del Archivo de Gestión

Formato Único Inventario

Documental

B- Ubicar las carpetas en elmobiliario de archivo destinado paratal fin.



N/A

C- Eliminar o reciclar los documentosde apoyo cuando pierdan utilidad ovigencia.



Documentos de Apoyo

Reciclado



4. Organización de los anexos A- Diligenciar el formato rótulo paraanexos cuando un documento tengaanexos tales como videos, cd,planos, o cualquier otro formato queno sea papel convencional, en dichoformato se debe especificar a quecarpeta pertenece y cual es suubicación física.



Formato Rótulos para

Anexos

5. Consulta o préstamo de documentos a ciudadanos u otras instituciones

A- Solicitar la consulta dedocumentos mediante solicitudverbal o escrita, dirigida al Jefe delÁrea o funcionario responsable delArchivo de Gestión.

SolicitanteComunicación

si aplica

B- Recibir y tramitar la solicitud deconsulta de documentos, verificandoque la información solicitada notenga carácter de reserva, conformea la Constitución y a las Leyes.



Comunicación



C- Registrar el préstamo de documentos utilizando elformato de préstamo de documentos para consultaexterna para hacer la entrega a la persona solicitante.


Gestión

F-404-05 Formato de Préstamo Documentos

Consulta Externa

D- Registrar la devolución de las comunicaciones yexpedientes en el formato de préstamo de documentospara consulta externa.


Gestión

Formato de Préstamo Documentos Consulta

Externa

E- En caso de que se necesiten o que se desee laexpedición de copias, se solicitará autorización parafotocopiar documentos al jefe de la respectiva oficina.

Solicitante Fotocopias



6. Préstamo de documentos para trámites internos

A- Solicitar los documentosrequeridos a la UnidadAdministrativa. Funcionario de

oficina solicitante

Comunicación o solicitud

verbal

B- Diligenciar el formato Testigo dedocumento afuera del archivo degestión, para efectos deseguimiento y control, yreemplazar el documento o folioprestado con el formato enmención.

Funcionario de oficina

productora

F-404-03 Formato

Testigo De Documento

Afuera Archivo De Gestión



C- La Unidad Administrativa productora deberá llevar unregistro en el que se consigne la fecha del préstamo,identificación completa del expediente, número total defolios, nombre y cargo de quien retira el expediente ytérmino perentorio para su devolución. Vencido el plazo,el responsable de la dependencia productora deberáhacer exigible su devolución inmediata. La custodia ypréstamo de documentos de los archivos de gestión esresponsabilidad del jefe de cada Unidad Administrativa.


Gestión

F-404-04 Formato Préstamo documentos

consulta Interna

D- Destruir el formato Testigo una vez se recibanuevamente el documento o folio prestado.


Gestión N/A


CONSERVACIÓN PREVENTIVA

Conservación preventivaA- Revisar el almacenamiento de losdocumentos, la señalización yadecuación del área de archivo.


encargado del Archivo de

Gestión

N/A

B- Realizar un diagnóstico integralde los Archivos de Gestión,evaluando las condiciones en que seencuentran actualmente los archivosen conservación documental.

Coordinador (a) de Gestión

Documental o quien haga sus

veces

Informe de Diagnóstico

C- Establecer las necesidades,recomendaciones y prioridades deacción.

Coordinador (a) de Gestión

Documental o quien haga sus

veces

Comunicación


CONSERVACIÓN PREVENTIVA

D- Organizar y distribuir el equipo y mobiliario enlas respectivas áreas administrativas destinada alArchivo de Gestión cumpliendo los lineamientos dealmacenamiento y conservación dados por elArchivo General de la Nación.

Funcionario de oficina encargado del Archivo

de Gestión N/A


ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Eliminación de Documentos A- Identificar y determinar ladisposición final de las series y sub-series, eliminando de losdocumentos según lo señalado en laTabla de Retención Documental decada Unidad Administrativa.


encargado del Archivo de

GestiónN/A

B- Diligenciar el formato deSolicitud eliminación documental,y enviarlo al Jefe de la UnidadAdministrativa al que pertenecenlos documentos, para visto bueno.

Funcionario Unidad

Administrativa encargado del

Archivo de Gestión

F-404-09 Formato Solicitud

Eliminación Documentos



C- Revisar la información del formato de eliminacióndocumental y determina cuales de estos documentos sepueden eliminar y cuales no, le informa mediantecomunicado al funcionario que diligenció la solicitud.

Nota: Se deben argumentar los motivos por los cuales nose pueden eliminar algunos documentos.

Jefe de Unidad Administrativa

Comunicación

D- Colocar el visto bueno en el formato de eliminacióndocumental y lo devuelve funcionario que realizó lasolicitud.

Nota: Se debe otorgar una prorroga de tiempo a ladocumentación que no se puede eliminar con base a losargumentos especificados por el Coordinador de Grupo.

Jefe de Unidad Administrativa

F-404-09 Formato Solicitud Eliminación

Documentos



E- Generar el acta de eliminación documental en la cuallista los documentos a eliminar y citar al Comité deArchivo.

Funcionario Unidad Administrativa encargado


F-404-08 Formato Acta de Eliminación de

documentos

F- Aprobar el acta de eliminación documental mediantefirma del presidente de Comité de Archivo.

Nota: En caso de no aprobar la eliminación de alguno delos documentos relacionados en el acta, se debemodificar el acta y otorgar una prorroga de tiempo a esadocumentación.

Comité de Archivo F-404-08 Formato Acta de Eliminación de

documentos


TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Transferencias Documentales

A- Elaborar plan anual de transferencias, de acuerdocon los tiempos establecidos en las TRD. Coordinador (a) de

Gestión Documental o quien haga sus

veces

Plan de Transferencias

B- Comunicar a los productores documentales laProgramación definitiva de transferencias. Coordinador (a) de

Gestión Documental o quien haga sus

veces

Comunicación

C- Preparar físicamente la documentación: Se debeverificar la correcta organización, depuración ymarcación del archivo a Transferir.

Funcionario Unidad Administrativa encargado del

Archivo de Gestión

N/A



D- Numerar las carpetas y elaborar el Inventario:Una vez ordenadas las carpetas, se numeran de (1)hasta (n) según la cantidad que se vaya a transferir yse prepara el Inventario documental en el formatoestablecido.

Funcionario Unidad Administrativa

encargado del Archivo de Gestión

F-404-07 Formato Único de Inventario

Documental

E- Entregar la documentación de acuerdo a las fechasprogramadas en el plan de transferencias, para surevisión.

Funcionario Unidad Administrativa

encargado del Archivo de Gestión

N/A



F-Verificar las series que por tabla de retencióndeben ser transferidas al archivo central,comprobando que la documentación transferidacumpla con todos los requerimientos exigidos en elinstructivo para la organización de archivos.

Si en la revisión se encuentran inconsistencias sepide la revisión y ajustes de aplicación de la Tablade Retención.

Coordinador (a) de Gestión Documental o quien haga sus veces

N/A

G- Recibir los documentos y ubicarlos en el lugarcorrespondiente en el archivo central, respetandolos principios de procedencia y orden original.

Coordinador (a) de Gestión Documental o quien haga sus veces

N/A



H- Realizar en el acta la realización de laTransferencia.

Coordinador (a) de Gestión sus veces y Funcionario oficina

Productora

F-404-10 Formato Acta de realización de

Transferencia

6.REGISTRO FOTOGRAFICO DEL ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTIÓN

ANTES DEL S.G.D

ARCHIVO CENTRAL

El archivo central actualmente seencuentra inventariado y con unabase de datos, donde se puedeubicar fácilmente los documentos enel archivo central.

A continuación se muestra el archivocentral antes de la implementacióndel S.G.D.

ARCHIVO CENTRAL

ACTUAL

ARCHIVO CENTRAL

7. CONCLUSIONES

• La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente lainformación archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen deinformación lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcanventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

• Una experiencia significativa, al evaluar cada herramienta que hacen parte fundamentaldel Sistema de Gestión Documental de INFITULUA.

8. WEBGRAFIA

Gestión Documental Véase en : http://www.onegolive.com/ventajas-gestion-documental-empresas.aspx.

Archivo General de la Nación – Normatividad Véase en : http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1147

MUCHAS GRACIAS

Sistema de gestíon documental

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