IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE … · empresarial y no empresarial necesitan información sobre su...

UNIVERSIDAD RICARDO PALMA

FACULTAD DE CIECNICAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN

2014

1. Resumen Ejecutivo

Según Mayor Zaragoza y Bindé (1999) “La información y el conocimiento han

jugado un papel importante a lo largo de la historia de la humanidad. En las

últimas décadas del siglo XX las relaciones entre los distintos agentes sociales

se han visto intensificadas por la ampliación de las capacidades técnicas de las

tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC). Éstas han

propiciado una serie de interdependencias, cada vez más complejas, entre los

distintos países, hecho que algunos autores han calificado como tercera

revolución industrial”. Marion Harper1, una reputada investigadora de los

Sistemas de Información y Comunicación contemporáneas asegura que

“…Para administrar una institución se administra su futuro y administrar su

futuro es administrar la información”. La trascendencia del Sistema de

información y Comunicación sostienen Haaker y Day2 es porque

“…Literalmente casi todas las empresas del sector privado o público

empresarial y no empresarial necesitan información sobre su medio ambiente

de mercado para planear y operar en forma eficiente”.

La información y comunicación deben estar al servicio de las funciones que

debe desarrollar la universidad, esto es: la formación profesional, investigación

y en general la prestación de los servicios a la sociedad.

Para brindar una formación utilizando las modernas TIC y lograr mejores niveles

de calidad y que el protagonista en el proceso de aprendizaje sea el alumno

exige que el profesor se adapte al uso de las TIC y reduzca la brecha producto

del rápido desarrollo de la tecnología, asimismo es necesario la dotación de los

medios tecnológicos en la cantidad, calidad y su permanente actualización.

En el aspecto de la investigación; la Información y comunicación tienen una

implicación directa, ya que facilita la interacción interna y externa entre grupos

de investigadores y de la gestión de la propia universidad. Las mejoras en las

comunicaciones permiten que las comunidades científicas puedan funcionar

como comunidades del conocimiento en las que los intercambios de resultados

y descubrimientos se realicen en forma inmediata favoreciendo el conocimiento

y su difusión.

En la gestión de la FACEE, tanto en lo administrativo como en lo académico la

información y comunicación deben satisfacer las necesidades de recibir,

procesar y difundir información. Por tanto, para obtener los resultados deseados

y lograr una eficiente gestión de la FACEE se requiere la automatización de sus

procesos tanto en la gestión del personal docente y administrativo, como la

gestión académica, por hacer mención a algunos procesos.

El Sistema de Información y Comunicación de la Facultad de Ciencias

Económicas y Empresariales (SICFACEE) de la universidad Ricardo Palma,

debe ser un sistema transversal que se sustente en un enfoque sistémico

asegurando el flujo de información en todos los subsistemas constituidos por la

Escuelas Académicas Profesionales con calidad y oportunidad y su enlace con

los sistemas de la Universidad.

El SICFACEE debe planear, organizar dirigir y controlar las siguientes

actividades; propias de cada área de la comunicación al interior y; al exterior de

la URP:

Exterior Interior

Enseñanza Aprendizaje (1) (2)

Investigación (3) (4)

Extensión universitaria (5) (6)

Proyección social (7) (8)

Gestión de la enseñanza aprendizaje (9) (10)

Gestión administrativa (11) (12)

1. INTERNET, WEB, portal de la URP 2. Biblioteca y Aula virtual 3. Redes científicas, bibliotecas, publicaciones (libros, revistas) 4. INTRANET, bibliotecas, publicaciones (libros, revistas) 5. Educación continua, Cursos talleres y conferencias 6. Video conferencias, cursos, talleres y conferencias. 7. Convenios y campañas de difusión 8. Voluntariado y Campañas de difusión

9. Sistema virtual de tramites, Help Desk, portal de la URP 10. Sistemas de tramites y pagos, help desk, matricula virtual, Sistemas

de evaluación y registro de notas 11. INTERNET, portal de la URP 12. Sistema ERP (Enterprise

Las actividades planteadas serán desarrolladas por el Coordinador del

Sistema de Información y Comunicación el mismo que jerárquicamente

dependerá del Decano de la FACEE y funcionalmente de la oficina de

Imagen Institucional de la URP. El coordinador deberá mantener relaciones

estrechas con los Directores de las EAP, la Oficina de Registros y Matricula

de la FACEE y con las siguientes oficinas de la URP:

Oficina de Educación Continua

OFICIC

ORECA

Oficina de Bienestar Universitario

Oficina de Extensión Universitaria y Proyección Social

Oficina de Admisión

Oficina de Recreación y Deportes

El Coordinador del SICFACEE deberá haber recibido una formación

profesional o certificación en Gestión de la Información y Comunicación

Empresarial o Corporativa.

2. Objetivos:

3.1. Objetivo General:

Implementar el Sistema de Información y Comunicación de la Facultad

de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad Ricardo

Palma.

3.2. Objetivos Específicos:

Planificar, implementar, y controlar el Sistema de Información y

Comunicación la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

(FACEE) de la universidad Ricardo Palma para asegurar su

mejoramiento continuo.

Realizar un diagnóstico de las actividades y mecanismos de información

y comunicación de la FACEE a fin de identificar las dificultades,

necesidades y expectativas de los procesos que se vienen realizando en

la Facultad para proponer cambios que garanticen un mejor servicio de

calidad.

Mejorar los mecanismos de información y comunicación entre los

miembros de la comunidad educativa de la FACEE a fin de efectivizar el

servicio educativo.

Implementar las herramientas tecnológicas que permita una mejor

información y comunicación entre los estudiantes, docentes y

administrativos de la FACEE.

Mantener actualizada la información que se difunde en los diferentes

medios de comunicación de la FACEE a los miembros de la comunidad

educativa y al público externo.

Fortalecer el proceso de enseñanza-aprendizaje a través del uso y

manejo de las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación.

Evaluar las actividades del sistema de implementación y comunicación

para establecer sus respectivos planes de mejora a partir de las

encuestas y resultados obtenidos.

3. Alcance:

a) Decano y Director de la Escuela Académico Profesional

b) Directores y/o Coordinadores de las diversas oficinas y unidades de la

Facultad

c) Coordinador del Sistema de Información y Comunicación

d) Personal Administrativo de las EAP de la FACEE

e) Personal Docente de la Escuela Académica Profesional

f) Estudiantes de la Escuela Académica Profesional

4. Responsables del Proyecto:

- Jesús Hidalgo Decano de la FACEE

- Carlos Jungbluth V. Director de la EAPAG

- Víctor Castro M. Director de la EAPANG

- Leopoldo Muñante Director de la EAPCF

- Víctor Montero Director de la EAPE

- Hugo Durand Ch. Director de la EAPHGT

- Víctor Castro M. Presidente de la Comisión Organizadora de la EAPMGAC

Referencias Bibliográficas 1. Harper, Marion Jr. Referenciada por Haaker y Day en Investigación de

Mercados. McGraw Hill, 1989 2. Haaker, D.A.A. ; Day, G.S. Investigación de Mercados. McGraw Hill,

1989.

5. Actividades (planificación, diseño, implementación, seguimiento y control) metas por etapas y recursos:

ETAPA DE PLANIFICACIÓN

ACTIVIDADES METAS RECURSOS PRESUPUESTO PLAZOS INDICADORES

1. Designación del Coordinador del Sistema de Información y comunicación de la FACEE (SICFACEE)

Planificación del Sistema de

Información y Comunicación de la

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

FACEE

Humanos:

- Decano de la FACEE

- Directores de las EAPs

- Coordinador del SICFACEE

- Responsable de la Investigación Formativa

- Oficina de la Extensión Universitaria y Proyección Social

- OFICIC

Materiales:

- Computadora

- Útiles de escritorio

- Actas de reunión

De infraestructura:

- Sala de reuniones

- Laboratorio de Cómputo

S/. _________ Jul 2014 - Resolución del Consejo

de Facultad

2. Diagnóstico de los mecanismos de información y comunicación de la FACEE

S/. 6,000.00 Set-Oct 2014 - Informe del diagnóstico

3. Identificación de los módulos informáticos que se requieren en el proceso de enseñanza-aprendizaje

S/. 500.00 Nov 2014 - Lista de verificación de

módulos informáticos

4. Identificación de redes sociales que promuevan la información y comunicación de las actividades realizadas por la FACEE

S/. 500.00 Nov 2014 - Lista de verificación de

redes sociales

5. Planificación de la articulación del sistema de evaluación de la investigación y el SICFACEE para tener una efectiva difusión de los proyectos y sus avances.

S/. 500.00 Dic 2014

- Acta de reuniones

6. Planificación de la articulación del sistema de evaluación de la extensión universitaria y el SICFACEE para tener una efectiva difusión de los proyectos y sus avances.

S/. 500.00 Dic 2014

- Acta de reuniones

7. Planificación de la articulación del sistema de evaluación de la proyección social y el SICFACEE para tener una efectiva difusión de los proyectos y sus avances.

S/. 500.00 Dic 2014

- Acta de reuniones

ETAPA DE DISEÑO


8. Diseño de la arquitectura web de los módulos informáticos para mejorar los procesos de enseñanza-aprendizaje de la FACEE

Diseño del Sistema de Información y

Comunicación de la FACEE

Humanos:






- OFICIC

Materiales:

- Computadora

- Impresora


- Actas de reunión

De infraestructura:

- Sala de reuniones


S/. 1,000.00 Ene-Mar 2015

- Arquitectura web diseñado

9. Diseño de los canales de comunicación entre los diferentes actores de la comunidad educativa de la FACEE

S/. 1,000.00 Jun 2015 - Flujograma de los

canales de comunicación diseñado

10. Diseño de los mecanismos de actualización permanente de las redes sociales que promuevan la eficacia de la información y comunicación de las actividades realizadas en la FACEE

S/. 1,000.00 Jul-Ago 2015

- Mecanismos de actualización de las redes sociales diseñados

11. Diseño de la articulación del SIC con los sistemas y programas exigidos por el CONEAU (estándares sistémicos)

S/. 1,000.00 Set-Oct 2015 - Articulación del SIC con

los sistemas y programas diseñado

12. Diseño del mecanismo de articulación del sistema de evaluación de la investigación formativa con el SICFACEE.

S/. 1,000.00 Nov 2015 - Mecanismo de

articulación diseñado

13. Diseño del mecanismo de articulación del sistema de evaluación de la extensión universitaria con el SICFACEE

S/. 1,000.00 Nov 2015 - Mecanismo de

articulación diseñado

14. Diseño del mecanismo de articulación del sistema de evaluación de la proyección social con el SICFACEE

S/. 1,000.00 Nov 2015

- Mecanismo de articulación diseñado

ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN


15. Elaboración de encuestas de satisfacción sobre la implementación del SICFACEE

Implementación del Sistema de

Información y Comunicación de la

FACEE

Humanos:






- OFICIC

Materiales:

- Computadora, Impresora


- Dípticos / Boletines

De infraestructura:

- Sala de reuniones


S/. 500.00 Dic 2015 - Encuesta elaborada

16. Coordinación con el responsable de la Investigación formativa para articular el SICFACEE con el sistema de evaluación de la investigación formativa para tener una efectiva difusión de los proyectos y avances.

S/. 500.00 Ene-Feb 2016

- N° de reuniones

17. Coordinación con el responsable de la Extensión universitaria para articular el SICFACEE con el sistema de evaluación de la extensión universitaria para tener una efectiva difusión de los proyectos y avances.

S/. 500.00 Ene-Feb 2016

- N° de reuniones

18. Coordinación con el responsable de la proyección social para articular el SICFACEE con el sistema de evaluación de la proyección social para tener una efectiva difusión de los proyectos y avances.

S/. 500.00 Ene-Feb 2016

- N° de reuniones

19. Difusión de las actividades programadas en los proyectos de implementación de los sistemas y programas exigidos por el CONEAU (estándares sistémicos)

S/.3,000.00 Ene-Dic 2016

- Actividades difundidas

20. Implementación de las redes sociales para efectivizar la información y comunicación entre todos los miembros de la comunidad educativa de la EAP

S/.3,000.00 Ene-Dic 2016

- Redes sociales implementados

21. Implementación de los módulos informáticos que se emplearán para mejorar los procesos de enseñanza-aprendizaje en las EAP de la FACEE

S/.13,000.00 Feb-Nov 2016

- Módulos informáticos implementados

ETAPA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL


22. Monitoreo y supervisión de las actividades planificadas del SICFACEE

Evaluación del Sistema de Información y Comunicación de la FACEE

Humanos:




- OFICIC

Materiales:

- Computadora

- Impresora


- Fotocopiadora

De infraestructura:

- Sala de reuniones


S/. 500.00

Jul a Dic 2014

Ene a Dic 2015

Ene a Dic 2016

- N° de monitores y/o supervisiones realizadas

23. Aplicación de encuestas de satisfacción sobre el SICFACEE

S/. 500.00 Dic 2015

Dic 2016

- N° de estudiantes y docentes que participaron en las encuestas de satisfacción

24. Procesamiento, análisis, interpretación y emisión de los resultados obtenidos en las encuestas.

S/. 500.00 Dic 2015

Dic 2016

- Resultados procesados, analizados e interpretados

25. Elaboración del informe anual sobre los acuerdos y decisiones tomadas para la articulación del sistema de evaluación de la investigación formativa, el sistema de la evaluación de la extensión universitaria, el sistema de evaluación de la proyección social y el SICFACEE

S/. 500.00

Dic 2014

Dic 2015

Dic 2016

- N° de informes realizados

26. Evaluación semestral de la implementación del SICFACEE y planteamiento de acciones correctivas y preventivas.

S/. 500.00

Dic 2014

Jul y Dic de 2015

Jul y Dic de 2016

- N° de Informes realizados

27. Elaboración de un plan de mejora sobre la implementación del SICFACEE

S/. 500.00 Dic 2016 - Plan de mejora

elaborado

6. Cronograma de actividades por metas:

ACTIVIDADES POR METAS 2014 2015 2016

J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D

1. Planificación del Proyecto del Sistema de Información y Comunicación

X X X X X X

2. Diseño del Proyecto del Sistema de Información y Comunicación

X X X X X X X X X X X

3. Implementación del Proyecto del Sistema de Información y Comunicación

X X X X X X X X X X X X X

4. Evaluación del Proyecto del Sistema de Información y Comunicación

X X X X X

7. Recursos:

8.1. Humanos:

Decano de la FACEE

Directores de las EAP de la FACEE

Jefe de la Oficina de Registros y Matricula

Jefe del Instituto de Investigaciones Económicas, Sociales y Empresarialesy

del Medio Ambiente

Coordinador del Sistema de Información y Comunicación de la FACEE

Responsables del Sistema de Evaluación de la Investigación Formativa

Jefe de la Oficina de Extensión Universitaria y Proyección Social

Personal Administrativo de las EAPAG de la FACEE

Personal Docente de las EAPAG de la FACEE

Estudiantes de las EAPAG de la FACEE

Jefe de OFICIC

8.2. Materiales y de infraestructura

Escritorio: papel bond A-4, tinta, lapiceros, lápices

Computadora, impresora, fotocopiadora

Dípticos / Boletines

Sala para reuniones

Laboratorio de cómputo

8. Presupuesto:

El presupuesto destinado para la implementación del Sistema de Información y

Comunicación es de Treinta y nueve mil quinientos nuevos soles destinado por

el área de difusión y aprobado por el Consejo de Facultad.

9. Financiamiento:

El financiamiento se realizará con los recursos propios de la FACEE

Elaborado por : EQUIPO Comité FACEE

Aprobado por : CONSEJO DE FACULTAD FACEE Fecha: mayo del 2014

Responsable: Dr. Carlos Cavani Grau

Fecha: 3 de mayo del 2014.

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