Grupos y convenciones

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EVENTOS, GRUPOS Y CONVENCIONES COMITES

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  • 1. EVENTOS, GRUPOS Y CONVENCIONES COMITES

2. ElPROPUESTA PARA LA ADMINISTRACIN DEL CENTRO DE proceso se CONVENCIONES divide en cinco etapas: Planeacin,Organizacin, Integracin, Direccin y Control; sobre las cuales basaremos nuestra propuesta. En la etapa de planeacin establecemos la misin y visin: Misin: Proporcionar un servicio altamente eficiente en cada evento, para realza la imagen de la empresa organizadora y consolidarse como un Centro de Convenciones en el mercado internacional. Visin: Captar el porcentaje ms alto de los congresos, convenciones y dems eventos internacionales que se realicen en el pas. 3. PERFILES ORGANIZADORES PRESIDENTEEl perfil deseable para una persona que asumir tal responsabilidad es que, ante todo, debe ser un excelente administrador: debe saber aplicar el proceso administrativo, ser innovador y creativo, tener don de mando, ser un buen lder, tener amplio criterio y sentido comn para tomar decisiones y manejar diversas situaciones, habilidad para manejar personal y capacidad coordinadora, ser flexible, tener conocimientos de finanzas y contabilidad, y por ltimo, ser una persona responsable. 4. FUNCIONES Un ao antes del evento:1. Promueve la iniciacin de los trabajos del congreso. 2. Selecciona a los mejores hombres para ocupar los diferentes puestos. 3. Propone al comit organizador el plan general de accin, el programa y el presupuesto tentativos del evento.4. Realiza la planificacin, la organizacin, el desarrollo y la supervisin de todas las actividades inherentes a la buena marcha de los trabajos y a la feliz realizacin del evento, contando con el apoyo de todos los integrantes del comit directivo. 5. La mayora de los congresos no buscan el beneficioeconmico como meta principal, pues a ste se anteponen los objetivos cientficos, educativos o culturales y, por tal razn, tratan que los participantes paguen la cuota mnima posible, que por regla general no cubre todo. Los patrocinios (conseguir empresas o personalidades que ayuden econmicamente) son una parte importante, como mtodo de financiamiento. 6. COMIT DE PROGRAMA Organiza un programa interesante de trabajo para el evento, decide elnombre preciso de los temas y subtemas que van a ser tratados y expuestos por los conferenciantes. Una vez elaborado su programa principal, se pone de acuerdo con el comit de festejos, para alternar de manera ptima los eventos de trabajo con los eventos sociales, tiempos libres y tiempos de visita para las exposiciones (si las hubiese), antes de establecer de manera definitiva la secuencia y los horarios de ponencias. 7. FuncionesUn ao antes del evento:1. Elabora el plan, el programa y el presupuesto detallados de su comit. 2. Decide el tema general del evento (tema del congreso), los subtemas (el tpico de cada da, si lo hubiere) y los sub-subtemas (nombre de cada una de las disertaciones). 3. Determina los ponentes idneos para cada subtema. 4. Elabora un programa tentativo de trabajo con temas, subtemas, subsubtemas y horarios especficos. 5. Realiza acuerdos con el comit de festejos en relacin con los eventos sociales.6. Elabora un programa completo de actividades (incluyendo horas de trabajo, visitas a exposiciones, eventos sociales y tiempos libres). Una vez que ha intercalado los eventos sociales de acuerdo con el comit de festejos, puede emitir el programa definitivo. 7. Invita a los ponentes idneos. 8. Solicita su currculum a cada ponente. 8. Nueve meses antes del evento: 1. Entrega al comit de publicidad el programa, para ser impreso. 2. Solicita a los ponentes el material que requieren para su exposicin: apuntadores, proyectores, computadoras, etctera. 9. Tres meses antes del evento: 1. Organiza y prepara el material para las mesas de trabajo, si las habr. 2. Acuerda con los ponentes las condiciones acerca de su viaje y viticos, haciendo los arreglos necesarios y el envo de boletos si as fue acordado. 3. Mantiene comunicacin con los expositores acerca del viaje, ponencia y aditamentos. 4. Determina su programa para la inauguracin y la clausura, as como los invitados especiales a cada uno de ellos. 10. Durante el evento: 1. Recibe y da la bienvenida a los ponentes. 2. Proporciona los aditamentos y el equipo necesario para las disertaciones. 3. Vigila que las sesiones plenarias y de trabajo se desarrollen de acuerdo con lo planeado. Coordina las mesas de trabajo para que la temtica de cada una de ellas sea la prevista. 4. Nombra un presidente de debates para cada sesin y notifica a cada uno por escrito la hora y el orden en el programa. 5. Se encarga de que el programa de trabajo del evento se desarrolle de acuerdo con los planes y hace los ajustes necesarios, encaminados principalmente a cumplir con los horarios establecidos. 6. Se responsabiliza del desarrollo de la inauguracin y la clausura. 7. Atiende las necesidades de los oradores durante su estancia en el lugar. 8. Despide a los ponentes. 11. Despus del evento: 1. Enva cartas de agradecimiento a todos los expositores que participaron. En la mayora de las reuniones, el comit de programa es uno de los ms importantes para el logro de los objetivos cientficos o culturales que se planteen, especialmente si se trata de un congreso, porque los participantes son atrados por la calidad de los ponentes para un ptimo aprovechamiento del mismo; sin embargo, en cualquier congreso o convencin que se realice, no puede olvidarse que siempre deben intercalarse eventos de trabajo con aquellos de carcter social. Es sumamente cansado estar en sesiones tcnicas y no tener programada una visita a la ciudad, una cena baile o actividad recreativa. 12. En este caso, el comit de festejos pasa a un segundo trmino y debe sujetarse al tiempo que le deje disponible el comit de programa, y en cierto modo al tipo de actividad que le aconseje; pues no se puede, por ejemplo, tener una fiesta de 10:00 p.m. a las 3:00 a.m., cuando la actividad de trabajo del siguiente da ser agotadora, ni tampoco tener fiesta todas las noches porque los participantes estaran cansados. 13. Cuando se trata de un viaje de incentivos, que organiza la empresa para motivar a sus empleados o distribuidores, la situacin es distinta, puesto que en este caso se trata de festejar prcticamente a los invitados y el programa social se convierte en el ms importante, invirtindose la relevancia de dichos comits. 14. Generalmente se piensa que al trmino del evento la labor de cualquier comit especializado ha concluido, pero aun despus del evento, si tenemos la atencin de mandarle una carta al orador para agradecerle su participacin, posiblemente la prxima vez estar dispuesto a asistir o a recomendarnos a otro orador. 15. Comit de publicidad y relaciones pblicas Publicidad. Promueve el evento en los lugares en que se encuentre su mercado objetivo para lograr la mxima asistencia. Tambin disea y elabora todo el material promocional interno y externo; es decir, aquello que se enviar al exterior con fines publicitarios, como carteles y cartas, as como plumas, hojas, etc., que vayan a usarse o a entregarse a los participantes durante el evento. Relaciones pblicas. Busca proyectar una buena imagen del congreso, y en consecuencia, la difusin gratuita del mismo en la medida de lo posible. Se encarga de que haya un buen ambiente e integracin de grupo en el comit organizador, y una cohesin grupal de los asistentes cuando se realice el evento. 16. Un ao antes del evento: 1. Elabora el plan, el programa y el presupuesto detallados de su comit. 2. Determina el logotipo que representar la reunin (lema y emblema). 3. Disea el cartel y los folletos de informacin.4. Redacta cartas de informacin para enviarlas a los futuros participantes. 5. Determina su directorio. 17. Seis meses antes del evento: 1. Disea los diplomas para todos los participantes y el comit organizador. 2. Elabora todo el material que ser entregado a los asistentes registrados. 3. Contacta a los proveedores y ordena la elaboracin del material. 4. Disea los gafetes, las calcomanas y los boletos que se entregarn, etctera. Tres meses antes del evento: 1. Se encarga del diseo y la impresin de las invitaciones para la inauguracin y clausura del congreso. 18. DURANTE EL EVENTO: Tiene por escrito todos los detalles relacionados con elcongreso. Obtiene para la prensa copia de los discursos, si esposible, y el material biogrfico de cada uno de los ponentes. Cuenta con un espacio o mesa de prensa. De ser posible, organiza ruedas de prensa o entrevistascon los oradores ms sobresalientes. Cuenta con uno o varios fotgrafos oficiales disponibles. 19. El diseo de los diplomas que se entreguen depender del presupuesto con que se cuente, puede elaborarse un solo diseo para congresistas, ponentes y comit organizador, o dos o tres diferentes. 20. PERSONAL (OPCIONAL) Personal: Edecanes. Decoradores. Electricistas. Seguridad. Jurdicos. Guas de turistas. Traductores e intrpretes. Secretarias. Carpinteros. Herreros. Pintores. Personal de limpieza. Choferes. Tcnico de sonido. Servicios mdicos. 21. COMIT DE SERVICIOS GENERALES Es un comit de apoyo directo para los dems comits, en actividades como montaje de salones, sacar fotocopias para ser entregadas a los participantes, realizacin de resmenes de ponencias y elaboracin de los diskettes que se entregarn (si es el caso), etc. Su intervencin depender de los requerimientos especficos de cada uno de los comits, y no requiere proponer un plan ni un presupuesto tentativo. En general, realiza las siguientes actividades: 22. Coopera en la decoracin de la sala, para la inauguracin. Apoya en el montaje y desmontaje de los salones para sesionar, para fiestas, banquetes, etctera. Ayuda al comit de publicidad a integrar el material de la carpeta o portafolio que se entregar a cada participante. Supervisa el funcionamiento correcto del sistema de sonido del equipo elctrico. Al final de cada sesin retira el material empleado. Mecanografa las conclusiones y/o disertaciones, o en su defecto graba los diskettes para entregar a los participantes. Fotocopia el texto de las ponencias, las integra y entrega a los participantes, si fuera necesario. Graba los discursos.