Guía para matar un proyecto y tener éxito al primer intento

Ing. Benito Ortíz Sánchez Administrador del Activo de Producción Ku Maloob Zaap

Cómo empecé

a amar los

bomberazos.

• La pretensión arrogante de considerarse el dueño de la verdad es la principal barrera a la comunicación respetuosa y la interacción efectiva…

METAMANAGEMENT Tomo I Fredy Kofman Edit. Granica 2001, pg 23.

Temática

I. ¿Tiene sentido considerar a la Administración de Proyectos?

II. Proyectos 1. Como hacer para que NO ocurra al primer intento 2. Como SÍ

III. Conclusiones

I. ¿Tiene sentido considerar a la

Administración de Proyectos?

Temática

…Sí, por los resultados a nivel empresa

…Sí, por los resultados a nivel Operativo

…Sí, por la calidad de nuestros productos

Sí, por nuestros resultados a nivel personal

Sí, por nuestro compromiso social

La historia de un proyecto…

Cómo lo explicó el

cliente

Cómo lo entendió el

líder de proyecto

Cómo fue diseñado

Cómo quedó la

ingeniería de detalle

Cómo fue

documentado

Lo que el depto. de

producción instaló

La historia de un proyecto…

o

Cómo fue facturado

al cliente

Cómo lo registró

Ventas

La hist ria de un proyecto…

Lo que el hijo del cliente

realmente quería

¿Que es un proyecto? • PROYECTO: Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un único bien, servicio o resultado.

– En tiempo – En Costo – Bajo especificaciones

• ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS:

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para alcanzar los requerimientos del mismo.

¿Cuando es exitoso un Proyecto?

• Si el proyecto cumple con las especificaciones técnicas o para el objetivo que fue planeado, y si hay un alto grado de satisfacción relativo a los resultados del proyecto por parte de los interesados clave, entonces el proyecto se podría considerar exitoso.

• Aún así, hay tres perspectivas que analizar.

Perspectiva 1

• ¿El proyecto se realizó de la manera correcta? – ¿Se aplicaron los

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de administración de proyectos adecuadamente?

• ¿Se llevó a cabo el proyecto correcto?

Conceptualización DefiniciónVisualización

Opciones

1 2 3

Opciones

1 2 3

Opciones

1 2 3

Perspectiva 2

• ¿Se realizan los proyectos correctos de la manera correcta una y otra vez?

Perspectiva 3

II. Proyectos

1. Como hacer para que NO ocurra al primer intento

Temática

10 Lecciones para “matar” un proyecto

Proceso 100 %

G A R A N T I Z A D O

!! Advertencia ¡¡

1.- No te intereses en definir claramente los alcances

• Mucho menos verifiques que cubran las expectativas de los interesados

• Dada la experiencia, los alcances siempre están variando, cámbialos cada vez que sea necesario

2.- No luches por integrar un equipo de excelencia

• Solo busca estrellas

• No los capacites, es costoso y toma tiempo – integración de equipos y superación

– desarrollo de habilidades de comunicación

– resolución de conflictos

– toma de decisiones

• Divide y vencerás

3.- Omite los Activos de los Procesos

• ¿No los conoces? !ignóralos¡

• No documentes los procesos críticos para sustentar el proyecto

!Para que¡ si eres es un profesional experto, puedes resolver todos los problemas, como siempre lo has hecho ¿o no?

4.- No planifiques la elaboración del plan del proyecto

• Asume que es exactamente como siempre has efectuado proyectos anteriores

• Es más importante invertir tiempo en la acción que en la planificación, ! Has ya ¡

• No utilices herramientas especiales, un excelazo siempre ha bastado

5.- No voltees a los costos, la línea de tiempo es la clave

• Sólo preocúpate por cumplir con la línea de tiempo

• Los costos no te deben de importar, muchas veces no te dan acceso a esta información

• !Cumple al costo que sea¡

6.- No consumas recursos en análisis de riesgos

• Usa tu “experiencia”

• Como tu plan de respuesta solo mantén alerta a tu gente

• La probabilidad y estadística eran aburridas en la escuela

• El análisis de riesgo solo sirve para pagar a más “asesores”

7.- No apliques control de cambios, tu decides.

• Es solo un registro más

• Desarrollar mecanismo de monitoreo y control de cambios, te va ha hacer que pierdas tiempo

• No comuniques los cambios al resto de los interesados, se ve mal

8.- No es prioridad la comunicación con los interesados

• No identifiques a todos los interesados, vas a terminar rindiendo cuentas a no sabes quién

• No elabores planes de comunicación núnca

• Aíslate y aplica tu alta especialidad para entregar tu trabajo en tiempo y forma que para eso nos pagan

9.- No te ocupes por los EMS, “alguien” debió de contratarlos

• Las adquisiciones y contrataciones no requiere de estrategia, solo son trámites

• No es tu problema, hay un área de compras

• Solicita lo más económico así reduces costos

• No incluyas en el plan esta actividad

10.- No compartas las lecciones aprendidas

• A ti te costaron y no tiene por que compartir el secreto

• Ni pensar en documentarlas, tú y los tuyos saben como le hicieron

• Si algo debe mejorar que nada más sea en tu área

Nota: La palabra “No” del decálogo no tiene el significado de prohibición, tampoco se puede interpretar como un mandato o instrucción para actuar en consecuencia.

Significa que es algo que no se puede hacer por más que se intente, porque hay algo intangible y superior que hace falta:

El conocimiento y el interés por cambiar.

II. Proyectos

2. Como SÍ

Temática

Una de dos:

1. No hagas nada nuevo y aplica el decálogo al pie de la letra

2. Bríndate la oportunidad de cambiar, todo empieza por ti

Empieza por:

• Rodearte de tu mejor equipo de trabajo – Que se entienda que es más

importante el modo de relacionarse de una persona que toda su “fregonería”

• Prepárate, sé más autodidacta y optimista

• No le tengas miedo al fracaso y actúa

III. Conclusiones

Temática

Conclusiones

• Las propias para meditar.

Solo tener presente que todo es integral y sistémico y que en un proyecto trabajan personas y que en una comunidad global de responsabilidades compartidas todas las personas ascenderán o caerán juntas.

LOS SERES HUMANOS REACCIONAN NO FRENTE A “LA REALIDAD”, SINO FRENTE A LAS IDEAS QUE TIENEN EN SU MENTE…

Bibliografía

• Peter W.G. Morris, Jeffrey K. Pinto; Project Program & Portafolio Management, Edit. John Wiley & sons.

• Harold Kerzner; Strategic planning for project management using a project management maturity model; Edit. John Wiley & sons

• Kevin Forsberg, Hal Mooz & Howard Cotterman; Visualizing Project Management; Edit. John Wiley & sons; third edition

• PMBOK® 5th Edition 2013.