[Guía del Participante]virtual.senati.edu.pe/pub/COM3/MANUAL_U2_COM3.pdf, en un orden determinado o...

CCOOMMPPUUTTAACCIIÓÓNN EE IINNFFOORRMMÁÁTTIICCAA IIIIII [Guía del Participante]

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Capítulo VI: Crear, definir y aplicar referencias de celdas

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COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA III

Guía del Participante

Material auto instructivo, destinado a la capacitación del SENATI a nivel nacional.

SEGUNDA EDICIÓN

Marzo 2011

Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida total ni parcialmente, sin previa autorización del SENATI.

© Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial - SENATI

Panamericana Norte Km 15,200, Independencia – Lima Perú.

Teléfono: (0051-1) 533-4503

E mail: [email protected]

Marzo de 2011


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EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL MMÓÓDDUULLOO

CCOOMMPPUUTTAACCIIÓÓNN EE IINNFFOORRMMÁÁTTIICCAA IIIIII

ESTRUCTURA DEL MÓDULO

UNIDAD TEMÁTICA 01: “INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 2007”

• Introducción a Microsoft Excel 2007

• Edición de celdas

• Formato de celdas

“CREACIÓN DE FÓRMULAS” • Creación de fórmulas

• Crear, definir y aplicar referencias a celdas

UNIDAD TEMÁTICA 02: “FUNCIONES – GRÁFICOS ESTADÍSTICOS”

• Aplicar funciones matemáticas y estadísticas

• Aplicar funciones lógicas

“GRÁFICOS E IMPRESIÓN” • Definir y crear gráficos estadísticos

• Impresión de Hojas de Cálculo


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ÍÍNNDDIICCEE GGEENNEERRAALL

Funciones .......................................................................................................... 6 DEFINICIÓN DE FUNCIÓN ............................................................................................................. 7

Argumentos ......................................................................................................................... 7 Estructura ............................................................................................................................ 7

FUNCIONES ELEMENTALES ......................................................................................................... 8 ESCRIBIR FUNCIONES CON EL CUADRO DE DIÁLOGO PEGAR FUNCIÓN ............................................ 9

Funciones lógicas, de información y condicionales ........................ 15 FUNCIONES LÓGICAS ................................................................................................................ 16 FUNCIONES DE INFORMACIÓN ................................................................................................... 18 FUNCIONES CONDICIONALES ..................................................................................................... 19 ANIDAR FUNCIONES SI ............................................................................................................. 22

Gráficos ............................................................................................................ 25 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 26 CREAR GRÁFICOS USANDO EL ASISTENTE PARA GRÁFICOS ......................................................... 26 PARTES DE UN GRÁFICO .......................................................................................................... 29 ¿CÓMO CREAR UN GRÁFICO? ................................................................................................... 29 CREACIÓN DEL GRÁFICO ........................................................................................................... 30 PRIMER PASO: TIPO DE GRÁFICO .............................................................................................. 30 SEGUNDO PASO: DATOS DE ORIGEN ........................................................................................ 31 TERCER PASO: OPCIONES DEL GRÁFICO ................................................................................... 31 A) TÍTULOS: ......................................................................................................................... 31 B) EJE: ............................................................................................................................... 32 C) LÍNEAS DE DIVISIÓN: ........................................................................................................ 32 D) LEYENDA: ....................................................................................................................... 33 E) ETIQUETAS DE DATOS: ..................................................................................................... 34 F) TABLA DE DATOS: ............................................................................................................ 35 CUARTO PASO: UBICACIÓN DEL GRÁFICO .................................................................................. 35 DAR FORMATO A UN GRÁFICO ................................................................................................... 36 CAMBIAR EL TIPO GRÁFICO ....................................................................................................... 37

Impresión ....................................................................................................... 38 CONFIGURAR LA HOJA DE CÁLCULO ........................................................................................... 39

Sección Configurar Página ............................................................................................... 39 Orientación del papel ........................................................................................................ 40 Orientación del papel ........................................................................................................ 40 Ajuste de escala ................................................................................................................ 40 Encabezado y pie de página ............................................................................................. 41

IMPRESIÓN .............................................................................................................................. 44 Vista Preliminar ................................................................................................................. 45 Botón de Office .................................................................................................................. 45 Barra de Herramientas de Acceso rápido ......................................................................... 46 Impresión Rápida .............................................................................................................. 47 Configurar Impresión ......................................................................................................... 48 Intervalo de páginas a imprimir ......................................................................................... 49


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Objetos a imprimir ............................................................................................................. 49 Número de copias ............................................................................................................. 50

APLICANDO LO APRENDIDO ............................................................................ 51

AUTOEVALUACIÓN ........................................................................................... 52

FORO .................................................................................................................. 53

GLOSARIO Y BIBLIOGRAFIA ................................................................. 54 s celdas deseadas manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse.

Capítulo VII: Funciones

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Capítulo 7

Funciones

Objetivos del Capítulo:

• Reconocer qué es una función y su estructura.

• Identificar las diferentes categorías de funciones a las que pertenecen las funciones.

• Utilizar las funciones básicas en la construcción de aplicaciones elementales.

En este capítulo trataremos:

• Definición de función

• Funciones elementales

• Escribir funciones con el cuadro de diálogo Pegar función


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Definición de función Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados Argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función MAX calcula el valor máximo de un rango de celdas.

Argumentos Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Estructura La estructura de una función comienza por el Nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los Argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Cada vez que se inicia una función se debe escribir el signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

Estructura de una Función

Nota: Puede ser coma o punto y coma la separación de los Argumentos dependiendo de la configuración regional

Signo igual

Nombre de la Función

Argumentos

Las comas separan Argumentos

Los paréntesis abren y cierran argumentos


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Funciones elementales Para explicar las funciones elementales tenga en cuenta el siguiente ejemplo, que le servirá para entender cuál es la finalidad de dichas funciones.

Tenemos el siguiente Cronograma de Actividades desarrollado dentro de una empresa.

Nota: Para crear otros ejemplos pasar a la hoja2

En la siguiente tabla se explica el detalle de las funciones básicas de Excel.

Función Sintaxis Descripción

SUMA SUMA(número1;número2; ...) Suma todos los números de un rango Pregunta ¿Cuál es el total Global de actividades en la semana? Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda G6 y escribimos


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Podemos notar que al colocar la palabra suma que muestra de forma inmediata los diferentes tipos de funciones relacionados a suma. Del mismo modo se muestra al ubicarse en la función a elegir la definición de la misma. Abrimos el paréntesis para definir los argumentos (de celda o de rango) y señalamos la celda B6 con un clic y sin soltar señalamos hasta la celda F6. Luego cerramos el paréntesis. Podemos notar que se muestra de la siguiente forma =SUMA(B6:F6). Al pulsar la tecla ENTER y se muestra el resultado que es 19. Otros Ejemplos de SUMA: =SUMA(3, 2) es igual a 5 =SUMA("3", 2, VERDADERO) es igual a 6, ya que los valores de texto se traducen a números y el valor lógico VERDADERO se traduce como 1. A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene VERDADERO, entonces: =SUMA(A1, B1, 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numéricos de las referencias no se traducen.

Función Sintaxis Descripción PROMEDIO PROMEDIO(número1,número2; ...) Devuelve el promedio (media

aritmética) de los argumentos. Pregunta: ¿Cuál es el promedio de actividades desarrolladas durante la semana? Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda H6 y escribimos

Podemos notar que al escribir la función y definir los argumentos, se presenta una pequeña etiqueta que nos permite saber la forma como definir los argumentos. Una vez definidos cerramos el paréntesis y pulsamos la tecla ENTER y se muestra el resultado que es 4.75 Otros ejemplos de función PROMEDIO Sí A1:A5 se denomina Puntos y contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2: =PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11 =PROMEDIO(Puntos) es igual a 11 =PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10

Escribir funciones con el cuadro de diálogo Pegar función En Excel al igual que sus antecesores tiene un asistente para pegar funciones. Que ayuda a colocar funciones y valores adecuados, guiando paso por paso para la creación de una fórmula.


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Considerando el ejemplo anterior nos ubicamos en la celda B13.para este caso vamos a usar la función

Función Sintaxis Descripción CONTAR CONTAR(número1,número2; ...) Cuenta el número de celdas de un

rango que contiene números. Pregunta: ¿Cuántas actividades se realizaron en el día? Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda B13 y pulsamos en la barra de menú la opción formulas y elegimos el icono fx (insertar función).

A continuación se presentará en la pantalla la siguiente ventana:

De dicha ventana se selecciona una categoría, ejemplo Estadísticas, de la lista o seleccionar categoría.


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A continuación, una función, ejemplo CONTAR, de la lista seleccionar una función y haga clic en Aceptar, se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccione el rango ya sea escribiéndolo dentro de esta ventana o con el clic de arrastre dentro de la hoja de cálculo y finalmente dar clic en aceptar. El resultado mostrado es 5.


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Otros ejemplos de función CONTAR. (1) Suponga que el siguiente rango A1:A7 contiene en orden los siguientes valores. 12/05/99, 8,SENATI, #¡DIV/0, VACIO,23, PNI =CONTAR(A1:A7) es igual a 3 =CONTAR(A4:A7) es igual a 1 =CONTAR(A1:A7, 2) es igual a 4 Nota. Vacío significa celda en blanco


MIN MIN(número1,número2; ...) Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Existen otros procedimientos para pegar funciones

Usando Procedimiento

Un menú

Haga clic comando ... del menú Formulas El Teclado Presionamos simultáneamente <Mayus >+ <F3> El ratón en la barra de herramientasDamos clic sobre el icono

Pregunta: ¿Cuál es la actividad mínima realizada?

Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda B14 y pulsamos el icono


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Pulsamos el botón Aceptar y seleccionamos el rango que es de B6 hasta B11 como se muestra en el cuadro. Al pulsar el botón Aceptar del cuadro Argumentos de la Función se mostrará la respuesta que es 1.

Otros ejemplos de función MIN. Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces: =MIN(A1:A5) es igual a 2

=MIN(A1:A5;1) es igual a 1

Función Sintaxis Descripción MAX MAX(número1,número2; ...) Devuelve el valor máximo de un

conjunto de valores. Pregunta: ¿Cuál es la actividad máxima realizada?

Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda B15 y pulsamos simultáneamente las teclas <Mayus >+ <F3>. Seleccionamos la función Max de la categoría Estadísticas y señalamos el rango que es de B6;B11 como se muestra en el siguiente cuadro. Al pulsar el botón aceptar nos muestra como resultado 8.


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Otros ejemplos de función MAX. Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces: =MAX(A1:A5) es igual a 27

=MAX(A1:A5,30) es igual a 30

Función Sintaxis Descripción CONTARA Sintaxis CONTARA(Valor1,Valor2 ...)

Cuenta el número de celdas que no están vacías. Y que dentro de ella existan información : valores o textos dentro de una lista de argumentos..

Ejemplos: Utilizar el ejemplo anterior =CONTARA(A6:A11) es igual a 6 =CONTARA(B6:B11) es igual a 6 =CONTARA(C6:C11) es igual a 5


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Capítulo 8

Funciones lógicas, de información y condicionales


• Reconocer los diferentes tipos de funciones lógicas y su funcionamiento con el uso de las tablas lógicas.

• Utilizar las funciones de información y su estructura lógica para el manejo de aplicaciones.

• Reconocer la función condicional SI (simple y anidada), su estructura en la toma de decisiones.


• Funciones lógicas

• Funciones de información

• Funciones condicionales

Capítulo VIII: Funciones Lógicas, de información y condicionales

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• Anidar funciones SI

Funcion

compra el libro de Excel que no es

continuación se detalla las funciones lógicas básicas tales como O, Y, NO.

es lógicas Las funciones lógicas son importantes porque a través de una expresión se pueden evaluar datos o valores que permitan responder a muchas interrogantes. Por ejemplo ¿Cuántos alumnos aprobaron en un curso con una nota mayor igual a 15 y menor igual a 20?, ¿Cuántos alumnos, calificaron, si aprobaron el Examen Semestral ó el Examen Ocupacional con notas mayor a 15 y ,menores a 20?, ¿Cuántos alumnos calificaron si aprobaron la Tecnología y Cursos Complementarios con notas mayor a 15 y menores a 20?. Constantemente nos hacemos preguntas o damos alguna orden; de la siguiente manera: Compra el libro de Word o igual a decir compra el libro de Word y el de Excel.

A


O O(valor_lógico1,valor_lógico2, ...) todos los argumentos son FALSO.

Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si

Para trabajar con esta función es necesario utilizar la denominada tabla Lógica O.

expresión1 Expresión2 =O(expresion1, Expresion2)

V V F F F

V F V

V V V F

Ejemplo: Se tienen las calificaciones de los alumnos de Computo2 y Computo3 que han llevado los cursos de Word o Excel. Determinar si han aprobado uno de los cursos. Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda E8 y escribimos: =O(C8>10.4,D8>10.4). La respuesta es Verdadero, debido a que Torres Vega Juan tiene 15 en Word y 16 en Excel; si se aplica esta formula en los dos casos las expresiones son Verdaderas.


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Otros ejemplos de función O =O(VERDADERO) es igual a VERDADERO

=O(1+1=1,2+2=5) es igual a FALSO

Si el rango A1:A3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces:

=O(A1:A3) es igual a VERDADERO

Función Sintaxis Descripción Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO

Y(valor_lógico1,valor_lógico2, ...) Y

Para trabajar con esta función es necesario utilizar la denominada tabla Lógica O.

Expresión2expresión1 =Y(expresion1, Expresion2)

V V V V F F F V F F F F

Ejemplo: Se tienen las calificaciones de Tecnología y Formación Práctica de los alumnos de Aprendizaje Dual determinar si el alumno puede pasar a su examen semestral. Recordemos que debe estar aprobado en Tecnología y Formación Práctica. Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda E8 y escribimos: =Y(C8>10.4,D8>10.4). La respuesta es FALSO, debido a que Torres Vega Juan tiene 15 en Tecnología pero desaprobó con 6 en Practicas; si se aplica esta fórmula en el caso de la expresión1 es Verdadero y en la expresión2 es Falso es por ello que la respuesta es Falso.


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Otros ejemplos de función Y =Y(VERDADERO, VERDADERO) es igual a VERDADERO =Y(VERDADERO, FALSO) es igual a FALSO =Y(2+2=4, 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B4 contiene 50, entonces

=SI(Y(1<B4, B4<100), B4, "El valor queda fuera del rango") es igual a 5

Función Sintaxis Descripción Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor específico NO(valor_lógico)NO

Para trabajar con esta función es necesario utilizar la denominada tabla Lógica NO.

expresión1 =NO(expresion1)

V F F V

Ejemplos de función NO =NO(FALSO) es igual a VERDADERO

=NO(1+1=2) es igual a FALSO

Funciones de información Utilice una función de información para determinar el tipo de datos almacenados en una celda. Las funciones de información incluyen un grupo de funciones de la hoja de cálculo conocidas como las funciones ES y devuelven el valor VERDADERO si la celda cumple una condición.


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Función Sintaxis Descripción Devuelve el valor lógico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario devuelve FALSO

ESBLANCO ESBLANCO(valor)

Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. CONTAR.BLANCO CONTAR.BLANCO(rango)

Por ejemplo se tiene una lista de Actividades se desea saber ¿cuántas actividades no se han desarrollado es decir que están en blanco?. Pregunta ¿Cuántas actividades no se han desarrollado durante el primer trimestre?.

Apliquemos: Escribimos =CONTAR.BLANCO(B6:B12), en la celda B14 y resultaran 3 celdas con espacios en blanco. Podemos concluir que en Alineacion y balanceo, Suspensiones y Mantenimiento en general le faltan valores.

Funciones condicionales Estas funciones son importantes porque le permite aprender a crear expresiones lógicas utilizando condiciones. Además crear funciones anidadas en otras palabras funciones dentro de otras funciones.

Las funciones más conocidas son:

Función Descripción Sintaxis

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. CONTAR.SI CONTAR.SI(rango;criterio)

Pregunta_1: ¿Cuántas atenciones mayores a 50 existen? Respuesta_1: En la celda B15, se escribe la siguiente la fórmula es =CONTAR.SI(B6:B12,">50"), el resultado es 1


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Pregunta_2: ¿Cuántas atenciones menores iguales a 50 existen? Respuesta_2: En la celda B16, se escribe la siguiente la fórmula es =CONTAR.SI(B6:B12,"<=50"), el resultado es 3

Otros Ejemplos de función CONTAR.SI Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas" respectivamente. =CONTAR.SI(A3:A6,"manzanas") es igual a 2 Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente

=CONTAR.SI(B3:B6,">55") es igual a 2


SUMAR.SI SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Suma las celdas en el rango que coincide con el argumento criterio

Pregunta_1: ¿Cuánto es el total de atenciones (suma) mayores a 50 existen? Respuesta_1: En la celda B17, se escribe la siguiente la fórmula es =SUMAR.SI(B6:B12,">50"), el resultado es 1 Pregunta_2: ¿Cuánto es el total de atenciones (suma) menores o iguales a 50 existen? Respuesta_2: En la celda B18, se escribe la siguiente la fórmula es =SUMAR.SI(B6:B12,"<=50"), el resultado es 3


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Otros ejemplos de función SUMAR.SI. Supongamos que el rango A1:A4 contiene los siguientes valores de propiedad para cuatro casas: 100,000; 200,000; 300,000 y 400.000 respectivamente. El rango B1:B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de propiedad: 7,000; 14,000, 21,000 y 28,000

=SUMAR.SI(A1:A4,">160000",B1:B4) es igual a 63,000.

FUNCIÓN SI

La función condicional en Excel es la función SI. Esta función devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Su sintaxis es la siguiente: SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso) En esta sintaxis: prueba_lógica es una expresión que contiene la celda, el operador y el valor o constante que se va a comparar y que puede tomar el valor Verdadero o Falso, valor_si_verdadero es la expresión que realiza la función si la prueba_lógica es Verdadero y valor_si_falso es la expresión que realiza la función si la prueba_lógica devuelve el valor Falso. Es importante señalar que la misma función puede devolver distintos valores dependiendo del resultado en la expresión lógica.


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Para explicar esta función Si y sus anidamientos, se tendrá como base el siguiente ejemplo:

Un Instructor desea tener un cuadro con dos tipos de calificativos. El primero de ellos (CALIFICATIVO_1) mostrara, si esta aprobado ó desaprobado. El segundo (BONIFICACION DE NOTAS) se regirá en aumentar 2 puntos en el promedio a los alumnos cuyo promedio sea inferior a 12

Ejemplo_1:: Si se desea mostrar el calificativo de aprobado o desaprobado, en la celda G8, la fórmula aplicada debe ser: =Si(F8>=10.5,”Aprobado”,”Desaprobado”) Ejemplo_2:: Si se desea mostrar la Bonificación de Notas aumentando 2 puntos en el promedio, en la celda H8, la fórmula aplicada debe ser: =SI(F8<13,F8+2,F8). Si cumple la condición se aumenta 2 puntos, si no cumple presenta el mismo contenido pues no cumplió con la condición

En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función mostrará "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido".

SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto","Presupuesto excedido")

Anidar funciones SI En algunos casos, se tendrá que utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, se pide obtener el calificativo2 para la relación de alumnos anterior, según el siguiente cuadro:

Si el Promedio es Calificativo

Bueno Mayor Igual a 15

Regular De 10.6 a 14.9

Malo De 0 a 10.5


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Para obtener el Calificativo2 se debe realizar los siguientes pasos:

1. Se selecciona la celda H8 y luego haga clic en botón fx de la barra de herramientas, luego seleccione la Categoría Lógicas y la función SI. Tal como se muestra a continuación:

2. Clic en aceptar de la ventana Insertar función. 3. En la caja de texto Prueba_Lógica digitamos: F8>=15.00. 4. Luego, clic en el cuadro en blanco Valor_si_verdadero y se digita Bueno. 5. Clic en la cuadro en blanco: Valor _si_falso.

Tal como se muestra a continuación

:


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6. Se hace clic en el cuadro de nombres y se elige la opción SI, tal como se muestra a continuación.

7. Se ingresa la segunda condición G2>10.49 en la caja de texto

Prueba_Lógica. 8. Clic en el cuadro en blanco Valor_si_verdadero y digite Regular. 9. Clic en el cuadro en blanco: Valor _si_falso, digite Malo.

Tal como se muestra a continuación:

10. Finalmente se hace clic en el botón Aceptar. 11. Obtenga los calificativos de los otros alumnos.

Para este tipo de evaluaciones es común emplear un Diagrama de Flujo, para ver el flujo de las decisiones de acuerdo al resultado de evaluar las condiciones, tal como se muestra en la siguiente imagen.


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Capítulo 9

Gráficos


• Identificar los elementos de un gráfico estadístico.

• Reconocer los diferentes tipos de gráficos estadísticos y como trabajan con los datos existentes de la hoja.

• Analizar la gráfica creada en función a los datos.

• Aplicar formatos diversos a la gráfica creada.


• Introducción

• Creación del gráfico

• Dar formato a un gráfico

• La barra de herramientas Gráfico

Capítulo IX: Gráficos

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Introdu gráficos se vinculan a

icrosoft Excel puede presentar en el gráfico los valores de las celdas de la hoja de

cción Puede presentar los datos de Microsoft Excel en un gráfico. Loslos datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos.

Mcálculo como:

Circular Columnas Barras Líneas

Crear g

r dicho proceso se mostrará las siguientes opciones dentro de las mismas seleccione el tipo de grafico o la cinta de opciones

los datos a partir de los que se crean y se

ráficos usando el asistente para gráficos El Asistente para gráficos le guiará a lo largo del proceso necesario para crear un gráfico.

Para crear un gráfico, seleccione las celdas que contengan los datos y el texto que desee que aparezca en el mismo y, a continuación, haga clic en barra de menú y seleccione la opción Insertar. Al realiza

para mostrar todos los tipos de gráficos.

Al crear un gráfico, los valores de la hoja de cálculo aparecerán automáticamente representados en el gráfico. Por ejemplo, en un gráfico de columnas, el Asistente para gráficos creará columnas que reflejen el alto correcto de cada valor de la hoja de cálculo. Los gráficos se vinculan a


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actualizan cuando se cambian éstos. Llevando el puntero al centro del gráfico y haciendo arrastre lo puede reubicar.

r un formato personalizado, tal Haciendo clic en las opciones del Menú, puede aplicaomo cambiar la fuente, color o relleno. c

Cuándo usar gráficos de Columnas (Simples y 3D) Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado, o bien refleja las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores

anscurso del tiempo. verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida con el tr

En el siguiente gráfico 3D, podrá comparar la evolución del uso de las ventas de vehículos en Lima durante cinco años con el respectivo tipo de auto..


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Cuándo usar gráficos de Líneas de líneas muestra las tendencias a intervalos equivalent

es de ventas, de ingresos, de pérdidas, entre otUn gráfico es. Se emplean para evaluar proyeccion ros.

Cuándo usar gráficos Circular Un gráfico circular muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de única serie de

datos en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.

Para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del mento en otro gráfico o al gráfico

gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elecircular o de barras más pequeño situado junt

principal.


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Partes de un Gráfico

¿Cómo crSe :

3. Configurar las Opciones del gráfico 4. Determinar la Ubicación del gráfico

En un nuevo libro, ingrese los siguientes datos, tal como se muestra:

Un gráfico Creado tiene las siguientes partes:

Título

Eje X y

título

ear un Gráfico? crea con la ayuda del asistente en 4 pasos

1. Seleccionar el Tipo de gráfico 2. Indicar los Datos de Origen

Eje Y y título

Tabla de datos Leyenda


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Creación 1.

2. ara acceder a todos los tipos de gráficos en el cuadro de diálogo Insertar ráfico se hace clic en la flecha ubicada en la esquina inferior izquierda de la

Gráficos en la Ficha Insertar de la Cinta de Opciones.

Primer Paso: Tipo de gráfico Se presenta la siguiente ventana al acceder al cuadro de dialogo Insertar gráfico:

del gráfico Seleccione alguna celda del Rango de datos.

Pgsección

Se hace clic en algunas de las opciones de tipo de de gráficos asociados

gráfico y se muestran los subtipos

En te ):

lumnas • Subtipo de gráfico: Columna Agrupada

Una vez elegido el tipo de grafico se va mostrar como un elemento incrustado dentro de la hoja de cálculo.

es caso se debe seleccionar (Haciendo clic

• Tipo de gráfico: Co

Clic en el botón Aceptar


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Segundo Paso: Datos de Origen Existen diferentes formas de presentar los datos de acuerdo al análisis de la información que puede ser por filas o columnas. Para ello debe ingresar a las siguientes opciones:

1. Pulse la ficha Diseño dentro de cinta de opciones. 2. Se presenta la siguiente ventana

Se verifica los datos orígenes en que se va a construir el gráfico.

Las series se pueden presentar por filas o columnas. Por defecto está seleccionado en columnas.

En el caso de agregar nuevos datos en la grafica, se debe elegir el botón e indicar el rango nuevo de datos a evaluar.

Tercer Paso: Opciones del gráfico En este paso se puede cambiar los Títulos, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos de datos y tabla de datos:

A) Títulos: 1. Pulse el botón Título del grafico en la sección Etiquetas de la ficha

Presentación


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2. Elegir la alternativa para el gráfico

B) Eje:

1. Pulse la ficha Presentación en la cinta de opciones. 2. En la sección Etiquetas selecciona el botón Rótulos del Eje 3. Se presenta dos opciones de ejes: Título en el eje horizontal primario y Título

en el eje vertical primario. Dentro de cada uno de ellos se pueden definir la activación y ubicación de cada uno de los ejes.

C) Líneas de división:

1. Pulse la ficha Presentación en la cinta de opciones. 2. En la sección Ejes elegir el botón Líneas de cuadriculas del gráfico 3. Elegir el tipo de eje de líneas de división Horizontal o vertical


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D) Leyenda: 1. Pulse la ficha Presentación en la cinta de opciones. 2. En la sección Etiquetas seleccione el botón Leyenda 3. Elegir el tipo de leyenda deseada


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E) Etiquetas de datos: 1. Pulse la ficha Presentación en la cinta de opciones. 2. En la sección Etiquetas seleccione el Icono Etiquetas de datos 3. Elegir el tipo de etiqueta de datos deseado.


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F) Tabla de datos: 1. Pulse la ficha Presentación en la cinta de opciones. 2. En la sección Etiquetas seleccione el Icono Tabla de Datos 3. Elegir el tipo de tabla de datos que se requiera.

Cuarto Paso: Ubicación del gráfico El grafico al insertarlo siempre se presenta como un objeto incrustado. Para cambiar la ubicación a toda una hoja debes:

1. Pulse la ficha Diseño en la cinta de opciones. 2. En la sección Ubicación seleccione el botón Mover Gráfico 3. Elegir la ubicación


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Se debe decidir dónde ubicar el gráfico en una hoja nueva o como un objeto en la

n la Hoja 1, de acuerdo a las opciones se obtiene el siguiente gráfico:

hoja que seleccione.

E

La forma de personalizar este gráfico una vez creado, se explica a continuación:

Dar formato a un gráfico la facilidad de cambiar el “Aspecto” del gráfico, tal

opciones.

del grafico

Mediante esta opción se tienecomo cambiar el tamaño o tipo de fuente, color de fondo, color de la serie de datos, etc. Para ello elegir las siguientes opciones

1. Pulse la ficha Inicio dentro de la cinta de2. Selecciona el objeto a cambiar el formato 3. Elegir los botones para cambiar el aspecto

4. También se puede hacer uso de diseños personalizados para ello se ingresa a laficha Diseño en la cinta de opciones, en la sección Estilos de diseño se elige el diseño que necesite.


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Cambiar el tipo gráfico En este caso se puede cambiar el tipo de gráfico actual por otro, para ello:

1. Pulse la ficha Diseño en la cinta de opciones. 2. En la sección Tipo elegir el botón Cambiar Tipo del grafico

Capítulo X: Impresión

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Capítulo 10

Impresión


• Preparar la hoja de cálculo para la impresión.

• Identificar los elementos necesarios para el tipo de impresión que se requiera.


• Configurar la hoja de cálculo

• Impresión


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Configurar la hoja de cálculo

Sección Configurar Página Esta sección permite modificar: Los márgenes, la orientación, la escala y tamaño de papel a usar, entre otros.

Modificar Márgenes En el botón márgenes encontrará configuraciones de márgenes predeterminados

Pero si requiere realizar sus configuraciones adicionales utilice la opción Márgenes personalizados y se mostrará la ventana Configurar Página en el cual podrá realizar los ajustes necesarios.


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Orientación del papel Esta opción le permitirá elegir entre la página vertical y horizontal.

Orientación del papel Esta opción permite elegir tamaños de papel entre una lista predeterminada, o también accediendo a la ventana Configurar página por medio de la opción Más tamaños de papel.

Ajuste de escala Esta opción le permite ajustar el contenido de la hoja de cálculo de tal forma que pueda ampliarse o reducirse de acuerdo a lo que necesite.

Para ajustar la escala de impresión ingrese a la ventana Configurar página y en la ficha Página encontrará las siguientes opciones:


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Ajuste de Escala: donde podrá elegir entre:

• Ajustar al: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje establecido en el cuadro de %. Por defecto la escala es al 100%. Si usted desea que su tabla se imprima condensada use un porcentaje menor o uno mayor para que se imprima más grande de lo normal

• Ajustar a, usted podrá reducir una tabla que ocupa 4 páginas a sólo 2 o una tabla que ocupa 2 páginas a sólo 1.

Ajuste de escala

Encabezado y pie de página Cuando tiene activada la vista Diseño de página podrá agregar de manera directa un encabezado y pié de página a la hoja de impresión

También puede acceder a las opciones de Encabezado y Pie de página por medio de la ventana Configurar Página y la ficha Encabezado y pie de Página


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Los encabezados y pies de página se muestran en la parte superior e inferior de sus páginas impresas. Se puede usar alguno de los encabezados o pies incorporados o crear uno personalizado.

En esta ficha se puede elegir entre los encabezados y pies propuestos por Excel: haga clic el cuadro combinado de encabezados y el de pies. O use los botones de Personalizar para definir su propio Encabezado y Pie de página a usar.


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Al igual que en Word, Excel posee botones que permiten manejar los objetos de su encabezado y Pie. En la siguiente tabla observe los botones y la utilidad de cada uno de ellos.

Botón Utilidad

Modifica el formato de fuente del texto seleccionado. Fuente, tamaño, estilo y efectos.

Inserta el número de página de la hoja a imprimir.

Inserta el número total de páginas a imprimir.

Inserta la fecha del sistema.

Inserta la hora del sistema.

Inserta la ubicación y el nombre del libro a imprimir.

Inserta el nombre del libro a imprimir.

Inserta el nombre de la hoja.

Insertar Imagen Use este botón para seleccionar la imagen que se debe mostrar en el encabezado de página Formato de la imagen Para modificar el tamaño de la imagen, recortarla o modificar los formatos establecidos de la misma.


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Impresión Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya que Excel las detecta automáticamente. Además, se puede modificar las características de la hoja (tamaño, orientación, márgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora.

Para imprimir Excel manipula 3 vistas: La NORMAL, la VISTA DISEÑO DE PAGINA y la VISTA PREVIA DE SALTO DE PÁGINA. Estas vistas le ayudaran en el proceso de imprimir.

Las herramientas de vistas y diseño de página se encuentran en la sección VISTAS DE LIBRO de la ficha VISTA.

Así se puede imprimir las tablas con diferentes configuraciones de página (vea la figura)


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La misma tabla con distintas configuraciones de hoja

Es importante anotar que para probar estas características se debe tener alguna impresora instalada, local o de Red. Use el Panel de Control Hardware y sonido Impresora y configure una impresora.

Microsoft Office también ha incorporado una Impresora llamada Microsoft Office Document Image Writer, que envía la impresión a un archivo, igual que en un proceso de escaneo.

Vista Preliminar Esta vista muestra la tabla antes de imprimirla. Aquí se puede controlar las opciones y características de la impresión. Para tener una vista previa de lo que se va a imprimir, se cuenta con las siguientes acciones:

Botón de Office 1. Haga clic en el botón de Office y elija la opción Imprimir Vista Preliminar


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Barra de Herramientas de Acceso rápido 1. Desglose la lista de opciones de Personalizar barra de herramientas de

acceso rápido y elija la opción Vista preliminar. 2. Ahora cuando se quiera realizar una vista previa, solo bastará con hacer clic

en este botón que ya se muestra en la barra de herramientas de acceso rápido.

Excel muestra una ventana similar a la siguiente:

Observe en la ilustración que Excel detecta las 2 tablas de la hoja Vendedores.

Para realizar los ajustes necesarios a la Presentación preliminar o para pasar una siguiente página, etc. utilice los botones de control.


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También puede utilizar las teclas Av pág y Ret pág para cambiar entre las páginas que se han generado

Impresión Rápida Si se desea imprimir rápidamente su tabla, haga clic en el botón de office y elija la opción Imprimir y en la parte derecha de la ventana elija nuevamente Impresión Rápida.

Al usar esta opción, Excel imprime la tabla con las opciones por defecto, tanto de la configuración de página como la configuración de la impresora. Si se configuró la página se imprimirá con las opciones elegidas.


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Configurar Impresión Si se desea configurar las opciones para imprimir, diríjase al botón de office y elija la opción Imprimir y luego nuevamente Imprimir en la parte derecha de la ventana

Excel muestra el siguiente cuadro de diálogo Imprimir que presenta características similares al de cualquier programa (tal como MS Word), pero adicionalmente muestra opciones especiales como los de la sección Imprimir:


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En el cuadro Impresora: Especifique la impresora a usar. Incluso puede modificar las propiedades de la impresora seleccionada como: tamaño de hoja, si la impresión será a color o blanco y negro, la calidad de impresión, etc.

Puede elegir la impresora a usar.

Intervalo de páginas a imprimir

En el cuadro Intervalo de páginas Indique si desea imprimir todas las páginas de su tabla o sólo alguna página en particular.

Intervalo de páginas

Objetos a imprimir

En el cuadro Imprimir Seleccione la opción Hojas Activas para imprimir su área de impresión o las hojas seleccionadas. Si se desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opción Todo el Libro. Si elige la opción Selección, Excel ignora el área de impresión e imprime el rango de celdas seleccionados.


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Seleccione el objeto a imprimir.

Número de copias

En el cuadro Copias Indique la cantidad de copias que necesite.

Indique la cantidad de copias a imprimir.

El cuadro Intercalar Organiza las páginas numeradas al imprimir varias copias de un documento.

Si la casilla esta prendida, se imprimirá una copia completa del primer documento antes de que se imprima la primera página de la siguiente copia.

Si la casilla esta apagada, y usted quiere 5 copias, se imprimirá primero 5 copias de la página 1, luego 5 copias de la página 2, etc.


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Capítulo 11

APLICANDO LO APRENDIDO

La TAREA o APLICACIÓN PRÁCTICA debe enviarse por la plataforma.


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Capítulo 12

AUTOEVALUACIÓN

La AUTOEVALUACION debe DESARROLLARSE en la plataforma.


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Capítulo 13

FORO

Para participar en el FORO debe ingresar a la plataforma y busque FORO TEMATICO


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Capítulo 14

GLOSARIO Y BIBLIOGRAFIA

Capítulo XIV: Glosario y bibliografía

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1. GLOSARIO Función.- En programación, una función es un grupo de instrucciones con un objetivo

en particular y que se ejecuta al ser llamada desde otra función o procedimiento. Una función puede llamarse múltiples veces e incluso llamarse a sí misma (función recurrente).

Las funciones pueden recibir datos desde afuera al ser llamadas a través de los parámetros y deben entregar un resultado.

Se diferencian de los procedimientos porque estos no devuelven un resultado.

En general las funciones deben tener un nombre único en el ámbito para poder ser llamadas, un tipo de dato de resultado, una lista de parámetros de entrada y su código.

Expresión.- Representación, con palabras o con otros signos externos, de un pensamiento, una idea, un sentimiento, etc.: libertad de expresión; la risa es una expresión de alegría; allí se encuentran imágenes o expresiones populares del mito; una sentencia judicial no puede ser la expresión de una mentalidad que todavía divide la sociedad entre hombres y mujeres.

Palabra o conjunto de palabras: expresión coloquial; expresiones metalingüísticas; ha utilizado una expresión muy acertada para definirlo.

Gesto o aspecto de una persona, en especial de la cara, que muestra un sentimiento, una actitud o un estado de ánimo: expresión corporal; su cara tiene una bella e ingenua expresión estúpida, una expresión de no entender nada de lo que pasa.

Forma o modo de expresarse o de hablar: nos han puesto como deber varios ejercicios para practicar la expresión escrita; si quieres trabajar en la radio tendrás que mejorar la expresión oral.

Viveza y propiedad con que se manifiestan los afectos en las obras artísticas: tener gran expresión.

Conjunto de términos que representan una cantidad. expresión algebraica Conjunto de números y de símbolos ligados entre sí por los signos de las operaciones del álgebra y que no contiene más funciones que aquéllas que pueden calcularse con las operaciones del álgebra (suma, multiplicación y sus inversas).

Reducir a la ( o su) mínima expresión Reducir la cantidad, la calidad o los componentes de una cosa al mínimo posible para que no deje de ser esa cosa: le perdonó algunas cuentas y le dejó la deuda reducida a su mínima expresión.

Lógica.- Parte de la filosofía que estudia las formas y principios generales que rigen el conocimiento y el pensamiento humano, considerado puramente en sí mismo, sin referencia a los objetos: los problemas principales de la lógica


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son las doctrinas del concepto, del juicio, del silogismo y del método. lógica matemática Lógica que utiliza el método y los símbolos de las matemáticas.

Método o razonamiento en el que las ideas o la sucesión de los hechos se manifiestan o se desarrollan de forma coherente y sin que haya contradicciones entre ellas.

Modo o manera particular de pensar, de ver, de razonar o de actuar que se considera coherente, racional o de sentido común.

Impresora.- Periférico del ordenador diseñado para copiar en un soporte «duro» (papel, acetato, etc.) texto e imágenes en color o blanco y negro. Tipos

• IMPRESORA MATRICIAL O DE AGUJAS • IMPRESORAS DE MARGARITA (en desuso) • IMPRESORA DE CHORRO DE TINTA • IMPRESORA TERMICA • IMPRESORA LASER • PLOTTER

Formato.- Estructura de un archivo que define la forma en que se guarda y

representa en pantalla o en impresora. El formato puede ser muy simple y común, como los archivos guardados como texto ASCII puro, o puede ser muy complejo e incluir varios tipos de instrucciones y códigos de control utilizados por programas, impresoras y otros dispositivos. En MS-DOS la extensión del nombre del archivo suele indicar el formato del archivo. Entre los ejemplos se cuentan el formato RTF (Rich Text Format), DCA (Document Content Architecture), PICT, DIF (Data Interchange Format), DXF, TIFF (Tag Image File Format) y EPSF (Encapsulated PostScript Format).

Se refiere al formato de archivo que una aplicación utiliza para producir sus propios archivos.

Forma preestablecida que se le da a un documento tomando como base o referencia otro con la forma deseada.

Configurar.- Adaptar una aplicación software o un elemento hardware al resto de los elementos del entorno y a las necesidades específicas del usuario. Es una tarea esencial antes de trabajar con cualquier nuevo elemento. La tendencia actual es a reducir las necesidades de configuración mediante sistemas que permiten al nuevo elemento detectar en qué entorno se instala, configurándose automáticamente sin requerir la participación del usuario. Cuando ésta es necesaria, se intenta facilitar al máximo el proceso de configuración.

Office.- Suite ofimática desarrollada por Microsoft, actualmente es la más usada del mundo.

Operable en los sistemas operativos Windows y Apple Mac OS, con posibilidad de funcionar en Linux a través de un emulador.

Existen diferentes versiones del paquete pero, en general, contiene programas como Word (procesdor de texto), Excel (hoja de cálculos), PowerPoint (creación de presentaciones), Access (creación y mantenimiento


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de bases de datos), Outlook (cliente de correo electrónico), FrontPage (creación visual de páginas web), Photo Manager (editor fotográfico), Publisher (para creación de tarjetas, pancartas, etc.), etc.

El primer paquete de Office fue lanzado en conjunto con Windows 95, alcanzando gran popularidad.

Versiones de Office desde que es suite:

a. Microsoft Office 95 b. Microsoft Office 97 c. Microsoft Office 2000 d. Microsoft Office XP/2002 e. Microsoft Office 2003 f. Microsoft Office 2007

2. BIBLIOGRAFÍA • MCFEDRIES PAUL, EXCEL 2007 FÓRMULAS Y FUNCIONES,

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Propias • Estudio Rojas-Benarroch, EXCEL 2003,ANAYA MULTIMEDIA • Frye, Curtis, EXCEL PROBLEMAS Y SOLUCIONES ,Ed. Anaya

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Hoja de Cálculo con Casos Prácticos, Mc Graw Hill. • Suárez Sánchez de León, J.M. (1996): Excel para Windows 95, Anaya

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