Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Proceso: Controlar los Costos

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de

Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y

unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento

Control de costos

El Control de costos del proyecto incluye:

Monitorear el comportamiento de los costos

Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea

base de costos revisada

Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que

afectarán los costos

Influir en los factores que producen cambios en los costos

Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control

de costos

Herramientas y técnicas para controlar costos

Gestión del valor ganado

Proyecciones

Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)

Revisiones de desempeño

Análisis de variación

Software de gestión de proyectos

Gestión del valor ganado (EVM*)

EVM

Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un

proyecto a través de su alcance, costo y cronograma

Teniendo una línea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede

determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto

Se debe introducir la información real periódicamente para poder utilizar el

EVM

Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para ayudar a

controlar los costos del proyecto

* EVM (Earned value management)

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management

Términos en la gestión del valor ganado

Valor planificado (PV Planned Value), Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado. Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto

Costo real (AC Actual Cost) Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed)

Valor ganado (EV Earn Value) Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed)

El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha

Términos en la gestión del valor ganado

Término Term

AC Costo Real Actual Cost

ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed

BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion

BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed

BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled

CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index

CV Variación del costo Cost Variance

EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion

ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete

EV Valor Ganado Earned Value

EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management

PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline

PV Valor Planificado Planned Value

SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index

SV Variación del cronograma Schedule Variance

TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index

Fórmulas

ECUACIONES

CPI = EV / AC

CV = EV – AC

EAC = AC + ETC ascendente

EAC = BAC / CPI

Proyección EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma

Proyección EAC = AC + BAC – EV Proyección con respecto al desempeño real del proyecto a la fecha

Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo

EV = PV a la fecha * RP

SPI = EV / PV

SV = EV – PV

TCPI basada en el BAC = (BAC – EV) / (BAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]

TCPI basada en la EAC = (BAC – EV) / (EAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]

Métricas para el control de costos

Métrica con respecto del cronograma

Variación del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV – PV > 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado

= 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado

< 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado

Índice de desempeño del cronograma (SPI Schedule Performance Index)

SPI = EV / PV > 1 adelanto en el cronograma

= 1 de acuerdo al cronograma

< 1 retraso en el cronograma

Métrica con respecto al costo

Variación del costo (CV Cost Variance) CV = EV – AC > 0 gastos menores al presupuesto

= 0 gastos de acuerdo al presupuesto

< 0 gastos mayores al presupuesto

Índice de desempeño del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC > 1 en sobrecostos

= 1 costos de acuerdo a lo planificado

< 1 costos por debajo de lo planificado

Ejemplo. Cálculo del valor ganado para una actividad en la

semana 1

Actividad Semana 1

Valor ganado (EV) 5.000

Valor planificado (PV) 10.000

Costo real (AC) 15.000

Variación del costo (CV) -10.000

Variación del cronograma (SV) -5.000

Índice de rendimiento del costo (CPI) 33%

Índice de rendimiento del cronograma (SPI) 50%

Ejemplo. Gráfico del valor ganado para un proyecto a los

5 meses

- - - - Costo Actual (AC) ___ Valor planificado (PV) - - - Valor ganado (EV)

Presupuesto hasta la conclusión

Valor ganado

Costo actual

Valor planificado

Estimación a la conclusión El punto de EAC

arriba y a la

derecha del punto

de BAC significa

que el proyecto

costará más y

tomará más

tiempo de lo

planeado

Ejemplo

Semana

Total 0 1 2 3 4

Tarea 0 20% 80% 100%

Tarea 1 40% 40% 20% 100%

Tarea 2 40% 50% 90%

Tarea 3 50% 50%

Control de Avance

Semana Total

0 1 2 3 4

Tarea 0 100 100

Tarea 1 500 500 1000

Tarea 2 1000 1500 2500

Tarea 3 1500 900 2400

Proyecto 0 600 1500 3000 900 6000

Presupuesto

Semana

Total 0 1 2 3 4

Tarea 0 20 80 0 0 100

Tarea 1 0 400 400 200 1000

Tarea 2 0 0 1000 1250 2250

Tarea 3 0 0 0 1200 1200

Proyecto 20 480 1400 2650 4550

Semana

Total 0 1 2 3 4

Tarea 0 20 80 0 0 100

Tarea 1 0 350 400 150 900

Tarea 2 0 0 950 1000 1950

Tarea 3 0 0 0 1300 1300

Proyecto 20 430 1350 2450 4250

Semana 0 1 2 3 4

Presupuesto 0 600 2100 5100 6000

Valor Ganado 20 500 1900 4550

Costo Real 20 450 1800 4250

Costo Real

Resumen

Valor Ganado

Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_Valor_Ganado

Reglas de oro sobre el valor ganado

Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican

problemas en esas áreas

Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas

Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto

(sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso)

El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un

estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento

hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at

completion) es el presupuesto total original del proyecto

Controlar costos

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Planificación

Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Requisitos de Financiamiento del

Proyecto

3. Información sobre el Desempeño

del Trabajo

4. Activos de los Procesos de la

Organización

Herramientas y técnicas 1. Gestión del Valor Ganado

2. Proyecciones

3. Índice de Desempeño del Trabajo

por Completar (TCPI)

4. Revisiones del Desempeño

5. Análisis de Variación

6. Software de Gestión de Proyectos

Salidas 1. Mediciones del Desempeño del

Trabajo

2. Proyecciones del Presupuesto

3. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

4. Solicitudes de Cambio

5. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

6. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto