GRUPOS Y CONVENCIONES 1

GRUPOS Y CONVENCIONES

TEMAS Y SUBTEMAS

• 1 Antecedentes históricos de los eventos

• 2 Clasificación y características• 3 Importancia económica, social

y promocional • 4 Instituciones y organismos

auxiliares• 5 identificación de las

necesidades del mercado• 6 Fases para la realización de

eventos especiales

CONTEXTO DE LA REFERENCIA

TEMAS Y SUBTEMAS

• 1 Planeación y organización:

Justificación, tipo de evento, objetivos, participantes

• 2 Elección del lugar• 3 Programa General:

Pre-evento, Post-evento, acompañantes• 4 Determinación de los eventos a incluir• 5 Integración del comité organizador:

estructura orgánica y funciones • 6 Investigación y Análisis de

prestadores de servicios:

selección y contratación

Planeación y organización de eventos

TEMAS Y SUBTEMAS

• 1 Medios electrónicos

2 Medios impresos• 3 Exteriores

4 Promoción de ventas• 5 Relaciones públicas• 6 Venta personal• 7 Publicity• 8 Tele marketing• 9 Artículos promocionales• 10 Otros medios

Estrategias de Comercialización

TEMAS Y SUBTEMAS

• 1 Procedimiento base para la elaboración del evento

2 Sistemas para la captura de información:

manuales y automatizados• 3 Análisis de costos y gastos:

directos, indirectos, fijos, variables, otros

4 Políticas de precios y tarifas:

Margen de utilidad, precio de venta

5 Practica, planeación y organización de un evento

Presupuesto del evento

GENERALIDADES DE LOS GRUPOS Y CONVENCIONES

ANTECEDENTES HISTORICOS• Dentro de los antecedentes de esta

actividad nos podemos remontar a los que dieron origen a la actividad turística, con los griegos trasladándose por razones religiosas y por sus famosas competiciones. En realidad, el movimiento turístico fue mas importante con los romanos con sus viajes a templos, santuarios, festividades y aguas termales.

ANTECEDENTES HISTORICOS

• Al caer el imperio romano, no retomo fuerza este movimiento sino hasta el Medioevo, esta vez en grupo. Con las cruzadas esta actividad se incrementó con los soldados, peregrinos y mercaderes.

• Entre el siglo XVI y el XIX, esta actividad se consolidó, surgiendo centros vacacionales, con el deseo de viajar de los


• Jóvenes ingleses, los viajes a las termales y los baños en el mar.

• La revolución industrial transformo totalmente el escenario presentado no solo los adelantos tecnológicos, si no la posibilidad de tener tiempo libre, con una clase media mas numerosa, y ocuparlo en viajes.

ANTECEDENTES HISTORICOS• El año de 1841 marca un hito importante

en la industria de los viajes y precisamente en el desarrollo de los grupos y convenciones cuando Thomas Cook llevo a cabo el primer viaje grupal organizado. Con sus importantes aportaciones al turismo y en conjunto con Henry Wells se le considera el padre de los viajes organizados.


• El fin de la guerra no solo trajo condiciones apropiadas para realizar los viajes (mejor nivel de vida, vacaciones pagadas, paz social, devaluación de las monedas europeas), si no una serie de adelantos tecnológicos que facilitaron el desarrollo del turismo

Conceptos y definiciones.• Convención: reunión de un grupo de personas que

comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en un lugar y fecha determinados previamente para convivir, tratar asuntos de interés común y tomar decisiones al respecto.

• Congreso: es la reunión de un grupo de personas que comparten, como en el caso anterior, intereses similares. En la mayoría de los casos, este termino se aplica a reuniones de ciencias médicas o profesionales y otro tipo de organizaciones

Conceptos y definiciones.• Conferencia: es un tipo de reunión similar a las

anteriores, con la diferencia primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita, por lo general, a exponentes destacados en una especialidad. Es común agregar al nombre la magnitud geográfica que tiene (regional, mundial, etc.)

• Simposio: es la reunión de un grupo de expertos o técnicos que dominan un campo, profesión o tema, cuyo propósito es exponerlo ante un auditorio que comparte ese interés especifico.

Conceptos y definiciones.• Jornada: es una reunión de trabajo de

investigación, de estudio o informativa para resolver un problema planteado ante un auditorio interesado en el tema, cuyas resoluciones y resultados se publican posteriormente.

• Seminario: es una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus áreas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos que comparten interés en el tema.

Conceptos y definiciones.• Coloquio: es una reunión que agrupa a un

distinguido número de especialistas expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus conocimientos bajo la guía y control de un conductor o coordinador.

• Mesa redonda: reunión formada por un número limitado de técnicos o expertos, así como de participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimiento bajo la guía y control de un conductor o coordinador.

Conceptos y definiciones.• Panel o foro: reunión enfocada a propiciar el intercambio

de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presídium, quienes ulteriormente responden o discuten a temas específicos de sus ponencias con el auditorio participante controlado y guiado por un presidente. En el panel los ponentes los mismos o similares conceptos, mientras que en el foro los ponentes deben externar conceptos opuestos.

• Tribuna libre: reunión en la que un limitado número participantes intercambian libremente sus opiniones ante un auditorio, el cual no interviene o interfiere.

Conceptos y definiciones.• Brain storm: su formato es similar al panel, con la

diferencia del tipo de ponente y del presidente del debate. Se trata de un tema de discusión y se discuten ideas planteadas por los participantes en forma libre y espontánea por absurdo que parezca, con el fin de lograr soluciones creativas.

• Buzz group o debate: reunión de 15 a 20 personas en asamblea general, para tratar o discutir uno o varios temas bajo la guía y control de un presidente. Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones, de acuerdo con sus reglas de tiempo y tema de discusión.

Conceptos y definiciones.• Carrefour o workshop: son reuniones de

un numero limitado de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente. Los resultados o trabajos obtenidos pueden ser temas de discusión para otras reuniones.

• Salón: es el tipo de reunión apoyada por una exposición gráfica o pictórica acerca de un tema o ponencia general.

Conceptos y definiciones.• Sede: lugar o destino donde se llevará a cabo la

reunión, ya sea playa, ciudad o destino especial y algunas veces hasta en un medio de transporte, como un barco.

• Hotel-sede: es el hotel principal designado por los organizadores, seleccionado por sus instalaciones y ventajas, destinado a efectuar la mayoría de las actividades. Por lo regular se alojarán aquí los integrantes del comité organizador y los principales actores, así como el área de registro.

Conceptos y definiciones.• Hoteles de apoyo: hotel seleccionado para dar

apoyo logístico en cuanto al hospedaje de los delegados, se puede utilizar alguno para eventos sociales integrados al programa.

• Salones: son los salones para juntas, convenciones, y banquetes en general de los hoteles, contratados de acuerdo a la magnitud del evento.

• Habitación sencilla: cuarto ocupado por una persona.

Conceptos y definiciones.• Habitación doble: cuarto ocupado por dos

adultos. Sucesivamente tenemos la triple y la cuádruple.

• Suite: habitación con un pequeño recibidor independiente, variando su tamaño para la junior, máster o presidencial.

• Cuenta maestra: es la cuenta que el hotel mantiene abierta para que los organizadores autoricen cargos por concepto de consumos diversos, de acuerdo a una línea de crédito negociada con alguna garantía de pago.

Conceptos y definiciones.• Cuenta individual: es la cuenta que estará a

cargo de cada uno de los participantes, el cual deberá establecer una forma de crédito a su llegada, de lo contrario no podrá realizar cargos y pagará en efectivo sus consumos, a no ser que los organizadores garanticen el pago. Lo usual es que exista, dentro de las facilidades del PMS, una cuenta de renta y consumos autorizados y otra de extras.

• Plan americano completo: se incluye el hospedaje y los 3 alimentos diarios.

Conceptos y definiciones.• Americano modificado: se incluye el desayuno y

la comida o cena, de acuerdo a las necesidades del huésped.

• Continental: se incluye solo el desayuno ya sea continental o americano.

• Europeo: solo se incluye el cargo de la habitación, sin alimentos.

• Rack rate: es la tarifa publica general.• Flat rate: o tarifa neta, es la aplicada con

descuento ofrecida a agencias de viajes u operadores mayoristas.

Conceptos y definiciones.• Tarifa grupal o de convenciones: es la tarifa

ofrecida para un evento, por lo general no es comisionable.

• Bloqueo: reservación temporal para los salones, cuartos, espacios aéreos o restaurantes, condicionada a un tiempo límite para su realización y garantía.

• Garantía: condiciones de carácter económico que establece el hotel, línea aérea, agencia de viajes, restaurante o prestador de servicios en general para comprometerse a realizar un evento.

Conceptos y definiciones.• Registro previo: arreglos establecidos con el hotel para el

registro y asignación de habitación para los asistentes a la reunión, cuya inscripción se ha hecho de manera anticipada.

• VIP: persona muy importante para la cual se requiere un trato especial.

• ETA: estimated time of arrival• ETD: estimated time of departure• PTA: prepaid ticket advice, pago anticipado de un pasaje

aéreo pagado en un lugar y entregado en otro.• FIT: excursión foránea independiente de forma individual,

de acuerdo a los requerimientos del cliente.

Conceptos y definiciones.• Paquete: excursión que incluye una serie de

servicios como transporte aéreo, hospedaje, traslados, alimentación, visitas, etc. De acuerdo a las necesidades del pasajero o la oferta realizada por las agencias mayoristas.

• Traslado: servicio de transportación local usualmente del aeropuerto al hotel y viceversa o a ciertos puntos de interés.

• A/V: servicios de equipo audiovisual.• Edecanes: personal profesional de atención y

apoyo en diversas área durante una reunión.

Conceptos y definiciones.• Supervisores: personal profesional

experimentado que se responsabiliza de las acciones y desempeño de los edecanes.

• Traductores: personal altamente calificado para interpretar o traducir simultáneamente un discurso de un idioma a otro.

• Secretarias parlamentarias: personal profesional que ejerce trabajos secretariales en uno o mas idiomas, familiarizado con los términos y requerimientos de un congreso internacional.

Conceptos y definiciones.• Proyector de películas: equipo para proyectar películas

de 16 a 8 mm con o sin sonido.• Proyector de transparencias o filminas: o carrusel un

poco en desuso debido a las avances de la computación.• Proyector de acetatos: equipo que muestra copias de

diagramas o dibujos previamente elaborados.• Proyector de cuerpos opacos: aparato que muestra

artículos opacos como libros, fotos, escritos, etc.• Pizarrón: tablero donde se puede escribir o dibujar con

plumones o gises.

Conceptos y definiciones.• Rotafolios: caballete donde se montan hojas de

gran tamaño donde se realizaran anotaciones, diseños o cuadros con marcadores de tinta y que se pueden desmontar o doblar hacia atrás.

• Videocasetera y receptor: equipo de televisión donde se mostraran videos previamente preparados.

• Pódium: mueble donde se apoya un ponente para colocar sus papeles, lámpara y micrófono.

Conceptos y definiciones.• Presídium: espacio designado en una sala para

ciertas personas designadas previamente, usualmente con una plataforma sobre el nivel del piso para una mejor visión del auditorio, adaptada con mesas con paños, sillas, micrófonos, rótulos de identificación, etc.

• Señalamientos: rótulos indicativos e informativos en diversas áreas del hotel o centro de convenciones para dirigir o informar a los participantes de los servicios o eventos.

• Franelografo: tablero donde se indica con letras de plástico el lugar y horario de las sesiones o eventos.

Conceptos y definiciones.• Plano de montaje: diagrama que indica a

los representantes del hotel o centro de convenciones el montaje de los diversos eventos.

• Teleconferencias: proyección de conferencias a través del sistema de circuito cerrado de una sala a otras o a otros puntos distantes.

• OPR: organizador profesional de reuniones.

Tipos de eventos

• En forma básica existen dos tipos de grupos y convenciones:

• Los podemos clasificar desde el punto de vista del mercado

• Y desde el punto de vista del objetivo

Desde el punto de vista del mercado

• Asociaciones de ejecutivos• Sociedades profesionales• Organizaciones fraternales• Asociaciones científicas• Asociaciones militares• Uniones laborales• Organismos femeniles• Asociaciones educativas

Desde el punto del objetivo

• Convenciones corporativas: convenciones, seminarios, juntas de ventas.

• Convenciones institucionales o convenciones asociaciones: congresos, conferencias, grupos turísticos, grupos deportivos

Viajes de incentivo• Los viajes de incentivo o premiación que mucha

empresas ofrecen y organizan en el año, de acuerdo con sus propias metas u objetivos, son distintas de las convenciones como las hemos descrito anteriormente, ya que son dirigidas a un grupo cerrado de participantes, que son los trabajadores de la empresa que han destacado en la consecución de dichas metas.

Importancia de los grupos y convenciones.

• Los grupos y convenciones ya sean en su forma de viajes de incentivo o conferencias y congresos tienen una gran importancia para la economía de los países en el caso de nuestro país este alcanza hasta un 15% del flujo turístico y en algunos países europeos hasta un 60%, representando una importante fuente de divisas, empleos directos e indirectos, motor de la economía y un escaparate para el país.

El profesional de los grupos y convenciones en la actividad turística.

PERFIL• Conocimiento y habilidad para ser capaz de

conocer a detalle los elementos económicos, políticos, sociales, culturales, etc. Que intervienen en la realización de una reunión

• Consciente de la inversión que en tiempo, dinero, recursos humanos que representa para las asociaciones o empresas el llevar a cabo una reunión.

• Actitud positiva para afrontar las situaciones que se presenten y resolverlas con serenidad, prontitud y eficiencia.

PERFIL• Contar con los conocimientos y experiencia de la

profesión necesarios para organizar los mas mínimos detalles de un evento.

• Nunca dar nada por hecho, manteniendo una supervisión estricta sobre las responsabilidades delegadas a terceros verificando su ejecución.

• Ser capaz de mantener un aprendizaje continuo en toda área del conocimiento y saber transmitirlo a sus colaboradores.

PERFIL• Debe saber trabajar en equipo y ser un

comunicador excelente para transmitir las instrucciones clara y concisamente evitando errores.

• Saber elegir a sus colaboradores buscando gente capaz y eficiente

• Nunca perder de vista los detalles pequeños.• Saber conjugar los objetivos de la asociación o

empresa con la de los delegados y tener presentes sus diferencias.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES• Conocer los antecedentes de la empresa o

asociación que efectuará el evento• Estar totalmente enterado de los objetivos de la

reunión.• Obtener el listado de los participantes y

organizar los traslados, hospedaje y alimentación.

• Confirmar la asistencia de los oradores o panelistas.

• Reservar los salones donde se realizaran los eventos y el equipo audiovisual necesario.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Coordinar la logística del registro, eventos, banquetes así como de las actividades adicionales al objetivo principal de la reunión.

• Ofrecer actividades alternativas para los acompañantes.

• Manejar las emergencias que surjan.

Empresas y asociaciones vinculadas con los grupos y convenciones.

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Meeting RoomsSQ FTHEIGHT (FT)BANQUETTHEATRECLASSROOMCOCKTAILU-SHAPEHOLLOW SQUAREBOOTHSGround Floor Exhibition Area54,1969.193,357N/AN/A5,700N/AN/A211Majahual1,6479.51801701001384048N/AXel-Ha1,0769.515012060712432N/ABonampak1,0239.51501004050N/AN/AN/AAuditorium7,08317.72190410200410N/AN/AN/AFirst Floor Exhibition Area23,68110.831,4672,4441,6302,526N/AN/A122Bacalar1,79511.1580160801503040N/ACosta Maya9,16010.83580950560900208277N/ACozumel13,99312.478101,5008501,500140184N/AXcaret2,15312.141002001202005664N/ATulum1,99112.141001801001805664N/AIsla Mujeres1,88412.14100190841905664N/ACoba2,86010.661202501562507280N/AContoy VIP2,79910.66N/AN/AN/AN/A25N/AN/AGran Cancun29,06331.821,8003,0002,0003,000N/AN/AN/

Centros de congresos y convenciones

• ..\acapulco_ce.pdf• ..\guadalajara_ce.pdf• ..\df_ce.pdf• ..\monterrey_ce.pdf• ..\cancun_ce.pdf

• ..\vallarta_ce.pdf

PRINCIPALES CENTROS A NIVEL INTERNACIONAL

• Convention Centers: International Congress Center Berlin; exhibit space, 1,728,000 square feet; number of meeting rooms, 80; (011) 49-30-3038-3000; www.icc-berlin.de

• Berliner Congress Center; exhibit space, 108,000 square feet; number of meeting rooms, 23; (011) 49-30-23-80-67-50; www.bcc-berlin.de

• Estrel Convention Center; exhibit space, 62,000 square feet; number of meeting rooms, 49; (011) 49-30-68-31-0; www.estrel.com

• Axica Conference & Meetings Center, exhibit space, 9,040 square feet; number of meeting rooms, seven; (011) 49-30-20 24-16


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O'Hare Airport • AMA New York in midtown Manhattan right in the heart of Times Square's

Theater District • AMA San Francisco in the heart of downtown—one block from Market Street • AMA Washington, DC, in the heart of the nation's Capital—minutes from the

Capitol itself!


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Formulación del plan de trabajo (ruta crítica)

• Determinación de objetivos• Fijación de políticas y procedimientos• Presupuesto • Selección del lema y del logo• Coordinación del programa• Selección de ponentes• Determinación de áreas necesarias• Determinación de equipos, montajes y

señalización a utilizar• Selección de la sede


• Cotización de transportación, hospedaje, alimentación, eventos.

• Fam trip• contratación de proveedores• Promoción y publicidad y relaciones públicas• Propuesta y elección de alimentos y bebidas• Variedad y entretenimiento• Decoración y ambientación• Salones, planos de montaje, equipo, servicios de

apoyo


• Listado de participantes• Reservaciones• Logística de traslado• Organización del registro• Apertura y autorización de cuentas maestras• Supervisión de sesiones, eventos, comidas,

montajes, equipos, materiales, personal• Eventos adicionales para acompañantes• Organización del check out• Logística de transportación de regreso.

El proceso administrativo aplicado a los grupos y convenciones

• El proceso administrativo es la base para la organización y desarrollo de las convenciones de acuerdo a las siguientes etapas:

• Mecánica

a) previsión: que se puede hacer?

b) Planeación: que se va a hacer?

c) Organización: como se va a hacer?

El proceso administrativo aplicado a los grupos y convenciones

• Dinámica

a) Integración: con que y con quien se va a hacer?

b) Dirección: ver que se haga

c) Control: como se hizo?

Previsión• Es la anticipación de acontecimientos y

situaciones futuras para planear lo que se va a hacer.

• En este paso se realizaran las siguientes actividades:

• Fijación de objetivos de la reunión• Investigar los factores pasados, presente y

futuro que influirán la reunión• Analizar las alternativas y decidir las mas viables

Integración de comités. • La integración de comités corresponde a la

etapa dinámica en el proceso de integración.• Se deberá siempre evaluar objetivamente a los

candidatos para obtener el mejor resultado de cada uno de ellos.

• Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino, duración, tipo de evento y programas que lo integran se determinará el tamaño del comité organizador.

Integración de comités. • Es un factor primordial para el éxito del

evento y de su coordinación dependerá el desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse con anticipación y cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los otros comités a fin de lograr que la reunión se lleve a cabo sin problemas, detalles o contratiempos.

Clasificación de comités. • Comité organizador: de acuerdo a lo planeado

en la organización se designará la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comité, gerente de subcomité.

• Comité de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio que tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero por lo general no desempeñan un papel en la organización del evento.

Clasificación • Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico• Comité de programa: se encarga de organizar e informar

la serie de actividades que se llevarán a cabo.• Comité de publicidad: su objetivo es promover la

asistencia y difusión del evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes.

• Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten con una habitación de acuerdo a sus necesidades.

Clasificación • Comité de festejos: tiene a su cargo la

celebración de actividades artísticas, recreativas o culturales de los eventos sociales de la convención.

• Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes sea fácil, correcto, cómodo y rápido

• Comité de recepción y hospitalidad: su papel será el de anfitrión de los asistentes en todos los eventos de la reunión.

Clasificación • Comité de transporte: se encarga del traslado e

información de los detalles del viaje.• Comité de exposición: realizará los trámites para

la obtención del espacio para las exhibiciones y la información de los detalles a los expositores.

• Comité de servicios generales: verificará los detalles de los servicios para llevar a cabo los eventos.

• Comité de ornato y rotulación: se encarga de los anuncios, rótulos y decoración de los eventos.

Funciones y obligaciones de cada comité

• El comité organizador es un organismo de trabajo y de acción, es que el ejecutará y pondrá en movimiento el plan elaborado con anticipación.

• Presidencia: es ocupada por los mas altos ejecutivos de la empresa u organización con amplios conocimientos administrativos y experiencia en este tipo de eventos. Atiende las desiciones respecto a la integración de su equipo de trabajo.


• Vicepresidente ejecutivo: llamado también coordinador general, fungirá como OPR, debido a su experiencia es contratado externa y temporalmente para dirigir y tomar la responsabilidad de organizar las reuniones, de modo que se informará de su contratación al presidente y al comité organizador del evento.

• Vicepresidente de finanzas: también llamado tesorero o contralor, debe tener amplios conocimientos de finanzas y contable para realizar el control financiero, ingresos, egresos y saber coordinarse con los otros miembros del comité organizador.


• Presidente de comité: llamado gerente o vicepresidente, es una persona cuya habilidad, experiencia y capacidad, le permiten ejercer exitosamente las responsabilidades que asume cada comité, la integración de esos comités debe ser prerrogativa del OPR.

• Gerentes de subcomité: es el encargado de atender áreas específicas, pero interrelacionadas dentro del funciograma del comité correspondiente. La designación es hecha por el responsable de cada comité

Coordinación de comités• Es fundamental la buena coordinación de los

comités para alcanzar todos los objetivos, para lograr esto la comunicación será fundamental. Para este fin debe programar en fechas predeterminadas sus reuniones generales a las cuales deberán asistir los responsables de cada comité para llevar a cabo una orden del día elaborando minutas e informes de progreso.

• Las reuniones deben reunir las siguientes condiciones:

Coordinación de comités• Elaborar un calendario de juntas con fecha,

hora, lugar y objetivo y distribuirlo entre todos los involucrados.

• Las reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no desviarse en otros asuntos.

• Proveer café y refrescos o coffee break• Considerar el equipo necesario: proyector,

rotafolios, plumones, hojas, lápices, etc.• No permitir personas extrañas al fin• Aconsejable una secretaria o una grabadora.

Análisis de las características del evento y sus objetivos.

Determinación de los objetivos del evento

• Todo evento sea pequeño o grande, nacional o internacional tiene un fin, causa, justificación o razón de realizarse. La fijación de objetivos debe ser clara y definitiva y su establecimiento es la base para definir los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir y será la base del proceso administrativo a seguir y definirán las dediciones importantes como la sede, el presupuesto, el programa, la publicidad, etc.


• Los objetivos pueden ser generales o particulares.

• Por generales se entienden aquellos que están por encima de los otros y que abarcan de forma mas amplia los interés fundamentales de la empresa o asociación que organiza la reunión.

• Los objetivos generales pueden ser educativos, informativos o motivacionales o una combinación de estos.


• Los particulares varían según el punto de vista del organizador o de los asistentes.

• El conocimiento de tales diferencias es de singular relevancia, pues su omisión o desconocimiento afectará el resultado de la reunión.

• A continuación detallamos ejemplos de objetivos particulares.


• Para la asociación:• Imagen • Ingresos• Prestigio• Para la empresa:• Cumplimiento de las

leyes• Nuevos productos• Relaciones industriales y

publicas

• Para el asociado:• Educación y capacitación• Interrelaciones• Foro de exposición• Para el empleado• Capacitación y mejora

personal• Ampliación de elementos

de ventas• Ascenso y

reconocimiento personal

Selección de la sede• Existen una serie de factores que inciden

en la decisión de donde se llevará a cabo la reunión, una de los primeros factores a considerar es el presupuesto.

• En base a los fondos disponibles se podrá decidir si el lugar estará cerca o lejos de la mayoría de los convencionistas para determinar cuanto se podrá desembolsar para el transporte de los mismos.

Selección de la sede• Otros factores importantes para tomar esta

decisión son:• Información histórica acerca de convenciones

anteriores• Procedencia de la mayoría de los participantes y

la ubicación estratégica de la ciudad sede• Numero de participantes y disponibilidad de

hoteles con espacio suficiente en términos de hospedaje y salones de convenciones.

• Disponibilidad de otros atractivos para actividades adicionales.

Selección de la sede• Tipo de ubicación, ya sea playa, ciudad,

campestre.• Favorece el ambiente al objetivo de la

convención o de los participantes?• Es adecuado de acuerdo al tipo de

convencionistas• Viajaran con acompañantes o familiares• Se ajusta el lugar a las posibilidades económicas

de los asistentes?• Accesibilidad y adecuación según la procedencia

de los participantes

Selección de la sede• El clima imperante será adecuado?

• Posee toda la infraestructura necesaria?

• El transporte local es adecuado?

• Existe un ambiente socio-político estable?

• Los nativos tienen una buena relación con la empresa o institución?

Viaje de inspección• A pesar de que normalmente las empresas

cuentan con el apoyo de una agencia de viajes de incentivos o de profesionales en la organización de congresos y convenciones quienes, regularmente, conocen los diversos lugares donde se llevan a cabo las convenciones, el gerente de convenciones de la empresa o institución deberá realizar un viaje de inspección para verificar todos los detalles y asegurarse que cumple con todos los requisitos.

Viaje de inspección• En esta visita, que se realizará al menos con un

año de anticipación se verificará lo siguiente:• Estado general de las instalaciones,

habitaciones, salones, restaurantes• Calidad de los servicios que ofrece el hotel• Numero, tamaño y equipamiento de los salones• Infraestructura del sitio• Medios de transporte y los tiempos de traslado

Viaje de inspección• Planes de construcciones o modificaciones al

edificio.• En cuanto al alojamiento

a) Numero de cuartos disponibles

b) Clasificación por tipo

c) Cantidad de cuartos con dos camas o king size

d) Horarios de llegada y salida

e) Amenities ofrecidos

Viaje de inspección• En cuanto a los salones

• Cantidad y capacidad

• Equipo audiovisual disponible

• Áreas de servicio y registro

• Estacionamiento disponible

• Servicio de cocina y de meseros

Planeación.• Si en la previsión se establece lo que se puede

hacer, Planeación es la determinación del camino que se tomará y lo que se hará conjuntamente con las acciones cronológicas de trabajo para lograr los objetivos previamente trazados, aquí se establece el rumbo que se tomará, estableciendo las reglas, políticas y procedimientos que ayudaran a alcanzar el objetivo, el orden de las operaciones y la determinación de los tiempos y presupuestos para lograrlo.

Planeación.• En todo proceso de planeación existen tres

principios que hay que tener en cuenta:• Principio de precisión: la planeación debe ser

precisa y detallada, pues regirá acciones concretas

• Principios de flexibilidad: debe haber un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control

• Principio de unidad: se debe diseñar una planeación para cada acción y coordinar todas entre si.

Formulación del programa tentativo

• En esta fase se establecen los planes, o la secuencia de acciones y tiempos, que harán que se logre el objetivo. Esto es responsabilidad del OPR quien deberá establecer toda acción posible que afectárá el resultado de la reunión.

• Las revisiones a este programa y los consecuentes cambios agruparan de forma lógica diversas acciones que por sus caracteristicas y objetivos deben estar vinculadas.


• Una vez realizadas las revisiones, las acciones se agruparan bajo una serie de subtitulos que permitan agruparlas para alcanzar cada objetivo especifico, por ejemplo, muchas acciones dentro del plan general de trabajo se agruparan bajo subtitulos, como programa técnico-cientifico, programa social, de promoción, de hospedaje, de registro, etc.


• De acuerdo a la magnitud del evento, al número de asistentes esperados, a la cantidad de colaboradores, al presupuesto asignado y al conocimiento y profesionalismo del comité organizador la realización y cumplimiento de las acciones agrupadas bajo los diversos títulos serán ejecutadas por los subcomités correspondientes

Formulación del presupuesto• Una de las mas grandes e importantes

responsabilidades del OPR para lograr el éxito de la reunión es la cuantificación económica de cada una de las acciones que se realizarán.

• El presupuesto es la elaboración de planes para un periodo determinado y a futuro en términos contables. Determina, con la máxima exactitud posible, el capital o inversión requerida para realizar la reunión y su posible recuperación.

Clases de presupuesto

• De egresos e ingresos

• De tiempo, espacio y productos

• Gasto de capital

• Efectivo

• Balance

Clases de presupuesto• También podemos clasificarlos según el tipo de

reunión, ya que en las convenciones empresariales, el gasto es absorbido por la empresa de acuerdo al budget elaborado en forma general por la empresa al inicio de sus ejercicio en la partida destinada a reuniones.

• Las condiciones generales de la empresa, su situación económica y el tipo de reunión que se celebrará determinan el presupuesto asignado. Por lo que el programa se sujeta a este.

Clases de presupuesto• Mientras que en la mayoría de las reuniones de

asociaciones y organismos similares, el presupuesto se sujeta a la reunión.

• El programa general de trabajo se cuantifica, determinándose así, el presupuesto necesario para ejercerlo. El tipo de reunión, así como sus programas y acciones a efectuar así como su recuperación, son los determinantes del monto requerido.

Elaboración de presupuestos

• Toda acción que muestre una valoración contable se debe incluir en el presupuesto. Por norma general, los presupuestos se dividen en dos renglones principales:

• Egresos

• Ingresos

Egresos • También conocidos como gastos o inversiones,

los egresos debe representar toda la valoración contable que satisface el logro de servicios y elementos materiales en función directa de la reunión.

• Los diversos renglones y la cuantificación de los recursos para el logro de las metas que se indican detalladamente en el plan general de trabajo proporcionaran la totalidad de egresos estimados que requiere la reunión.

Ingresos • Los ingresos deben representar toda

valoración contable para el beneficio económico vinculado directamente con la realización del evento, los cuales pueden provenir de:

• Cuotas de inscripción o registro, cuotas de acompañantes, cuotas especiales, subsidios o contribuciones, patrocinios y contribuciones.

Elaboración de cotizaciones• Una de las actividades primordiales es

determinar los precios de los traslados, transportación, hospedaje, alimentación, eventos, equipo, etc.

• Es necesario negociar los mejores precios para el hospedaje de los participantes y tratar de obtener precios razonables para los banquetes, fiestas, cócteles, etc.

• Adicionalmente, es muy importante negociar los servicios extras y espacio para exhibiciones por el beneficio que implica.

Elaboración de cotizaciones

GRUPOS Y CONVENCIONES 1

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